Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
7.4.1 Контроль стоимости: входы 7.4.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. Следующая информация, содержащаяся в плане управления проектом, используется для контроля стоимости: • Базовый план по стоимости. Базовый план по стоимости сравнивается с фактическими результатами, для того чтобы определить, требуются ли изменения, корректирующие воздействия или предупреждающие действия. • План управления стоимостью. План управления стоимостью описывает порядок управления и контроля стоимости проекта (раздел 7.1.3.1). 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 217 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 7.4.1.2 Требования к финансированию проекта Описаны в разделе 7.3.3.2. Требования к финансированию проекта включают в себя запланированные расходы плюс ожидаемые обязательства. 7.4.1.3 Данные об исполнении работ Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ содержат информацию о прогрессе проекта, например, какие операции уже начались, их прогресс и какие поставляемые результаты уже созданы. Информация также включает в себя авторизованные и понесенные затраты. 7.4.1.4 Активы процессов организации Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс контроля стоимости, включают в себя, среди прочего: • существующие формальные и неформальные политики, процедуры и руководящие указания, связанные с контролем стоимости; • инструменты контроля стоимости; • используемые методы мониторинга и отчетности. 7.4.2 Контроль стоимости: инструменты и методы 7.4.2.1 Управление освоенным объемом Управление освоенным объемом (EVM) — методология, сочетающая оценки содержания, расписания и ресурсов с целью измерения прогресса проекта и достигнутой эффективности. Это широко распространенный метод измерения исполнения проекта. Он объединяет базовый план по содержанию с базовым планом по стоимости, а также с базовым расписанием проекта, формируя базовый план исполнения, который позволяет команде управления проектом оценивать и измерять исполнение проекта и прогресс. Это метод управления проектом, который требует формирования интегрированного базового плана, относительно которого может измеряться исполнение на протяжении проекта. Принципы EVM могут применяться ко всем проектам в любой отрасли. С помощью EVM разрабатывают и осуществляют мониторинг следующих трех ключевых показателей для каждого пакета работ и контрольного счета: 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 218 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • Плановый объем. Плановый объем (ПО) — авторизованный бюджет, выделенный на запланированные работы. Это авторизованный бюджет, выделенный для работы, которую необходимо выполнить в рамках операции или компонента иерархической структуры работ, за исключением управленческого резерва. Данный бюджет распределяется по фазам в жизненном цикле проекта, но в определенный момент запланированный объем определяет физическую работу, которая должна была быть выполнена. Совокупный ПО иногда называется базовым планом исполнения (performance measurement baseline, PMB). Общая величина планового объема проекта также известна как бюджет по завершении (БПЗ). • Освоенный объем. Освоенный объем (ОО) — объем выполненных работ, выраженный в показателях авторизованного бюджета, выделенного на данные работы. Это бюджет, связанный с авторизованной работой, которая была выполнена. Измеряемый ОО должен быть связан с PMB, и измеренный ОО не может превышать авторизованный бюджет ПО для данного компонента. ОО часто используется для вычисления процента выполнения проекта. Для каждого компонента ИСР должны быть установлены критерии измерения прогресса выполняемых работ. Руководители проектов осуществляют мониторинг ОО, как инкрементно для определения текущего статуса, так и кумулятивно для определения долгосрочных тенденций исполнения. • Фактическая стоимость. Фактическая стоимость (ФС) — фактически понесенные затраты на выполнение работ в рамках операции за определенный период времени. Это общие затраты, понесенные при выполнении работ, измеренных ОО. ФС по определению должна соответствовать тому, что было заложено в ПО и измерено ОО (например, только прямые затраты рабочего времени, только прямые затраты или все затраты, включая косвенные). У ФС отсутствует верхняя граница; измеряется все, что расходуется для достижения