Инструменты контроллинга от А до Я - Фольмут Х.Й.. Финансы и статистика
 Скачать 3.36 Mb.
|
|
План мероприятий
Продолжение
Продолжение
выводы В первую очередь необходимо установить причины отдельных отклонений, которые при помощи независимого анализа можно исследовать более точно Для устранения узких мест необходимо организовать рабочую группу, которая сначала должна заняться наиболее узкими местами и разработать план мероприятий по их ликвидации Кроме того, необходимо четко установить, кто из менеджеров будет отвечать за проведение намеченных мероприятий Результаты требуется контролировать ежемесячно Если отклонения появляются вновь и обнаруживаются посредством текущего сравнения фактических и плановых показателей, рабочая группа должна еще раз внимательно проанализировать причины их возникновения Намеченные мероприятия нужно тогда в случае необходимости модифицировать с целью лучшего решения проблемы 1  4. ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНОЙ АНАЛИЗ14.1. ЧТО ТАКОЕ ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНОЙ АНАЛИЗ? Функционально-стоимостной анализ (ФСА) - протекающий по определенным правилам процесс инноваций. Первоначально стоимостной анализ применялся, как правило, для снижения затрат на товары. Он подходит также для выявления возможностей рационализации и совершенствования производственной деятельности предприятия. Стоимостной анализ постоянно развивается. Он может применяться для решения проблем, вновь возникающих на предприятии, и, кроме прочего, для улучшения качества, в том числе на малых и средних предприятиях. Растущая конкуренция оказывает негативное влияние на отпускные цены Существенные причины уменьшения прибылей заключаются также в постоянно увеличивающихся затратах на материалы и заработную плату. Более высокие переменные затраты ведут к тому, что снижаются суммы покрытия, если повы- шение цен при этом невозможно из-за спросовых ограничений. ФСА имеет важное значение для руководства предприятия, поскольку позволяет уменьшить затраты. Цель ФСА состоит в поиске возможностей реализации функций производимых предприятием продуктов, поставляемых материалов и оказываемых услуг при меньших затратах, но с обеспечением высоких требований к качеству, безопасности и рыночной привлекательности товаров и услуг. В отличие от других методов снижения затрат ФСА строится на изучении функций объекта исследования. Рассматривается вопрос, каким образом данная функция может исполняться при наименьших затратах. Конечно, ФСА не должен конкурировать с другими методами управления предприятием, а должен дополнять их. Целевая величина снижения затрат находится в пределах между 10 и 20%. Успех ФСА в большой степени зависит от поддержки руководства предприятия. Если оно верит в результативность данного метода, то может также заинтересовать сотрудников в его использовании. Правда, это предполагает готовность к групповой работе над решением проблем. Каждый предприниматель должен стремиться предложить на рынке новые продукты, которые можно произвести с наименьшими затратами. Перевод требований рынка на язык технических решений осуществляется прежде всего в конструкторском и исследовательском отделах. Таким образом, на производственные затраты существенное влияние оказывают решения, которые принимаются на этапе разработок. Затраты, связанные с изменением продукта, прогрессивно возрастают, если пройдены этапы генерирования идей и создания концепций, конструирования, закупки материалов, испытания опытных образцов, подготовки производства, изготовления и рыночного освоения. На этапах конструирования и закупки материалов применение ФСА дает наибольший эффект. ФСА может также применяться, когда продукт уже внедрен на рынок. Поскольку продукты конкурируют, соотношение между затратами и прибылью становится очевидным. Если ФСА применяется для уже созданных продуктов, то говорят об улучшении их стоимостных характеристик. Процесс оформления заказов может подвергнуться проверке посредством ФСА. При этом внимательно, как под лупой, рассматриваются информационные потоки, распределение прав и обязанностей, а также отдельные этапы работ. На некоем предприятии, к примеру, было установлено, что оформление одного заказа потребовало на 30% больше времени, чем предполагалось ранее Здесь сложились командные ме- тоды управления. ФСА показал, сколько времени и денег на это уходит. Каждый сотрудник "отвечал за все", из-за чего происходили информационные сбои и дублирование работ Сначала были сделаны предложения по улучшению организации, которые руководство предприятия приняло. В настоящее время четко разграничены обязанности и применяются вспомогательные средства - определенные формы документов, анкеты и бланки заказов. Это способствует укреплению позиций