Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
13.2.3 Планирование управления заинтересованными сторонами: выходы 13.2.3.1 План управления заинтересованными сторонами План управления заинтересованными сторонами является компонентом плана управления проектом (см. раздел 4.2.3.1) и определяет стратегии управления, необходимые для результативного вовлечения заинтересованных сторон. План управления заинтересованными сторонами может быть формальным и неформальным, детализированным или задавать лишь общие рамки, в зависимости от потребностей проекта. В дополнение к данным из реестра заинтересованных сторон план управления заинтересованными сторонами зачастую также содержит: • желаемый и текущий уровень вовлечения ключевых заинтересованных сторон; • объем и воздействие изменения на заинтересованные стороны; • выявленные взаимосвязи и потенциальное пересечение заинтересованных сторон; • требования заинтересованных сторон к коммуникациям на текущей фазе проекта; • сведения о распространяемой среди заинтересованных сторон информации, включая язык, формат, содержание и степень детализации; • причину распространения данной информации и ожидаемое влияние на уровень вовлечения заинтересованных сторон; • время и периодичность распространения требуемой информации заинтересованным сторонам; • метод обновления и уточнения плана управления заинтересованными сторонами по мере продвижения и развития проекта. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 404 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Руководители проекта должны понимать деликатный характер плана управления заинтересованными сторонами и принимать необходимые меры предосторожности. Например, информация о заинтересованных сторонах, которые сопротивляются проекту, может иметь потенциально разрушительные последствия, и рассматривать возможность распространения такой информации следует с особым вниманием. Обновляя план управления заинтересованными сторонами, следует пересматривать корректность исходных допущений, чтобы обеспечить неизменную точность и актуальность. 13.2.3.2 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • расписание проекта, • реестр заинтересованных сторон. 13.3 Управление вовлечением заинтересованных сторон Управление вовлечением заинтересованных сторон — процесс коммуникации и работы с заинтересованными сторонами с целью соответствия их потребностям/ожиданиям, реагирования на проблемы по мере их возникновения и способствования соответствующему вовлечению заинтересованных сторон в операции проекта на протяжении жизненного цикла проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет руководителю проекта увеличить поддержку и минимизировать сопротивление заинтересованных сторон, значительно повышая шансы на достижение успеха проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 13-8. На рис. 13-9 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления заинтересованными сторонами .2 План управления коммуникациями .3 Журнал изменений .4 Активы процессов организации .1 Методы коммуникаций .2 Навыки межличностного общения .3 Навыки управления .1 Журнал проблем .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта .5 Обновления активов процессов организации Рис. 13-8. Управление вовлечением заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, а также выходы 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 405 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13 Управление заинтересованными сторонами проекта 13.2 П а а а а а - а • Журнал проблем • Запросы на изменения • Обновления документов проекта • Обновления плана управления проектом • План управления заинтересованными сторонами • Журнал изменений • План управления коммуникациями • Обновления активов процессов организации • Активы процессов организации 4.5 И а 10.1 П а а а а 4.5 И а 4.2 Ра а а а а а 9.4 У а а а П / а а Д а 13.3 Управление вовлечением заинтересован- ных сторон 10.3 К а 13.4 К а а - Рис. 13-9. Диаграмма потоков данных управления вовлечением заинтересованных сторон Управление вовлечением заинтересованных сторон включает в себя такие действия как: • вовлечение заинтересованных сторон на определенных стадиях проекта для понимания или подтверждения их постоянной приверженности успеху проекта; • управление ожиданиями заинтересованных сторон в рамках переговоров и коммуникаций, обеспечивающее достижение целей проекта; • урегулирование потенциальных беспокоящих вопросов, которые еще не стали проблемами, и предупреждение будущих проблем, которые могут сформулировать заинтересованные стороны. Такие беспокоящие вопросы необходимо выявлять и обсуждать как можно раньше для оценки связанных с ним рисков проекта; • прояснение и разрешение выявленных проблем. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 406 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Управление вовлечением заинтересованных сторон помогает увеличить вероятность успеха проекта, обеспечивая понимание заинтересованными сторонами целей, задач, выгод и рисков, связанных с проектом. Это позволяет им быть активными сторонниками проекта и помогать в управлении работами и принятии решений по проекту. В результате предвидения реакции людей на проект могут быть предприняты проактивные действия для того, чтобы заручиться поддержкой или минимизировать отрицательные воздействия. Обычно заинтересованные стороны могут оказывать наибольшее влияние на проект на начальных стадиях, затем по мере развития проекта возможность влияния постепенно снижается. Руководитель проекта отвечает за вовлечение и управление различными заинтересованными сторонами в рамках проекта, при необходимости он может обращаться за помощью к спонсору проекта. Активное управление вовлечением заинтересованных сторон снижает риск недостижения проектом своих целей и задач. 