Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
7.2.2.7 Стоимость качества Для подготовки оценки стоимости операций могут быть использованы допущения о стоимости качества (cost of quality, COQ), как описано в разделе 8.1.2.2. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 207 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 7.2.2.8 Программное обеспечение для управления проектом Для оценки стоимости используются программные приложения для управления проектом, электронные таблицы, инструменты моделирования и статистики. Такие инструменты могут облегчить использование некоторых методов оценки стоимости и, следовательно, способствуют быстрому рассмотрению альтернативных оценок стоимости. 7.2.2.9 Анализ предложений поставщиков Методы оценки стоимости могут включать в себя анализ возможной стоимости проекта, основанный на соответствующих предложениях от отобранных поставщиков. В случаях, когда поставщик получает проект в результате конкурса, может потребоваться, чтобы команда проекта провела дополнительную оценку стоимости, определила стоимость отдельных поставляемых результатов и рассчитала окончательную стоимость всего проекта. 7.2.2.10 Методы группового принятия решений Групповые методы, такие как мозговой штурм, метод Дельфи или метод номинальных групп, полезны тем, что вовлекают членов команды, чтобы повысить степень точности оценки и уровень участия в ней. Вовлечение в процесс оценки структурированной группы сотрудников, близко связанных с техническим исполнением работ, обеспечивает получение дополнительной информации и выполнение более точной оценки. Кроме того, вовлечение сотрудников в процесс оценки усиливает их стремление соответствовать полученным оценкам. 7.2.3 Оценка стоимости: выходы 7.2.3.1 Оценки стоимости операций Оценки стоимости операций — это количественные оценки вероятных затрат, необходимых для выполнения работ проекта. Оценки стоимости могут представляться в укрупненной форме или в деталях. Стоимость оценивается по всем ресурсам, использованным в оценке стоимости операций. Она включает в себя, среди прочего, прямые затраты труда, материалы, оборудование, услуги, сооружения, информационные технологии и особые статьи расходов, такие как стоимость привлечения финансирования (включая проценты по займам), резерв на покрытие инфляции, курсы валют или резервы стоимости на возможные потери. Косвенные затраты, если они включены в оценку стоимости проекта, могут учитываться на уровне операций или на более высоких уровнях. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 208 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 7.2.3.2 Основа для оценок Количество и тип дополнительных деталей, обосновывающих оценку стоимости, различаются в зависимости от прикладной области. Независимо от уровня детализации, поддерживающая документация должна обеспечивать четкое и полное понимание того, каким образом была получена оценка стоимости. Поддерживающие детали для оценок стоимости операций могут включать в себя: • документацию по основе для оценки (т. е. того, как оценка получена); • документацию по всем принятым допущениям; • документацию по всем известным ограничениям; • указание диапазона возможных оценок (например, 10 000 евро (±10 %), чтобы показать, что стоимость элемента ожидается в пределах указанного диапазона значений); • указание степени достоверности окончательной оценки. 7.2.3.3 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего, реестр рисков. 7.3 Определение бюджета Определение бюджета — процесс консолидации оценочных стоимостей отдельных операций или пакетов работ для создания авторизованного базового плана по стоимости. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он определяет базовый план по стоимости, сверяясь с которым можно отслеживать и контролировать исполнение проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 7-6. На рис. 7-7 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления стоимостью .2 Базовый план по содержанию .3 Оценки стоимости операций .4 Основа для оценок .5 Расписание проекта .6 Ресурсные календари .7 Реестр рисков .8 Соглашения .9 Активы процессов организации .1 Суммирование стоимости .2 Анализ резервов .3 Экспертная оценка .4 Исторические связи .5 Сверка лимитов финансирования .1 Базовый план по стоимости .2 Требования к финансированию проекта .3 Обновления документов проекта Рис. 7-6. Определение бюджета: входы, инструменты и