тема_1._теория_проектного_управления. Проект Ключевое определение Проект
 Скачать 0.51 Mb.
|
|
Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням
портфеля одной из организаций или её отделения.
персоналом в проекте и может применять их на практике. Основные связи 12. Постоянная (родительская) организация, 13. Команды проекта, 14. Организационная структура проекта, 15. Руководство и лидерство, 16. Вовлеченность и мотивация, 19. Снятие напряженности, 24. Согласование, 28. Понимание ценностей, 29. Этика, 33. Правовое обеспечение проектной деятельности, 36. Внедрение проектного управления, 43. Управление проектом по временным параметрам, 44. Управление стоимостью и финансированием проекта. Управление коммуникациями в проекте Ключевое определение Коммуникации проекта — это эффективный обмен информацией между участниками проекта. Управление коммуникациями проекта — раздел управления проектами, включающий задачи и процедуры, необходимые для обеспечения информационных потребностей участников проекта. Свод знаний Эффективные коммуникации являются важными факторами успеха проекта, программы или портфеля, так как обеспечивают взаимодействие сторон с помощью достоверной, объективной и своевременной информации. Коммуникации могут быть: устные или письменные, текстовые или графические, формальные или неформальные. Коммуникации происходят во время бесед, встреч, совещаний, семинаров и конференций и т.д. План управления коммуникациями разрабатывается руководством проекта, программы или портфеля. Документ, содержащий перечень ответов на вопросы «кто? кому? какую? когда? как?» может стать полезным инструментом, обеспечивающим эффективную коммуникацию. Говоря о коммуникации, важно помнить о конфиденциальности. Если конфиденциальная информация будет по ошибке передана третьей стороне, для которой это сообщение не предназначено, то это может оказать неблагоприятный результат на деятельность организации (потеря производственных секретов, информации о рынках, интеллектуальной собственности). Важнейшим средством коммуникаций в проекте были и остаются проектные совещания. Управление совещаниями включает в себя подготовку к совещанию, его проведение, составление отчета и последующие мероприятия, проистекающие из решений совещания. Управление коммуникациями включает задачи и процедуры, необходимые для организации сбора и распределения достоверной информации, связанной с осуществлением проекта. Требования к коммуникациям определяются информационными потребностями участников проекта. При этом требуется определить качественные и количественные характеристики информации, необходимой и достаточной для успешного осуществления проекта. Для выявления необходимой информации требуется идентифицировать ее источники, способы и возможности передачи, и провести анализ значимости этой информации. Процесс управления коммуникациями включает следующие стадии: Инициация (концепция) управления коммуникациями в проекте Определение целей и задач управления коммуникациями; Определение общих требований и ограничений; Определение основных участников проекта; Определение требований к коммуникациям: Срочность потребности в информации; Преемственность технологии; Состав участников проекта; Продолжительность проекта; Выработка стратегии управления коммуникациями; Обоснование и выбор коммуникационных технологий для управления проектом; ® Разработка и утверждение концепции управления коммуникациями в проекте; Планирование коммуникаций Определение информационных потребностей всех участников проекта; Разработка информационных потоков в проекте (семантическая сеть, логикоинформационная схема, типовые модели); Анализ информации, подлежащей распространению, включая формат, содержание, уровень детализации; Определение способов распределения информации в проекте; Разработка системы отчетности об исполнении работ; ® Разработка регламента обмена информацией; Разработка процедур сбора, передачи, хранения и отображения информации; Определение необходимого технического и программного обеспечения; Распределение ответственности за подготовку необходимой документации; Разработка и утверждение плана управления коммуникациями. Организация и контроль информационной поддержки в проекте Развертывание системы коммуникаций в проекте; Информационная поддержка выполнения проекта; Контроль функционирования системы коммуникаций; ® Сбор и учет информации; Формирование отчетов об управлении коммуникациями. Анализ и регулирование коммуникаций при выполнении проекта Анализ сбоев и нарушений в системе коммуникаций при обеспечении участников проекта необходимой информацией; Определение необходимых корректирующих воздействий; о Составление запросов на изменения в системе управления коммуникациями; Анализ запросов на внесение изменений; ® Прогнозирование функционирования системы коммуникаций после внесения необходимых изменений; Утверждение предлагаемых изменений; ® Информирование участников о внесенных изменениях. Закрытие управления коммуникациями в проекте Заключительный анализ и оценка функционирования системы коммуникаций проекта; Сводный отчет об управлении коммуникациями проекта; Принятие решения о дальнейшем использовании средств коммуникаций проекта; Формирование архива исполнительной документации. Документирование усвоенных уроков управления коммуникациями проекта; Возможные шаги процесса Разработайте концепцию управления коммуникациями в проекте. Разработайте требования к системе коммуникаций в проекте. Определите информационные потребности участников проекта. Выберите место, время, длительность и средства коммуникации. Разработайте план управления коммуникациями в проекте. Контролируйте созданную инфраструктуру, технические средства коммуникации. Собирайте отзывы об эффективности коммуникации. Проводите оценку состояния и работоспособности системы коммуникаций и принимайте соответствующие меры. