руководство для медицинского представителя. РУКОВОДСТВО для МЕДИЦИНСКОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ. Фармацевтической компании
 Скачать 0.56 Mb.
|
|
Так в чем же преимущества визуальной поддержки во время презентации? . Ясность: сложные понятия, проиллюстрированные с помощью изображения, могут стать проще и понятней. Известно, что лучше один раз увидеть, чем сто-услышать: это не означает, что визуализация должна сама говорить за себя ( хотя и может это делать – например, демонстрация карикатур или клипов), но в основном слово и изображение должны дополнять друг друга . Основа для запоминания: т.к. человек мыслит образами, изображение удерживается в его памяти гораздо дольше, чем текст. . Динамичность: благодаря концентрации и фокусировке инфоормации на одной или нескольких визуализациях повышается темп и динамичность вашего выступления . Концентрация внимания: благодаря повышению интенсивности ваших высказываний визуализация увеличивавет концентрацию внимания участников, при этом легко устраняются посторонние мысли . Облегчение возврата в тему: даже самый прекрасный оратор не может предотвратить того, что слушатели иногда «отключаются» от восприятия непосредственного потока информации и думают о том, что было сказано раньше – в этом случае визуальная поддержка помогает им быстрее вернутся в тему . Продолжительность пауз: благодаря наглядности слушатели имеют время и возможность подольше задержаться на заинтересовавшем их месте, например, на графике, чтобы сравнить его содержание со своим личным опытом и ситуацией . Основная нить: определенную последовательность отдельных слайдов можно использовать в качестве основной нити своего выступления В чем же состоят основные цели применения визуальной поддержки во время выступления? Прежде всего, это необходимость проиллюстрировать сказанное ( согласитесь, что описать вербально график или таблицу – дело почти безнедежное, в то время, как для визуального усвоения подобной информации потребуется не более 1-2 секунд. Следующей целью визуализации текста можно назвать выделение основных положений вашей презентации: например, записать на отдельном слайде выводы из сказанного. Демонстрация также является важной задачей визуализации – показывая фотографии, графики и схемы, вы будете гораздо более убедительны, чем просто расскажете об этом своими словами. Пояснение сказанного с помощью визуализации позволит аудитории быстрее овладеть необходимой терминологией, оценить логическую взаимосвязь частей презентации. И, наконец, подведение итогов в конце выступления с помощью дублирования сказанного текстом на слайде позволит запомнить слушателям именно то, чего бы вам от них и хотелось. Исходя из поставленных задач, с помощью визуальной поддержки обычно передают следующее: . ключевые положения и моменты . резюме по каждому пункту презентации . схемы, графики, фотографии . таблицы, диаграммы, схемы и т.п. . имена OLs, названия препаратов Понятно, что, невзирая на свою высокую значимость в усвоении сказанного, визуальная поддержка, даже самая яркая и запоминающаяся, не в состоянии заменить собой оратора или же подменить его презентацию ( тогда это будет просто просмотр слайд-шоу). Визуальная поддержка не сможет компенсировать плохую организацию мероприятия и недостаточную подготовку самой презентации, а также скрыть бедность содержания или же недостаточную подготовку представителя. Какие виды визуальной поддержки обычно применяются при выступлении? Мы разберем три основных и наиболее часто используемых средства: оверхед (проектор, в котором используются целлулоидные пленки), мультимедиа-проектор и флип-чарт (листы бумаги крупного формата на специальной подставке). Применение оверхеда Оверхед представляет собой систему зеркал, при помещении в которую целлулоидной пленки с рисунком изображение проецируется на экран. Поэтому, заранее убедившись в наличии электричества в ближайшей розетке, необходимо приступить к подготовке самого аппарата. Прежде всего мягкой тряпочкой или салфеткой протирают оба зеркала (верхнее и нижнее), чтобы на них не остались отпечатки пальцев, которые при включении оверхеда будут видны на экране в виде черных пятен. В современных моделях оверхедов заранее предусмотрено наличие встроенной запасной лампы, поэтому, включив аппарат и убедившись в рабочем состоянии одной лампы, затем следует его выключить, перевести прибор в режим работы запасной лампы и снова включить ( помните о Мэрфи и Паркинсоне!). Особенно важно обратить внимание на то, чтобы соотношение экран/оверхед составляло 90°, т. е. прибор стоял строго перпендикулярно экрану. Даже при небольшом отклонении от этого параметра изображение на экране будет перекошенным. Фокусировку изображения на экране надо производить, естественно, в отсутствии слушателей — заниматься этим во время презентации означает, во-первых, потерю времени, а во-вторых — неуважение к аудитории. После проведения описанных подготовительных манипуляций следующий шаг — раскладка в необходимом порядке пленок (слайдов) для демонстрации. Сегодня, когда компьютеры становятся общедоступным и непременным атрибутом любого офиса, изготовление пленок для презентации занимает немного времени — достаточно набрать желаемый текст или рисунок и отпечатать его на пленке, вставив ее в принтер. Более того, при отсутствии подобного оборудования изготовить пленки можно вручную с помощью цветных маркеров (фломастеров). Другими словами, в подготовке оверхеда используется принцип «PPP» Prepare заранее разложить слайды в желаемом порядке, предварительно достав их из конвертов Place положить слайд на проектор, при необходимости поправить его и включить аппарат Position не стоит заслонять собой экран – встаньте справа от него (при положении лицом к экрану) – это позволить слушателям, прочитав написанный текст, остановить свой взгляд на вас ( люди читают слева направо) Ниже предлагается несколько практических советов по изготовлению демонстрационных слайдов для оверхеда. Эти советы входят в систему подготовки под аббревиатурой FLICK («щелчок переключателя»). Frame (рамка). Изображение рамки (использование логотипа) делает презентационный слайд более профессиональным. Letters (буквы). Размеры букв: заглавные 1–2 см, остальные — 0,5–1 см. Image(oбраз). Каждое демонстрируемое положение должно сопровождаться иллюстрацией для лучшего запоминания (график, таблица и пр.). Color (цвет). Желательно применять минимум 2 цвета. Kiss (Keep It Short & Simple) (излагай коротко и просто). На слайде не более 6–8 слов или одно важное положение. Помимо технических рекомендаций по подготовке слайдов, имеется и несколько смысловых. Во-первых, текст должен быть простым — только ключевые моменты (цифры, ссылки и пр.). Дело в том, что глазами человек читает в 8 раза быстрее, чем воспринимает информацию на слух, поэтому нет никакого смысла забивать текстом слайд — все равно слушатели глазами его прочитают быстрее, чем сам выступающий вслух. Более того, если читать слово в словo то, что написано на слайдах, презентация будет скучной, ибо аудитории неинтересно получать дублированную информацию (на слайде и вербально). Поэтому стоит всегда помнить, что изображение на слайде — это только визуальная поддержка сказанного, важен не текст слайда, а комментарии выступающего к нему. Кроме простоты изложения, изображение должно привлекать к себе внимание. Этого можно достичь, применяя различные цвета и размеры шрифтов. Кроме параметров шрифта, желательно продумать и вопрос оформления фона слайда. При выборе фона стоит учитывать два основных правила: - все слайды должны быть оформлены одинаково, а особенно первый и последний – при частой смене фонов создается впечатление о том, что выступающий просто «надергал» различных слайдов из нескольких презентаций и аудитория пытается понять причину смены фона ( вместо того, чтобы внимательно слушать содержание выступления) - всегда применяйте однотонные фоны ( лучше всего – светлые, например, белый). При использовании темных фонов ( черный, темно-синий и т.п.) требуются шрифты светлых цветов, и их прочтение быстро утомляет зрение слушателей. Частой ошибкой является желание выступающего поместить на одной пленке максимум информации: иногда можно видеть, как на одном слайде имеются данные сразу по нескольким тезисам выступления (например, данные о безопасности и способах назначения препарата). Это приведет к тому, что, излагая первый тезис, выступающий представитель заранее демонстрирует то, о чем пойдет речь дальше, тем самым снижая интерес к выступлению. В подобной ситуации можно использовать «маску» (т. е. лист бумаги, которым будет закрываться часть слайда). Но применение подобной «маски» несколько обедняет визуальное восприятие слайда (закрытая часть его будет черной). Во избежание подобной ситуации рекомендуется помещать не более одного положения с важнейшими тезисами на пленке. Richard Fletcher писал по этому поводу: « Никогда не помещайте на слайде больше слов, чем вы написали бы на своей майке!». Как уже говорилось, излишнее заполнение пространства слайда информацией делает его малочитабельным: типичный пример — слайды, зачастую применяемые во время диссертационных защит (они синие и содержат таблицы с очень большим количеством данных). Такие слайды малопригодны для проведения презентаций, в которых немаловажен элемент шоу (яркие краски, цветные рисунки и др.). Для случаев, когда вам необходимо расположить рядом графики и текст, существует следующее правило: текст размещается слева на слайде, а график – справа. Это также соответствует зрительным привычкам европейцев в визуализации. Для представления т.н. числовой наглядности ( графиков), применяется целый ряд диаграмм: линейные, столбиковые, сетевые, круговые и точечные). Линейная диаграмма ( точки на графике, соединенные линиями) – это самый простой вид числовой визуализации. Линии на подобной диаграмме должны быть изображены жирно, ее рекомендуется использовать для иллюстрации процессов во времени, сравнения различных процессов во времени ( например, снижение симптоматики заболевания, динамики продаж по сравнению с предыдущим периодом и т.п.). Столбиковая диаграмма, как следует из ее названия, выражает числовые изменения с помощью различной высоты столбиков. Ее желательно применять для иллюстрации или сравнения процессов, проистекающих во времени ( схемы продаж в различных сегментах рынка за определенный период времени). Круговые диаграммы не подходят для изображения временной динамики процесса, их хорошо иссспользовать для сравнения различных показателей, как части целого процесса ( например, структура заболеваемости или смертности, наиболее интересные сегменты фармацевтического рынка и др.). Круговую диаграмму (т.