Психология управление. Мещерякова Е. В. Психология управление
 Скачать 2.02 Mb.
|
Мещерякова Е.В.Психология управлениеТексты лекций для специальностиМенеджмент (по направлениям)ВВЕДЕНИЕРеспублика Беларусь, находясь в процессе рыночных преобразований, расширяет опыт эффективного управления ресурсами: сырьевыми, техническими, информационными, технологическими и т.д. На фоне мировой тенденции перемещения конкуренции в область оптимизации использования трудовых ресурсов, одной из наиболее актуальных проблем является необходимость применения психологических методов управления персоналом. Наиболее производительно работающими компаниями сегодня управляют руководители нового типа, осознающие, что люди – основное достояние любой организации. Любая организация развивается в первую очередь за счет использования личностного потенциала человека, его накопленного делового опыта. Но этого для современного руководителя недостаточно. Поэтому в последнее десятилетие возрастает роль фундаментального образования менеджеров любого уровня в области психологических аспектов управления. Целью данного пособия является обобщение наиболее актуальных на современном этапе вопросов психологии управления. При написании материала были использованы передовые разработки отечественных и зарубежных ученых в области психологических аспектов управленческой деятельности. В настоящем пособии кратко изложены вопросы, касающиеся психологических особенностей основных управленческих функций, объекта управления и субъекта управления, рассмотрены основные аспекты делового общения и психологические подходы к принятию управленческих решений, проанализирована психология конфликта и психология ведения переговорного процесса, а также описаны этапы построения имиджа руководителя и механизм контроля управленческих стрессов. По мнению автора, пособие может являться источником полезной информации не только для студентов, но и для руководителей, уже имеющих опыт управленческой деятельности и стремящихся повысить ее эффективность. ТЕМА 1. Объект и предмет курса «Психология управления» Вопросы: 1. Психология управления: ее объект и предмет. 2. Базовые понятия психологии управления. 3. Основные принципы управленческой деятельности. 1. Психология управления: ее объект и предмет В настоящее время в нашей стране идет строительство социально ориентированной рыночной экономики. Ломаются привычные стереотипы. Обществу требуются люди, умеющие предлагать новые идеи, брать на себя руководство другими людьми. В решении этих проблем особое место принадлежит перспективному направлению в современной психологической науке – психологии управления, целью которого является психологическое обеспечение эффективной деятельности любой организации и, в первую очередь руководителей. Искусство общаться с людьми и эффективно руководить ими – это не только результат специальной профессиональной подготовки управленческих кадров, но и товар, который сегодня пользуется спросом и высоко оценивается на рынке профессиональных услуг. Успешное развитие на протяжении длительного периода экономики Японии, Германии, Южной Кореи, США побудило ученых и практиков внимательно изучить механизм и причины, за счет которых обеспечивается высокая эффективность производства в этих странах. Анализ показал, что здесь в центре концепции управления находится человек, который рассматривается как высшая ценность организации. Следовательно, современный менеджмент целенаправленно разворачивается в сторону психологизации. Работники и сотрудники рассматриваются не столько как средство для достижения определенных результатов, сколько как главная цель управления, субъект деятельности. Психология менеджмента учит достигать поставленных целей, опираясь на творчество, способности, интеллект, профессиональные знания и умения людей. Люди, профессионально занимающиеся управленческой деятельностью, называются менеджерами. Слово «менеджмент» («management») пришло к нам из английского языка. Его истоки в глаголе «to manage», который означает «объезжать лошадей» и, в свою очередь восходит к латинскому «manus» – рука. В русском языке аналогичным является понятие «руководство». Менеджеру необходимо теоретическое осознание и практическое применение знаний в различных аспектах сферы управления. Менеджер любого уровня, желающий выполнять свою работу квалифицированно, должен: понимать природу управленческих процессов; знать основы функционирования организационных структур; уметь распознавать проблемы и эффективно принимать решения; знать информационные технологии и средства коммуникации, необходимые для управления персоналом; уметь устно и письменно выражать свои мысли; быть компетентным в управлении людьми, при отборе и подготовке требуемых специалистов, поиске лидеров, при оптимизации рабочих и межличностных взаимоотношений среди работников, находящихся в подчинении; быть способным создать рабочую атмосферу в организации и установить высокое качество отношений между сотрудниками и клиентами ; уметь осознавать свои цели, оценивать собственную деятельность, правильно распределять время, снимать стрессы; иметь представление об особенностях организационного поведения, структурах в группах, мотивах и механизмах поведения работников и коллективов. Управление – это творческий процесс, и менеджеру необходимо научиться анализировать конкретные ситуации и делать из проведенного анализа правильные выводы. М.И. Дьяченко и Л.