тема_1._теория_проектного_управления. Проект Ключевое определение Проект
 Скачать 0.51 Mb.
|
|
Основные связи Проект, 6. Требования, цели и стратегия проекта, 8. Структуры проекта, 22. Ориентированность на результат, 36. Внедрение проектного управления, 37. Инициация проекта, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 43. Управление проектом по временным параметрам, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 50. Управление изменениями в проекте. Управление проектом по временным параметрам Ключевое определение Управление проектом по временным параметрам — раздел управления проектами, включающий задачи и процедуры, необходимые для обеспечения своевременного выполнения работ проекта. Свод знаний Согласованная работа всех участников проекта организуется на основе календарных планов (графиков) или расписаний работ проекта, основными параметрами которых являются сроки выполнения, ключевые даты, продолжительности работ и др. Календарными планами называют проектно-технологические документы, устанавливающие полный перечень работ проекта, их взаимосвязь, последовательность, сроки выполнения и продолжительность, а также исполнителей и ресурсы, необходимые для выполнения работ проекта. Календарные планы составляются на весь жизненный цикл проекта (программы, портфеля) или их отдельные фазы, для различных уровней управления и участников проекта. Управление проектом по временным параметрам заключается в разработке и контроле реализации различных календарных планов (расписаний работ), удовлетворяющих всем требованиям и ограничениям проекта и его частей. В качестве требований и ограничений могут выступать директивные сроки, возможность обеспечения ресурсами, приоритетность работ и др. Процесс управления проектом по временным параметрам включает следующие стадии: Инициация (концепция) управления проектом по временным параметрам Разработка цели и стратегии управления проектом по временным параметрам; Определение критериев оценки качества календарных планов; Определение ограничений: концептуальная последовательность работ; контрольные даты и ключевые события; ресурсы; Выбор методов и инструментов управления проектом по временным параметрам. Определение требований к системе управления проектом по временным параметрам; Определение полномочий и распределение ответственности; Разработка укрупненного календарного плана осуществления проекта (плана по вехам); ® Разработка и утверждение концепции управления проектом по временным параметрам. Планирование проекта по временным параметрам Уточнение критериев и ограничений (по времени, ресурсам и способам их потребления на работах), учитываемых при разработке календарных планов; Определение работ проекта: детализация декомпозиции работ проекта: определение основных элементов иерархической структуры проекта; определение требований к детализации работ проекта; выбор сечения СДР (использование типовых или аналогичных моделей структуры работ проекта); определение состава задач (работ, операций) и их характеристик; ® Определение последовательности (логики) выполнения работ, которая отображается организационно-технологической (сетевой) моделью (ОТМ), которую также называют сетевым графиком, стрелочной диаграммой, логической сетью. Элементами ОТМ являются работы проекта и технологические или/и организационные связи между ними. В зависимости от отображения работ используются сетевые модели двух типов: «работа-вершина» и «работа-дуга» (типовые и аналогичные сетевые модели). Определение потребности работ проекта в ресурсах (расчетные методы, экспертные оценки, оценка по аналогам); Определение продолжительностей выполнения работ (расчетные методы; экспертные оценки; оценка по аналогам; имитационное статистическое моделирование с использованием метода Монте-Карло); Определение расписаний (календарного графика) работ проекта методом критического пути (МКП): план ранних сроков, план поздних сроков; определение резервов (частный/свободный; общий/полный) работ проекта и критического пути проекта; Определение и анализ графиков потребности проекта в ресурсах; Оптимизация расписаний работ проекта по временным и ресурсным критериям с использованием эвристических методов («Сглаживание»; «Калибровка», «Сжатие» и др-); Согласование и утверждение календарных планов; Разработка и утверждение плана управления проектом по временным параметрам. Организация и контроль выполнения проекта по временным параметрам Организация контроля выполнения работ проекта (метод простого контроля, метод детального контроля, контроль по вехам); Учет выполненных работ проекта (формы учета); Формирование отчетности о ходе выполнения работ проекта (информационная система, виды и формы отчетности); э Ведение баз данных и архива версий расписаний проекта. Анализ и регулирование проекта по временным параметрам Выявление и анализ отклонений от базового расписания выполнения работ (метод освоенного объема); Определение негативных факторов, влияющих на сроки выполнение работ; Определение необходимых корректирующих воздействий; Прогнозирование хода выполнения работ по осуществлению проекта с учетом корректирующих воздействий; Согласование и получение разрешения на внесение необходимых изменений в расписание работ проекта; Корректировка расписания работ проекта с учетом внесенных изменений; Утверждение модифицированного календарного плана (расписания работ) проекта; Анализ и документирование внесенных изменений. Закрытие управления проектом по временным параметрам Анализ результатов и опыта управления проектом по временным параметрам (исполнительный (фактический) календарный план, график работ); Составление заключительного отчета; Формирование архива; Ретроспективный анализ и документирование усвоенных уроков. Возможные шаги процесса Разработайте и утвердите концепцию управления проектом по временным параметрам и укрупненный план - план по вехам Определите и упорядочьте группы мероприятий и/или работ. Определите продолжительности работ. Составьте сетевую модель проекта или его фазы. Определите потребные ресурсы, распределите их по работам и сбалансируйте их назначения. Сравните целевую, плановую и фактическую даты и обновите прогнозные значения, если это необходимо. Ведите контроль выполнения работ проекта согласно графика с учетом внесенных изменений. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах. Темы для изучения Сетевые модели проекта Иерархические сетевые модели Модели жизненных циклов проектов Модели фаз проектов Определение критического пути Вехи/контрольные события и отметки Обеспечение ресурсами работ проекта Создание «резервного запаса» времени для осуществления проекта в планируемые сроки Методы календарного планирования проекта по временным параметрам « Методы оптимизации календарных планов Методы контроля проекта по временным параметрам. Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням Уровень А. Кандидат имеет опыт управления программами и/или портфелями одной из организаций или её отделения по временным параметрам. Уровень В. Кандидат имеет опыт управления сложными проектами по временным параметрам. Уровень С. Кандидат имеет опыт управления несложными проектами по временным параметрам. Уровень D. Кандидат обладает знаниями, необходимыми для управления проектами по временным параметрам и может применять их на практике. Основные связи 1. Проект, 6. Требования, цели и стратегия проекта, 8. Структуры проекта, 16. Вовлеченность и мотивация, 17. Самоконтроль, 19. Снятие напряженности, 20. Открытость, 21. Творческий подход, 22. Ориентированность на результат, 23. Эффективность, 25. Переговоры, 36. Внедрение проектного управления, 37. Инициация проекта, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта, 46. Управление рисками и возможностями проекта, 47. Управление человеческими ресурсами в проекте, 48. Управление коммуникациями в проекте 50. Управление изменениями в проекте. Управление стоимостью и финансированием проекта Ключевое определение Управление стоимостью и финансированием проекта — раздел управления проектами, включающий задачи и процедуры для обеспечения полного, своевременного финансирования проекта и контроля расходов с целью исполнения проекта в рамках одобренного бюджета. Свод знаний Результаты проекта должны поддаваться измерению, а их стоимость вычислению. Стоимость проекта определяют ресурсы, необходимые для осуществления работ проекта. Управление ресурсами включает планирование, контроль и анализ использования ресурсов в проекте. При управлении проектом необходимо удостовериться, что сотрудники обладают соответствующими техническими, поведенческими и контекстуальными элементами компетентности, а также снабжены адекватной информацией, инструментами, необходимыми для успешного выполнения задачи. В стоимость проекта должны быть внесены все накладные расходы, включая, например, такие дополнительные пункты выделения средств как услуги и поддержка офиса. Руководитель проекта должен понимать как функционирует система управления финансами организации, и уметь использовать её методы и анализировать данные в системе бухучета, при выборе наиболее эффективного альтернативного варианта всего проекта или его частей. Это может оказать значительную помощь при работе с клиентом. Финансовый отчет проекта должен опираться на бизнес-план проекта. Контроль бюджета проекта, а также своевременная отчетность перед заказчиком являются гарантами того, что руководитель не выйдет за пределы финансовых параметров проекта, установленных в бизнес-плане проекта. Для непредвиденных обстоятельств необходимо иметь резервный фонд денег, которые можно использовать для стабилизации ситуации в проекте в случае перерасхода средств по различным причинам. Объемы выполненных и оплаченных работ должны соответствовать результату проекта. Руководитель проекта должен обеспечить контроль и составить отчетность по фактическому использованию ресурсов (счета подрядчикам, учет отработанного времени и т.д.). Стоимость любого изменения в проекте должна быть подсчитана, согласована и зафиксирована документально. После окончания проекта, программы или портфеля необходимо провести анализ и сделать соответствующие выводы для осуществления последующих проектов. Управление финансированием — это ответственность за своевременное и рациональное предоставление необходимых средств для осуществления проекта. Руководитель проекта должен предоставлять финансовому руководству организации информацию о финансовых запросах проекта и сотрудничать в ходе оценки фондов финансирования, проверки платежей и контроля использования этих фондов. В некоторых проектах руководитель проекта должен для организации финансирования определять инвесторов, анализируя преимущества получения финансовых средств для проекта в своей стране или за ее пределами. Для каждого проекта выбирается свой метод финансирования. Каждый отдельный проект требует анализа и выбора оптимального способа финансирования еще до начала его выполнения. Существуют различные пути финансирования проектов, программ и