н. «пай» (pie)- от англ. «пирог») можно изобразить для сравнения различных показателей в течении определенного периода времени или же отображения распределения мест участников в том или ином процессе. Трехмерные столбиковые диаграммы можно часто видеть на презентациях, изготовленных с применением программы Powerpoint, сравнимость по годам в ней видна очень хорошо, однако, трудно различимы вторые и третьи ряды столбиков. В последнее время в практику презентаций вошло включение фирменных логотипов и надписей в каждую пленку и каждый слайд – это только приветствуется, ибо способствует их запоминанию. Однако, размещать логотип стоит не везде, где есть свободное место, а только на строго определенных физиологией восприятия местах, где они, с одной стороны, хорошо видны, а с другой – не мешают восприятию основного текста. Прежде всего, это верхний левый и нижний правый углы слайда ( помните о Z-образной траектории взгляда на текст!). Более того, т.к. применение логотипов существенно сокращает место для основной информации, их следует делать в единственном на слайде числе очень мелким шрифтом. Следующий совет по подготовке и проведению презентации с помощью оверхеда (или медиапроектора) — освобождение пространства вокруг прибора от проводов. Подобное загромождение приводит к тому, что выступающий может споткнуться о лежащий провод, нередко уронив и дорогостоящий аппарат. Во избежание этого перед началом презентации можно: а) прикрепить с помощью клейкой ленты провод к полу; б) обмотать отходящий от аппарата провод вокруг ножки стула или стола, на котором находится оверхед (тогда даже если представитель, споткнувшись, упадет, то прибор останется стоять на месте). Немаловажным показателем культуры выступающего является выключение оверхеда в перерывах между показом слайдов, иначе в момент смены пленки аудитория будет периодически ослепляться ярким белым пятном экрана, следовательно, гораздо быстрее уставать. К тому же, положив слайд на выключенный оверхед, можно убедиться в его правильном положении и в случае ошибки незаметно для окружающих ее исправить. Однако, это положение относительно выключения аппарата применимо при небольшом количестве слайдов и достатке времени – в условиях цейтнота или при наличии множества слайдов оверхед можно не выключать при их смене – при этом слайды необходимо менять как можно быстрее, не прекращая при этом говорить ( хороши в этой ситуации задаваемые себе риторические вопросы: «Как же можно решить эту проблему?», «Что же дает подобный состав препарата?» и т.п.). Применение указки при использовании оверхеда также имеет свои особенности — никогда ничего не стоит указывать на экране (исключение — лазерная указка), так как особенностью прибора является способность отбрасывать тень на экран. Используя обычную указку, выступающий будет закрывать часть изображения тенью от руки или указки. Поэтому все, что необходимо, указывается с помощью ручки или остро заточенного карандаша непосредственно на нижнем зеркале оверхеда, тогда проекция изображения не будет нарушаться. Несколько слов относительно применения лазерной указки — поскольку в ней применяется лампа лазерной накачки, даже кратковременная экспозиция луча на сетчатке глаза может привести к ожогу последней – это не больно, но крайте неприятно ( говорю из собственного печального опыта). Поэтому не стоит постоянно держать ее в руке, периодически направляя в зал (что бывает особенно часто): это приведет к тому, что слушатели, знакомые с подобными свойствами этой указки, будут концентрироваться на том, как бы случайно не попасть под лазерный луч ( уйти «с линии огня»). Указывать на что-либо с помощью лазерной указки желательно не более 2–3 сек, ибо при длительной экспозиции рука устает и лазерная точка начинает на экране дрожать, что нежелательно. Использование любой указки подчиняется правилу: указка остается в руках только на время ее применения. Все остальное время она должна лежать рядом с выступающим (например, на краю стола). Таким образом, правильное применение такого удобного и не требующего больших финансовых расходов для подготовки аппарата, как оверхед, способно украсить любую презентацию, сделав ее красочной и запоминающейся. Применение флип-чарта Следующим по частоте использования средством визуальной поддержки является флип- чарт. Он представляет собой пачку листов большого формата, иногда разлинованных, скрепленных в верхней части с подставкой. В качестве флип-чарта можно использовать любые крупные листа бумаги ( не меньше формата А3), обратную сторону настенных календарей и т.п. Флип-чарт является прекрасным средством для демонстрации небольшого количества цифр, отдельных слов и положений, он гармонично комбинируется с оверхедом или мультимедийным проектором. Тем не менее, несмотря на кажущуюся простоту применения, для усиления эффекта от демонстрации флип-чарт также необходимо подготовить к выступлению. Прежде всего, правильная его установка предполагает размещение верхнего края листов таким образом, чтобы они находились на уровне плеча выступающего, — в этом случае их переворачивание не будет вызывать затруднений и ненужного громкого шуршания бумаги. Следующим этапом подготовки флип-чарта является предварительное озаглавливание ключевых страниц: к примеру, на первой странице вверху пишется название препарата, на второй — слово «эффективность», на третьей — «безопасность» и т. д. Но флип-чарт — это всего лишь средство поддержки, поэтому, как и при применении оверхеда, наносится только необходимый минимум текста. Исключительным удобством использования листов бумаги является возможность написания непосредственно на них черновика — тонким простым карандашом в углу листа наносится вся необходимая информация (цифры, ключевые слова), при таком