Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 369 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 • Понимание потребности. Насколько предложение продавца соответствует заданию на закупку? • Общая стоимость или стоимость жизненного цикла. Способен ли выбранный продавец предложить самую низкую совокупную стоимость владения (стоимость приобретения плюс эксплуатационные расходы)? • Технические возможности. Обладает ли продавец необходимыми техническими навыками и знаниями, или может ли он их приобрести? • Риск. Насколько большой риск содержится в описании работ, какая его часть будет возложена на выбранного продавца, и каким образом тот способен снизить риск? • Подход к управлению. Способен ли данный продавец успешно выполнить проект при имеющихся у него процессах и процедурах управления, или может ли он их развить? • Технический подход. Соответствуют ли предложенные продавцом технические методологии, методы, решения и услуги требованиям закупочной документации или с их помощью можно получить более высокие или низкие результаты, нежели ожидалось? • Гарантия. Какую гарантию продавец предлагает в отношении конечного продукта и на какой период времени? • Финансовые возможности. Обладает ли продавец необходимыми финансовыми ресурсами, или может ли он их получить? • Производственные мощности и заинтересованность. Обладает ли продавец производственными мощностями и заинтересован ли он в удовлетворении возможных будущих требований? • Тип и размер организации. Относится ли предприятие-продавец к определенному типу организации, например малый бизнес (социально значимое малое предприятие, специальные программы и т. д.) по классификации организации или в соответствии с государственной классификацией, если это оговорено как условие заключения соглашения? • Выполнение продавцами прошлых договоров. Каков прошлый опыт работы с выбранными продавцами? • Рекомендации. Может ли продавец предоставить рекомендации от предыдущих заказчиков, подтверждающие опыт работы продавца и его соответствие требованиям договора? • Права на интеллектуальную собственность. Отстаивает ли продавец права на интеллектуальную собственность, которую намерен использовать при изготовлении продуктов или предоставлении услуг в рамках проекта? • Права собственности. Заявляет ли продавец право собственности на используемые рабочие процессы и услуги или на продукты, которые будут произведены для данного проекта? 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 370 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12.1.3.5 Решения «производить или покупать» Анализ «производить или покупать» используется для принятия решения, лучше ли произвести определенный продукт или услугу силами команды проекта или их необходимо приобретать на стороне. Если принято решение производить предмет, план закупок может определять процессы и соглашения внутри организации. Решение покупать определяет аналогичные процессы достижения соглашения с поставщиком продукта или услуг. 12.1.3.6 Запросы на изменения Решение, которое подразумевает закупку товаров, услуг или ресурсов, обычно требует запроса на изменение. Другие решения во время планирования закупок также могут создать потребность в дополнительных запросах на изменения. Изменения плана управления проектом, его вспомогательных планов и прочих компонентов могут привести к появлению запросов на изменения, которые влияют на действия по закупкам. Запросы на изменения обрабатываются с целью проведения анализа и использования в рамках процесса интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.5). 12.1.3.7 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: • документацию по требованиям, • матрицу отслеживания требований, • реестр рисков. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 371 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 12.2 Проведение закупок Проведение закупок — процесс получения ответов от продавцов, выбора продавца и заключения договора. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении согласования ожиданий внутренних и внешних заинтересованных сторон путем заключения соглашений. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого проекта показаны на рис. 12-4. На рис. 12-5 показана диаграмма потоков данных процесса. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления закупками .2 Закупочная документация .3 Критерии выбора поставщика .4 Предложения продавцов .5 Документы проекта .6 Решения «производить или покупать» .7 Задание на закупку .8 Активы процессов организации .1 Конференция участников тендера .2 Методы оценки предложения .3 Независимые оценки .4 Экспертная оценка .5 Рекламирование .6 Аналитические методы .7 Переговоры по закупкам .1 Выбранные продавцы .2 Соглашения .3 Ресурсные календари .4 Запросы на изменения .5 Обновления плана управления проектом .6 Обновления документов проекта Рис. 12-4. Проведение закупок: входы, инструменты и методы, а также выходы 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 372 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • Выбранные продавцы Управление закупками проекта 12.2 Проведение закупок 12.1 П а а а а а 12.3 К а 4.1 Ра а а а а а • Активы процессов организации • Документы проекта • План управления закупками • Закупочная документация • Критерии выбора поставщика • Решения «производить или покупать» • Задание на закупку • Ресурсные календари • Запросы на изменения • Соглашения • Обновления плана управления проектом • Обновления документов проекта • Предложения продавцов 6.5 О а а 4.5 И а 6.4 О а а 4.2 Ра а а а а а 6.6 Ра а а а а 7.3 О а 9.3 Ра а а Д а Д а П / а а П а Рис. 12-5. Диаграмма потоков данных при проведении закупок В ходе процесса проведения закупок команда получает заявки или предложения и применяет заранее определенные критерии для выбора одного или нескольких продавцов, приемлемых и квалифицированных для выполнения работы. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 373 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 В отношении большинства закупаемых товаров весь процесс запроса предложений от продавцов и оценки данных предложений может повторяться. На основе предварительного предложения может быть составлен краткий список квалифицированных продавцов. Затем может быть проведена более детальная оценка на основе документа с более конкретными и полными требованиями, запрошенного у продавцов из краткого списка. Кроме того, описанные здесь инструменты и методы могут использоваться для выбора продавцов как по отдельности, так и в сочетании друг с другом. Например, система сравнения может использоваться для: • выбора одного продавца, который получит предложение подписать типовой договор; • определения последовательности проведения переговоров путем ранжирования всех предложений в соответствии с взвешенными оценками, присвоенными каждому из них. 12.2.1 Проведение закупок: входы 12.2.1.1 План управления закупками Описан в разделе 12.1.3.1. План управления закупками описывает порядок управления процессами закупки, начиная с разработки закупочной документации и заканчивая закрытием договора. 12.2.1.2 Закупочная документация Описана в разделе 12.1.3.3. Закупочная документация включает в себя журнал регистрации договоров и других соглашений. 12.2.1.3 Критерии выбора поставщика Описаны в разделе 12.1.3.4. Критерии выбора поставщика могут включать в себя информацию о требуемых способностях, возможностях и техническом опыте поставщика, о датах поставок, стоимости продукта, стоимости жизненного цикла и подходе к исполнению договора. 12.2.1.4 Предложения продавцов Предложения продавцов, подготовленные в ответ на пакет закупочной документации, составляют основу информации, которая используется оценочным органом для выбора одного или нескольких успешных участников тендера (продавцов). 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 374 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12.2.1.5 Документы проекта Описаны в разделе 11.5.3.2. Документы проекта, которые часто подлежат рассмотрению, включают в себя решения относительно договоров, связанные с рисками, которые содержатся в реестре рисков. 12.2.1.6 Решения «производить или покупать» Описаны в разделе 12.1.3.5. Организации, закупающие товары или услуги, анализируют потребность, выявляют ресурсы, а затем сравнивают стратегии закупок во время принятия решения о покупке. Организации также оценивают потребность в покупке продуктов, либо в их самостоятельном производстве. Факторы, влияющие на решения «производить или покупать», могут включать в себя: • основные возможности организации; • ценность, поставляемая поставщиками, удовлетворяющая потребность; • риски, связанные с удовлетворением потребности экономически эффективным способом; • возможность, сравниваемая в рамках группы поставщиков. 12.2.1.7 Задание на закупку Описано в разделе 12.1.3.2. Задание на закупку для поставщиков включает в себя четко оговоренные цели, требования и результаты, учитывая которые они могут предоставить количественно измеряемый ответ. Задание на закупку является важным элементом процесса закупки. При необходимости в ходе данного процесса его можно изменить до момента заключения окончательного соглашения. Задания на закупку могут включать в себя, среди прочего: • спецификации, • необходимое количество, • уровни качества, • данные об исполнении, • период исполнения, • место проведения работ, • другие требования. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 375 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 12.2.1.8 Активы процессов организации Описаны в разделе 2.1.4. Элементы активов процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс проведения закупок, включают в себя, среди прочего: • списки потенциальных и предварительно квалифицированных продавцов; • информацию о соответствующем прошлом опыте работы с продавцами, как хорошем, так и плохом; • предшествующие соглашения. В случае заключения предшествующего соглашения роли продавца и покупателя заранее определяются высшим руководством. В некоторых случаях продавец уже может работать в рамках договора, финансируемого покупателем или совместно обеими сторонами. Задачей покупателя и продавца в данном процессе является совместная подготовка задания на закупку, которое удовлетворяло бы требования проекта. Затем стороны проводят переговоры о заключении окончательного договора. 12.2.2 Проведение закупок: инструменты и методы 12.2.2.1 Конференции участников тендера Конференции участников тендера (иногда называемые «конференциями подрядчиков», «конференциями поставщиков» или «предтендерными конференциями») представляют собой встречи покупателя со всеми потенциальными продавцами, предшествующие предоставлению заявок или предложений. Целью таких конференций является обеспечение ясного единообразного понимания предъявляемых требований к предстоящим закупкам и недопущение привилегированного положения кого-либо из участников тендера. Для соблюдения принципа честности покупатели должны обязательно обеспечить условия, при которых все потенциальные продавцы могут выслушать все вопросы каждого отдельного потенциального продавца и все ответы покупателя. Обычно непредвзятость обеспечивается путем использования таких методов, как сбор вопросов от участников тендера или организация выездов на место проведения работ до проведения конференции участников тендера. Ответы на вопросы могут быть внесены в закупочную документацию в качестве поправок. 