тема_1._теория_проектного_управления. Проект Ключевое определение Проект
 Скачать 0.51 Mb.
|
|
Уровень А. Кандидат на практике определил фазы жизненных циклов проектов в рамках важных программ и/или портфелей организации или её отделения, и их взаимосвязи с жизненными циклами объекта (продукта) и родительской организации. Уровень В. Кандидат на практике определил фазы жизненного цикла сложного проекта и его взаимосвязи с жизненными циклами объекта (продукта) и родительской организации. Уровень С. Кандидат на практике определил фазы жизненного цикла проекта ограниченной сложности и его взаимосвязи с жизненными циклами объекта (продукта) и родительской организации. Уровень D. Кандидат обладает знаниями, относящимися к определению фаз жизненного цикла проекта, и может применить их на практике. Основные связи 5. Системы, продукты, технологии, 6. Требования, цели и стратегия проекта, 8. Структуры проекта, 12. Постоянная (родительская) организация, 32. Стандарты и нормы, 38. Планирование проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 43. Управление проектом по временным параметрам. 10» Окружение проекта и деловая активность организации Ключевое определение Окружение проекта — среда, в которой совокупность внутренних и внешних факторов способствуют или мешают достижению целей проекта. Деловая активность — промышленная, коммерческая или иная деятельность организации, направленная на производство товаров или предоставление услуг. Свод знаний Результаты, получаемые при осуществлении проектов, программ или портфелей, должны соответствовать деловым целям организации. Понятие «деловая активность» относится как к коммерческим, так и к некоммерческим организациям. Чтобы управление проектом было в полной мере эффективным, при управлении им необходимо учитывать внешние и внутренние факторы, влияющие на достижение целей проекта. Факторы окружения проекта необходимо проанализировать и выделить те из них, которые могут оказать на осуществление проекта заметное влияние. Можно условно выделить внешнее окружение и внутреннюю среду проекта. Внешнее окружение оказывает существенное влияние на проект, причем, чем крупнее масштабы проекта, тем существеннее влияние внешнего окружения. К внешнему окружению проекта относят: Е Организацию, в рамках которой осуществляется проект. Осуществление проекта, программы и портфеля тесно связано со стратегическим планом организации и направлено на реализацию её стратегии. Управление проектом, программой и портфелем должно подчиняться корпоративным стандартам и рекомендациям. К д окружения проекта в рамках организации можно отнести: руководство организации (определение цели и основных требований к проекту, мотивация заинтересованных сторон); ■» сфера финансов (бизнес-план, источники финансирования проекта); ® сфера сбыта (требования к продукту, рынок сбыта, наличие и действия конкурентов); сфера материального обеспечения (сырье, материалы и оборудование); сфера производства (технологии и оборудование); ® возможны и другие требования со стороны различных подразделений организации. 2. Окружение организации. Среди окружения организации можно выделить факторы, определяемые: политической ситуацией; ® экономической ситуацией; ® деятельностью общественных институтов; ® законами и правом; уровнем развития науки и техники; 0 состоянием окружающей среды. К внутреннему окружению (среде) проекта относят внутреннюю среду самого проекта, систем управления проектом (программой, портфелем). Систематическое отслеживание, анализ и оценка всего широкого спектра положительных (помогающих) и отрицательных (мешающих) воздействий со стороны окружения проекта является важным условием и залогом успеха проекта. Это является непременным требованием при управлении окружением проекта для достижения поставленных целей (маркетинг проекта, связи с общественностью и др.). Факторы внешнего и внутреннего окружения проекта определяются на всех уровнях предпринимательской деятельности организации (стратегическом, тактическом, операционном). Возможные шаги процесса Определите внешние факторы окружения проекта, влияющие на достижение целей проекта. Определите факторы окружения проекта в рамках организации. Определите внутренние факторы окружения проекта, влияющие на достижение целей проекта. Выделите факторы, которые могут оказать на осуществление проекта заметное влияние. Определите факторы внешнего окружения и внутренней среды проекта на всех уровнях деловой активности организации (стратегическом, тактическом, операционном). Дайте количественную оценку влияния негативных факторов. Определите меры и способы снижения влияния негативных факторов. Систематически отслеживайте, анализируйте и оценивайте влияние факторов внешнего окружения и внутренней среды проекта. Оценивайте влияние факторов деловой активности организации. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах. Темы для изучения Качественный анализ рисков « Количественный анализ рисков Методы и способы анализа и снижения влияния негативных факторов Управление рисками в проекте Деловая активность организации « Бизнес-план Управление изменениями ® Управление коммуникациями Команда управления проектом Проектно-ориентированные организации ® Осуществление стратегии организации Критерии оценки компетентности по уровням Уровень А. Кандидат руководил созданием системы для эффективного определения и анализа факторов окружения сложного проекта в деловой активности организации. Успешно решал проблемы предпринимательской деятельности на стратегическом уровне. Уровень В. Кандидат осуществлял руководство по определению и анализу факторов окружающей среды достаточно сложного проекта в деловой активности организации. Успешно решал проблемы деловой активности организации на тактическом уровне. Уровень С. Кандидат обладает опытом определения и анализа факторов окружающей среды проекта ограниченной сложности в деловой активности организации. Имеет опыт решения проблем деловой активности организации на операционном уровне. Уровень D. Кандидат обладает знаниями для определения факторов окружающей среды проекта в деловой активности организации. Основные связи Системы, продукты, технологии, 6. Требования, цели и стратегия проекта,7. Критерии успешности проекта, 12. Постоянная (родительская) организация, 14. Организационная структура проекта, 15. Руководство и лидерство, 16. Вовлеченность и мотивация, 18. Уверенность и убедительность, 20. Открытость, 21. Творческий подход, 22. Ориентированность на результат, 23. Эффективность, 24. Согласование, 25. Переговоры, 30. Разрешение проблем, 34. Особенности проектного управления с позиций различных заинтересованных сторон, 36. Внедрение проектного управления, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рисками и возможностями, 49. Управление закупками и контрактами в проекте, 50. Управление изменениями в проекте. Субъекты управления и поведенческая компетентность Заинтересованные стороны проекта Ключевые определения Заинтересованные стороны (участники проекта, стейкхолдеры) — физические лица или группы лиц, юридические лица или компании и их объединения, а также органы власти всех уровней и/или их унитарные предприятия и организации, заинтересованные в осуществлении проекта, либо находящиеся под воздействием проекта. Заинтересованные стороны могут быть, как непосредственно вовлечены в осуществление проекта, так и косвенно воздействовать на него, или, наоборот, осуществление проекта может влиять (позитивно или негативно) на их интересы. Роль в проекте - единица организационной структуры команды проекта, характеризующаяся ответственностью, полномочиями, выполняемыми функциями. Свод знаний Руководитель проекта должен принимать во внимание интересы всех сторон, которые могут прямо или косвенно воздействовать на проект, а также сторон, интересы которых могут быть затронуты проектом. В связи этим руководитель проекта должен выявить все заинтересованные стороны, идентифицировать характер их заинтересованности в проекте, и выстроить их в порядке важности для проекта. Что же касается непосредственных участников проекта, то руководитель проекта должен также определить их роли, функции, полномочия, обязанности и области ответственности, а также разработать и утвердить правила (регламент) взаимодействия с каждым из участников. Для упрощения задачи идентификации заинтересованных сторон их можно укрупнено систематизировать по следующим признакам: ® Стороны, связанные с проектом и/или с его конечными результатами имущественными или финансовыми интересами; Стороны, привлеченные к осуществлению проекта на условиях контракта; Стороны, являющиеся будущими потенциальными потребителями конечной продукции (услуг) проекта, а также, вовлекаемые в производство этой продукции (услуг); ® Стороны, от решений (разрешений и/или согласований) которых зависит осуществление проекта; Стороны, испытывающие дополнительную нагрузку (экологическую, транспортную и др.), или, наоборот, ее снижение от осуществления проекта и его результатов. Определение полного перечня участников проекта может представлять собой достаточно сложную задачу. Участники проекта, их роли, функции, обязанности и полномочия в каждом конкретном случае различны и могут меняться по ходу выполнения проекта. Состав участников проекта, их роли, функции, полномочия, обязанности