Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы - Игорь Чумарин. Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы. ИгорьЧумаринпредотвращение потерьв розничной торговле
 Скачать 5.39 Mb.
|
|
Глава 6 КОНТРОЛЬ ОСНОВНЫХ ОПЕРАЦИЙ С МАТЕРИАЛЬНЫМИ ЦЕННОСТЯМИ Глава 6. Контроль основных операций с материальными ценностями 159 • характер общения представителей магазина (кладовщики, при- емщики) с представителями склада, поставщиков или перевоз- чиков (экспедиторы, водители). Проверка соответствия количества принимаемого товара сопрово- дительным документам производится сотрудником магазина, ответ- ственным за данную процедуру. Контроль может осуществляться конт- ролером, находящимся в зоне приема товара. Контролер, присутствующий на разгрузке транспорта от поставщи- ка и приемке его кладовщиком, обязан в целом контролировать процесс и при необходимости имеет право приостановить разгрузку (приемку) и лично пересчитать необходимое количество товара. Периодичность таких проверок при отсутствии особых подозрений — одна — две товар- ные позиции в каждой второй поставке. Дополнительному контролю подвергается, как правило, товар, входящий в верхнюю часть списка по недостачам. Периодически (один раз в день) может вводиться процедура конт- ролируемой поставки, когда приемщик проверяет товар по акту при- емки, а контролер полностью сверяет по транспортной накладной. Кроме того, контролер в этой зоне может регулировать разгрузоч- ные потоки таким образом, чтобы обслуживались только открытые ворота, то есть: один приемщик — одни ворота. Для остальных машин ворота не открываются, и водители (экспедиторы) в зону приемки не допускаются. Посторонние лица также не пропускаются контролером (охранником) в зону ответственности. Он следит, чтобы расположен- ный на рампе товар с более ранних поставок не смешивался с другим товаром. Контролер фиксирует параметры приема товара по каждой машине в журнале учета приемки товара в соответствии с утвержденным об- разцом заполнения. Одновременно контролер отслеживает и характер общения сотруд- ников магазина (кладовщики, приемщики) с представителями постав- щиков или перевозчиков (экспедиторы, водители) с целью выявления признаков общения вне работы или иных, указывающих на вероят- ный сговор. При необходимости контролер получает от менеджера СБ инфор- мацию, на какого поставщика, водителя или товар следует обратить особое внимание, а также контролирует дисциплину среди торгового персонала в зоне ответственности. При наличии определенного уров- ня доверия к персоналу, подтвержденного временем, вполне допусти- мо и не иметь поста контроля в этой зоне. 160______________Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы Проверка соответствия качества принимаемого товара сопроводи- тельным документам и отраслевым требованиям входит в обязанности торгового персонала, однако контроль за этим в компетенции того же контролера. При выявлении им факта приемки заведомо некачествен- ного товара он ставит об этом в известность своего руководителя. Контроль соответствия количества товара, принятого на склад ма- газина, количеству товара, введенного в компьютерную систему уче- та (КСУ), лично для контролера несколько затруднен. Он может и имеет право проверять и этот элемент товародвижения, но скорее по тем поставкам и позициям, которые сам перепроверял. Периодич- ность таких проверок при отсутствии особых подозрений — две по- ставки, обычно в конце дня. Также в операционном учете сохранена возможность частичного контроля за операциями поставки. Здесь оператор КСУ, отвечающий за осуществление приходных операций (ввода), в конце рабочей сме- ны обязан сверить поставки, внесенные в систему, с журналом конт- ролера (двойной контроль) и при наличии расхождений на месте раз- решить их. Дополнительно правильность этой процедуры можно проверить сличением бумажных накладных с данными журнала и с данными КСУ. При этом выявляются все расхождения, в том числе криминаль- ного характера. Все действия по контролю и недопущению потерь при осуществле- нии приходных процедур расписаны в должностных инструкциях указанных лиц. Организация