предприятия на переговорах с поставщиками и покупателями После реорганизации предприятие справляется с обработкой гораздо большего числа заказов при прежнем составе персонала. При проведении ФСА взаимоотношений предприятия с поставщиками было установлено, что целесообразна кооперация между ними. Посредством ФСА поставщик также может обеспечить снижение затрат и повысить эффективность собственного производства. Для обмена опытом между поставщиками и предприятием хорошо применять анкеты. Они помогают не упускать из виду важные моменты при приобретении сырья, основных и вспомогательных материалов, комплектующих. Анкета, приведенная в табл. 56, хорошо зарекомендовала себя на практике. ВЫВОДЫ При ФСА речь идет о систематическом изучении функций определенных объектов (товаров и процессов) с целью снижения затрат и получения эффекта Между эффектом и затратами следует установить оптимальное соотношение ФСА подходит прежде всего для решения комплексных экономических и технических проблем Соотношение между затратами и эффектом подвергается специальной проверке 1  4.2. КАКИЕ ФАКТОРЫ ТРЕБУЮТ НАИБОЛЬШЕГО ВНИМАНИЯ?При проведении ФСА необходимо обратить внимание на рассмотренные ниже факторы, влияющие на повышение эффективности этого метода. Таблица 56 Анкета для поставщиков
14.2.1. Цели применения ФСА Использование ФСА преследует такие, например, цели:
14.2.2. Области применения ФСА ФСА может применяться в различных областях. К ним относятся:
14.2.3. Виды ФСА Существуют различные виды ФСА. Классификацию можно осуществить по предмету исследования, по моменту проведения исследования на этапе жизненного цикла наблюдаемого объекта и степени свободы в проведении анализа. 1. По предмету исследования.
2. По моменту проведения исследования на этапе жизненного цикла наблюдаемого объекта.
3. По степени свободы в проведении анализа.
Изменение затрат и функций. 14.2.4. Рабочие группы по проведению ФСА ФСА следует проводить силами рабочих групп. Если на предприятии систематически используют профессиональные знания отдельных сотрудников и их творческий потенциал, сосредото- ченный в определенных подразделениях, то обычно появляются практические предложения по решению проблем. Если предприятие еще не имеет опыта применения ФСА, то есть смысл поручить руководство работой группы консультанту со стороны. В дальнейшем проводить заседания сможет специально обученный сотрудник. Создание продукции с меньшими затратами требует налаживания информационных потоков между подразделениями. Групповая работа способствует такому информационному обмену и помогает преодолеть бюрократичность мышления. Кроме того, работа в группе побуждает к развитию творческой мысли. В группу должны входить специалисты из подразделений, являющихся местами возникновения затрат, и отделов, их обслуживающих: исследовательского, конструкторского, производственного, материально-технического обеспечения, сбыта, бухгалтерии, контроллинга. Наряду с этим в группе должен быть хотя бы один сотрудник, который хорошо знает экономику всего предприятия. Наряду с профессиональной пригодностью необходимо учитывать личные качества участников, поскольку работа в группе должна быть гармоничной. Руководитель группы должен быть признан всеми участниками, обладать высоким авторитетом и хорошо знать предприятие. Главная задача группы - разработка альтернатив, причем все творческие решения должны быть соответствующим образом оформлены. В группе позволено свободное изложение идей, формирование которых опирается на использование таких методов, как "мозговой штурм". В группе должно быть от шести до восьми человек, в противном случае эффективность ее работы быстро снижается. 14.2.5. Планирование сроков Прежде чем рабочая группа начнет свою деятельность, руководство должно проинформировать все заинтересованные отделы о целях ФСА. Таким образом можно предупредить возникновение необоснованных страхов и напряжения. При точной постановке задач хватает от пяти до восьми заседаний, чтобы их решить. Заседания должны по возможности быстро следовать одно за другим. Однако участникам необходимо предоставить достаточно времени, чтобы они могли собрать необходимые данные. Если после восьми заседаний решение не найдено, проект следует закрыть. Продолжительность исследования при помощи ФСА не должна превышать трех-шести месяцев. 14.2.6. Внедрение предложений Внедрение предложений может потребовать до одного года, если нужны коренные изменения. В ходе реализации решений необходимо обратить внимание на то, чтобы контроль проводился на протяжении всего срока осуществления проекта. 14.2.7. Вспомогательные средства С целью быстрого нахождения новых решений при ФСА используют вспомогательные средства. 