А. Кандыбович дают следующее определение этой отрасли психологии “Психология управления – отрасль психологии, изучающая управленческую деятельность, свойства и качества личности, необходимые для ее успешного осуществления” [11]. С.Ю.Головин говорит о психологии управления, как об отрасли психологии, изучающей психологические закономерности управленческой деятельности [37]. А.А.Урбанович определяет психологию управления как “отрасль психологической науки, объединяющую достижения различных наук в области изучения психологических аспектов процесса управления и направленную на оптимизацию и повышение эффективности этого процесса” [39]. В поле зрения психологии управления находятся следующие проблемы: личность менеджера, вопросы его самосовершенствования и саморазвития; организация управленческой деятельности с точки зрения ее психологической эффективности; коммуникативные умения менеджера; конфликты в производственном коллективе и роль менеджера в их преодолении. Менеджер обязан обладать высокой психологической культурой, которая является неотъемлемой частью общей культуры человека. Психологическая культура включает следующие необходимые элементы: познание себя, познание другого человека, умение регулировать свое поведение и направлять поведение группы. Объектом изучения психологии управления являются люди, входящие в юридическом и финансовом отношении в разнообразные организационные системы управления. Предмет изучения психологии управления – психологические аспекты, факторы и механизмы функционирования управляющей и управляемой подсистем организации, определяющие эффективную ее деятельность. Предмет психологии управления обычно подразделяется на четыре основные области. 1. Психологические закономерности управленческой деятельности. 2. Психологические закономерности субъекта этой деятельности – руководителя. 3. Основные особенности взаимодействия руководителя с подчиненными. 4. Психологические закономерности управляемой подсистемы и ее субъектов (подчиненных). Личность работника изучается в психологии личности, психологии труда, инженерной психологии. Вместе с тем рабочая группа или трудовой коллектив изучается социальной и педагогической психологией. Психология личности изучает качества, свойства и психологические особенности личности и их влияние на поведение, деятельность и общение. Психология управления сосредоточивает внимание на тех свойствах личности, которые оказывают решающее воздействие на эффективность управления. Социальная психология изучает специфические аспекты поведения групп людей, законы, определяющие взаимодействия внутри этих групп и между ними. Психология управления, помогая человеку строить свое поведение, опирается на данные социальной психологии. В психологии управления, в отличие от психологии труда, например, актуальна не проблема соответствия работника его профессии, не проблема профессионального отбора и профессиональной ориентации, а проблема соответствия работника организации, проблема отбора людей в организацию и их ориентации в отношении особенностей данной организации. В психологии управления, в отличие от социальной психологии, объектом изучения становятся не просто отношения людей в коллективе или социальной группе, а отношения людей в организации, т.е. в условиях, когда действия каждого участника совместной деятельности заданы, предписаны, подчинены общему порядку работ, когда участники связаны друг с другом не просто взаимной зависимостью и взаимной ответственностью, но и ответственностью перед законом. Правила, нормы и требования организации предполагают и порождают особые психологические отношения между людьми, которые существуют только в организации, – это управленческие отношения людей. Это не отношения в связи с деятельностью, а отношения по поводу организации совместной деятельности. Предмет управленческой деятельности – коллективный труд конкретной организации, руководимой данным персоналом управления. Так как по условиям и содержанию труда организации существенно различаются, психологические особенности управленческой деятельности обретают в каждом случае специфический характер и подлежат специальному изучению. В психологии управления и отдельный работник, и социальная группа, и коллектив анализируются в контексте организации, в которую они входят. К числу наиболее актуальных для организации психологических проблем относят следующие: повышение профессиональной компетентности руководителей (менеджеров) всех уровней, т.е. совершенствование стилей управления, межличностного общения, принятия решений, стратегического планирования и маркетинга, преодоление стрессов и др.; повышение эффективности методов подготовки и переподготовки управленческого персонала; поиск и активизация человеческих ресурсов организации; оценка и подбор (отбор) менеджеров для нужд организации; оценка и улучшение социально-психологического климата; сплочение персонала вокруг целей организации. 