От приема до увольнения. Что нужно знать кадровику. Инструкция по заполнению трудовых книжек Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда рф от 10. 10. 2003 n 69
 Скачать 1.75 Mb.
|
|
9.2.7. Если ежегодный отпуск совпал с праздничными днями По общему правилу нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ. Выходные дни при определении продолжительности отпуска учитываются в общем порядке, поскольку отпуск исчисляется не в рабочих, а в календарных днях (ст. 115 ТК РФ. Поэтому для правильного определения продолжительности отпуска, который приходится на период праздников, необходимо помнить, что переносится именно выходной день, а не праздничный последний, как правило, привязан к конкретной дате - в отличие от выходного дня. При этом даже если праздник выпал надень недели, являющийся выходным, то перенос данного выходного дня производится на общих основаниях - на первый рабочий день, следующий за ним. Пример. Работник написал заявление на отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 23.12.2020. В период этого отпуска попадают праздничные дни в январе. Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации, в частности, являются 1 - 6 и 8 января (новогодние каникулы) и 7 января (Рождество Христово) (ст. 112 ТК РФ. В данном случае ежегодный отпуск работника подлежит продлению на 8 нерабочих праздничных дней (на новогодние каникулы и день Рождества согласно ст. 112 ТК РФ. Он составит 36 календарных дней и вместо 19.01.2021 закончится 27.01.2021. Что касается переноса 2 и 3 января на 5 ноября и 31 декабря (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 N 1648 "О переносе выходных дней в 2021 году, поскольку осуществляется перенос именно выходных, совпавших с праздниками, а не праздничных дней, не применяется правило ст. 120 ТК РФ. То есть 5 ноября и 31 декабря будут включаться в число дней отпуска. 9.2.8. График отпусков График отпусков - обязательный документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков, который утверждается работодателем ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 , 2 ст. 123 ТК РФ. К сведению обязанность утверждать графики отпусков не распространяется на работодателей - физических лиц. Вопрос о времени и порядке предоставления ежегодного отпуска может быть решен по соглашению с работником (ст. 305 ТК РФ. При этом, если работников у физического лица много, целесообразно составлять графики (Письмо Роструда от 20.12.2011 N 3683-6-1). При составлении графика отпусков работодатель может учитывать пожелания работников. Мнения работников, которые имеют право использовать отпуск в любое время в соответствии с законодательством или локальными нормативными актами, учитываются обязательно. График отпусков не только устанавливает очередность отпусков, но и позволяет работодателю контролировать своевременность их предоставления и оформления, а также выплачивать отпускные и находить замену работникам, уходящим в отпуск. Как оформить график отпусков График отпусков составляется по унифицированной форме Т, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1. Коммерческие организации могут разработать свои формы графиков. Изначально в графике заполняются графы с 1 по 6 : - в графе 1 указывается наименование структурного подразделения - в графе 2 - должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию - в графе 3 - Ф.И.О. работника - в графе 4 - табельный номер - в графе 5 - количество календарных дней полагающегося работнику отпуска - в графе 6 - запланированная дата отпуска. Графы 7 - 10 заполняются в течение календарного года. В графе 10 также указываются дополнительные отпуска. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии такового. Приведем образец заполнения графика отпусков. Структурное подразделение Должность специальность, профессия) по штатному расписанию Фамилия, имя, отчество Табельный номер ОТПУСК Примечание Количество календарных дней Дата Перенесение отпуска запланированная фактическая основание документ) дата предполагаемого отпуска 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Администрация Директор Павлов Павел Павлович 001 14 09.03.2021 3 дня - за ненормированный рабочий день 14 10.05.2021 3 19.10.2021 Бухгалтерия Главный бухгалтер Степанова Мария Степановна 003 14 08.06.2021 7 17.08.2021 7 05.10.2021 Отдел кадров Начальник отдела кадров Гришина Анна Григорьевна 012 28 01.06.2021 Канцелярия Курьер Максимов Максим Максимович 045 31 01.07.2021 18 лет исполнится 12.10.2021 С утвержденным графиком следует ознакомить работников под подпись. При этом, если кто-то из работников несогласен с графиком, он может написать работодателю заявление с просьбой об изменении даты предоставления отпуска, что, в свою очередь, не порождает у работодателя обязанности время отпуска изменить. Форма ознакомления работников с графиком законодательством не предусмотрена. Поэтому делать это можно разными способами. 