Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 2. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ СТАНДАРТ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПО НАПРАВЛЕНИЮ 034700 «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ» 2.1. Общие положения Глубокие изменения, произошедшие в жизни России, не мог- ли не коснуться сферы образования. Новое понимание государствен- ной политики в области образования закреплено в действующей Кон- ституции и Законе РФ «Об образовании». На их основе в 1996 г. при- нят Федеральный закон «О высшем и послевузовском профессио- нальном образовании». В ст. 43 Конституции РФ указано, что «Российская Федерация устанавливает федеральные государственные образовательные стан- дарты». В соответствии с Федеральным законом «О высшем и после- вузовском профессиональном образовании» «гражданам Российской Федерации гарантируется получение на конкурсной основе бесплат- ного высшего и послевузовского профессионального образования в государственных и муниципальных образовательных учреждениях высшего профессионального образования в пределах федеральных 43 государственных образовательных стандартов...». Таким образом, новое в профессиональном образовании — это четкое определение контуров образовательного пространства по профессии рамками гос- ударственного образовательного стандарта. Разберемся, что такое стандарт. Посмотрим словари. Из сло- варя иностранных слов. (М. : Русский язык, 1984). узнаем, что слово «стандарт» происходит от английского standard и обозначает: во-первых, образец, эталон, модель, принимаемые за исход- ные для сопоставления с ними других подобных объектов; во-вторых, нормативно-технический документ, устанавлива- ющий единицы величин, термины и их определения, требования к продукции и производственным процессам, требования, обеспечива- ющие безопасность людей и сохранность материальных ценностей, и т.д. Есть и третье определение этого слова — нечто шаблонное, трафаретное, не содержащее в себе ничего оригинального, творческо- го, но к нашему стандарту это третье определение никак не подходит, и мы с вами увидим, почему. Итак, мы взяли из иностранного словаря два первых опреде- ления. Теперь посмотрим, как это слово толкуется в других словарях. Из Толкового словаря русского языка под ред. проф. Д.И. Ушакова следует, что «стандарт: 1. Типовой образец, которому должно удо- влетворять изделие по размерам, формам и качеству 2. Мерило, осно- ва чего-нибудь» (Толковый словарь русского языка. Т. 4. М. : Гос. изд-во иностранных и национальных словарей, 1940). В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова стандарт опреде- лен как «образец, которому должно соответствовать, удовлетворять что-нибудь по своим признакам, качествам, а также документ, содер- жащий в себе соответствующие сведения (офиц.)» (Ожегов С.И. Словарь русского языка. М.: Русский язык, 1990). В энциклопедическом словаре стандарт определяется как «об- разец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно- технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требо- ваний к объекту стандартизации и утверждается компетентным орга- ном» (Большой энциклопедический словарь. М. :Советская энцикло- педия, 1991. Т. 2. С. 407). 44 Из всех этих определений, которые, по сути, аналогичны, по- нятно, что стандарт устанавливает минимальные требования к чему- либо: изделию, работе, термину. Проще можно сказать, что если из- делие соответствует стандарту, — пожалуйте с ним в цивилизован- ную торговлю. А если не соответствует — продавайте свой товар с рук на «блошином рынке». Если ваша квалификация будет соответ- ствовать требованиям стандарта, вы можете занимать определенную должность. Если нет — надо подучиться или искать другую работу. Всякое качество выше стандарта может быть беспредельно, до экс- клюзива. В процессе обучения предусмотрено изучение стандартов по терминам и определениям, с требованиями к документу, качеству гербовой печати, порядку оформления обложки дел и т.д. Теперь, зная, что понимается под стандартом, разберемся, что же такое государственные образовательные стандарты. 2.2. Федеральный государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования (ФГОС ВПО) Федеральным государственным образовательным стандартам целиком посвящена ст. 5 Федерального закона «О высшем и послеву- зовском профессиональном образовании». Прежде всего в Законе четко определено назначение образовательных стандартов. «1. Федеральные государственные образовательные стандар- ты высшего профессионального образования предназначены для обеспечения: 1) единства образовательного пространства Российской Феде- рации; 2) качества высшего профессионального образования; 3) основы для объективной оценки деятельности образова- тельных учреждений, реализующих образовательные программы высшего профессионального образования; 4) признания и установления эквивалентности документов иностранных государств о высшем профессиональном образовании». Высшие и средние учебные заведения сегодня вправе сооб- разно своим возможностям и потребностям своих регионов, предпри- ятий и самих студентов вполне самостоятельно строить учебный про- цесс. Но общее регулирование, гарантию его необходимого каче- 45 ственного уровня обеспечивают государственные образовательные стандарты. Кроме того, «через государственные стандарты россий- ская высшая школа вписывается и в мировое культурно- образовательное пространство, получает необходимые правовые средства для вхождения в международные механизмы признания до- кументов об образовании, организации педагогических и научных обменов и связей» (Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. М. : Государственный ко- митет Российской Федерации по высшему образованию, 1995. С. 4). Первые образовательные стандарты были утверждены в 1996 году, в 2000 г. были разработаны стандарты второго поколения. Их принятию предшествовало подписание министром образования при- каза от 02.03.2000 № 683 «Об утверждении государственных образо- вательных стандартов высшего профессионального образования», в котором утверждался перечень направлений подготовки и специаль- ностей высшего профессионального образования. В этом перечне специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» отнесена к разделу междисциплинарных специальностей и получила код специальности 350800. В соответствии с приказом Министра образования РФ от 04.12.2003 № 4482, утвердившим новый классификатор специальностей, специальность получила код 032001 и отнесена к гуманитарным наукам. Дополнительный код 65 означает — дипломированный специалист с высшим образованием. Приказом Министерства образования и науки РФ от 28.10.2009 № 493 утвержден Федеральный государственный образо- вательный стандарт высшего профессионального образования (ФГОС ВПО), который введен в действие 1 января 2010 г. по направлению 034700.62 «Документоведение и архивоведение». Дополнительный код 62 означает — бакалавр с высшим образованием в соответствии с Основной образовательной программой. Квалификация выпускника — бакалавр по направлению «До- кументоведение и архивоведение». Стандарт начинается с того, что в нем дается квалификацион- ная характеристика бакалавра, т.е. какую работу ждут от него, что он должен уметь делать. Это очень важный пункт, так как в нем раскры- ваются все аспекты вашей будущей специальности. Вчитайтесь и осмыслите его. Он показывает, как многогранна, сложна и интересна 46 ваша будущая работа. Характеристика бакалавра-документоведа в стандарте изложена так. «Документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процес- са документирования и работы с документами и документной инфор- мацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы доку- ментационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифи- цированные формы документов, системы документации, табели до- кументов различного назначения и уровня управления, классифика- торы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, в организации текущего хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) авто- матизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базиру- ющихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготав- ливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационно- го обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документа- ционного обеспечения управления.» Следовательно, принимая вас на работу, организация вправе рассчитывать, что вы умеете делать все, перечисленное в стандарте. Далее в стандарте указывается, где может работать бакалавр. Обратите внимание, что выпускник, получивший образование по направлению «Документоведение и архивоведение», может работать 47 в учреждении любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности. Он должен быть «подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федера- ции, муниципального уровня, в государственных, общественных, ко- оперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управле- ния». Здесь же указываются и возможные должности. Это должности, требующие «высшего образования, в том числе руководителем служ- бы делопроизводства, офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя организации». Конечно, в стандарте не могут быть указаны абсолютно все возможные должности, так как служба документационного обеспече- ния управления часто имеет сложную структуру и большой штат. Многочисленные функции этой службы и возможные места работы вы узнаете уже в курсах по данному направлению. Определив область деятельности бакалавра-документоведа, стандарт устанавливает, какие же знания он должен получить в вузе, чтобы соответствовать предъявляемым к нему требованиям. Для это- го образовательный стандарт определяет обязательный минимальный набор дисциплин и минимум содержания каждой дисциплины. Государственные образовательные стандарты высшего и по- слевузовского профессионального образования состоят из федераль- ных и национально-региональных компонентов. Федеральные компоненты обязательны для всех вузов и, соот- ветственно, во всех вузах проходят эти дисциплины. Но, кроме того, каждый вуз, исходя из своих интересов и возможностей, добавляет в учебный план по специальности национально-региональные (вузов- ские) компоненты. «Федеральный компонент устанавливает обязательный мини- мум содержания каждой основной профессиональной образователь- ной программы и определяет государственные требования к миниму- му содержания и уровню подготовки выпускников по конкретным направлениям. Региональный компонент определяет ту часть содер- жания основных образовательных программ, которая отражает реги- ональные особенности подготовки бакалавров». 48 Устанавливаемые стандартом перечень и структура дисци- плин позволяют обеспечить выпуск образованных бакалавров не только с хорошей профессиональной квалификацией, но и способных к анализу сложных проблем современной жизни общества и окружа- ющей среды. 2.3. Циклы государственных образовательных программ Государственный общеобразовательный стандарт по любому направлению делит дисциплины, которые должен изучить каждый студент, на четыре цикла: Б.1 — гуманитарный, социальный и экономический цикл; Б.2 — математический, естественно-научный и программно- информационный цикл; Б.3 — профессиональный цикл; Б.4 — физическая культура; «Каждый учебный цикл имеет базовую (обязательную) часть и вариативную (профильную), устанавливаемую вузом. Вариативная (профильная) часть дает возможность расширения и (или) углубления знаний, умений и навыков и компетенций, определяемых содержани- ем базовых (обязательных) дисциплин (модулей), позволяет обучаю- щимся получить углубленные знания и навыки для успешной про- фессиональной деятельности и (или) для продолжения профессио- нального образования в магистратуре. Базовая (обязательная) часть гуманитарного, социального и экономического цикла предусматривает изучение следующих обяза- тельных дисциплин: история, философия, иностранный язык, без- опасность жизнедеятельности. По второму циклу (базовая часть) предусмотрено изучение дисциплин: математика, информатика, информационные технологии, концепции современного естествознания. По третьему циклу (базовая часть) документоведение, орга- низация и технология документационного обеспечения управления, архивоведение, государственные, муниципальные и ведомственные архивы, информационная безопасность и защита информации, кадро- вое делопроизводство и архивы