Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
12.1 Планирование управления закупками — процесс документирования решений по проекту в отношении закупок, установления подхода и определения потенциальных продавцов. 12.2 Проведение закупок — процесс получения ответов от продавцов, выбора продавца и заключения договора. 12.3 Контроль закупок — процесс управления отношениями с поставщиками, мониторинга исполнения договоров, и, при необходимости, внесения изменений и корректив. 12.4 Закрытие закупок — процесс завершения каждой закупки проекта. Данные процессы взаимодействуют друг с другом и с процессами из других областей знаний (подробное описание см. в разделе 3 и Приложении А1). 12 12 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 356 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание .1 Входы .1 План управления проектом .2 Документация по требованиям .3 Реестр рисков .4 Требования к ресурсам операций .5 Расписание проекта .6 Оценки стоимости операции .7 Реестр заинтересованных сторон .8 Факторы среды предприятия .9 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Анализ «производить или покупать» .2 Экспертная оценка .3 Исследование рынка .4 Совещания .3 Выходы .1 План управления закупками .2 Задание на закупку .3 Закупочная документация .4 Критерии выбора поставщика .5 Решения «производить или покупать» .6 Запросы на изменения .7 Обновления документов проекта .1 Входы .1 План управления закупками .2 Закупочная документация .3 Критерии выбора поставщика .4 Предложения продавцов .5 Документы проекта .6 Решения «производить или покупать» .7 Задание на закупку .8 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Конференция участников тендера .2 Методы оценки предложения .3 Независимые оценки .4 Экспертная оценка .5 Рекламирование .6 Аналитические методы .7 Переговоры по закупкам .3 Выходы .1 Выбранные продавцы .2 Соглашения .3 Ресурсные календари .4 Запросы на изменения .5 Обновления плана управления проектом .6 Обновления документов проекта .1 Входы .1 План управления проектом .2 Закупочная документация .3 Соглашения .4 Одобренные запросы на изменения .5 Отчеты об исполнении работ .6 Данные об исполнении работ .2 Инструменты и методы .1 Система контроля изменений договоров .2 Анализ исполнения закупок .3 Инспекции и аудиты .4 Отчетность об исполнении .5 Системы оплаты .6 Администрирование претензий .7 Система управления записями .3 Выходы .1 Информация об исполнении работ .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта .5 Обновления активов процессов организации Общая схема управления закупками проекта 12.2 Проведение закупок 12.1 Планирование управления закупками 12.3 Контроль закупок .1 Входы .1 План управления проектом .2 Закупочная документация .2 Инструменты и методы .1 Аудиты закупок .2 Переговоры по закупкам .3 Система управления записями .3 Выходы .1 Закрытые закупки .2 Обновления активов процессов организации 12.4 Закрытие закупок Рис. 12-1. Общая схема управления закупками проекта 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 357 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 Процессы управления закупками проекта включают в себя работу с соглашениями, в том числе договорами, которые являются юридическими документами, регулирующими правовые отношения между покупателем и продавцом. Договор — это обоюдное соглашение, обязывающее продавца предоставить покупателю нечто, имеющее ценность (например, определенные продукты, услуги или результаты), а покупателя — предоставить продавцу денежную или иную компенсацию. Соглашение может быть простым или сложным и может отражать простоту или сложность поставляемых результатов или требуемых действий. Договор на закупку содержит основные положения и условия и может включать в себя другие пункты, которые определяет покупатель для указания того, что именно продавец должен произвести или предоставить. В обязанности команды управления проектом входит обеспечение того, что все закупки удовлетворяют конкретным потребностям проекта при соблюдении политик организации в отношении процедур закупки. В зависимости от прикладной области, договор также может называться «соглашением», «договоренностью», «субподрядом» или «заказом на покупку». Большинство организаций документируют политики и процедуры, точно определяющие правила осуществления закупок и указывающие, кто имеет полномочия подписывать и администрировать подобные соглашения от имени организации. Хотя все документы проекта могут в той или иной форме анализироваться и проходить процедуру одобрения, процесс одобрения договора обычно бывает более длительным в силу юридической ответственности, которую он накладывает. В любом случае, в процессе анализа и одобрения основное внимание уделяется тому, чтобы язык договора точно описывал продукты, услуги или результаты, которые удовлетворят определенным требованиям проекта. На ранних фазах команда управления проектом может воспользоваться поддержкой специалистов в области заключения договоров, закупочной деятельности, правовой сфере и технических областях знаний. Обращение к специалистам за помощью может быть обязательным в соответствии с политиками организации. Различные действия, осуществляемые в ходе процессов управления закупками проекта, образуют жизненный цикл соглашения. Активное управление жизненным циклом соглашения и тщательно выверенные формулировки положений и условий закупки позволяют разделить с продавцом или передать ему некоторые поддающиеся определению риски проекта. Заключение соглашения на поставку продукта или оказание услуг является одним из способов распределения ответственности за управление или разделения потенциальных