12.2.2.2 Методы оценки предложения При осуществлении сложных закупок, в которых выбор поставщика основывается на ответах продавцов на предварительно определенные взвешенные критерии, формальный процесс проведения оценок определяется политиками проведения закупок, принятыми покупателем. Оценочный комитет делает свой выбор, который затем должно одобрить руководство до заключения договора. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 376 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12.2.2.3 Независимые оценки В отношении многих приобретаемых товаров закупающая организация может по выбору либо подготовить свою собственную оценку, которая будет служить в качестве эталона для оценки предложенных ответов, либо обратиться за оценкой стоимости к стороннему профессиональному оценщику. Значительные различия в оценках стоимости могут указывать на то, что задание на закупку является неполным, неоднозначным, а также/или что потенциальные продавцы либо не понимают, либо не смогли в полной мере ответить на задание на закупку. 12.2.2.4 Экспертная оценка При оценке предложений продавцов может использоваться экспертная оценка. Предложения могут оцениваться многопрофильной командой экспертов, обладающих опытом в каждой из областей, затрагиваемых в закупочной документации и в предлагаемом договоре. В данном случае может пригодиться опыт в функциональных дисциплинах, таких как заключение договоров, юриспруденция, финансы, бухгалтерский учет, инжиниринг, конструирование, проведение исследований, разработка, продажи и производство. 12.2.2.5 Рекламирование Перечень потенциальных продавцов зачастую может быть расширен путем размещения рекламных объявлений в средствах массовой информации, таких как выбранные газеты или специализированные отраслевые издания. Некоторые организации используют онлайн-ресурсы для объявления конкурса среди поставщиков. На некоторые предметы закупки распространяются специальные требования действующего законодательства, предусматривающие их рекламирование в средствах массовой информации в качестве обязательной меры. Публикации объявлений в общедоступных средствах массовой информации или в Интернете является обязательным условием для предстоящих договоров, заключаемых государственными организациями. 12.2.2.6 Аналитические методы Закупки включают в себя определение потребности таким способом, чтобы с помощью своих предложений поставщики могли принести пользу. Для удовлетворения потребности аналитические методы могут помочь организациям оценить готовность поставщика обеспечить необходимое конечное состояние, определить ожидаемую стоимость для разработки бюджета, и избежать перерасхода средств в связи с изменениями. Изучая показатели исполнения в прошлом, команды могут выявить области, связанные с большим риском, которые требуют тщательного мониторинга для обеспечения успеха проекта. 12 – УПРАВЛЕНИЕ ЗАК УПК АМИ ПРОЕК ТА 377 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 12 12.2.2.7 Переговоры по закупкам В ходе переговоров по закупкам уточняется структура, требования и прочие условия покупок с целью достижения соглашения, устраивающего обе стороны до подписания договора. Окончательный текст договора отражает все достигнутые соглашения. В тексте договора оговариваются ответственность, полномочия на внесение изменений, соответствующие условия и применимое право, технические и управленческие подходы, права собственности, финансирование договора, технические решения, общее расписание, платежи и цена. В результате переговоров вырабатывается договор в виде документа, который могут исполнить и покупатель, и продавец. Переговоры по договорам в отношении сложных закупаемых товаров могут являться самостоятельным процессом с собственными входами (например, проблемы или открытые спецификации) и выходами (например, документированные решения). Что касается простых товаров, условия и положения договора могут быть установлены заранее и не подлежать обсуждениям. Такие условия только могут приниматься продавцом. Не обязательно, чтобы переговоры по договору возглавлял руководитель проекта. Руководитель проекта и другие члены команды управления проектом могут присутствовать во время переговоров для предоставления помощи, а также, при необходимости, для уточнения требований проекта к техническим, управленческим аспектам и вопросам качества. 12.2.3 Проведение закупок: выходы 12.2.3.1 Выбранные продавцы Выбранные продавцы — это те продавцы, которые были признаны конкурентоспособными по результатам оценки предложения или заявки и с которыми были проведены переговоры по поводу проекта договора, который станет фактическим договором после его заключения. Окончательное одобрение всех сложных закупок, связанных с высокими рисками и значимостью, как правило, требует их предварительного одобрения высшим руководством организации. 12.2.3.2 Соглашения Соглашение о закупке содержит основные положения и условия и может включать в себя другие пункты, которые определяет покупатель для указания того, что именно продавец должен произвести или предоставить. Команда управления проектом обязана обеспечить соответствие всех соглашений конкретным потребностям проекта при соблюдении политик организации в отношении процедур закупки. В зависимости от прикладной области, соглашение также может называться «договоренностью», «договором», «субподрядом» или «заказом на покупку». Независимо от сложности документа, договор является взаимным юридическим соглашением, обязывающим продавца предоставить покупателю указанные продукты, услуги или результаты, а покупателя — вознаградить продавца. Договор фиксирует юридические отношения, все споры по которым могут быть урегулированы в судебном порядке. Основные компоненты соглашения могут различаться, но в частности могут включать в себя следующее: |