книга. Практикум 9е издание, исправленное Издательство Михаила Рыбакова Москва 2017 Серия Порядок в бизнесе
 Скачать 4.85 Mb.
|
|
• Нужно наладить эффективное взаимодействие и систему контроля, о чем мы по- говорим ниже. • При необходимости сотрудника нужно обеспечить техническими средствами. Место, способ и средство взаимодействия. Интеграция компании Это действительно важнейшая функция офиса, и полностью личных встреч не избежать. Однако существенно снизить их количество – реально. Здесь нам на помощь приходят та- кие технические средства, как мейл, телефон, Skype (и другие популярные мессенджеры), закрытые чаты и группы в социальных сетях, защищенная корпоративная сеть (VPN 1 ) и т. д. 1 Virtual Private Network. 353 Глава 9. Новые «фишки» бизнеса Если нужно, ваша команда может быть на связи 24 часа в сутки независимо от физического местоположения людей. Например, я часто общаюсь с клиентами и партнерами по Skype, консультирую из любой точки мира. И не плачу за связь ни копейки, кроме стоимости трафика. Интернет сейчас есть почти везде: через WiFi, 3G и т. п. Существенно облегчают жизнь облачные технологии. В простейшем случае (Dropbox, Google Drive и пр.) данные хранятся в «облаке» на удаленном сервере и мгновенно син- хронизируются между всеми устройствами: вашими и участников вашей команды. Если человек потерял компьютер или его украли, данные восстановить очень просто. В «облаке» работают и сложные ИТ-системы (например, 1С, Битрикс24 и т. д.) с защищенным доступом из любой точки мира: с ноутбуков и смартфонов. Еще один существенный момент. Для многих видов бизнеса очень важен входящий телефонный номер, который указывается в рекламе: на него звонят клиенты и партнеры. И очень часто для многих, даже крупных, организаций физический переезд офиса озна- чает смену номеров, что равнозначно потере значительных инвестиций. Уже несколько лет есть решение этой проблемы, особенно актуальное при работе части сотрудников вне основного офиса. Вы можете купить «виртуальный телефонный номер». Он может относиться к разным городам и странам: можно московский, а можно лондонский. Вы выбираете его в зависимости от того, где ведете бизнес и откуда вам поступает максимум звонков, компанией из какой страны вы хотите представляться своим клиентам. Физически вы можете находиться где угодно в мире. При входящем звонке система автоматически по очереди набирает указан- ные вами телефонные номера и мессенджеры, пока не дозвонится вам. Естественно, можно настраивать голосовое приветствие, мелодию ожидания и т. п. А также мгновенно менять эти параметры через Интернет. Можно переводить звонки между номерами сотрудников, принимать факсы и т. д. Во многих сервисах есть также своя CRM, возможность записывать звонки для последующего контроля. Рекомендую! Могут помочь средства коллективной работы. Например, площадки для проведения онлайн-конференций, где сотрудники могут общаться, обсуждать презентации, со- вместно пользоваться общей «доской» и пр. Для многих задач достаточно Skype, но есть и более «продвинутые» решения. Полезны программы для удаленной работы над проектами, системы постановки и контроля выполнения задач, такие как Мегаплан. Например, мой сайт сопровождает ИТ-команда, разбросанная по разным странам: уже несколько лет мы успешно взаимо- действуем через сервис Basecamp.com. Интересные решения описал Алексей Тимонин в своем комментарии в начале главы «Управление проектами». Какая техника нужна сотруднику, работающему все офиса? Зависит от должности: • Мобильный телефон и требование держать его включенным в рабочее время. Если работа не связана с общением, фирма не обязана его оплачивать. • Ноутбук: как правило, он принадлежит компании. В нем у мобильного сотрудника все: контакты, документы и т. д. 354 Михаил Рыбаков. Как навести порядок в своем бизнесе • Смартфон и / или планшет. Конечно, возможности тут попроще, чем у ноутбука, но с каждым годом растут. К тому же это как правило лишь терминал, дающий доступ к системе, расположенной на сервере. Коворкинг-центры Отдельно хочу сказать про новую возможность пользоваться офисом, в реальности не имея его. Коворкинг-центры 1 становятся все более популярны. Это офис, разделяемый между многими небольшими