реф. Информатика в юриспруденции

• Название: Информатика в юриспруденции
• Дата: 16.03.2023
• Размер: 0.94 Mb.
• Имя файла: Informatika_v_yurisprudentsii_11.doc
• Тип: Документы; #995725
• страница: 13 из 15

Рис. 4.2. Реестр входящей и исходящей корреспонденции организации




Система автоматизации делопроизводства и электронного докумен­тооборота «Дело» обеспечивает автоматизацию процессов делопроизвод­ства организаций различных масштабов и сфер деятельности, а также ве­дение полностью электронного документооборота в организации.

Система «Дело» поддерживает все основные функции в области до­кументооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, мар­шрутизация, различные отчёты, полноценный поиск, списание в дело. Доступ к документам разграничивается системой паролей [38].

Достоинством системы является её возможность работать с «бумаж­ными» документами и поэтапно перейти к электронному документообо­роту.

Система позволяет решать следующие задачи:

• 
  регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе обращений граждан;
  
• 
  ввод резолюций и контроль их исполнения;
  
• 
  создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;
  
• 
  маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;
  
• 
  поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса;
  
• 
  работа с взаимосвязанными документами;
  
• 
  сканирование и прикрепление электронных образов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикреп­лённым файлам;
  
• 
  электронно-цифровая подпись (ЭЦП) прикреплённых файлов до­кументов;
  
• 
  обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;
  
• 
  справочно-аналитическая работа, формирование отчётов;
  
• 
  web-доступ к базе данных.
  

Система Евфрат предназначена для решения различных задач авто­матизации работы с документами, таких как электронный документообо­рот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Система соответствует как отечественным принципам управ­ления, так западным стандартам.

Системы Евфрат позволяет вести:

• 
  регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, пред­назначенные для учёта различных типов документов: входящих, исходя­щих, внутренних, договоров и служебных записок;
  
• 
  шаблоны журналов, справок и отчётов (10 шт.): журнал входящих документов, журнал исходящих документов, журнал регистрации доку­ментов, отчёт об исполнении документов, отчёт об исполнении поруче­ний, отчёт о просроченных документах, отчёт о просроченных поручени­ях, лист согласования.
  

Функции системы [40]:

1. 
   поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ;
   
2. 
   поддержка номенклатуры дел и индивидуальная настройка па­почной структуры документов;
   
3. 
   поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);
   
4. 
   возможность регистрации электронных версий документов (реги­страция из электронной почты и web-форм, поддержка потокового скани­рования, регистрация файлов любого формата);
   
5. 
   поиск документов (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учётом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);
   
6. 
   сохранение истории работы с документами (учёт времени и авто­ров всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, под­держка версионности присоединённых файлов);
   
7. 
   поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчётов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учёт места хранения оригиналов документов);
   
8. 
   наличие инструментов для анализа документооборота и исполни­тельской дисциплины сотрудников (возможность построения отчётов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);
   
9. 
   обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности дан­ных и автоматического резервного копирования).
   

Юридическое обеспечение отдела делопроизводства. Статья 11 - Документирование информации - Федерального закона 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» гласит, что «законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию инфор­мации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Отсюда следует, что к юридическому обеспечению отдела делопро­изводства относятся правила делопроизводства на предприятиях, в учре­ждениях, организациях, принятые в соответствующих распоряжениях, инструкциях по делопроизводству, которые должны основываться на Го­сударственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Уни­фицированные системы документации «Унифицированная система орга­низационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введённом в действие 1 июля 2003 г.

Этот стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы, относящиеся к Унифицированной системе организа­ционно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, рас­поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включённые в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государст­венного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Инструкции по делопроизводству - это основной руководящий мате­риал, определяющий организацию работы с документами. Инструкции создают трёх видов:

• 
  типовые инструкции, которые разрабатываются вышестоящими организациями для ряда однородных учреждений и носят обязательный характер;
  
• 
  примерные инструкции, разрабатываемые вышестоящими органи­зациями для ряда неоднородных учреждений и носящие рекомендатель­ный характер;
  
• 
  индивидуальные инструкции, которые разрабатываются на основе примерной и типовой инструкций.
  

К юридическому обеспечению отдела делопроизводства относятся, например:

• 
  Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и ис­пользования, утверждённая приказом Судебного департамента при Вер­ховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157 «Об ут­верждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федераль­ных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования»;
  
• 
  Инструкция по делопроизводству в государственных нотариаль­ных конторах РСФСР, утверждённая приказом Минюста Российской Фе­дерации от 19 августа 1976 г. № 32 «Об утверждении Инструкции по де­лопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР»;
  
• 
  Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Россий­ской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утверждённая приказом Высшего Арбитражного Суда Российской Феде­рации от 25 марта 2004 г. № 27 «Об утверждении Инструкции по дело­производству в арбитражных судах Российской Федерации» и многие др.
  

5. 
   АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО ОТДЕЛА КАДРОВ, ЮРИДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОТДЕЛА КАДРОВ
   

АРМ отдела кадров позволяет автоматизировать кадровый учёт, опе­ративно вносить изменения в кадровое расписание и получать в короткие сроки сводные отчёты по персоналу. Пример программы, автоматизи­рующей работу отдела кадров, приведена на рис. 4.3.