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах. Темы для изучения Адекватная коммуникация Невербальные средства коммуникации План коммуникации Формальные и неформальные методы коммуникации Активное (эмпатическое) слушание Встречи Презентации Безопасность и конфиденциальность Вербальная коммуникация Письменная коммуникация Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням Уровень А. Кандидат удачно осуществлял управление коммуникациями программы и/или портфеля организации или её отдела. Уровень В. Кандидат удачно осуществлял управление коммуникациями   осуществлял управление знаниями, необходимыми коммуникациями для управления сложных проектов. Уровень С. Кандидат удачно проекта ограниченной сложности. Уровень D. Кандидат обладает коммуникациями проекта, и может применить их на практике. Основные связи Структуры проекта, 11. Заинтересованные стороны проекта, 12. Постоянная (родительская) организация, 13. Команды проекта, 16. Вовлеченность и мотивация, 18. Уверенность и убедительность, 20. Открытость, 21. Творческий подход, 23. Эффективность, 31. Информация и документы, 35. Проектно-ориентированное управление, 36. Внедрение проектного управления, 37. Инициация проекта, 39. Организация и контроль выполнения проекта, 41. Закрытие проекта. 49» Управление закупками и контрактами в проекте Ключевое определение Управление закупками и контрактами в проекте — раздел управления проектами, включающий задачи и процедуры, используемые для своевременного и эффективного обеспечения работ проекта необходимыми товарами и услугами. Под закупками понимается приобретение необходимых товаров или услуг на условиях, наиболее выгодных для проекта. Свод знаний Закупки в проекте, как правило, проводятся после предварительного отбора поставщиков товаров, работ или услуг, осуществляемого на основе тендеров, конкурсов, аукционов или ценовых котировок. Закупки в проекте, обычно, являются сферой деятельности материально- технического снабжения и осуществляются сотрудниками соответствующего структурного подразделения компании. При этом сотрудники структурного подразделения постоянной (родительской) организации включаются в команду проекта. Члены команды проекта, отвечающие за материально-техническое обеспечение, совместно с руководителем проекта вырабатывают стратегию закупок, определяют потенциальных поставщиков. Они также запрашивают ценовые котировки, устанавливают запрашиваемые цены для проведения тендера, выбирают поставщика, проводят переговоры для заключения долгосрочных соглашений с известными поставщиками, оптимизируют оборотные средства и расходы на формирование запасов с учетом установленных норм, используя, где это возможно, метод работы «с колес». Деятельность поставщиков товаров и услуг и компаний, участвующих в проекте, должна быть официально оформлена документом — контрактом или договором, в котором четко определены обязательства каждой из сторон, включая обязательства поставщика по обеспечению требований компании-получателя, а также условия и порядок осуществления проверки количества и качества поставляемых товаров и услуг. Контракт — это юридическое соглашение между двумя или более сторонами, обязывающее их выполнять работы или поставлять товары и услуги согласно оговоренным условиям. Контракт должен быть заключен в форме документа, подписанного участвующими сторонами. Обычно в контракт входят пункты о штрафной неустойке за несоблюдение условий договора. В больших проектах назначаются генеральные подрядчики по контрактам — генеральные контракторы, которые заключают субподрядные договора с другими поставщиками. Ответственность за соблюдение условий поставок субподрядчиками возлагается на генерального подрядчика по контрактам — генерального контрактора. Целью составления и заключения контракта является обеспечение возможности контроля соблюдения оформленных и закрепленных контрактом требований, а после подписания контракта — обеспечение управления закупками и поставками в период всего жизненного цикла проекта. Обычно составлением контракта с соблюдением формальных требований с учетом интересов различных сторон, вовлеченных в проект, а также судебными исками при отказе от уплаты или долгами поставщиков занимаются специалисты юридического отдела компании. В зону их профессиональной ответственности также входят внутренние соглашения, т.