тема_1._теория_проектного_управления. Проект Ключевое определение Проект
 Скачать 0.51 Mb.
|
|
Постоянная (родительская) организация — компания (предприятие или организация), которая инициировала проект, и в интересах которой он осуществляется. Свод знаний Постоянная организация имеет долгосрочные стратегические цели и не прекращает свое существование с завершением проекта. Она продолжает свою деятельность с большей эффективностью благодаря достигнутым результатам проектов. Жизненный цикл организаций, действующих на рынке, связан со спросом на предлагаемые ими продукты и услуги и может продолжаться десятилетиями. Проектноориентированные организации выполняют проекты, программы и портфели проектов для того, чтобы осуществлять изменения в компании, способствующие эффективному ведению основного бизнеса. Проекты реализуются организациями с целью решения возникающих проблем, развития компании и адаптации ее деятельности к изменениям окружающей среды. Временная организационная структура проекта и/или программы зависит от постоянной организационной структуры родительской организации. Проекты не могут адекватно выполняться без ресурсов, предоставляемых отделами родительской организации, а конечная продукция и результаты проекта, в свою очередь, используются постоянной организацией или оказывают влияние на ее работу. В процессе деятельности персонал обеих структур — постоянной и временной — может находиться в тесном контакте и при этом решать разные задачи. Поэтому чрезвычайно важно достичь полного баланса между проектом и родительской организацией и преодолеть любое сопротивление сотрудников подразделений родительской организации. Порядок, установленный в постоянной организации (производственные задачи, иерархия, уровни полномочий, обязанности, организационная структура и принятие решений) оказывают влияние на осуществления проекта и, наоборот, проектно- ориентированное управление оказывает влияние на управление всей организацией. Для инициации проекта важно знать, как функционирует родительская организация, как осуществляется контроль, и какие риски могут быть для проекта. Следовательно, чтобы создать хорошие условия для получения успешных результатов проекта, необходимо знать правила, принципы и особенности формирования и исполнения управленческих решений в постоянной организации и понимать вклад проекта в её деятельность. Офис управления проектами часто входит в состав постоянной организации, а сотрудники постоянной организации часто являются членами команд проектов. Руководитель проекта может не являться сотрудником постоянной организации, но должен находиться в непрерывной связи с ней и понимать, как она взаимодействует с проектом по таким важным аспектам, как: рабочие задания, полномочия, ответственность; структура родительской организации; процедуры и порядок принятия решений. Чем большим опытом работы в соответствующей прикладной области обладает руководитель проекта, тем успешнее он будет осуществлять управление проектом в интересах родительской организации. Возможные шаги процесса Осмыслите организационную структуру родительской организации, её задачи и методы работы. Изучите заинтересованные стороны, их интересы и возможное влияние на проект. Выявите точки взаимодействия между постоянной организацией и организационной структурой проекта. Определите вопросы, возникающие при взаимодействии родительской организации и проекта. Рассмотрите возможные сценарии взаимодействия родительской организации и проекта. Ведите мониторинг, открыто обсуждайте возникающие проблемы, оперативно принимайте соответствующие решения, исполняйте их, информируйте заинтересованные стороны. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах. Темы для изучения ® Управление изменениями Принятие организационных решений ® Организационная стратегия и структура Офис управления проектом Критерии оценки компетентности по уровням Уровень А. Кандидат руководил созданием системы процедур взаимодействия персонала постоянной организации и программы и/или портфеля проектов. Уровень В. Кандидат осуществлял руководство взаимодействием персонала постоянной организации и сложного проекта. Уровень С. Кандидат имеет опыт работы построения системы взаимодействия персонала постоянной организации и проекта ограниченной сложности. Уровень D. Кандидат имеет необходимые знания, относящиеся к взаимодействию персонала постоянной организации и проектом. Основные связи 6. Требования, цели и стратегия проекта, 10. Окружение проекта и деловая активность организации, 14. Организационная структура проекта, 18. Уверенность и убедительность, 19. Снятие напряженности, 22. Ориентированность на результат, 26. Конфликты и кризисы, 27. Надежность, 29. Этика, 31. Информация и документы, 37. Инициация проекта, 41. Закрытие проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте, 48. Управление коммуникациями в проекте, 50. Управление изменениями в проекте.  