2. Базовые понятия психологии управления Процесс управления предполагает наличие в определенной организации системы управления. Особенности управленческой деятельности связаны как с иерархическим местом руководителя в ней, так и с типом организационной структуры. Базовые понятия управления – понятия: «организация», «управление», «управленческие функции». Организацией может считаться группа людей, которая удовлетворяет трем обязательным требованиям: наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы; наличие, по крайней мере, одной цели, которую принимают как общую члены данной группы; наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели. Организация– дифференцируемое и взаимно упорядоченное объединение индивидов и групп, действующих на базе общих целей, интересов и программ [37]. Различаются: организация формальная и организация неформальная. Формальная организация имеет административно-юридический статус, ставит индивида в зависимость от обезличенных функциональных связей и норм поведения. Любая формальная организация является социальной средой, где люди взаимодействуют не только так, как предписано, но и на основе личных симпатий, антипатий и желаний, на основании чего и складывается неформальная организация. Неформальная организация – это общность людей, сплачиваемая личным выбором и непосредственными внедолжностными контактами. В отличие от создания формальной организации, образование неформальной – это непреднамеренный процесс. Может возникнуть как в рамках формальной организации, так и независимо от нее. Управление – целенаправленное воздействие на определенный объект [39]. Организации могут иметь разное число уровней управления в зависимости от целей, задач, размеров, формальной структуры и других внешних и внутренних факторов. Вне зависимости от того, сколько существует уровней управления в конкретной организации, руководителей традиционно делят на 3 категории. Руководитель низового звена. Этот уровень управления находится непосредственно над конкретными исполнителями работ. Низовое звено обеспечивает постоянство и воспроизводство заданных параметров элементов системы, их устойчивость. Большая часть руководителей вообще и инженеров в частности – это руководители низового звена. Работа руководителя низового звена является напряженной и разнообразной. Она характеризуется частыми переходами от одной задачи к другой, кратковременностью каждого конкретного действия. Временной период для реализации решений, принимаемых мастером, также очень короткий. Более половины рабочего времени руководители низового звена проводят в общении. Больше всего они общаются со своими подчиненными, немного с другими руководителями низового звена и намного меньше со своим начальством. Руководитель среднего звена координирует и контролирует работу низовых звеньев. Он создает жизнеспособную структуру, функционирующую в единстве и изменчивости элементов и связей. За последнее время среднее звено существенно выросло по численности и значимости. Характер работы среднего звена значительно варьирует от организации к организации, но в основном эти руководители участвуют в процессе принятия решений, определяют проблемы, начинают обсуждение, дают рекомендации по организации деятельности. Руководители среднего звена часто возглавляют подразделения организации – начальники служб, главные специалисты. По данным исследований, около трети рабочего времени руководители среднего звена проводят в одиночестве. Большая часть общения у них проходит в форме бесед с другими руководителями среднего и низового звеньев. Высший организационный уровень – руководители высшего звена. Этот уровень гораздо малочисленнее других. Даже в самых крупных организациях их всего несколько человек. Они определяют направление развития организации, отвечают за принятие важнейших решений. Сильные руководители высшего звена часто определяют облик организации. Работа руководителя высшего звена характеризуется большой напряженностью, высоким темпом и огромным объемом. Она не имеет четкого завершения: организация продолжает действовать, внешняя среда продолжает меняться, всегда существует риск неудачи. Успешно действующие руководители высшего звена во всем мире ценятся очень высоко. Различные виды управленческих действий называют функциями управления. Функции управления отвечают на вопрос: Что делает руководитель? Среди всех управленческих функций выделяют следующие. 1. Функции производственные. 2. Функции социально-психологические. Производственные. Планирование деятельности подчиненных. Организация их деятельности. Координация деятельности подчиненных. Обеспечение повышения производительности труда. Контроль, оценка и коррекция деятельности подчиненных. Поддержание трудовой дисциплины. Расстановка рабочей силы согласно индивидуальным особенностям подчиненных и специфике труда. Социально-психологические функции. Снижение у подчиненных неудовлетворенности трудом и различными элементами производственных операций (условия труда, заработная плата и т.д.). Моральное и материальное стимулирование. Регулирование межличностных отношений подчиненных и разрешение конфликтов, снижение психологической напряженности. Отстаивание законных интересов подчиненных. Сохранение постоянного состава подчиненных, управление текучестью кадров. Обеспечение профессионального совершенствования подчиненных. Воспитательная работа с подчиненными. 