документов по личному составу, ор- ганизация государственных учреждений России, административное 49 право, информационное право, гражданское право, архивное право, трудовое право, источниковедение, информационные технологии в ДОУ и архивном деле, безопасность жизнедеятельности. Таким образом, в стандарте перечислен обязательный набор дисциплин по направлению, который входит в четырехлетний учеб- ный план, составляемый каждым вузом, готовящим по направлению «Документоведение и архивоведение». Помимо обязательных дисциплин в соответствии с Федераль- ным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образо- вании» каждый вуз добавляет в учебный план дисциплины националь- но-регионального компонента и обязательно включает в каждый цикл дисциплины по выбору студента (спецкурсы и спецсеминары), устанав- ливаемые вузом и предусматривает факультативные дисциплины. Сле- довательно, учебные планы различных вузов, готовящих бакалавров- документоведов, имеют лишь единую основу, но различаются по набору дисциплин за счет вводимого внутривузовского компонента, курсов по выбору студента и факультативных курсов. И действительно, одни вузы делают больший упор на компьютерные технологии, вводя соответ- ствующие дисциплины, другие добавляют больше курсов, связанных с особенностями текстов служебных документов и их унификации, третьи делают упор на изучении закономерностей документообразования и ис- тории складывания и развития формуляра документа. Выбор дополни- тельных дисциплин чаще всего связан с тем, на базе какого факультета открывается направление, например, филологического, исторического, автоматизации, и каковы возможности вуза. Перечень дисциплин национально-регионального компонента и дисциплин по выбору студента устанавливается ученым советом самого вуза. Но стандарт не только называет обязательный набор изучае- мых дисциплин, но и излагает требования к обязательному минимуму их содержания. 2.4. Требования к результатам освоения основных образовательных программ бакалавриата Федеральный государственный образовательный стандарт установил компетентностный подход к определению квалификацион- 50 ных характеристик бакалавра-документоведа. Им предусмотрены общекультурные и профессиональные компетенции. К общекультурным компетенциям относится: владение: культурой мышления, способностью к обобщению, анализу, восприятию информации, постановке цели и выбору путей ее дости- жения; способностью уважительно и бережно относиться к истори- ческому наследию и культурным традициям, толерантно восприни- мать социальные и культурные различия; способностью и готовностью понимать движущие силы и за- кономерности исторического процесса, место личности в историче- ском процессе, политической организации общества; способностью логически верно, аргументированно и ясно строить устную речь; способностью к социальному взаимодействию на основе принятых в обществе моральных и правовых норм, проявления ува- жения к людям, толерантности к другой культуре; готовностью нести ответственность за поддержание партнерских, доверительных отно- шений, к кооперации с коллегами и работе в коллективе; способностью использовать нормативные правовые докумен- ты в своей деятельности; способностью к саморазвитию, повышению своей квалифи- кации и мастерства; способностью осознавать социальную значимость своей бу- дущей профессии, обладать высокой мотивацией к выполнению про- фессиональной деятельности; способностью понимать сущность и значение информации в развитии современного информационного общества, сознавать опас- ности и угрозы, возникающие в этом процессе, соблюдать основные требования информационной безопасности, в том числе защиты госу- дарственной тайны; основными методами, способами и средствами получения, хранения, переработки информации, навыками работы с компьюте- ром как средством управления информацией; владеть гуманистическими ценностями для сохранения и раз- вития современной цивилизации; готовностью принимать нравствен- 51 ные обязанности по отношению к окружающей природе, обществу, другим людям и самому себе; способностью использовать основные положения и методы социальных, гуманитарных и экономических наук при решении соци- альных и профессиональных задач; способностью анализировать социально значимые проблемы и процессы; способностью использовать основные законы естественнона- учных дисциплин в профессиональной деятельности, применять ме- тоды математического анализа и моделирования, теоретического и экспериментального исследования; способностью работать с информацией в глобальных компь- ютерных сетях; основными методами защиты производственного персонала и населения от возможных последствий аварий, катастроф, стихийных бедствий; средствами самостоятельного, методически правильного ис- пользования методов физического воспитания и укрепления здоровья, готовностью к достижению должного уровня физической подготов- ленности для обеспечения полноценной социальной и профессио- нальной деятельности. Профессиональные компетенции в образовательном стандарте третьего поколения дифференцированы на общепрофессиональные, научно-исследовательские, организационно-управленческие техноло- гические и проектные. К общепрофессиональным компетенциям относится владение: базовыми знаниями русского и иностранного языков; способностью использовать теоретические знания и методы исследования на практике; знаниями в области права (административное, гражданское, трудовое, специальное); базовыми знаниями в области информационных систем (язы- ки и программные алгоритмы, компьютерный практикум); базовыми знаниями систем органов государственной и муни- ципальной власти; знаниями в области всеобщей и отечественной истории, ис- точниковедения; 52 способностью понимать, критически анализировать и изла- гать историческую информацию; навыками использования компьютерной техники и информа- ционных технологий в поиске источников и литературы, использова- нии правовых баз данных, составлении библиографических и архив- ных обзоров. К научно-исследовательским компетенциям относится владе- ние: способностью применять научные методы при исследовании объектов профессиональной деятельности; основами информационно-аналитической