ОО. Также осуществляется мониторинг отклонений от одобренного базового плана: • Отклонение по срокам. Отклонение по срокам (ОСР) — показатель исполнения расписания, выражаемый как разница между освоенным объемом и плановым объемом. Количество времени, на которое проект отстает от запланированной даты поставки или опережает ее в определенный момент времени. Это измерение исполнения расписания проекта. Значение его равно освоенному объему (ОО) за вычетом планового объема (ПО). Отклонение по срокам в методе EVM представляет собой метрику, полезную тем, что она демонстрирует, когда проект отстает по срокам от своего базового плана или когда он опережает его. Отклонение по срокам в EVM в конечном итоге будет равно нулю при завершении проекта, так как все плановые объемы к тому времени должны быть освоены. Отклонение по срокам лучше всего использовать вместе с составлением расписания по методу критического пути (CPM) и управлением рисками. Формула: ОСР = ОО – ПО • Отклонение по стоимости. Отклонение по стоимости (ОСТ) — сумма дефицита или излишка бюджета в определенный момент времени, выражаемая как разница между освоенным объемом и фактической стоимостью. Это измерение эффективности выполнения проекта по стоимости. Оно равно освоенному объему (ОО) за вычетом фактической стоимости (ФС). Отклонение по стоимости в конце проекта будет равно разнице между бюджетом по завершении (БПЗ) и фактически израсходованной суммой. ОСТ чрезвычайно важно, так как оно демонстрирует связь между физическим исполнением и израсходованными средствами. Отрицательное ОСТ зачастую невозместимо для проекта. Формула: ОСТ = ОО – ФС. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 219 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Значения ОСР и ОСТ могут быть преобразованы в показатели эффективности для отражения выполнения стоимости и сроков любого проекта по сравнению со всеми другими проектами или в рамках портфеля проектов. Отклонения полезны для определения статуса проекта. • Индекс выполнения сроков. Индекс выполнения сроков (ИВСР) — показатель эффективности расписания, выражаемый как соотношение освоенного объема к плановому объему. С помощью него измеряется, насколько эффективно команда проекта использует свое время. Иногда он используется вместе с индексом выполнения стоимости (ИВСТ) для прогнозирования окончательных оценок завершения проекта. Значение ИВСР меньше 1,0 указывает на то, что выполнено меньше работ, чем было запланировано. Значение ИВСР больше 1,0 указывает на то, что выполнено больше работ, чем было запланировано. Так как ИВСР измеряет все работы проекта, также необходимо проанализировать исполнение на критическом пути, чтобы определить, будет проект завершен до или после своей плановой даты финиша. ИВСР равен отношению ОО к ПО. Формула: ИВСР = ОО/ПО • Индекс выполнения стоимости. Индекс выполнения стоимости (ИВСТ) — показатель эффективности ресурсов, включенных в бюджет, по стоимости, выражаемый как соотношение освоенного объема к фактической стоимости. Он считается наиболее важной метрикой EVM и измеряет стоимостную эффективность выполненной работы. Значение ИВСТ меньше 1,0 указывает на перерасход средств для выполненной работы. Значение ИВСТ больше 1,0 указывает на недоосвоение средств при исполнении на конкретную дату. ИВСР равен отношению ОО к ФС. Индексы полезны для определения статуса проекта, а также предоставляют основу для оценки итоговых сроков и стоимости проекта. Формула: ИВСТ = ОО/ФС Три показателя планового объема, освоенного объема и фактической стоимости могут быть объектами мониторинга, и о них могут составляться периодические (обычно еженедельные или ежемесячные) или кумулятивные отчеты. На рис. 7-12 изображены S-образные кривые, отображающие данные ОО проекта, который перерасходует бюджет и отстает от расписания. БПЗ ПДЗ Б а У а П а (ПО) О (ОО) Фа а (ФС) ППЗ Время Ку мулятивна я ст оимо ст ь Отчетная дата Рис. 7-12. Освоенный объем, плановый объем и фактическая стоимость 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 220 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 7.4.2.2 Прогнозирование По мере реализации проекта команда проекта может разработать прогноз по завершении (ППЗ), который может отличаться от бюджета по завершении (БПЗ), основываясь на исполнении проекта. Если становится очевидным, что БПЗ больше не является реалистичным, руководитель проекта