Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
План управления стоимостью. План управления стоимостью обновляется для отражения изменений в процессе и практике, вызванных реагированием на риски. К таким обновлениям могут относиться изменения допустимых вариаций или образа действий, связанные с учетом стоимости, отслеживанием стоимости и отчетностью по ней, а также с обновлениями стратегии в отношении бюджета и потреблением резервов на возможные потери. • План управления качеством. План управления качеством обновляется для отражения изменений в процессе и практике, вызванных реагированием на риски. К таким обновлениям могут относиться изменения допустимых вариаций или образа действий, связанные с требованиями, обеспечением или контролем качества, а также с обновлениями документации по требованиям. • План управления закупками. План управления закупками может быть обновлен для отражения изменений в стратегии, например, изменений в решениях «производить или покупать» или в типе (типах) договора (договоров), вызванных реагированием на риски. • План управления человеческими ресурсами. План обеспечения персоналом, часть плана управления человеческими ресурсами, обновляется для отражения изменений в организационной структуре проекта и использования ресурсов, вызванных реагированием на риски. К таким обновлениям могут относиться изменения допустимых вариаций или образа действий, связанные с распределением персонала, а также с обновлениями загрузки ресурсов. • Базовый план по содержанию. Поскольку в ходе реагирования на риски создается новая работа (или изменяется или пропускается работа), для отражения этих изменений может быть обновлен базовый план по содержанию. • Базовое расписание. Поскольку в ходе реагирования на риски создается новая работа (или пропускается работа), для отражения этих изменений может быть обновлено базовое расписание. • Базовый план по стоимости. Поскольку в ходе реагирования на риски создается новая работа (или пропускается работа), для отражения этих изменений может быть обновлен базовый план по стоимости. 11.5.3.2 Обновления документов проекта В процессе планирования реагирования на риски некоторые документы проекта обновляются по мере необходимости. Например, когда выбираются и согласовываются соответствующие способы реагирования на риски, они включаются в реестр рисков. Реестр рисков должен быть составлен таким образом, чтобы его степень детализации соответствовала ранжированию по приоритетам и запланированному реагированию. Часто риски высокого и среднего приоритета описываются подробно. Риски, которым был присвоен низкий приоритет, включаются в список наблюдения для периодического мониторинга. Обновления реестра рисков включают в себя, среди прочего: 11 – УПРАВЛЕНИЕ РИСК АМИ ПРОЕК ТА 348 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • лиц, ответственных за риски, и возложенную на них ответственность; • заранее согласованные стратегии реагирования; • конкретные действия по реализации выбранной стратегии реагирования; • триггерные условия, симптомы и признаки приближения рисков; • бюджет и операции расписания, требуемые для реализации выбранных способов реагирования на риски; • планы на случаи возможных потерь и триггеры, вызывающие их исполнение; • резервные планы, используемые в качестве ответной реакции на случившийся риск, если первоначальное реагирование на риск оказалось неадекватным; • остаточные риски, которые, как ожидается, сохранятся после запланированного реагирования, а также риски, которые были приняты сознательно; • вторичные риски, возникающие как прямое следствие реагирования на риски; • резервы на возможные потери, рассчитанные на основе данных количественного анализа рисков проекта и порогов рисков организации. Другие документы проекта, которые могут быть обновлены, могут включать в себя следующее: • Обновления журнала допущений. По мере поступления новой информации во время принятия мер реагирования на риски могут изменяться допущения. Журнал допущений должен быть пересмотрен для включения в него данной новой информации. • Обновления технической документации. По мере поступления новой информации во время принятия мер реагирования на риски могут меняться технические подходы и физические поставляемые результаты. Любая поддерживающая документация должна быть пересмотрена для включения в нее данной новой информации. • Запросы на изменения. Планирование возможного реагирования на риски может часто приводить к рекомендациям по изменению ресурсов, операций, оценок стоимости и других элементов, выявленных в течение других процессов планирования. После определения таких рекомендаций запросы на изменения создаются и обрабатываются в рамках процесса интегрированного контроля изменений. 11 – УПРАВЛЕНИЕ РИСК АМИ ПРОЕК ТА 349 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 11 11.6 Контроль рисков Контроль рисков — процесс применения планов реагирования на риски, отслеживания идентифицированных рисков, мониторинга остаточных рисков, выявления новых рисков и оценки результативности процесса управления рисками на протяжении всего проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он улучшает эффективность подхода к управлению рисками на протяжении всего жизненного цикла проекта с целью постоянной оптимизации реагирования на риски. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 11-20. На рис. 11-21 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления проектом .2 Реестр рисков .3 Данные об исполнении работ .4 Отчеты об исполнении работ .1 Переоценка рисков .2 Аудиты рисков .3 Анализ отклонений и тенденций .4 Измерение технического исполнения .5 Анализ резервов .6 Совещания .1 Информация об исполнении работ .2 Запросы на изменение .