ее расположении она остается совершенно незаметной для аудитории с расстояния в 1,5–2 м, а для выступающего эти данные будут постоянно перед глазами, что позволит ему строго соблюдать планируемую структуру презентации. Более того, человек, проводящий презентацию, в случае отсутствия у него навыков рисования, также может заранее тонким простым карандашом нанести все требуемые линии и графики для того, чтобы в необходимый момент быстро обвести их маркером. Подобная предварительная подготовка флип-чарта помогает произвести благоприятное впечатление на аудиторию, т. е. создать образ человека, детально (до долей процентов) владеющего информацией о самых различных областях применения препарата. Для того чтобы быстро находить нужную (предварительно озаглавленную) страницу на флип-чарте, следует заранее приклеить к ее левому нижнему краю кусочек прозрачной липкой ленты — тогда, взявшись за этот кусочек, можно быстро открыть желаемый лист, избегая длительного перелистывания. Этот совет будет особенно полезен в случае использования четырех и более страниц флип-чарта. Возможность отделения листов от флип-чарта также может сослужить весьма полезную службу при необходимости создания для аудитории постоянного напоминания об основных положениях презентации. Лист с этими положениями отрывается от общего блока и с помощью клейкой ленты помещается на стену, где и находится до конца выступления. Помещенные на нем данные постоянно будут находиться перед глазами слушателей. Так же как и при создании слайдов для работы с оверхедом, при подготовке листов флип-чарта желательно следовать определенным правилам. Для усиления эффекта необходимо пользоваться разноцветными маркерами, выделяя разными цветами приведенные данные по степени их значимости (к примеру, ключевые цифры желательно наносить красным цветом, менее значимые — синим или черным). Особенно полезно применение цветных маркеров при демонстрации сравнительных графиков, но следует помнить, что графики, содержащие более четырех цветных линий, становятся малоразличимыми (при условии, если линии графика расположены близко друг к другу или несколько раз пересекаются). Поэтому оптимальным для работы с флип-чартом числом цветов будет 2–3. Особым навыком, требующим постоянной тренировки, является способность быстро и аккуратно писать на флип-чарте. Сложность этого заключается в том, что писать приходится стоя впол-оборота к аудитории (спина — это табу!) и в боковой перспективе (т. е. стоя сбоку от листа). При отсутствии опыта написанные слова и строки будут «заваливаться» вверх или вниз от горизонтальной линии написания. Поэтому желательно: а) заранее потренироваться в написании текста на флип-чарте; б) стараться помещать на листах минимум текста, используя сокращения и символы. Есть еще одно правило написания текста на флип-чарте: «говорю — пишу — говорю». Его суть заключается в нежелательности прерывать ход презентации паузами во время написания текста, поэтому высший класс владения техникой работы с флип-чартом — это одновременный рассказ и письмо на листе. Опыт показывает, что одновременно говорить и наносить на бумагу связный текст (фразу из нескольких слов или предложений) трудно, поэтому рекомендуется максимально использовать именно сокращения и цифры, иллюстрирующие сказанное выступающим. Размеры букв и символов в данных сокращениях должны читаться, как минимум, с 10 м, причем написание заглавных букв используется только для ключевых слов. Ниже приведены еще несколько основных положений графического оформления работы с флип-чартом. Прежде всего следует помнить, что текст на листы наносится от руки (при том, что далеко не всегда выступающий обладает каллиграфическим почерком), поэтому желательно писать как можно четче и печатными буквами, помещая не более восьми слов на листе. Если в других ситуациях экономия материалов всегда приветствуется, то во время проведения презентации было бы нерационально экономить на бумаге, полностью покрывая листы флип-чарта письменами — они будут не очень разборчивы и, следовательно, мало запоминаемы. Поэтому имеется и такое правило: «новое положение — новый лист». Пусть на этом листе будут изображены всего несколько слов или символов, зато для слушателей высказанная мысль останется четко сформулированной и запоминаемой. Ничто так не сбивает темп презентации на флип-чарте, как медленное или неуклюжее перелистывание страниц. Выше уже упоминалось правило правильной установки последнего, однако важна не только установка, но и приобретение представителем навыка быстрого перелистывания страниц. Для получения такого опыта американские специалисты рекомендуют использовать другой принцип «трех П: практика, практика и еще раз практика». Важность этого подтверждается тем, что в отсутствии подготовки непрофессиональные действия выступающего открывают простор вышеупомянутому закону Мэрфи. Таким образом, в приготовлении к выступлению даже с помощью такого немудреного, на первый взгляд, средства, как флип-чарт, не бывает малозначимых деталей, и соблюдение предложенных правил поможет эффективно проиллюстрировать сказанное даже с помощью простой бумаги. Применение мультимедийного проектора В последние годы при проведении презентаций часто применяют т.