и области ответственности могут зависеть: от типа, вида, масштаба и сложности проекта; от стадии управления проектом; от фазы жизненного цикла проекта. Основными (ключевыми) участниками проекта, как правило, являются: Заказчик — юридическое или физическое лицо, в интересах которого выполняется проект, будущий владелец продукта проекта. Заказчик определяет основные требования к проекту, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств. Заказчик заключает контракты с основными исполнителями и поставщиками и несет ответственность по этим контрактам, управляет процессом взаимодействия между всеми участниками проекта или делегирует эту функцию другой стороне, например, Исполнителю. Заказчик несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом и т.п. Исполнитель — как правило, юридическое лицо, осуществляющее проект (отдельные фазы жизненного цикла проекта) в соответствии с контрактом, заключенным с Заказчиком. Несет ответственность за выполнение работ и достижение запланированных результатов. Исполнителя в некоторых отраслях, например в строительстве, принято называть «подрядчик» или «контрактор». При осуществлении большинства проектов исполнитель заключает договора с компаниями (организациями) для выполнения отдельных видов работ или услуг в проекте. В этом случае он осуществляет функции генерального подрядчика (генподрядчика) или генерального контрактора (генконтрактора). Если исполнитель вступает в договорные отношения с подрядчиком или контрактором более высокого уровня и несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом, то его называют «субподрядчик» или «субконтрактор» соответственно. Куратор (спонсор) — конкретное лицо или структурное подразделение Заказчика или Исполнителя, которое обеспечивает финансовые, материальные и человеческие ресурсы, необходимые для осуществления проекта. Руководитель проекта (управляющий проектом, менеджер проекта) — физическое лицо, которому делегируются полномочия по руководству всеми работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации работ всех участников проекта. Он является лицом, ответственным за осуществление проекта и достижение целей проекта. Команда проекта — совокупность физических и юридических лиц и их групп, объединенных целевым образом для осуществления проекта. Создается на период осуществления проекта. Главная задача команды проекта — выполнение всех работ, необходимых для достижения целей проекта. Команда управления проектом — члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом, в том числе представители некоторых участников проекта и технический персонал. В небольших проектах эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта. Главная задача команды управления проектом — осуществление функций управления проектом для эффективного достижения целей проекта. Возможными участниками проекта могут быть: Инициатор — сторона, являющаяся автором главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта, но деловая инициатива по осуществлению проекта, в конечном счете, должна исходить от владельца проекта или бенефициарного заказчика. Инвестор — юридическое или физическое лицо, вкладывающее собственные, заемные или иные привлеченные средства в проект, например, посредством кредитов. Цель инвестора — максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации. Проектировщик — юридическое лицо, выполняющее по контракту проектноизыскательские работы в рамках проекта. Вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком. Поставщики — субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе — материалы, оборудование, транспортные средства и др. Лицензоры или Лицензирующие организации — организации, выдающие лицензии на право владения земельным участком, ведение торгов, выполнение определенных видов работ и услуг и т.п. Органы власти и регулирующие органы — государственные, местные органы власти, осуществляющие фискальные, надзорные и разрешительные функции в отношении различных работ в составе проекта. Основная задача регулирующих органов состоит в контроле соблюдения экологических, социальных и других общественных и государственных требований, связанные с реализацией проекта. Владелец земельного участка — юридическое или физическое лицо, являющееся владельцем участка земли, вовлеченного в проект. Производитель конечной продукции проекта осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию. Потребители конечной продукции — юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них. Общественность — организованное или стихийно возникшее сообщество отдельных людей и организаций, чьи интересы проект затрагивает по ходу реализации