Бухгалтерский учет: учебное пособие. Экономики и финансов
 Скачать 1.62 Mb.
|
|
ТЕМА 6. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. ТЕХНИКА И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 1. Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение. 2. Реквизиты бухгалтерских документов. Требования, предъявляе- мые к заполнению бухгалтерских документов. 3. Учетные регистры, их роль и значение в бухгалтерском учете. Виды учетных регистров. 4. Способы исправления ошибок в учетных записях. 5. Формы бухгалтерского учета, применяемые в Российской Феде- рации и их характеристика. 6. Инвентаризация и порядок ее проведения. 1. Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, подлежащих от- ражению в бухгалтерском учете организации. Документ в этом случае является экономическим и правовым осно- ванием для любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в со- ставе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а так- же в хозяйственных процессах и финансовых результатах. Кроме того документ это деловая бумага и письменное свидетельст- во о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и основание для бухгалтерских записей. Любая информация для отраже- ния в бухгалтерском учете должна быть оформлена документом. Документы, составляемые специалистами, ответственными за со- держание и совершение каждой хозяйственной операции, называются первичными. Первичный документ должен быть составлен в момент со- вершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки от- четного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход ма- териалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляют- ся сводные документы. Первичные и сводные документы составляют вручную или с исполь- зованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов, при не- обходимости, на бумажных носителях. 62 Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведе- ния, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий. 2. Реквизиты бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов Правила оформления документов для целей бухгалтерского учета регламентируются законодательством Российской Федерации. В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и ос- новному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответст- вующими постановлениями государственного комитета по статистике. Это положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, со- держащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями. Для принятия документов к исполнению они должны содержать обя- зательные реквизиты, а именно: - наименование документа; - дату составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; - наименование должностных лиц, ответственных за проведение хо- зяйственной операции и правомерность ее совершения; - личные подписи указанных лиц. Таким образом, обязательные реквизиты – это сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отра- жения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать раз- личные дополнительные реквизиты. Например, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации. Если для оформления необходимой хозяйственной операции органи- зации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного ко- митета по статистике, организация может самостоятельно разработать не- 63 обходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При необходимости организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы. Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения ин- формации законодательством не регламентируется, а определяется орга- низацией по степени своевременности и полезности обобщаемой инфор- мации для различных целей. Для эффективного использования информации, содержащейся в до- кументах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам. Таблица 6.1 Классификация документов Классификационный признак Наименование групп документов Примеры документов 1 2 3 По назначению 1. Распорядительные Банковский чек Наряд на выполнение работ 2. Исполнительные Приходный ордер склада Приемный акт 3. Бухгалтерского оформления Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли 4. Комбинированные Авансовый отчет Отчет кассира По объему содержащейся информации 1. Первичные Приходный кассовый ордер 2. Сводные Отчет кассира По количеству однородных операций 1. Разовые Накладная на отпуск материала 2. Накопительные Лимитно-заборная карта По количеству заполненных позиций 1. Однопозиционные Расходный кассовый ордер 2. Многопозиционные Расчетно-платежная ведомость По месту составления 1. Внутренние Акт инвентаризации материальных