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта .5 Обновления активов процессов организации Рис. 11-20. Контроль рисков: входы, инструменты и методы, а также выходы Управление рисками проекта 11.6 Контроль рисков 11.2 И а • Реестр рисков • Обновления документов проекта • Обновления плана управления проектом • Обновления активов процессов организации • Отчеты об исполнении работ • Данные об исполнении работ • План управления проектом • Запросы на изменения • Информация об исполнении работ 4.5 И а 4.2 Ра а а а а а 4.4 М а а 4.2 Ра а а а а а 4.4 М а а 4.3 Р а а а а П / а а Д а Рис. 11-21. Диаграмма потоков данных контроля рисков 11 – УПРАВЛЕНИЕ РИСК АМИ ПРОЕК ТА 350 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Запланированные меры реагирования на риски, включенные в реестр рисков, выполняются в течение жизненного цикла проекта; также следует проводить постоянный мониторинг работ проекта на предмет обнаружения новых рисков, измененных рисков и рисков, которые потеряли свою актуальность. В процессе контроля рисков применяются такие методы, как анализ отклонений и тенденций, для выполнения которых необходима информация об исполнении, собранная во время выполнения проекта. Другие цели процесса контроля рисков призваны определить: • действительны ли еще допущения проекта; • показывает ли анализ, что оцененный риск изменился или потерял свою актуальность; • исполняются ли политики и процедуры по управлению рисками; • необходимо ли согласовывать резервы на возможные потери по стоимости или расписанию с текущими оценками рисков. Контроль рисков может включать в себя выбор альтернативных стратегий, выполнение плана на случай возможных потерь или резервного плана, выполнение корректирующих воздействий и изменение плана управления проектом. Лицо, отвечающее за реагирование на риск, периодически отчитывается перед руководителем проекта о результативности плана, обо всех непредвиденных последствиях, а также о коррективах, необходимых для надлежащего управления риском. Процесс контроля рисков также включает в себя обновление активов процессов организации, в том числе баз извлеченных уроков проекта и шаблонов для управления рисками, которые понадобятся для будущих проектов. 11.6.1 Контроль рисков: входы 11.6.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом, включающий в себя план управления рисками, предоставляет руководство по мониторингу и контролю рисков. 11.6.1.2 Реестр рисков Реестр рисков имеет ключевые входы, которые включают в себя идентифицированные риски и лиц, ответственных за них, заранее согласованные меры по реагированию на риски, конкретные действия по их применению, симптомы и признаки приближения рисков, остаточные и вторичные риски, список наблюдения рисков с низким приоритетом, а также резервы на возможные потери по времени и стоимости. Список наблюдения рисков с низким приоритетом содержится в реестре рисков. 11 – УПРАВЛЕНИЕ РИСК АМИ ПРОЕК ТА 351 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 11 11.6.1.3 Данные об исполнении работ Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ, связанные с различными результатами исполнения, возможно, подверженными рискам, включают в себя, среди прочего: • статус поставляемых результатов; • ход выполнения расписания; • понесенные затраты. 11.6.1.4 Отчеты об исполнении работ Описаны в разделе 4.4.3.2. В отчетах об исполнении работ приводится информация, полученная в результате измерений исполнения, которая подвергается анализу для предоставления информации об исполнении работ проекта, включая анализ отклонений, данные об освоенном объеме и прогнозируемые данные. Эти данные могут оказывать воздействие на контроль рисков, связанных с исполнением. 11.6.2 Контроль рисков: инструменты и методы 11.6.2.1 Переоценка рисков Контроль рисков часто приводит к идентификации новых рисков, переоценке текущих рисков или закрытию рисков, которые потеряли свою актуальность. Переоценка рисков проекта должна проводиться регулярно, согласно расписанию. Объем и степень детализации повторений зависят от хода выполнения проекта по отношению к поставленным целям. 11.6.2.2 Аудиты рисков Аудит рисков предполагает изучение и документирование результативности мер реагирования на риски в отношении идентифицированных рисков и их первопричин, а также результативности процесса управления рисками. Руководитель проекта отвечает за обеспечение регулярного проведения аудитов рисков в соответствии с планом управления рисками проекта. Аудиты рисков могут проводиться в ходе регулярных обзорных совещаний по проекту, либо команда проекта может решить проводить отдельные совещания по аудиту рисков. Формат и цели аудита должны быть четко определены до его проведения. 11 – УПРАВЛЕНИЕ РИСК АМИ ПРОЕК ТА 352 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 11.6.2.3 Анализ отклонений и тенденций Во многих процессах контроля используется анализ отклонений для сравнения запланированных результатов с фактическими. В целях контроля рисков следует анализировать тенденции исполнения проекта, используя информацию об исполнении. Для мониторинга общего исполнения проекта могут использоваться анализ освоенного объема и другие методы анализа отклонений и тенденций проекта. Результаты данного анализа позволяют прогнозировать потенциальные отклонения проекта на момент его завершения от целей по стоимости и срокам. Такие отклонения от базового плана могут указывать на возможные воздействия, вызванные угрозами или благоприятными возможностями. 