Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ (МИИТ) Ю Р И Д И Ч Е С К И Й И Н С Т И Т У Т В. П. ЕГОРОВ, А. В. СЛИНЬКОВ Е. В. КАРПЫЧЕВА ДОКУМЕНТОВЕД И ЕГО ПРОФЕССИЯ Учебное пособие МОСКВА—2012 2 УДК 651 ББК 63.2 Е-50 Егоров, В. П. Документовед и его специальность : учеб. посо- бие / В. П. Егоров, А. В. Слиньков, Е. В. Карпычева. – М. : Юридиче- ский ин-т МИИТа, 2012. – 336 с. Авторский коллектив: В.П. Егоров, доктор военных наук, профессор — Главы 1, 39, введение, заключение, рекомендуемая тематика рефератов и курсо- вых работ по дисциплине «Документоведение и документационное обеспечение управления ». А.В. Слиньков, методист Учебно-методического центра «Наследие Митрополита Питирима» МИИТа — Главы 1017, прило- жения. Е.В. Карпычева— кандидат исторических наук, доцент ка- федры «ДОУ» МИИТа — Глава 2. Рецензенты: Воробъѐв В.П. — доктор исторических наук, проректор МГИМО. Кузнецова Т.В. — кандидат исторических наук, профессор, зав. кафедрой «Документоведение» РГГУ. Малинский С.В. — кандидат технических наук, доцент МИИ- Та. В учебном пособии приведено современное состояние документоведения и документационного обеспечения управления. Раскрываются их значение и место в обществе. Особое внимание уделено содержанию документов и использованию элек- тронных документов в системе управления. Учебное пособие рекомендуется студентам высших профессиональных об- разовательных учреждений, обучающихся по направлениям «Документоведение и архивоведение», «Менеджмент организации», «Управление персоналом», а также руководителям и специалистам сферы управления и производства, поставивших для себя цель — организовать работу учреждений, предприятий любой формы собствен- ности, их документооборот и на этой основе управлять ими. © Юридический институт МИИТа, 2012 3 ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................ 8 РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ Глава 1. История развития профессии ............................................ 13 1.1. От древнего Египта к Древней Руси.............................................. 13 1.2. Делопроизводство в Древней Руси ................................................ 14 1.3. Приказное делопроизводство ......................................................... 15 1.4. Коллежское делопроизводство ...................................................... 17 1.5. Министерское делопроизводство .................................................. 25 1.6. Делопроизводство в СССР в ХХ в. ............................................... 31 Глава 2. Федеральный государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования по направлению 034700 «Документоведение и архивоведение» ................................................................................... 41 2.1. Общие положения ........................................................................... 41 2.2. Федеральный государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования (ФГОС ВПО) ................. 43 2.3. Циклы государственных образовательных программ ................. 47 2.4. Требования к результатам освоения основных образовательных программ бакалавриата .......................................... 48 2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой ............................................................................................ 55 Глава 3. Документ и его место в системе управления .................. 59 3.1. Понятия «документ», «информация» ............................................ 59 3.2. Способы документирования .......................................................... 61 3.3. Система документации и управление ........................................... 64 РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Глава 4. Документоведение как научная дисциплина ................ 68 4 5 4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения .................................................. 68 4.2. Основные этапы развития документоведения .............................. 78 4.3. Структура документоведения ........................................................ 72 4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками ................... 74 4.5. Источники в документоведении .................................................... 79 Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования ........................................................................................ 88 5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ» .................... 88 5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель» ..................................................................... 93 5.3. Свойства, признаки и функции документа ................................... 96 Глава 6. Методы и способы документирования ......................... 102 6.1. Общие положения и понятия документирования ...................... 102 6.2. Понятие о языках .......................................................................... 104 6.3. Знаковый метод фиксирования информации ............................. 106 6.4. Способы и средства записи информации ................................... 112 Глава 7. Классификация документов ........................................... 117 7.1. Понятие о классификации документов ....................................... 117 7.2. Классификация по информационной составляющей документа .............................................................................................. 119 7.3. Классификация по материальной составляющей документа .... 125 7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде .......................................... 127 Глава 8. Системы документации .................................................. 133 8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации ........................................................................... 133 8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации ..................................................................... 138 8.3. Унифицированные системы документации................................ 145 Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления ..... 148 6 9.1. Унифицированные системы документации................................ 148 9.2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации .................................................................. 154 9.3. Основы стандартизации ............................................................... 156 9.3.1. Общие положения ...................................................................... 156 9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации .... 157 9.3.3. Государственная система стандартизации (ГСС) ................... 161 9.3.4. Задачи стандартизации .............................................................. 