14.2.7.1. Выкладка деталей Выкладка деталей хорошо зарекомендовала себя на практике, когда речь идет о поиске подходов к снижению затрат. Необходимую информацию, касающуюся разложенных деталей, должны подбирать сами члены группы. Все детали, относящиеся к продукту, следует разложить на столе отдельно одна от другой. По каждой детали нужно предоставить соответствующую информацию. Это относится прежде всего к номеру детали, ее весу, материалу и закупочной цене. Чертежи и планы работ также могут быть полезными. Кроме того, необходимо четко разъяснить, идет речь об А-, В- или С-деталях. Одинаковые детали требуется объединить по функциональным группам. 14.2.7.2. Анализ конкуренции Продукты конкурентов необходимо приобретать и изучать. При этом в группе могут возникнуть дополнительные идеи о возможности их производства с меньшими затратами на собственном предприятии. Следует обратить внимание и на количество деталей, которое используют конкуренты. 14.2.7.3. Привлечение поставщиков Поскольку большая часть деталей закупается на стороне, то имеет смысл приобщить поставщиков к групповой работе и при этом использовать их опыт. В переговорах с поставщиками помогут также анкеты (см. табл. 56). 14.2.8. Расходы Расходы на проведение ФСА составляют от 5000 до 30 000 ДМ Величина затрат зависит, конечно, от комплексности проблем и принятых решений Даже если руководителем rt,J . сультант со стороны, затраты окупаются очень быстро. ВЫВОДЫ При ФСА следует в первую очередь четко определить преследуемые цели ФСА может применяться в различных областях Он хорошо подходит для оптимизации структуры новых и улучшения уже существующих продуктов Кроме того, его можно использовать для формирования новых рабочих мест, разработки новых вспомогательных средств труда и совершенствования технологических процессов Рабочая группа, которая занимается ФСА, должна выявить все возможные решения проблемы В группе происходит функционально ориентированный процесс мышления С целью обеспечения эффективной работы в состав группы включают от шести до восьми человек из разных подразделений Сроки проведения ФСА нужно точно спланировать Все заинтересованные отделы руководство предприятия должно проинформировать о целях ФСА, чтобы предупредить возникновение необоснованных страхов и напряжения Число заседаний по решению конкретной проблемы должно находиться в пределах от трех до шести. Разработанные предложения после утверждения руководством предприятия следует внедрять по возможности быстро В процессе реализации решений необходим контроль за ходом выполнения проекта Для более быстрого поиска новых решек, л применяют вспомогательные средства, например выкладку деталей, анализ данных о конкурентах, привлечение поставщиков 1  4.3. КАК ВЫГЛЯДИТ ПЛАН РАБОТ?ФСА имеет четыре основные особенности:
3) объекты анализируются с точки зрения выполняемых ими функций; 4) работа проводится в междисциплинарных группах. Таким образом, ФСА обеспечивает наилучшую интеграцию всей информации из специализированных отделов. Это особенно важно на этапе разработки изделий. ФСА проявил себя на практике как метод снижения затрат и повышения экономичности. Успех достигается тем раньше, чем точнее соблюдается план работ в процессе ФСА (стандарт DIN 69910), представленный в табл. 57. Таблица 57 Рабочий план проведения ФСА
Этот план не настолько сложен, как кажется на первый взгляд. Он представляет собой удачную комбинацию апробированных методов. Целесообразно при первичном применении ФСА привлечь консультанта со стороны, который уже имеет опыт подобной работы. Соблюдение плана работ гарантирует хорошие результаты ФСА и одновременно позволяет учитывать специфику исходной ситуации на предприятии. Рассмотрим подробнее этапы, указанные в табл 57. 14.3.1. Подготовительные мероприятия Подготовительные мероприятия служат для того, чтобы прояснить имеющиеся на предприятии проблемы. Сначала для ФСА отбирают не слишком сложные проблемы. Рабочая группа должна еще накопить некоторый опыт. Предложения могут исходить из разных отделов. Основу для отбора объектов ФСА составляют данные анализа узких мест, рационализаторские предложения и данные анализа продуктов. . Инициаторами могут выступать также конструкторский отдел или отделы рационализации и организации работ При постановке целей следует учитывать условия на рынке Основой для определения количественных целей являются рыночные цены и конкурентная ситуация. Если переменные затраты вычесть из рыночной цены, то мы получим сумму покрытия 1. После вычитания специальных постоянных затрат получим сумму покрытия 2. По суммам покрытия 1 и 2 в процентном выражении рассчитывают, как должны снизиться переменные и специальные постоянные затраты, чтобы можно было обеспечить успешное функционирование предприятия. Экономический отдел должен предоставить в распоряжение