должен рассмотреть ППЗ. Разработка ППЗ включает в себя прогнозирование условий и событий, которые возникнут в будущем проекта, на основании информации о текущем исполнении и других знаний, имеющихся на момент прогнозирования. Прогнозы формируются, обновляются и переиздаются заново на основе данных об исполнении работ (раздел 4.3.3.2), получаемых по мере исполнения проекта. Информация об исполнении работ охватывает прошлое исполнение проекта и любую информацию, которая может оказать влияние на проект в будущем. ППЗ обычно рассчитываются как фактическая стоимость, учтенная для завершенных работ, плюс прогноз до завершения (ПДЗ) оставшихся работ. На команду проекта возложена обязанность прогнозировать, с чем она может столкнуться во время выполнения ПДЗ, на основании имеющегося в данный момент опыта. Метод EVM хорошо работает вместе с прогнозами требуемого ППЗ, разработанными вручную. Наиболее широко используемым подходом прогнозирования ППЗ является ручное суммирование «снизу вверх», проводимое руководителем проекта и командой проекта. Метод ППЗ «снизу вверх», используемый руководителем проекта, основан на учтенной фактической стоимости и опыте, полученном на выполненных работах, и требует построения нового прогноза до завершения в отношении оставшихся работ проекта. Формула: ППЗ = ФС + ПДЗ «снизу вверх». ППЗ, разработанный вручную руководителем проекта, быстро сопоставляется с рядом рассчитанных ППЗ, представляющих разнообразные сценарии рисков. При расчете значений ППЗ, как правило, используются кумулятивные значения ИВСТ и ИВСР. Хотя данные EVM позволяют быстро получить множество статистических ППЗ, ниже описаны только три наиболее распространенных метода: • ППЗ для работ ПДЗ, выполненных по заложенным в бюджет ставкам. Данный метод ППЗ использует фактическое исполнение проекта на конкретную дату (благоприятное или неблагоприятное), представленное фактической стоимостью, и предсказывает, что все будущие работы ПДЗ будут выполнены по заложенным в бюджет ставкам. В тех случаях, когда фактическое исполнение неблагоприятно, допущение, что будущее исполнение улучшится, должно быть принято только в том случае, если это подтверждается анализом рисков проекта. Формула: ППЗ = ФС + (БПЗ – ОО) • ППЗ для работ ПДЗ, выполненных с текущим ИВСТ. Этот метод допускает, что проект продолжится в будущем так же, как он протекал до этого момента. Допускается, что работы ПДЗ будут выполняться на том же уровне кумулятивного индекса выполнения стоимости (ИВСТ), какой был достигнут в проекте к этому моменту. Формула: ППЗ = БПЗ/ИВСТ 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 221 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • ППЗ для работ ПДЗ с учетом обоих факторов ИВСР и ИВСТ. В данном прогнозе работы ПДЗ будут выполняться с эффективностью, которая учитывает индексы выполнения как стоимости, так и сроков. Данный метод наиболее полезен в случае, когда одним из факторов, влияющих на ПДЗ, является расписание проекта. Вариации данного метода рассматривают ИВСТ и ИВСР в различных соотношениях (например, 80/20, 50/50 или в других пропорциях), в соответствии с мнением руководителя проекта. Формула: ППЗ = ФС + [(БПЗ – ОО)/(ИВСТ x ИВСР)] Каждый из этих подходов может быть применен для любого конкретного проекта и подавать команде управления проектом сигнал «раннего предупреждения», если ППЗ выходят за рамки принятых допустимых вариаций. 7.4.2.3 Индекс производительности до завершения (ИПДЗ) Индекс производительности до завершения (ИПДЗ) — расчетный показатель эффективности выполнения проекта по стоимости, который необходимо достичь с оставшимися ресурсами, чтобы добиться установленного управленческого показателя, выражаемого в виде отношения стоимости выполнения оставшейся части работ к оставшемуся бюджету. ИПДЗ представляет собой вычисляемый индекс выполнения стоимости, который необходимо обеспечить на оставшихся работах для достижения определенной управленческой цели, такой как БПЗ или ППЗ. Если становится очевидным, что БПЗ больше не является реалистичным, руководитель проекта должен рассмотреть ППЗ. После одобрения ППЗ может заменить БПЗ при расчете ИПДЗ. Формула для ИПДЗ, основанного на БПЗ: (БПЗ – ОО)/(БПЗ – ФС). ИПДЗ концептуально представлен на рис. 7-13. Формула для ИПДЗ показана в левом нижнем углу — оставшаяся работа (определена как БПЗ минус ОО), деленная на оставшиеся средства (которые могут рассчитываться либо как БПЗ минус ФС, либо как ППЗ минус ФС). Если кумулятивный ИВСТ ниже базового плана (как показано на рис. 7-13), все будущие работы по проекту немедленно должны выполняться в соответствии с ИПДЗ (БПЗ) (что отражено в верхней линии на рис. 7-13), чтобы оставаться в рамках авторизованного БПЗ. Суждение о том, является ли данный уровень исполнения достижимым, принимается на основе ряда соображений, включая риски, расписание и техническое исполнение. Этот уровень исполнения изображен в виде линии ИПДЗ (ППЗ). Формула для ИПДЗ, основанного на ППЗ: (БПЗ – ОО)/(ППЗ – ФС). Формулы EVM представлены в таблице 7-1. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 222 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание С а а а а 1,00 >1 <1 ИПДЗ (БПЗ) ИПДЗ (ППЗ) Ба а К ИВСТ Ф а: = ИПДЗ О а а а а (БПЗ – ОО) О а а (БПЗ – ФС) (ППЗ – ФС) Рис. 7-13. Индекс производительности до завершения (ИПДЗ) 7.4.2.4 Анализ исполнения Анализ исполнения предусматривает сравнение выполнения стоимости в динамике по времени, операций расписания или пакетов работ, по которым присутствует перерасход или недоосвоение бюджета, и оценок денежных средств, необходимых для завершения выполняемых работ. Если используется EVM, то определяется следующая информация: • Анализ отклонений. Анализ отклонений при использовании в EVM — это разъяснение (причина, влияние и корректирующие воздействия) отклонений для стоимости (ОСТ = ОО – ФС), расписания (ОСР = ОО – ПО) и отклонения по завершении (ОПЗ = БПЗ – ППЗ). Наиболее часто анализируются отклонения по стоимости и по срокам. Для проектов, в которых не применяется управление освоенным объемом, может быть выполнен аналогичный анализ отклонений путем сравнения запланированной стоимости операции с фактической стоимостью операции для определения отклонений фактического исполнения проекта от базового плана по стоимости. Дальнейший анализ может быть выполнен для определения причины и степени отклонения от базового расписания и необходимых корректирующих воздействий или предупреждающих действий. Измерения выполнения стоимости используются для оценки величины отклонения от первоначального базового плана по стоимости. Важные аспекты управления стоимостью проекта включают в себя определение причины и степени отклонения относительно базового плана по стоимости (раздел 7.3.3.1) и принятие решений о необходимости корректирующих воздействий или предупреждающих действий. По мере выполнения все большего объема работ процентный диапазон допустимых отклонений будет иметь тенденцию к уменьшению. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 223 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • Анализ тенденций. Анализ тенденций предполагает изучение данных об исполнении проекта с течением времени для определения того, улучшается или ухудшается исполнение проекта. Методы графического анализа ценны для понимания исполнения на конкретную дату и для сравнения с целевыми показателями дальнейшего исполнения в форме БПЗ в сравнении с ППЗ и в форме дат завершения. • Исполнение освоенного объема. Исполнение освоенного объема предусматривает сравнение базового плана исполнения с фактическим выполнением сроков и стоимости. Если EVM не используется, то для сравнения выполнения стоимости используется анализ базового плана по стоимости относительно фактической стоимости выполненных работ. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 224 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Таблица 7-1. Сводная таблица вычислений освоенного объема Анализ освоенного объема Определение словаря Примеры использования Формула Сокращение Название Интерпретация результата Авторизованный бюджет, выделенный на запланированные работы. Объем выполненных работ, выраженный в показателях авторизованного бюджета, выделенного на данные работы. Фактически понесенные затраты на выполнение работ в рамках операции за определенный период времени. Сумма всех составляющих бюджетов исполняемых работ. Сумма дефицита или излишка бюджета в определенный момент времени, выражаемая как разница между освоенным объемом и фактической стоимостью. Количество времени на которое проект отстает от запланированной даты поставки или опережает ее в определенный момент времени, выражаемое как разница между освоенным объемом и плановым объемом. Прогноз размера дефицита или излишка бюджета, выражаемый в виде разницы