е. соглашения между структурными подразделениями внутри компании на поставку товаров или услуг. Руководитель проекта или менеджер по управлению контрактами в проекте должен глубоко и детально знать условия контракта и уметь анализировать проектные ситуации. При возникновении проблем руководитель проекта должен найти их решение путем проведения переговоров со всеми сторонами, участвующими в контракте. Например, если клиент или подрядчик не выполнил свои обязательства, необходимо определить, следует ли требовать выплаты штрафных неустоек, учитывая при этом такие обстоятельства, как сложившиеся отношения с клиентом или подрядчиком и опыт работы с каждым из них. Также учитывается, является ли вторая сторона долгосрочным стратегическим партнёром или контракт с этой компанией или физическим лицом носит одноразовый характер. Управление закупками и контрактами имеет итеративный характер, осуществляется в течение всего жизненного цикла проекта и тесно связано с другими процессами управления проектами. Процесс управления закупками и контрактами в проекте включает следующие стадии: Инициация (концепция) управления закупками и контрактами в проекте Построение дерева ресурсов на основе структурной декомпозиции работ проекта; Формирование предварительных спецификаций требуемых товаров и услуг; Проведение маркетинга рынка товаров и услуг; Определение возможных источников приобретения ресурсов; Определение ограничений: По технологии и качеству; По условиям финансирования; По условиям хранения и складирования; - Другие; Разработка стратегии управления контрактами: Учет стратегии компании; Определение критериев выбора; Анализ альтернатив; Определение требований к контрактам и системе управления поставками и закупками; Разработка и утверждение концепции управления закупками и контрактами в проекте. Планирование работ по подготовке и исполнению контрактов Уточнение потребности проекта в товарах и услугах: Работы и услуги; Поставки и закупки. Проведение дополнительных маркетинговых исследований для определения возможных поставщиков и исполнителей: Внутренние; Внешние. Определение финансовых, технологических и других ограничений; Выбор способа закупок (конкурсы и торги, ценовые котировки, закупки у рейтинговых поставщиков, закупки у традиционных партнеров, аукционы, биржи, электронные торги); ® Выбор типов контрактов: По условиям оплаты; По условиям распределения рисков. Определение перечня контрактов в проекте; Разработка плана работ по проведению конкурсов; Формирование графика заключения контрактов; Формирование графика поставок; Разработка системы отчетности и порядка внесения изменений; Разработка и утверждение плана управления закупками и контрактами в проекте. Организация подготовки и контроль выполнения контрактов Распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления закупками и контрактами; Подготовка и проведение конкурса: Разработка тендерной документации и прием заявок; Обеспечение работы конкурсного жюри; Подведение итогов и закрытие; Заключение контрактов: Работа с победителями; Работа по отвергнутым предложениям. Организация системы контроля, учета и отчетности: Контроль заключения контрактов; Контроль выполнения поставок; Финансовый контроль. Учет выполнения работ по контракту; Формирование отчетов по заключению и выполнению контрактов. Анализ и регулирование исполнения контрактов Анализ состояния и прогноз ситуации: Выявление и анализ возможных отклонений от графика заключения контрактов или графика поставок; Определение негативных факторов, влияющих на выполнение графика заключения контрактов или графика поставок; Прогнозирование ситуации и определение потенциальных опасностей; Определение необходимых корректирующих воздействий; Работа с запросами на изменения: Прогнозирование хода выполнения графика заключения контрактов или графика поставок с учетом корректирующих воздействий; Формирование запроса на внесение изменений; Разрешение споров и разногласий, согласование запросов на изменения; Получение разрешений на оплату и внесение изменений; Корректировка контрактов с учетом изменений (доп. соглашения); Утверждение модифицированного графика заключения контрактов или графика поставок; Доведение информации до поставщиков и участников проекта; Документирование внесенных в контракты изменений. Закрытие работ по управлению контрактами и поставками Разрешение претензий и конфликтов; Заключительный анализ и оценка эффективности обеспечения проекта ресурсами; Заключительный отчет по управлению контрактами в проекте; Формирование архива контрактной документации; Документирование усвоенных уроков. Возможные шаги процесса Выявите и определите сферы проекта, нуждающиеся в поставках товаров или услуг. Проведите тендер. Выберите поставщиков. Администрируйте контракты. Исполняйте условия контрактов. Управляйте изменениями. Подтвердите, что контракт исполнен. Закройте контракт. Задокументируйте усвоенные уроки и применяйте их в будущих проектах. Темы для изучения Тендерные процедуры Процедура приемки и испытания Управление изменениями Управление претензиями Обзор выполнения контракта Контрактные условия, включая неустойки за невыполнение обязательств Анализ производства/продажи ® Штрафы Порядок и правила выполнения закупок Стратегическое партнерство Соглашение на поставки Критерии оценки компетентности по сертификационным уровням |