11.6.2.4 Измерение технического исполнения При измерении технического исполнения сравниваются получаемые в процессе исполнения проекта технические результаты с запланированными. Для этого требуется определение объективных количественных показателей технического исполнения, которые могут быть использованы для сравнения фактических результатов с целевыми показателями. К таким показателям технического исполнения могут относиться вес, сроки транзакций, число допущенных дефектов, объемы хранилища и др. Отклонения, например фактически большая или меньшая функциональность, чем было запланировано на момент контрольного события, могут помочь спрогнозировать степень успеха в достижении содержания проекта. 11.6.2.5 Анализ резервов В ходе выполнения проекта могут наступать различные риски, оказывающие как положительное, так и отрицательное воздействие на резервы на возможные потери по бюджету или расписанию. При анализе резервов для определения адекватности остатка резерва проводится сравнение величины оставшихся резервов на возможные потери с величиной оставшихся рисков по состоянию на любой момент времени в ходе выполнения проекта. 11.6.2.6 Совещания Управление рисками проекта должно включаться в повестку дня периодических совещаний по статусу проекта. В зависимости от идентифицированных рисков, их приоритета и трудностей реагирования этот пункт повестки дня может требовать различного количества времени. Чем чаще практикуется управление рисками, тем легче становится ими управлять. Частые обсуждения рисков повышают вероятность того, что участники будут идентифицировать риски и благоприятные возможности. 11 – УПРАВЛЕНИЕ РИСК АМИ ПРОЕК ТА 353 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 11 11.6.3 Контроль рисков: выходы 11.6.3.1 Информация об исполнении работ Информация об исполнении работ, как выход процесса контроля рисков, предоставляет механизм коммуникации и поддержки принятия решений по проекту. 11.6.3.2 Запросы на изменения Использование планов на случаи возможных потерь или обходных путей иногда приводит к запросу на изменение. Запросы на изменения подготавливаются и предоставляются на рассмотрение в процесс интегрированного контроля изменений (раздел 4.5). Запросы на изменения также могут включать в себя рекомендованные корректирующие воздействия и предупреждающие действия. • Рекомендованные корректирующие воздействия. Это действия с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом. Они включают в себя планы на случаи возможных потерь и обходные пути. Последние являются мерами реагирования, которые не были изначально запланированы, но требуются для регулирования возникающих рисков, которые не были идентифицированы ранее или были пассивно приняты. • Рекомендованные предупреждающие действия. Это действия, обеспечивающие соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом. 11.6.3.3 Обновления плана управления проектом Если одобренные запросы на изменения оказывают воздействие на процессы управления рисками, то соответствующие документы по компонентам плана управления проектом пересматриваются и выпускаются заново, чтобы отразить одобренные изменения. Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, такие же, как и в процессе планирования реагирования на риски. 11 – УПРАВЛЕНИЕ РИСК АМИ ПРОЕК ТА 354 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 11.6.3.4 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате процесса контроля рисков, включают в себя, среди прочего, реестр рисков. Обновления реестра рисков могут включать в себя: • Результаты переоценки рисков, аудитов рисков и периодических проверок рисков. Данные результаты могут включать в себя идентификацию новых рисков, обновления вероятности, воздействия, приоритетов, планов реагирования, сфер ответственности и других элементов реестра рисков. Также они могут включать в себя закрытие рисков, которые больше не применимы, и высвобождение связанных с ними резервов. • Фактические результаты рисков проекта и мер реагирования на них. Эта информация может помочь руководителям проектов при планировании рисков в рамках их организаций, в том числе и для будущих проектов. 11.6.3.5 Обновления активов процессов организации В ходе выполнения процессов управления рисками проекта генерируется информация, которая может использоваться в будущих проектах и должна быть внесена в активы процессов организации. Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • шаблоны для плана управления рисками, включая матрицу вероятности и воздействия и реестр рисков; • иерархическую структуру рисков; • уроки, извлеченные в ходе действий по управлению рисками проекта. Данные документы следует обновлять по мере необходимости и при закрытии проекта. Также включаются финальные версии шаблонов реестра рисков и плана управления рисками, контрольных списков и иерархической структуры рисков. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 355 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ ПРОЕКТА Управление закупками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения необходимых для осуществления проекта продуктов, услуг или результатов вне команды проекта. Организация может выступать в роли как покупателя, так и продавца продуктов, услуг или результатов проекта. Управление закупками проекта включает в себя процессы управления договорами и процессы контроля изменений, необходимые для составления и администрирования договоров или заказов на покупку, подготовленных уполномоченными членами команды проекта. Управление закупками проекта также предусматривает контроль любых договоров, заключенных сторонней организацией (покупателем), которая приобретает поставляемые результаты проекта у исполняющей организации (продавца), а также администрирование договорных обязательств, возложенных на команду проекта по договору. На рис. 12-1 представлена общая схема процессов управления закупками проекта, которые включают в себя следующее: |