методы, а также выходы 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 209 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Управление стоимостью проекта 7.3 Определение бюджета 7.4 К • План управления стоимостью • Оценки стоимости операций • Основа для оценок • Обновления документов проекта • Базовый план по стоимости • Требования к финансированию проекта Д а • Реестр рисков • Соглашения • Активы процессов организации • Ресурсные календари • Базовый план по содержанию • Расписание проекта • Ресурсные календари 11.2 И а 12.2 П а 9.2 На а а 5.4 С а ИСР 6.6 Ра а а а а П / а а 4.2 Ра а а а а а 7.1 П а а а 7.2 О а Рис. 7-7. Диаграмма потоков данных определения бюджета Бюджет проекта включает в себя все денежные средства, авторизованные для исполнения проекта. Базовый план по стоимости является одобренной версией распределенного по периодам времени бюджета проекта, не включающего в себя управленческих резервов. 7.3.1 Определение бюджета: входы 7.3.1.1 План управления стоимостью Описан в разделе 7.1.3.1. План управления стоимостью описывает процедуру управления и контроля стоимости проекта. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 210 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 7.3.1.2 Базовый план по содержанию • Описание содержания проекта. Формальные ограничения по периоду расходования денежных средств на проект могут быть установлены организацией или другими органами, такими как правительственные учреждения, а также могут быть закреплены в соглашении (раздел 12.2.3.2). Эти ограничения финансирования отражаются в описании содержания проекта. • Иерархическая структура работ. ИСР (раздел 5.4) определяет отношения между всеми поставляемыми результатами проекта и их разнообразными компонентами. • Словарь ИСР. Словарь ИСР (раздел 5.4.3.1) и соответствующие подробные описания работ дают определение поставляемых результатов и описание работ для каждого компонента ИСР, необходимого для производства каждого поставляемого результата. 7.3.1.3 Оценки стоимости операций Описаны в разделе 7.2.3.1. Оценки стоимости каждой операции, входящей в пакет работ, суммируются для получения оценки стоимости каждого пакета работ. 7.3.1.4 Основа для оценок Описана в разделе 7.2.3.2. Поддерживающие детали для оценок стоимости, содержащихся в основе для оценок, должны определять любые основные допущения, связанные с включением в бюджет проекта или исключением из него косвенных или иных затрат. 7.3.1.5 Расписание проекта Описано в разделе 6.6.3.2. Расписание проекта включает в себя плановые даты старта и финиша операций, контрольных событий, пакетов работ и контрольных счетов проекта. Данная информация может быть использована для суммирования стоимости за календарные периоды, в которые запланировано возникновение затрат. 7.3.1.6 Ресурсные календари Описаны в разделе 9.2.3.2 и 12.2.3.3. Ресурсные календари содержат информацию о составе и времени назначения ресурсов на проект. Данная информация может использоваться для указания стоимости ресурсов на протяжении проекта. 7.3.1.7 Реестр рисков Описан в разделе 11.2.3.1. Следует ознакомиться с реестром рисков, чтобы учесть совокупную стоимость реагирования на риски. Обновления реестра рисков включены в обновления документов проекта, описанные в разделе 11.5.3.2. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 211 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 7.3.1.8 Соглашения Описаны в разделе 12.2.3.2. При определении бюджета учитывается применимая информация из соглашений и затраты, связанные с продуктами, услугами или результатами, которые были или будут приобретены. 7.3.1.9 Активы процессов организации Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации, которые оказывают влияние на процесс определения бюджета, включают в себя, среди прочего: • существующие формальные и неформальные политики, процедуры и руководящие указания, связанные с разработкой бюджета; • инструменты разработки бюджета; • методы составления отчетов. 7.3.2 Определение бюджета: инструменты и методы 7.3.2.1 Суммирование стоимости Оценки стоимости суммируются по пакетам работ в соответствии с ИСР. Затем оценки стоимости пакетов работ суммируются до компонентов более высоких уровней ИСР (таких как контрольные счета) и далее до целого проекта. 7.3.2.2 Анализ резервов Анализ резервов бюджета может установить как резервы на возможные потери, так и управленческие резервы проекта. Управленческие резервы и резервы на возможные потери подробно рассмотрены в разделе 7.2.2.6. 