Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 378 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • задание (описание работ) или поставляемые результаты; • базовое расписание; • отчетность об исполнении; • период исполнения; • роли и сферы ответственности; • место исполнения договора продавцом; • цены; • порядок оплаты; • место поставки; • критерии инспекции и приемки; • гарантийные обязательства; • поддержку продукта; • ограничение ответственности; • предоплату и вознаграждение; • штрафные санкции; • способы поощрения; • страховые гарантии и гарантии выполнения договора; • одобрение выбора субподрядчиков; • управление запросами на изменения; • механизмы досрочного прекращения действия договора и альтернативного разрешения споров. Метод альтернативного разрешения споров может быть определен заранее в рамках оформления закупки. 12.2.3.3 Ресурсные календари Документируется количество и доступность ресурсов, предусмотренных договором, а также даты, когда каждый отдельный ресурс или группа ресурсов может использоваться, а когда нет. 12.2.3.4 Запросы на изменения Запросы на изменение плана управления проектом, его вспомогательных планов и других компонентов обрабатываются для проведения анализа и использования в рамках процесса интегрированного контроля изменений (раздел 4.5). 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 379 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 12.2.3.5 Обновления плана управления проектом Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • базовый план по стоимости, • базовый план по содержанию, • базовое расписание, • план управления коммуникациями, • план управления закупками. 12.2.3.6 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • документацию по требованиям, • документацию по отслеживанию требований, • реестр рисков, • реестр заинтересованных сторон. 12.3 Контроль закупок Контроль закупок — процесс управления отношениями с поставщиками, мониторинга исполнения договоров, и, при необходимости, внесения в договора изменений и корректив. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он обеспечивает соответствие исполнения как продавца, так и покупателя закупочным требованиям согласно условиям юридически оформленного соглашения. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 12-6. На рис. 12-7 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления проектом .2 Закупочная документация .3 Соглашения .4 Одобренные запросы на изменения .5 Отчеты об исполнении работ .6 Данные об исполнении работ .1 Система контроля изменений договоров .2 Анализ исполнения закупок .3 Инспекции и аудиты .4 Отчетность об исполнении .5 Системы оплаты .6 Администрирование претензий .7 Система управления записями .1 Информация об исполнении работ .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта .5 Обновления активов процессов организации Рис. 12-6. Контроль закупок: входы, инструменты и методы, а также выходы 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 380 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Управление закупками проекта 12.3 Контроль закупок 12.1 П а а а а а 12.2 П а • Информация об исполнении работ • Соглашения • Закупочная документация • Обновления документов проекта • Запросы на изменения • Отчеты об исполнении работ • Данные об исполнении работ • Одобренные запросы на изменения • План управления проектом • Обновления плана управления проектом • Обновления активов процессов организации 4.4 М а а 4.5 И а 4.5 И а 4.2 Ра а а а а а 4.3 Р а а а а П / а а Д а Рис. 12-7. Диаграмма потоков данных контроля закупок И покупатель, и продавец при администрировании договора на закупку преследуют похожие цели. Каждая сторона должна обеспечить, что и она сама, и партнер выполняют свои обязательства, предусмотренные договором, и что их законные права защищены. Юридический характер договорных отношений требует от команды управления проектом четкого осознания юридических последствий действий, предпринимаемых в процессе контроля любой закупки. В больших проектах, в которых имеет место сотрудничество с многочисленными поставщиками, ключевым аспектом администрирования договоров является управление взаимодействием между различными поставщиками. Вследствие различий в организационных структурах многие организации относятся к администрированию договоров, как к административной функции, отдельной от организации проекта. Хотя администратор закупок может являться членом команды проекта, обычно его непосредственный начальник находится в другом подразделении. Данный случай имеет место, если исполняющая организация также является и продавцом проекта внешнему заказчику. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 381 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 Контроль закупок включает в себя применение соответствующих процессов управления проектом к договорным отношениям и интеграцию выходов данных процессов в общее управление проектом. В проектах, в которых принимают участие несколько продавцов и предметами приобретения являются несколько продуктов, услуг и результатов, эта интеграция будет встречаться на многих уровнях. Процессы управления проектом, которые могут быть применимы в данном случае, включают в себя, среди прочего: • Руководство и управление работами проекта. Авторизация работ продавца в соответствующее время. • Контроль качества. Инспекция и подтверждение соответствия продукта продавца. • Интегрированный контроль изменений. Обеспечение надлежащего одобрения