н. мультимедийные ( или цифровые) проекторы. В настоящее время эта технология настолько совершенна, что эти аппараты работают с форматами всего лишь в DIN-A5. Данный прибор в комбинации со стационарным компьютером или же ноутбуком в состоянии заменить звуковые фильмы, анимацию, видео- и аудиопроигрыватели. Также, как и оверхед с флип-чартом, мультимедийник можно использовать в работе с аудиторией любого размера. Для оптимального использования цифрового проектора необходимо принимать во внимание два основных технических аспекта: его разрешающую способность и силу света лампы. Михаэль Шметткамп( 2005 г.) рекомендует следующее: разрешающая способность аппарата, т.е. количество точек изображения проекции, зависит от типа предполагаемой презентации. Основные составляющие в этом приведены ниже: - разрешающая способность мультимедийника в 800 х 600 точек достаточна для простой демонстрации текста. На IT-языке это называется SVGA (Super Video Graphic Array) – сетка для видеографики высокого качества. - разрешающая способность в 1024 х 768 точек применяется в случае необходимости демонстрации большого количества графиков. Компьютерщики называют этот формат XGA (Extended Graphic Array) – растянутая графическая сетка - разрешающая способность в 1280 х 1024 точки идеальна для демонстрации анимации и трехмерных элементов. Она называется SXGA (Super Extended Graphic Array) – сетка для графики очень высокого качества - разрешающая способность в 1600 х 1200 точек (UXGA – Ultra Extended Graphic Array) – сетка для графики максимально высокого качества, применяется для комплексных анимаций и видео При оценке разрешающей способности вашего мультимедийного проектора стоит помнить одно правило: чем выше разрешающая способность, тем лучшее воздействие оказывает сама презентация. При сомнении всегда выбирайте более высокую разрешающую способность, чтобы соответствовать всем внезапно возникшим по ходу вашего выступления требованиям. Приведенные выше специальные обозначающие аббревиатуры можно найти в описании к прибору или же непосредственно на самом цифровом проекторе. Оптимальность выбора разрешающей способности прибора желательно определить заранее, до начала вашего выступления. Нередко при смене разрешающей способности цифрового проектора меняется и цветовой режим картинки. Проверьте, можно ли при желаемой разрешающей способности применить предшествующий цифровой режим или же вам необходимо его усиливать ( например, цветовой режим в 32 бита) или ослаблять ( цветовой режим в 16 бит). Ослабление цветового режима может означать, что некоторые таблицы или графики, а также анимация или видео будут изображены не так хорошо, как вам хотелось бы. Из подобной ситуации имеются всего два выхода: полностью технически переработать презентацию в плане составляющих ее изобразительных элементов или же подключить компьютер с соответствующей графической картой. Помимо разрешающей способности цифрового мультимедийного проектора, важной его характеристикой является и сила света. Как и в случае с разрешающей способностью, здесь действует правило: чем выше сила света, тем качественнее проектор. Для различных по размеру аудиторий требуется и различная сила света: до 20 человек: минимальная сила света в 500 люмен 21-50 человек: минимум 900 люмен более 50 человек: 2500 люмен Такой параметр, как сила света лампы определяет, хорошо ли видят присутствующие вашу презентацию – поэтому, выбирайте и здесь максимально возможную вилу света. В настоящее время выпускаются небольшие мультимедийники с высокими показателями данного показателя, так что у вас не должно возникнуть никаких проблем. Поскольку площадь проекции, создаваемой оверхедом, гораздо больше, чем при использовании цифрового проектора, вы должны располагать последний значительно дальше от экрана. При этом желательно использовать в управлении компьютером и проектором либо инфракрасный пульт ( мышь), либо удлинители с USB-разъемами. Наиболее оптимальный вариант работы вашего ноутбука во время мультимедийной презентации – от сети ( при этом вы будете уверены, что он не отключится во время выступления из-за нехватки питания для батареи). Учитывая то, что, согласно науке мэрфологии, чем сложнее система, тем больше у нее шансов сломаться в самый неподходящий момент, комплект «ноутбук-проектор» находится в зоне повышенного риска. Поскольку запасная лампа для мультимедийника стоит от нескольких сотен долларов США, то при ее перегорании стоит не чинить прилюдно аппарат, а сразу подумать о том, какими другими методами визуальной поддержки вам стоит разнообразить свое выступление (флип-чарт, образцы?). Однако, практика показывает, что наиболее частой причиной проблем с системой является отказ компьютера ( не грузится программа, дефектный соединительный кабель, не читает файлы, не может найти подключенное оборудование и т.п.). Поскольку поменять компьютер гораздо легче, чем найти новый проектор, при подготовке к мультимедийной презентации стоит запастись дополнительной копией вашего выступления на мобильном носителе ( флэшка, переносной жесткий диск, дискета или же CD-R диск). Применение слайд-проектора Слайд-проектор по частоте его применения во время презентаций, в нашей стране до недавнего времени традиционно занимал одно из ведущих мест ( особенно в докладах OL’s) . Выбирая для своей презентации подобный вид визуальной поддержки, выступающий должен четко представлять все его плюсы и минусы, исходя из того что чем технически сложнее аппарат, тем больше шансов создается для проявления закона Мэрфи, Когда же можно выбрать слайд-проектор? а) когда имеются время и деньги в бюджете. Подготовка слайдов для проектора — достаточно сложный технический процесс, требующий времени (фотография, проявление, печать, оформление в