Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 14. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 14.1. Порядок создания, получения, обработки электронных документов Основным источником, определяющим особенности работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел VI (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 и Постановлением Пра- вительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Последним Постановлением Правительства РФ установлены дополнительно понятия: «электронный образ документа» — электронная копия доку- мента, изготовленного на бумажном носителе; »сканирование документа» — получение электронного образа документа; «система электронного документооборота» — информацион- ная система, обеспечивающая сбор документов (включение докумен- тов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним; «электронный документооборот» — документооборот с при- менением информационной системы. Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответ- ствуют понятиям, определенным в законодательстве РФ». Условия, определяющие особенности работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти. В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе ис- полнительной власти устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного доку- ментооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений. 285 В федеральном органе исполнительной власти создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного до- кументооборота. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением от- тиска печати и изображения Государственного герба РФ. При передаче электронных документов в другие государ- ственные органы документы заверяются электронной подписью фе- дерального органа исполнительной власти — автора документа в со- ответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи». При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнитель- ной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем феде- рального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Фе- дерального архивного агентства и в соответствии с перечнем доку- ментов, создание, хранение и использование которых может осу- ществляться исключительно в форме электронных документов. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа ис- полнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством. Электронные документы создаются, обрабатываются и хра- нятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Система электронного документооборота 286 федерального органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых ком- муникаций Российской Федерации. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении электронных документов, подписанных элек- тронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи. При передаче поступивших электронных документов на рас- смотрение руководителя федерального органа исполнительной вла- сти, направлении электронных документов в структурные подразде- ления и ответственным исполнителям федерального органа исполни- тельной власти, отправке электронных документов и хранении элек- тронных документов вместе с электронными документами передают- ся (направляются, хранятся) их регистрационные данные. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнитель- ной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнитель- ной власти на бумажном носителе, включаются в систему электрон- ного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравне- ния с подлинником документа. Единицей учета электронного документа является электрон- ный документ, зарегистрированный в системе электронного докумен- тооборота федерального органа исполнительной власти. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ве- дется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хра- нению в установленном порядке в федеральном органе исполнитель- ной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных до- кументов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электрон- ных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвер- жденного руководителем федерального органа исполнительной власти.» 287 14.2. Обязательные сведения об электронном документе В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в со- ответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о доку- менте, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соот- ветствии с приведенной таблицей. Наименование све- дений о документе Характеристика информации, включаемой в реги- страционно-контрольную карточку 1. Адресант Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отпра- вителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обраще- нии гражданина) 2. Адресат Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получа- теля документа (в соответствии с реквизитом «Адре- сат») 3. Должность, фами- лия и инициалы ли- ца, подписавшего документ В соответствии с реквизитом «Подпись» 4. Вид документа В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания до- кумента 5. Дата документа В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует 6. Номер документа В соответствии с номером, присвоенном документу автором 7. Дата поступления документа Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) 8. Входящий номер документа Номер, проставленный в отметке о поступлении (вхо- дящем штампе) 9. Ссылка на исхо- дящий номер и дату документа В соответствии со сведениями, указанными в соответ- ствующем реквизите 288 10. Наименование текста Краткое содержание документа (заголовок к тексту) 11. Индекс дела Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа 12. Сведения о пере- адресации докумен- та На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению») 13. Количество ли- стов основного до- кумента Количество листов основного документа 14. Количество при- ложений Количество приложений 15. Общее количе- ство листов прило- жений Общее количество листов приложений 16. Указания по ис- полнению документа Резолюция, или поручение руководителя, определяю- щее характер исполнения документа и срок исполне- ния 17. Должность, фа- милия и инициалы исполнителя Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о кон- фиденциальности В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения до- ступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотре- но включение в систему электронного документооборота федераль- ного органа исполнительной власти дополнительных сведений о до- кументах. В состав дополнительных сведений об электронном доку- менте могут быть включены сведения: наименование автора доку- мента (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) элек- тронного документа), отметка о переносе срока исполнения докумен- та, срок хранения документа, наименования приложений к электрон- ному документу, ключевые слова и др. Рассмотрим приложение к Правилам делопроизводства в фе- деральных органах исполнительной власти. 289 Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного доку- ментооборота федеральных органов исполнительной власти 1. Адресант 2. Адресат 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего до- кумент 4. Вид документа 5. Дата документа 6. Номер документа 7. Дата поступления документа 8. Входящий номер документа 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа 10. Наименование документа 11. Индекс дела 12. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Количество приложений 15. Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности. 14.3. Систематизация дел электронных документов Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного элек- тронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по ин- формационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соот- ветствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О поряд- ке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Со- брание законодательства Российской Федерации, 2006 № 19, ст. 290 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почто- вому адресу, указанному в обращении. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа ис- полнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголо- вок дела включается указание «Электронные документы», например: Переписка об административно-хозяйственном обслужи- вании. Электронные документы Сроки хранения электронных документов соответствуют сро- кам хранения документов, установленных законодательными и ины- ми нормативными правовыми актами Российской Федерации, типо- выми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств, нормативных и методических до- кументов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела. Экспертиза ценности электронных документов осуществляет- ся в общем порядке, установленном в отношении документов на бу- мажном носителе. После истечения срока, установленного для хране- ния электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем феде- рального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Поступившие из структурных подразделений в архив феде- рального органа исполнительной власти электронные документы пе- редаются по описям с оформлением акта приема-передачи электрон- ных документов на архивное хранение. Контрольные вопросы: 1. Основной источник, определяющий особенности работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти? 291 2. Порядок включения документов, создаваемых в федераль- ных органах исполнительной власти и получаемых федеральными органами исполнительной власти на бумажных носителях, в систему электронного документооборота? 3. Какой порядок составления, оформления и согласования проектов электронных документов? 4. Для чего служит электронная цифровая подпись? 5. Назовите обязательные сведения об электронном докумен- те, включаемые в РКК? 6. Какая отличительная фраза (указание) должна быть написа- на в номенклатуре дел в заголовке электронного дела? 7. Какой существует порядок экспертизы ценности электрон- ных документов? Глава 15. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 15.1. Учет печатей и штампов Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесе- ния оттисков на бумагу (ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведе- нием Государственного герба Российской Федерации. Форма, разме- ры и технические требования). Штамп — устройство прямоугольной формы для проставле- ния отметок справочного характера о получении, регистрации, про- хождении, исполнении документов и др. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2- ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Россий- ской Федерации от 8 января 1996 г. № 2, ст. 123) применяют печати с изображением Государственного герба РФ. Кроме печати с изображением Государственного герба РФ в федеральном органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий 292 документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий»), метал- лические выжимные печати для опечатывания помещений. Инструкция по делопроизводству должна определить виды и количество печатей, применяемых в федеральном органе исполни- тельной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изго- товления печатей и их количестве принимает руководство федераль- ного органа исполнительной власти по согласованию с руководите- лем Службы делопроизводства. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в со- ответствующих подразделениях и передаются в административно- хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей. В случае служебной необходимости по решению руководите- ля федерального органа исполнительной власти допускается изготов- ление дополнительных экземпляров печатей. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должност- ных лиц, которым или приказом федерального органа исполнитель- ной власти, или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия. В инструкции по делопроизводству устанавливается: — подразделение федерального органа исполнительной вла- сти, на которое возложен учет печатей и штампов; — форма журнала учета печатей и штампов и порядок веде- ния журнала; — порядок выдачи печатей и штампов работникам федераль- ного органа исполнительной власти; — порядок хранения печатей и штампов; — ответственность работников за нарушение порядка приме- нения печатей и штампов, утерю печатей или штампов; — порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразде- лениях федерального органа исполнительной власти; — порядок уничтожения печатей и штампов. В инструкции по делопроизводству устанавливается, что: 293 — учет имеющихся в федеральном органе исполнительной власти печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба федерального органа исполнительной власти в журнале (при- ложение 11) с проставлением их оттисков (листы журнала учета пе- чатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются); Приложение 11 Журнал учета печатей и штампов — выдача печатей и штампов работникам, персонально ответ- ственным за их использование и хранение, осуществляется под рос- пись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помеще- ний, занимаемых федеральным органом исполнительной власти, не допускается. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба РФ возла- гается на руководителя федерального органа исполнительной власти, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих под- разделений. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. 294 Порядок хранения печатей и штампов, правильность их ис- пользования в структурных подразделениях проверяется подразделе- нием, ответственным за учет печатей. 15.2. Учет бланков документов Организация работы по изготовлению и учету бланков доку- ментов федерального органа исполнительной власти возлагается на административно-хозяйственную службу, которая: — получает от службы делопроизводства заявки на изготов- ление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты); — оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; — осуществляет получение, учет поступления бланков (при- ложение 12) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов. Приложение 12 ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ Журнал учета поступления бланков Журнал учета выдачи бланков в структурных подразделениях 1 2 3 4 5 6 Наименование вида бланка Дата посту- пления Дата и № сопроводи- тельного документа Наименование организации- поставщика бланков Кол-во экз. бланков Серия и номера гербовых бланков Наименование вида гербового бланка Кол-во экз. бланков Серия и номера гербовых бланков Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя Расписка в получении Примечание 295 Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типограф- ским способом, в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти бланки документов нумеруются типограф- ским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Поряд- ковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны блан- ка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале уче- та выдачи бланков (приложение 30). Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что: — бланки выдаются работникам, ответственным за делопро- изводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков; — в структурных подразделениях бланки документов исполь- зуются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шка- фах; — передача бланков другим организациям и лицам не допус- кается; — ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений; — испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков. Контрольные вопросы: 1. Что собой представляет гербовая печать? 2. Каким документом определяются требования к гербовым печатям? 3. Какие печати, кроме гербовых, могут быть в федеральном органе исполнительной власти? 4. Каким документом определяется вид и количество печатей в федеральном органе исполнительной власти? 5. Чьи подписи заверяются гербовой печатью федерального органа исполнительной власти? 6. Что должна установить Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти относительно печатей и штампов? 296 7. Какое подразделение ведет учет печатей и штампов в феде- ральном органе исполнительной власти, и каким образом? 8. Какое подразделение федерального органа исполнительной власти организует работу по изготовлению и обеспечению исполни- телей бланками? 9. Порядок выдачи бланков в федеральном органе исполни- тельной власти. 10. Какие моменты должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, ка- сающиеся бланков? |