между бюджетом по завершении и прогнозом по завершении. Показатель эффективности ресурсов, включенных в бюджет, по стоимости, выражаемый как соотношение освоенного объема к фактической стоимости. Показатель эффективности расписания, выражаемый как соотношение освоенного объема к плановому объему. Ожидаемая общая стоимость выполнения всей работы, выражаемая в виде суммы фактической стоимости на данный момент и прогноза до завершения. Ожидаемая стоимость выполнения оставшейся части работ проекта. Расчетный показатель эффективности выполнения проекта по стоимости, который необходимо достичь с оставшимися ресурсами, чтобы добиться установленного управленческого показателя, выражаемого в виде отношения стоимости выполнения оставшейся части работ к имеющемуся бюджету. Плановый объем Освоенный объем Фактическая стоимость Бюджет по завершении Отклонение по стоимости Отклонение по срокам Отклонение по завершении Индекс выполнения стоимости Индекс выполнения сроков Прогноз по завершении Прогноз до завершения Индекс производи- тельности до завершения ПО ОО ФС БПЗ ОСТ ОСР ОПЗ ИВСТ ИВСР ППЗ ПДЗ ИПДЗ Объем работ, выполнение которого запланировано к какому-либо моменту времени, обычно к отчетной дате или к завершению проекта. Плановый объем всех работ, выполненных (освоенных) к какому-либо моменту времени, обычно к отчетной дате, без ссылки на фактическую стоимость. Фактическая стоимость всех работ, выполненных к какому-либо моменту времени, обычно к отчетной дате. Объем всех запланированных работ, базовый план проекта по стоимости. Разница между объемом работ, выполненным к какому-либо моменту времени, обычно к отчетной дате, и фактической стоимостью на этот момент времени. Разница между работами, выполненными к какому-либо моменту времени, обычно к отчетной дате, и работами, запланированными к выполнению к тому же моменту времени. Оцениваемая разница в стоимости по завершении проекта. ИВСТ, равный 1,0, означает, что проект точно соответствует бюджету, что фактически выполненные работы точно соответствуют стоимости. Другие значения указывают на процент стоимости, которая больше или меньше суммы, предусмотренной бюджетом на выполненные работы. ИВСР, равный 1,0, означает, что проект точно соответствует расписанию, что фактически выполненные работы точно соответствуют запланированным работам. Другие значения указывают на процент стоимости, которая больше или меньше суммы, предусмотренной бюджетом на запланированные работы. Если ожидается, что ИВСТ будет одинаковым для оставшейся части проекта, ППЗ можно рассчитать с использованием следующих формул: Если будущие работы будут закончены по запланированным ставками, используйте: Если исходный план больше недействителен, используйте: Если индексы ИВСТ и ИВСР влияют на оставшиеся работы, используйте: Если работы выполняются в соответствии с планом, стоимость оставшейся части авторизированных работ можно рассчитать, используя: повторную оценку оставшейся части работ «снизу вверх». Эффективность, которую следует соблюдать для выполнения плана. Эффективность, которую следует соблюдать для выполнения текущего ППЗ. ОО = сумма планового объема выполненных работ ОСТ = ОО – ФС ОСР = ОО – ПО ОПЗ = БПЗ – ППЗ ИВСТ = ОО/ФС ИВСР = ОО/ПО ППЗ = БПЗ/ИВСТ ППЗ = ФС + БПЗ – ОО ППЗ = ФС + ПДЗ «снизу вверх ППЗ = ФС + [(БПЗ – ОО)/ (ИВСТ x ИВСР)] ПДЗ = ППЗ – ФС ПДЗ = повторная оценка ИПДЗ = (БПЗ – ОО)/(БПЗ– ФС) ИПДЗ = (БПЗ – ОО)/(ППЗ – ФС) Положительное = меньше, чем запланированная стоимость Нулевое = в соответствии с запланированной стоимостью Отрицательное = больше, чем запланированная стоимость Положительное = с опережением расписания Нулевое = в соответствии с расписанием Отрицательное = с отставанием от расписания Положительное = меньше, чем запланированная стоимость Нулевое = в соответствии с запланированной стоимостью Отрицательное = больше, чем запланированная стоимость Больше 1,0 = меньше запланированной стоимости Равен 1,0 = в соответствии с запланированной стоимостью Меньше 1,0 = больше запланированной стоимости Больше, чем 1,0 = с опережением расписания Равен 1,0 = в соответствии с расписанием Меньше, чем 1,0 = с отставанием от расписания Больше, чем 1,0 = сложнее выполнить Равный 1,0 = соответствует прежнему выполнению Меньше, чем 1,0 = легче выполнить Больше, чем 1,0 = сложнее выполнить Равный 1,0 = соответствует прежнему выполнению Меньше, чем 1,0 = легче выполнить |