рамки) и относительно недешевый (стоимость пленки, работы и пр.). Поэтому при отсутствии этих условий желателен выбор оверхеда или флип-чарта; б) когда необходима высококачественная презентация. К сожалению, на сегодняшний день именно применение слайд-проектора позволяет наиболее красочно (и качественно) демонстрировать различные цветные изображения (имеющийся в современном техническом арсенале компьютерный мультимедийный монитор из-за высокой стоимости еще не является широкодоступным средством); в) когда имеется необходимость в показе снимков. Из-за невысокой разрешающей способности даже современные модели оверхедов не в состоянии передать без искажений всю цветовую гамму снимка, а иногда это весьма значимо (например, при демонстрации эндоскопических или морфологических изображений). В этом случае выбор останется за слайд-проектором; г) когда контакт с аудиторией не столь важен. Подобное встречается при выступлении перед большой аудиторией или же в условиях строгого ограничения времени, когда чисто физически невозможно вовлекать слушателей в активное участие; д) когда есть желание усилить впечатление контрастом света и темноты. Однако применение слайд-проектора требует довольно-таки значительного затемнения помещения, иначе в полумраке слайды будут тусклыми и блеклыми. Поэтому другим существенным минусом этого аппарата является необходимость для выступающего постоянно отвлекаться для выключения света самому или же просить об этом кого-либо из присутствующих. При отсутствии дистанционного управления слайд-проектором в большом помещении также придется постоянно просить включить или выключить аппарат («Следующий слайд, пожалуйста...»). Таким образом, понятно, когда желательно выбрать в качестве визуальной поддержки слайд-проектор. Когда же этого не следует делать? а) при наличии всего одного слайда или же нескольких слов на слайде. В этом случае применение данного аппарата будет сопровождаться неоправданно высоким риском проявления закона Мэрфи; б) при невозможности достаточного затемнения помещения. Было бы ошибкой проводить некачественную презентацию, ибо подобное, во-первых, будет наносить вред имиджу Компании, а во-вторых, бессмысленно, так как в отсутствии адекватной визуальной поддержки содержание презентации скоро забудется; в) при важности участия аудитории. Периодически затемняя помещение, выступающий лишится возможности осуществления глазного контакта, следовательно, будет утерян контроль над слушающими. Особенно это неприемлимо при проведении небольших презентаций или же семинаров, в которых участие аудитории особенно значимо; г) при отсутствии опыта работы с слайд-проектором. Этот пункт особенно существен, так как даже похожие внешне аппараты могут иметь различные технические характеристики. Особо рекомендуется, придя за 30 мин до начала презентации, предварительно разобравшись, правильно поместить слайды в держатель (как правило, «спиной к себе и лицом вниз»), проверить, как изменяется фокусировка, и определить местоположение временного выключателя (клавиши stand-by). При работе со слайд-проекторами компании «Кодак» не стоит забывать закрыть держатель слайдов («карусель») крышкой, иначе во время демонстрации слайды будут высоко вылетать. Следование вышеперечисленным советам определения и работы с различными видами визуальной поддержки позволит эффективно провести основную содержательную часть презентации и без помех перейти к ответам на вопросы и дискуссии. Проведение дискуссии Как правило, необходимость в проведении дискуссии возникает в ходе небольших (по количеству участников) презентаций и семинаров, когда имеется возможность оценить степень усвоения сказанного.Особенно полезно организовать дискуссию между участниками вашего фармкружка в последобеденное время с целью борьбы с PLS ( Post- Lunch Syndrome). Основные правила построения этого процесса мы уже обсуждали в предыдущей главе. Как любой другой экспромт, дискуссия должна быть заранее организована и продумана. Так же как и при начальном анализе аудитории, перед началом дискуссии выступающий должен задать себе вопрос: «Что я хочу от этой аудитории? Каков необходимый объем усвоенных знаний?» Соответственно этому и строится порядок обсуждения. Естественно, никакое обсуждение невозможно при наличии напряжения в зале (которое может быть вызвано недоверием к выступающему) или же в условиях дискомфорта. Поэтому начинать дискуссию желательно после небольшого перерыва (кофе-брейк), для того чтобы дать возможность аудитории собраться с мыслями. Более того, во время проведения этого перерыва медицинскому представителю желательно находиться рядом со слушателями, чтобы узнать их впечатление от выступления, а также оставшиеся непонятными моменты (зачастую люди стесняются публично заявлять о том, что им осталось что-то непонятно, поэтому «подслушивание» является единственным способом узнать об этом). Задав во время дискуссии вопрос и получив на него ответ (или несколько ответов), необходимо все время суммировать сказанное и еще раз разъяснить важнейшие положения презентации. Именно постоянное повторение поможет более четко усвоить желаемое. Иногда возникает ситуация, когда мнения участвующих в дискуссии разделяются, и одно из них является неверным. Проводящий обсуждение ни в коем случае не должен выказывать своего отношения к говорящим (или к их точке зрения), иначе это будет «подсказкой». Даже при получении неверного ответа желательно демонстрировать уважение к высказанному мнению, спокойно объяснив, в