деятельности и способностью их применять в профессиональной сфере; профессиональными знаниями основных проблем докумен- товедения и архивного дела; основными проблемами в области документоведения и архи- воведения; способностью самостоятельно работать с различными источ- никами информации; тенденциями развития информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела; способностью анализировать ситуацию на рынке информаци- онных продуктов и услуг, давать экспертную оценку современным системам электронного документооборота и ведения электронного архива; оценивать историю и современное состояние зарубежного опыта управления документами и организации их хранения; способностью анализировать ценность документов с целью их хранения; навыками составления библиографических и архивных обзоров; принципами и методами создания справочно- информационных средств к документам; навыками реферирования и аннотирования научной литера- туры, навыками редакторской работы; способностью выявлять и отбирать документы для разных типов и видов публикаций; способностью вести научно-методическую работу в государ- ственных, муниципальных архивах и архивах организаций. 53 К организационно-управленческим компетенциям бакалавра- документоведа относится владение: способностью создавать и вести единые (корпоративные) си- стемы документационного обеспечения управления в организации на базе новейших технологий; способностью организовывать работу службы документаци- онного обеспечения управления и архивного хранения документов; способностью разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы (положения, инструкции и др.) по ведению документационного обеспечения управления и архивного дела; законодательной и нормативно-методической базой докумен- тационного обеспечения управления и архивного дела; ориентиро- ваться в правовой базе смежных областей; основами трудового законодательства; правилами и нормами охраны труда; знаниями по организации секретарского обслуживания; знаниями по организации кадрового делопроизводства и до- кументированию трудовых отношений, хранению документов по личному составу; владеть принципами, методами и нормами организации, хра- нения, комплектования, учета и использования архивных документов, в том числе документов личного происхождения; навыками работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа; знаниями принципов организации различных типов и видов архивов; знаниями по организации обеспечения сохранности докумен- тов в архивах; знаниями принципов организации и функционирования ар- хивного аутсорсинга; логистическими основами организации хранения документов; К технологическим компетенциям относится владение: навыками использования компьютерной техники и информа- ционных технологий; способностью совершенствовать технологии документацион- ного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации; 54 правилами эксплуатации технических средств и способно- стью использовать технические средства в документационном обес- печении управления и архивном деле; методами защиты информации; современными системами информационного и технического обеспечения документационного обеспечения управления и управле- ния архивами; правилами подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки; правилами организации всех этапов работы с документами, в том числе архивными документами; К проектным компетенциям бакалавра-документоведа отно- сится владение: принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей; принципами организации архивных служб документационно- го обеспечения управления и архивного хранения документов в орга- низациях; методами оптимизации документопотоков; методами проведения анализа организации документацион- ного обеспечения управления и архивного хранения документов в конкретной организации; — принципами и методами организации хранения докумен- тов. Этот краткий перечень ваших знаний и умений наглядно по- казывает, как сложна, но интересна и разнообразна ваша будущая профессиональная деятельность, как много вы должны узнать и мно- гому научиться за годы учебы в вузе, чтобы стать профессионалами, глубоко владеющими культурой документа и умеющими не только грамотно составлять, оформлять документ, работать с ним, опреде- лять его ценность, но и главное, что умеют только документоведы — разрабатывать унифицированные формы документов и системы до- кументации, работать с классификаторами технико-экономической и социальной информации и внедрять автоматизированные технологии в документационное обеспечение управления каждой организации. В соответствии с требованиями стандарта в процессе обуче- ния студент последовательно проходит три вида практики: учебную 55 по документоведению, производственную по технологии документа- ционного обеспечения управления и преддипломную. Практики должны проводиться на базе конкретных организа- ций в соответствии с программами высших учебных заведений. Учебная практика проводится после изучения курса докумен- товедения (желательно в крупных организациях). Основная цель учебной практики — получение информации и приобретение первых практических навыков, связанных с выбранным направлением: озна- комление с видами документов, создаваемых в организации, изучение систем документации, функционирующих в организации, приобрете- ние практических навыков по составлению и оформлению различных видов документов. Производственная практика по технологии документацион- ного обеспечения управления предполагает изучение организации всех этапов работы с документами от получения до архивного хране- ния в конкретном учреждении. Преддипломная практика является завершающим этапом за- крепления и обобщения теоретических знаний и формирования прак- тических навыков бакалавра-документоведа. Цель этой практики — сбор необходимого материала для выполнения выпускной квалифи- кационной работы бакалавра. Преддипломную практику студенты могут проходить в любой организации, выбранной ими как объект оргпроектирования. Срок вашего обучения установлен в стандарте и составляет 4 лет на дневной форме обучения. Стандарт определяет требования к итоговой государственной аттестации. Оканчивая вуз, выпускник должен подготовить и защи- тить выпускную квалификационную работу (бакалаврскую работу). Государственный экзамен по направлению «Документоведе- ние и архивоведение», как указано в стандарте «вводится по усмотре- нию вуза». Требования к содержанию, объему и структуре выпускной квалификационной работы (бакалаврской работы), а также требова- ния к государственному экзамену (при наличии) определяются выс- шим учебным заведением. Таким образом, учебный процесс в государственном образо- вательном стандарте очерчен достаточно четко. 