исполнения мероприятий возлагает- ся на менеджера по безопасности. Контроль качества товара возлагается на ответственных сотрудни- ков магазина, однако неправильно принятый товар может очень скоро оказаться в браке. Поэтому дополнительный контроль состояния то- вара одновременно при проверке количества не помешает и даже обя- зателен. Со временем выделяются группы товаров, имеющих пробле- мы с качеством, и именно на эти группы и стоит обращать более пристальное внимание. В текущем режиме функционирования магазина постоянный конт- роль качества товара также предназначен для предотвращения потерь путем своевременной корректировки условий и режимов хранения в кладовых; постоянной ротации товара на полках, когда ближе к по- купателю должен выставляться товар, имеющий более «близкие» к окончанию сроки реализации, а также выявления товара с истекши- ми сроками годности. Глава 6. Контроль основных операций с материальными ценностями 161 Особому контролю подвергаются целиком товарные группы при жалобах покупателей на качество тех или иных товаров. 6. 2. Подготовка к продаже Контроль этого этапа товародвижения осуществляется контролерами непосредственно в зонах подготовки товара к продаже и после вы- кладки в торговый зал. Контролируется соблюдение правил распаков- ки и фасовки товара, использование фасовочного и весового оборудо- вания, маркировка единиц продукции. Осуществляется, как правило, периодическими проверками названных рабочих мест. 6. 3. Хранение товара В системе торговой безопасности контроль хранения товара в кладо- вых включает в себя наблюдение и проверку нескольких основных моментов, а именно: • контроль доступа в помещения кладовых; • контроль режимов хранения; • контроль количества товара. Ограничение доступа в кладовые связано со снижением рисков хи- щений из кладовых и обосновано тем, что там должна существовать отдельная от иных территорий материальная ответственность работа- ющих сотрудников. С этой целью на дверях кладовых вывешиваются списки ответствен- ных за помещение лиц, остальные в них не допускаются. Сотрудники, не значащиеся в списках, обнаруженные в кладовых контролерами или охранниками при обходе, при отсутствии уважительных причин (указание руководителя магазина и т. п. ) подлежат дисциплинарному наказанию. Вопрос регламентируется Положением о пропускном режиме на предприятии и должностными инструкциями работников. Контроль режимов хранения товара в кладовых осуществляется менеджерами магазина и дополнительно контролерами СБ. Внимание обращается на соблюдение температурных условий, совместимость товара и сроки хранения. Замечания сотрудников СБ вносятся в жур- нал учета замечаний директора магазина. Основная контрольная процедура — проверки количества товара в кладовых. Осуществляется инвентаризационной комиссией по гра- фику ее работы и по инициативе руководства СБ — при наличии обо- снованных подозрений. При этом составляются акты инвентаризации и иная сопутствующая документация. 162______________Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы Качественному проведению контроля здесь будет способствовать система учета поступления и выдачи товара непосредственно из каж- дой кладовой, если такой учет предусматривается КСУ. 6. 4. Внутренние перемещения Внутренние перемещения товара на территории торгового объекта происходят постоянно, и не все из этих потоков учитываются и, следо- вательно, контролируются. Учету подлежат перемещения товара в кладовые и из них, а также на производство (фасовку, переупаковку) со склада или из торгового зала. Кроме этого, учету должны подвергаться и перемещения товара, в том числе из брака, например в столовую предприятия. Все эти потоки должны учитываться и контролироваться. Перемещения товара на производство (пищевое) со склада или из торгового зала должны осуществляться на основании стандартного документа на отгрузку со статусом «внутренний клиент», которую оформляет заведующий производством. В дальнейшем по заявке ра- ботники кладовых или торгового зала собирают заказ и по накладной передают его лицу, ответственному от производства. Передача такого заказа может