АРМ должны решать следующие задачи:

• 
  формирование табеля;
  
• 
  оформление пропусков;
  
• 
  контроль времени на соответствие графикам работ;
  
• 
  ведение дисциплинарного досье;
  
• 
  ввод данных по увольнительным запискам для командированных;
  
• 
  формирование различных списков персонала;
  
• 
  ведение разрешённых графиков работы;
  
• 
  формирование отчётов о трудовой дисциплине (опоздание, отсут­ствие на рабочем месте, уход с работы ранее установленного времени);
  
• 
  ведение личных карточек работников и др.
  

В качестве примера автоматизированного рабочего места отдела кад­ров можно привести систему «Кадры», разработанную компанией «Элек­тронные Офисные Системы». Система предназначена для автоматизации и оптимизации процессов ведения штатного расписания, личных карто­чек, командировок, отпусков, табельного учёта рабочего времени, форми­рования и ведения приказов по личному составу и многого др.




Рис. 4.3. Окно программы «Отдел кадров»




Функции системы.

1. 
   Ведение организационно-штатной структуры. Карточка должно­сти штатного расписания может содержать значительное количество све­дений. В дальнейшем эти данные могут использоваться при формирова­нии отчётов, для заполнения личных карточек работников при их пере­мещении по «карьерной лестнице».
   

Для каждой должности можно указать:

• 
  категорию должности и количество штатных единиц;
  
• 
  вид оклада (фиксированный; по тарифной сетке; в процентном отношении к базовому окладу);
  
• 
  надбавки (фиксированные или в процентах);
  
• 
  другие данные, например, вид и категорию должности.
  

2. 
   Ведение картотеки личных карточек работников:
   

• 
  расчёт стажа;
  
• 
  история изменения оклада (данные о текущем окладе, сумма над­бавок и доплат, общая итоговая сумма оплаты);
  
• 
  расчёт надбавок;
  
• 
  график отпусков и др.
  

Система выполняет данные функции автоматически, при этом имеет­ся возможность ручной корректировки данных.

3. 
   Ведение приказов по личному составу:
   

• 
  регистрирование приказов;
  
• 
  автоматический перенос информации из приказа в личную кар­точку работника.
  

4. 
   Ведение информации о командировках. На основе введённых данных возможно автоматическое формирование и печать командировоч­ных удостоверений и служебных заданий.
   
5. 
   Формирование выходных форм, отчётов и справок.
   
6. 
   Ведение кадрового резерва.
   
7. 
   Ведение табелей учёта рабочего времени.
   

Юридическое обеспечение отдела кадров.

Основными функциями отдела кадров являются:

1. 
   приём новых кадров;
   
2. 
   аттестации кадров согласно штатному расписанию;
   
3. 
   заключение договоров с кадрами;
   
4. 
   передвижение кадров согласно штатному расписанию по должно­стям;
   
5. 
   увольнение с работы;
   
6. 
   установление нерабочего времени (отдых, болезнь);
   
7. 
   определёние штатного состава и учёт движения кадров;
   
8. 
   определёние необходимых должностей (функции должностей указаны в законе о труде).
   

Таким образом, юридическое обеспечение отдела кадров должно осуществлять обоснование всех вышеназванных функций. Поэтому целе­сообразно предложить, чтобы в АРМ отдела кадров входила автоматизи­рованная справочная правовая система, например, Гарант, или Консуль- тантПлюс, или любая др.

Как правило, юридическим сопровождением отдела кадров занима­ется юридическая служба организации, в функции которой входит:

• 
  оказание консультаций по разработке внутренних положений, приказов и распоряжений, и других деловых бумаг организации;
  
• 
  ведение дел организации в судебных и административных учреж­дениях;
  
• 
  оказание консультаций по составлению договоров и разного рода актов;
  
• 
  оказание консультаций по нормативно-законодательной базе.
  

В связи с принятием большого количества новых нормативных ак­тов, регулирующих различные аспекты трудовых отношений, возросла необходимость юридического сопровождения трудовых отношений и проверок того, как соблюдаются на практике законодательные нормы. Юридическое сопровождение отдела кадров позволяет избежать многих ошибок в трудовых договорах, приказах и других документах.

4. 
   ПОНЯТИЕ КОНСАЛТИНГА
   

Консалтинг (англ. consulting консультирование) - 1) рекомендации специалистов; деятельность по консультированию; 2) деятельность спе­циальных компаний по консультированию производителей, продавцов, покупателей в области экспертной, технической и экономической дея­тельности [73].

Консалтинговые компании предоставляют услуги по исследованию и прогнозированию рынка (товаров, услуг, лицензий, ноу-хау и т.д.); по оценке торгово-политических условий экспортно-импортных операций; по разработке и проведению маркетинговых программ и т.п., а в отечест­венной практике - также по регистрации фирм различных форм собствен­ности. Консалтинговые фирмы могут иметь специализацию по регио­нальному, отраслевому и другим принципам.

История консультирования как формы дачи независимых советов в обыденной практике существует столько же, сколько существует челове­чество. Но как вид профессиональной деятельности, консультирование появилось всего несколько сот лет. Причём первым видом профессио­нальных услуг были юридические консультации (адвокатские и нотари­альные конторы). Позднее, в конце XIX в., во время развития экономиче­ских наук стало формироваться консультирование по экономике и управ­лению, т.е. менеджмент-консалтинг. Первая фирма по менеджмент- консалтингу - «Служба исследований бизнеса» (Business Research