Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 386 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • Корреспонденцию. Условия и положения договора часто требуют письменного документирования определенных аспектов коммуникаций между продавцом и покупателем, например потребность в предупреждениях о неудовлетворительном исполнении и запросов на изменение или уточнение договора. Сюда могут включаться содержащиеся в отчетах результаты проведенных покупателем аудитов и инспекций, которые указывают на те недостатки, которые продавцу следует исправить. Помимо конкретных требований договора к документации, обе стороны ведут полные и точные записи всех письменных и устных коммуникаций по договору, а также предпринятых действий и принятых решений. • Расписания и запросы платежей. Все платежи должны проводиться в соответствии с условиями и положениями договора на закупку. • Документацию по оценке исполнения договора продавцом. Документация по оценке исполнения договора продавцом подготавливается покупателем. Такие оценки исполнения документируют способность продавца продолжать выполнение работ по текущему договору, указывают, может ли продавец быть допущен к выполнению работ для будущих проектов, или оценивают, насколько хорошо продавец выполняет работу по проекту. Данные документы могут являться основанием для досрочного прекращения действия договора с продавцом или определения порядка администрирования штрафных санкций и применения вознаграждений или поощрений, предусмотренных договором. Результаты данных оценок исполнения также могут быть включены в соответствующие списки квалифицированных продавцов. 12.4 Закрытие закупок Закрытие закупок — процесс завершения каждой закупки проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в документировании соглашений и соответствующей документации для будущего использования. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 12-8. На рис. 12-9 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления проектом .2 Закупочная документация .1 Аудиты закупок .2 Переговоры по закупкам .3 Система управления записями .1 Закрытые закупки .2 Обновления активов процессов организации Рис. 12-8. Закрытие закупок: входы, инструменты и методы, а также выходы 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 387 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 Управление закупками проекта 12.4 Закрытие закупок 12.1 П а а а а а • Обновления активов процессов организации • Закупочная документация • План управления проектом • Закрытые закупки 4.2 Ра а а а а а П / а а Рис. 12-9. Диаграмма потоков данных при закрытии закупок Процесс закрытия закупок также включает в себя такие административные действия, как полное урегулирование открытых претензий, обновление записей для отражения окончательных результатов и архивирование такой информации для будущего использования. При закрытии закупок рассматривается каждый договор, имеющий отношение к проекту или фазе проекта. В проектах, состоящих из нескольких фаз, условия договора могут применяться только к определенной фазе проекта. В таких случаях процесс закрытия закупок закрывает только те закупки, которые применимы к этой фазе проекта. Неразрешенные претензии могут передаваться для судебного рассмотрения после закрытия. Условия и положения договора могут предписывать определенные процедуры закрытия соглашения. Процесс закрытия закупок поддерживает процесс закрытия проекта или фазы (раздел 4.6), обеспечивая выполнение или прекращение действия договорных соглашений. Досрочное прекращение действия договора является особым случаем закрытия закупки, который может быть вызван взаимным согласием обеих сторон, невыполнением обязательств одной из сторон или в интересах покупателя, если таковое предусмотрено в договоре. Права и ответственность сторон в случае досрочного прекращения действия договора содержатся в условиях прекращения действия договора. На основании данных условий и положений договора закупки, покупатель может иметь право расторгнуть весь договор или его часть по определенной причине или из соображений своего удобства в любое время. Однако в силу тех же условий и положений договора покупателю, возможно, придется компенсировать продавцу затраты, понесенные в фазе подготовки, а также стоимость всех завершенных и принятых работ, связанных с прекращенной частью договора. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 388 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12.4.1 Закрытие закупок: входы 12.4.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом включает в себя план управления закупками, в котором предоставлены данные и руководящие указания для закрытия закупок. 12.4.1.2 Закупочная документация В целях закрытия договора осуществляется сбор, индексирование и архивирование всей закупочной документации. Информация об исполнении расписания, содержания, качества и стоимости договора, а также вся документация по изменениям договора, записи о проведенных платежах и результаты инспекций заносятся в каталог. Данная информация может использоваться в качестве информации об извлеченных уроках и основы для оценки подрядчиков для будущих договоров. 12.4.2 Закрытие закупок: инструменты и методы 12.4.2.1 Аудиты закупок Аудит закупок является структурированным анализом процесса закупок, начиная с процесса планирования управления закупками и заканчивая контролем закупок. Целью аудита закупок является определение успехов и неудач, заслуживающих рассмотрения при подготовке или администрировании других договоров на закупку в рамках проекта или других проектов в исполняющей организации. 