проверяться контролером, в том чис- ле с пересчетом товарной части и проверкой веса. Контроль ведется одновременно с фиксацией в журнале учета внутренних перемещений самой операции. О выявленных расхождениях немедленно ставится в известность менеджер по безопасности, составляется акт, и начинается проверка. Для предотвращения нехватки товара на рабочий день производ- ства заведующий имеет право создать у себя определенный запас. Контроль перемещения товара на производство входит в должност- ную инструкцию одного из контролеров, пост которого располагается ближе всего к путям перемещения товара. Один экземпляр накладной на внутреннее перемещение остается у контролера и сдается в конце рабочего дня менеджеру по безопасности. Перемещения товара в столовую предприятия для приготовления пищи со склада или из торгового зала осуществляются на основании аналогично оформленной заявки и с соблюдением всей остальной процедуры, как и для производства, и с теми же контрольными меро- приятиями. Перемещения в столовую товара, имеющего дефекты качества и товар- ного вида (из брака), также возможны на основании оформленной заявки либо товарной накладной на получение товара из кладовой брака. Глава 6. Контроль основных операций с материальными ценностями_____________163 При любом перемещении товара в столовую заведующий столовой предъявляет товар с документами контролеру для проверки, и тот ста- вит свою подпись. Одновременно ведется также журнал учета внут- ренних перемещений. Один экземпляр накладной на внутреннее перемещение остается у старшего контролера и сдается в конце рабочего дня менеджеру по безопасности. 6. 5. Забраковка, списание и уничтожение Каждая из этих операций, являясь этапом товародвижения, в значи- тельной степени подвержена риску нанесения потерь и требует осо- бенного контроля. Поэтому ни одна из них не может быть произведе- на без участия со стороны сотрудников СБ. Контроль забраковки осуществляется подписанием контролером акта забраковки на товар с указанием вида дефекта, степени сниже- ния товарного вида, процента уценки и дальнейшей судьбы (списание с использованием в столовой, других местах или уничтожение). Перед подписанием акта контролер обязан сверить фактическое количество с документом и оценить корректность заполнения акта. Акты забраковки, не имеющие подписи контролера с расшифровкой фамилии, считаются недействительными и к тому же заполненными с нарушениями. Контролер проверяет документы и дает разрешение на забраковку, фиксируя операцию в журнале учета брака. Любое подозрение в отношении правильности процедуры и доку- ментов контролер обязан адресовать своему руководству. Списание товара означает его полную уценку с возможностью дальнейшего использования или без такового. Производится актом забраковки, в котором указывается процент уценки 100% (все число- вые значения указываются в актах прописью). На основании этого акта оформляется накладная на перемещение бракованного товара в столовую или на утилизацию. Накладная подписывается менеджером магазина, отвечающим за перемещения товара, ставится печать, прикладывается копия акта за- браковки, и товар готов к отгрузке. Контролер проверяет документы и дает разрешение на отгрузку, фиксируя операцию в журнале учета брака. Таким же образом проводится и контролируется уничтожение то- вара. Акт забраковки на уничтожение визируется менеджером, товар проверяет контролер, подписывает акт, и под присмотром вызванного 164 ______________ Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы охранника товар перемещается уборщиками к месту утилизации на территории объекта для уничтожения. Второй экземпляр акта забра- ковки на уничтожение остается у старшего смены охраны. Операция фиксируется контролером в журнале учета брака. 6. 