Е. В. Зайцева
 Скачать 2.31 Mb.
|
|
Основные методы организации кадрового делопроизводства Сегодня есть три способа организовать кадровое делопроизводство в организации. Первый – создать управление или отдел кадров, укомплектовать его сотрудниками и поручить им ведение всех личных дел сотрудников. Такой способ выбирают крупные организации, с огромным штатом, у которых такая структура сложилась, так сказать, исторически. Следует учитывать, что, наняв всего одного, пусть даже высококлассного, кадровика, вы не решите свою проблему, если у вас в штате больше 50 человек. Второй способ – возложить обязанности по кадровому учету на бухгалтерию или секретариат. Но вряд ли аудиторские проверки в таком случае порадуют вас своими результатами. К тому же само кадровое делопроизводство сведется к минимуму – оформлению трудовых книжек и стандартных бланков документов. Третий способ, который широко применяется заграницей и становится все более популярными в нашей стране, – аутсорсинг кадрового делопроизводства. Он предполагает передачу кадрового делопроизводства компании, специализирующейся в данной отрасли. Основные его преимущества 1) позволяет минимизировать затраты на содержание штата сотрудников 2) гарантирует качественное выполнение поставленных задач, как отмечают Л. В. Труха- нович и Д. Л. Щур 18 Компания, специализирующаяся на аутсорсинге кадрового делопроизводства, будет четко следовать всем нормам закона, придер- 18 См Труханович Л. В Щур Д. Л. Справочник по кадровому делопроизводству. МС 40 живаться внутренних правил оформления и составления отчетов и сроков их сдачи в государственные органы. Кроме того, организация, передавшая свой кадровый учет, будет избавлена от возможных неприятностей при внеплановых проверках и т. д. Даже в целях экономии места и пространства, освободившегося входе передачи дел в стороннюю компанию, аутсорсинг – выгодное предложение. Функции аутсорсинга в кадровом делопроизводстве позволяет сфокусировать внимание на основных бизнес- процессах уменьшает расходы по инвестициям в неосновные фонды позволяет оперативно реагировать на колебания рынка и передислокацию внутри компании приводит к сокращению расходов, связанных с оплатой труда сотрудников, их обучением и информационной поддержкой нет необходимости расширять штат сотрудников за счет формирования отдела кадров аутсорсинговая компания всегда гарантирует профессиональную ответственность. Более того, не все руководители задумываются, что кадровое делопроизводство – это еще и высокий риск понести наказание за неверно составленные документы. Так, руководство организации и ответственные лица могут понести наказание в связи сне- верно оформленной документацией касательно увольнения сотрудника. Если последний подаст иск в суд, то организацию могут привлечь к административной ответственности, вплоть до наложения штрафа за незаконное увольнение. А если вся документация ведется верно, с соблюдением всех норм законодательства, руководство будет защищено от исковых тяжб и административных санкций. Независимо от организационно-правовой формы предприятия, масштаба и вида его деятельности ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством обязательно кис- полнению. При неполном или неправильном кадровом делопроизводстве службы или должностные лица отдела кадров подвергают компанию финансовым рискам, при этом руководителя предприятия может ожидать внушительный персональный штраф. Очень важно, чтобы все формы отчетности, кадровые документы, договоры и ведомости учета рабочего времени соответствовали требованиям Госкомстата РФ и действующему трудовому законода- тельству. Таким образом, постановка и ведение кадрового делопроизводства более чем ответственное дело, ведь таким образом напрямую в документальной форме отражаются взаимоотношения работодателя и наемного персонала. Трудовые договоры различных типов, отражающие обязанности и права сторон, очень часто играют решающую роль при возможных разногласиях между сотрудником и предприятием (если быть точными – его руководителем). От грамотно принятой формы и метода ведения кадрового делопроизводства зависит успех компании. Кадровое делопроизводство подчиняется общим требованиям к документированию, оперативному и архивному хранению, определяемым в ГОСТах, перечнях и других нормативных документах. Р. С. Якупов отмечает, что кадровое делопроизводствоотлича- ется от общего делопроизводства тем, что ведется самими работниками кадровой службы документирование трудовой деятельности работников требует создания большого количества сложных документов требует от работников кадровой службы профессиональной компетентности, так как эти документы играют большую роль в жизни человека (начисления пенсии по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца, получение социальных льгот и т. д контролируется Трудовой инспекцией Российской