7.3.2.3 Экспертная оценка Экспертная оценка, основанная на опыте в прикладной области, области знаний, дисциплине, отрасли или подобном проекте, помогает определить бюджет. Такое экспертное заключение могут давать как группы, так и отдельные лица, имеющие специальное образование, знания, навыки, опыт или подготовку. Экспертная оценка доступна из многих источников, к которым относятся, среди прочего: 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 212 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • другие подразделения в рамках исполняющей организации; • консультанты; • заинтересованные стороны, в том числе заказчики; • профессиональные и технические ассоциации; • отраслевые объединения. 7.3.2.4 Исторические связи Любые исторические связи, дающие в результате параметрические оценки или оценки по аналогам, предусматривают использование характеристик (параметров) проекта для разработки математических моделей, чтобы прогнозировать общую стоимость проекта. Такие модели могут быть простыми (например, строительство жилья основано на определенной стоимости квадратного метра жилой площади) или сложными (например, одна модель учета затрат на разработку программного обеспечения использует интегральные поправочные коэффициенты, каждый из которых состоит из множества элементов). Как стоимость, так и точность параметрических моделей и моделей по аналогам может значительно различаться. Они наиболее достоверны, когда: • историческая информация, используемая для разработки модели, точна; • параметры, используемые в модели, легко поддаются количественному выражению; • модели масштабируемы, т. е. применимы к крупным проектам, к небольшим проектам и к фазам проекта. 7.3.2.5 Сверка лимитов финансирования Расходование денежных средств должно быть согласовано с любыми финансовыми ограничениями по выделению средств на проект. Расхождения между финансовыми ограничениями и плановыми расходами иногда приводят к необходимости пересмотра расписания работ для выравнивания норм расходов. Это может быть реализовано путем внесения в расписание проекта ограничивающих дат для работ. 7.3.3 Определение бюджета: выходы 7.3.3.1 Базовый план по стоимости Базовый план по стоимости — одобренная версия распределенного по периодам времени бюджета проекта, не включающего в себя никаких управленческих резервов, которая может быть изменена только с помощью формальных процедур контроля изменений и которая используется как база для сравнения с фактическими результатами. Он разрабатывается путем суммирования одобренных бюджетов для различных операций расписания. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 213 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание На рис. 7-8 показаны различные компоненты бюджета проекта и базового плана по стоимости. Оценки стоимости операций для различных операций проекта вместе с любыми резервами на возможные потери (раздел 7.2.2.6) для данных операций консолидируются в стоимость связанных с ними пакетов работ. Оценки стоимости пакетов работ вместе с любыми резервами на возможные потери для данных пакетов работ консолидируются в контрольные счета. Сумма контрольных счетов формирует базовый план по стоимости. В связи с тем, что оценки стоимости, составляющие базовый план по стоимости, непосредственно связаны с операциями расписания, это позволяет увидеть распределенный по времени базовый план по стоимости, который, как правило, представлен в форме S-образной кривой, как показано на рис. 7-9. Управленческие резервы (раздел 7.2.2.6) добавляются к базовому расписанию по стоимости и вместе образуют бюджет проекта. Когда появляются изменения, требующие использования управленческих резервов, применяется процесс контроля изменений с целью получения одобрения на перенос соответствующих средств управленческого резерва в базовый план по стоимости. Оценки стоимости операций Резерв на возможные потери операций Оценки стоимости пакетов работ Резерв на возможные потери Базовый план по стоимости Контрольные счета Управленческий резерв Бюджет проекта Компонент бюджета проекта Общая сумм а Рис. 7-8. Компоненты бюджета проекта 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 214 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание БПЗ Б а У а Т а а а Ба а Ра Время Кумулятивные об ъемы Рис. 7-9. Базовый план по стоимости, расходы и