13.3.1 Управление вовлечением заинтересованных сторон: входы 13.3.1.1 План управления заинтересованными сторонами Описан в разделе 13.2.3.1. План управления заинтересованными сторонами предоставляет руководство по тому, как различные заинтересованные стороны могут быть наилучшим образом вовлечены в проект. План управления заинтересованными сторонами описывает методы и технологии, используемые для коммуникаций с заинтересованными сторонами. Данный план используется для определения уровня взаимодействия между различными заинтересованными сторонами и в совокупности с другими документами помогает выбрать стратегию для определения заинтересованных сторон и управления ими на всем протяжении жизненного цикла проекта. 13.3.1.2 План управления коммуникациями Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями предоставляет руководство и информацию по управлению ожиданиями заинтересованных сторон. Используемая информация включает в себя, среди прочего: • требования заинтересованных сторон к коммуникациям; • сведения о передаваемой информации, включая язык, формат, содержание и степень детализации; • причину распространения информации; • лицо или группы лиц, которые будут получать информацию; • процесс эскалации. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 407 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13 13.3.1.3 Журнал изменений Описан в разделе 4.5.3.2. Журнал изменений используется для документирования изменений, возникающих в ходе проекта. О данных изменениях и их влиянии на проект в том, что касается сроков, стоимости и рисков, сообщается соответствующим заинтересованным сторонам. 13.3.1.4 Активы процессов организации Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления вовлечением заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего: • требования организации к коммуникациям, • процедуры управления проблемами, • процедуры контроля изменений, • историческую информацию о предыдущих проектах. 13.3.2 Управление вовлечением заинтересованных сторон: инструменты и методы 13.3.2.1 Методы коммуникаций Описаны в разделе 10.1.2.4. Методы коммуникаций, определенные для каждой заинтересованной стороны в плане управления коммуникациями, используются при управлении вовлечением заинтересованных сторон. Основываясь на требованиях заинтересованных сторон к коммуникациям, руководитель проекта решает как, когда и какие из данных методов коммуникаций должны быть использованы в проекте. 13.3.2.2 Навыки межличностного общения Руководитель проекта применяет навыки межличностного общения для управления ожиданиями заинтересованных сторон. Например: • построение доверительных отношений, • разрешение конфликтов, • активное слушание, • преодоление сопротивления изменениям. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 408 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13.3.2.3 Навыки управления Руководитель проекта применяет навыки управления для координации и согласованной работы группы с целью достижения целей проекта. Например: • достижение консенсуса в отношении целей проекта, • влияние на людей для поддержки проекта, • заключение соглашений для удовлетворения потребностей проекта, • изменение организационного поведения для принятия результатов проекта. 13.3.3 Управление вовлечением заинтересованных сторон: выходы 13.3.3.1 Журнал проблем Управление вовлечением заинтересованных сторон может привести к созданию журнала проблем. Данный журнал обновляется по мере выявления новых и разрешения текущих проблем. 13.3.3.2 Запросы на изменения Управление вовлечением заинтересованных сторон может привести к запросам на изменение продукта или проекта. В соответствующих ситуациях они могут включать в себя корректирующие воздействия или предупреждающие действия в отношении самого проекта или взаимодействия с заинтересованными сторонами, на которых проект оказывает воздействие. 13.3.3.3 Обновления плана управления проектом Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего, план управления заинтересованными сторонами. Он обновляется в том случае, если определены новые требования или выявлены изменения прежних требований заинтересованных сторон. Например, некоторые виды коммуникаций могут стать ненужными, неэффективный метод коммуникаций может быть заменен другим, либо может быть выявлено новое требование к коммуникациям. План также обновляется в результате урегулирования беспокоящих вопросов и решения проблем. Например, может быть определено, что у заинтересованной стороны имеются дополнительные потребности в информации. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 409 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13 13.3.3.4 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего реестр заинтересованных сторон. Данный реестр обновляется по мере изменения информации о заинтересованных сторонах, когда выявляются новые заинтересованные стороны, либо когда зарегистрированные стороны больше не участвуют в проекте или больше не подвержены его воздействию, либо в тех случаях, когда требуются другие обновления, связанные с конкретными заинтересованными сторонами. 