3. Основные принципы и закономерности управленческой деятельности Принцип – это основное, исходное положение некоей теории, учения и пр. Это руководящая идея, главное правило деятельности [37]. Функции управления ориентированы в большей степени на организационную структуру, принципы управления больше направлены на поведение людей. Если функции управления показывают, что должен делать руководитель в организации, то принципы управления – как он это делает. Функции – обязательные элементы управленческого процесса. Выпадение одного из таких элементов ведет к нарушению всей технологии управления. Они четко выверены и структурированы. Принципы воплощают субъективный опыт руководителя, его философию, они не жестко связаны между собой, поэтому могут заменяться, дополняться или существенно трансформироваться в зависимости от конкретной ситуации. Совокупность принципов всегда открыта, она обогащается за счет нового управленческого опыта. Управление организацией строится на следующих принципах: принцип соответствия людей структуре: нельзя подстраивать организацию к способностям работающих людей, надо строить ее как инструмент для достижения четко обозначенной цели и подбирать людей, способных обеспечить достижение этой цели. Первоначально создается продуманная структура с минимально необходимым количеством уровней управления, разрабатывается перечень должностных обязанностей, исходя из которого и определяются необходимые для данной работы качества персонала, и только после этого предпринимаются усилия по поиску подходящих людей; принцип единоначалия: или административной ответственности одного лица. Ни один работник не должен отчитываться о своей деятельности более чем перед одним руководителем и он должен получать приказы только от этого же руководителя. Если один исполнитель получает непротиворечивые приказы сразу от двух руководителей, то это всего лишь неэффективно, так как налицо ненужное дублирование. Но если приказы разные или даже противоречивые, то неэффективным становится само исполнение. Кроме того, распыляется ответственность административных лиц, неясно – кто должен отвечать за неправильный приказ; принцип специализации управления: все регулярно повторяющиеся действия следует распределять между работниками аппарата управления и не дублировать их; принцип диапазона управления: на одного руководителя не должно приходиться более 6–12 подчиненных в среднем. Некоторые ученые считают, что при исполнении физической работы в подчинении у руководителя может находиться до 30 человек, а чем выше уровень управления, тем должно быть меньше количество подчиненных, которых может контролировать руководитель. Для высшего звена управления – это 3–5 человек. принцип вертикального ограничения иерархии: чем меньше иерархических степеней, тем легче управлять организацией, меньше искажение управленческих сигналов. Управление становится более мобильно; принцип делегирования полномочий:руководитель не должен делать сам то, что может сделать его подчиненный, при этом управленческая ответственность остается за руководителем; принцип соотношения: на всех уровнях управления власть и ответственность должны совпадать и быть равными. И в рамках своих полномочий руководитель несет всю полноту личной ответственности за действия подчиненных ему людей; принцип подчинения индивидуальных интересов общей цели: все функционирование организации со всеми подразделениями должно быть подчинено стратегической цели ее развития. Интересы цеха должны выстраиваться исходя из целей предприятия, бригады – исходя из целей цеха и интересы каждого члена коллектива должны встраиваться в цели структурного подразделения; принцип вознаграждения: каждый работник должен получать вознаграждение за свой труд и оно должно оцениваться им как справедливое. Этот принцип должен обязательно учитываться при разработке компенсационного пакета. Как известно, управление осуществляется через взаимодействие людей, поэтому руководителю в своей деятельности необходимо учитывать законы, определяющие динамику психических процессов, межличностных взаимоотношений, группового поведения. К числу подобного рода закономерностей можно отнести следующие. 1. Закон неопределенности отклика. Другая его формулировка – закон зависимости восприятия людьми внешних воздействий от различия их психологических структур. Дело в том, что разные люди и даже один человек в разное время могут по-разному реагировать на одинаковые воздействия. Реакцию конкретного человека в конкретных условиях определяет множество факторов, которые практически невозможно учесть. Реакция зависит как от эмоционального состояния, так и от потребностей, определяющих именно сегодня поведение человека и от его интересов и т.д. Вы никогда не можете быть уверены со стопроцентной точностью, что то или иное Ваше распоряжение приведет именно к такому результату, который Вы запланировали. Нужно уметь определять основные движущие мотивы поведения человека. Неумение быстро ориентироваться в ситуации может приводить и нередко приводит к непониманию потребностей и поступков субъектов управленческих отношений, их ожиданий, особенностей восприятия той или иной конкретной деловой ситуации и как результат – к использованию моделей взаимодействия, неадекватных ни особенностям психологических структур вообще, ни психическому состоянию каждого из партнеров в конкретный момент в частности. 2. Закон неадекватности отображения человека человеком. Суть его состоит в том, что ни один человек не может постичь другого человека с такой степенью достоверности, которая была бы достаточна для принятия серьезных решений относительно этого человека. Это объясняется сверхсложностью природы и сущности человека, который непрерывно меняется в соответствии с законом возрастной асинхронности. В самом деле, в разные моменты своей жизни даже взрослый человек определенного календарного возраста может находиться на разных уровнях физиологического, интеллектуального, эмоционального, социального, сексуального, мотивационно-волевого состояний. Более того, любой человек осознанно или неосознанно защищается от попыток понять его особенности во избежание опасности стать игрушкой в руках человека, склонного к манипулированию людьми. Имеет значение даже то обстоятельство, что нередко сам человек не знает себя достаточно полно. Кроме того, любой человек, каким бы он ни был, всегда что-то скрывает о себе, что-то ослабляет, что-то усиливает, какие-то сведения о себе отрицает, что-то подменяет, что-то приписывает себе (придумывает), на чем-то делает акцент и т.