ценностей 2. Внешние Счет поставщика По степени подлинности информации 1. Подлинники Денежный чек 2. Копии Выписка из расчетного сче- та в банке 64 Окончание табл. 6.1 Классификационный признак Наименование групп документов Примеры документов 1 2 3 По форме документа 1. Типовые Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ 2. Нетиповые Разработанные и утвержденные организацией По степени автоматизации 1. Заполненные вручную Денежный чек 2. Заполненные с использованием средств автоматизации Платежное поручение По содержанию информации 1. Учет денежных средств Приходный и расходный кассовый ордер 2. Учет материалов Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта 3. Учет заработной платы Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость По срокам хранения 1. Текущего хранения Документы по учету денежных средств, материалов 2. Длительного хранения Лицевые счета работников Устав организации Классификация документов производится по многочисленным при- знакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйст- венной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так, распоряжение банку о выда- че денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприхо- дование материалов на склад – как оправдание такого оприходования. Для обеспечения своевременности поступления необходимых доку- ментов во все структурные подразделения организации необходимо раз- работать документооборот. Документооборотом называется движение документа в пределах ор- ганизации с момента его составления (поступления в организацию) до за- вершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользова- 65 телями данной организации и передачи документа для архивного хране- ния или отправки его за пределы организации. С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения доку- ментов, в которых необходимо указать: - исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксиро- ванной в документе; - срок оформления документа; - сроки обработки документа в каждом структурном подразделении; - направления передачи документа; - количество экземпляров составляемого документа; - правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре; - исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его дви- жения; - меры по обеспечению сохранности документа и информации, со- держащейся в нем; - место и сроки хранения. 3. Учетные регистры, их роль и значение в бухгалтерском учете. Виды учетных регистров Информация, содержащаяся в первичных и сводных документах, для дальнейшего использования в организации в различных направлениях подлежит обобщению и накоплению в учетных регистрах. Регистры – это таблицы различного построения, являющиеся носителями систематизиро- ванной информации, сгруппированной по определенным признакам хо- зяйственных операций. Назначение регистров определено статьей 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в соответствии с которой «регистры бухгал- терского учета предназначены для систематизации и накопления ин- формации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет- ности». Учетные регистры имеют особенности и различаются по следующим признакам: I. По внешнему виду – книги, журналы, карточки, ведомости. В книгах и журналах регистрируются сведения об определенных хо- зяйственных операциях, например, книга учета выданных доверенностей, журнал учета поступивших грузов. Такие регистры имеют графы для от- ражения порядкового номера операции, даты ее совершения, номера до- 66 кумента, при необходимости вводится графа для отражения количества и суммы (при поступлении грузов), фамилия и подпись лица, ответственно- го за хозяйственную операцию. Ведомости имеют, как правило, более сложное строение, например, ведомость учета поступления материалов за месяц содержит графы для от- ражения всех видов поступивших за месяц материалов, в том числе в коли- чественном и денежном измерении, кроме этого могут вводиться графы для отражения единиц измерения каждого вида материалов и их цен. Карточки содержат более детальную информацию и обобщают све- дения об одном наименовании материала или одного наименования ос- новных средств. II. По характеру совершения учетных записей – хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах записи производятся в календарной последовательности. Например, журнал учета поступающих грузов явля- ется регистром хронологического учета. В систематических регистрах записи систематизируются по опреде- ленным признакам данного объекта учета. Например, в ведомости учета поступающих в организацию материалов хронологические записи систе- матизируются по наименованиям поступающих материалов. Например, 1- го числа поступил материал № 1, 2-го числа – материал № 1, 3-го числа – материал № 2 и т.