6. Возврат товара поставщику Возврат товара поставщику производится по «возвратной» наклад- ной, имеющей соответствующие реквизиты. Контролер, присутствующий на загрузке транспорта для поставщи- ка, обязан в целом контролировать процесс, при необходимости имеет право приостановить загрузку и лично пересчитать необходимое ко- личество товара. Периодичность таких проверок при отсутствии осо- бых подозрений — одна — две товарные позиции в каждом возврате. Одновременно контролер отслеживает и характер общения пред- ставителей магазина с представителями поставщиков или перевозчи- ков. Операция фиксируется контролером в журнале учета приемки то- вара, находящемся на посту, с надписью в соответствующей графе «Возврат». Дополнительно правильность этой процедуры можно про- верить сличением бумажных накладных с данными журнала и с дан- ными КСУ. При этом выявляются все расхождения, в том числе кри- минального характера. В конце рабочей смены оператор по учету обязан также сверить данные КСУ по возвратам с журналом контролера. 6. 7. Возврат товара от покупателя Возврат товара от покупателя как этап технологического процесса магазина может использоваться недобросовестными сотрудниками для нанесения ущерба путем как сокрытия данного факта от учета, так и внесения в учет мифических, то есть не имевших места, фактов воз- врата. Более детально эти возможности описаны в разделе, касающем- ся контроля кассовых операций. Контролер обязан фиксировать параметры приема возвратного това- ра в журнале учета возвратов в соответствии с утвержденным образцом заполнения, а также отслеживать судьбу возвращенного товара. 6. 8. Возврат и утилизация тары Тара, по которой организуется возврат поставщикам, вносится в си- стему учета под своим идентификатором, и по ней осуществляются как отгрузки (в составе товарной части), так и возвраты, аналогичные Глава 6. Контроль основных операций с материальными ценностями_____________165 товару. В этом случае КСУ должна позволять производить учет обо- рота такого ресурса. Исходя из этого и процедуры контроля тары полностью аналогичны контролю товара. 6. 9. Доставка товара В условиях, когда экспедиторы транспортной службы, развозящие то- вар по магазинам сети, часто не принимают в полном смысле ответ- ственность за товар на себя, так как не пересчитывают его при получе- нии на складе, потери при доставке могут быть критичны. Достаточно стандартна ситуация, когда при доставке товара в магази- ны обнаруживается недостача и звенья этой цепочки, склад и экспеди- тор, начинают обвинять друг друга в ошибках. Иногда, пользуясь такой ситуацией, экспедитор входит в сговор с сотрудниками магазина. Идеальна ситуация, когда водители-экспедиторы принимают товар на складе (РЦ) под счет, то есть под свою ответственность, и передают в магазине также с пересчетом. Однако такие процедуры сильно тор- мозят логистические процессы и специалистам по безопасности при- ходится в каждом конкретном случае изобретать новые способы пред- отвращения потерь. Независимо от используемой схемы передачи ответственности в отношении доставки в обязательном порядке применяются специаль- ные контрольные процедуры. Во-первых, это внезапные проверки транспорта при движении по маршруту. Осуществляются руководством СБ планово по конфиден- циальному графику и представляют собой контроль следования транспорта с проверкой в отгрузочной точке или непосредственно на маршруте. Кроме плановых проверок могут быть и внезапные, вы- званные необходимостью проконтролировать кого-то конкретно. Пла- новые проводятся не менее одного раза в неделю с доведением резуль- татов до водителей-экспедиторов. В дальнейшем проверять можно и реже, однако поддерживая водителей «в тонусе» и муссируя инфор- мацию о том, что проверяются они чуть ли не каждый день. Во-вторых, опломбирование транспорта при выезде со склада. Применяется для всех точек доставки, когда контролеры (охранники) в каждой точке пломбируют кузов для дальнейшего движения по марш- руту. Опломбирование кузовов (фургонов) автомашин производится надежными, чаще одноразовыми, пломбами, а иногда и дорогостоящими многоразовыми специальными приспособлениями с уникальными чис- ловыми комбинациями. 