компаниями или фрилансерами. Вы можете арендовать в нем (хоть на несколько часов) рабочее место и различные дополнительные возможности к нему: от Интернета и принтера до общего секретаря. Способ контроля персонала Перво-наперво, грамотно нанимайте людей и мотивируйте их на результат – контроля понадобится значительно меньше. Внедрите систему удаленных совещаний и отчетности, из которой вы будете понимать, как работает сотрудник. Используйте все вышеописанные средства связи. Настрой на работу Действительно, чтобы работать вне офиса, нужна недюжинная сила воли. Особенно если вы трудитесь дома, и у вас есть дети. И именно офис помогает мобилизоваться. Тут уже решать вам. Возможно, специфика вашей работы и сотрудников такова, что без офиса – никак. Впрочем, возможность построения «удаленной» компании во многом зависит от установок в голове ее первого лица. Если поставите себе такую цель – сможете. Представительские функции Офис – место, где вы принимаете своих клиентов и партнеров. По моему опыту, во многих случаях вполне можно вести переговоры на территории клиента или в ресторанах и кафе. Более того, клиенту приятно, что вы идете ему навстречу и готовы приехать к нему в офис: опять же, в крупных городах это экономит его время. Если все же нужно особое место для переговоров, можно арендовать помещение в ко- воркинг-центре. Место официальной регистрации компании: юридический адрес Вот с этим сейчас все строже. Иногда налоговая инспекция блокирует расчетный счет компании за несовпадение физического и юридического адресов. Хотя по смыслу 1 Англ. coworking-center. 355 Глава 9. Новые «фишки» бизнеса юридический адрес – это пережиток прошлого, и многие профессиональные юристы под- тверждают это. Возможное решение, чтобы не покупать «левые» адреса – регистрировать компанию на домашний адрес кого-либо из учредителей. Контрагенты воспринимают это нормально: многие даже крупные компании зарегистрированы именно так. Пример 118. Фёдор Халиулин, руководитель проектно-строительной компании «ГЛАСАРД»: «Мои наблюдения за год работы с офисом, который скорее напоминал штаб – несколько рабочих мест, шкаф с документами, оргтехника и переговорная: • Сразу стал очевиден вклад каждого. Я имею в виду не влияние или незамени- мость, а именно, насколько человек на своём месте. • Эффективность квалифицированных сотрудников возросла, неквалифициро- ванных – снизилась. • Некоторые работники вне зависимости от квалификации в силу своего склада не могут работать без офиса, другим, наоборот, офис – рутина. • Выявились категории сотрудников, которым офис нужен, – молодые специ- алисты, которым нужен наставник. И ещё сотрудники, чья работа требует физического присутствия в офисе и работы с документами и материалами, хранить которые вне офиса нецелесообразно. • Потери времени на неважные дела снизились до минимума. • Хронометраж рабочего времени сотрудников вне офиса становится привычным делом, что очень повышает эффективность и облегчает расчёт вознаграж- дения за работу. Совет руководителям, которые хотят организовать работу персонала без офи- са: не поленитесь отразить это в основных документах компании (трудовые соглашения, коллективный трудовой договор, штатное расписание, положение об оплате труда, учётная политика и т. д.). Работники проверяющих орга- нов не столь прогрессивны, и это может быть причиной множества вопросов или подозрений». Практическое задание 123 Продумайте, даст ли удаленная работа какие‑то преимущества для вашего бизнеса и вас лично. Если да, то насколько реально организовать ее в вашей компании, и что для этого нужно сделать? 