рисков. Сложный проект может предполагать одновременное или последовательное управление несколькими договорами или договорами субподряда. В таких случаях жизненный цикл каждого договора может закончиться во время любой из фаз жизненного цикла проекта. Управление закупками проекта рассматривается с точки зрения отношений между продавцом и покупателем. Отношения покупатель-продавец могут существовать на различных уровнях в рамках любого проекта, а также между организациями, являющимися внутренними или внешними по отношению к организации-приобретателю. В зависимости от прикладной области продавец может называться «подрядчиком», «субподрядчиком», «производителем», «поставщиком услуг» или «поставщиком». В зависимости от положения покупателя в цикле закупок проекта он может называться «клиентом», «заказчиком», «генеральным подрядчиком», «подрядчиком», «организацией- приобретателем», «заказчиком услуг» или «приобретателем». На протяжении жизненного цикла договора продавец может сначала рассматриваться как участник тендера, затем как выбранный поставщик и, наконец, как поставщик или производитель, имеющий договорные обязательства. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 358 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Обычно продавец осуществляет управление работой как проектом, если предметом приобретения не являются материалы, изделия или обычные продукты. В таких случаях: • Покупатель становится заказчиком и, в силу этого, ключевой заинтересованной стороной проекта для продавца. • Команда управления проектом со стороны продавца вовлечена во все процессы управления проектом, а не только в процессы из данной области знаний. • Положения и условия договора становятся ключевыми входами многих процессов управления со стороны продавца. Договор может непосредственно содержать входы (например, основные поставляемые результаты, ключевые контрольные события, целевая стоимость) либо может ограничивать варианты выбора для команды проекта (например, в конструкторских проектах зачастую требуется одобрение покупателем решений по обеспечению проекта персоналом). В данном разделе предполагается, что покупатель какого-либо предмета/услуги для проекта назначается для команды проекта и что продавец не является частью организации, к которой принадлежит команда проекта. Также предполагается, что между покупателем и продавцом оформлены и существуют формальные договорные отношения. Однако большая часть описанного в данном разделе материала в равной степени применима и к недоговорным отношениям с другими подразделениями организации команды проекта. 12.1 Планирование управления закупками Планирование управления закупками — процесс документирования решений по проекту в отношении закупок, установления подхода и определения потенциальных продавцов. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он устанавливает, необходимо ли приобретение сторонней поддержки и, если это так, то, что именно приобрести, каким образом приобрести, в каком количестве и когда это необходимо приобрести. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 12-2. На рис. 12-3 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления проектом .2 Документация по требованиям .3 Реестр рисков .4 Требования к ресурсам операций .5 Расписание проекта .6 Оценки стоимости операции .7 Реестр заинтересованных сторон .8 Факторы среды предприятия .9 Активы процессов организации .1 Анализ «производить или покупать» .2 Экспертная оценка .3 Исследование рынка .4 Совещания .1 План управления закупками .2 Задание на закупку .3 Закупочная документация .4 Критерии выбора поставщика .5 Решения «производить или покупать» .6 Запросы на изменения .7 Обновления документов проекта Рис. 12-2. Планирование управления закупками: входы, инструменты и методы, а также выходы 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 359 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 Управление закупками проекта 12.1 Планирование управления закупками 4.2 Ра а а а а а 12.3 К а 12.4 За а 12.2 П а • Реестр рисков • Документация по требованиям • План управления проектом • Запросы на изменения • Закупочная документация • Решения «производить или покупать» • План управления закупками • Задание на закупку • Критерии выбора поставщика • Обновления документов проекта • Требования к ресурсам операций • Расписание проекта • Оценки стоимости операции • Реестр заинтересованных сторон • Активы процессов организации • Факторы среды предприятия 11.2 И а 13.1 О а а 4.5 И а Д а П / а а 5.2 С а 11.2 И а 6.4 О а а 6.6 Ра а а а а 7.2 О а 13.1 О а а Рис. 12-3. Диаграмма потоков данных при планировании управления закупками В процессе планирования управления закупками определяется, какие потребности проекта можно и нужно удовлетворить путем закупок продуктов, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, в отличие от тех потребностей, которые можно удовлетворить силами команды проекта. В случае приобретения необходимых для исполнения проекта продуктов, услуг или результатов у сторонних организаций, все процессы от планирования управления закупками до закрытия закупок выполняются для каждого предмета приобретения. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 360 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Процесс планирования управления закупками также предусматривает оценку потенциальных продавцов, особенно если покупатель хочет использовать определенную степень влияния на решения по приобретению или контроля над ними. Также следует уделять внимание тому, кто именно отвечает за получение или обладание необходимыми разрешениями и лицензиями на осуществление той или иной профессиональной деятельности, которые могут потребоваться при выполнении проекта в соответствии с требованиями законодательства, нормативными актами либо политикой организации. Требования расписания проекта могут оказывать существенное влияние на стратегию во время планирования управления закупками. На расписание проекта также могут повлиять решения, принимаемые при разработке плана управления закупками. Эти решения интегрированы с разработкой расписания, оценкой ресурсов операций и анализом «производить или покупать». Процесс планирования управления закупками включает в себя оценку рисков, связанных с каждым анализом «производить или покупать», а также анализ типа договора, который планируется заключить с целью избегания или снижения рисков или, в некоторых случаях, их передачи продавцу. 12.1.1 Планирование управления закупками: входы 12.1.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом описывает потребность в проекте, обоснование, требования и текущие границы проекта. Он включает в себя, среди прочего, компоненты базового плана по содержанию: • Описание содержания проекта. Описание содержания проекта содержит описание содержания продукта, описание услуги и описание результата, список поставляемых результатов и критерии приемки, а также важную информацию в отношении технических проблем или вопросов, которые могут оказывать влияние на оценку стоимости. Выявленные ограничения могут включать в себя требуемые даты поставки, доступность квалифицированных человеческих ресурсов и политики организации. • ИСР. Иерархическая структура работ (ИСР) включает в себя компоненты работы, которые можно получить извне. • Словарь ИСР. Словарь ИСР и соответствующие подробные описания работ дают определение поставляемых результатов и описание работ для каждого компонента ИСР, необходимого для достижения каждого поставляемого результата. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 361 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 12.1.1.2 Документация по требованиям Описана в разделе 5.2.3.1. Документация по требованиям может включать в себя: • важную информацию о требованиях проекта, которая учитывается во время планирования закупок; • требования, имеющие договорные и правовые аспекты, которые могут включать в себя здоровье, безопасность, защищенность, производительность, охрану окружающей среды, страхование, права на интеллектуальную собственность, равноправие при трудоустройстве, лицензии и разрешения, — все эти аспекты должны учитываться при планировании закупок. 12.1.1.3 Реестр рисков Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков содержит список рисков, результаты анализа рисков и планирования реагирования на риски. Обновления реестра рисков включены в обновления документов проекта, описанные в разделе 11.5.3.2, из процесса планирования реагирования на риски. 12.1.1.4 Требования к ресурсам операций Описаны в разделе 6.4.3.1. Требования к ресурсам операций содержат информацию о конкретных потребностях, таких как человеческие ресурсы, оборудование или местоположение. 12.1.1.5 Расписание проекта Описано в разделе 6.6.3.2. Расписание проекта содержит информацию о требуемых сроках или обязательных датах получения поставляемых результатов. 12.1.1.6 Оценки стоимости операции Описаны в разделе 7.2.3.1. Оценки стоимости, разработанные в рамках операций по закупкам, используются для оценки обоснованности тендерных заявок или предложений, полученных от потенциальных продавцов. 12.1.1.7 Реестр заинтересованных сторон Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит данные об участниках проекта и их заинтересованности в проекте. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 362 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12.1.1.8 Факторы среды предприятия Описаны в разделе 2.1.5. Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс планирования управления закупками, включают в себя, среди прочего: • ситуацию на рынке; • продукты, услуги и результаты, имеющиеся на рынке; • поставщиков, в том числе их эффективность и результативность в прошлом или репутацию; • типовые положения и условия поставки продуктов, предложения услуг и результатов или отраслевые условия; • уникальные местные требования. 12.1.1.9 Активы процессов организации Описаны в разделе 2.1.4. На решения в отношении процессов планирования управления закупками также влияют различные типы договоров, используемые организацией. Активы процессов организации, которые оказывают влияние на процесс планирования управления закупками, включают в себя, среди прочего: • Формальные политики, процедуры и руководящие указания в сфере закупок. В большинстве организаций имеются формальные политики осуществления закупок и подразделения, занимающиеся ими. В тех случаях, когда отсутствует подобная поддержка в отношении закупок, команда проекта должна сама обеспечивать себя ресурсами и специальными знаниями для осуществления операций по закупкам. • Системы управления, которые учитываются при разработке плана управления закупками и при выборе договорных отношений, которые будут использоваться. • Разработанную многоуровневую систему поставщиков, прошедших предварительный квалификационный отбор с учетом прошлого опыта работы с ними. В целом, все юридические договорные отношения делятся на две большие категории: договоры с фиксированной ценой и договоры с возмещением затрат. Также существует третий, смешанный тип, который широко используется и называется договором «время и материалы». Наиболее широко используемые типы договоров описаны ниже как отдельные, но на практике нет ничего необычного в том, что несколько типов комбинируются в рамках одной закупки. • |