166______________Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы Одной из процедур контроля является анализ документации достав- ки. Каждая доставка товара в магазин заканчивается возвратом на склад пакета документов в составе второй накладной с пометками сотрудни- ков магазина, актов расхождений с указанием количества недостающе- го или лишнего товара, брака и сумм. Данные из актов вносятся в КСУ для уточнения взаиморасчетов с клиентами, сами акты хранятся в отде- ле доставки. Вся документация сдается на склад в день доставки. В службе безопасности ведутся статистика и анализ данных по та- ким расхождениям по каждому водителю и магазину, что служит ос- новой для дальнейших расследований и применения других конт- рольных мероприятий. Отдельно ведутся учет и анализ статистики по фактам возникнове- ния брака по вине водителя. 6. 10. Закупки для внутренних нужд Процесс закупок для внутренних снабженческих, хозяйственных и иных нужд торгового объекта является потенциально рисковым с точ- ки зрения торговой безопасности, так как зачастую лица, получающие денежные средства под отчет и осуществляющие данную деятельность, не только завышают стоимость приобретаемых товаров и услуг с це- лью присвоения разницы, но и фальсифицируют сам факт закупки. Для снижения риска возникновения подобных случаев рекоменду- ется: • деньги под отчет получать только из кассы бухгалтерии, не за- действуя для этого главную кассу магазина и уж тем более опера- ционные кассы, хотя это и не всегда удобно; • бухгалтерии при выдаче денег требовать от подотчетных лиц чет- кого соблюдения Порядка ведения кассовых операций в РФ в ча- сти своевременной отчетности; • бухгалтерии (внутрифирменному аудитору) при необходимости проверять существующие на рынке закупочные цены на те или иные товары и услуги. Кроме того, не следует безоглядно нормировать закупки на хозяй- ственные нужды в текущей деятельности торгового объекта, так как нормы могут в значительной степени не соответствовать реальным запросам, превышая их. При этом с уверенностью можно предполо- жить, что почти всегда и эти завышенные лимиты будут освоены. Контроль рисков в этой области лежит на менеджере по безопасно- сти, который имеет право затребовать от смежных подразделений всю Глава 6. Контроль основных операций с материальными ценностями ____________ 167 необходимую документацию с целью проведения проверки, а также получать с должностных лиц объяснения. 6. 11. Использование весового оборудования Контроль использования весового оборудования крайней важен в со- временной системе предотвращения потерь, так как с помощью весов можно манипулировать и количеством товара. Манипуляции обычно связаны с неправильной установкой (уста- новка с наклоном, в результате чего показания контрольного веса в различных углах взвешивания будут разными), различием цены деле- ния на разных весах (отгрузка со склада поставщика производится целыми паллетами с крупногабаритных весов, а прием в магазине по коробкам на небольших весах, и разница в погрешности этих весов может составлять килограммы) и иными искажениями (нарушением юстировки весов перед использованием и т. д. ). Организация правильной эксплуатации весового оборудования магазина возлагается на менеджеров магазина. Каждый из них, и это входит в их должностные обязанности, должен вести журнал провер- ки всего весового оборудования. С этой целью ответственное лицо ежемесячно проверяет устойчивость, юстировку, правильность пока- заний и градуировку всех весов любого типа в зоне своей ответствен- ности и вносит результаты проверки в журнал. Менеджер по безопасности один раз в квартал по своей линии конт- ролирует правильность и периодичность ведения журналов, при не- обходимости проверяет точность показаний, также отмечая результа- ты проверки в журналах. 6. 