12.4.2.2 Переговоры по закупкам Во всех закупочных взаимоотношениях окончательное справедливое урегулирование всех неразрешенных проблем, претензий и споров путем переговоров является основной целью. В тех случаях, когда урегулирование не может быть достигнуто путем прямых переговоров, могут использоваться некоторые методы альтернативного разрешения споров, в том числе посредничество или арбитраж. Наименее предпочтительным вариантом, применяемым только в том случае, если все прочие закончились неудачей, является разбирательство в суде. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 389 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 12.4.2.3 Система управления записями Описана в разделе 12.3.2.7. Система управления записями используется руководителем проекта для управления закупочной документацией и записями по договору. Документация и корреспонденция по договору архивируется в рамках системы управления записями, как часть процесса закрытия закупок. 12.4.3 Закрытие закупок: выходы 12.4.3.1 Закрытые закупки Покупатель, обычно через своего уполномоченного администратора закупок, направляет продавцу формальное письменное извещение о завершении договора. Требования к формальному закрытию закупок обычно определяются в условиях и положениях договора и включаются в план управления закупками. 12.4.3.2 Обновления активов процессов организации Элементы активов процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • Архив закупок. Полный пакет проиндексированных договорных документов, в том числе закрытый договор, подготавливается и включается в окончательный архив проекта. • Приемку поставляемых результатов. Может потребоваться сохранение организацией документации о формальной приемке результатов, поставляемых продавцом. Процесс закрытия закупок обеспечивает выполнение данного требования к документации. Требования к формальной приемке поставляемых результатов и порядок разрешения споров по поставляемым результатам, не соответствующим требованиям, обычно указываются в тексте соглашения. • Документацию по извлеченным урокам. Извлеченные уроки, накопленный опыт и рекомендации по усовершенствованию процессов должны быть разработаны для архива проекта в целях совершенствования будущих закупок. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 391 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13 УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ СТОРОНАМИ ПРОЕКТА Управление заинтересованными сторонами проекта включает в себя процессы, необходимые для выявления людей, групп и организаций, которые могут оказывать или на которых может оказывать воздействие проект, для анализа ожиданий заинтересованных сторон и их воздействия на проект, а также для разработки соответствующих стратегий управления для эффективного вовлечения заинтересованных сторон в принятие решений и исполнение проекта. Управление заинтересованными сторонами также сосредотачивается на постоянной коммуникации с заинтересованными сторонами с целью понимания их потребностей и ожиданий, на реагировании на проблемы по мере их возникновения, на управлении конфликтующими интересами и на способствовании соответствующему вовлечению заинтересованных сторон в принятие решений и в операции проекта. Удовлетворенностью заинтересованных сторон следует управлять как одной из ключевых целей проекта. На рис. 13-1 представлена общая схема процессов управления заинтересованными сторонами проекта, которые включают в себя следующее: 13.1 Определение заинтересованных сторон — процесс выявления людей, групп и организаций, на которых может оказывать воздействие решение, операция или результат проекта или которые могут оказывать обратное воздействие, а также анализа и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности, взаимозависимостей, влияния и потенциального воздействия на успех проекта. 13.2 Планирование управления заинтересованными сторонами — процесс разработки соответствующих стратегий управления для эффективного вовлечения заинтересованных сторон на протяжении жизненного цикла проекта, основанных на анализе их потребностей, интересов и потенциального воздействия на успех проекта. 13.3 Управление вовлечением заинтересованных сторон — процесс коммуникаций и работы с заинтересованными сторонами с целью соответствия их потребностям/ожиданиям, реагирования на проблемы по мере их возникновения и способствования соответствующему вовлечению заинтересованных сторон в операции проекта на протяжении жизненного цикла проекта. 13.4 Контроль вовлечения заинтересованных сторон — процесс мониторинга всех взаимоотношений заинтересованных сторон проекта и корректировки стратегий и планов для вовлечения заинтересованных сторон. Данные процессы взаимодействуют друг с другом и с процессами из других областей знаний (подробное описание см. в разделе 3 и Приложении А1). У каждого проекта есть заинтересованные стороны, которые подвергаются воздействию проекта или могут оказывать воздействие на проект положительным или отрицательным образом. Некоторые заинтересованные стороны могут иметь ограниченные возможности влияния на проект, другие же могут иметь значительное влияние на проект и его ожидаемые результаты. Способность руководителя проекта правильно определять и надлежащим образом управлять такими заинтересованными сторонами может обусловить успех или неудачу проекта. 