Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
12.13. Контроль за исполнением документов Порядок контроля и сроки исполнения документов в феде- ральных органах исполнительной власти определяются Типовым ре- гламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства РФ, 2005, № 4, ст. 305) и Типовым регламентом внутренней организации федеральных орга- нов исполнительной власти, утвержденным постановлением Прави- тельства РФ от 28 июля 2005 № 452 (Собрание законодательства РФ, 2005, № 31, ст. 3233). Контроль исполнения документов включает: • постановку документа на контроль; • регулирование хода исполнения; • снятие исполненного документа с контроля; • направление исполненного документа в дело; • учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов; • информирование руководителей о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, тре- бующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. При постановке документа на контроль в правом верхнем по- ле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают бук- вой «К» или словом (штампом) «Контроль». Контроль исполнения обеспечивается определенным в регла- менте федерального органа исполнительной власти структурным подразделением. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль ис- полнения, как правило, еженедельно представляет руководителю фе- дерального органа исполнительной власти, заместителям руководите- ля федерального органа исполнительной власти и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти. 237 В федеральных министерствах структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, в те же сроки представляет аналогичную информацию руководителям федеральных служб и фе- деральных агентств, находящихся в ведении федерального министер- ства. Контроль исполнения документов строится на базе регистра- ционных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам испол- нения документов, по исполнителям, группам документов. Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организа- ции управленческого труда и важная составная часть делопроизвод- ственного процесса. Цель контроля — содействовать своевременному и правиль- ному исполнению документов и устных поручений руководства, обеспечить получение информации, необходимой для оценки дея- тельности подразделений и исполнителей. В контрольной деятельности различают две группы операций: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль за исполнением документов с точки зрения соответствия формы создаваемых документов их содержанию и за своевременным исполнением. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов; вторую — делопроизвод- ственная служба учреждения. По указанию руководителя учреждения или структурного подразделения исполнение документов может контролировать специ- ально назначенный сотрудник, не числящийся в составе делопроиз- водственной службы, но совмещающий свои прямые обязанности с обязанностями по контролю за исполнением документов. Важным условием эффективности контроля является его цен- трализация. Следует сосредоточивать контрольные операции в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Их контроль- ные функции должны быть изложены в инструкции по делопроизвод- ству. Основные задачи контрольной службы: — контроль за сроками исполнения контролируемых входя- щих, исходящих и внутренних документов; 238 — контроль за исполнением устных указаний руководства; — контроль за формой решений, принятых во внимание до- кументов и устных указаний руководства; — обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности и доведение их до сведения руководства; — анализ исполняемости документов и разработка предложе- ний по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительной дисциплины. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Контроль за исполнением следует организо- вать так, чтобы обязательно получить информацию о неисполнении любого зарегистрированного документа. Нормативы времени на работу с документами: 1) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на рабо- ты по документационному обеспечению управления (утверждены по- становлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72). 2) Нормы времени на работы по автоматизированной архив- ной технологии и документационному обеспечению органов управ- ления (утверждены постановлением Минтруда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152). 3) Нормы времени на работы по документационному обеспе- чению управленческих структур федеральных органов исполнитель- ной власти, утверждены постановлением Минтруда РФ от 26 марта 2002 г. № 23. 4) Единые нормы времени (выработки) на машинописные ра- боты (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64). 5) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на рабо- ты по комплектованию и учету кадров. Последний нормативный документ полезен для работы с кад- ровой документацией, хотя некоторые его положения устарели. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управ- ленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности. В учреждении составляют перечень документов, подлежащих индивидуальному контролю в соответствии с действующими норма- тивными актами и указаниями. По указанию руководства на контроль 239 могут быть взяты документы, не включенные в перечень. В каждом учреждении составляют индивидуальный перечень контролируемых документов, в который наряду с документами вышестоящих и дирек- тивных органов и распорядительными документами самого учрежде- ния включают важные специфические документы, свойственные дан- ной системе управления. Следует обратить внимание на то, что каждое учреждение, ор- ганизация должны иметь Табель срочных донесений. Это норматив- ный документ, определяющий порядок представления, направления информации по срокам, содержанию, формам и адресам. Примером организации контроля может служить извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ Организация контроля исполнения 5.1. Целью контроля исполнения является обеспечение свое- временной и качественной подготовки документов, выполнения при- нимаемых советом директоров общества, правлением общества, пре- зидентом и вице-президентами общества решений. В аппарате управления общества контролю подлежат зареги- стрированные входящие, исходящие и внутренние документы (реше- ния), требующие исполнения. 