Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 5. СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ДОКУМЕНТУ КАК ОБЪЕКТУ ИССЛЕДОВАНИЯ 5.1. Сущность, генезис и развитие понятия «документ» Понятие «документ» является центральным, фундаменталь- ным в понятийной системе документоведения. Оно отражает призна- ки реально существующих предметов, служащих объектами практи- ческой деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию до- кументной информации в обществе. 90 Это понятие широко используется во всех сферах обществен- ной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содер- жание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. На международном уровне наиболее общим признано опреде- ление документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. В документоведении применяется следующее определение документа: «Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Согласно Федеральному закону «Об информации, информати- зации и защите информации», документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Названные в определениях признаки документа предполага- ют: наличие информации, смыслового содержания; стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечи- вающую долговременное использование и хранение документа; функциональную предназначенность для передачи информа- ции в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах. Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования тер- мина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. Слово документ (лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» — учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно озна- чало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или полу- чением чего-либо. 91 По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитыва- лось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» — учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» — ученый, «doctrina»— учение, «documentum» — то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ ис- пользовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юриди- ческое звучание и стало означать «письменное доказательство», «до- казательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, офи- циальных актов». В значении письменного свидетельства слово «до- кумент» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки. В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, — в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения: a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, со- стояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства); б) вообще любое письменное свидетельство. Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация — в значении подготовки и использования, подтвер- жденных документами доказательств и полномочий; документный — относящийся к документу. В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ по- нятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем — как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении. С XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое по- нимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский уче- ный, основоположник документации — науки о совокупности доку- ментов и области практической деятельности — Поль Отле (1868- 1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», вве- денные в научный оборот П. Отле: 92 а) любой источник информации, передачи человеческой мыс- ли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально- фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты — носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления; б) документами являются материальные объекты с зафикси- рованной информацией, собранные человеком для создания каких- либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, создан- ные человеком, так и природные, технические предметы, находящие- ся в музее; в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и вос- произведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной за- писи изображения и звука). Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель со- циальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юриди- ческого, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий — приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано. Начиная с 1950-х гг. в официальной терминологии слово «до- кумент» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно рас- пространено в 1960-1970-е гг. Документ определялся как материаль- ный объект, содержащий информацию для ее распространения в про- странстве и времени (включая и так называемые трехмерные произ- ведения искусства — архитектуру и скульптуру). В 1980-х — начале 1990-х гг. используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного доку- 93 мента, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторических реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Гра- ницы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использо- вание. Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина «документ», связанного с понятием «информация» и «ком- муникация». Существенный вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информа- тике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.И. Ми- хайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецов- Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев). В 1960-е гг. А.И. Михайлов, А.И. Черный и Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функци- ональный признак документа. Согласно их определению, документ — это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и вре- мени. В России в начале 1990-х гг. практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ», О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект — носитель социальной информации. Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается для решения теоретических или практических задач. 94 5.2. Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель» Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназна- ченные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном за- коне «Об информации, информатизации и защите информации» за- креплено следующее определение понятия информация: «Информа- ция — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, так же, как и каждый человек в отдельно- сти, может существовать, только обмениваясь информацией. В ны- нешних условиях очень важно вовремя получить нужную информа- цию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информа- цией, тот владеет ситуацией. Основным инструментом информатизации всех областей че- ловеческой деятельности являются информационные системы. Ин- формационные системы (ИС) — системы хранения, обработки, пре- образования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя: • информационные ресурсы — документы и массивы доку- ментов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.); • информационные массивы, представляющие собой упорядо- ченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности; • информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации; • различные средства, обеспечивающие реализацию инфор- мационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистиче- ские, правовые, организационные и др. На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных ба- зах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях 95 информации. Эта информация применяется повсеместно — в библио- теках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях. База данных — это набор данных, достаточный для достиже- ния установленной цели и представленный на машиночитаемом но- сителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную пе- реработку содержащейся информации. Банк данных — это автоматизированная информационная си- стема, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации. Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связа- на с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет опреде- ленную специфику, выражающуюся в следующем: а) документ является носителем социальной информации, со- зданной человеком для использования в обществе; б) документ предполагает наличие семантической (смысло- вой) информации, являющейся результатом интеллектуальной дея- тельности человека. Наличие содержания — один из главных отличи- тельных признаков документа. Бессмысленная информация докумен- том быть не может; в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершен- ное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным доку- ментом. Исключение составляют незаконченные литературные про- изведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творче- ский процесс их создателя (писателя, ученого, художника); г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл зако- дированного текста можно понять, зная лишь знаковую систему ко- дирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно пере- дать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (ком- муниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность деко- дировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость — обязательное свойство любого документного сообщения; 96 д) документ — это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, — посред- ством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.; е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма. Сама информация не выступает достаточным признаком до- кумента. Материальная составляющая — одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа — это его веще- ственная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Материальную составляющую документа определяет носи- тель информации (материальный носитель) — материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне ма- териального носителя невозможно. Функция материальных объектов обусловила их особую, спе- цифическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, журналов, буклетов, микроафиш, маг- нитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и перга- ментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность доку- ментам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных комму- никациях. Однако специальная форма объекта также не может слу- жить единственным критерием для того, чтобы считать его докумен- том (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая иденти- фикация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем со- общения, текста. Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа — одна из основных особенно- стей его как известной системы. При отсутствии одной из перечис- ленных характеристик нет единства, а следовательно, и документа. 97 5.3. Свойства, признаки и функции документа Документ — сложный объект, представляющий собой един- ство информации и материального (вещественного) носителя. Выяс- нить его сущность — это задача, которая решается с помощью си- стемного подхода — методологического направления в науке, ставя- щего своей задачей разработку средств, методов исследования слож- ноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, со- ставленное из частей, соединение). Документ представляет собой систему— множество законо- мерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняю- щих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной. Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подси- стемами будут информационная и материальная (вещественная, суб- станциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объ- единенные в сложное целое. Подсистемой документа может высту- пать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое — это единство составляющих его эле- ментов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зре- ния совокупности документов, собранных в фондах органов инфор- мации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом. Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризую- щие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную само- стоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, при- годность документа для использования в социальной коммуникации. 98 При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэто- му, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей систе- мы (целого) является в данном случае документ. Именно этим опре- деляются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования. Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обу- словливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отли- чие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне при- сущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие: а) атрибутивность, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная си- стема состоит из двух основных слагаемых — информационной и ма- териальной. Отсутствие одной из составляющих превращает доку- мент в недокумент (в устную речь, вещь); б) функциональность, т.е. его предназначенность для переда- чи информации в пространстве и времени. Документ — полифункци- ональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребно- стями общества в информации, знаниях; в) структурность, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность са- мому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций доку- менты. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и дол- говременность хранения документа. 99 К отличительным признакамдокумента относятся: а) наличие смыслового семантического содержания. Доку- мент — носитель смысла, который передается совокупностью после- довательных знаков. б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долго- временную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в про- странстве и времени; в) предназначенность для использования в социальной ком- муникации. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации; г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование за- вершенности является относительным, поскольку имеется ряд неза- вершенных сообщений, имеющих особое значение для научных ис- следований (наброски, черновики, эскизы). Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обще- ству функции. Функциядокумента — это его общественная роль, со- циальное назначение, цель, задача. Документ — объект, выполняю- щий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы: а) главная, наиболее обобщающая функция документа — это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве; б) общие функции документа характерны для всех докумен- тов, независимо от их типа и вида: 1. Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить ис- точником информации, знаний. Основным критерием информативно- сти документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информацион- ная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появле- 100 ния любого из них. Информационная функция имеет сложную струк- туру. В ее состав входят фиксация, сохранение, передача информа- ции; 2. Коммуникативная функция — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуника- тивной функции можно выделить две подфункции, которым соответ- ствуют две категории документов: — документы, ориентированные в определенном направле- нии: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструк- ции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); — документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы); 3. Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информа- цию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений; в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним отно- сятся: 1. Управленческая или регулятивная функция — осуществля- ется документами, которые созданы для целей управления и в про- цессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, ре- шения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управле- ния. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации; 2. Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведе- ний). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, слу- жащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения; 3. Функция учета дает количественную характеристику ин- формации — это регистрация и группировка в цифровом выражении 101 информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. До- кументы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово- экономические документы); 4. Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изу- чения процессов и явлений природы и общества. Это назначение до- кумента состоит в обеспечении общего и профессионального процес- са обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также науч- ной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР); 5. Общекультурная функция — способность документа содей- ствовать развитию культуры общества, выступать средством закреп- ления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценно- стей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литератур- но-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фото- графия, открытка, гравюра и др.); 6. Мемориальная (памятниковая) функция — способность до- кумента служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к дру- гому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефак- там), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникаль- ные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней сре- де документы); 7. Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования сво- бодного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.). К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского автори- тета и др. Количество специальных функций документа, как и по- требностей общества, неисчислимо. Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако поли- 102 функциональность документа не исключает доминирующей роли од- ной его функции (учебник — учебная, указ — правовая, афиша — рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отно- шениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время действия которых ограничено (комму- никативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно дей- ствующие (информационная, социальная). Знание функций документа позволяет уяснить его целевое назначение (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ — для детей, взрослых, специалистов, сту- дентов и т.д.), с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначе- ния документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа. Знание функций документа позволяет: • определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания; • правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных чита- тельских потребностей общества; • осуществить научную классификацию и типологию доку- мента (распределение документов по разным признакам на виды и типы); • определить наиболее оптимальные пути и средства его изго- товления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.; • разработать теоретические основы документоведения, сфор- мировать его понятийный аппарат и т.д. Функции документов выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве. Контрольные вопросы: 1. Понятие документ в документоведении. 2. Признаки документа. 3. Что предполагают признаки документа? 103 4. Эволюция документационного понятия документ. 5. Различное толкование слова «документ». 6. Понятие информация. 7. Что включает в себя информационная система ( ИС)? 8. Что представляет собой база данных? 9. Что представляет собой банк данных? 10. Специфика информации, содержащейся в документе. 11. Понятие «материальная составляющая документа». 12. Понятие носитель информации (материальный носитель). 13. Понятие «документ как целое». 14. Что понимается под свойством документа? 15. Наиболее существенные свойства документа. 16. Отличительные признаки документа. 17. Понятие функции документа. 18. Группы функций. 19. Что понимается под информационной функцией? 20. Что понимается под коммуникативной функцией? 21. Что понимается под кумулятивной функцией? 22. Специальные функции. 23. Что позволяет определить (узнать) знание функций доку- мента? |