9.2. Аутсорсинг и специализация Хотя мы уже обсуждали тему аутсорсинга в предыдущих главах, сто´ит остановить- ся на ней подробнее. Ведь, с одной стороны, в передаче части функций своего бизнеса 356 Михаил Рыбаков. Как навести порядок в своем бизнесе на сторону заложен большой потенциал повышения эффективности. С другой – значи- тельные риски. Замечу, что под аутсорсингом можно понимать два типа задач. • Вывод регулярно повторяющихся бизнес-процессов, таких как транспорт и хране- ние. В этом случае их нужно четко формализовать, определить показатели. Желательно заключить с партнерами соглашения об уровне обслуживания (SLA) 1 Интеграция компаний может быть очень высокой, вплоть до их доступа к определенным частям вашей информационной системы. Например, чтобы «автоматически» пополнять уровень запасов клиента без заказов, выполняемых вручную. Такая практика широко применяется в мире 2 и позволяет повысить эффективность работы обеих сторон. • Обращение к подрядчикам для выполнения разовых работ, таких как разработка сайта или юридическая консультация. Хотя это не является в чистом виде аутсорсингом, но часто так называется. Основные преимущества аутсорсинга состоит в основном не в экономии, как это может показаться на первый взгляд 3 . А в том, что вы: • По максимуму освобождаете себя от непрофильной деятельности. • Передаете выполнение каждого вида работ тому, кто в нем максимально професси- онален: лучший в стране или даже в мире. • Также вы повышаете свою гибкость: гораздо проще изменить схему работы с под- рядчиками, чем, к примеру, перестроить свой конвейер. Пример 119. Олег Семёновых, генеральный директор и совладелец компании «Биз- нес технологии», г. Челябинск: «Мы используем в своей деятельности аутсорсинг телемаркетинга, чтобы быстро проанализировать какую-то нишу на предмет интереса к внедрению CRM-программ, сделав “обзвон” быстро и эффективно с помощью сторонних профессиональных операторов. Разрабатываем алгоритм и сценарий “холодного звонка”, часто совместно с исполнителем (Call-центром), и ставим им задачу. Первичный сбор информации о 500 фирмах будет готов за пару дней. В результате имеем: заполненную базу данных с ФИО, определён- ное количество потенциальных клиентов, с которыми нужно сразу начинать работать, аудиозаписи всех состоявшихся телефонных разговоров для даль- нейшего анализа». В принципе, сторонним подрядчикам можно передать почти все работы, а самим зани- маться лишь развитием бренда, а также управлять поставщиками и подрядчиками 4 . Сейчас 1 См. п. 3.3.3 «Копаем глубже. SIPOC и “Клиент-поставщик”». 2 См., например, Сэм Уолтон. «Как я создал Уол-Март». 3 Впрочем, и экономия может быть значительной. Например, при использовании подрядчиков из других, менее избалованных регионов и стран. Мне некоторые работы по сайтам делают в Беларуси и Украине: качество и цены лучше московских. 4 Рекомендую книгу Тимоти Ферриса «Как работать по 4 часа в неделю…». 357 Глава 9. Новые «фишки» бизнеса многие компании, например Nike, не имеют собственных заводов и даже распространение своей продукции отдают партнерам. Если вспомнить определение эффективности 1 , то идеальный бизнес – тот, которого нет, но его функции выполняются. А это и есть виртуальная, «оболочечная» компания. Конечно, передача функций на сторону несет в себе риски: • снижение качества; • рост себестоимости; • правовые риски, если вы передаете на аутсорсинг ведение бухгалтерии или решение юридических вопросов; • потерю контроля над бизнесом, если аутсорсер начнет производить аналогичную продукцию для ваших конкурентов, или возьмет на себя ваши функции и перетянет клиентов. Все так. Однако у штатных специалистов также много недостатков. • Часто на них труднее влиять, чем на внешнюю компанию. «Своих» людей часто бы- вает жалко. По законодательству уволить или оштрафовать сотрудника куда как сложнее, чем сменить подрядчика, который не выполняет своих обязательств. А попробуйте-ка выгнать главного бухгалтера! Часто, зная о том, как трудно вам это сделать, они годами шантажируют владельцев бизнеса, добиваясь роста зарплаты и увеличения штата своего подразделения. • Приходится платить не только зарплату сотрудникам, но и налоги, заниматься их ка- дровым оформлением и т. д. Все это серьезные затраты времени и денег. • Штатных сотрудников надо воспитывать и обучать, часто с нуля 2 • В малой компании всех специалистов в штат не возьмешь: слишком маленький фронт работ, к примеру, для дизайнера. Зато когда он нужен, то позарез. Получается, что в каждом конкретном случае лучше смотреть индивидуально, пользо- ваться аутсорсингом или нанимать специалистов в штат. Итак, три главных вопроса аутсорсинга. • Какие работы разумно вывести из компании? • Как подобрать оптимальных поставщиков и подрядчиков 3 ? • Как ими управлять? В России ключевой вопрос – доверие. В принципе, подрядчик очень заинтересован, чтобы вы были довольны его работой и сотрудничали с ним долго. Однако, наш рынок еще молодой, и слишком сильна память о девяностых, когда «кидали» направо и налево. Да и сегодня случается… По мере «взросления» рынка аутсорсинг, в том числе зарубежный, получает все боль- шее распространение. Многие компании размещают свое производство в Китае и других азиатских странах. 