изменений и оповещение всех заинтересованных лиц об этих изменениях • Контроль рисков. Обеспечение снижения рисков. Контроль закупок также содержит компонент финансового управления, который включает в себя мониторинг платежей продавцу. Это позволяет гарантировать, что условия платежей, определенные положениями договора, выполняются надлежащим образом, а выплаты продавцу непосредственно связаны с выполнением последним своих обязательств по договору. Одним из принципиальных вопросов при осуществлении платежей поставщикам является наличие тесной связи между произведенными платежами и выполненной работой. Процесс контроля закупок предусматривает проверку и документальное оформление информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил условия договора, и, при необходимости, разработку корректирующих воздействий. Данный анализ исполнения может быть использован для оценки компетентности продавца при выполнении подобной работы на будущих проектах. Подобные оценки также проводятся, когда необходимо подтвердить, что продавец не выполняет свои договорные обязательства, и когда покупатель рассматривает необходимость проведения корректирующих воздействий. Контроль закупок включает в себя сбор необходимых данных для управления любым преждевременным завершением работ по договору (по уважительным причинам, в силу благоприятных возможностей или из-за невыполнения), предусмотренных статьей договора о его досрочном прекращении действия. Эти данные используются в рамках процесса закрытия закупок, чтобы прекращать действие соглашения. В текст соглашения в любое время вплоть до закрытия договора могут быть внесены поправки по взаимному согласию сторон в соответствии с условиями изменений, предусмотренными соглашением. Подобные поправки обычно оформляются в письменном виде. 12.3.1 Контроль закупок: входы 12.3.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом описывает порядок управления процессами закупки, начиная с разработки закупочной документации и заканчивая закрытием договора. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 382 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12.3.1.2 Закупочная документация Описана в разделе 12.1.3.3. Закупочная документация содержит перечень поддерживающих записей для администрирования процессов закупок. 12.3.1.3 Соглашения Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашения — это договоренности между сторонами, включая договоренность в отношении обязанностей каждой стороны. 12.3.1.4 Одобренные запросы на изменения Одобренные запросы на изменения могут включать в себя изменения положений и условий договора, в том числе задание на закупку, калькуляцию цен, а также описания предоставляемых продуктов, услуг или результатов. Все изменения, связанные с закупками, формально документируются в письменной форме и проходят процедуру одобрения в рамках процесса контроля закупок перед их применением. 12.3.1.5 Отчеты об исполнении работ Описаны в разделе 4.4.3.2. Документация, связанная с исполнением работ продавцом, включает в себя: • Техническую документацию. Разработанная продавцом техническая документация и другая информация о поставляемых результатах предоставляется в соответствии с условиями договора. • Информацию об исполнении работ. В отчетах продавца об исполнении указывается, какие поставляемые результаты уже завершены, а какие — еще нет. 12.3.1.6 Данные об исполнении работ Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ включают в себя (1) степень соответствия стандартам качества, (2) понесенные или учтенные затраты и (3) сведения о том, какие счета продавца были оплачены. Все данные собираются в рамках исполнения проекта. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 383 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 12.3.2 Контроль закупок: инструменты и методы 12.3.2.1 Система контроля изменений договоров Система контроля изменений договоров определяет процесс внесения изменений в закупку. Система включает в себя документацию, системы отслеживания, процедуры разрешения споров и уровни одобрения, необходимые для авторизации изменений. Система контроля изменений договоров объединяется с системой интегрированного контроля изменений. 12.3.2.2 Анализ исполнения закупок Анализ исполнения закупок представляет собой структурированный анализ прогресса продавца в поставке содержания проекта и обеспечении качества в пределах стоимости и согласно расписанию относительно договора. Данный анализ может включать в себя проверку подготовленной продавцом документации и осуществление покупателем инспекций, а также аудиты качества, проведенные во время исполнения продавцом работы. Целью анализа исполнения является определение, насколько успешно или неуспешно происходит исполнение работ, каков прогресс выполнения работ по отношению к заданию на закупку и обнаружение несоответствий с положениями договора, которые позволяют покупателю дать оценку, способен или не способен продавец выполнить данную работу. Такой анализ может проводиться в рамках обзоров статуса проекта, которые включают в себя ключевых поставщиков. 12.3.2.3 Инспекции и аудиты Инспекции и аудиты проводятся по требованию покупателя, при этом продавец оказывает необходимое содействие на основании положений договора на закупку. Они могут проводиться во время исполнения проекта для подтверждения соответствия рабочих процессов или поставляемых результатов продавца. Некоторые команды по инспекциям и аудиту могут иметь в своем составе сотрудников покупателя, занимающихся закупками, если это предусмотрено условиями договора. 