13 13 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 392 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание .1 Входы .1 Устав проекта .2 Закупочная документация .3 Факторы среды предприятия .4 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Анализ заинтересованных сторон .2 Экспертная оценка .3 Совещания .3 Выходы .1 Реестр заинтересованных сторон .1 Входы .1 План управления проектом .2 Реестр заинтересованных сторон .3 Факторы среды предприятия .4 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Экспертная оценка .2 Совещания .3 Аналитические методы .3 Выходы .1 План управления заинтересованными сторонами .2 Обновления документов проекта .1 Входы .1 План управления заинтересованными сторонами .2 План управления коммуникациями .3 Журнал изменений .4 Активы процессов организации .2 Инструменты и методы .1 Методы коммуникации .2 Навыки межличностного общения .3 Навыки управления .3 Выходы .1 Журнал проблем .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта .5 Обновления активов процессов организации Общая схема управления заинтересованными сторонами проекта 13.2 Планирование управления заинтересованными сторонами 13.1 Определение заинтересованных сторон .1 Входы .1 План управления проектом .2 Журнал проблем .3 Данные об исполнении работ .4 Документы проекта .2 Инструменты и методы .1 Системы управления информацией .2 Экспертная оценка .3 Совещания .3 Выходы .1 Информация об исполнении работ .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта .5 Обновления активов процессов организации 13.4 Контроль вовлечения заинтересованных сторон 13.3 Управление вовлечением заинтересованных сторон Рис. 13-1. Общая схема управления заинтересованными сторонами проекта 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 393 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13 13.1 Определение заинтересованных сторон Определение заинтересованных сторон — процесс выявления людей, групп и организаций, на которых может оказывать воздействие решение, операция или результат проекта или которые могут оказывать обратное воздействие, а также анализа и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности, взаимозависимостей, влияния и потенциального воздействия на успех проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет руководителю проекта определять соответствующий фокус для каждой заинтересованной стороны или группы заинтересованных сторон. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 13-2. На рис. 13-3 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 Устав проекта .2 Закупочная документация .3 Факторы среды предприятия .4 Активы процессов организации .1 Анализ заинтересованных сторон .2 Экспертная оценка .3 Совещания .1 Реестр заинтересованных сторон Рис. 13-2. Определение заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, а также выходы Управление заинтересованными сторонами проекта 13.1 Определение заинтересован- ных сторон 13.2 П а а а а а - а • Закупочная документация • Устав проекта • Реестр заинтересованных сторон • Реестр заинтересованных сторон • Активы процессов организации • Факторы среды предприятия 10.1 П а а а а 12.1 П а а а а а 12.1 П а а а а а 4.1 Ра а а а а а 5.2 С а 8.1 П а а а а 11.1 П а а а а 11.2 И а П / а а Рис. 13-3. Диаграмма потоков данных определения заинтересованных сторон проекта 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 394 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Заинтересованные стороны — лица, группы или организации, которые могут влиять, на которые могут повлиять или которые могут воспринимать себя подверженными влиянию решения, операции или результата проекта. Это лица и организации, например заказчики, спонсоры, исполняющая организация и общественность, которые активно участвуют в проекте или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Они также могут оказывать влияние на проект или на его поставляемые результаты. Заинтересованные стороны могут находиться на различных уровнях внутри организации и иметь разные уровни полномочий либо могут являться внешними по отношению к исполняющей организации проекта. В разделе 13.1.2.1 рассмотрены различные типы заинтересованных сторон проекта. Для успеха проекта критически важно определить заинтересованные стороны на ранней стадии проекта или фазы, а также проанализировать уровни их заинтересованности, их личные ожидания, а также их важность и влияние. Данная исходная оценка должна регулярно проверяться и обновляться. В большинстве проектов имеется большое число заинтересованных сторон, которое зависит от их объема, типа и сложности. Поскольку время руководителя проекта ограничено и должно использоваться как можно более эффективно, заинтересованные стороны должны быть классифицированы в соответствии с их интересами, влиянием и вовлеченностью в проект, учитывая тот факт, что воздействие или влияние заинтересованной стороны может не возникнуть или не проявиться вплоть до поздних стадий проекта или фазы. Это позволяет руководителю проекта сконцентрироваться на взаимоотношениях, необходимых для обеспечения успеха проекта. 13.1.1 Определение заинтересованных сторон: входы 13.1.1.1 Устав проекта Описан в разделе 4.1.3.1. Устав проекта может предоставлять информацию о внутренних и внешних сторонах, связанных с проектом и подверженных влиянию результата или исполнения проекта, например о спонсоре (спонсорах) проекта, заказчиках, членах команды, группах и отделах, участвующих в проекте, а также о других людях или организациях, на которых проект оказывает влияние. |