Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Контрольные вопросы: 1. В чем заключается унификация документов? 2. В чем заключается форма юридического закрепления уни- фикации документов? 3. В чем суть унификации документов? 4. В чем суть стандартизации документов? 5. Что включает в себя работа по унификации документов? 6. Каковы основные принципы унификации? 7. Какие существуют способы унификации текстов, их содер- жания? 8. Кто осуществляет государственное управление стандарти- зацией документации? 9. Какой орган осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации? 10. Какие вопросы решает Федеральное агентство по техниче- скому регулированию и метрологии в области стандартизации? 11. Какие существуют виды документов? 12. Что представляют собой Табель форм документов, Альбом форм документов? 13. Как подразделяются классификаторы? 14. Кто выступает объектами классификации и кодирования в ЕСКК? 15. Кто ведет научную работу по созданию ЕСКК? 16. Назовите действующие общероссийские классификаторы. 17. Что является объектом стандартизации? 18. История развития стандартизации. 19. В каких документах изложена ГСС? 20. Задачи стандартизации. 21. Понятие «нормативный документ». 22. Понятие «стандарт». 23. Назовите органы стандартизации. 178 24. Назовите службы стандартизации. 25. Назовите нормативные документы по стандартизации. 179 РАЗДЕЛ 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА) Глава 10. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ 10.1. Основные виды документной деятельности На ранних этапах становления и развития сферы управления, науки, техники, равно как и других отраслей человеческой деятельно- сти, работа с документами входила в число вспомогательных опера- ций для лиц, занятых в этих сферах. Но постепенно объем подобного рода операций увеличился настолько, что вызвал необходимость вы- деления специальных профессиональных групп для их выполнения. В результате работа, связанная с созданием, обработкой, хранением, распространением документов, стала обособляться в отдельную от- расль профессиональной документной деятельности. Так появились делопроизводители, библиотекари, переводчики, архивариусы и мно- гие другие подобного рода профессии. Со временем произошла институционализация информацион- но-документационной сферы. Появился целый ряд специальных со- циальных институтов, занимающихся исключительно упорядочением информационного пространства, оптимизацией и направлением дви- жения информационных потоков, обеспечением сохранности накоп- ленных информационных ресурсов или, иначе говоря, созданием, распространением, хранением, поиском, организацией использования документов. На современном этапе документная деятельность представля- ет собой сложноструктурированную систему. В ней выделяют четыре основных направления: — непосредственная работа с документами, осуществляемая практическими сотрудниками (делопроизводителями, секретарями, архивистами, библиотекарями и т.д.) на предприятиях, в учреждени- ях, организациях; — административно-управленческая деятельность, регулиру- ющая работу документоведов-практиков. Ею занимаются руководи- тели соответствующих организаций, учреждений, предприятий, а 180 также руководители их специализированных структурных подразде- лений (общие отделы, канцелярии, отделы кадров и т.п.); — научная деятельность, ориентированная на разработку тео- ретических проблем и рационализацию практики работы с докумен- тами. Ее осуществляют, главным образом, ученые вузов, работающие на кафедрах документоведческого профиля, а также сотрудники спе- циализированных научно-исследовательских институтов (например, ВНИИДАД), ведущие специалисты крупных архивов, библиотек, центров научно-технической информации; — информационно-методическая деятельность, направленная на внедрение в практику результатов научных исследований и пере- дового опыта работы с документами. Она выполняется, в частности, сотрудниками научно-методических отделов архивов, библиотек. Важное место в этой работе занимают специализированные журналы документоведческого профиля («Делопроизводство», «Сек- ретарское дело» и др.). Документная деятельность включает всю совокупность дей- ствий, связанных с документом от момента его создания до утилиза- ции или организации постоянного хранения и дальнейшего использо- вания. Важнейшими видами документной деятельности являются: • производство документов; • обработка документов; • хранение документов; • поиск документов; • использование документов. В основе системы организации и технологии работы с доку- ментами лежат научные принципы и методы, а также огромный прак- тический опыт, накопленный за многие сотни лет документной дея- тельности в различных сферах и разных странах. Это обусловило формирование и развитие не только специализированных учрежде- ний, учебных заведений соответствующих профессий, специально- стей и специализаций, но и появление целого ряда прикладных доку- ментоведческих дисциплин, ориентированных на разработку опти- мальных методов работы с теми или иными конкретными видами до- кументов и системами документации. 