162 9.3.5. Основные понятия и определения в системе стандартизации ..................................................................................... 163 9.3.6. Органы и службы стандартизации ........................................... 166 9.3.7. Нормативные документы по стандартизации ......................... 168 РАЗДЕЛ 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА) .... 176 Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления ....................................................... 176 10.1. Основные виды документной деятельности ............................. 176 10.2. Информация в управленческой деятельности ......................... 178 10.3. Управление документацией ....................................................... 186 Глава 11. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы ...................................................................... 190 11.1. Документационное обеспечение управления .......................... 190 11.2. Понятие «делопроизводство»: цели и задачи ........................... 191 11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение ДОУ .......................... 195 11.4. Культура труда делопроизводственного персонала ................ 202 Глава 12. Организация документооборота ................................. 204 12.1. Принципы организации документооборота ............................. 204 12.2. Прием и первичная обработка поступающих документов ...... 207 12.3. Предварительное рассмотрение документов ............................ 209 12.4. Регистрация поступающих документов .................................... 209 12.5. Порядок рассмотрения документов руководством .................. 211 7 12.6. Организация работы с отправляемыми документами ............ 214 12.7. Регистрация отправляемых документов ................................... 215 12.8. Отправка документов ................................................................. 216 12.9. Регистрация и прохождение внутренних документов ............ 219 12.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции .................................................................................. 220 12.11. Учет и анализ объемов документооборота ............................. 222 12.12. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения ..................................................................... 223 12.13. Контроль за исполнением документов.................................... 233 Глава 13. Формирование дел и организация их хранения ......... 243 13.1. Разработка и ведение номенклатуры дел .................................. 243 13.2. Формирование дел и их текущее хранение .............................. 254 13.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение ......................................................................... 259 13.3.1. Экспертиза ценности документов .......................................... 260 13.3.2. Составление описей дел .......................................................... 260 13.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения ................................................................................................ 276 13.5. Передача дел на архивное хранение .......................................... 278 Глава 14. Особенности работы с электронными документами ....................................................................................... 281 14.1. Порядок создания, получения, обработки электронных документов ............................................................................................ 281 14.2. Обязательные сведения об электронном документе................ 284 14.3. Систематизация дел электронных документов ........................ 286 Глава 15. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов ................................... 288 15.1. Учет печатей и штампов ............................................................. 288 15.2. Учет бланков документов ........................................................... 291 Глава 16. Международная переписка ........................................... 293 16.1. Международные стандарты по оформлению документов ...... 293 16.2. Форматы бумаги .......................................................................... 297 8 16.3. Бланки .......................................................................................... 299 16.4. Реквизиты международного письма .......................................... 301 Глава 17. Конфиденциальность информации и конфиденциальность документов .............................................. 312 17.1. Понятия конфиденциальности информации и конфиденциальности документов ...................................................... 312 17.2. Защита документов, содержащих коммерческую тайну ......... 318 17.3. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения ............................................................. 320 ЗАКЛЮЧЕНИЕ .................................................................................. 328 Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература ............................................................................................. 329 9 ВВЕДЕНИЕ В последнее время в различных слоях российского общества не утихают разговоры о необходимости политической и экономиче- ской модернизации страны. Так что само время определило задачу совершенствования организационной структуры и методов управле- ния как важного звена в улучшении руководства экономикой. Значи- тельное место в успешном решении этой задачи занимает документо- ведение и документационное обеспечение управления (далее — «де- лопроизводство»). Документоведение и документационное обеспечение управ- ления (делопроизводство) — это один из инструментов управления (менеджмента). Подготовка по направлению 034700 «Документоведение и ар- хивоведение» сегодня открыта во многих вузах России, получаемая выпускниками квалификация — документовед. Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед — т.е. все ведающий, знающий о документе. Чтобы много знать о доку- менте, необходимо учиться в высшем профессиональном образова- тельном учреждении. Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эво- люция, функции, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в про- фессиональном цикле, а дисциплины «Введение в документоведение и архивоведение» и «Документоведение» открывают профессиональ- ную подготовку специалиста высшей квалификации. Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или организации составляют тра- диционные, рукописные, типографские документы, документы на магнитных носителях, электронные документы и др. Велик удельный вес делопроизводственных операций в об- щем объеме управленческого труда. На работу с документами специ- алисты тратят 20-60% рабочего времени. 