Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
13.4.1.4 Документы проекта Различные документы проекта, созданные в ходе процессов инициации, планирования, исполнения или контроля, могут быть использованы в качестве поддерживающих входов для контроля вовлечения заинтересованных сторон. Они включают в себя, среди прочего: 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 412 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • расписание проекта, • реестр заинтересованных сторон, • журнал проблем, • журнал изменений, • коммуникации проекта. 13.4.2 Контроль вовлечения заинтересованных сторон: инструменты и методы 13.4.2.1 Системы управления информацией Система управления информацией предоставляет руководителю проекта стандартный инструмент для сбора, хранения и распространения среди заинтересованных сторон информации о стоимости, ходе выполнения расписания и исполнении проекта. Она также позволяет руководителю проекта объединять отчеты из нескольких систем и облегчает распространение отчетов среди заинтересованных сторон проекта. Примерами форматов для распространения могут быть: отчеты в форме таблиц, анализ с помощью электронных таблиц и презентации. Для визуального представления информации об исполнении проекта могут использоваться графические возможности системы. 13.4.2.2 Экспертная оценка Для обеспечения всестороннего определения и внесения в список новых заинтересованных сторон может быть выполнена переоценка текущих заинтересованных сторон. Необходимо обращаться за мнением к группам или отдельным лицам, прошедшим специальное обучение или обладающим экспертизой в предметной области, таким как: • высшее руководство; • другие подразделения или лица в рамках организации; • ключевые заинтересованные стороны, которые были определены; • руководители проектов, работавшие над проектами из той же области (напрямую или с помощью извлеченных уроков); • эксперты по предметной области бизнеса или проекта; • отраслевые объединения и консультанты; • профессиональные и технические ассоциации, регулирующие органы и неправительственные организации. Экспертная оценка может быть получена с помощью индивидуальных консультаций (личные встречи, интервью) или с помощью обсуждений в формате группы экспертов (фокус-группы, опросы). 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 413 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13 13.4.2.3 Совещания Для обмена и анализа информации о вовлечении заинтересованных сторон проводятся совещания по обзору статуса. 13.4.3 Контроль вовлечения заинтересованных сторон: выходы 13.4.3.1 Информация об исполнении работ Информация об исполнении работ — это данные об исполнении, собранные в рамках различных процессов контроля, проанализированные в контексте и обобщенные на основе связей в различных областях. Таким образом, данные об исполнении работ были преобразованы в информацию об исполнении работ. Сами по себе данные не используются в процессе принятия решений, поскольку их значение может быть неверно истолковано. Информация об исполнении работ связана и контекстуализирована, она является надлежащей базой для решений в отношении проекта. Информация об исполнении работ распространяется в рамках процессов коммуникаций. Примеры информации об исполнении включают статус поставляемых результатов, статус реализации запросов на изменения и оценку прогнозов до завершения. 13.4.3.2 Запросы на изменения Анализ исполнения проекта и взаимодействия с заинтересованными сторонами часто генерирует запросы на изменения. Такие запросы на изменения обрабатываются в ходе процесса интегрированного контроля изменений (раздел 4.5) следующим образом: • рекомендованные корректирующие воздействия включают в себя изменения, которые должны привести ожидаемое будущее исполнение проекта в соответствие с планом управления проектом; • рекомендованные предупреждающие действия должны уменьшить вероятность негативного исполнения проекта в будущем. 13.4.3.3 Обновления плана управления проектом По мере вовлечения заинтересованных сторон в проект может быть проведена оценка общей результативности стратегии управления заинтересованными сторонами. При выявлении необходимых изменений в подходе или стратегии может потребоваться обновление затронутых разделов плана управления проектом для отражения данных изменений. Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 414 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • план управления изменениями, • план управления коммуникациями, • план управления стоимостью, • план управления человеческими ресурсами, • план управления закупками, • план управления качеством, • план управления требованиями, • план управления рисками, • план управления расписанием, • план управления содержанием, • план управления заинтересованными сторонами. 13.4.3.4 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • Реестр заинтересованных сторон. Данный реестр обновляется по мере изменения информации о заинтересованных сторонах, когда выявляются новые заинтересованные стороны, когда зарегистрированные стороны больше не участвуют в проекте или больше не подвержены его воздействию, либо в тех случаях, когда требуются другие обновления, связанные с конкретными заинтересованными сторонами. • Журнал проблем. Данный журнал обновляется по мере выявления новых и решения текущих проблем. 