12.3.2.4 Отчетность об исполнении Проводится оценка соответствия данных и отчетов об исполнении работ, предоставляемых продавцами, требованиям соглашения. Информация об исполнении работ, полученная по результатам данной оценки, затем включается в надлежащие отчеты. Отчетность об исполнении предоставляет руководству информацию о том, насколько эффективно продавец достигает целей, предусмотренных договором. 12.3.2.5 Системы оплаты Платежи продавцу, как правило, осуществляются через систему оплаты счетов покупателя, после подтверждения удовлетворительного выполнения работы уполномоченным лицом из команды проекта. Все платежи должны проводиться и документироваться в строгом соответствии с условиями договора. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 384 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12.3.2.6 Администрирование претензий Спорные изменения и потенциальные конструктивные изменения — это запрошенные изменения, в отношении которых покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о компенсации за изменение, либо не могут прийти к соглашению, что изменение имело место. Данные спорные изменения имеют множество названий, в том числе «претензии», «разногласия» или «апелляции». Претензии подлежат документированию, обработке, мониторингу и управлению на протяжении всего жизненного цикла договора, обычно в соответствии с условиями договора. Если стороны не могут сами договориться о разрешении претензии, то вступают в силу предусмотренные договором альтернативные методы разрешения споров. Урегулирование всех претензий и споров путем переговоров является предпочтительным методом. 12.3.2.7 Система управления записями Система управления записями используется руководителем проекта для управления закупочной документацией и записями, связанными с договором. Система включает в себя особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, которые являются частью информационной системы управления проектом (раздел 4.4.2.3). Система содержит архив с возможностью доступа к договорной документации и корреспонденции. 12.3.3 Контроль закупок: выходы 12.3.3.1 Информация об исполнении работ Информация об исполнении работ является основой для выявления текущих или потенциальных проблем, которые позже станут причиной претензий или новых закупок. Составляя соответствующие отчеты об исполнении поставщика, организация расширяет знания об исполнении закупки, которые обеспечивают более точные прогнозы, управление рисками и принятие решений. Отчеты об исполнении также полезны в случае возникновения спора с поставщиком. Информация об исполнении работ включает в себя отчеты о соответствии договорам, которые помогают закупающей организации отслеживать определенные поставляемые результаты, ожидаемые и полученные от поставщиков. Отчеты о соответствии договорам обеспечивают более надежные коммуникации с поставщиками, помогая быстро решать потенциальные проблемы к удовлетворению всех сторон. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 385 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 12.3.3.2 Запросы на изменения Запросы на изменение плана управления проектом, его вспомогательных планов и прочих компонентов, таких как базовый план по стоимости, базовое расписание и план управления закупками, могут быть результатом процесса контроля закупок. Запросы на изменения обрабатываются с целью анализа и получения одобрения в рамках процесса интегрированного контроля изменений. Запрошенные, но не разрешенные изменения могут включать в себя предоставленные покупателем указания либо предпринятые продавцом действия, которые другая сторона считает конструктивными изменениями договора. Поскольку любое из данных конструктивных изменений может быть оспорено одной из сторон, что может привести к возникновению претензии к другой стороне, каждое такое изменение определяется по отдельности и документируется в корреспонденции проекта. 12.3.3.3 Обновления плана управления проектом Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • План управления закупками. План управления закупками обновляется для отражения любых одобренных запросов на изменения, которые влияют на управление закупками, включая влияние на стоимость или расписание. • Базовое расписание. При наличии отставаний, которые влияют на общее исполнение проекта, возможно, потребуется обновление базового расписания для отражения текущих ожиданий. • Базовый план по стоимости. При наличии изменений, которые влияют на общую стоимость проекта, возможно, потребуется обновление базового плана по стоимости для отражения текущих ожиданий. 12.3.3.4 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего, закупочную документацию. Закупочная документация может включать в себя договор на закупку со всеми относящимися к нему расписаниями; запрошенные, но не одобренные изменения договора и одобренные запросы на изменения. Закупочная документация также включает в себя любую подготовленную продавцом техническую документацию и другие документы, содержащие информацию об исполнении работ, например, поставляемые результаты, отчеты продавца об исполнении, гарантийные обязательства, финансовые документы, в том числе счета и записи о проведенных платежах, а также результаты инспекций, предусмотренных договором. 12.3.3.5 Обновления активов процессов организации Элементы активов процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: |