10 Организация делопроизводства влияет на оперативность, эко- номичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При ра- ционально организованном делопроизводственном процессе специа- листы и руководители освобождаются от несвойственных им опера- ций, повышается производительность и эффективность их труда и сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления. В правильной организации делопроизводства заложены осно- вы сохранности и эффективного использования документов в буду- щем. С целью регламентации и рационализации работы с документа- ми в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе госу- дарственной системы делопроизводства разрабатывается своя систе- ма документооборота. Цель государственной системы документаци- онного обеспечения управления — доведение до уровня общей нор- мы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации — может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рацио- нального делопроизводства. В современном мире, когда прямо или косвенно затрагивают- ся вопросы управления, неминуемо присутствует понятие «система» или система управления. Под системой следует понимать некое целостное образование, состоящее из отдельных элементов. Эти элементы связаны между со- бой энергетическими или информационными (а чаще и теми и други- ми) связями. Каждый руководитель, предприниматель (деловой человек) выступает за порядок, базирующийся на экономической и организа- ционной основах, а не на эмоциях. А это может дать система, где каждому нормальному здоровому человеку были бы предоставлены возможности приложить свои способности за достойную плату. Фор- мы управления слепо копироваться не должны, но основы управления (системы управления) должны быть заложены в организационно- штатные структуры и функциональные обязанности должностных лиц (должностные инструкции). 11 Решающим фактором в управлении выступает человек во всей сложности своей социальной сущности и психологии. Как научная дисциплина «Документоведение» тесно связано с архивоведением, информатикой, источниковедением, теорией управ- ления, правовыми дисциплинами и др. На развитие документоведения и документационного обеспе- чения управления значительное влияние оказывает теория управле- ния, поскольку в документах отражаются функции управления. В до- кументах фиксируется вся многогранная деятельность учреждений, организаций и предприятий. Рациональная организация документных работ способствует совершенствованию управленческой деятельно- сти. Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особенно в области разработки правовых аспектов управления. Важное место проблемы документоведения занимают в сфере формирования и совершенствования системы защиты информации. Документ может содержать не только открытую (общедоступную) информацию, но в отдельных случаях и конфиденциальную инфор- мацию, разглашение которой повлечет за собой нанесение ущерба ее владельцу, а также информацию, составляющую государственную тайну, разглашение которой повлечет нанесение ущерба государству. Тесная связь «Документоведения» с рядом научных дисци- плин, постоянное расширение и углубление ее в связи с научно- технической революцией означает в то же время и влияние достиже- ний теории документоведения на развитие других наук. Разработка и совершенствование методов подготовки, обра- ботки, хранения и использования документной информации, оптими- зация документных потоков, систем документации и документирова- ния оказывают значительное влияние на совершенствование управле- ния, методов исследования документов и систем документации со- предельными научными дисциплинами. Знания в области документоведения необходимы для глубоко- го и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основных теоретиче- ских положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решать вопросы подготовки, обработки документов, классификации и использования документной информации. 12 Большое значение документоведение имеет при разработке информационной базы автоматизированных систем обеспечения управления. При внедрении в организации автоматизированных си- стем обработки документов необходимо уметь использовать Обще- российские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» общероссий- ские классификаторы являются нормативными документами, распре- деляющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с еѐ классификацией (классами, группами, видами и т.д.). Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при обмене информацией меж- ду ведомствами. В учебном пособии особое внимание уделено системному рассмотрению документа — его сущности, структуре, свойствам, функциям, классификации, роли и месту в системе документной ком- муникации. Это создает теоретическую базу для последующего изу- чения разновидностей документов, функционирующих в обществе. Дисциплина «Документоведение» предшествует ряду специ- альных дисциплин, предметом изучения которых являются особенно- сти создания, обработки, распространения, хранения и использования документной информации, формирования документальных фондов государственных федеральных органов исполнительной власти, биб- лиотек, информационных центров, архивов, музеев и т. п. Для ее изу- чения важно знать современное состояние разработки тех или иных понятий, владеть специальной документоведческой терминологией. Учебное пособие содержит материалы по всем разделам дис- циплин «Введение в документоведение и архивоведение» и «Доку- ментоведение» в соответствии с рабочими программами. Освоению дисциплин способствуют контрольные вопросы, практические зада- ния, схемы, таблицы. При подготовке учебного пособия учтены новейшие офици- альные, нормативные и инструктивно-регламентирующие документы в области делопроизводства и информатики, библиотечного, изда- тельского, архивного дела (в том числе и международные стандарты), которые действуют на территории Российской Федерации. Использо- 13 ван большой массив специальных публикаций, наиболее важные из них указаны в списке литературы. Авторы глубоко уважают своих предшественников, которые исследовали в своих работах вопросы документоведения и докумен- тационного обеспечения управления, внесли значительный вклад в развитие этого научного направления. Научные работы (монографии, учебники, учебные пособия и т.д.) Г.С. Гиляревского, О.П. Коршуно- ва, Т.В. Кузнецовой, Г.Н. Швецова-Водки, Н.Н. Куняева и других советских и российских ученых внесли существенный вклад не толь- ко в теорию, но, главное в практику документоведения и документа- ционного обеспечения управления. Настоящее учебное пособие — это систематизированное из- ложение теоретических, исторических, методических и организаци- онных проблем документоведения. Авторы с благодарностью примут предложения и замечания по совершенствованию содержания и структуры учебного пособия при подготовке следующего издания. 14 |