13.3.3.5 Обновления активов процессов организации Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • Извещения заинтересованных сторон. Заинтересованным сторонам может предоставляться информация о решенных проблемах, одобренных изменениях и общем статусе проекта. • Отчеты по проекту. Формальные и неформальные отчеты по проекту описывают статус проекта и включают в себя извлеченные уроки, журналы проблем, отчеты о закрытии проекта и выходы из других областей знаний (главы 4–12). • Презентации проекта. Информация, формально или неформально предоставляемая командой проекта некоторым или всем заинтересованным сторонам проекта. • Записи проекта. Записи проекта включат в себя корреспонденцию, заметки, протоколы совещаний и другие документы, описывающие проект. • Обратную связь от заинтересованных сторон. Информация, получаемая от заинтересованных сторон и связанная с операциями проекта, может распространяться и использоваться для изменения или улучшения будущего исполнения проекта. • Документацию по извлеченным урокам. Документация включает в себя анализ первопричин возникших проблем, обоснование выбранных корректирующих воздействий и другие типы извлеченных уроков по управлению заинтересованными сторонами. Извлеченные уроки документируются и распространяются, а также становятся частью исторической базы данных как проекта, так и исполняющей организации. 13.4 Контроль вовлечения заинтересованных сторон Контроль вовлечения заинтересованных сторон — процесс мониторинга всех взаимоотношений заинтересованных сторон проекта и корректировки стратегий и планов для вовлечения заинтересованных сторон. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он сохраняет или повышает эффективность и результативность действий по вовлечению заинтересованных сторон по мере развития проекта и изменения окружающей среды проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 13-10. На рис. 13-11 показана диаграмма потоков данных процесса. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 410 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления проектом .2 Журнал проблем .3 Данные об исполнении работ .4 Документы проекта .1 Системы управления информацией .2 Экспертная оценка .3 Совещания .1 Информация об исполнении работ .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта .5 Обновления активов процессов организации Рис. 13-10. Контроль вовлечения заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, а также выходы Управление заинтересованными сторонами проекта 13.3 У а а а - • Запросы на изменения • Информация об исполнении работ • Обновления активов процессов организации • Журнал проблем • Обновления плана управления проектом • План управления проектом • Данные об исполнении работ • Документы проекта • Обновления документов проекта 4.2 Ра а а а а а 4.3 Р а а а а 4.4 М а а 4.5 И а П / а а Д а 13.4 Контроль вовлечения заинтересован- ных сторон Рис. 13-11. Диаграмма потоков данных контроля вовлечения заинтересованных сторон Действия по вовлечению заинтересованных сторон включены в план управления заинтересованными сторонами и выполняются в течение жизненного цикла проекта. Вовлечение заинтересованных сторон подлежит постоянному контролю. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 411 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13 13.4.1 Контроль вовлечения заинтересованных сторон: входы 13.4.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом используется для разработки плана управления заинтересованными сторонами, который описан в разделе 13.2.1.1. Информация, используемая для контроля вовлечения заинтересованных сторон, включает в себя среди прочего: • выбранный для проекта жизненный цикл и процессы, которые будут применяться в каждой фазе; • порядок выполнения работ для достижения целей проекта; • то, как будут удовлетворены требования в отношении человеческих ресурсов и как будут определены и структурированы роли, сферы ответственности, отношения подотчетности и обеспечение персоналом в рамках проекта; • план управления изменениями, документирующий порядок мониторинга и контроля изменений; • потребности в коммуникациях между заинтересованными сторонами проекта и методы их реализации. 13.4.1.2 Журнал проблем Описан в разделе 13.3.3.1. Журнал проблем обновляется по мере выявления новых и решения текущих проблем. 13.4.1.3 Данные об исполнении работ Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ — это первичные наблюдения и измерения, выявленные во время операций, предпринимаемых для выполнения работ проекта. В рамках различных процессов контроля проводится сбор результатов измерений операций и поставляемых результатов проекта. Данные обычно рассматриваются как самый низкий уровень абстракции, из которого информация извлекается в рамках других процессов. Примеры данных об исполнении работ включают в себя процентные данные о выполненной работе, показатели технического исполнения, даты старта и финиша операций расписания, количество запросов на изменения, количество дефектов, фактическую стоимость, фактическую длительность и т. д. |