181 10.2. Информация в управленческой деятельности Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и ее окру- жении, которые служат основой принятия управленческих решений. Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, выра- батывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (схема 10.2). Решения Службы делопроизводства Служебные записки, отчетность Приказы, задания Акты, протоколы, заключения Отчеты Законы, указания, рекомендации, нормы Вышестоящие органы Администрация Служба контроля Служба управления Исполнители Схема 10.2. Общая структура документационного обеспечения управления Процесс организации работы с документами, включая их со- здание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хра- нение, называют делопроизводством. Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности: — по назначению (одноцелевая, связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении не- скольких разнообразных проблем); 182 — по возможности хранения (фиксируемая информация мо- жет храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом ис- кажению, о чем свидетельствуют наскальные надписи и рисунки, не фиксируемая информация используется в момент получения: она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно ис- кажается и исчезает); — по степени готовности для использования (первичная ин- формация представляет собой совокупность полученных непосред- ственно из источника и систематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших процессы предварительной «очистки» и систе- матизации, позволяющих решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения); — по полноте информация может быть частичной или ком- плексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией); — по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от суще- ствующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся ме- тоды не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений). Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения. Существующие на сегодняшний день определения информа- ции применительно к человеческому обществу выражаются в виде: • сведений, запечатленных в организмах, результатов отраже- ния движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации; • сообщений, образуемых организмами в целях обмена сведе- ниями с другими организмами, представляющими собой другую форму проявления информации. 183 Нетрудно заметить, что каждое из рассмотренных определе- ний является всего лишь частным случаем одного из двух ранее рас- смотренных классов информации: внутренней (структурной) и внеш- ней (оперативной) соответственно. Мы живем в информационном мире. Все, что мы видим, слы- шим, помним, знаем, переживаем — это различные формы информа- ции. Совокупность сведений становится знанием лишь после интер- претации их субъектом и включения их в свою информационную мо- дель окружающей действительности. Следовательно, информацию в широком смысле можно определить так же, как совокупность знаний об окружающем нас мире. В таком понимании информация является важнейшим ресурсом научно-технического и социально-экономи- ческого развития общества. Под информационными ресурсами в широком смысле понима- ется вся накопленная человечеством информация об окружающей нас действительности, зафиксированная на материальных носителях, обес- печивающих ее хранение и передачу во времени и пространстве между различными потребителями для удовлетворения их потребностей. В отличие от материального и энергетического ресурсов, ин- формационный ресурс не уменьшается при потреблении, а накапли- вается со временем, сравнительно легко и просто с помощью техни- ческих средств обрабатывается, хранится и передается на значитель- ные расстояния. В зависимости от потребителя информационные ресурсы мо- гут быть государственными, информационными ресурсами предприя- тия (организации) и конкретного индивидуума. Информация, содержащаяся в государственных информаци- онных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государ- ственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами. Под информационной системой понимается совокупность со- держащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обра- ботку информационных технологий и технических средств. Таким образом, в жизни общества информация проявляется в форме сведе- ний и сообщений (содержащих эти сведения), предназначенных для их доставки и обмена между элементами социума, которые при этом вступают в информационные отношения. 