1 См. п. 1.1.4 «Эффективность бизнеса. Идеальный бизнес». 2 См. п. 6.3 «Кого брать на работу». 3 См. п. 4.3.7.1 «Отбор поставщиков и подрядчиков». 358 Михаил Рыбаков. Как навести порядок в своем бизнесе Обратите внимание, что в ряде случаев вы можете взять в подрядчики своего конкурен- та. В некоторых отраслях это распространенная практика, особенно на «зрелых» рынках. Уже сегодня вам стоит решить, к какому полюсу вы стремитесь. • Стать узкоспециализированной компанией, производящей некие ингредиенты, ком- плектующие, компоненты и т. д. В том числе и интеллектуальные продукты: разного рода ноу-хау, технологии. Тогда вам нужно наращивать профессионализм в выбранной сфере. Этот путь более выгоден компаниям, работающим на рынках B2B 1 • Или же двигаться в сторону владения одним или несколькими брендами и их продви- жения, а остальное передать подрядчикам. Тогда вам нужно наращивать свои компетенции в маркетинге, а также управлении партнерами. То есть, по сути, стать интегратором. Этот путь пригоден как для компаний B2C 2 , так и B2B. Мир движется к специализации: заниматься всем подряд становится все менее эф- фективно. Когда-то каждая простая семья сама строила себе дом, пахала, сеяла, собирала и обрабатывала урожай, охотилась, содержала скотину и т. д. Какова эффективность такой работы? Можно ли быть профессионалом во всем? Именно благодаря разделению труда произошло огромное повышение производитель- ности каждого человека в отдельности и общества в целом 3 Пример 120. Игорь Жуков-Дуккарт, промышленный консультант по КИП, совла- делец ООО «РУПРОМТ»: «Путь к аутсорсингу в нашем случае. Первые полгода. Нет офиса, нет сети. Второй год. Наняли своего сисадмина. Проработал два года – ушел в армию. Пятый год – совмещение должностей. Сотрудник ушел через два года – уволился и сисадмин. Мыкались полгода без сисадмина. Ужасное состояние сети, сплошные авралы. Поменяли офис, завели сисадмина-компанию. Два года у нас абонентское обслуживание, высочайшая компетентность, опти- мизация всех расходов на IT и расходники. Стоимость обслуживания в два раза ниже, чем оклад студенту-сисадмину. Аутсорсинг – это недостаточно емкое слово, которым хочется назвать такое высокое качество. Это УСЛУГИ ПРИ- ХОДЯЩЕГО, который остался с нами на дольше, чем постоянный сотрудник». Практическое задание 124 Какие регулярные процессы и разовые задачи своего бизнеса вы готовы вынести на аутсорсинг? Ближе к какому из описанных полюсов вы видите свою компанию через несколько лет? 1 Популярное сокращение от выражения Business to business, т. е. продажа своих товаров и услуг другим компаниям. Как правило, его не переводят. 2 Business to customer, т. е. продажа своих товаров и услуг физическим лицам. 3 Все чаще возникают сомнения, насколько это хорошо. Нарушен естественный уклад жизни. Повсюду – пере- производство товаров и услуг. Это важная философская тема, однако она выходит за рамки данной книги… 359 Глава 9. Новые «фишки» бизнеса 9.3. Сопутствующий бизнес и интеграция Специализация – не единственная тенденция современного бизнеса. Идет проект по описанию и отладке бизнеса в компании – дистрибьюторе ино- странного оборудования. Практически в самом начале спрашиваю, какие услуги они предоставляют клиентам. – Продажа, доставка, ремонт, – отвечают мне. – Хорошо, – говорю я. – А что ваш клиент делает дальше с этим оборудованием? – Как что? Включает в свои проекты, устанавливает на заводах и в коттеджах. Потом выясняется, что для использования оборудования проект еще надо согла- совать в надзорных госорганах, оборудование – наладить, а затем периодически про- водить его техобслуживание, замену. – Это большой рынок? – Да! – А вы предлагаете клиентам какие-то дополнительные услуги по решению этих задач? – Практически нет. – Почему? – Да как-то руки не доходят… И тут дело не в специализации, а в |