1. Дополнить таблицу формы Т специальной графой, что позволяет сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20. Изменения оформляются приказом работодателя. 2. Применять специальную учетную форму, например "Журнал ознакомления с графиками отпусков, который можно вести в течение нескольких лет. График отпусков хранится в кадровой службе организации, а выписки из него могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения. В графике отпусков указываются ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, запланированные на очередной календарный года также неиспользованные в текущем году отпуска. При суммировании всех отпусков не забывайте, что отпуска предоставляются не за календарный, аза рабочий для каждого работника год. В графике указываются все работающие на момент составления графика сотрудники. Включать в него внешних совместителей или нет - работодатель решает самостоятельно. Однако помните, что независимо от дат, указанных в графике, отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ. Поэтому, возможно, впоследствии в график придется вносить изменения. Сотрудников, принятых на работу после утверждения графика, включать дополнительно в график ненужно. Отпуска им предоставьте по соглашению сторон. Когда вносятся изменения в график отпусков Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях. 1. При переносе отпуска с согласия работника Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен на другой срок по просьбе работника. Перенести отпуск работодатель должен в случаях - временной нетрудоспособности работника - исполнения работником вовремя отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы - несвоевременной оплаты отпуска - нарушения работодателем недельного срока предупреждения о начале отпуска, - ив других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами (ст. 124 ТК РФ. К сведению работодатель с согласия работника может перенести отпуск наследующий рабочий год, если отпуск работника в текущем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В случае болезни работника вовремя отпуска или при исполнении им государственных обязанностей отпуск может быть продлен. В этих случаях вносить изменения в график ненужно. При отзыве работника из отпуска Такой отзыв допускается только с согласия работника. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска предоставляется в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ. Важно нельзя отозвать из отпуска несовершеннолетних работников, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Как внести изменения в график отпусков В случаях изменения дат или продолжительности отпуска при его переносе или отзыве из него внесите изменения в графы с й по 10-ю Например, при переносе отпуска по просьбе работника внесите следующие записи Дата Перенесение отпуска Примечание Запланированная Фактическая Основание документ) Дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 07.05.2020 Заявление о переносе отпуска от 03.05.2020, приказ от 07.05.2020 N 13 12.07.2020 Отпуск переносится по просьбе работника Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, сделайте следующую запись Дата Перенесение отпуска Примечание Запланированная Фактическая Основание документ) Дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 07.05.2020 Заявление о переносе отпуска 21.05.2020 Отпуск переносится вот, листок нетрудоспособности от 02.05.2020, приказ от 07.05.2020 N 15 связи с болезнью работника При переносе отпуска в связи с уходом работницы в отпуск по беременности иродам сделайте примерно такую запись Дата Перенесение отпуска Примечание Запланированная Фактическая Основание документ) Дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 07.05.2020 Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности иродам от 20.02.2020, приказ от 22.02.2020 N 18 21.06.2020 Отпуск предоставляется до отпуска по беременности иродам Записи о переносе отпуска в связи с отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносите по аналогии, в графе 8 указывайте соответствующие документы (заявления, приказы, в графе 9 - дату переноса (в случае отзыва, в графе 10 - причины переноса. Графа 7 графика отпусков, как правило, заполняется по мере ухода работников в отпуск или по возвращении из него. При этом если отпуск не переносится, а фактическая дата отпуска совпадает с запланированной, графу 7 часто не заполняют. Нарушением это не является. 9.2.9. Пошаговая инструкция по предоставлению ежегодного отпуска Шаг 1. Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска Не позднее чем за 2 недели известите работника о начале ежегодного отпуска под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Если отпуск работника разделен на части (ст. 125 ТК РФ, уведомляйте его каждый раз. Поскольку требования к порядку и форме уведомления не установлены, на практике можете применить один из способов, предлагаемых в письмах Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 , от 30.07.2014 N 1693-6-1 : - ознакомительные листы и ведомости - графики отпусков по форме Т с заполнением добавленных граф 11, 12. Водной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска. Необходимо учитывать, что извещение о времени начала отдыха путем ознакомления с графиком отпусков, в котором указан только месяц начала отпуска, не считается надлежащим уведомлением, поскольку под временем начала отпуска следует понимать конкретную дату - журнал извещения работников - заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление сними работников не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. При этом в графе "О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска уведомлен" рекомендуется указать, что работник "ознакомлен с началом отпуска - отдельные извещения работникам. Представим образец такого извещения. Государственное бюджетное учреждение здравоохранения "Городская поликлиника N 2" (ГБУЗ "Городская поликлиника N 2") Уведомление ото времени начала отпуска Врачу-терапевту Васильевой АИ. Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков N 2, утвержденным 14.12.2019, с 05 декабря 2020 года Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Дата выхода на работу - 19 декабря 2020 года. Специалист по кадрам Дмитриева Е. В. Дмитриева/ Уведомление получила. Васильева, 13.11.2020 АИ. Васильева/ Шаг 2. Оформление приказа о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска Если ваша организация относится к государственному сектору, применяйте унифицированные формы приказа Т и Та, если нет, можете использовать свою форму. В приказе укажите номер и дату его составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он трудится, а также период работы, за который предоставляется отпуск. Обратите внимание если работник использует отпуск за предыдущие годы, можете указать и их. Для этого приказом работодателя внесите дополнительные строки в унифицированные формы Т и Т-6а В разделе "А формы Т (графах 5 , 10 , 11 формы Та) укажите количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. В разделе "В формы Т (графе 9 формы Та) отразите общую продолжительность отпуска. Если основной отпуск предоставляется без дополнительного, то разд. "Б формы Т (графу формы Тане заполняйте. Приказ подпишите у руководителя организации (уполномоченного им лица. С приказом ознакомьте работника под подпись. Приказ оформляйте заранее, чтобы бухгалтерия успела составить записку-расчет и выплатить работнику отпускные. Шаг 3. Расчет отпускных На время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ. Чтобы его рассчитать, нужно средний дневной заработок сотрудника умножить на количество дней (календарных или рабочих) ежегодного основного оплачиваемого отпуска (п. Положения о среднем заработке. Средний дневной заработок рассчитывайте по такой формуле Средний дневной заработок = База для отпускных за расчетный период / Количество отработанных дней за расчетный период За расчетный период для отпуска берите 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Так, если отпуск начинается в ноябре, то расчетный период - с 1 ноября прошлого года по 31 октября текущего (п. 4 Положения о среднем заработке. Если расчетный период совпал с отпуском по беременности иродами отпуском по уходу за ребенком, берется период, предшествующий этим отпускам. Если работник еще не отработал год, в базу для расчета отпускных берется период со дня приема на работу до го числа месяца, в котором он идет в отпуск. В отработанный период включаются все дни, включая выходные и праздники, когда работник числился в организации, кроме периодов, когда он находился в командировке, отпуске, в том числе по беременности иродам, на больничном или по другим причинам освобождался от работы (п. 5 Положения о среднем заработке, Письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 N В. В базу для расчета отпускных включайте зарплату за отработанный период. К выплатам, учитываемым при определении среднего заработка для расчета отпускных, относятся все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников выплат, за исключением выплат социального характера (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда и т.п.) и выплат, производимых в периоды, исключаемые из расчетного периода, перечисленные в п. 5 Положения о среднем заработке. За каждый полностью отработанный месяц учитывается 29,3 дня ((365 дн. - 14 праздничных дней в году) / 12 мес. За месяц, отработанный не полностью, количество отработанных дней считайте по формуле из п. 10 Положения о среднем заработке Количество дней вне полностью отработанном месяце = Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце x 29,3 Средний дневной заработок определяется путем деления суммы фактически начисленной зарплаты работника за расчетный период на 12 и на 29,3. Если отпуск предоставляется в рабочих днях (например, при заключении трудовых договоров на срок до 2 месяцев либо для выполнения сезонных работ, сумму фактически