13 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ С ТОРОНАМИ ПРОЕК ТА 415 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 13 13.4.3.5 Обновления активов процессов организации Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • Извещения заинтересованных сторон. Заинтересованным сторонам может предоставляться информация о решенных проблемах, одобренных изменениях и общем статусе проекта. • Отчеты по проекту. Формальные и неформальные отчеты по проекту описывают статус проекта и включают в себя извлеченные уроки, журналы проблем, отчеты о закрытии проекта и выходы из других областей знаний (главы 4–12). • Презентации проекта. Информация, формально или неформально предоставляемая командой проекта некоторым или всем заинтересованным сторонам проекта. • Записи проекта. Записи проекта включат в себя корреспонденцию, заметки, протоколы совещаний и другие документы, описывающие проект. • Обратную связь от заинтересованных сторон. Информация, получаемая от заинтересованных сторон и связанная с операциями проекта, может распространяться и использоваться для изменения или улучшения будущего исполнения проекта. • Документацию по извлеченным урокам. Документация включает в себя анализ первопричин возникших проблем, обоснование выбранных корректирующих воздействий и другие типы извлеченных уроков по управлению заинтересованными сторонами. Извлеченные уроки документируются и распространяются, а также становятся частью исторической базы данных как проекта, так и исполняющей организации. 417 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание ПРИЛОЖЕНИЕ А1 – С ТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕК ТОМ ПРИЛОЖЕНИЕ A1 СТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Временный характер проектов указывает на определенное начало и окончание. Окончание наступает тогда, когда цели проекта достигнуты или когда проект прекращается в связи с тем, что его цели не будут или не могут быть достигнуты, либо когда в проекте больше нет необходимости. Управление проектом — это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектом осуществляется посредством надлежащего применения и интеграции логически сгруппированных процессов управления проектом. Управление проектом, как правило, включает в себя: • определение требований; • реагирование на различные потребности, сомнения и ожидания заинтересованных сторон по мере планирования и выполнения проекта; • установление и поддержание активных коммуникаций с заинтересованными сторонами; • уравновешивание конкурирующих ограничений проекта, которые включают в себя, среди прочего: ○ содержание, ○ качество, ○ расписание, ○ бюджет, ○ ресурсы, ○ риски. Условия конкретного проекта влияют на ограничения, на которых необходимо сосредоточить внимание руководителю проекта, и которые требуют эффективного применения и управления подходящими процессами управления проектом. 418 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание ПРИЛОЖЕНИЕ А1 – С ТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕК ТОМ A1.1 Что такое «стандарт»? Международная организация по стандартизации (International Organization for Standartization, ISO) и другие организации определяют стандарт как «документ, одобренный признанным учреждением, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики продуктов, процессов и услуг, для общего и постоянного использования, соответствие которым не является обязательным». (ISO/IEC 2:2004) [11] В октябре 1998 г. PMI был аккредитован в качестве разработчика стандартов Американским национальным институтом стандартов (American National Standards Institute, ANSI). Процессы, представленные в данном Приложении, которые описываются в Руководстве PMBOK® — Пятое издание, представляют собой стандарт управления проектом. A1.2 Структура данного стандарта Данный стандарт описывает суть процессов управления проектом с точки зрения интеграции процессов, их взаимодействия и целей, которым они служат. Для целей данного стандарта предполагается, что проект, руководитель проекта и команда проекта относятся к исполняющей организации. Процессы управления проектом разделяются на пять категорий, известных как группы процессов управления проектом (или группы процессов): • Группа процессов инициации. Процессы, выполняемые для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения авторизации на начало проекта или фазы. • Группа процессов планирования. Процессы, требуемые для установления содержания работ, уточнения целей и определения направления действий, требуемых для достижения целей проекта. • Группа процессов исполнения. Процессы, применяемые для выполнения работ, указанных в плане управления проектом, с целью соответствия спецификациям проекта. • Группа процессов мониторинга и контроля. Процессы, требуемые для отслеживания, анализа, а также регулирования исполнения проекта; выявления областей, требующих внесения изменений в план; и инициирования соответствующих изменений. • Группа процессов закрытия. Процессы, выполняемые для завершения всех операций в рамках всех групп процессов управления проектом в целях формального закрытия проекта или фазы. 419 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание ПРИЛОЖЕНИЕ А1 – С ТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕК ТОМ Группы процессов управления проектом связаны посредством выходов, которые они производят. Группы процессов редко бывают дискретными или однократными событиями; они происходят на протяжении всего проекта и накладываются друг на друга. Выход одного процесса, как правило, становится входом для другого процесса или является поставляемым результатом проекта, подпроекта или фазы проекта. Поставляемые результаты на уровне подпроекта или проекта можно назвать инкрементными поставляемыми результатами. Группа процессов планирования предоставляет группе процессов исполнения план управления проектом и документы проекта, по мере развития проекта она обычно создает обновления для плана управления проектом и документов проекта. Рис. A1-1 демонстрирует, каким образом взаимодействуют группы процессов, и показывает степень наложения в различные моменты. Если проект разделен на фазы, группы процессов взаимодействуют в рамках каждой фазы. Г а а а Г а а Г а Г а а Г а а С а Ф ВРЕМЯ Уровень взаимо- действия процессов Рис. A1-1. Взаимодействия