12. Операционный учет При построении системы торговой безопасности объекта ее неотъемлемой частью является установление учета, названного автором операционным. Суть этого независимого от товарного либо бухгалтерского сектора учета состоит в том, что наиболее важные параметры всех операций товародви- жения, значимых с точки зрения контроля и предотвращения потерь, под- лежат фиксации в специальных журнальных формах. Об учете этого вида и его возможностях мы не раз упоминали во многих главах книги. Независимость от иных видов учета состоит в том, что он ведется сотрудниками СБ, контролерами и/или охранниками и подотчетен только руководству по линии безопасности. Разумеется, данный вид учета не дублирует учет бухгалтерский, проводимый по первичным документам в бухгалтерии, или товарный, 168 ______________ Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы осуществляемый в местах нахождения товара — на складе, в кладовых или в торговом зале. Этот учет не фиксирует сложившуюся ситуацию с товаром на данный момент, как товарный учет, и не оперирует де- нежными показателями, как бухгалтерский. Он фиксирует необходи- мые параметры в точках перехода товара от одного звена технологи- ческого процесса к другому, и в этом его ценность. Он позволяет регистрировать отсутствующие в иных учетах характеристики — пе- реход ответственности, отклонения в операции с товаром, кто, когда и во сколько осуществил операцию и т. д. Это тот массив информации, который необходим для кропотливого анализа и обработки с целью выявления нарушителей, негативных тенденций и отклонений в тех- нологических процессах. Дополнительно также в этом виде учета от- мечаются и иные важные событии, например касающиеся персонала. Стандартный набор точек альтернативного учета и примерные фор- мы журналов приведены ниже. Конечно, необходимость применения такого вида учета определяется самими пользователями данных о без- опасности. Кроме того, различные сведения, составляющие содержание указанных далее журналов, могут формироваться и в электронном виде посредством компьютерных программ. Так, например, фактическое прибытие и убытие работников может регистрироваться электронной системой управления доступом, а данные по нарушениям кассиров вы- деляться из системы видеоконтроля кассовых операций. Учет по персоналу • Журнал учета прибытия-убытия персонала; находится на посту охраны при входе сотрудников, отметке подлежит весь персонал, предназначен для контроля и анализа посещаемости, правиль- ности ведения табельного учета. № пп Графы Комментарии по заполнению 1 Дата Строка в начале дня 2 Время прибытия Точное время прибытия по каждому сотруднику 3 ФИО Фамилия и инициалы сотрудника 4 Деньги, товар Краткое указание количества наличных денег с собой (для кассиров) и товара из ассортимента магазина (у всех сотрудников) 5 Роспись сотрудника Разборчивая роспись сотрудника о прибытии 6 Время убытия Точное время убытия по каждому сотруднику 7 Деньги Сумма личных денег при убытии у кассиров 8 Подпись охранника Разборчивая роспись, удостоверяющая убытие Глава 6. Контроль основных операций с материальными ценностями_____________169 • Журнал учета замечаний; находится в помещении директора магазина, записи вносятся контролерами, предназначен для конт- роля и анализа реакции должностных лиц на выявленные нару- шения, влекущие нанесение ущерба. № пп Графы Комментарии по заполнению 1 Дата Строка в начале дня 2 Время Точное время события 3 Замечание Содержание замечания 4 Кем передано Фамилия и инициалы контролера 6 Кому передано Должность и фамилия лица, которому передана информация 5 Подпись контролера Подпись контролера о доведении замечания 7 Реакция Реакция руководства на замечание 8 Подпись Разборчивая роспись должностного лица о реакции Учет по операциям • Журнал учета приемки товара; находится у контролера в зоне приемки товара, предназначен для контроля за приходными опе- рациями, сверки с данными компьютерной системы учета, ана- лиза и выявления признаков нанесения ущерба в данной зоне. № пп Графы Комментарии по заполнению 1 Дата Строка в начале дня 2 Время Точное время начала разгрузки 3 № автомашины Полный регистрационный номер машины 4 Поставщик Краткое наименование поставщика 5 Вид и номер документа Номер ТТН, инвойса или другого приходного документа 6 Замечания при приемке Наличие по виду (излишек, недостача, брак) или отсутствие замечаний (нет) 7 № акта расхождений Номер внутреннего акта расхождений, если оформляется 8 Подпись контролера Разборчивая роспись о подтверждении факта 9 Подтверждение оператора В конце смены оператор сверяет со своим учетом и подтверждает своей росписью по каждой поставке • Возвраты поставщикам указываются в журнале учета приемки от поставщиков с надписью «Возврат». 