требования к финансированию 7.3.3.2 Требования к финансированию проекта Требования к финансированию проекта, общие и периодические (например, ежеквартальные или ежегодные), формируются на основании базового плана по стоимости. Базовый план по стоимости содержит запланированные расходы плюс ожидаемые обязательства. Финансирование обычно представляет собой приростные величины, нарастание которых происходит не постоянно и не может быть распределено равномерно, поэтому на рис. 7-9 оно представлено в виде ступенчатой функции. Общее количество требуемых средств — это сумма средств, указанных в базовом плане по стоимости, и управленческих резервов, если таковые имеются. Требования к финансированию могут включать в себя источник (источники) финансирования. 7.3.3.3 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • реестр рисков, • оценки стоимости операций, • расписание проекта. 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 7 215 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 7.4 Контроль стоимости Контроль стоимости — процесс мониторинга статуса проекта для актуализации стоимости проекта и управления изменениями базового плана по стоимости. Ключевая выгода данного процесса состоит в предоставлении средств, которые дают возможность распознать отклонение от плана для того, чтобы оказать корректирующее воздействие и минимизировать риск. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 7-10. На рис. 7-11 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления проектом .2 Требования к финансированию проекта .3 Данные об исполнении работ .4 Активы процессов организации .1 Управление освоенным объемом .2 Прогнозирование .3 Индекс производительности до завершения (ИПДЗ) .4 Анализ исполнения .5 Программное обеспечение для управления проектом .6 Анализ резервов .1 Информация об исполнении работ .2 Прогнозы в отношении стоимости .3 Запросы на изменения .4 Обновления плана управления проектом .5 Обновления документов проекта .6 Обновления активов процессов организации Рис. 7-10. Контроль стоимости: входы, инструменты и методы, а также выходы Д а 4.4 М а а 4.2 Ра а а а а а 4.5 И а • Обновления документов проекта • Запросы на изменения • Обновления плана управления проектом Управление стоимостью проекта 7.4 Контроль стоимости • Требования к финансированию проекта • Информация об исполнении работ • Прогнозы в отношении стоимости • Обновления активов процессов организации • План управления проектом • Данные об исполнении работ • Активы процессов организации 4.3 Р а а а а 4.2 Ра а а а а а П / а а 7.3 О а Рис. 7-11. Диаграмма потоков данных контроля стоимости 7 – УПРАВЛЕНИЕ С ТОИМОС ТЬЮ ПРОЕК ТА 216 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Обновление бюджета требует знания фактической стоимости, учтенной на определенную дату. Любое увеличение авторизованного бюджета может быть одобрено только посредством процесса интегрированного контроля изменений (раздел 4.5). Мониторинг расходования средств без принятия во внимание объема работ, выполняемых в связи с этими расходами, имеет малую ценность для проекта и только позволяет команде проекта оставаться в рамках авторизованного бюджета. Таким образом, большая часть действий по контролю стоимостью связана с анализом связей между расходованием денежных средств проекта и физической работой, выполняемой на данные средства. Ключевым элементом результативного контроля стоимости является управление одобренным базовым планом по стоимости и изменениями данного базового плана. Контроль стоимости проекта включает в себя: • влияние на факторы, вызывающие изменения авторизованного базового плана по стоимости; • обеспечение своевременной обработки всех запросов на изменения; • управление фактическими изменениями по мере их возникновения; • обеспечение расходования средств без превышения авторизованного бюджета в рамках определенного периода, компонента ИСР, операции или в целом по проекту; • мониторинг выполнения стоимости с целью обнаружения и анализа отклонений от одобренного базового плана по стоимости; • мониторинг исполнения работ и их сопоставление с затраченными средствами; • предотвращение включения неодобренных изменений в отчеты по стоимости или по использованным ресурсам; • информирование соответствующих заинтересованных сторон обо всех одобренных изменениях и связанной с ними стоимости; • меры по сокращению ожидаемого перерасхода средств до приемлемого уровня. |