п. Пользуясь подобными защитными приемами, он демонстрирует себя людям не таким, каков он есть на самом деле, а таким, каким бы он хотел, чтобы его видели другие. 3. Закон неадекватности самооценки. В основе этого закона лежит та закономерность, что психика человека представляет собой органичное единство, целостность двух компонентов – осознаваемого (логическо-мыслительного) и неосознаваемого (эмоционально-чувственного, интуитивного) и соотносятся эти компоненты (или части личности) между собой так, как надводная и подводная части айсберга. Поэтому человек оценивает себя неадекватно. Ему свойственно в чем-то себя недооценивать, в чем-то переоценивать. Недаром – самая большая и часто неподъемная задача для человека – познать себя. 4. Закон искажения смысла управленческой информации. Любая управленческая информация (директивы, постановления, приказы, распоряжения, инструкции, указания) имеет объективную тенденцию к изменению смысла в процессе движения по иерархической лестнице управления. Установлено, что устная информация воспринимается с точностью до 50%. Это обусловлено, с одной стороны, иносказательными возможностями используемого естественного языка, что ведет к возникновению различий толкования информации, с другой – различиями в образовании, интеллектуальном развитии, физическом и тем более психическом состоянии субъектов анализа и передачи управленческой информации. Изменение смысла информации прямо пропорционально числу звеньев, через которые она проходит. Если информация неполная и имеется ограничение доступа к ней, то люди неизбежно начинают домысливать, додумывать и передавать по цепочке именно эту – более негативную или более интересную для партнера по общению информацию. 5. Закон самосохранения. Его смысл состоит в том, что ведущим мотивом социального поведения субъекта управленческой деятельности является сохранение его личного социального статуса, его личностной состоятельности, чувства собственного достоинства. Характер и направленность моделей поведения в системе управленческой деятельности напрямую связаны с учетом или игнорированием этого обстоятельства. Управленческие действия руководителя не должны быть направлены против личности человека и его достоинства. 6. Закон компенсации. При высоком уровне стимулов к данной работе или высоких требованиях среды к человеку недостаток каких-либо способностей для успешной конкретной деятельности возмещается другими способностями или навыками. Этот компенсаторный механизм часто срабатывает бессознательно, и человек приобретает опыт в ходе проб и ошибок. Если компенсация осуществляется сознательно, то эффект от нее можно увеличить. Например, при слаборазвитой памяти можно использовать записные книжки, диктофоны, еженедельники. Однако следует иметь в виду, что данный закон практически не работает на достаточно высоких уровнях сложности управленческой деятельности. 7. Закон критики. Критика останавливает нежелательное поведение, но желательное поведение моделирует только похвала. Если Вы хотите, чтобы подчиненный развивался в каком-либо направлении – отмечайте его даже небольшие достижения в этой области. 8. Закон мотивации. Для того, чтоб человек захотел что-либо делать, у него должна быть внутренняя мотивация, а она бывает тогда, когда появляется желание это делать, а желание появляется когда интересно. Любому управленцу необходимо знать систему потребностей (желаний) подчиненных и подбирать стимулы к работе в зависимости от этой структуры. Вопросы к теме для самопроверки: Психология управления и решаемые этой наукой проблемы. Объект и предмет психологии управления. Методы психологии управления. Понятия «формальная и неформальная организация», «управление». Области деятельности руководителей низового, среднего и высшего звена управления. Основные управленческие функции. Основные принципы и закономерности управленческой деятельности. ТЕМА 2. психологические особенности основных управленческих функций Вопросы: 1. Психологические особенности планирования. 2. Психологические особенности реализации функции организации. 3. Психологические особенности регулирования. 4. Психологические особенности контроля. 1. Психологические особенности планирования Функции планирования, организации, контроля, регулирования связаны со стратегическими задачами, решаемыми в организации, они являются основными [22]. Кратко остановимся на них. Функция планирования заключается в определении того, какими должны быть цели организации и что надо делать для их достижения. По своей сути функция планирования отвечает на три основных вопроса: Где мы находимся в настоящее время? (оценка реальных возможностей с учетом внешних и внутренних факторов). Куда мы хотим двигаться? Как мы собираемся сделать это? Планирование – это не одноразовое действие, а процесс постоянного согласовывания с реальностью. Цели, которые достигаются организацией путем реализации функции планирования: устранить отрицательный эффект неопределенности и изменений, сосредоточить внимание на главных задачах, добиться эффективного экономического функционирования и облегчить контроль. Вес психологических проблем в