184 Под информационными отношениями понимаются регулиру- емые правом общественные отношения, возникающие в процессе взаимодействия субъектов в целях удовлетворения их интересов в обладании необходимой информацией, передаче части имеющейся информации другим субъектам, а также в сохранении в тайне остав- шейся части информации. Интересы, возникающие в социуме и связанные с информа- цией, подразделяются на три основные группы: 1. Интересы человека — обусловливаются необходимостью адаптации к условиям существования в природной и социальной сре- де и заключаются в обладании требуемой для этого информацией, обмене информацией с одними людьми и сохранении в неизвестности для других людей части имеющейся информации. Последнее обстоя- тельство обеспечивает определенную степень независимости челове- ка от других лиц, повышает комфортность его существования; 2. Интересы общества — обусловливаются необходимостью поддержания общественной стабильности, обеспечения лучших усло- вий жизни своих членов (граждан) и безопасности социального раз- вития. Они заключаются в обладании институциональными социаль- ными образованиями требуемой информацией, обмене информацией между членами социальных образований, сохранении в неизвестно- сти для других лиц части информации, которой обладают члены дан- ного социального образования. Это повышает устойчивость функци- онирования данного социального образования в условиях существо- вания часто встречающегося конфликта его интересов с интересами других социальных образований; 3. Интересы государства — обусловливаются необходимо- стью эффективного выполнения функций по управлению делами об- щества, обеспечению безопасности его существования и развития. Эти интересы заключаются в обладании государственными органами определенной информацией, передаче части этой информации граж- данам, социальным образованиям и сохранении в тайне для неупол- номоченных лиц информации, разглашение которой может нанести вред выполнению функций государства. Информация как объект правовых отношений в социуме классифицируется следующим образом: 185 1. Информация может быть объектом публичных, граждан- ских и иных правовых отношений. Информация может свободно ис- пользоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому ли- цу, если федеральными законами не установлены ограничения досту- па к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения. 2. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на инфор- мацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (инфор- мация ограниченного доступа). 3. Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется: • на свободно распространяемую; • предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соот- ветствующих отношениях; • подлежащую предоставлению или распространению в соот- ветствии с федеральными законами; • запрещенную к распространению в Российской Федерации или распространение которой ограничено. Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя. Поскольку регулируемые правом общественные отношения выражаются через информационные посредством фиксации юриди- ческих фактов в виде сообщений, именуемых документами, то пред- метом нашего дальнейшего рассмотрения является документ как частный случай сообщения. Существующее определение: документ — это зафиксирован- ная на материальном носителе информация с реквизитами, позволя- ющими ее идентифицировать (где реквизит документа — обязатель- ный элемент оформления официального документа). Это определение недостаточно полно и адекватно существу- ющим реалиям, поскольку за его рамками остались некоторые весьма важные свойства документа как сообщения. При разговоре по телефону сообщением является непрерыв- ное изменение во времени звукового давления, отображающее не только содержание, но и интонацию, тембр, ритм и иные свойства 186 речи. При передаче движущихся изображений в телевизионных си- стемах сообщение представляет собой изменение во времени яркости элементов изображения. Таким образом, сообщение представляет собой кодированный эквивалент события, зафиксированный источником информации и выраженный с помощью последовательности условных физических символов (алфавита), образующих некоторую упорядоченную сово- купность. Передача сообщений (следовательно, и информации) на рас- стояние осуществляется с помощью какого-либо материального носи- теля (бумаги, магнитной ленты и т.д.) или физического процесса (зву- ковых или электромагнитных волн, электрического тока, являющихся также материальными носителями). Физический процесс, отображаю- щий (несущий) передаваемое сообщение, называется сигналом. Следовательно, в настоящее время существуют два принципи- ально отличных (относительно системы восприятия человека) вида носителей сообщения (документа): предмет и процесс — и соответ- ственно два направления защиты: традиционная защита носителя со- общения (документа) и новое направление — защита информацион- ных технологий как процессов обработки электронных сообщений (документов). Главной характеристикой предмета в качестве носителя сообще- ния (документа) является неизменность его параметров в течение дли- тельного времени, что позволяет ему успешно выполнять функцию транспортировки во времени, т. е. хранения сообщения (документа). При передаче и обработке электронного сообщения (документа) оно суще- ствует в форме процесса, что позволяет ему более успешно выполнять функцию транспортировки информации в пространстве. Поскольку технологии изготовления сообщений (документов) относятся к информационным, приведем существующее определение этого понятия. Информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения ин- формации и способы осуществления таких процессов и методов. Сле- довательно, в процессе изготовления электронного сообщения (доку- мента) участвуют