56 2.5. Виды профессиональной деятельности при овладении программой Одним из важнейших моментов является определение в стан- дарте возможных видов профессиональной деятельности: «При овладении программой специалист по документоведе- нию и документационному обеспечению управления может осу- ществлять следующие виды профессиональной деятельности: • организационно-управленческую; • оргпроектную; • аналитическую; • исследовательскую; • педагогическую; • консультационную. Рассмотрим эти виды деятельности. Об их появлении и разви- тии было упомянуто в предыдущей главе по истории профессии. Организационно-управленческая деятельность. Слово «ор- ганизационная» означает, что вы организуете работу; а слово «управ- ленческая» — вы управляете деятельностью каких-то других людей. Следовательно, организационно-управленческая деятельность пред- полагает, что вы руководите работой службы документационного обеспечения управления в целом или каким-то отдельным участком работы по документационному обеспечению управления. При этом, закончив вуз, вы организуете работу на научных основах, зная пере- довые методики и лучшие методы работы. А если вы будете работать секретарем-референтом небольшой компании, то на вас будут возло- жены все функции по информационно-документационному обеспече- нию ее управленческой деятельности и в одном лице вы должны ор- ганизовать и обеспечить полностью этот участок работы. Оргпроектная деятельность это работа, требующая наивысшей квалификации. Оргпроектанты, придя в организацию, изучают постановку документационного обеспечения управленческой деятельности на данный момент. Проанализировав собранные дан- ные, выявляют слабые стороны, т.е. те участки, которые нуждаются в совершенствовании. Для того чтобы провести оценку существующего порядка постановки делопроизводства, надо хорошо знать, как наилучшим образом делопроизводство должно быть поставлено, т.е. 57 иметь представление об эталонах, с которыми вы сравниваете. Кроме того, требуются безупречные знания законодательных, нормативных и методических документов, в которых отражены проблемы докумен- тирования и организации документационного обеспечения управле- ния. Сравнивая существующие положения и зная, как наилучшим об- разом этот участок или вид работы должен быть организован, делают предложения о направлениях совершенствования ДОУ. Если органи- зация эти предложения принимает, оргпроектанты разрабатывают детально конкретные участки работы. Сегодня это делается с исполь- зованием компьютерной техники и специального программного обес- печения. Принятые новые технологии закрепляются в соответствую- щих документах — инструкциях, правилах. Обычно работу по орг- проектированию завершает целый пакет разработанных организаци- онных и нормативно-методических документов. К группе оргпроек- тантов, если предполагается внедрение новых компьютерных про- грамм, подключается программист. Документоведы, занимающиеся оргпроектной деятельностью, должны постоянно быть в курсе но- вейших компьютерных программ по документационному обеспече- нию управления и знать фирмы, занимающиеся их разработкой и внедрением. Это позволит им, разрабатывая оргпроект, подобрать наиболее экономичную программу, которая будет соответствовать потребностям и особенностям конкретной организации. Аналитическая деятельность это вид деятельности, осно- ванный на применении анализа. Аналитиком может выступить спе- циалист, имеющий склонность к аналитическому мышлению. Анали- тическая деятельность является частью оргпроектных работ. Собрать исходный материал — это одна задача, а суметь его проанализиро- вать, систематизировав и сопоставив, — другая, и это умеет делать не каждый. Аналитический вид деятельности в разной степени ис- пользуется во всех видах работ. Например, при составлении справок с анализом работы структурного подразделения и т.д. Исследовательская деятельность. В нее составной частью входит и аналитическая, так как всякое научное исследование пред- полагает сбор исходных данных и их анализ. Исследовательской дея- тельностью занимаются научно-исследовательские институты, секто- ра, отделы. Первым научно-исследовательским институтом был Ин- ститут техники управления. Сегодня головным в документоведческих 58 исследованиях является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Феде- ральное архивное агентство (Росархив разработало стандарты на ор- ганизационно-распорядительную документацию, на термины и опре- деления в области делопроизводства, все нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения управ- ления: Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организа- ций, с указанием сроков хранения; Методические рекомендации по оформлению документов на основе требований государственных стандартов и др. Вся практическая работа по постановке делопроизводства ба- зируется на научных разработках этого института. Но в своей про- фессиональной деятельности нужно опираться и на научные разра- ботки Института труда, составляющего квалификационные характе- ристики специалистов. Они регламентируют содержание выполняе- мых функций работников, способствуют обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабо- чем месте (Квалификационный справочник должностей руководите- лей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37). На основании этих типовых квалификационных характери- стик составляются должностные инструкции на каждого конкретного работника службы делопроизводства. Чтобы составить типовую ква- лификационную характеристику, научные работники анализируют и сопоставляют работу многих специалистов, выполняющих одни и те же обязанности. Одно из направлений научной деятельности документоведов — унификация систем