экономике переходного типа значителен. В первую очередь это связано с переходом от директивного планирования к стратегиям сценарного развития. Возможных вариантов будущего развития может быть несколько (от 3 до 15 и более). Использование подобных вероятностных программ делает необходимым введение в систему элементов, обеспечивающих гибкость при переходе с одной модели на другую. Планирование может различаться по степени жесткости. Предстоящие действия организации могут носить контурную прорисовку, при которой обозначаются лишь общие контуры предстоящих действий. Структурирующие планы определяют относительно строгие рамки деятельности исполнителей, а в планах-алгоритмах расписана пошаговая программа действий. Цели – это те рубежи, к которым направлена деятельность организаций. Правильная формулировка целей позволяет концентрировать усилия в необходимом направлении. Курс действий – общие положения и понятия, которыми руководствуются, когда принимают решения, или которые ограничивают альтернативы при принятии решений. Стратегия – генеральное направление действий, через зафиксированное распределение приоритетов и ресурсов для достижения целей. Программа – это комплекс мероприятий, направленный на достижение единой цели, приуроченный к определенным срокам и обеспеченный необходимыми ресурсами. В текущей деятельности руководителя должны учитываться как существующие правила, процедуры и режимы, так и решения вышестоящего уровня управления. Сформулированные цели и задачи, провозглашенный курс действий и реализующие его стратегии, разработанные на этой основе программы деятельности, которые опираются на стандартизированные процедуры и правила, выступают основой для организации деятельности подразделения или службы. Психологические проблемы планирования обусловлены следующими факторами: Снижение мотивации планирования в связи с постоянным давлением «сверху». Снижение мотивации планирования в связи с деструкцией планов на фоне текущих событий. Преобладание краткосрочных оперативных планов. Долгосрочное планирование отождествляется с установками вышестоящих уровней или с производственным планом. Формальное существование долгосрочных планов. Оперативные планы ориентированы в соответствие с текущими обстоятельствами и локальными целями. Таким образом, психологические проблемы планирования – это проблемы мотивации и волевой регуляции деятельности. Сказываются индивидуальные особенности руководителя, его способность составлять планы и желание их реализовывать. Выделяют три основные тенденции действий руководителей, снижающие эффективность планирования: Установка на жесткие планы. Ситуация приходит в противоречие с действительностью, возникает стрессовая ситуация, желание не планировать. Рекомендуется применять гибкое планирование, суть которого состоит в учете прогнозируемых изменений ситуации. Это планирование носит вероятностный характер. Ситуативный подход. Руководитель действует в зависимости от ситуации и не выделяет цель и задачи, которые должны быть решены. Цель должна быть четко сформулирована и направлена на продукт, а не на процесс. Цель организации разбивается на цели подразделений. Неразделение главного и второстепенного. Принцип Парето гласит, что 80% результата приносит 20% затрачиваемого времени и наоборот. Умение выделить главное не по срочности, а по важности и отличает эффективного руководителя. 2. Психологические особенности реализации функции организации . Организовать – создать определенную структуру. Организация состоит из множества формальных и неформальных элементов, которые необходимо приводить в соответствие, координировать процесс решения различных задач для достижения общих целей. Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей предприятия. Организация работ – это функция, которую должны осуществлять все руководители, независимо от их ранга. Организация деятельности предприятия разрабатывается сверху вниз. Вначале руководители должны осуществить деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии и решить, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными. В конечном итоге определяются должностные обязанности, поручаемые конкретным лицам. Рассматривая организацию процесса управления, можно выделить несколько этапов реализации функции организации. Установление целей предприятия. Формулирование задач, планов и направлений работы. Выявление и классификация видов деятельности. Группировка этих видов деятельности, исходя из максимально эффективного использования имеющихся материальных и людских ресурсов. Наделение руководителей каждой группы полномочиями, необходимыми для продуктивной работы. Горизонтальная и вертикальная увязка функционирования этих групп через должностные связи и систему информационного обеспечения. Работу в организации выполняют люди, поэтому другим важным аспектом функции организации является определение того, кто именно будет делать конкретную работу. Для этого руководитель специально подбирает людей, делегируя им задания и полномочия использовать ресурсы организации. Люди – субъекты делегирования – принимают на себя ответственность за успешное выполнение задания. Таким образом, они признают себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование прав и обязанностей можно назвать средством, используя которое, руководитель обеспечивает выполнение работы при помощи других людей. Специализация и разделение труда значительно увеличивают производительность группы людей. Однако, если не будут четко