д. В ведомости за отчетный месяц материалы будут уч- тены в хронологической последовательности и систематизированы по ви- дам материалов. В комбинированных регистрах сочетаются записи хронологического и систематического учета по всем направлениям деятельности организа- ции. Примером комбинированного регистра является «Журнал-Главная». В этом регистре записи совершаются в хронологическом порядке и одно- временно систематизируются по всем используемым в организации сче- там бухгалтерского учета. III. По степени аналитичности учитываемой информации различают аналитические, синтетические и комбинированные регистры. Такое под- разделение регистров обусловлено делением счетов на синтетические и аналитические. В регистре аналитического учета обобщается информация одного аналитического счета, в регистре синтетического учета обобщается ин- формация аналитических счетов, открытых в развитие конкретного синте- тического счета. В аналитических регистрах бухгалтерского учета инфор- мация о хозяйственных операциях отражается более подробно. Нередко в одном регистре сочетаются различные признаки. Приме- рами комбинированных регистров, являются регистры, используемые в различных формах бухгалтерского учета. 67 4. Способы исправления ошибок в учетных записях При отражении в документах учетных записей могут возникать ошибки. При этом существуют определенные правила их исправления. Ответственность за правильность совершения учетных записей несут спе- циалисты, подписавшие документы. При возникновении ошибок они должны принимать решение о внесении соответствующих исправлений в документы, либо принимать другие управленческие решения, если ис- правление ошибки, обнаруженной в документах не возможно. Запрещается вносить исправления в банковские документы: платеж- ные поручения, требования, денежные чеки и др. Если обнаружены ошиб- ки в таких документах, то они аннулируются в соответствии с установ- ленными правилами и составляются новые документы. Если внесение исправлений возможно, то оно производится одним из трех способов: корректурным, способом дополнительных записей, спо- собом отрицательных чисел или, другими словами, методом «красного сторно». Корректурный способ применяется, когда ошибка обнаружена сразу после ее совершения, а исправление не требует внесения изменений в за- писях на счетах бухгалтерского учета либо обнаружена при подсчете оп- ределенных итогов. В этом случае неправильная информация зачеркива- ется, а сверху или рядом записывается правильная, которая подтверждает- ся словами «Исправленному верить» и подписью лица, внесшего исправ- ления. Если ошибка затронула записи, произведенные на счетах бухгалтер- ского учета либо по объективным причинам ранее совершенные записи необходимо откорректировать, применяется способ дополнительных за- писей либо способ «красного сторно». Способ дополнительных записей используется, когда запись по кор- респондирующим счетам произведена правильно, но в сумме меньшей, чем следовало отразить. В этом случае разницу отражают дополнительной записью на тех же корреспондирующих счетах. Для оформления дополни- тельной записи составляют документ бухгалтерского оформления – Справку бухгалтерии. Способ «красное сторно» применяется, когда ошибка обнаружена после подведения определенных итогов, которые в силу различных об- стоятельств (неправильные подсчеты, неправильно определенная адрес- ность информации) вызвали необоснованное увеличение показателей. Для приведения в достоверное состояние таких показателей составляется Справка бухгалтерии, в которой указывается причина изменения показа- теля и сумма, на которую надо уменьшить неправильный показатель. 68 В этом случае корректировка на счетах бухгалтерского учета осуществля- ется путем отражения на них суммы ошибочной записи красным цветом, что в бухгалтерском учете означает вычитание. Например, в течение отчетного периода подотчетным лицом были приобретены канцелярские товары для административно-управленческих целей на сумму 1000 рублей. Эта хозяйственная операция ошибочно была отражена по Д сч.41 «Товары» и по К сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – номер операции по журналу регистрации 25. По окончании отчетного периода при проверке информации об ис- пользовании подотчетных сумм ошибка была обнаружена. Для приведения показателей в достоверное состояние составляется справка бухгалтера в которой указывается: 1. Хозяйственная операция по оприходованию