портфелей, например, из внутренних фондов, с помощью банковских займов, а также через ВОТ (Build - Own - Transfer, строю - владею - передаю) и BOOT (Build - Own - Operate - Transfer, строю - владею - эксплуатирую - передаю) консорциумы. В модель финансирования BOOT или ВОТ может входить одиночная организация или же консорциум, созданный для управления проектом и его конечными продуктами. Как правило, такие мероприятия осуществляются под руководством или при содействии финансового отдела организации. Процесс управления стоимостью и финансированием проекта включает следующие стадии: Инициация (концепция) управления проектом по стоимостным параметрам Выработка стратегии управления стоимостью и финансами проекта (определение целей и задач, критериев успеха и неудач, ограничений и допущений); »Проведение экономического анализа и обоснования проекта (проведение маркетинга, оценка стоимости и источников финансирования, прогноз выполнения); Общая экономическая оценка проекта; Разработка укрупненного графика финансирования; Определение требований к системе управления стоимостью и финансированием в проекте; ® Разработка и утверждение концепции управления стоимостью и финансированием проекта. Планирование проекта по стоимостным параметрам Планирование ресурсов и определение их количества, необходимого для успешного выполнения проекта (расчетные методы, экспертные оценки потребности в ресурсах, графики потребности в ресурсах); ® Оценка стоимости проекта (составление смет «снизу вверх» — ресурсный метод, базисно-компенсационный метод и др., составление смет «сверху вниз», экспертные оценки и др.); Формирование бюджета проекта (методы календарного планирования, методы составления смет); Разработка плана финансирования, который должен соответствовать сформированному бюджету проекта; Разработка плана управления стоимостью в проекте. Организация и контроль выполнения проекта по стоимостным параметрам Распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления стоимостью и финансированием в проекте; Введение в действие системы управления стоимостью и финансированием в проекте; Учет фактических затрат в проекте (система контроля стоимости проекта, текущий аудит, методы регистрации и представления фактических данных о затратах в проекте); ® Формирование отчетности о состоянии стоимости и финансирования проекта. Анализ состояния и регулирование проекта по стоимостным параметрам: Текущий аудит состояния проекта по стоимости и финансам; Определение степени выполнения проекта по стоимостным показателям (метод освоенного объема); Анализ отклонений стоимости выполненных работ от сметы и бюджета; ® Анализ различных факторов, влияющих на позитивные и негативные отклонения от сметы и бюджета; Подготовка и анализ корректирующих воздействий; Прогнозирование состояния выполнения работ проекта по стоимости с учетом предлагаемых корректирующих действий; Принятие решений о регулирующих воздействиях. Закрытие управления проектом по стоимостным параметрам: Экономический анализ и оценка результатов проекта; Разрешение претензий и конфликтов; Подготовка исполнительной сметы и финансового отчета; Окончательные расчеты и закрытие финансирования; Формирование архива исполнительных документов по управлению стоимостью; Фиксация усвоенных уроков по управлению стоимостью и финансированием. Возможные шаги процесса Определите, какие ресурсы вам необходимы для выполнения работ проекта. Подсчитайте и оцените стоимость каждой группы работ, включая накладные расходы. Проанализируйте варианты/модели финансирования проекта, программы или портфеля, а также составьте схему финансового администрирования. Идентифицируйте финансовое окружение проекта, проанализируйте возможные источники финансирования и определите сопутствующие условия. Выберите источник финансирования проекта. Составьте график использования ресурсов. Получите от линейного руководства согласие на выделение ресурсов для проекта. Разработайте бюджет проекта. Распределите бюджет по статьям затрат и проанализируйте авансовые выплаты. Проанализируйте финансовые потоки (приход и расход денежных средств) проекта, программы или портфеля. Составьте схему финансовой отчетности, разработайте и введите систему контроля и анализа затрат. Определите объект (учета) затрат. Подсчитайте фактическое использование ресурсов и понесенных издержек или затрат (бухгалтерский учёт). Управляйте распределением финансовых ресурсов и санкционируйте выплаты. Ведите контроль ведения бухгалтерского учета и финансового аудита. Учитывайте все изменения и претензии. Анализируйте отклонения и их причины, приведите в соответствие фактические и запланированные издержки. Прогнозируйте тенденции затрат и окончательную стоимость проекта. Разрабатывайте и принимайте корректирующие меры. Уточняйте приблизительную оценку затрат с учетом изменений. Учитывайте изменения в использовании финансовых ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта. Контролируйте ресурсы с учетом изменений. Если имела место переоценка или недооценка ресурсов, поставьте этот вопрос на обсуждение на соответствующем уровне проекта, программы или портфеля с целью перераспределения ресурсов. Составьте финансовый отчет, если необходимо, запланируйте проведение финансового аудита проекта. По завершению сопоставьте базу данных сметных предположений с показателями фактически использованных ресурсов. При закрытии проекта проведите финансовый клиринг (погашение долговых обязательств). Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах. |