определены и скоординированы отношения между людьми и организационными подразделениями, эффективность специализации будет потеряна. Таким образом, сущность функции организации состоит в создании и поддержании в организации системы ролей, обусловленной необходимостью разделения труда и его кооперации. Доля процессов, связанных с принятием решений, разработкой проектов или систем, связанных с введением организационных мер, в последние десятилетия увеличивается. Речь уже идет об организации организации. В помощь руководителям разработана техника практической организационной работы. Она включает в себя средства определения фактического состояния (опросы, интервью, наблюдения и др.) и технику представления организационного построения (планы, диаграммы, карты, описания, средства оргтехники), справочники по организации, правила и предписания. В различных видах справочной литературы значительное место занимают сугубо психологические рекомендации. Чтобы осуществление функции организации имело смысл, для субъектов деятельности необходимы следующие условия. 1. На основании реализации функции планирования ставятся поддающиеся проверке цели. 2. Дается четкое определение основных обязанностей или области деятельности. 3. Существует определенная свобода действий и полномочий. 4. Существует полноценное информирование. 5. Организационная структура не является слишком жесткой. 6. Все решения должны приниматься на возможно низком уровне, исходя из необходимости быстро и без особых затрат исправлять принятое решение. Жесткая структура может явиться причиной снижения конкурентоспособности организации. Организационная среда должна побуждать к конкуренции, что является основой динамично развивающихся компаний. Лучшие результаты в бизнесе наблюдаются у тех компаний, которые через изменения оргструктур динамично реагируют на запрос рынка. Чем динамичнее рынок, тем динамичнее должна быть реакция, и в том числе оргнововведения. Причины психологических проблем, возникающие в связи с реализацией функции организации: нечеткое регламентирование. мелочное регламентирование подменяет эффективный контроль и ведет к нарушению прав нижестоящего звена, размыванию ответственности; в регламентирующих документах может нечетко разграничиваться сфера деятельности образуемых подразделений. в должностных инструкциях неполно прописываются разделы прав, обязанностей и ответственности; чрезмерная централизация в организации. Эффективное управление предполагает минимальное воздействие. Избыточность применения любых методов управления чревата организационными и психологическими последствиями, в частности, обесцениванием воздействия, снижением мотивации собственной активности сотрудников, неправильным оформлением документации. не учитывается динамика развития организации. Нормативная база должна давать определенный спектр действий для руководителя и учитывать интересы и цели каждого работника. отсутствие прогнозирования социальных последствий при организационных изменениях. 3. Психологические особенности регулирования Посредством этой функции достигается поддержание управляемых процессов в рамках, заданных программой, регламентом, планом. Регулирование осуществляется через руководство и координацию. Материальные процессы в организации являются более регулируемыми, чем духовно-коммуникативные процессы работы или принятия решения. Выделяются следующие ступени регулируемости, границы между которыми, однако, не являются жесткими [30]: 1 ступень. Свободный ход работы. Выполнение задач не ограничивается никаким организаторским регулированием. 2 ступень. Связанный по содержанию ход работы. Необходимые для выполнения задания работы можно определить по содержанию. Как правило, дополнительно могут быть заданы используемые средства, а также место выполнения задачи. 3 ступень. Связанный по очередности ход работы. Необходимые для выполнения работы могут дополнительно регулироваться по порядку. Путь обрабатываемого объекта фиксируется порядком рабочих операций. 4 ступень. Связанный по времени ход работы. На этой ступени к компонентам действия и фиксации пути обрабатываемого объекта еще добавляется определенное время по отдельным рабочим операциям. Рабочие операции согласуются друг с другом по времени. 5 ступень. Связанный тактом ход работы. Рабочие операции заранее определяются по плану и подгоняются друг к другу по такту. Доля интеллектуально-коммуникативных процессов 2 и 3 ступеней во всем объеме рабочих процессов повышается. Принципы руководства, обеспечивающие оптимальные регулирующие воздействия. Минимизация воздействия. Минимальными воздействиями необходимо достигать максимального эффекта. Избыточность воздействия порождает как организационные, так и психологические последствия, подавляет инициативу. Системность воздействия предполагает рассмотрение регулируемого процесса в рамках целостной системы. Комплексность воздействия состоит в использовании стимулов, максимально полно отражающих структуру мотивации конкретного работника. Непротиворечивость воздействия предполагает то, что применяемые стимулы не должны противоречить друг другу. Своевременность воздействия: управленческие сигналы должны не запаздывать и не опережать события. Методы регулирования могут быть правовые, экономические, социально-психологические, организационные (распорядительного и дисциплинарного воздействия). Снижение эффективности регулирования связано с недостаточностью интеллектуального уровня субъекта деятельности, а также с нарушением принципов регулирования. Особое место среди факторов, снижающих эффективность регулирования, занимает несвоевременность воздействия (запаздывание или опережение событий). Много проблем связано с неадекватным прогнозированием психологических последствий применения различных методов управления. Недостаточно используются социально-психологические методы управления. Психологические методы управления могут подменяться манипулятивными воздействиями. 