канцелярских товаров отражена по Д сч.41 и К сч.60 ошибочно. Следует внести исправления способом «красного сторно». Д41 К60 – 1000 руб. (красным цветом со знаком «-» или в круглых скобках) 2. Канцелярские товары, приобретенные подотчетным лицом следу- ет отразить способом дополнительных записей. Д10 «Материалы», субсчет «Прочие материалы» К сч.71 1000 руб. В результате внесенных исправлений информация, отраженная на счетах бухгалтерского учета за отчетный период приведена в достоверное состояние. Отражение на счетах бухгалтерского учета ошибочной информации и исправительных записей Д сч. 41 «Товары» К Д сч. 60 «Расчеты с поставщиками» К Сн – Сн – 25) 1000 1. -1000 25) 1000 1. -1000 Об. – Об. – Об. – Об. – Ск – Ск – Д сч. 10 «Материалы» К Д сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К Сн – Сн 1000 2. 1000 2. 1000 об. 1000 об. – об. 1000 Ск 1000 Ск – Ск – 69 5. Формы бухгалтерского учета, применяемые в Российской Федерации, и их характеристика В настоящее время в России применяются две системы ведения бух- галтерского учета: на основе двойной записи и без ее осуществления, что в соответствии с законодательством разрешено субъектам малого пред- принимательства. Структура, сочетание и взаимосвязь регистров полностью отражаю- щих учетный процесс организации за отчетный период характеризует форму бухгалтерского учета. При ручной обработке и обобщении информации в организациях, ве- дущих учет на основе двойной записи, применяются следующие формы учета: 1. Форма учета «Журнал-Главная»; 2. Мемориально-ордерная форма; 3. Журнально-ордерная форма. Форма учета «Журнал-Главная» Данная форма учета применяется в организациях с небольшим коли- чеством хозяйственных операций и небольшим их разнообразием. Приме- нение данной формы учета позволяет в одном регистре осуществлять хро- нологические и записи систематические. Таблица 6.2 Форма регистра «Журнал-Главная» № п/п Дата Содержание операции Сумма Корреспонди- рующие счета Сч. 01 Сч.02 … Сч.99 Д К Д К Д К Д К 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Сальдо по счетам на начало месяца Операции отчетного периода на основании первичных документов Суммы всех хозяйственных операций на основании первичных документов Корреспонди- рующие счета, исходя из со- держания хо- зяйственных операций Разноска информации по синтетическим сче- там от 01 до 99 Итого сумма всех операций Х Х Итого сумма хозяйст- венных операций по де- бету и кредиту каждого счета Сальдо по счетам на конец месяца 70 В результате заполнения данного регистра за отчетный месяц име- ются сведения об остатках на всех синтетических счетах на начало и ко- нец отчетного периода и об оборотах по всем счетам за отчетный период. Эта информация может быть использована для составления бухгалтерско- го баланса – основной формы отчетности. Достоинства формы учета «Журнал-Главная» 1. Наглядность записей в синтетическом учете; 2. Ведение одного комбинированного регистра, то есть бухгалтерский ба- ланс можно составить сразу на основании книги «Журнал-Главная»; 3. Простота освоения и применения. Недостатки формы учета «Журнал-Главная» 1. Может применяться организациями, использующими небольшое коли- чество счетов бухгалтерского учета; 2. Для составления других форм отчетности необходима выборка из раз- личных регистров. Мемориально-ордерная форма Мемориально-ордерная форма учета была разработана в первой чет- верти XX века и применялась до 1960-х годов. В настоящее время данная форма применяется редко ввиду того, что при ее использовании многие регистры заполняются вручную и автоматизация процесса ведения запи- сей затруднена. Основой мемориально-ордерной формы учета являются мемориальные ордера, которыми оформляются первичные или сводные документы. Пример мемориального ордера приведен в таблице 6.3. Таблица 6.3 Мемориальный ордер №___ за месяц___________ 20___г. Основание для составления мемориального ордера (ссылка на документ) Корреспондирующие счета Сумма (руб.) Дебет Кредит Накопительная ведо- мость поступления мате- риалов от поставщиков 10 «Материалы» 60 «Расчеты с по- ставщиками и подрядчиками» 500 000 Приложения на ___ листах. Подпись исполнителя_____________________ К мемориальному ордеру прилагаются все первичные документы, суммы которых указаны в нем. До оформления мемориальных ордеров по кассовым операциям со- ставляются приходные и расходные кассовые ордера и кассовая книга. 