тема_1._теория_проектного_управления. Проект Ключевое определение Проект
 Скачать 0.51 Mb.
|
|
Уровень А. Кандидат результативно проводил согласования при управлении программой или портфелем проектов. Кандидат направлял менеджеров программы и/или проекта в их совершенствовании в области согласования. Уровень В. Кандидат результативно проводил согласования в проектных ситуациях в рамках сложного проекта. Кандидат направлял менеджеров (под)проекта в их совершенствовании в области согласования. Уровень С. Кандидат результативно проводил согласования в проектных ситуациях в рамках проекта ограниченной сложности. Уровень D. Кандидат имеет необходимые знания для проведения согласований в проектных ситуациях. Основные связи 5. Системы, продукты, технологии, 10. Окружение проекта и деловая активность организации, 14. Организационная структура проекта, 21. Творческий подход, 22. Ориентированность на результат, 23. Эффективность, 25. Переговоры, 26. Конфликты и кризисы, 28. Понимание ценностей, 30. Разрешение проблем, 31. Информация и документы, 35. Проектно-ориентированное управление, 41. Закрытие проекта, 42. Управление предметной областью проекта, 43. Управление проектом по временным параметрам, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта, 45. Управление качеством в проекте, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте, 50. Управление изменениями в проекте. Переговоры Ключевое определение Переговоры (ведение переговоров) - элемент компетентности специалиста по управлению проектами, проявляющийся как умение организовать многошаговый процесс поиска решений, удовлетворяющих (две или более) стороны, имеющие общие или противоречивые интересы и разногласия в проекте. Свод знаний Умение вести переговоры может помочь менеджеру проекта найти взаимоприемлемые решения и избежать реальных конфликтов. Предметом переговоров, например, могут быть: согласование с клиентом целей проекта; ® обсуждение с подрядчиками содержания контракта и/или претензий; обсуждение вопросов участия тех или иных людей в команде проекта. Переговоры являются основным инструментом решения проблем и разрешения конфликтных ситуаций, возникающих в ходе реализации проекта. Поиск путей решения возникающих проблем и проблемных ситуаций часто производится путем переговоров и/или деловых совещаний. В них участвуют одна или несколько заинтересованных в выполнении проекта сторон. Результат подобных переговоров может быть достигнут путем консенсуса, компромисса, либо волевым решением. Переговоры представляют собой многошаговый процесс поиска решения. Важнейшей задачей переговорного процесса или делового совещания является формирование общей концепции совместных действий участвующих сторон. От того, насколько успешно удается решить эту задачу, зависит и успех самих переговоров (деловых совещаний). Управление переговорами включает в себя такие этапы, как подготовка к переговорам, организация проведения и мониторинг последующих действий, включая контроль и анализ исполнения принятых решений. Методы управления переговорами связаны с их содержанием (объективными и субъективными вопросами), процедурами, информационным обеспечением и документированием хода и результатов. Подготовка переговоров, в ходе которой формулируется конечная цель, определяется список приглашенных лиц, время и место проведения, предоставляется необходимая информация участникам, осуществляется руководителе?/! проекта или по его поручению членом команды проекта. Не менее важно для руководителя проекта умение (способность) обеспечивать неукоснительное исполнение всеми участниками выработанных в ходе переговоров соглашений и договоренностей, а также выполнение им самим принятых на себя обязательств. Переговоры по проекту должны проводиться в атмосфере уважения к взглядам и позициям каждой из сторон. Обоюдовыгодное решение - желаемый результат переговоров, проведенных в открытой манере. Тем не менее, следует признать, что некоторые переговоры затрагивают политические и/или коммерческие аспекты, в силу чего часто приходится идти на компромиссы, которые не дают одинаково полного удовлетворения каждой из сторон. Руководитель проекта должен стремиться устанавливать и поддерживать хорошие отношения со всеми заинтересованными сторонами — участниками проекта и может добиться этого с помощью переговоров. Модели поведения
Возможные шаги процесса Определите, какой именно результат вы ожидаете, и на какой минимум вы согласитесь. Определите стратегию переговоров. Задавайте вопросы, собирайте информацию по проблемам, лежащим в основе разногласий, анализируйте все имеющиеся материалы. Предложите возможные пути разрешения противоречий. Рассмотрите все возможные варианты достижения взаимовыгодного решения. Сосредоточьте внимание на тех пунктах, по которым вы сходитесь во взглядах, и поддерживайте позитивное отношение к другим сторонам. Обсуждайте проблемные вопросы и оценивайте ответы, возвращайтесь к переговорам до тех пор, пока не достигнете нужного результата. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах. Темы для изучения Язык жестов Коммуникации Лидерство Техники ведения переговоров ® Разрешение проблем Управление процессом достижения консенсуса Критерии оценки компетентности по уровням Уровень А. Кандидат результативно проводил переговоры при управлении программой или портфелем проектов. Кандидат направлял менеджеров программы и/или проекта в процессе их совершенствования в области ведения переговоров. Уровень В. Кандидат результативно проводил переговоры при управлении сложным проектом. Кандидат направлял менеджеров (под)проекта в процессе их совершенствования в области ведения переговоров. Уровень С. Кандидат результативно проводил переговоры при управлении проектом ограниченной сложности. Уровень D. Кандидат имеет необходимые знания для организации и ведения переговоров. Основные связи 10. Окружение проекта и деловая активность организации, 15. Руководство и лидерство, 17. Самоконтроль, 18. Уверенность и убедительность, 20. Открытость, 23. Эффективность, 26. Конфликты и кризисы, 28. Понимание ценностей, 33. Правовое обеспечение проектной деятельности, 36. Внедрение проектного управления, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта, 45. Управление качеством в проекте, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте, 49. Управление закупками и контрактами в проекте, 50. Управление изменениями в проекте. Конфликты и кризисы Ключевые определения Конфликт - столкновение противоположных интересов или несовместимых личностей, которое может подвергать опасности достижение целей проекта. Кризис в проекте - период острых проблем в проекте. Управления конфликтом (кризисом) - элемент компетентности специалиста по управлению проектами, проявляющийся как умение организовать поэтапные действия по выявлению, анализу и устранению причин, породивших конфликт, или коррекции поведения его участников. Свод знаний Конфликты и кризисы могут возникать между отдельными людьми и компаниями, участвующими в проекте или программе. Они могут возникать по вопросам реализации проекта, в процессе переговоров по контрактам, несмотря на наличие инструкций и руководств, разработанных специально с целью предотвращения подобных случаев. Конфликты могут иметь место на всех уровнях и в любых областях, главным образом потому, что в проекте работают разные участники, каждый из которых преследует определенные цели. Процедура преодоления конфликтов или кризисов должна быть включена в обязательный комплект документации при запуске проекта. Очень часто конфликт уничтожает доброжелательную рабочую атмосферу и может привести к столкновению сотрудников и компаний. В конфликте могут быть задействованы двое или более лиц и/или сторон. Открытость и честность руководителя проекта, играющего роль беспристрастного посредника между конфликтующими сторонами, могут оказать большую помощь в поиске приемлемых решений. Люди более склонны идти на примирение, когда они уверены, что руководитель проекта заинтересован лишь в одном — разрешить конфликт. Перечень потенциальных средств разрешения конфликтов включает сотрудничество, компромисс, предотвращение или применение властных полномочий. Что именно применить из названного перечня, зависит от возможности достижения баланса между интересами конфликтующих сторон. Совместное управление конфликтами подразумевает, что все стороны хотят найти компромисс. На ранних этапах жизненного цикла проекта особенно важно уделять должное внимание рискам возникновения конфликтов, причина которых - в неумении группы прийти к согласию. Руководитель проекта может переадресовать связанную с конфликтом проблему на вышестоящий уровень управления (эскалировать проблему) и попросить руководство назначить незаинтересованное лицо, либо пригласить независимую организацию, пользующуюся доверием обеих сторон, чтобы разобраться и вынести решение, которое будет признано обязательным для исполнения. Кризис в проекте — это период острых проблем, более острых, чем те, которые могут возникать в результате обычных конфликтов. Управление кризисами начинается с проведения тщательного анализа рисков и планирования сценариев противостояния предсказуемым кризисам. В случае кризиса необходима незамедлительная реакция и умелый анализ, чтобы правильно оценить кризисную ситуацию, составить сценарий выхода из кризиса для защиты проекта и решить, следует ли выносить обсуждение этих проблем на более высокий уровень в компании, и, если да, на какой уровень. Руководитель проекта должен безотлагательно проинформировать об этом владельца проекта. Искусство управления конфликтом и кризисом состоит в том, чтобы выявить причины и последствия, собрать дополнительную информацию для использования в процессе выработки возможных решений. Надо помнить, что все это приходится выполнять в атмосфере противодействия со стороны людей и организаций, которые настроены враждебно или находятся в панике. В минимальные сроки руководителю нужно свести воедино всю информацию, взвесить варианты и держать курс на позитивное решение и, что наиболее важно, сохранять спокойствие, выдержку и дружелюбие. В подобных обстоятельствах большое значение имеют такие качества, как умение снимать напряжение, и умение находить решение, приемлемое для каждого из участников конфликта. Модели поведения
Возможные шаги процесса Основываясь на анализе рисков, создайте и включите в контракты и планы проекта разделы, описывающие, как разрешать возможные конфликты и кризисы в случае их возникновения. В случае возникновения конфликта или кризиса в проекте: Удостоверьтесь, что конфликт или кризис не затрагивает интересы руководителя проекта. В случае если это имеет место, разумно сообщить об этом владельцу проекта или вышестоящему руководству, чтобы они могли назначить кого-либо для разрешения конфликта или кризиса. Рассмотрите конфликт или кризис с точек зрения каждой из сторон. Подумайте, какой следует выбрать метод для разрешения ситуации, и следует ли прибегнуть к использованию третьей стороны в качестве посредника. Рассмотрите варианты выхода из сложившейся ситуации, сохраняя равные возможности и обеспечивая соблюдение интересов каждой из сторон. Проведите обсуждение, найдите общее решение и расскажите о нем. Задокументируйте усвоенные уроки и используйте их в будущих проектах. Темы для изучения ® Арбитраж ® Контракт о Команда кризисного управления ® Процедура передачи конфликта на вышестоящий уровень управления ® Навыки межличностного общения ® Умение рассудить, кто прав и кто неправ Посредничество Мотивация ® Анализ рисков Критерии оценки компетентности по уровням | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||