групп процессов внутри проекта Примером подобного взаимодействия может служить завершение фазы проектирования, требующее приемки спонсором проектной документации. После этого проектная документация предоставляет описание продукта группам процессов планирования и исполнения в одной или нескольких последующих фазах. Когда проект разделен на фазы, надлежащее использование групп процессов способствует тому, чтобы проект был результативно доведен до завершения контролируемым образом. В проектах, состоящих из нескольких фаз, процессы повторяются в рамках каждой фазы, пока не будут выполнены критерии завершения фазы. 420 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание ПРИЛОЖЕНИЕ А1 – С ТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕК ТОМ A1.3 Группы процессов управления проектом Следующие разделы определяют и описывают пять групп процессов управления проектом, являющихся обязательными для каждого проекта. Эти пять групп процессов достаточно четко взаимосвязаны и обычно выполняются в каждом проекте, тесно взаимодействуя друг с другом. Они не зависят от прикладной области или конкретной отрасли. Отдельные группы процессов и отдельные процессы часто повторяются вплоть до окончания проекта и могут взаимодействовать в рамках группы процессов или с другими группами процессов. Суть данных взаимодействий различается от проекта к проекту и может проявляться или не проявляться в определенном порядке. Блок-схема процессов на рис. A1-2 кратко описывает основные зависимости и взаимодействия групп процессов и конкретных заинтересованных сторон. Процессы управления проектом связаны соответствующими входами и выходами, причем результат или выход одного процесса становится входом для другого, но не обязательно в одной группе процессов. Группы процессов не являются фазами жизненного цикла проекта. Фактически, все группы процессов могут быть осуществлены в течение одной фазы. Так как проекты разделены на отдельные фазы или подкомпоненты, такие как разработка концепции, анализ целесообразности, проектирование, прототипирование, создание, тестирование и т. д., все группы процессов обычно повторяются для каждой фазы или подкомпонента, как объяснено выше и показано на рис. A1-2. 421 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание ПРИЛОЖЕНИЕ А1 – С ТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕК ТОМ Группа процессов инициации Группа процессов мониторинга и контроля Группа процессов планирования Группа процессов исполнения Группа процессов закрытия И а а П / а а За а П а • План управления проектом • Решения «производить или покупать» • Критерии выбора поставщика • Поставляемые результаты • Запросы на изменения • Информация об исполнении работ • Выбранные продавцы • Принятые поставляемые результаты • Закупочная документация ПРИМЕЧАНИЕ. Темные пунктирные линии отражают взаимосвязи между группами процессов; светлые пунктирные линии являются внешними по отношению к группам процессов. • Предложения продавцов • Решение о заключении договора на закупки • Требования • Активы процессов организации • Факторы среды предприятия • Реестр заинтересованных сторон • Устав проекта • Закупочная документация • Описание работ проекта • Бизнес-кейс • Соглашения • Ресурсные календари • Конечный продукт, услуга или результат • Одобренные запросы на изменения • Результаты измерений в контроле качества • Отчеты об исполнении Д а Рис. A1-2. Взаимодействия процессов управления проектом 422 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание ПРИЛОЖЕНИЕ А1 – С ТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕК ТОМ Табл. A1-1 отражает отнесение 47 процессов управления проектом к 5 группам процессов управления проектом и 10 областям знаний по управлению проектом. Процессы управления проектом показаны в той группе процессов, в которой происходит большая часть их действия. Например, процесс, который обычно происходит в фазе планирования, отнесен к группе процессов планирования. Если подобный процесс обновлен процессом или действием группы процессов исполнения, он не считается новым процессом в группе процессов исполнения, а все еще является процессом или действием группы процессов планирования. Итеративный характер управления проектом означает, что процессы из любой группы могут быть использованы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Например, процесс реагирования на риски может привести к процессу количественного анализа рисков для оценки воздействия. 423 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание ПРИЛОЖЕНИЕ А1 – С ТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕК ТОМ Табл. A1-1. Разделение по группам процессов управления проектом и областям знаний 4. Управление интеграцией проекта 5. Управление содержанием проекта 6. Управление сроками проекта 7. Управление стоимостью проекта 8. Управление качеством проекта 9. Управление человеческими ресурсами проекта 10. Управление коммуникаци- ями проекта 11. Управление рисками проекта 12. Управление закупками проекта 13. Управление заинтересован- ными сторона- ми проекта Группы процессов управления проектом Области знаний Группа процессов инициации Группа процессов закрытия Группа процессов мониторинга и контроля Группа процессов исполнения Группа процессов планирования 4.1 Ра а а а а а 13.1 О а а 4.2 Ра а а а а а 5.1 П а а а а 5.2 С а 5.3 О а 5.4 С а ИСР 6.1 П а а а а а 6.2 О а 6.3 О а - а 6.4 О а а 6.5 О а а 6.6 Ра а а а а 7.1 П а а а 7.2 О а 7.3 О а 8.1 П а а а а 9.1 П а а а а 10.1 П а а а а 11.1 П а а а а 11.2 И а 11.3 Ка а а 11.4 К - а а 11.5 П а а а а а 12.1 П а а а а а 13.2 П а а а а а - а 4.3 Р а а а а 8.2 О а а 9.2 На а а 9.3 Ра а а 9.4 У а а а 10.2 У а а 12.2 П а 13.3 У а а а 4.4 М а а 4.5 И а 5.5 П а 5.6 К а 6.7 К а а 7.4 К 8.3 К а а 10.3 К а 11.6 К 12.3 К а 13.4 К а а 4.6 За а а 12.4 За а |