Федерации при Министерстве труда и социальной защиты 19 Сложность документирования кадровой деятельностив том, что никогда не разрабатывался единый комплексный нормативный документ общего действия, в котором были бы установлены требования к составу и оформлению документации по личному составу См Якупов Р. С. Кадровое делопроизводство. Ростов-на-Дону, 2008. СВ советский период кадровые нормативные документы доходили до кадровых служб в обязательном порядке через вышестоящие организации. Сегодня кадровики могут и не знать об отмене или принятии того или иного нормативного акта. В настоящее время отсутствует профессиональная подготовка кадровиков. Ни одно высшее учебное заведение не вело до недавнего времени подготовку таких специалистов. Вся работа кадровых служб и каждого работника, занимающегося кадровыми вопросами, базируется на законодательных, норма- тивно-правовых и нормативно-методических документах, регламентирующих кадровую деятельность. Конечно, прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации, который принят Государственной думой РФ 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ. Кадровая служба не должна ограничиваться только Трудовым кодексом РФ, для ее работников обязательны знания и других законодательных актов, указов Президента, постановлений Правительства РФ и субъекта РФ, на территории которого находится организация, имеющая отношение к выполняемым кадровой службой функциям. Но помимо законодательных актов для работы кадровика не меньшее значение имеет знание всех нормативных и норма- тивно-методических документов, определяющих порядок составления, оформления и ведения кадровой документации. Всякая ошибка или небрежность, допущенная в оформлении кадровых документов, приводит к тяжелым последствиям для граждан, лишенных из-за оплошности кадровика льгот, потерявших стаж работы и вынужденных проводить титаническую работу по подтверждению своих прав. Можно сказать, что кадровые документы составляют отдельную систему документов, их составление и оформление имеет свою специфику. Они во многом унифицированы, и большинство операций по движению кадров оформляется утвержденными унифицированными формами документов. Е. В. Зайцева и Н. В. Гончарова выделяют кроме специфики составления и оформления работу с кадровыми документами, которая подчиняется и общим правилам, установленным для всех официальных документов. Поэтому служба кадров или кадровик, если он один, обязаны иметь весь пакет нормативно-методических документов, определяющих порядок работы с документами в любой организации 20 Чтобы правильно составлять, оформлять и вести кадровую документацию, работнику кадровой службы, кроме законодательных актов, необходимо учитывать следующие документы ГОСТ Р 7.0.97- 2016, Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 г. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Мы подошли к одной из важнейших функций документа сохранение информации. В зависимости от значимости информации, отраженной в документе, он может иметь различные сроки хранения постоянно, долговременно, временно. Документы по личному составу, создающиеся в службе кадров, имеют долговременный срок хранения – 50/75 лет. Этого времени обычно бывает достаточно, чтобы человек собрал необходимые ему справки о трудовой деятельности. Конечно, не все документы, отражающие деятельность кадровых служб, имеют такой срок хранения. Отдельные документы имеют постоянный срок хранения, большинство документов, наоборот, имеют различные временные сроки хранения – 3 года (например, графики отпусков, 5 лет (например, справки, характеристики, представления, переписка по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими, 10 лет (например, протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий) и т. д. Дела с документами постоянного, долговременного и временного сроков хранения по-разному обрабатываются и хранятся См Зайцева Е. В Гончарова Н. В Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления : учеб.-метод. пособие. Екатеринбург, 2017. С. 153. Конечно, работник службы кадров не должен держать в памяти сроки хранения каждого документа. Но обязательно в отделе надо иметь перечень документов с указанием сроков их хранения, чтобы при необходимости уточнить срок хранения конкретного документа. В каждом структурном подразделении, в том числе ив отделе кадров, откладываются документы. Чтобы любой документ можно было оперативно найти, документы должны быть классифицированы, те. разложены по делам по признакам их сходства. Для планирования распределения документов вдела служит номенклатура дел – список дел, которые ведутся в отделе в течение года. Не менее важны положения и правила о порядке проведения экспертизы ценности документов, те. установление сроков их хранения, исходя из их практической и исторической значимости (рис. Рис. 7. Характеристики