чем именно состоит ошибка. Ведущий дискуссию аккумулирует на себе основное внимание аудитории, поэтому он должен делать только то, что необходимо в данный момент (подходить к отвечающим, записывать ответы на флип-чарте и др.). Нежелательно бесцельное расхаживание по помещению, отвлечение на другие действия (например, разговор по мобильному телефону) — все это будет считаться демонстрацией незаинтересованности и, соответственно, приведет к потере интереса к обсуждаемому вопросу у участников дискуссии. Дискуссия, как и любое заранее спланированное действие, должна иметь четко определенные временные границы. Ведущему рекомендуется контролировать ее ход, пресекая излишне долгое разглагольствование или уход в сторону от обсуждаемой темы. Ниже будут продемонстрированы некоторые техники подобного пресечения. Такому контролю в немалой степени может способствовать внимательное слежение за невербальными сигналами от участников (глазной контакт!). Эти сигналы могут демонстрировать или незаинтересованность (в этом случае желательно как можно скорее задать такому участнику вопрос для возвращения его в русло обсуждения), или увлеченность спором — словом, действия, которые мешают ведущему дискуссию. Как же остановить говорящего оппонента? Для этого имеются как вербальные, так и физические приемы. Вербальные: эмоционально согласиться с говорящим: «Вы абсолютно правы!» (после чего можно объяснить, что говорящий вовсе не прав), «Да, но...» и т. п. Одновременно с этим желательно или отвернуться от говорящего, делая шаг в сторону от него, или выставить впереди его направления ладонь, переводя взгляд на другого участника дискуссии. Обычно этих приемов хватает для того, чтобы человек замолчал. Иногда можно наблюдать, как два слушателя увлеченно беседуют о чем-то своем, не обращая внимания на взгляды ведущего. Тогда достаточно подойти и молча встать рядом с говорящими, причем смотреть не на говорящего, а на слушающего. Последний быстро осознает неуместность беседы и остановит говорящего. Иногда задача ставится совсем иначе: стимулировать участника ответить на вопрос или высказать свое мнение. В этой ситуации, задав вопрос, следует сделать шаг в сторону этого слушателя, немного наклониться в его сторону и указать на него рукой, одновременно используя «язык тела» (прямой взгляд в глаза, приподнимание бровей). Когда же человек начнет говорить, желательно вербально демонстрировать заинтересованность: кивать головой («Это интересно!..», «Ну-ну...») и т. п., стимулировать его. Иногда движения ведущего дискуссию могут напоминать движения регулировщика на перекрестке, однако именно эти техники позволяют максимально использовать отведенное время с наибольшей пользой. Техника ответов на вопросы Ответы на вопросы также являются важной составляющей презентации. Более того, обмен вопросами и ответами с аудиторией является самой динамичной и продуктивной частью вашего выступления: она подразумевает немедленное взаимодействие и вовлечение участников. Тем не менее, как и в любом процессе коммуникации, вопросы имеют и негативную сторону: во-первых, они могут быть непредсказуемы, т.к. сложно предлугадать реакцию аудитории на тот или иной ответ, а, во-вторых, они обычно завершают ваше выступление и если эта его часть пройдет неудачно – то существует риск провала всего мероприятия ( т.к. люди запоминают именно последнее!). Однако, хуже любых вопросов может быть только их полное отсутствие! Как уже было сказано выше, желательно перед началом выступления объявить, когда можно будет задать вопросы. И вот, проведя обобщение и заключение, выступающий может предложить: «Теперь я с удовольствием отвечу на все интересующие вас вопросы». Перед этим необходимо приготовить чистый лист бумаги и пишущую ручку — иногда спрашивающий может задать несколько вопросов подряд, поэтому стоит, во избежание путаницы, эти вопросы записать. Более того, записав вопрос (или уяснив его сущность) всегда следует поблагодарить спрашивающего: «Благодарю за вопрос...» — и только после этого начинать ответ. Если перед тем как задать вопрос, спрашивающий представился (или же он знаком выступавшему), ответ следует начать с имени-отчества оппонента: «Уважаемый Петр Иванович...» — весьма желательная форма вежливости. Также стоит и определить круг вопросов, которые можно задавать ( варианты: «По окончании выступления я отвечу на вопросы, касающиеся его темы» либо «По окончании выступления я готов ответить на любые ваши вопросы» - последнее подразумевает, что вопросы могут касаться и других, отличных от основной темы, аспектов). Отвечая на вопрос, ведите себя как свободный человек, у которого есть выбор: . вежливый отказ ( например, на личные или неудобные вопросы) . отсрочка ответа ( если вам необходимо обдумать ответ или же ответ и так содержится в вашем выступлении) . перефразирование вопроса ( при его нечеткой формулировке или вашем желании обратить его в свою пользу) . прямой ответ И помните – вы не обязаны отвечать всегда и на все вопросы! Получив вопрос, желательно сделать шаг по направлению спрашивающего ( демонстрация внимания к нему), слушая, кивать головой, держать глазной контакт, не двигаться и целиком сосредоточиться на задаваемом вопросе. Выслушав вопрос, не стоит говорить: «Вы задали хороший вопрос!» ( получается, что все остальные вопросы были откровенно дурацкими). Лучше использовать следующие комментарии: - Какой необычный вопрос! - Вы задаете очень актуальный вопрос! - О, наконец-то прозвучал этот долгожданный вопрос! ( особенно о цене препарата) - Смелый вопрос! Напомним, что 6 секунд является критическим временем для ответа – если за это время вы не нашлись с ответом –то можете и не отвечать, т.