71 В результате все хозяйственные операции организации оформляются мемориальными ордерами. После составления мемориального ордера он фиксируется в журнале регистрации мемориальных ордеров за месяц. Таблица 6.4 Журнал регистрации мемориальных ордеров за_________ месяц 20__г. Порядковый номер мемориального ордера Дата составления мемориального ордера Сумма Итого за месяц При большом объеме однородных операций мемориальные ордера могут составляться за период меньше чем месяц, поэтому в течение меся- ца в журнале может быть зарегистрировано любое количество мемори- альных ордеров. После регистрации в журнале сведения мемориального ордера заносятся в Главную книгу, которая при данной форме учета от- крывается на каждый месяц, при этом для каждого синтетического счета предназначен отдельный лист. Таблица 6.5 Дебет Лист Главной книги по счету 50 «Касса» Кредит № м/о С кредита счетов Итого по дебету № м/о В дебет счетов Итого по кредиту 51 66 71 и т.д. 51 60 70 и т.д. Итого Итого После заполнения всех листов Главной книги могут быть получены данные об оборотах по дебету и кредиту каждого синтетического счета. Эти сведения используются для составления оборотной ведомости по сче- там синтетического учета и бухгалтерского баланса. Достоинства мемориально-ордерной формы: 1. Простота; 2. Четкая последовательность выполнения работ; 3. Возможность автоматизации. Недостатки мемориально-ордерной формы: 1. Большое количество мемориальных ордеров; 2. Многократность записей одной и той же суммы в различных регистрах; 72 3. Сложность составления бухгалтерской отчетности, так как не все реги- стры приспособлены для выполнения данной задачи. Журнально-ордерная форма Журнально-ордерная форма учета основана на применении накопи- тельных регистров – журналов-ордеров. Журнал-ордер – это бухгалтер- ский регистр, построенный по шахматному принципу. В нем сочетается журнал (хронологическая запись) и систематическая запись (ордер). Осо- бенностью их структуры является то, что заполняются они по кредитово- му признаку, то есть записи в журнал делаются по кредиту счета в кор- респонденции с дебетом разных счетов. Разработчики журнально- ордерной формы определили структуру журналов-ордеров и присвоили им определенные порядковые номера. Так, журнал-ордер № 1 заполняется по кредиту счета 50 «Касса», журнал-ордер № 2 – по кредиту счета 51 «Расчетные счета» и т.д. В результате за каждым журналом-ордером за- креплен один или несколько однородных синтетических счетов. На бланке каждого журнала-ордера указано информацию каких синтетических сче- тов следует отражать в данном журнале. Любая хозяйственная операция обязательно попадает в какой-либо журнал-ордер. Таблица 6.6 Журнал-ордер № 2 по кредиту счета 51 «Расчетные счета» Дата В дебет счетов Итого по кредиту счета 50 60 66 67 68 и т.д. Итого Записи в журнал-ордер производятся ежедневно или с другой перио- дичностью по мере совершения операций на основании первичных доку- ментов. При этом, если в течение одного дня было произведено перечис- ление денежных средств нескольким поставщикам, то в журнале-ордере отражается общая сумма всех перечислений, а расшифровка платежей по наименованиям поставщиков отражается в аналитических регистрах рас- четов с поставщиками. Ежедневно в графе «Итого по кредиту счета» оп- ределяется общая сумма перечислений, произведенных с расчетного сче- та. По окончании месяца в журнале-ордере подсчитываются итоги, кото- рые используются для заполнения Главной книги. Кроме журналов-ордеров в данной форме учета составляются ведо- мости и разработочные таблицы. 73 Ведомости бывают дебетовые и вспомогательные. Дебетовые ведомости используются для контроля за операциями по дебету счетов и отражают дебетовые обороты конкретного счета. Они применяются для учета кассовых операций, операций по расчетному сче- ту, операций по валютным счетам для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы с записями в различных журналах-ордерах. Вспомогательные ведомости являются регистрами аналитического учета. Они накапливают и группируют затраты по счетам аналитического учета. Разработочные таблицы используются для проведения необходимых расчетов при составлении журналов-ордеров и дебетовых ведомостей. Главная книга при журнально-ордерной форме открывается на от- четный год. Для каждого синтетического счета в ней предусмотрен от- дельный лист. Шифры счетов в Главной книге проставляются по мере их возрастания, то есть со счета 01 «Основные средства» до счета 99 «При- были и убытки». В таблице 6.7 приведен лист Главной книги по счету 51 «Расчетные счета». Таблица 6.7 Лист Главной книги: сч.51 «Расчетный счет» Месяц С кредита счетов по данным журналов-ордеров Итого по дебету Оборот по кредиту Остаток Ж/о № 1 по К счета 50 Ж/о № 3 по К счета 55 Ж/о № 6 по К счета 60 Ж/о № 7 по К счета 71 Ж/о № 8 по К счета 62 и т.