Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 17. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ И КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ 17.1. Понятия конфиденциальности информации и конфиденциальности документов Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» информация может быть объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому, если федераль- ными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распростра- нения. Информация в зависимости от категории доступа к ней под- разделяется на общедоступную информацию, а также на информа- 316 цию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информа- ция ограниченного доступа). Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на следующие четыре категории: 1) свободно распространяемую; 2) предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в со- ответствующих отношениях; 3) подлежащую предоставлению или распространению в со- ответствии с федеральными законами; 4) распространение которой ограничено или запрещено в Рос- сийской Федерации. Конфиденциальность информации — обязательное для вы- полнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам БЕЗ со- гласия ее обладателя. Таким образом, ценная информация, утрата которой пред- ставляет серьезную опасность для существования организации (пред- приятия) или ее деятельности, называется конфиденциальной. По су- ти термин «конфиденциальность» является синонимом секретности, но используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного распространения, не относящихся к государ- ственной тайне. Это понятие отражает ограничение на доступ к ним других лиц, накладываемое обладателем информации в соответствии с законом. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством РФ о государ- ственной тайне. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, слу- жебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиден- циальности такой информации, а также ответственность за ее разгла- шение. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организа- циями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти 317 лица федеральными законами возложены обязанности по соблюде- нию конфиденциальности такой информации. Информация, составляющая профессиональную тайну, может быть предоставлена третьим лицам в соответствии с федеральными законами и (или) по решению суда. Срок исполнения обязанностей по соблюдению конфиденци- альности информации, составляющей профессиональную тайну, мо- жет быть ограничен только с согласия гражданина (физического ли- ца), предоставившего такую информацию о себе. Запрещается требовать от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе ин- формации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица), если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок доступа к персональным данным граждан (физиче- ских лиц) устанавливается Федеральным законом от 27.07.2006 № 150-ФЗ «О персональных данных». Таким образом, ценная информация в зависимости от отнесе- ния к одному из видов тайны — государственная или негосудар- ственная (служебная, коммерческая, банковская и пр.) — включается в соответствующие документы, секретные или конфиденциальные. Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) докумен- том понимается соответствующим образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограничен- ного доступа, имеющие обладателя. Обязательным признаком конфи- денциального документа является наличие в нем информации, под- лежащей защите. К конфиденциальным документам относятся: • в государственных структурах — документы, проекты доку- ментов и сопутствующие материалы, относимые к служебной инфор- мации ограниченного распространения, содержащие сведения, отне- сенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подле- жащие опубликованию в открытой печати; • в коммерческих структурах — документы, содержащие све- дения, которые их обладатель в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне; 318 • независимо от принадлежности — документы и базы дан- ных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражда- нах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. п. Называть конфиденциальные документы секретными или ста- вить на них гриф секретности не допускается. Персональные данные всегда относятся к конфиденциальной информации, т. е. информации строго ограниченного и регламенти- рованного доступа. В любых организациях эта информация составляет служеб- ную или профессиональную тайну. Причем режим конфиденциально- сти персональных данных снимается только в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом. Конфиденциальность документов всегда имеет определенный срок ограничения свободного доступа к ним персонала организации (от нескольких часов до десятков лет) в связи с тем, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполне- ния или работы с ними теряет свою ценность и соответственно кон- фиденциальность. Так, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается. Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы, сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются в де- ла в соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики дея- тельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают более ценными документами, чем торговые, по- среднические и др. Документы долговременного периода конфиденциальности, например бизнеспланы, бизнеспроекты, программы развития бизнеса, 319 технологическая документация ноу-хау, изобретения, имеют услож- ненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопас- ность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабаты- ваются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при нали- чии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналити- ческих элементов. Таким образом, конфиденциальные информационные ресурсы и документы обладают специфическими особенностями, которые от- ражают эффективность проводимых организацией (фирмой) работ, возможность возникновения при этом угроз сохранения в тайне цен- ных сведений и определяют целесообразность наличия системы за- щиты этой информации. Среди различных понятий информации конфиденциальная информация — наиболее широкое по объему понятие. Оно объединя- ет категории сведений, функционирующих в сфере закрытых инфор- мационных ресурсов. Это сведения, имеющие статус тайны личной жизни граждан, тайны голосования, профессиональной тайны (вра- чебной, следственной, адвокатской и др.), тайны корреспонденции, телефонных и иных сообщений, коммерческой и банковской тайны, государственных секретов, тайны исповеди и др. Коммерческая тайна (КТ) — научно-техническая, коммерче- ская, организационная или иная информация, используемая в пред- принимательской деятельности, которая обладает реальной или по- тенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. КТ как вид конфиденциальной информации в сфере государственной, предпринимательской и иной хозяйствен- ной деятельности представляет собой сведения, касающиеся указан- ной деятельности субъекта хозяйствования (независимо от форм соб- ственности), утрата которых может нанести ущерб субъекту хозяй- ствования — носителю конфиденциальной информации. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации организации требует соблюдения следующих условий: — определение сведений, составляющих КТ; — обеспечение порядка их защиты. 320 Если эти условия не выполнены, у организации нет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разгла- шение или передачу сведений, составляющих КТ. Сведения КТ организации можно условно разделить на два крупных блока: — научно-техническая (технологическая) информация; — деловая информация. Научно — техническая информация включает: — сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы; — используемые материалы; — рецептуры; — методы и способы производства (особенно о вновь разра- батываемых изделиях); — новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; — программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и про- цедуры доступа к информации; — организацию системы безопасности организации. Деловая информация включает: — сведения о финансовой стороне деятельности организации (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские до- кументы, задолженность, кредиты и т.п.); — планы развития организации; — планы рекламной деятельности; — списки торговых и других клиентов, представителей, по- средников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов; — структуру и методы управления, связи внутри организации и вне ее, распределение обязанностей и их содержание; — кадровый состав и его формирование; — сведения из деловой переписки. Сведения, которые не являются КТ: — учредительные документы (решение о создании организа- ции или договор учредителей) и устав; 321 — документы, дающие право заниматься предприниматель- ской деятельностью (регистрационное удостоверение, лицензия, па- тент); — сведения по установленным формам отчетности; — документы финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему; — документы о платежеспособности; — сведения о численности, составе работающих, их заработ- ной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест. Состав и объем сведений, составляющих КТ организации, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиден- циальной информации, а также правила ее использования определя- ются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков. 17.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну Делопроизводитель (работник службы ДОУ) имеет доступ к самым различным источникам информации. Он может ее получать: — организуя различные совещания, приемы, переговоры; — принимая и обрабатывая корреспонденцию; — составляя и контролируя исполнение документов; — проводя телефонные переговоры; — принимая посетителей и т.д. Делопроизводитель по роду своей деятельности должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск, и при- держиваться установленных правил. И если, например, руководитель одного из подразделений вдруг заинтересовался конфиденциальным документом, следует твердо и тактично пресечь эту попытку. Для предотвращения утечки информации при приеме посети- телей, особенно из других организаций, компьютер секретаря должен быть выключен или повернут монитором в сторону от вошедших, а документы секретариата недоступны для прочтения. 322 Делопроизводитель обязан четко представлять, что защита служебной тайны и КТ от неправомерных посягательств может осу- ществляться на основе норм гражданского, административного либо уголовного права. Обеспечение защиты конфиденциальной информации вклю- чает в себя: — разработку инструкций по соблюдению режима конфиден- циальности для лиц, допущенных к КТ; — ограничение доступа к носителям информации, содержа- щим КТ; — ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ; — использование организационных, технических и иных средств защиты КТ; — осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. Допуск секретаря (работника ДОУ) к конфиденциальной ин- формации осуществляется с его согласия. Руководитель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обяза- тельства по сохранению КТ. Делопроизводитель при поступлении на работу должен подписать трудовой договор и обязательство о нераз- глашении КТ. В этих документах отражаются следующие обязательства со- трудника: — не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанно- стей, в том числе в течение двух лет после увольнения, если иной срок не определен трудовым договором; — соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ; — не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца; — не иметь никаких обязательств перед другими лицами и ор- ганизациями. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле не менее пяти лет после его увольне- ния. Руководителем организации издается приказ о Перечне сведе- 323 ний, составляющих КТ организации и мерах по охране этих сведений. Сотрудники под расписку знакомятся с приказом. Как правило, при- казом руководителя организации назначается секретарь или в отдель- ных случаях должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведе- ния. Если сведения из Перечня переносятся в документы, документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит, в конечном счете, успешная деятельность ор- ганизации. 17.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения Делопроизводитель, допущенный к конфиденциальным све- дениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должен пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой (инструкцией) о со- хранении КТ организации. Памятка составляется с учетом специфики организации и утверждается руководителем. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохран- ность документов, содержащих конфиденциальные сведения, преду- сматривает выполнение ряда рекомендаций. Для сохранения КТ в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое несет персональную ответ- ственность за утерю документов или утечку информации из них. Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «KT». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Листы дела нумеруются простым карандашом в правом верх- нем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист, причем указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Хранятся дела в сейфе, который опечатывается секретарем. Другие сотрудники организации не должны иметь доступ к этому сейфу. Документы, содержащие конфиденциальные сведения, под- лежат учету и специальному обозначению. На документе в правом 324 верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра простав- ляют гриф ограничения доступа: Конфиденциально Экз. № 1 или Коммерческая тайна Экз. № 1 Гриф показывает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется законодательно. В тексте документа также может быть оговорена конфиденци- альность сведений, права на них организации, порядок использования и т.п. Например, если КТ является результатом совместной деятель- ности с другой организацией, то необходимость сохранять ее должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденци- альность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом. На документе с грифом «КТ» указывается количество экзем- пляров документа и место нахождения каждого из них (ниже рекви- зитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе»). Например, Составлен в двух экз.: экз. № 1 — в адрес; экз. № 2 — в дело № 3 5 Отметка о количестве составленных экземпляров проставля- ется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель указывает фамилии тех должностных лиц, которым разрешено поль- зоваться этим документом. Например: Разрешаю: А. Е. Петрову А. В. Сидорову Подпись руководителя Дата Печатает документы с грифом «KT» обычно делопроизводи- тель. В случае их большого объема они могут изготавливаться цен- 325 трализованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для ре- гистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики (или файлы), варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информа- цию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». При значитель- ном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» прини- маются и вскрываются секретарем. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и эк- земпляров основного документа и приложений к нему. В случае от- сутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направ- ляется отправителю. Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи докумен- тов с грифом «КТ». При выдаче делопроизводителем документа, сотрудник, полу- чивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и по- ставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату делопроизводителю в тот же день. С разрешения руководителя отдельные документы с грифом «КТ» мо- гут находиться у исполнителя в течение необходимого для выполне- ния работы срока, при условии полного обеспечения сохранности до- кументов на его рабочем месте (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «КТ» делопроизводитель све- ряет номер документа по журналу, проверяет количество листов до- кумента и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о воз- врате» свою подпись и дату возврата документа. 326 Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через сек- ретаря с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководителя и отметок в «Журнале регистра- ции документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель может разрешить вы- нос таких документов (для согласования, подписания и т.