начисленной зарплаты нужно разделить на количество рабочих дней по календарю дневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения о среднем заработке. Шаг 4. Выплата работнику отпускных Выплатить работнику отпускные вы должны не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Какие это дни, календарные или рабочие, данной статьей не установлено. Но Роструд указал, что срок для оплаты отпускных исчисляется в календарных днях (Письмо от 30.07.2014 N 1693-6-1). Если день выплаты приходится на выходной или праздничный день, выплатите отпускные накануне или раньше. Норма о выплате отпускных за 3 дня сейчас является императивной. Поэтому соблюдать ее нужно и тогда, когда вы соглашаетесь предоставить работнику отпуск в срочном порядке. За нарушение сроков выплаты отпускных вас могут привлечь к административной ответственности. Кроме того, вам придется выплатить проценты за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ. Если хотите пойти работнику навстречу и при этом не нарушить срок выплаты отпускных, предоставьте ему сначала отпуск без сохранения заработной платы и только потом ежегодный. Шаг 5. Оформление личной карточки Сведения обо всех отпусках фиксируются в личной карточке работника по унифицированной форме Т. В соответствующих графах разд. VIII укажите вид отпуска - "ежегодный основной оплачиваемый" (дополнительный, период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания и реквизиты приказа о предоставлении отпуска. С внесенной записью знакомить работника ненужно. Шаг 6. Заполнение табеля учета рабочего времени Если вы используете унифицированную форму табеля Т или Т, дни ежегодного основного отпуска отмечайте буквенным кодом "ОТ" или цифровым "09", дни дополнительного отпуска - буквенным кодом "ОД" или цифровым "10". При заполнении табеля формы 0504421 применяется один буквенный код для очередных и дополнительных отпусков "О. 9.2.10. Как оформить отпуск с последующим увольнением На основании письменного заявления работника работодатель может предоставить ему отпуск с последующим увольнением. Причем предоставить такой отпуск можно и при расторжении срочного трудового договора, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора (ст. 127 ТК РФ. В заявлении работнику следует указать - основание, по которому он хочет уволиться (по собственному желанию, соглашению сторон или др - просьбу о предоставлении отпуска с последующим увольнением - количество дней отпуска - дату увольнения. На основании заявления издайте два приказа - о предоставлении отпуска и о расторжении трудового договора. В качестве даты прекращения трудовых отношений во всех случаях в приказе о расторжении трудового договора укажите последний день отпуска. С приказами работника необходимо ознакомить под подпись. За 3 дня до ухода работника в отпуск выплатите ему отпускные (ст. 136 ТК РФ. Остальные расчеты произведите в последний день работы перед уходом работника в отпуск. В этот же день выдайте ему трудовую книжку (если она ведется) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р и иные необходимые документы. Указывать в трудовой книжке, что работнику предоставлен отпуск с последующим увольнением, ненужно. Запись о самом увольнении производится в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ. Работник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если на него велась трудовая книжка (п. 41 Правил ведения трудовых книжек. Важно если работник в отпуске заболел, пособие повременной нетрудоспособности ему выплачивается, но отпуск на дни больничного не продлевается (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Сколько дней отпуска с последующим увольнением можно предоставить работнику У работника на момент увольнения может быть неиспользованный (частично или полностью) отпуск, который работодатель может ему предоставить при увольнении. Сколько дней такого отпуска предоставить, решается по соглашению сторон. Никаких ограничений насчет того, должен ли работодатель предоставить перед увольнением только все неиспользованные дни, ст. 127 ТК РФ не предусмотрено. То есть это может быть как полностью неиспользованный отпуск, таки его часть. За оставшуюся часть можно выплатить компенсацию. Возможна ситуация, когда сотрудник до увольнения не отработал целый рабочий года в заявлении просит предоставить отпуск в полном размере - 28 календарных дней. Роструд в данном случае придерживается общего правила ст. 122 ТК РФ о том, что работник имеет право через 6 месяцев работы использовать все 28 календарных дней отдыха. Соответственно, если работник отработал до увольнения как минимум 6 месяцев, отпуск с последующим увольнением ему также может быть предоставлен полной продолжительности. Оплатить же нужно будет только дни, которые подлежали бы денежной компенсации при увольнении (Письмо от 24.12.2007 N 5277-6-1). Напомним, что предоставление отпуска с последующим увольнением - это право, а не обязанность работодателя. |