д. Д К 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Сальдо на 01.01 Январь Февраль И т.д. Итого При заполнении соответствующего листа Главной книги на 1 января отчетного года проставляются остатки по всем синтетическим счетам по данным Главной книги за прошлый год (остатки на конец года) в графах 10 и 11. При заполнении листа Главной книги по счету 51 «Расчетные счета» остаток денежных средств на расчетных счетах на 1 января будет указан в графе 9 строки сальдо на 01.01.200х. По окончании января из журнала- 74 ордера № 2 сумма кредитового оборота по счету 51 записывается по строке Январь в графу 9. Следующим этапом заполнения листа Главной книги бу- дет выборка оборота по дебету счета 51 «Расчетные счета» из соответст- вующих журналов-ордеров. Так, например, по журналу-ордеру № 1 опре- деляют сумму денежных средств, поступивших на расчетный счет из кассы организации (Д 51 К 50) и отражают ее в графе 2. По журналу-ордеру 3, ко- торый ведется по кредиту счета 55 «Специальные счета в банках» опреде- ляют сумму денежных средств поступивших на расчетный счет со специ- альных счетов (Д 51 К 55). Эту сумму записывают в графу 3. В графе 8 проставляется общая сумма записей по дебету соответствующего счета. В результате заполнения всех листов Главной книги имеются сведе- ния об оборотах по дебету и кредиту всех синтетических счетов за месяц, на основании которых определяются остатки по счетам на конец отчетно- го периода. По полученным данным заполняется оборотная ведомость и бухгалтерский баланс. Достоинства журнально-ордерной формы: 1. Совмещение хронологического и систематического учета по значи- тельному количеству счетов; 2. Совмещение в некоторых журналах-ордерах синтетических и аналити- ческих счетов; 3. Наличие достаточного количества данных для составления бухгалтер- ской отчетности; 4. Наличие типовых учетных регистров. Недостатки журнально-ордерной формы: 1. Сложная структура журналов-ордеров; 2. Трудность освоения для начинающих; 3. Невозможность учета специфики отдельных производств; 4. Техническое неудобство записей. Все формы бухгалтерского учета, предусмотренные для ручного ве- дения учета, используются разработчиками пакетов прикладных про- грамм. В настоящее время самыми распространенными являются 1 С Бух- галтерия, Парус, Галактика. 6. Инвентаризация и порядок ее проведения Инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способствует своевременному выявлению расхождений, которые по различным причинам могут возникать между фактическими и доку- ментальными данными по каждому объекту бухгалтерского учета. Не- смотря на то, что для обеспечения достоверности все хозяйственные опе- 75 рации, осуществляемые в организации, оформляются первичными доку- ментами, расхождения периодически возникают из-за арифметических ошибок, несоблюдения документооборота и, как следствие, неотражения в документах некоторых фактически свершившихся операций. Значение инвентаризации законодательно закреплено в статье 12 За- кона «О бухгалтерском учете», в которой указано, что «для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обяза- тельств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка». Порядок, сроки и причины проведения инвентаризации определяют- ся руководителем организации за исключением тех случаев, когда прове- дение инвентаризации является обязательным. Обязательно проведение инвентаризации в следующих случаях: - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; - при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже; - при преобразовании предприятия; - при смене материально-ответственных лиц; - при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи имущества; - в случаях стихийных бедствий, пожаров и других чрезвычайных ситуаций; - при разделении предприятия; - при слиянии нескольких предприятий; - при ликвидации организации. Инвентаризация должна проводиться в соответствии с Методиче- скими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обяза- тельств, утвержденными Приказом МФ РФ от 13.06.1995 № 49. Учитывая важность инвентаризации, причин и мотивов ее проведе- ния существует классификация различных видов инвентаризации. По обязательности проведения различают обязательную и инициа- тивную инвентаризацию. Обязательная инвентаризация проводится в случаях предусмотрен- ных законодательством, в частности перед составлением годового отчета. Инициативная инвентаризация проводится по инициативе руково- дства организации, ее собственников, акционеров. По охвату проверяемого имущества различают сплошную и выбо- рочную инвентаризацию. Сплошная инвентаризация предусматривает проверку всех видов имущества и всех расчетов организации. Она проводится перед составле- нием годового отчета, при реорганизации и ликвидации организации. Выборочная инвентаризация проводится по отдельным видам иму- щества или обязательств. Например, при смене материально- ответственных лиц производится инвентаризация материальных ценно- стей, за которые несет ответственность данный специалист. 