п.) с приня- тием необходимых мер предосторожности. В организации должен быть принят строгий порядок размно- жения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с раз- решения руководителя организации в специально выделенном поме- щении. Копии конфиденциальных документов берутся на учет в спе- циальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии лица, ответственного за доку- мент. Бракованные копии он забирает. Они подлежат немедленному уничтожению. Дела с грифом «KT» и журналы их учета в обязатель- ном порядке вносятся в номенклатуру дел организации. По окончании года специально созданная комиссия организа- ции выполняет следующие работы: — проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; — отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хране- ния; — отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения. Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководителя может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала. В случае установления факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель организации, служба безопасности. Принимаются меры к розыску. Для расследо- вания факта утраты документа руководителем организации назнача- ется комиссия. На утерянный документ после того, как розыск не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал ре- 327 гистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие от- метки об утрате. В случаях, когда делопроизводитель переходит на другую ра- боту или увольняется, производится проверка числящихся за ним до- кументов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема- передачи этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При передаче дел в архив на документы с гри- фом «КТ» делопроизводитель составляет отдельную опись. На доку- менты с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, секретарем со- ставляется акт, утверждаемый руководителем организации. Уничто- жаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстанов- ления имеющейся в них информации. Сам факт фиксации ценной информации на носителе предпо- лагает наличие защитных мер в отношении информации и носителя от различных рисков. В наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная ни на каком носителе. Угрозы цен- ной информации появляются немедленно при возникновении мысли о необходимости ее документировать. В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна «срабатывать» заблаговре- менно, т.е. до момента нанесения на чистый лист бумаги первых письменных знаков будущего документа. Перед реализацией мысли о создании документа вначале ре- шаются вопросы: является ли данная информация конфиденциальной и, если да, то какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен. Своевременное установление уровня грифа конфи- денциальности сведений, подлежащих включению в будущий доку- мент, является первым и основным элементом защиты документиро- ванной информации, позволяющим обеспечить относительно надеж- ную безопасность тайны организации. Система грифования (маркирования) документов не гаранти- рует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и, в частности, сформировать систему доступа к документам персонала. Делопроизводитель должен четко представлять, что гриф конфиденциальности или гриф ограничения доступа к традиционно- 328 му, машиночитаемому или электронному документу представляет собой реквизит (элемент, служебная отметка, помета, пометка) фор- муляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности со- держащихся в документе сведений и проставляемый на самом доку- менте и (или) сопроводительном письме. Информация и документы, отнесенные к коммерческой тайне, имеют несколько уровней грифа ограничения доступа, соответству- ющих различным степеням конфиденциальности информации. Первый, массовый уровень — грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация». Не следует ставить гриф «КТ», так как грифом обозначается не вид тайны, а характер ограничения доступа к документу. Второй уровень достаточно редкий — грифы «Строго конфи- денциально», «Строго конфиденциальная информация», «Конфиден- циально», «Особый контроль». Присваивается документу лично ру- ководителем организации, им изменяется или отменяется. Исполне- ние, использование и хранение документов с этим грифом также ор- ганизуется руководителем с возможным привлечением руководителя службы конфиденциальных документов. Исполнителям документы с этим грифом не передаются. На документах, содержащих сведения, отнесенные к служеб- ной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» или «Кон- фиденциально». Гриф ограничения доступа, указываемый на документе, пи- шется полностью и не сокращается. Под обозначением грифа указы- вается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на первом и титульном ли- стах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем уг- лу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ни- же грифа или ниже адресата могут обозначаться ограничительные пометы типа: «Лично», «Только в РУКИ», «Только адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциальных документов к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденци- альности, например № 37к, 89ск, 97дсп. 329 Документы и информация, конфиденциальные в целом (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т.д.), как прави- ло, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к ним персонала. На ценных, но не конфиденциальных документах может про- ставляться отметка, надпись, штамп, привлекающая особое внимание к сохранности таких документов. Например: «Собственная информа- ция фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др. Может ставиться штамп, что данная информация без согласия организации не может быть использована в каких-либо коммерческих целях, а за ненадобностью должна быть возвращена собственнику. Гриф или штамп обязательно проставляются при направлении конфиденциальной для организации информации в государственные учреждения, которые обязаны держать ее в тайне. |