рабочей группы ФСА детализированные данные об отдельных видах затрат на предприятии. Затраты должны быть правильно определены. Обратите внимание на то, что переменные и специальные постоянные затраты, относящиеся к объекту ФСА, следует представлять в простом виде. Все затраты, которые не относятся к разработке проекта, не нужно принимать в расчет. Однако постатейная калькуляция для анализа затрат не используется Данные о переменных и постоянных затратах особенно важны для анализа фактического состояния, стоимостной оценки альтернатив и калькуляции стоимости реалистичных решений. Цель по затратам может, к примеру, состоять в том, что необходимо снизить переменные затраты на 20%. При постановке цели по затратам следует по возможности опираться на опыт аналогичных проектов. Затраты на этапах разработки, испытания новых изделий, а также изготовления специальной оснастки и инструмента оцениваются и распределяются по периодам планирования с максимально возможной точностью. После постановки целей и формирования рабочей группы для ФСА нужно составить план выполнения работ. Для управления проектом может применяться простая диаграмма, которая наглядно представляет этот план. Группа должна наряду с моментом начала проекта определить и момент его окончания. 14.3.2. Определение фактического состояния При определении фактического состояния основная проблема состоит в том, чтобы собрать информацию и точно описать объект, в том числе отдельные его функции. Например, отдельные трудовые процессы в сбыте, производстве или при обработке заказов разлагаются на составляющие. Рабочая группа перепроверяет, кто занимается этими видами деятельности. Исследуются затраты времени и расходы Источником сведений о затратах времени и расходах могут быть статистические данные на предприятии и экспертные оценки. Тесная совместная работа экономического отдела и группы, занимающейся ФСА, является необходимой предпосылкой успеха В исследованиях нужно принимать во внимание только переменные затраты на единицу продукции и специальные постоянные затраты. Функциональные затраты следует учитывать с максимальной точностью. Группе необходима информация о том, каковы затраты на реализацию одной функции объекта анализа. При анализе функций ручь идет прежде всего о том, чтобы описать и оценить реальные функции. Исходя из этого можно создать каталог желаемых функций как основу выбора возможных решений. 14.3.3. Проверка фактического состояния При проверке фактического состояния точно анализируются все главные и дополнительные функции объекта исследования Проверяется, все ли функции выполняются Возникающие при этом затраты также должны быть внимательно рассмотрены. Необходимо проводить ABC-анализ переменных затрат. Можно, например, установить, что 10 стандартных деталей составляют около 50% всех деталей, но на них приходится только 5% общих затрат. 14.3.4. Разработка новых решений После того как группа составит полное представление об объекте ФСА, речь пойдет о поиске новых решений. Каждая функция должна рассматриваться с учетом альтернатив. Необходимость некоторых функций следует поставить под сомнение. Возможно, более экономично выполнять их на ЭВМ или это могут делать другие сотрудники. При разработке альтернативных решений помогают такие методы поиска идей, как "мозговой штурм". Оправдали себя и специальные анкеты. Можно успешно применять технику метапланирования. 14.3.5. Проверка новых решений Отдельные решения или подходы к ним должны рецензироваться. Все предложения нужно проверить. Требуется выяснить, каковы практическая реализуемость решения и его экономичность Обычно в группе разрабатывается много альтернативных предложений. Из этих предложений выбирают два или три, а затем подвергают их более точной технической и экономической проверке. Конструктор должен изучить решения на предмет их функциональной пригодности. Технологу нужно исследовать возможности производства и обратить внимание на число деталей. Контроллеру следует заниматься экономическими вопросами. 14.3.6. Выбор и реализация решения Когда все варианты решений тщательно исследованы, группа должна выбрать из них одно, для которого составляются каталог мероприятий и план-график по срокам исполнения. Одновременно нужно установить систему контроля за ходом реализации решения. Контроль следует проводить на основе плановых и фактических данных. Сравнение плановых и фактических величин покажет, дает решение желаемый результат или нет. Особенность ФСА заключается в схеме действий в соответствии с графиком работ. Для отдельных этапов можно сформулировать определенные вопросы (табл. 58). Техника их постановки играет в ФСА большую роль.  Таблица 58 Вопросы группы стоимостного анализа
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||