Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ 13.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Основным источником, определяющим порядок создания до- кументального фонда федерального органа исполнительной власти и работе с ним, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел V (утверждены Постановле- нием Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477). Условия, определяющие порядок создания документального фонда и работе с ним, должны найти отражение в Инструкции по де- лопроизводству федерального органа исполнительной власти. Федеральный орган исполнительной власти: а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов; б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федераль- ным органом исполнительной власти в области архивного дела пере- чень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций с указа- нием сроков хранения. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив феде- рального органа исполнительной власти. 247 Номенклатура дел федерального органа исполнительной вла- сти: а) составляется службой делопроизводства на основе номен- клатур дел структурных подразделений; б) утверждается после ее согласования с центральной экс- пертной комиссией федерального органа исполнительной власти ру- ководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующе- го года; в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который пере- даются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельно- сти федерального органа исполнительной власти документы Архив- ного фонда РФ; г) в случае изменения функций и структуры федерального ор- гана исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно- проверочной комиссией федерального государственного архива. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголов- ков (наименований) дел, заводимых в федеральном органе исполни- тельной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполнен- ных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел является основой формирования докумен- тального фонда федерального органа исполнительной власти. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд федерального органа исполни- тельной власти составляют документы, созданные в федеральном ор- гане и полученные им в результате взаимодействия с другими орга- нами управления, организациями и гражданами. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранно- 248 сти, организация передачи дел в архив федерального органа исполни- тельной власти лежит на Службе делопроизводства федерального ор- гана исполнительной власти. Инструкция по делопроизводству федерального органа ис- полнительной власти определяет: — порядок разработки, составления, оформления, согласова- ния и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения но- менклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года. Инструкция по делопроизводству в федеральном органе ис- полнительной власти устанавливает: — назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции; — форму номенклатуры дел; — порядок разработки, согласования и утверждения номен- клатуры дел; — порядок ведения номенклатуры дел. В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе ис- полнительной власти отмечается, что: — номенклатура дел составляется на основе изучения поло- жения о федеральном органе исполнительной власти, регламента фе- дерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятель- ность федерального органа исполнительной власти и порядок ее до- кументирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти; — в федеральном органе исполнительной власти составляют- ся номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 1) и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение2): 249 Приложение 1 Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти Наименование федерального органа исполнительной власти Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______ ____________________ (место составления) На___________год Наименование должности руководителя структурного подразделения Дата Подпись Расшифровка подписи Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел(томов, частей) Срок хранения дела(тома,части) и № статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 T T T T L T T T T Название раздела 250 L T T T СОГЛАСОВАННО Наименование должности руководителя службы ДОУ Дата Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Дата Подпись Подпись Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в______году в структурном подразделении Наименование должности ответственного за делопроизводство Дата Итоговые сведения переданы в службу ДОУ. Наименование должности передавшего сведения Дата Подпись Подпись Расшифровка подписи Расшифровка подписи По срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой ―ЭПК‖ 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структур- ного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроиз- водства. 251 Приложение 2 Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Наименование федерального органа исполнительной власти НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ ________ N ________ Наименование должности ___________________ руководителя федерального (место составления) органа исполнительной власти На ____________ год Подпись Расшифровка подписи Дата Наименование должности руководителя службы ДОУ федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата 252 ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ Номенклатура дел федерального органа исполнительной вла- сти составляется по установленной форме (приложение2). В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установ- ленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номе- ра заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подраз- деления. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — код структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые ин- дексы для однородных дел в пределах разных структурных подразде- лений; для переходящих дел индекс сохраняется. По срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой ―ЭПК‖ 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: 253 В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (то- мов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основ- ное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одина- ковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например: Приказы министерства по основной деятельности. Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следу- ющей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название федерального органа исполнительной власти или структур- ного подразделения (автор документа); название организации, кото- рой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание доку- ментов дела; название местности (территории), с которой связано со- держание документов дела; дата (период), к которым относятся доку- менты дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скоб- ках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными кор- респондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например, переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда РФ научно-технической докумен- тацией. 254 В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например, перепис- ка об организации семинаров и совещаний по вопросам документиро- вания управленческой деятельности. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, ес- ли переписка ведется только с ним, например, переписка с Федераль- ным архивным агентством о методике работы с документами и пере- даче их в состав Архивного фонда РФ. При обозначении в заголовках дел административно-тер- риориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например, переписка с гла- вами администраций областей о социальной защите населения. Если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную доку- ментацию, указывается период (квартал, год), на (за) который состав- лены планы (отчеты), например, годовые отчеты Административно- хозяйственного управления о работе автотранспорта. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости со- ставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности до- кументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале распола- гаются заголовки дел, содержащих организационно-распоряди- тельную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании кален- дарного года. 255 В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номен- клатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней до- кументов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о вы- делении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирова- ние дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др. Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенкла- туры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итого- вая запись о количестве заведенных дел (томов). Номенклатура дел федерального органа исполнительной вла- сти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел федерального органа исполнительной вла- сти, подписанная руководителем службы ДОУ, утверждается руково- дителем федерального органа исполнительной власти после ее согла- сования с ЦЭК федерального органа исполнительной власти не позд- нее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующе- го года. В случае изменения функций и структуры федерального орга- на исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабаты- вает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив феде- рального органа исполнительной власти и Центральная экспертная 256 комиссия федерального органа исполнительной власти (далее — ЦЭК). Один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа ис- полнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной ко- миссией (далее — ЭПК) федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в про- цессе деятельности федерального органа исполнительной власти до- кументы Архивного фонда РФ. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экзем- плярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, второй используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий — приме- няется в архиве федерального органа исполнительной власти, четвер- тый — в федеральном государственном архиве, с которым согласо- вывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа ис- полнительной власти в электронном виде. Инструкция по делопроизводству федерального органа ис- полнительной власти должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила состав- ления заголовков дел и последовательности их расположения в раз- делах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения до- кументов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хране- ния (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и кате- гориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального орга- на исполнительной власти в течение года. В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в федеральном органе испол- нительной власти для определения сроков хранения документов. Фе- деральные органы исполнительной власти в соответствии с подпунк- 257 том б пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрабатывают и утверждают по согласова- нию с Федеральным архивным агентством перечень документов, об- разующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций. 13.2. Формирование дел и их текущее хранение Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация доку- ментов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются: — принцип формирования дел (централизованное — в Служ- бе делопроизводства или децентрализованное — в структурных под- разделениях федерального органа исполнительной власти); — место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнитель- ной власти); — принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, вре- менного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет); — методическая функция архива федерального органа испол- нительной власти, а при необходимости — и соответствующего фе- дерального архива в вопросах формирования дел; — срок передачи исполнителем законченного делопроизвод- ством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавли- вается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней ); — лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти; — лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов); — условия хранения дел в структурных подразделениях феде- рального органа исполнительной власти; — порядок учета дел; — порядок выдачи дел во временное пользование; 258 — порядок изъятия документов из дела; — подразделение (Служба делопроизводства, архив феде- рального органа исполнительной власти), осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел. Правила формирования дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, учета дел и организа- ции их хранения приведены в приложении 3. |