номенклатуры дел организации В случае изменения функций и структуры органа власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива Один разв лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа власти документы Номенклатура дел Утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией органа власти руководителем органа власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года Составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений Экспертизу ценности документов могут проводить только постоянно действующие экспертные комиссии организации, назначаемые приказом или распоряжением руководителя. В их состав должен входить и работник службы кадров, его задача – обеспечить сохранность документов по личному составу, имеющих длительный лет) срок хранения. Фактически именно эти комиссии составляют акты на уничтожение документов, сроки хранения которых истекли. Порядок организации экспертных комиссий, их работа, оформление результатов экспертизы также подробно изложены в правилах работы архивов. Если же в организации еще нет архива и все дела уволенных хранит сама служба кадров, правила становятся незаменимым методическим материалом по вопросам архивного хранения документов. Еще один документ, которым пользуется каждый работник кадровой службы, – это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г 225 О трудовых книжках. Хотя его знает каждый работник службы кадров, он также всегда должен быть под рукой 21 Должностная инструкция – важнейший организационно-пра- вовой документ работника, заслуживающий отдельного детального рассмотрения. Именно на должностную инструкцию опирается сотрудник, отстаивающий свои права. Должностная инструкция должна быть не только на каждого работника кадровой службы, но и на каждого работника организации в целом. К составлению этого документа и работе с ним сотрудники кадровой службы имеют прямое отношение. Еще один вид документов, который должен быть в кадровой службе, – примерные инструкции и методические рекомендации: Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (Росархив, 2018); Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД; Организационно-распоря- дительная документация Требования к оформлению документов (Росархив, ВНИИДАД, 2018); Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, ВНИИДАД, 2010) и др. Помимо общегосударственных нормативно-методических документов в кадровой службе должна быть группа документов См Кирсанова МВ Трудовая книжка, новые правила ведения и хранения. МС с организационными и нормативно-методическими документами своей организации, которые также определяют, учитывая специфику, многие моменты документирования и работы с документами по личному составу. К таким документам, прежде всего, относится устав организации как главный организационный документ, определяющий цели, задачи и функции организации. Конечно, в отделе кадров будет его копия. В нем есть статьи о руководстве, необходимом кворуме при избрании должностных лиц, порядке подписания документов и многие другие моменты, важные для службы кадров. Служба кадров, как и любое другое структурное подразделение, должна иметь о себе положение. Положение о структурном подразделении – очень важный для него документ. В нем определены цели, задачи, функции, руководство и, что особенно ценно, права. Какие права в Положении о структурном подразделении записаны, такие оно и имеет. Поэтому, готовя этот документ, раздел «права» продумывают особенно детально. Положение имеет унифицированную внешнюю форму и унифицированную структуру содержания. Кадровая документация составляет часть единой системы документации учреждения в целом, и поэтому в службе кадров все обязаны руководствоваться инструкцией по делопроизводству своей организации. Кроме того, в последние годы все большее распространение получили табель и альбом форм документов организации, куда кадровая документация входит составной частью. Как показывает практика, наличие большого объема норма- тивно-правовой и нормативно-методической документации, в которой регламентирован порядок оформления, составления документов и работы сними, обязывает сотрудника кадровой службы владеть обширными знаниями по вопросам делопроизводства. На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. Кадровое делопроизводство – это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления человеческими ресурсами. Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законо- дательством. Вопросы для самопроверки. Для чего проводится диагностика системы управления персоналом. Перечислите основные цели и задачи управления персоналом. Перечислите основные функции менеджера по персоналу. На основании чего определяется количественный состав службы управления персоналом. Какие знания должен иметь менеджер по персоналу Глава ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ Эффективность системы управления человеческими ресурсами зависит от результатов деятельности как службы управления персоналом, таки руководства организации в целом. Основными критериями, оценивающими эффективность системы управления человеческими ресурсами, являются оценка соответствия уровня организации работы по управлению человеческими ресурсами локальным нормативным актом оценка социальной эффективности системы управления человеческими ресурсами организации оценка экономической эффективности системы управления человеческими ресурсами организации. При оценке эффективности системы управления человеческими ресурсами важно проанализировать результаты работы кадровой службы. Аудит работы службы управления человеческими ресурсами это оценка реализации стратегических и тактических целей кадровой политики, качества разработки корпоративных стандартов и их соблюдения, вклада кадровой службы в повышение социальной и экономической эффективности деятельности организации. Российской особенностью организации деятельности служб управления человеческими ресурсами является перестройка их работы в соответствии со стратегическими планами предприятий. Для оценки эффективности службы управления персоналом определяется ее вклад в результаты деятельности предприятия и соблюдение нормативно-правовых и локальных нормативных актов службой. Аудит позволяет определить социальную и экономическую эффективность системы управления человеческими ресурсами, наметить пути ее совершенствования. А удит человеческих ресурсов это исследование и оценка состояния человеческих ресурсов на предприятии которая начинается с определения задач аудиторской проверки. В процессе аудита сравниваются фактическое состояние управления человеческими ресурсами и поставленные стратегические цели. Обычно изучаются документы кадрового управления, относящиеся к вопросам управления человеческими ресурсами, которые обычно включают трудовые договоры или коллективные контракты, положения о премировании или стимулировании, должностные инструкции и т. п. Также рассматриваются происшествия, случившиеся на предприятии особенности отбора персонала для трудоустройства возможности служебного роста сотрудников предприятия результаты собеседований с кандидатами текучесть кадров на предприятии количество должностных переводов система оплаты труда график работы результаты аттестации рабочих мест охрана труда и профессиональные заболевания открытые вакансии причины увольнений квалификационные требования система стимулирования работников предприятия программы обучения и повышения квалификации результаты опроса для выявления морально-психологичес- кого климата в организации. В процессе аудита необходимо проведение глубоких интервью с сотрудниками предприятия для получения наиболее полной информации о состоянии управления человеческими ресурсами на предприятии. Для проведения интервью привлекаются сторонние консультанты для избегания конфликтных ситуаций и повышения объективности выводов. По окончании аудиторской проверки готовится отчет, в котором отражаются применяемые методики, описывается текущая ситуация и даются рекомендации по повышению эффективности управления человеческими ресурсами. Важно помнить, что при аудите человеческих ресурсов необходимо соблюдать правила защиты персональных данных. При составлении отчета некоторые работодатели неготовы знакомить сотрудников с результатами обследования, а другие, наоборот, предоставляют возможность сотрудникам прокомментировать результаты проведенного аудита. Наиболее часто выявляемой проблемой является недоступность полной информации о нестандартных ситуациях (степень тяжести несчастных случаев, нарушения трудовой дисциплины и т. п. Во многом эта проблема может быть снята наличием информационной системы, включающей достоверную информацию о человеческих ресурсах. Такие системы обычно преследуют следующие цели повышение эффективности работы с документацией, сокращение ручной работы и количества необходимых для заполнения бланков повышение оперативности предоставления информации, необходимой для принятия управленческих решений повышение эффективности стратегического планирования и прогнозирования потребности в человеческих ресурсах. Помимо этого, информационные системы автоматизируют процесс начисления заработной платы и дополнительного стимулирования деятельности сотрудников, предоставление налоговых вычетов, начисление страховых взносов, интегрируют расчеты с бухгалтерской программой. Данные системы содержат базу данных о сотрудниках предприятия, учетную информацию, имеют возможность формировать необходимые отчетные формы. При наличии информационной системы управления человеческими ресурсами вопросы доступа к информации приобретают большое значение менеджер по персоналу может получить доступ к современной базе данных для составления бюджета компенсации и оплат; |