76 Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная ко- миссия, состав которой утверждается руководителем организации. Как правило, председателем комиссии является руководитель организации, членами комиссии – товароведы, экономисты, работники бухгалтерии, представители службы внутреннего аудита и другие специалисты в зави- симости от назначения инвентаризации и проверяемого имущества. При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии, так как отсутствие хотя бы одного члена комиссии может служить осно- ванием для признания результатов инвентаризации не действительными. До начала инвентаризации следует проверить наличие и состояние инвентарных карточек, книг, описей и других регистров аналитического учета. Материальные ценности, подлежащие инвентаризации должны быть разложены по установленным для них местам. Все приходные и рас- ходные документы, отражающие движение материальных ценностей, должны быть оформлены и переданы в соответствующие подразделения, в том числе в бухгалтерию. До начала инвентаризации материально- ответственное лицо дает расписку, о том, что все поступившие на склад ценности оприходованы, переданные со склада – списаны, все необходи- мые документы оформлены. Во время проведения инвентаризации все операции по приему и от- пуску материальных ценностей прекращаются. Ценности фактически по- ступившие после начала проведения инвентаризации хранятся обособлен- но и приходуются после окончания инвентаризации. Процесс проведения инвентаризации заключается в сплошной про- верке всех ценностей в натуральном измерении (пересчет, взвешивание, измерение и т.п.). Данные фактической проверки материальных ценностей записываются в Инвентаризационную опись № ИНВ-3, форма которой ут- верждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Таблица 6.8 Форма инвентаризационной описи № п/п Счет, с/ счет Товарно-материальные ценности Единица измерения Цена Факт. наличие По данным бухг. учета Наименование, Характеристика (вид, сорт, группа) Код (номен- клату- рный номер) Код по ОКЕИ Наиме- нова- ние Кол- во Сум- ма Кол- во Сумма руб. коп 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ИТОГО 77 В результате проведения инвентаризации оставляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей унифицированной формы № ИНВ-19. Таблица 6.9 Форма сличительной ведомости результатов инвентаризации № п/п Товарно-материальные ценности Единица измерения Номер Наименование, характеристика (вид, сорт, группа) Код (номен- клатурный номер) Код по ОКЕИ Наиме- нование Инвен- тарный Паспорта 1 2 3 4 5 6 7 Продолжение таблицы 6.9 Результаты инвентаризации Отрегулировано за счет уточнения записей в учете Излишек Недостача Излишек Недостача Кол- во Сумма руб. коп. Кол- во Сумма руб. коп. Кол- во Сумма руб. коп. Номер счета, статьи, заказа Кол- во Сумма руб. коп. Номер счета, статьи, заказа 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Продолжение таблицы 6.9 Пересортица Приходуются окончательно излишки Окончатель- ные недостачи Излишек Недостача Кол- во Сумма руб. коп. Номер счета, статьи, заказа Кол- во Сумма руб. коп. Номер счета, статьи, заказа Кол- во Сумма руб. коп. Номер счета Кол- во Сумма руб. коп. 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Предложения об урегулировании выявленных в ходе инвентариза- ции расхождений представляются на рассмотрение руководителю органи- зации, после чего на заседании инвентаризационной комиссии выявляют- ся причины обнаруженных недостач и излишков. 78 Выявленные в ходе инвентаризации расхождения отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом: излишки приходуются на счета соответствующих объектов бухгалтерского учета и одновременно отражаются на счете «Прочих доходов и расходов», субсчет «Прочие до- ходы»; недостачи имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на счета учета издержек производства или обращения, а сверх норм – относятся на виновных материально-ответственных лиц. Ес- ли виновные лица не установлены, либо суд отказал во взыскании с них недостач, то эти суммы списываются на счете «Прочие доходы и расхо- ды», субсчет «Прочие расходы». |