5.2. Контроль исполнения включает: • постановку документа (решения) на контроль; • проверку своевременности доведения документа (решения) до исполнителей; • предварительную проверку и регулирование хода исполне- ния; • снятие с контроля и направление исполненного документа в дело; • учет и обобщение результатов контроля исполнения; 240 • информирование руководителей о положении дел с выпол- нением принятых решений и разработку предложений по укреплению исполнительской дисциплины. 5.3. Контроль за исполнением документов (решений) органи- зует в аппарате управления общества начальник Департамента управ- ления делами совместно с руководителями соответствующих подраз- делений аппарата управления общества. 5.4. В целях обеспечения своевременного исполнения доку- ментов (решений) применяется упреждающий (до истечения срока исполнения) контроль, осуществляемый путем рассмотрения руково- дителем подразделения аппарата управления общества хода их ис- полнения в следующем порядке: задания последующих лет — не ре- же одного раза в год; задания текущего года, за исключением теку- щего месяца, — не реже одного раза в месяц; задания текущего ме- сяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. 5.5. По указанию президента (первого вице-президента) общества подразделениями аппарата управления общества подготавливаются пла- ны исполнения документов, имеющих особо важное значение для обще- ства (программ, решений правления общества по комплексным вопросам развития ОАО «РЖД» и др.), которые предусматривают конкретные мероприятия и поручения руководителям соответствующих подразделе- ний аппарата управления общества, а также обособленных структурных подразделений общества, сроки (этапы) их выполнения. Указанные планы утверждаются президентом или первым ви- це-президентом общества. Контроль за выполнением указанных планов осуществляется посредством проведения специальных проверок отделом инспекции и контроля Департамента управления делами (далее — отдел ин- спекции и контроля), а также должностными лицами, на которых возлагается контроль за выполнением предусмотренных планом мероприятий и поручений. 5.6. Вице-президенты общества регулярно, не реже одного ра- за в месяц, рассматривают положение дел с исполнительской дисци- плиной в подразделениях аппарата управления общества, нахо- дящихся в соответствии с распределением обязанностей в их ве- дении, и при выявлении недостатков принимают необходимые меры по их устранению. 241 Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами 5.7. В Департаменте управления делами контроль осуществ- ляют: — отдел инспекции и контроля — за исполнением поручений, предусмотренных решениями высших органов государственной вла- сти, федеральных органов исполнительной власти и иных государ- ственных органов, совета директоров общества (включая резолюции президента общества по исполнению этих решений), решениями правления общества и решениями, принятыми на совещаниях, прово- димых президентом общества, планами исполнения документов, имеющих особо важное значение для деятельности и развития об- щества, за исполнением заданий, предусмотренных приказами обще- ства, а также распоряжениями и поручениями, подписанными прези- дентом общества; — секретариат (помощники) президента общества и другие работники Департамента управления делами, подготавливающие проекты резолюций, — за исполнением резолюций (указаний) пре- зидента общества по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками «внести предложения», «доложить», «информиро- вать», «подготовить проект документа», а также резолюций вице- президентов общества, проекты которых подготовлены секретариа- том (помощниками) президента общества; — секретариаты (советники) вице-президентов общества — за исполнением заданий, предусмотренных распоряжениями и поруче- ниями, подписанными вице-президентами общества, и резолюций (указаний) по рассмотренным ими документам. Руководители секре- тариатов (советники) также докладывают соответствующим вице- президентам общества о ходе исполнения резолюций (указаний), данных им президентом общества, и информируют о результатах контроля отдел инспекции и контроля; — отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема — за исполнением резолюций (указаний) по обращениям граждан. 5.8. В случае, если решения или поручения, предусмотренные документами высших органов государственной власти, федеральных 242 органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества, приказами обще- ства и подписанными президентом общества распоряжениями, прото- колами и резолюциями, не выполняются в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у руково- дителя подразделения аппарата управления общества — ответствен- ного исполнителя письменное объяснение о причинах их неисполне- ния и о принимаемых мерах. Начальник Департамента управления делами направляет при необходимости докладную записку вице-президенту общества, кури- рующему указанное подразделение аппарата управления общества. 5.9. Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложе- ны вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на со- вещаниях у президента общества о состоянии исполнительской дис- циплины и ходе выполнения подразделениями аппарата управления общества данных президентом общества поручений, а также о ме- рах, принимаемых по улучшению исполнительской дисциплины, и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения. Информацию начальнику Департамента управления делами для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и пред- ложения) еженедельно подготавливает отдел инспекции и контроля. Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества 5.10. В подразделениях аппарата управления общества кон- троль за исполнением документов (решений) работниками этого под- разделения осуществляет служба делопроизводства подразделения. Руководители подразделений аппарата управления общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполне- нием документов и персонально отвечают за состояние исполнитель- ской дисциплины в соответствующем подразделении. 5.11. Исполнители документов обязаны сообщать по запросу работника отдела инспекции и контроля и работника службы дело- 243 производства подразделения сведения о ходе исполнения документа для внесения их в АС «Документооборот». Служба делопроизводства подразделения ежедневно проверя- ет перечень документов, поставленных на контроль в АС «Докумен- тооборот», и для принятия оперативных мер представляет по мере необходимости руководителю подразделения аппарата управления общества информацию о документах, сроки исполнения которых ис- текают и выполнение поручений по которым задерживается, и о до- кументах, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляет данные о ходе испол- нения документов (решений), представляемые руководителю подраз- деления. 5.12. Руководители подразделений аппарата управления об- щества обязаны лично рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов (решений), не реже одного раза в неделю проводить оперативные совещания по этому вопросу и неза- медлительно принимать меры к их исполнению и устранению при- чин, вызывающих задержку подготовки документов. Работу по контролю за исполнением документов (решений) в подразделении аппарата управления общества организует замести- тель руководителя подразделения, на которого возложена эта работа. 5.13. Контроль за исполнением обособленными структурны- ми подразделениями общества документов (решений), а также за хо- дом рассмотрения другими организациями направленных им доку- ментов общества осуществляется подразделениями аппарата управ- ления общества, которые эти документы подготовили. Автоматизированная система контроля исполнения 5.14. Контроль за исполнением документов (решений) осу- ществляется с применением АС «Документооборот» (программный комплекс АСКИД). Данные о поставленных на контроль документах (решениях) вводят в АС «Документооборот» работники отдела ин- спекции и контроля и секретариатов вице-президентов общества, осуществляющие контроль за исполнением соответствующих доку- ментов (решений). Данные о документах (решениях), контролируе- мых секретариатом (помощниками) президента общества, вводят в 244 АС «Документооборот» работники отдела документационного обес- печения. Данные о поставленных в подразделениях аппарата управления общества на контроль документах (решениях) вводят в АС «Документооборот» работники службы делопроизводства соот- ветствующего подразделения. 5.15. Контрольная база данных АС «Документооборот» си- стематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и по группам документов. 5.16. Информация о положении дел с исполнением поставлен- ных на контроль документов (решений), изменении сроков исполне- ния и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) вводится в АС «Документооборот» работниками Департа- мента управления делами, а также работниками подразделений аппа- рата управления общества исполнителями документов (решений) ежедневно. 5.17. Исполненный документ (решение) подлежит снятию с контроля. Основанием для снятия документа (решения) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на кон- троль. На исполненном документе соответствующими работниками Департамента управления делами проставляется отметка об исполне- нии документа и направлении его в дело. Данные об исполнении документа (решения) заносятся в базу данных АС «Документооборот». Контрольные вопросы: 1. Какие положения должны быть установлены Инструкцией по делопроизводству в организации документооборота? 2. Принципы при установлении требований к организации документооборота. 3. Какие документопотоки в документообороте федерального органа исполнительной власти? 4. Какие документы входящей и исходящей документации мо- гут выделяться в документообороте федерального органа исполни- тельной власти? 5. Какие документы не подлежат регистрации? 245 6. Какие моменты должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству по приему и обработке поступающих документов? 7. Что является результатом предварительного рассмотрения документов? 8. Что должно быть установлено в Инструкции по делопроиз- водству, касающееся регистрации поступающих документов? 9. Что должно быть отмечено в Инструкции по делопроизвод- ству по вопросам регистрации документов? 10. Где и в каком виде проставляется регистрационный но- мер? 11. Виды классификаторов в федеральных органах исполни- тельной власти. 12. Что должно быть предусмотрено в Инструкции по дело- производству по вопросам рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти? 13. Что должно быть отражено в инструкции по делопроиз- водству по организации работы с отправляемыми документами? 14. Что должно быть отражено в Инструкции по делопроиз- водству по вопросам регистрации документов? 15. Что должно быть отражено в Инструкции по делопроиз- водству по отправке документов? 16. Что необходимо помнить и отразить в Инструкции по де- лопроизводству по регистрации и прохождению внутренних доку- ментов? 17. Порядок обработки и учета иностранной корреспонден- ции. 18. Что включает в себя контроль за исполнением докумен- тов? 19. На чем строится контроль исполнения документов? 20. Нормативы времени на работу с документами. 21. В чем заключается алгоритм поиска необходимой доку- ментированной информации? 22. Что представляет собой непосредственный поиск доку- ментов? 23. По каким признакам осуществляется поиск документов в ручных ИПС? 246 24. Каковы возможные варианты поиска документов в автома- тизированных компьютерных ИПС? 25. Из каких этапов состоит поиск документированной ин- формации? 26. Что является основой для построения поисковых систем? 27. Назовите классификаторы, получившие наибольшее рас- пространение в ИПС. 28. Содержание контрольно-справочной картотеки. 29. В чьей компетенции находится выбор той или иной техно- логии ведения информационно-поисковой системы? |