170 _________Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы • Вывоз макулатуры или оборотной тары — аналогично с указа- нием «Макулатура» или «Тара». • Журнал учета брака; находится у контролера, предназначен для учета и фиксации операций забраковки, в том числе брака вслед- ствие порчи и уничтожения персоналом, сверки с данными ком- пьютерной системы учета, анализа и выявления признаков нане- сения ущерба при обороте брака. № пп Графы Комментарии по заполнению 1 Дата Строка в начале дня 2 Время Точное время начала операции 3 Брак Полный перечень бракованного товара либо ссылка на акт забраковки 4 Причина брака Описание причины возникновения брака 5 Виновное лицо ФИО виновных лиц, если известно 6 Акт забраковки Номер акта, дата и время появления 7 Последствия Указываются операции: уценка, списание, уничтожение 8 Номер акта Если эти операции фиксируются, указываются номера актов 9 Менеджер магазина Разборчивая подпись 10 Контролер Разборчивая подпись контролера • Журнал учета внутренних перемещений; находится у контролера, предназначен для учета всех перемещений товара, происходящих со склада или из торгового зала на производство или в столовую пред- приятия, сверки с данными компьютерной системы учета, анализа и выявления признаков нанесения ущерба при обороте данного товара. № пп Графы Комментарии по заполнению 1 Дата Строка в начале дня 2 Время Точное время начала контроля 3 Наименование точки отгрузки Склад, холодильник (№) или торговый зал 4 Наименование точки получения Производство или столовая 5 ФИО ответственного Фамилия и инициалы ответственного, кто перемещает 6 № документа Номер документа на внутреннее перемещение 7 Результат контроля Выявленные расхождения, если есть 8 Роспись ответственного Разборчивая роспись в подтверждении факта перемещения 9 Роспись контролера Разборчивая роспись в подтверждении факта контроля Глава 6. Контроль основных операций с материальными ценностями______________171 Учет по торговому залу • Журнал учета кассовой дисциплины; находится у контролеров расчетно-кассового узла, предназначен для фиксации всех нару- шений кассовой дисциплины, сверки с данными компьютерной системы учета работы кассиров, анализа и выявления признаков нанесения ущерба кассирами, оценки работы контролеров на РКУ. № пп Графы Комментарии по заполнению 1 Дата Строка в начале дня 2 Время Точное время события 3 № кассы Номер места в расчетно-кассовом узле 4 ФИО кассира Фамилия и инициалы кассира 5 Нарушение Краткое указание характера нарушения 6 Результат снятия Указание суммы излишка или недостачи в кассе 7 Подпись кассира Разборчивая роспись о подтверждении факта 8 Подпись ст. кассира Разборчивая роспись о подтверждении факта 9 Подпись контролера Разборчивая роспись в подтверждение факта • Журнал учета задержаний; находится у старшего смены охраны, предназначен для фиксации параметров и обстоятельств задер- жаний, дальнейшего контроля действий милиции, оценки ре- зультатов работы контролеров и охранников в части задержаний. № пп Графы Комментарии по заполнению 1 Дата Строка в начале дня 2 Время Точное время события 3 Касса Номер кассы, через которую прошел нарушитель, и фамилия кассира 4 Товар Подробное описание похищенного товара 5 Способ хищения Описание способа хищения 6 Задержанный ФИО, возраст, реквизиты личных документов 7 Инициатор ФИО сотрудника, обнаружившего нарушителя и инициировавшего задержание 8 Участники Перечисление ФИО других сотрудников, участвовавших в задержании 9 Подпись инициатора Разборчивая роспись о подтверждении факта 10 Подпись 1-го участника Разборчивая роспись о подтверждении факта 11 Подпись 2-го участника Разборчивая роспись о подтверждении факта 12 Подпись 3-го участника Разборчивая роспись о подтверждении факта 13 Действия Описание дальнейших действий (вызов милиции и пр. ) 14 Последствия Описание последствий для нарушителя (отпустили, штраф, арест и пр. ) 172______________Предотвращение потерь в розничной торговле. Проверенные способы • Журнал учета возвратов от покупателей; находится при одной из касс у контролера на РКУ, предназначен для сверки с