Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Приложение 3 Порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел При формировании дел в структурных подразделениях феде- рального органа исполнительной власти необходимо соблюдать сле- дующие правила: — помещать в дело исполненные документы, соответствую- щие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; — помещать вместе все документы, относящиеся к разреше- нию одного вопроса; — помещать приложения вместе с основными документами; — группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; — раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; — включать в дело по одному экземпляру каждого документа; — помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефоно- граммы на общих основаниях; — помещать в дело документ, правильно и полностью оформ- ленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты); — не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); — по объему дело не должно превышать 250 листов при тол- щине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводит- 259 ся второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обо- значений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хроно- логической, вопросно-логической последовательности или их сочета- нии. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида до- кументов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, актов Правительства РФ выписки из соответствую- щих протоколов заседаний Правительства РФ или его Президиума. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента РФ или Правительства РФ, находяще- гося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количе- ство копий этого документа в соответствующие дела с указанием но- мера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдель- ные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распоряди- тельными документами, являются приложениями к ним и группиру- ются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. При формировании приказов по личному составу формируют- ся в отдельные дела приказы по личному составу по различным во- 260 просам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдель- но от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.). Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступ- ления. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы федерального органа исполнительной власти, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заяв- лений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобнов- лении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыду- щем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенкла- турой дел федерального органа исполнительной власти, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Дела со дня их заведения до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них пер- вого исполненного документа. После исполнения документов и окон- чания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспече- ния физической сохранности в твердые обложки или папки- регистраторы. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудни- ки, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизвод- ство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспе- чивают сохранность документов и дел. 261 Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, до- ступа к ним проводится комплекс работ: — создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; — размещение дел; — проверка наличия и состояния документов и дел; — соблюдение порядка выдачи дел. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отве- денных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклату- ре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внут- ренней стороне шкафа. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке. Дела документального фонда федерального органа исполни- тельной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив федерального органа, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их ко- личеству, числящемуся по номенклатуре дел. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизвод- ства, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполни- тельной власти или его структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенкла- туры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное рас- следование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке. 262 Выдача дел другим подразделениям производится с разреше- ния руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудни- кам подразделений для работы осуществляется под расписку. На вы- данное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место вы- данного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам струк- турных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выда- ются на основании их письменных запросов с разрешения руководи- теля федерального органа исполнительной власти или его заместите- ля, курирующего вопросы делопроизводства, по актам. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находя- щееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответствен- ным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководите- ля федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 13.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение В Инструкции по делопроизводству устанавливается ком- плекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив феде- рального органа исполнительной власти и на уничтожение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хране- ние и на уничтожение предусматривает: — экспертизу ценности документов; — оформление дел; 263 — составление описей дел по результатам экспертизы их цен- ности; — составление актов на уничтожение документов и дел с ис- текшими сроками хранения. 13.3.1. Экспертиза ценности документов В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что: — для организации и проведения экспертизы ценности доку- ментов в федеральном органе исполнительной власти создается по- стоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее — ЭК), действующие на основании положе- ний, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного под- разделения; — экспертиза ценности документов постоянного и временно- го хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти работниками, ответ- ственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива; — при проведении экспертизы ценности документов осу- ществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра- нения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с по- меткой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хра- нению в структурных подразделениях, а также выделение к уничто- жению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли; — отбор документов для постоянного хранения проводится на ос- новании законодательных и иных нормативных правовых актов Россий- ской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти. 13.3.2. Составление описей дел По результатам экспертизы ценности документов составляют- ся описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел 264 по личному составу (приложение 4), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложе- нии 5). Приложение 4 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (Наименование федерального органа исполнительной власти) ___________________________________________________________________________ (Наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ___________ ___________________________________________________________________________ T T T T T T T T T T T T L Название раздела 1 2 3 4 5 6 <1> 7 Примечание Срок хранения Количество листов Крайние даты Заголовок дела Индекс дела N п/п T T T T T T T T T T T T L Название раздела 1 2 3 4 5 6 <1> 7 Примечание Срок хранения Количество листов Крайние даты Заголовок дела Индекс дела N п/п 265 266 Приложение 5 Порядок составления описей дел в постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу В каждом структурном подразделении федерального органа исполнительной власти ежегодно составляются описи на дела посто- янного хранения под методическим руководством архива федераль- ного органа исполнительной власти. По этим описям документы сда- ются в архив федерального органа. Опись дел — архивный справочник, содержащий системати- зированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел федерального ор- гана исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и по которой он сдает дела на государственное хранение в со- ответствующий федеральный архив. Описи дел структурных подразделений составляются по уста- новленной форме (приложение 4) и представляются в архив феде- рального органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. В описях дел указывается полное действительное (без сокра- щений) наименование структурного подразделения, которое вело де- ла и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: — порядковый номер дела (тома, части) по описи; 267 — индекс дела (тома, части); — заголовок дела (тома, части); — дата дела (тома, части); — количество листов в деле (томе, части); — срок хранения дела. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устра- няются. При составлении описи дел соблюдаются следующие требо- вания: — заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; — каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд- ковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером); — порядок нумерации дел в описи — валовый; — порядок присвоения номеров описям структурных подраз- делений устанавливается по согласованию с архивом; — графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; — при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголов- ками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом ли- сте описи заголовок воспроизводится полностью); — многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименова- ние многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись послед- него тома после номера тома добавляется слово «Последний». В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляет- ся интервал не менее 1 см. 268 Графа описи «Примечания» используется для отметок о прие- ме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел дру- гим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей за- полняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и пропи- сью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний но- мера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается соста- вителем с указанием его должности, согласовывается с руководите- лем Службы делопроизводства и утверждается руководителем струк- турного подразделения. При наличии в структурном подразделении федерального органа ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. Опись дел структурного подразделения организации состав- ляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с де- лами в архив федерального органа исполнительной власти, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подраз- делении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи пере- дается в ЭК для рассмотрения и согласования. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела федерального органа исполни- тельной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение 6). Приложение 6 Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по уста- новленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выпол- нять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку 269 наклеивается титульный лист, изготовленный типографским спосо- бом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекоменду- ется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот. На обложке дела указываются реквизиты: наименование фе- дерального органа исполнительной власти (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в де- ле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) де- ла, оформляются следующим образом: — наименование федерального органа исполнительной власти — указывается полностью, в именительном падеже, с указанием офи- циально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, федеральный орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало возникно- вения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование; — наименование структурного подразделения — записывает- ся его название в соответствии с утвержденной структурой; — делопроизводственный номер (индекс) дела — проставля- ется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома ука- зывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добав- ляется слово «последний»; — заголовок (наименование) дела — переносится из номен- клатуры дел, согласованной с ЭПК федерального архива (в необхо- димых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает со- держание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Пере- писка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, 270 отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных; — дата дела — указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (ча- стей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, ме- сяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого поздне- го документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержа- щих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, т.е. по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и по- следнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой явля- ется дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле. Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа — заверителя дела. 271 Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» пере- носится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел по- сле сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых до- кументов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения про- ставляется в архиве федерального органа исполнительной власти чернилами только после включения этих дел в годовые разделы свод- ных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут пере- даваться дела, кодов федерального архива и федерального органа ис- полнительной власти по Общероссийскому классификатору предпри- ятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору ор- ганов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несо- ответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых доку- ментов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и но- мер дела могут проставляться на обложке штампом. Правильность оформления обложки дела удостоверяется под- писью лица, ответственного за ведение делопроизводства. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка рас- положения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чи- стых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в разверну- том виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожают- ся. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возраста- ющем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. 272 Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нуме- руются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как са- мостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе пе- чатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют соб- ственную нумерацию, если она соответствует порядковому располо- жению листов в деле. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разво- рачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит пе- решивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 накле- ено 5 фотографий согласно описи на обороте листа». Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается ого- ворка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие до- кументы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каж- дый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номе- ром. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: внача- ле конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении до- кументы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкла- дываются в конверты. 273 Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая завери- тельная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов. После завершения нумерации листов составляется завери- тельная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фо- тографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (по- марки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с ука- занием расшифровки подписи, должности и даты составления. Коли- чество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спе- цификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 7). Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутрен- нюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть вне- сены и все приложения, относящиеся к нему. Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи доку- ментов, то составленная по установленной форме опись подклеивает- ся за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 274 Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о поряд- ковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответ- ствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись. Внутренняя опись документов дела подписывается составите- лем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составле- ния описи и при необходимости скрепляется печатью. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочны- ми нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с уче- том возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края облож- ки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую до- кумент подшивается (переплетается) в дело. Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется пра- вильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии докумен- тов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. 275 Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или нефор- матных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенны- ми в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Если в дело в ходе его формирования были подшиты доку- менты с различными сроками хранения, то дело расшивается, и фор- мируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с доку- ментами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеивают- ся полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить ×в папках-скоросшивателях, мяг- ких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без про- ставления архивного шифра, количества листов в деле). Документы федерального органа исполнительной власти яв- ляются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение 276 в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Феде- рации. Оформление дел проводится работниками Службы делопро- изводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, при методической помощи и под контролем архива федераль- ного органа исполнительной власти. Полному оформлению подлежат дела постоянного и времен- ного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформ- лению. Полное оформление дела предусматривает: оформление рек- визитов обложки дела по установленной форме (приложение 7); ну- мерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (прило- жение 8); составление в необходимых случаях внутренней описи до- кументов дела (приложение 9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 277 Приложение 7 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Ф. № ___________________________ Оп. № __________________________ Д. №____________________________ L Ф. №____________________ Оп. № ___________________ Д. №____________________ 278 Приложение 8 Форма листа-заверителя дела Приложение 9 Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата Форма внутренней описи документов дела (формат А4) 1 2 Номера листов Особенности физического состояния и формирования дела 279 13.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения Раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает поря- док отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтоже- нию, порядок составления актов о выделении документов к уничто- жению, их согласования и утверждения. В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения ко- торых истекли, за соответствующий период времени оформляются ак- том о выделении документов к уничтожению (приложение 10). Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2008 г. дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 г.) Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего федерального ор- гана исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а за- головки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе). Отбор документов к уничтожению и составление акта о выде- лении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти одновременно). Согласованные ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнитель- ной власти акты утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти только после утверждения ЭПК соответству- ющего федерального архива описей дел постоянного хранения. После утверждения руководителем федерального органа ис- полнительной власти актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приѐмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдавае- мых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в но- менклатуре дел федерального органа исполнительной власти про- ставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. 280 Приложение 10 Наименование федерального органа исполнительной власти УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности руководителя федерального органа ______________ № ___________ исполнительной власти ____________________________ (место составления) Подпис ь Расшифровка о выделении к уничтожению подписи документов, не подлежащих Дата хранению На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) ___________________________________________________________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно -исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________________ (название фонда) T T T T T T T L Итого _____________ _________________ дел за __________________________ годы (цифрами и прописью) 281 Форма акта о выделении документов к уничтожению 13.5. Передача дел на архивное хранение Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок пе- редачи дел в архив федерального органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия: — в архив федерального органа исполнительной власти пере- даются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; — передача документов в архив федерального органа испол- нительной власти производится по утвержденным описям дел; — дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в ко- тором документы были помещены в дело на хранение; Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ___________________________ № ___________________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата С ОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от ________ № ___________ Документы в количестве _______________________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом _______________________ кг сданы в __________________________ ________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ № _____________ Наименование должности работника федерального органа исполнительной власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата 282 — дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив фе- дерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке); — передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согла- сованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства; — прием дел производится работником архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отме- ток о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи ука- зывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа испол- нительной власти и лица, передавшего дела); — дела и описи на сдаваемые документы доставляются в ар- хив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передавае- мых в архив (ответственность за сохранность документов при транс- портировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, пе- редающее документы). В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклату- ре дел. Контрольные вопросы: 1. Основной источник, определяющий порядок создания до- кументального фонда федерального органа исполнительной власти. 2. Пути создания документального фонда федерального орга- на исполнительной власти. 3. Понятие «номенклатура дел». 283 4. Понятие «документальный фонд». 5. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти и порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти. 6. Каким документом определяется срок хранения документов в федеральных органах исполнительной власти? 7. Какие вопросы должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству, касающиеся формирования дел в федеральных органах исполнительной власти? 8. Какие правила необходимо соблюдать при формировании дел в структурных подразделениях федеральных органов исполни- тельной власти? 9. Порядок действий в случае утраты документов или дел. 10. На какой срок могут быть выданы дела сотрудникам структурных подразделений? 11. Какие условия должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству, касающиеся подготовки документов и дел к пере- даче на архивное хранение и на уничтожение? 12. Какие действия нужно произвести по результатам экспер- тизы ценности документов? 13. На какие дела не составляются описи дел? 14. Какие должны соблюдаться требования при составлении описи дел? 15. Каковы правила оформления дел и подготовки дел к пере- даче на архивное хранение? 16. Назовите порядок определения даты начала и окончания дела. 17. Назовите состав архивного шифра дела. 18. В чем заключается полное оформление дела. 19. Каким образом оформляется отбор документов к уничто- жению, сроки хранения которых истекли? 20. Порядок передачи дел в архив федерального органа ис- полнительной власти. 21. Порядок передачи дел в архив в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа ис- полнительной власти. |