или своими будущим результатами. Выявление и идентификация всех заинтересованных сторон проекта и их интересов, четкое определение функциональных ролей и полномочий каждого участника является важным элементом компетентности руководителя проекта, увеличивающим шансы на успешность проекта и жизнеспособность его результатов. Все заинтересованные стороны могут оказывать влияние на проект прямо либо косвенно. Такие свойства участников проекта, как: характер и степень возможного влияния на проект, уровень организационной зрелости в области УГ1, наличие опыта в управлении проектами, действующая в заинтересованных компаниях система регламентов и правил, направления и масштабы их развития — все они имеют значение для осуществления проекта, и должны находиться в поле зрения руководителя проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Руководитель проекта должен стараться не выпускать из поля зрения заинтересованные стороны и людей, представляющих эти стороны. Это особенно важно, когда к участию в проекте присоединяется новая сторона, либо когда происходит смена представителя заинтересованной стороны. В этом случае руководителю проекта следует рассмотреть возможные последствия произошедших изменений и обеспечить новую сторону или лицо всесторонней информацией о проекте. Возможные шаги процесса Выявите основные (ключевые) заинтересованные стороны проекта, определите и ранжируйте их интересы; трансформируйте ожидания в требования; выявите зоны потенциальных конфликтов и найдите способы их разрешения. Сообщите заинтересованным сторонам, какие из их требований будут выполнены, какие нет. Разработайте стратегию работы с заинтересованными сторонами и соответствующую концепцию управления. Распределите обязанности между заинтересованными сторонами; определите руководящие роли в проекте и назначьте на эти роли представителей заинтересованных сторон; обеспечьте руководящие роли правами, необходимыми и достаточными для исполнения соответствующих обязанностей. Включите интересы и ожидания заинтересованных сторон в план управления проектом, отразите их в исходных требованиях проекта, внесите в круг решаемых им задач, конечных продуктов, учтите в графике работ и при определении стоимости. Определите и проанализируйте риски проекта, учтите возможности и угрозы со стороны заинтересованных сторон. Распределите риски между руководящими ролями проекта, определите пути разрешения конфликтов между командой проекта и заинтересованными сторонами. Постройте систему взаимоотношений между руководящими ролями в проекте, обеспечивающую эффективное сотрудничество между заинтересованными сторонами; разработайте контракт или устав проекта, формализующий правила и порядок взаимодействий. Удостоверьтесь в том, что заинтересованные стороны удовлетворены ходом проекта. Контролируйте выполнение плана управления заинтересованными сторонами. При изменении состава заинтересованных сторон в течение жизненного цикла проекта повторяйте первые пять шагов. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах. Темы для изучения Внутренние и внешние связи Стратегия осуществления коммуникаций с заинтересованными сторонами Интересы участников и их удовлетворение ® План управления заинтересованными сторонами Управление ожиданиями участников ® Место проекта в программе, портфеле и в компании ® Контекст (окружение) проекта Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням Уровень А. Кандидат успешно определил участников, их функции и обязанности, осуществил управление участниками в программе или портфеле проектов организации или одного из её подразделений. Уровень В. Кандидат успешно определил участников, их функции и обязанности в сложном проекте. Уровень С. Кандидат успешно определил участников, их функции и обязанности, в проекте ограниченной сложности. Уровень D. Кандидат обладает знаниями, необходимыми для определения участников проекта, их функций и обязанностей. Основные связи Требования, цели и стратегия проекта, 7. Критерии успешности проекта, 14. Организационная структура проекта, 15. Руководство и лидерство, 16. Вовлеченность и мотивация, 18. Уверенность и убедительность, 20. Открытость, 21. Творческий подход, 22. Ориентированность на результат, 26. Конфликты и кризисы, 27. Надежность, 28. Понимание ценностей, 35. Проектно-ориентированное управление, 42. Управление предметной областью проекта, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рискам и и возможностями проекта, 48. Управление коммуникациями в проекте, 49. Управление закупками и контрактами в проекте, 50. Управление изменениями в проекте. Постоянная (родительская) организация Ключевое определение |