данны- ми компьютерной системы учета (если ведется), анализа и выяв- ления признаков нанесения ущерба кассирами и старшими кас- сирами (в зависимости от принятой системы). № пп Графы Комментарии по заполнению 1 Дата Строка в начале дня 2 Время Точное время события 3 ФИО покупателя Фамилия и инициалы покупателя 4 Паспорт Паспортные данные покупателя (при наличии документа) 5 Что возвращается Краткое наименование товара и количество 6 Причина возврата Краткое указание причины возврата 7 Обмен или сумма возврата Точное указание обмениваемого товара или суммы денежного возврата 8 Подпись администратора Разборчивая роспись о подтверждении факта 9 Подпись контролера Разборчивая роспись о подтверждении факта Применение и оборот форм операционного учета Приведенные выше и другие журналы в течение рабочего времени (работы контролера или охранника на посту) хранятся на постах, за- тем помещаются в закрывающиеся шкафы. Доступ к журналам имеет только персонал отдела контроля, к неко- торым — отдел охраны. Доступ к журналам для торгового персонала (в том числе для руководителей) возможен только с разрешения ме- неджера по безопасности и только на посту. За подготовку журналов (внесение образцов заполнения, нумера- цию и прошивание страниц и т. д. ) и их размещение по постам контро- ля и охраны отвечает менеджер по безопасности. На него также воз- лагается обязанность по обучению всего персонала отделов службы безопасности правильному ведению документации и контролю дан- ной процедуры. Завершенные журналы сдаются с поста на хранение на срок не менее одного года. Утрата любого журнала с поста расценивается как ЧП с соответ- ствующими разбирательствами. Контроль и учет операций товародвижения — самое важное в си- стеме предотвращения потерь. В процесс недопущения утраты товара включены и отработанные технологии контроля, и участие квалифи- Глава 6. Контроль основных операций с материальными ценностями______________ 173 цированного персонала, и подробный бумажно-электронный доку- ментооборот, и знание способов хищений на всех этапах перемещения, товара. Без всего этого арсенала, сконцентрированного вокруг каждой единицы товара, даже без какого-то одного инструмента предотвра- щения потерь, эта работа не может быть сделана качественно и потери будут. Для жизни нужно всего две вещи — воздух и информация. Система торговой безопасности не сможет работать эффективно без значительной информационной поддержки как самой системы, так и других коммуникационных составляющих, складывающихся внутри торгового объекта и имеющих отношение к потерям. Вся деятельность в этом направлении обречена на провал, если в ее основе не будет определенной идеологии, если она не будет пропагандироваться сре- ди персонала, а иллюстрация успехов не будет нести важную профи- лактическую нагрузку. 7. 1. Специальное информационное пространство В основе подхода автора к использованию такого мощного ресурса системы торговой безопасности, как информация, лежат разрабатыва- емая им теория создания и практика использования так называемого специального информационного пространства. Специальное информационное пространство предназначено для формирования в коммуникационной среде общения работников осо- бых «мотиваторов нежелания» наносить ущерб. Каждый из мотивато- ров достаточно известен и широко применяется всеми, однако при све- дении их в систему целенаправленного воздействия начинает возникать синергический эффект. Что представляют собой эти мотиваторы? Во-первых, это проведение открытой информационной политики самой компании. Открытость выражается в широком информиро- вании работников о планах, процессах, победах и ошибках в работе, в том числе и со стороны руководства. То же самое проповедуется и вовне самого торгового предприятия. Очевидно, что чем меньше ин- формации, тем больше слухов, основная часть которых имеет негатив- ный характер. Во-вторых, активное распространение особым образом сконструи- рованных информационных посылов о деятельности компании в сфере предотвращения потерь и безопасности в целом. Это дает по- нимание персоналом актуальности заботы предприятия о своей без- |