документации. Оно тесно связано с деятельно- стью Всероссийского научно-исследовательского института класси- фикации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИКИ) Госстандарта России. Научно-исследовательская работа всегда служит основой для совершенствования любого направления деятельности. Однако к это- 59 му виду деятельности надо иметь склонность, и он требует дальней- шего обучения в аспирантуре. Педагогическая деятельность. Выпускник может препода- вать документоведческие дисциплины в школах, лицеях, во всех учреждениях начального профессионального образования, колле- джах, вузах. В лицеях и школах, как правило, изучается делопроиз- водство и секретарское дело. В колледжах готовятся специалисты по делопроизводству со средним специальным образованием. И, нако- нец, специалистов высшей квалификации по документоведению и документационному обеспечению управления готовят многие вузы страны. Сегодня педагогических кадров не хватает на каждом уровне подготовки. Конечно, преподавателей для вузов готовят из выпуск- никовдокументоведов через аспирантуру. Консультационный вид деятельности раскрывает себя в са- мом названии. В последнее десятилетие появилиськомпании, специа- лизирующиеся на консультационных (консалтинговых) услугах. В них работают и документоведы, ведущие консультации по всем ас- пектам проблем, связанных с информационно-документационным обеспечением деятельности организации, особенно на базе внедрения компьютерных технологий. Специальность документоведение и ДОУ, как уже указыва- лось выше, относится к разделу междисциплинарных специально- стей. Поэтому документоведу легко адаптироваться путем специали- зации к другим видам профессиональной деятельности, связанной с разными видами информационно-документационных систем и с ин- формационными технологиями. Например, уже сегодня вузы специа- лизируются: • на документировании деятельности кадровой службы (дело- производство в кадровой службе); • проектировании информационно-документационных систем управления; • информационно-документационном обеспечении маркетин- говой деятельности; • офис-менеджменте; • информационных технологиях документационного обеспе- чения управления; 60 • организации нормативно-правового информационного обес- печения управления; • документировании деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления и др. Выпускники-документоведы, освоившие основную образо- вательную программу высшего профессионального образования по направлению 034700.62 «Документоведение и архивоведение» имеют возможность продолжать свое образование в магистратуре и аспиран- туре. Контрольные вопросы: 1. Какими документами устанавливаются федеральные госу- дарственные образовательные стандарты? 2. Для чего предназначены государственные образовательные стандарты? 3. Квалификационная характеристика документоведа. 4. Федеральный и национально-региональный компоненты образовательного стандарта. 5. Циклы государственных образовательных программ. 6. Что должен знать выпускник, окончив вуз? 7. Что должен уметь выпускник, окончив вуз? 8. Чем должен владеть выпускник, окончив вуз? 9. Учебная, производственная и преддипломная практики. Ор- ганизация и проведение. 10. Виды профессиональной деятельности. Глава 3. ДОКУМЕНТ И ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ 3.1. Понятия «документ», «информация» Подготовка по направлению «Документоведение и архивове- дение» сегодня открыта во многих вузах, получаемая выпускниками квалификация — документовед. Вдумаемся в эти названия. Ключе- вым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документо- 61 ведение и документовед — т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же это такое документ, о котором надо так много знать, что необ- ходимо учиться в высшем учебном заведении. Документ — явление сложное и древнее. Его появление, эво- люция, функции документа, требования, предъявляемые к его состав- лению и оформлению, а также порядок работы с ним изучаются в цикле общепрофессиональных дисциплин, а «Введение в документо- ведение и архивоведение» открывает профессиональную подготовку бакалавра-документоведа. В рамках данного материала остановимся лишь на значении документа, чтобы понять, почему он заслуживает такого углубленно- го изучения. Понятие «документ» имеет много определений, их мож- но найти в каждом словаре и в энциклопедии. Анализу и сопоставле- нию этих определений посвящаются специальные занятия в курсе «Документоведение». И хотя определения будут отличаться в зави- симости от акцента на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее — они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией. Понятие информация не менее сложно, чем документ и в его определении также много вариантов. Пока для целей введения в спе- циальность ограничимся определением, данным в Федеральном за- коне «Об информации, информационных технологиях и о защите ин- формации». В нем информация определяется как «сведения (сообще- ния, данные) независимо от формы их представления». Естественная потребность человека — сообщить другим о том, что он узнал, видел, о чем думал. Информация побуждает человека к размышлению, к осмыс- лению событий, фактов, к поступкам, действиям. Можно сказать, что информация является побудителем к любому действию. Только на базе информации, узнав о чем-либо, принимается решение что-то предпринять, сделать, куда-то отправиться и т.д. Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. Лишь располагая своевременно полученной и доста- точной информацией можно принять правильное решение и выиграть сражение, захватить власть, получить прибыль. Шпионаж — это тоже добыча информации о противнике или конкуренте, чтобы на ее осно- 62 ве предпринять какие-либо предупреждающие действия. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владе- ет ситуацией, тот и король. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно- технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация рас- сматривается как стратегический ресурс. Давно известны такие поня- тия, как ресурсы полезных ископаемых, трудовые ресурсы, финансо- вые ресурсы, а во второй половине XX в. появляется понятие инфор- мационные ресурсы. Но информация часто нуждается в сохранении, чтобы к ней можно было обратиться спустя какое-то время, и в пере- даче ее на расстояние. Поэтому человек ищет способ закрепить ин- формацию для передачи во времени и пространстве. Так появляется документ. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к инфор- мации во времени. 3.2. Способы документирования Способы фиксации информации, т.е. способы документирова- ния (документирование определяется стандартом на термины и опре- деления как запись информации на различных носителях по установ- ленным правилам) в течение многих веков изменялись и обогаща- лись. Проходят эволюцию и материалы, на которых можно было бы надежно закрепить информацию и сделать ее доступной для многих. В частности, законы должны знать все и поэтому в древности они вы- секались на камне. Например, в XVIII в. до н.э. вавилонские законы царя Хамму- рапи были высечены на каменном столбе высотой 2,25 м. Деяния египетских фараонов рисовались красной краской или высекались иероглифами на стенах пирамид. Для оперативной переписки приме- няли глиняные и деревянные дощечки, папирус, пергамент. Затем по- является бумага, а с XIX в. начинают быстро развиваться новые носи- 63 тели информации — фото-, фоно-, кинодокументы, в ХХ в. появля- ются магнитные ленты, цифровые носители информации. Изучению способов документирования и материалов для фик- сации информации от рукописного текста до электронного докумен- та, включая фото-, фоно-, кино- и техническое документирование, посвящены специальные разделы курса «Документоведение». Осо- бенно эти знания нужны при применении новейших информацион- ных технологий. Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего обра- зования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появ- ляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д. Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценно- стей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отра- жая в законах порядок организации и управления государством, пра- вила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мо- раль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функ- ций, иметь различные назначения. Функции документа нуждаются в детальном изучении, им посвящается раздел в курсе «Документове- дение». При появлении управляющих и управляемых структур возни- кает потребность передать управленческое решение и отчитаться в его выполнении. Конечно, возможны и устные поручения, но слово кратковременно, может быть быстро забыто, не так понято и переда- но. Если же вопрос касается передачи права на землю, дарения или дачи каких-либо привилегий, то получающий их, конечно, хочет иметь письменные подтверждения этих прав или привилегий, закреп- ления их, возможность предъявить другим, передать потомкам. Пер- воначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты, и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с появлением и развитием государства функции управления усложня- ются. Уже не отдельный человек выполняет поручения правителя, а 64 сначала группа людей, а затем специально созданный аппарат, кото- рый занимается определенным направлением управленческой дея- тельности, например, дипломатическим, учетным, управляет кон- кретной территорией и т.д. Устанавливаются информационные связи, которые закрепляются в документах. Вся управленческая деятель- ность обязательно документируется. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Ин- формация является основанием для принятия управленческих реше- ний, служит доказательством их исполнения и источником для обоб- щений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет тру- да, и как результат труда, так как принятое решение записывают, за- крепляют в документе. Но управленческие взаимосвязи сложны и формы управлен- ческой деятельности выражаются посредством соответствующих вза- имосвязанных документов: планирование — посредством подготовки различных планов, учет — в виде составления и обработки статисти- ческой, бухгалтерской и оперативно-технической документации; ин- структирование — в виде издания инструкций, методических указа- ний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, пред- писывается законом и актами государственного управления. Федеральный закон «Об информации, информационных тех- нологиях и о защите информации» в ст. 11 указывает: «В федераль- ных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ». Этот порядок закреплен в утвержденных 15.06.2009 постановлением Правительства РФ № 477 «Правилах делопроизводства в федераль- ных органах исполнительной власти». Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтер- ском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем «сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяй- 65 ственных операций», специальную статью (ст. 9) посвящает состав- лению первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таким образом, документ является одним из средств укрепле- ния законности и контроля. Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юриди- ческая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выра- жения права. Определенные документы, например, законодательно-пра- вовые акты представительных и распорядительных органов, судеб- ные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, уста- навливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридиче- ской функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. Но для того, чтобы документ выполнил функцию доказательства он должен быть оформлен надлежащим образом. 3.3. Система документации и управление Однако один документ — это единичный акт документирова- ния. Но деятельность учреждения оформляется и отражается сово- купностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Сово- купность документов, взаимосвязанных по признакам происхожде- ния, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» составляет систему документации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения», п. 34). Ряд функций управления является типовым, присущим любо- му управленческому аппарату. К таким функциям относятся, напри- мер, прогнозирование и планирование, организационно-распоря- дительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, матери- ально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в до- кументах, общих для всех учреждений, фирм. 66 Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отрас- левую систему документации в целом. В ней найдет отражение спе- цифика той или иной сферы деятельности. Некоторые системы документации будут являться предметом отдельного изучения в процессе подготовки документоведа, напри- мер бухгалтерская, статистическая, таможенная и т.д. Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить извне, но и учесть, передать по назначению, проконтроли- ровать исполнение, сохранить, определить срок его дальнейшего хране- ния, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами. Сегодня многие работы по составлению и оформлению до- кументов, их обработке и хранению проводятся с внедрением компью- терных технологий и требуют специальных знаний и умений. Таким об- разом, мы подошли ко второй части названия нашей специальности — документационное обеспечение управления. Специалист готовится к работе именно в сфере управления, так как информационные потоки там наиболее крупные и нуждаются в организации. Но фиксируют информацию, имеющую официальный харак- тер, не как попало. От документа требуется подтверждение его под- линности. Он сразу должен иметь юридическую силу. Поэтому и до- кумент с древнейших времен составляют по особым правилам, пер- воначально выработанным традициями, а затем установленными нормативными актами. В нашем государстве документы, сохранившиеся от периода до образования централизованного государства (IX-XV вв.) — дого- вора, жалованные, ссудные, вкладные и т.п. грамоты и другие доку- менты, показывают, что их составление уже тогда требовало опреде- ленных навыков, умения. Их не мог составить любой человек. В Су- дебнике 1550 г. и Соборном уложении 1649 г. имеются статьи, по- священные порядку составления документов. В процессе становления и укрепления централизованного гос- ударства складывается единая система центральных и местных пра- вительственных учреждений, выполнявших административные, воен- ные, финансовые, судебные и другие функции. Эти органы были свя- заны с высшим государственным органом и между собой. Они посто- 67 янно обменивались документами: от вышестоящих к нижестоящим, от нижестоящих к вышестоящим и между равностоящими. Здесь уже складываются определенные правила не только по оформлению до- кументов, но и работе с ними. В XVI в. слово дело начинает употребляться как собрание до- кументов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г. (Словарь русского языка (XI-XVII вв.) Вып. 4. М. : Институт русского языка АН СССР, 1977. С. 207) . В XVII в. первоначально в устной речи появляется термин «делопроизводство», означающий сам процесс решения (производ- ство) дела, «дело производить», решать вопрос, с XVIII в. термин «делопроизводство» начинает широко применяться. XVIII век приносит крупные перемены в сферу управления. Гос- ударство растет, расширяется. Петр I, побывав за границей, внедряет зарубежный опыт построения и работы госаппарата в России. Новые органы власти и управления должны работать более оперативно и, сле- довательно, увеличивается поток документов, фиксирующих и отража- ющих их деятельность. Выделяются специальные структурные подраз- деления, регулирующие документопотоки — канцелярии. Процесс до- кументирования и работы с документами начинает законодательно ре- гулироваться, и первым таким документом считается Генеральный ре- гламент 1720 г., а в XIX в. все процессы документирования и работы с документами скрупулезно расписаны в нормативных актах. Развитие человечества объективно сопровождает рост объе- мов информации и ее носителей — документов. Естественно, что ра- бота с ними требует больших трудозатрат и привлечения все больше- го количества людей, занятых в этой сфере. Резкое увеличение объе- мов документов начинает отчетливо прослеживаться в XIX веке и именно в это время изобретаются новые средства связи — телеграф, затем телефон, радио, внедряются средства размножения документов, а с конца XIX в. начинается применение пишущих машинок. Резко меняется внешний вид документа и технология работы с ним. ХХ век приносит коренные изменения в организацию труда. Возникает понятие научная организация труда — НОТ, которое каса- ется и сферы управления и в первую очередь — делопроизводства. Согласно НОТ всякую работу надо поставить наилучшим образом, 68 выполнять ее легче, быстрее и качественнее. В 1920-е годы возника- ют первые оргпроектные работы по документационному обеспече- нию управленческой деятельности, внедряющие в аппарат управле- ния различные средства механизации. Но настоящей революцией в сфере управления можно считать последнюю четверть ХХ в. — внедрение электронно-вычислительных машин. Они внесли радикальные изменения в процесс создания, об- работки и хранения документов. Требования к структурным подраз- делениям и их работникам, занятым в сфере информационно- документационного обеспечения управления, резко возросли. Таким образом, мы установили, что с развитием общества по- стоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем кото- рой выступает документ. Международный стандарт Р ИСО 15489-1 — 2007 «Управление документами. Общие требования» и определяет документ как «зафиксированная на материальном носителе иденти- фицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая орга- низацией или физическим лицом в качестве доказательств при под- тверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Па- раллельно с усложнением процесса управления увеличиваются и усложняются задачи служб, работающих с документами, и все боль- шие требования предъявляются к лицам, занимающимся этим трудом. Но и с самого начала появления официального документа, его составление, оформление, хранение требовало специальных знаний. Эту работу всегда могли выполнять только профессионалы. Контрольные вопросы: 1. Понятие «документ». 2. Понятие «информация». 3. Понятие «информационные ресурсы». 4. Понятие «документирование». 5. Документ и управление. 6. Система документов и управление. 7. Документационное обеспечение управления. 8. Международный стандарт на управление документацией. |