к. аудитория уже упустила тему дискуссии. Не стоит воспринимать задаваемые вопросы ( особенно конфронтационного характера) как знак агрессии лично против вас – напротив, нередко это свидетельствует об интересе спрашивающего. Если же вы по той или иной причине не знаете ответа на вопрос, то не стоит оповещать об этом всех – лучше применить технику «реверса» ( см.ниже) или же произнести следующее: - К сожалению, у меня сейчас нет полной информации по этому вопросу... - Мне не хотелось бы давать непроверенную информацию, но ... Если вы не согласны с мнением спрашивающего, никогда не возражайте ему в оскорбительной манере. Для работы с оппонирующим мнением будет уместно применение техники «согласись и отвергни» - после формального согласия произносится «но» и далее высказывется собственное мненеие: - Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует, но... - Чтобы разобраться в Вашем вопросе, необходимо сказать вот о чем... - Конечно, но только вот... - Я хотя и согласен, но думаю вот что... - Однако, не следует забывать и то, что... - Вроде все так, но ведь... - Смелость, конечно, воодушевляет, но и к жизни спиной не повернешься... - Вы правы, но, тем не менее... - Все это выглядит логично, однако, на самом деле... Существует несколько техник ответа на задаваемые вопросы в зависимости от степени их сложности и готовности дать ответ. 1. «Полный вперед». Эта самая простая и распространенная техника: получив вопрос, выступающий сразу дает на него ответ. Этот способ применим в ситуации, когда ответ не вызывает затруднений. 2. «Переключение». «Спасибо за вопрос. Кто-нибудь может ответить на него?» или же: «Спасибо за вопрос. А как бы на него ответил доктор Иванов?» Эта техника применима в двух случаях: когда важно вовлечь аудиторию в активное участие (например, при организации дискуссии) или же необходимо время для обдумывания ответа. Переключение внимания на кого-либо даст выступающему небольшую временную фору. 3. «Рикошет». Очень часто среди присутствующих может найтись человек, который будет задавать вопросы с единственной целью — поставить выступающего в неудобное положение. Как правило, эти вопросы могут иметь довольно отдаленное отношение к предмету выступления («А что мы, врачи, будем с этого иметь?» или же: «А сколько Вы получаете в своей компании?» и т. п.). Отвечать на них — значит попасть в расставленную ловушку. Поэтому единственным способом достойного выхода из щекотливого положения будет постановка в неудобное положение самого спрашивающего — переадресовать рикошетом ему тот же вопрос: «Спасибо за вопрос. А что Вы сами думаете об этом?», «Как бы Вы сами ответили на этот вопрос?» Обычно применение данной техники отбивает у желающих охоту продолжить попытки выставить выступающего в неловком свете. 4. «Реверс». Эта техника часто является единственным способом спасти положение и «сохранить лицо». Она применяется тогда, когда выступающий не в состоянии ответить на вопрос. Стоит упомянуть о абсолютном запрете на ответы, в правильности которых у самого выступающего имеются сомнения, — тогда он разрушит все впечатление от проведенной презентации, выставив на всеобщее обозрение свою некомпетентность. Итак, в затруднительном положении на заданный вопрос можно ответить так: «К сожалению, из-за ограниченности времени моего выступления я не могу сейчас Вам ответить, но если по окончании презентации Вы подойдете ко мне — я отвечу Вам персонально». Подошедшему слушателю (одному, а не всем) выступавший может честно сказать, что в настоящий момент он не готов к ответу, но если спрашивающий оставит свой адрес или телефон, то после консультации со специалистами компании ему обязательно будет предоставлена желаемая информация. Как уже говорилось выше, хуже вопросов может быть только их отсутствие. В такой ситуации вы можете стимулировать получение вопросов или же выйти из неловкой ситуации другими способами. Для стимуляции вопроса подтолкните аудиторию словами, сказанными с добродушной, одобряющей улыбкой ( но не с вымученной гримасой страдания!): «Пожалуйста, первый вопрос...» - заметив малейшее движение слушателя, тут же дайте ему слово. Если вопрос так никто и не задал, спасите ситуацию, произнеся следующее: - Часто спрашивают вот о чем:... - Перед началом выступления мне задали вопрос:... После чего вы сможете говорить о важных для вас вещах, которым не нашлось места в основное время выступления, тем самым достойно завершив свою презентацию. В завершении хочется дать ответ на часто задаваемый вопрос (!) : «Как же добиться совершенства публичного выступления?». К этому стремиться, на наш взгляд, вовсе не нужно – просто будьте живым человеком, а не электронной коробочкой для вопроизведения информации. Ошибайтесь, учитесь, меняйтесь – пользуйтесь преимуществом несовершенных – возможностью совершенствоваться! Таким образом, заключая вышеизложенное, можно сказать, что профессиональное владение навыками ведения презентации и дискуссии может существенно улучшить усвоение информации и впечатление от выступления даже при возникновении неожиданных (и нежелательных) ситуаций. Описанные в этих главах техники и приемы являются ключевыми для эффективного выполнения работы медицинского представителя и позволят выполнить самые амбициозные задачи, которые ставит Компания перед своими сотрудниками. |