Критерии оценки компетентности по уровням   Уровень А. рамках важных подразделения. Уровень В. Кандидат успешно осуществлял управление работой команды в программ и/или портфеля компании или её структурного Кандидат успешно осуществлял управление работой команды в рамках сложного проекта. Уровень С. Кандидат успешно осуществлял управление работой команды в рамках проекта ограниченной сложности. Уровень D. Кандидат обладает знаниями, относящимися к управлению работой команды, и может применить их на практике. Основные связи Программа, 5. Системы, продукты, технологии, 7. Критерии успешности проекта, 15. Руководство и лидерство, 16. Вовлеченность и мотивация, 17. Самоконтроль, 19. Снятие напряжения, 26. Конфликты и кризисы, 28. Понимание ценностей, 29. Этика, 30. Разрешение проблем, 36. Внедрение проектного управления, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте, 48. Управление коммуникациями в проекте, 49. Управление закупками и контрактами в проекте. Организационная структура проекта Ключевые определения Организационная структура проекта — специально созданная для успешного достижения целей проекта временная организационная структура, включающая всех участников проекта. Свод знаний Организационная структура проекта - представляет собой временную структуру, включающую различные управленческие органы и рабочие группы, в которых представлены различные заинтересованные стороны проекта. Организационные структуры в разных проектах, даже выполняемых одной организацией, могут существенно различаться в зависимости от масштабности и значимости проекта, от сложности технических решений, от количества заинтересованных сторон и участников проекта, а также от организационной структуры организации {функциональная, проектная или матричная'). Декомпозиция организационной структуры {OrganisationalBreakdownStructure- OBS) — процесс поэтапного разбиения элементов организационной структуры проекта на составные элементы — организационные единицы — для соотнесения каждой из них с соответствующим пакетом работ, работой или кругом функциональных обязанностей в проекте. Органы управления проектом, как правило, формируются на двух уровнях — на уровне стратегического управления (управляющий комитет, координационный совет) и на уровне оперативного управления (группа управления проектом, офис управления проектом). Для масштабных проектов, особенно для проектов, реализуемых в государственной сфере, каждый из этих уровней в свою очередь может быть представлен довольно сложной организационной структурой. Эти структуры могут формироваться, например, с учетом территориальной структуры проекта (федеральный, региональный, муниципальный уровень). Для того чтобы органы управления проектом могли принимать взвешенные объективные решения, в их составе должны быть представлены все основные заинтересованные стороны проекта. На проектах, в которых создаются сложные комплексные продукты, часто формируются коллегиальные органы согласования технических решений (экспертный совет, совет конструкторов). В эти органы включаются ведущие технические специалисты заинтересованных сторон. Их задачей является рассмотрение принципиально важных технических решений, экспертиза материалов и подготовка рекомендаций для органов управления проектом. Организационная структура проекта формируется, исходя из содержания проекта — его целей, конечного продукта или результата. При оценке профессиональной пригодности кандидатов на определенные роли проекта должны рассматриваться их знания, уровень образования и опыт, личностные качества и их сочетаемость с качествами других членов команды. В процессе разработки организационной структуры проекта осуществляется ее последовательная декомпозиция (OBS) и распределение работ проекта между исполнителями. Соотнесение отдельных элементов структурной декомпозиции работ (СДР, WBS) и организационной иерархической структуры (ОИС, OBS) может быть представлено в форме матрицы распределения работ по исполнителям или матрицы распределения ответственности. При этом определяются и описываются функции всех участников проекта. Организационная структура проекта может меняться в процессе осуществления проекта в зависимости от фазы жизненного цикла проекта, условий контрактов каждого исполнителя и других обстоятельств. При разработке организационной структуры проекта следует учитывать влияние культурных традиций заинтересованных сторон и факторы внешней среды, обычно меняющиеся по мере реализации проекта. Потребность в изменении (усовершенствовании) организационной структуры проекта может возникнуть также и по мере накопления опыта командой проекта. Процесс изменения организационной структуры проекта должен быть строго регламентирован. Все изменения, при возникновении необходимости в них, должны быть согласованы всеми заинтересованными сторонами и отражены в соответствующих контрактах, а также в управленческих документах проекта (сводный план проекта, регламенты и пр.). Возможные шаги процесса: Идентифицируйте все заинтересованные стороны проекта и их роли в проекте. Определите, какого рода организационная структура, и какие кадровые ресурсы необходимы для проекта. Сформируйте элементы организационной структуры, распределите ответственность и полномочия между ними, разработайте инструкции, регламентирующие их взаимодействие и рабочие процедуры. Определите порядок взаимодействия с заинтересованными сторонами проекта. Получите в распоряжение проекта кадры от заинтересованных сторон проекта. Распространите информацию о принятых решениях по организационной структуре проекта, осуществляйте руководство организационной структурой проекта. Поддерживайте текущую деятельность организационной структуры проекта, совершенствуйте ее и, при необходимости, вносите в нее изменения. Постоянно стремитесь улучшать организационную структуру проекта. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах. Темы для изучения ® Модели принятия решений Управление процессами взаимодействия Устав организации Процедуры и процессы ® Оценка кадров и непрерывное обучение Матрица распределения ответственности Стандартный график встреч/заседаний Описания заданий       Критерии оценки компетентности по уровням Уровень А. Кандидат успешно управлял разработкой структуры программы и/или портфеля компании или её отделения. разработкой организационной Уровень В. Кандидат успешно управлял структуры сложного проекта. Уровень С. Кандидат успешно структуры проекта ограниченной сложности. организационной управлял разработкой организационной   необходимыми для разработки Уровень D. Кандидат обладает знаниями организационной структуры проекта и может применить их на практике. Основные связи Структуры проекта, 10. Окружение проекта и деловая активность организации, И. Заинтересованные стороны проекта, 12. Постоянная (родительская) организация, 13. Команды проекта, 23. Эффективность, 24. Согласование, 35. Проектноориентированное управление, 37. Инициация проекта, 41. Закрытие проекта, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте. Руководство и лидерство Ключевые определения Лидерство — искусство воздействия на других для побуждения их к достижению определенных целей, которое заключается в ведении других за собой. Руководство - умение ставить цели и мотивировать подчиненных к их достижению. Свод знаний Руководство и лидерство как элементы компетентного профессионального поведения имеют первостепенную важность для руководителя (менеджера) проекта. Лидерство — качество, необходимое руководителю проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Оно становится особенно важным, когда проект сталкивается с трудностями, когда необходимы изменения, либо вообще непонятно, что делать дальше. Лидерство руководителя проекта должно проявляться во всем его поведении таким образом, чтобы оно могло быть увидено и воспринято командой проекта. Руководитель проекта должен проявлять себя лидером не только при взаимодействии с командой проекта, но и при представлении проекта вышестоящему руководству и при взаимодействии со всеми заинтересованными сторонами. Принято различать понятия лидера и руководителя, как, соответственно, неформального и формального лидера. Процесс влияния через способности и умения или другие ресурсы, необходимые людям, получил название неформального лидерства. В этом случае влияние исходит из признания другими личного превосходства лидера. Формальное лидерство или руководство — это процесс влияния на людей с позиции властных полномочий, определяемых занимаемой должностью, официальным положением или ролью в организационной структуре. Каждый руководитель проекта должен быть лидером, но не каждый лидер может быть руководителем проекта! Руководитель проекта должен знать существующие стили руководства и выбрать из них тот, который более всего подходит для данного проекта, руководства его командой, установления деловых отношений с вышестоящим менеджером и заинтересованными сторонами во всех возможных ситуациях. Избранный стиль руководства включает в себя: модели поведения, методы общения, отношение к конфликтам, отношение к критике, способы контроля поведения членов команды, процессы принятия решений, объемы и способы делегирования полномочий другим менеджерам проекта. Модели поведения
Возможные шаги процесса Определите, какой стиль руководства подходит для конкретной ситуации (в работе с командой, вышестоящим менеджером и заинтересованными сторонами). Убедитесь, что он совместим с вашими личным стилем и возможностями. Придерживайтесь избранного стиля лидерства. Анализируйте ход выполнения и оценки со стороны команды, высшего руководства и заинтересованных сторон, в случае необходимости меняйте стиль лидерства. Используйте все возможности для обучения, чтобы совершенствовать лидерские качества. Предоставляйте членам команды возможности для обучения навыкам лидера. Анализируйте и стремитесь к постоянному совершенствованию своей компетентности и компетентности команды в лидерстве. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах. Темы для изучения ® Наставничество ® Делегирование ® Обратная связь | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||