4. Психологические особенности контроля Контроль - одна из важнейших управленческих задач. Есть только одна задача выше рангом – это постановка цели. Стандарты достижения целей должны быть осмыслены и восприниматься сотрудниками. В первую очередь надо довести цель до подчиненных, иначе нечего будет контролировать. Контролировать может только то, кто знает, что должно быть и своевременно делает это знание достоянием других. Сущность контроля – в постоянном поиске наиболее эффективного пути достижения цели. Он выполняет функцию обратной связи. Определение цели контроля дал еще А. Файоль. Цель контроля – выявить слабые места и ошибки, причины отклонения, своевременно исправить их и не допускать повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия. Выделяют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов – точное определение целей, которые должны быть достигнуты к конкретному сроку. Оно основывается на планах. Измерение того, что действительно достигнуто к этому сроку, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Действия, предпринимаемые для коррекции выявленных отклонений. Одно из возможных действий – это пересмотр целей в направлении их большего соответствия реальной ситуации. Обязательно должен существовать регулярный контроль результатов деятельности всех работников в любой форме, приемлемой и руководителем и подчиненными, с одной основной целью - предотвращение ошибок или их исправлением на самой ранней стадии возникновения. Руководителю следует избегать оправданий сотрудников в случае ошибок и неудач. Им должна быть предложена помощь в процессе решения проблем, а не при исправлении сделанного. Это заставит подчиненных проявлять самостоятельность и улучшит качество работы. Все ошибки, по мере возможности, должны признаваться руководителем открыто и спокойно, поощряя к тому же подчиненных и коллег. Он может выразить им сочувствие и не наказывать за просчеты. Репутация непогрешимого опасна и для руководителя и для фирмы. Выделяют три вида контроля: текущий, опережающий, результирующий. Текущий контроль обладает некоторой инерцией и реализуется в три этапа. Установление нормативов. Сопоставление фактической деятельности с нормативами. Корректирование отклонений от плана или норматива. Опережающий контроль основан на предвидении, на прогнозе развития ситуации. При его реализации необходимо знать возможные критические точки. Организация системы опережающего контроля предъявляет к руководителю высокие требования, особенно к его аналитическим и прогностическим возможностям. Руководителю необходимо знать признаки, по которым можно оперативно прогнозировать возможные отклонения от намеченных целей. Эти признаки могут носить субъективный характер и зависеть от опыта, индивидуально-психологических особенностей и мотивационно значимых ценностей личности руководителя. Опережающий контроль в сфере коммерческой и финансовой деятельности является предпосылкой выживания предприятия в условиях рынка. Контроль выполнения, или результирующий контроль. Цель – определение степени соответствия конечного результата какой-либо деятельности ожидаемому результату. Применяется тогда, когда необходимо сделать выводы и наметить меры по усовершенствованию процесса. Психологические предпосылки неоптимальной реализации функции контроля связаны с самой структурой деятельности, с мотивацией контроля. Руководитель может использовать контроль как средство психологического давления. Может не учитывать результаты контроля. Работникам не объясняются задачи и цели контроля, что вызывает состояние психологической неопределенности. При неэффективной организации контроля он бывает поверхностным. Осуществляется не систематически. Корректирующие мероприятия не проводятся или проводятся не в полном объеме. Контроль не присутствует на всех уровнях и во всех формах деятельности. Ошибки контроля заложены и в нерациональном распределении полномочий по контролю. Лицо, призванное осуществлять контроль, не должно находиться в подчинении руководителя, деятельность подразделения которого он призван контролировать. Минимизация отрицательных психологических последствий контроля может быть обеспечена соблюдением некоторых принципов: - контроль должен осуществляться систематически, что позволит на ранней стадии выявить негативные моменты; - объектами контроля должны быть явления и процессы, играющие существенную роль в реализации решения, а не частности и детали. Надо контролировать результаты, а не присутствие работника на рабочем месте; - все сотрудники должны контролироваться, чтобы не возникали слухи о «любимчиках»; - контроль не должен использоваться для поиска «козла отпущения; - результаты контроля должны быть в вежливой форме доведены до контролируемого. Вопросы к теме для самопроверки: 1. Назовите психологические особенности функции планирования. 2. Назовите психологические особенности реализации функции организации. 3. Назовите психологические особенности функции контроля. 4. Назовите психологические особенности функции регулирования. |