следующие объекты: — компьютеры; 187 — данные (другие ЭС); — сетевые (телекоммуникационные) средства ; — информационные технологии. Коренным отличием новых (цифровых, электронных) инфор- мационных технологий от традиционных аналоговых является то, что при изготовлении электронного сообщения (документа) отсутствует его привязка к конкретному (уникальному) носителю. В первом приближении переменные, функцией которых явля- ется сообщение, могут быть заданы следующим далеко не полным перечнем: 1. Целевая направленность сведений, отраженных в сообще- нии, определяющая область их применения: — научно-техническая информация; — экономическая информация; — управленческая информация; — технологическая информация; — производственная информация; — юридическая информация; — справочная информация; — социальная информация; — медицинская информация; — прочая информация (в том числе художественная, религи- озная, музыка, искусство, литература). 2. Содержание сообщения — различные сведения, отражае- мые в сообщении и определяющие его прагматическую ценность. 3. Пространственно-временные характеристики сообщения — сведения о его местонахождении в определенный момент времени. 4. Языки (алфавиты, правила, способы, методы, алгоритмы, программы) преобразования информации (сведений и соответствую- щих им сообщений), в том числе при изменении носителя информа- ции, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, передачи, хране- ния, обработки, ввода-вывода сообщений: • алфавит преобразования сведений в сообщения: буквы, циф- ры; символы иероглифических систем письменности; • знаки — математические и химические, почтовые, картогра- фические, железнодорожные и пароходные, метеорологические, аст- рономические, правила уличного движения, прочие системы специ- 188 альных знаков и условных обозначений (знаки радиоэлектронных схем, технологических процессов и т. п.); • преобразования: — информации (сведений и сообщений) кодирование- декодирование, транслитерация, транскрибирование; — носителей; — технических средств; — алгоритмов, программ, правил. 5. Устройства, обеспечивающие взаимодействие источника и приемника при приеме-передаче сообщений, а также их обработку: — средства ручной обработки; — оргтехника; — кино-фототехника; — электронно-вычислительная техника; — средства и каналы связи. 6. Способ сохранения (закрепления, записи) информации: — тексты; — графика (рисунки, чертежи, карты, изображения, видеома- териалы и т. п.); — представление пространственных данных; — аудиоинформация; — аудиовизуальная информация; — цифровая и аналоговая информация, записываемая различ- ной регистрирующей аппаратурой; — перфорация (от азбуки для слепых до кодовых комбинаций на перфоносителях). 7. Носитель информации: • бумажный носитель для традиционных средств полиграфии, печатающих устройств, перфолента, перфокарта; • магнитные и магнитооптические носители — магнитная лен- та, магнитные диски, СД ROM, оперативная память; • микрофильмовые носители и кинофотоматериалы — микро- фильмы, микрофиши, фотоносители, киноматериалы; • устройства отображения — табло для алфавитно-цифровой информации, экраны, самописцы; • сигналы — переносчики сообщений, передаваемых по лини- ям связи. 189 10.3. Управление документацией В различных странах управление документацией организова- но по-разному. Однако практика работы с документами, а также меж- дународные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые дру- гие) обусловили ряд общих черт и тенденций. Как правило, в развитых странах основные функции по управ- лению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административного характера обычно тесно связано с архивными службами. Можно выделить несколько уровней управления документа- цией. В России на федеральном уровне это управление осуществля- ется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации (подтверждением чего является Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»). Однако примени- тельно к конкретным документным ресурсам и сложным комплексам документированной информации (архивная, библиотечная, научно- техническая и др.) управление имеет свои особенности. Так, непосредственное управление архивной документацией в Российской Федерации осуществляется архивными органами, воз- главляемыми Росархивом при Минкультуры России в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном по- становлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 129. Федеральный орган исполнительной власти Росархив выполняет функции по ока- занию государственных услуг, управлению федеральным имуще- ством в сфере архивного дела, контроля за сохранностью, комплекто- ванием и использованием документов Архивного фонда РФ. Он так- же осуществляет «согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной вла- сти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хра- нения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопро- изводству федеральных органов государственной власти». 