Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 16. МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕПИСКА 16.1. Международные стандарты по оформлению документов В условиях интеграции нашей страны в мировую экономику знание международных стандартов по оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Это имеет особое значение для специалистов аппарата управления сов- местных предприятий, представительств зарубежных фирм, всех тех, кто взаимодействует с зарубежными партнерами. Существующие международные нормы в области документации также должны учи- тываться при разработке правил работы с документами в нашей стране. Знание стандартов ИСО помогает правильно оценивать при- нимаемые в нашей стране и за рубежом нормативные акты и методи- ческие пособия, например, многочисленные пособия по оформлению деловых писем, направляемых за рубеж, которые зачастую противо- речат друг другу и отражают лишь авторские трактовки тех или иных положений. Более надежными источниками информации о правилах оформления деловой корреспонденции в данном случае являются общепризнанные международные нормы. Следует учитывать, что применение международного стан- дарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частич- 297 ного включения его содержания в отечественный нормативный доку- мент по стандартизации. Сегодня Госстандарт России считает своим главным приори- тетом внедрение международных стандартов. К настоящему времени наша страна гармонизировала около 50 % своих стандартов в области информационных технологий, что вполне сопоставимо со средними показателями по европейским странам. Многие международные стандарты вводятся в действие в нашей стране методом «обложки», т.е. переводятся и внедряются без каких-либо изменений, при этом в их обозначении содержится надпись «ГОСТ Р ИСО». Наша цель — дать краткий обзор деятельности ИСО в области управленческой документации, рассмотреть отдельные положения международных стандартов, касающихся различных сторон подго- товки и оформления документов, в том числе: форматов писчей бума- ги и конвертов, проектирования бланков, написания адресов и дат и т.д. Деятельность Международной организации по стандарти- зации. ИСО образована в 1947 г. В этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 140 государств. Гене- ральный секретариат организации располагается в Женеве (Швейца- рия). Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время действует около 13,5 тыс стандартов. В области электроники, информационных технологий и телекоммуникаций принято более 2 тыс. стандартов, еще около 300 проектов находятся в стадии завер- шения. В ИСО сформирован большой фонд стандартов и других нор- мативных документов по стандартизации (700 тыс.) из многих стран мира. ИСО трактует понятие «стандарт» как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствую- щего профиля, совместно разработанный, согласованный или одоб- ренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на сово- купности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом (ИСО 5127-2:1983). Работа по подготовке стандартов ИСО осуществляется в тех- нических комитетах (technical committees — TC), в структуре которых 298 образуются подкомитеты (subcommittees — SC) и рабочие группы (working groups — WG). Техническим комитетам при их создании присваиваются номера (например, ТС 46, ТС 154). Каждая национальная служба стандартизации, заинтересован- ная в направлении, для развития которого создан технический коми- тет, имеет право быть представленной в этом комитете. Правитель- ственные и неправительственные международные организации, со- трудничающие с ИСО, также принимают участие в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комисси- ей, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Каждый комитет и подкомитет имеет секретариат, работу которого обеспечи- вает определенный национальный орган по стандартизации (напри- мер, ANSI — США, BSI — Великобритания, DIN — Германия, AFNOR — Франция, Госстандарт — Россия и др.). Разработку международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО: JTC 1 — Информационная технология (объединенный коми- тет с Международной электротехнической комиссией); TC 6 — Бумаги, картон и целлюлоза; TC 37 — Терминологии (принципы и координация); TC 46 — Информация и документация; TC 68 — Банковское дело, ценные бумаги и другие финансо- вые услуги; TC 154 — Процессы, элементы данных и документы в торгов- ле, промышленности и управлении; TC 171 — Воспроизведение документов; TC 176 — Управление качеством; TC 191 — Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело. Большое внимание ИСО уделяет выработке единой для стран — участниц этой организации терминологии в различных научно- технических сферах. Это относится и к таким сферам, как носители и средства записи и обработки информации, управленческая и коммер- ческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами ИСО регламентирован порядок ведения терминоло- гической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и 299 методы (ИСО 1087-1:2000. Терминология. Словарь. Часть 1. Теорети- ческие основы и применение). Терминологию в области документации устанавливает состо- ящий из нескольких частей стандарт ИСО 5127 серии «Документация и информация» (Часть 1: Основные понятия; Часть 2: Традиционные документы; Часть 3: Иконографические документы; Часть 3-а: Ком- плектование, идентификация, анализ документов и данных; Часть 6: Документальные языки; Часть 11: Аудиовизуальные документы). Стандартами ИСО определены общие правила создания доку- ментов, в том числе: — форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В; ИСО 353:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Метод выра- жения размеров); — межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979. Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками); — формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977. Листы для разработки форм и схемы размещения); — основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990. Конструкция бланков — Основная схема расположения); — принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985. Основной принцип компоновки торговых документов). Средства для хранения документов разрабатываются в соот- ветствии с ИСО 623:1974. «Бумага и картон. Коробки для бумаг и папки. Размеры». В стандартах ИСО установлены форматы и другие требования к конвертам для пересылки документов и почтовым карточкам (ИСО 269:1985. Конверты для писем. Обозначение и размеры; ИСО 6924:1983. Конверты для писем. Словарь; ИСО 328:1974. Художе- ственные почтовые карточки и открытки. Формат; ИСО 416:1974. Художественные почтовые карточки. Область для адреса; ИСО 415:1975. Конверты, почтовые карточки и подобные изделия. Область погашения). 300 Написание почтового адреса регламентирует стандарт ИСО 11180:1993. Адресация почтовая. Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:2000. Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени. Расположение кодов в торговых документах определяет ИСО 8440:1986. Расположение кодов в торговых документах. Географическая информация кодируется с помощью стандар- та «Коды для представления названий стран» (ИСО 3166-1:1997; ИСО 3166-2:1998; ИСО 3166-3:1999). Требования к документации нашли отражение в стандартах по внедрению систем качества на всех стадиях производства (серия 9000), стандартах в области экологии (серия 14000) и др. Перечисленные стандарты касаются отдельных сторон работы с документами. Заметным событием стало принятие в 2001 г. стан- дартов серии «Информация и документация. Управление документа- ми» (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющих требова- ния к системам делопроизводства в целом. Основой для их разработ- ки послужили стандарты Австралии, выступившей первопроходцем в реализации комплексного подхода к стандартизации в области управ- ления документацией. Остановимся подробнее на некоторых положениях стандартов ИСО, касающихся оформления документов и имеющих универсаль- ный характер. 16.2. Форматы бумаги Размеры листов бумаги, используемой для создания управлен- ческих документов, устанавливает ИСО 216:1975. «ИСО 216: 1975. Писчая бумага и виды писчих материалов. Потребительские форматы серий А и В». Система форматов бумаги по ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий фор- мат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа). Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра — число де- лений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, 301 деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов от- носятся как 2:1. Основным является ряд форматов А (ИСО — А ряд), вспомо- гательным — ряд В (ИСО — В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Стандартом предусмот- рены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух вышеуказанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа. Потребительские форматы по ИСО 216:1975 ИСО — А ряд ИСО — В ряд ИСО длинные фор- маты Обозначе- ние Формат, мм Обозна- чение Формат, мм Обозна- чение Фор- мат, мм А0 841 х 1189 В0 1000 х 1414 1/3 А4 99 х 210 А1 594 х 841 В1 707 х 1000 1/4 А4 74 х 210 А2 420 х 594 В2 500 х 707 1/8 А4 13 х 74 А3 297 х 420 В3 353 х 500 А4 210 х 297 В4 250 х 353 А5 148 х 210 В5 176 х 250 А6 105 х 148 В6 125 х 176 А7 74 х 105 В7 88 х 125 А8 52 х 74 В8 62 х 88 А9 37 х 52 В9 44 х 62 А10 26 х 37 В10 31 х 44 Для создания управленческой документации используются форматы А3, А4, А5, А6. Формат А3 применяется для больших таб- лиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официаль- ных документов является формат А4. Для небольших по объему до- кументов используется формат А5. Формат А6 предназначен для поч- товых открыток и почтовых карточек. 302 Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSI X3/151-1987 установ- лены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: «Letter» (216 x 279 мм), «Legal» (216 х 356 мм), «Executive»(190 х 254 мм), «Ledger/Tabloid»(279 х 432 мм). Расхождения с форматами ИСО вы- зывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат «Letter». Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизи- рованной обработке текстов к потере информации (например, нуме- рации страниц), вызывают необходимость проведения переформати- рования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами. 16.3. Бланки Требования к бланкам на международном уровне устанавли- вает стандарт ИСО 8439:1990 «Конструкция бланков. Основная схема расположения». Для бланков используются форматы бумаги А4 и A5L. На бланке выделяется область текста и поля. Поля бланков устанавливаются по ИСО 3535:1977: — левое — 20 мм; — верхнее — 10 мм. Текстовая область для формата А4 составляет: 183 х 280 мм; для формата A5L — 183 х 131 мм. Указанные размеры могут приме- няться также для других форматов ряда А или для других форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна распола- гаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется. Межстрочный интервал и шаг письма при создании докумен- тов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 «Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками». Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма — 2,54 мм (1/10 дюйма). По вертикали текстовая область раз- 303 деляется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая зона до- кумента формата А4 разделяется на 72 горизонтальных шага (72 х 2,54 мм — 183 мм), разбитых на восемь колонок по 9 шагов. Линии слева, ограничивающие колонки, обозначены СО — С8. Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны): — поле сведений об отправителе документа (issuer field); — поле ссылок (reference field); — поле адреса (address field). Сведения об отправителе документа включают его наимено- вание, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу. Дополнительные сведения об отправителе документа (почто- вый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходя- щих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней части бланка. Поле ссылок предназначено для наименования документа, ко- да, дат и других сведений. Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресов (в ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено указа- ние на документе от одного до четырех адресатов). В стандарте ИСО 8439:1990 определены правила размещения лишь трех полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов до- кументов обычно регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организа- ций. Например, в инструкциях регламентируется порядок оформле- ния таких реквизитов писем, как указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line); заголовок (Subject Line); подпись (Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассыл- ку копий (СС Notation) и др. Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное на английском языке. Международным письмам 304 придается важное значение, так как через них устанавливаются и раз- виваются надежные деловые связи. 16.4. Реквизиты международного письма Письма, используемые в практике общения зарубежных орга- низаций, могут включать следующие реквизиты: — сведения об отправителе (Issuer Field) — наименование ор- ганизации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.; — ссылки на индексы отправителя (Reference Line); — дату (date); — «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наиме- нование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый ад- рес; — указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line); — вступительное обращение (Salution); — заголовок к тексту (Subject Line); — основной текст письма (Body of the Letter); — заключительная формула вежливости (Complementaгy close); — подпись (Signature); — указание на приложение (Enclosure); — указание на рассылку копий данного документа (СС Notation). Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указы- ваться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками». Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или бук- венные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фир- мы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 — порядковый но- мер письма, а 12 — номер дела. 305 Ссылка может иметь такой вид: — «In уоиг please refer to ЕL/КД/15621» (B Вашем ответе просим ссылаться на ЕL/КД/15621); — «Кindly mention Ех 16/1716 in уоцг герly («Просим упомя- нуть Ех 16/1716 в Вашем ответе»). Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2009.04.01. Из-за различия между английской и американской традиция- ми цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толко- вании. Так, дата 06.07.2009 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2009 г., а в США — как 7 июня 2009 г. Однозначное по- нимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 ]une 2009 (10 июня 2009). К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2009; 20 February 2009. В американской традиции при- нята иная последовательность элементов даты: February 20, 2009. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы. Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчерки- вания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и стра- ну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно пре- вышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма. В стандарте ИСО 11180:1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных эле- ментов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения. Для написания полного почтового адреса частных лиц ис- пользуются следующие элементы: 1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). 306 Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Пре- восходительство, Ее Величество; 2) имя (имена), фамилия, приставка к имени: — имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамили- ей для различения лиц в семье — например, Джон, Майкл, Дуди, Милли; — фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи — например, Райдер, Смит, Чизмен; — приставка к имени — например,старший,младший; 3) занятие, функция, по адресу (через): — определенное занятие — например, инженер, судья, нота- риус; — по адресу (через) — указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит); 4) пункт доставки: — вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.); — название улицы (например, Станционная авеню, Станци- онная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит); — идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры; — название дополнительного адресного компонента, относя- щегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.; — название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмсн, Сохо); — почтовый ящик и номер (для обладателя ящика). 5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку: — почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим ко- дам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120); — номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 — дорога Беллинзона Аироло; К1А — отправка на сортировочный участок); 307 — название учреждения доставки, название учреждения, от- ветственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик); 6) название территории или провинции и/или название стра- ны: — название региона, графства, района, кантона и т.д (напри- мер, Техас, Йоркшир, Уэльс); — название страны назначения (например, Швейцария, Фран- ция, Великобритания, США). Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц: Мг. Walter EGGERS 3040 Idaho Аve NW Apt#621 WASHINGTON D.C. 20016 USA Мг. Adam SIMPERINGHAM 37 Franklin Road Frecmans Вау AUCKLAND NEW ZEALAND. Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы: — название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO); — указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян); — название отдела или подразделения организации (напри- мер, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел); — пункт доставки; — почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку; — название территории или провинции и/или название стра- ны. Последние три элемента при написании адреса юридического ли- ца указываются так же, как при написании адреса частного лица. Ес- ли письмо адресуется организации, то сначала указывают ее назва- ние, затем почтовый адрес. Приведем пример: 308 Continental Supply Сот рапу 3 12 Sixth Аvеnuе New York, N. У. 11011 USA Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала ука- зывают его фамилию, должность, строкой ниже — название фирмы, затем — почтовый адрес. Например: Мг. G. Н. Black, Chairman, А. Smith and Ch., Ltd. London SWL 75 С England Если адресат — мужчина, то перед его фамилией ставят со- кращенное слово Mister (господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например: «Е. F. Whitc, Esq». Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например: «Мг. Harold Brown», «Мг. А. White». Если адресат — женщина, то перед фамилией ставится со- кращенное слово Mrs. — от Mistress («госпожа» ) или слово Miss, ес- ли женщина не замужем. Например: «Мгs. Rosainda Jones», «Miss G. Black». Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью. В отличие от русского языка в английском инициалы лица ни- когда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней. Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» явля- ется внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, кото- рый не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом. Например: «Attention: 309 Мг. Р. Соорег», или «Attention of: Р. Соорег», или «For the At- tention of Мг. Р. Соорег». Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: «Atten- tion of the Sales Маnageг» или «Attention — Sales Dерагtmеnt». Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения: — «Уважаемые господа» — к организации в целом: «Dear Sirs Dеpartment» (в США); — «Уважаемый господин» — к мужчине, если неизвестно его имя: «Dear Sir»; — « Уважаемая госпожа» — к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam; — «Уважаемый г-н Смит» — К мужчине: «Dear Мг. Smith»; — «Уважаемая г-жа Смит» — к замужней женщине: «Dear Mrs. Smith»; — «Уважаемая г-жа Смит» — К незамужней женщине: «Dear Miss Smith «; — «Уважаемая г-жа Смит» — к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms. Smith; — «Дорогой Джон» — к человеку, которого вы хорошо знае- те, или другу: «Dear ]ohn». Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Мг. ]ohn) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Мг. ]ohn Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опуска- ются. После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США). Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора». Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения «Уважаемый г-н ... « следует начало основного текста, где говорится о причинах обраще- ния; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на буду- щее и т.д.». В первой части могут использоваться следующие фразы: 310 — « ... We аге writing to inquire about ...» («Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) o ... « ); — «We аге writing in connection оn with ...» « (Мы пишем в связи с ... « ); — «We аге interested ... and we would like to know» («Мы инте- ресуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать …»). Предложение, содержащее основное сообщение, может начи- наться такими словами: — «We would advise» («Мы хотим сообщить ...»); — «It is ту pleasure» («С удовольствием сообщаю, что ...»); — «We bed to inform уои that ...» («Имеем честь сообщить Вам, что ... «). Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами: — «Could уои please tell те ...» («Сообщите, пожалуйста, ...» ); — «Рlеаsе let те know if ...» («Пожалуйста, сообщите ...» ); — «1 should bе glad to know if ...» («Я был бы рад узнать ...» ). Письмо-ответ может начинаться с таких фраз: — «Thank уои for your letter of (date) ...» («Благодарю Вас за письмо от (дата) ...» ); — «We have received your letter of (date) ...» («Мы получили Ваше письмо (дата) ... «). В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания: — «It is уегу kind of уои to ...» («Очень любезно с Вашей сто- роны ...»); — «1 атп writing to thank уои уегу much indeed for ...» («Пишу, чтобы поблагодарить Вас за ...»); — «Мау 1 take this opportunity of thanking уои for ...» (Поз- вольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Bac ...»); — «Thank уои for contributing so much to ...» («Благодарим за Ваш большой вклад в ...»); — «Please, accept те sincere (deep) appreciation for your help ...» («Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь ...»). 311 Извинения могут начинаться такими словами: — «We must apologise for ...» («Мы должны извиниться за ...»); — «We apologise for ...» («Мы извиняемся за ...»); и т.д. После изложения основной причины письма, деталей и по- дробностей приводятся заключительные фразы: — «I look forward to receiving уоиг soon reply ...» («Буду ждать Ваш ответ ..»). — «Looking forward to hearing from уои ... « («С нетерпением жду ответа ...»). В заключительной части может быть дана оценка приведен- ной в письме информации: — «I hope that this information will help уоu» («Надеюсь, что эта информация Вам поможет»); — «Please, do not hesitate to contact mе if уои need any further information» («Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация»). Заключительная формула вежливости. В качестве заключи- тельной фразы в письмах к организациям используются такие выра- жения: — » Yours faithfully»; — «Уоuгs tгuly»; — «Уоuгs vегу truly». Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Ис- кренне Ваш», «Наилучшие пожелания». В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступи- тельного обращения и заключительной формулы вежливости являют- ся следующие: — «Dear Sirs/Sir/Madam/Yours faithfully»; — «Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith/Yours sincerely»; — «Dear John/Best wishes». В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах рос- сийских организаций. Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фа- 312 милия лица, подписавшего документ, помещается под личной подпи- сью, а затем указывается должность. Например: «Yours sincerely Мг. S. Basuki Маnajgег». Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например: For А. Smith and Со., Ltd D. Whith Export Department Перед подписью может стоять отметка «р.р.» — «за», «от имени», или «Рег рго» — «по доверенности» (от латинского выраже- ния «рег ргосuга»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей. Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных кор- респондентов отметка о наличии приложений располагается в ниж- нем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Еnсlosure», ес- ли приложение одно, или «Еnсlosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например: «2 Еnclosures». Воз- можно сокращенное обозначение: «Еnс». В отметке о приложениях могут быть названы документы-приложения. Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокра- щение «с.с.э (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например: «с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers». Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает от- метку «без копий» («without сорiеs»). Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополни- тельной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возмож- ность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после под- писания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — «после написанно- го»). В конце приписки еще раз ставится подпись. Оформление второго и последующих листов письма. В зару- бежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным 313 типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № ... . Например: «Continuation Sheet No ... «, Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например: «Mills and Сгееn Continuation Sheet No Messrs. А. Smith and Со., Ltd 12 Мау 2009». Многие британские фирмы пользуются дополнительными ли- стами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме послед- ней, пишется: «Continued» — или сокращенное: «Cont’d» (Countd), что значит «имеется продолжение». Пример. Форма бланка для международной переписки и разъ- яснения показаны в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». Предлагаем рас- смотреть извлечение из данной инструкции. Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппара- те управления ОАО «Российские железные дороги» «2.33. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы, документации, правил и технических условий в рамках научно-технического сотруд- ничества осуществляет Департамент международных связей после оформления в установленном порядке разрешения на вывоз этих ма- териалов. Пересылку бандеролей и посылок с указанными материалами производят с составлением списков по форме, утвержденной феде- ральным органом исполнительной власти в области связи. 2.34. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках — русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке. На пакетах проставляют номера исходящих документов, дру- гие реквизиты не указывают. 2.35. Корреспонденция общества, направляемая за границу, конвертуется исполнителем (отправителем) и незапечатанной переда- 314 ется в Департамент международных связей с приложением реестра в 4 экземплярах. Департамент международных связей отправляет корреспон- денцию по реестру через экспедицию. При отправлении корреспон- денции, сформированной в пачки, на реестрах делается надпись «Не- дозволенных вложений нет», которая заверяется подписью ответ- ственного лица Департамента международных связей и печатью». Образец бланка письма ОАО «РЖД» для переписки с зарубежными корреспондентами ЛОГОТИП ОАО «РЖД» ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» JOINT STOCK COMPANY «RUSSIAN RAILWAYS» Новая Басманная ул., 2, Москва, 107174 Тел. (095)266-1628, факс: (095)266-2880, 975-2411 2. Novaya Basmannaya Str., Moscow, 107174, Russia Phone: (495)266-1628, Fax: (495)266-2880, 975-2411 E-mail: rzd@rzd.rг. www.rzd.ru «__» _________________ № ___________ Контрольные вопросы и задания для самоконтроля: 1. Назовите международные стандарты на международную переписку. 2. Формат бумаги для международной переписки. 3. Требования, предъявляемые к международным бланкам. 4. Реквизиты документа, используемого для международной переписки. 315 5. Каковы различия в оформлении реквизитов в письме внут- ри России согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и в международном письме со- гласно стандартам ИСО? 6. Какие существуют реквизиты международного письма? Расскажите о правилах их оформления и расположения на бланке письма. 7. В чем состоят основные рекомендации по составлению тек- стов международных писем? 8. Составьте письмо-ответ фирмы. 9. Составьте письмо фирмы зарубежному партнеру с напоми- нанием выполнить заказ на поставку продукции. В случае неотправки следует выразить просьбу вернуть направленные деньги. 10. Составьте письмо администрации зарубежному партнеру. 11. Составьте письмо-просьбу производственного коммерче- ского предприятия зарубежному партнеру о поставке товаров. 12. Составьте информационное письмо коммерческой фирмы зарубежному партнеру о возможности продажи товаров. 13. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы зарубеж- ному партнеру об организации встречи для установления сотрудниче- ства в поставках. |