190 Росархив выполняет свои функции непосредственно и через подведомственные ему организации, к числу которых относятся фе- деральные государственные архивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организа- циями. К примеру, плодотворным является его сотрудничество с ор- ганами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляю- щими государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, в том числе в области документации. Росархив, в частно- сти, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и ДОУ. На уровне субъектов РФ управление архивным делом осу- ществляется местными органами власти, в структуре которых имеют- ся соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу мест- ных архивных служб. На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления. На уровне организации, учреждений, предприятий для управ- ления документацией создаются специальные структурные подразде- ления — управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделе- ния и т.п. В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляю- щие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструк- ций по делопроизводству в системе подчиненных органов. В последнее время в связи с щирокомасштабным использова- нием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информаци- онными ресурсами организации — информационного менеджмента. Таким образом, в организационной структуре управления до- кументацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и 191 территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В ре- зультате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. От- сутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс во- просов по управлению документацией в стране. Тем не менее, к настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хране- ния и использования документов. Она включает: — законодательные акты РФ в сфере информации и докумен- тации: прежде всего, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информа- ции», а также Федеральные законы от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об элек- тронной подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О госу- дарственной тайне» и др.; — Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ (в том числе постановление Прави- тельства РФ от 15 июня 2009 г. № 477); — правовые акты федеральных органов исполнительной вла- сти и субъектов РФ; — правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, органи- заций, предприятий; — ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классифи- каторы технико-экономической и социальной информации и некото- рые другие документы нормативно-правового и методического ха- рактера. Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на инфор- мационно-документационной сфере. Примером может служить утвержденная постановлением Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 Федеральная целевая програм- ма «Электронная Россия (20022010 гг.)». Согласно этой программе, 192 органы государственной власти и многие органы местного само- управления (более половины городов с населением свыше 50 тыс. чел.) должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер. Программой преду- сматривается также перевод в электронную цифровую форму боль- шей части документооборота между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправле- ния (в среднем до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомствен- ном обороте). Все это будет способствовать оптимизации процессов управления документацией. Отдельные субъекты РФ разрабатывают и принимают соб- ственные программы перехода к документообороту в электронной среде, наподобие утвержденных распоряжением мэра г. Москвы от 20.07.2001 № 715-РМ «Концепции движения Москвы к информаци- онному обществу» и постановлением Правительства г. Москвы от 06.08.2002 № 609-ПП Городской целевой программы «Электронная Москва». В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией — ИСО 15489-2001 «Информа- ция и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического про- странства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций. На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осуществляется под- готовка национальных стандартов по управлению деловой докумен- тацией. В 2007 г. в России был принят ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования (СИБИД)» — стан- дарт, идентичный международному ИСО 15489-2001. Контрольные вопросы: 1. Какова система документной деятельности и что она в себя включает? 2. Какое место занимают информация и документы в совре- менной системе управления? 193 3. Дайте характеристику направлений документной деятель- ности: — непосредственная работа с документами; — административно-управленческая деятельность; — научная деятельность; — информационно-методическая деятельность. 4. Что понимается под управленческой информацией? 5. По каким позициям классифицируется информация? 6. Порядок обмена информацией. 7. Расскажите об уровнях управления документацией. 8. Каковы особенности управления архивной документиро- ванной информацией? 9. Роль Росархива в оказании государственных услуг в сфере архивного дела. 10. Назовите нормативно-методическую базу, регламентиру- ющую основные процессы создания, обработки, хранения и исполь- зования документов. |