Русский язык. северокавказский федеральный университет
 Скачать 1.34 Mb.
|
|
Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется, как распорядительная часть приказа, то есть состоит из пунктов с порядковой нумерацией. Пункт – по схеме: кому? что? в какой срок? – и может содержать только одно указание: РЕШИЛИ: Андреевой О. Г. завершить социологический анализ групп инвалидов микрорайона до 10.12.99 г Когда в одном пункте необходимо изложить несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При выборах должностных лиц указываются результаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре. С точки зрения полноты освещения хода событий протоколы делятся на краткие и полные. В кратких указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, его рекомендуется вести в случаях, когда:
Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, то есть содержать запись выступлений. Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу: Председатель (подпись) С.П.Вотиков Секретарь (подпись) А.Н.Аверина Договор – документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров: договор поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д. При приеме на работу – контракт. Какие бы отношения не оформлялись в виде договора, есть элементы текста, которые обязательны для каждого договора, без них документ будет неполным:
Деловые письма, под которыми подразумевается обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности. В зависимости от содержания: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, арбитражные и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д. Письма, направляемые вышестоящими подведомственным предприятиям и организациям содержат приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения. А наоборот – отчеты, запросы, пояснения, предложения и т.д. составляются только на фирменных бланках – лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами. Текст содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой. Если аспект содержания – выражение гарантии, то потребуется гарантийное письмо и т.д. под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающие вид, характер той или иной управленческой, производственной или профессиональной функции. Языковая формула гарантийного письма будет выражение «гарантируется», «оплату гарантируем» и т.п.; письма-напоминания – «напоминаем». По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним. Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.38−90. Этим стандартом определяется содержание и форма, а также место проставления на бланке документа реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если есть), подписание, отметка о составителе. Распространилось мнение, что деловые письма теряют свою актуальность, особенно в связи с распространением телефаксовой формы передачи информации и электронной почты. Информация, передаваемая по факсу или по электронной почте, предварительно должна быть оформлена на бумаге по существу в виде делового письма со всеми необходимыми реквизитами. Сопроводительное письмо (СП) подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. СП, копия которого остается в деле текущего хранения, используются как средство контроля исполнения документа и его сохранности. Пример: Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр социальной помощи семье. Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес. Приложение: договор об аренде на 8 л. в 3 экз. Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам. Гарантировать можно оплату труда, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д. Гарантийное письмо состоит из двух частей: выражения просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях – только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций подписывают руководитель и бухгалтер. Должна проставляться основная печать организации. Пример гарантийного письма: Просим произвести текущий ремонт помещений Центра социальной помощи семье. Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой. Наш расчетный счет №__________ в ___________ отделении банка. Приложение: смета на 3 л. в 2 экз. Директор (подпись) А.П.Петров Гл.бухгалтер (подпись) О.Н.Иванова. Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно. Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Пример текста: Приглашаем Вас принять участие в работе международной конференции «Региональные проблемы организации туристической деятельности и подготовки специалистов по сервису и туризму в рыночных условиях», которая состоится в актовом зале Ставропольского государственного университета 7−11 сентября 2014 года. Тезисы докладов объемом 1 машинописная страница через 1,5/2 интервала должны быть получены не позднее 1 июня 2014 года, в противном случае доклад будет не включен в программу конференции. Рассмотрение писем граждан – важный участок работы большинства государственных органов, общественных организаций и ответственных должностных лиц. Основные группы:
С точки зрения составления текста наибольшую трудность представляет ответ на жалобу. Повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но во всех случаях ответ должен быть объективным и по существу. Текст ответного документа состоит из трех логических элементов – ссылка на содержание письма заявителя, ход рассмотрения вопросов, результат рассмотрения. Начинать текст рекомендуется с соответствующей по этикету формы обращения, а заканчивать (в случае определенной степени вины администрации в причинении материального или морального ущерба гражданину) – принесением извинений. Пример: Официально-деловой стиль реализуется почти исключительно в письменной форме, устными могут быть такие его жанры, как доклады на деловых совещаниях, выступления на заседаниях, служебный диалог. 19.4 Лексика, морфология и синтаксис официально-делового стиля Лексика официально-делового стиля
4)Абберевиатуры (Минпрос, технадзор и т.п.).
Морфология официально-делового стиля Морфологические особенности делового стиля складываются, как и в других стилях, из частотности употребления определенных разрядов слов. 1) В деловом стиле преобладают имена существительные (т.е. именной характер), особенно отглагольные. Они чаще всего обозначают людей по профессии и должности: наниматель, усыновитель, свидетель. Причем, такие существительные употребляются преимущественно в м.р.: свидетель Иванова и т.п. 2) Отглагольные существительные входят в устойчивые сочетания: выполнение решений, принятие постановлений; образуют словосочетания с неполнозначными глаголами: принимать участие, выразить сожаление; оказать содействие. 3)Активна форма родительного падежа зависимых существительных (форма − «нанизывание»): подготовлено помещение для хранения инвентаря. 4) Наблюдается самый высокий процент среди других функциональных стилей употребления инфинитива. Особенно в значении императива (повелительное наклонение глагола): зачислить, уволить, назначить, а также в сочетании со словами: необходимо, рекомендуется и др. Нередко соотношение инфинитива и др. глагольных форм достигает пропорции: 5:1 (Ср.: в научном стиле − 1:5). Большинство деловых документов имеют целевую установку, этим и объясняется употребление инфинитива. Из спрягаемых форм чаще всего употребляется настоящее время со значением предписания (сообщаю, прошу, приказываю и т.п.). 5) Собирательные числительные в деловой речи заменяются количественными; 6) Местоимения редко заменяют существительными, даже при тавталогии; 7) Частотно употребление сложных отыменных предлогов в целях, в силу, на предмет и т.д. 8) Тенденция к замене простых предлогов: из-за, по − именными: ввиду, согласно, в связи и т.п. Частотность предлога «по» со значением «причины»: по семейным обстоятельствам, по болезни. 9) Наблюдается использование прописной буквы в личном и притяжательном местоимении, так называемая, вежливая форма: Вас, Вашего согласия. 10) Частотно использование кратких прилагательных модального характера со значением долженствования: должен, обязан, необходим, подотчетен и т.п. 11) Частотно использование специальных сочинительных союзов − а равно, а также, как так. Синтаксис официально-делового стиля Для деловой речи свойственен особый способ изложения, который сводит на нет такие известные способы, как повествование, рассуждение, описание. Их элементы могут встречаться в деловых бумагах, однако не наблюдается в чистом виде. Скорее всего, следует говорить об акцентированной констатации, утверждении. Названные особенности отражаются в синтаксическом строе деловой речи. 1)Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) −определенно-личные: В целях... необходимо выделить ...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание... 2) Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкциями типа: ... выполнили план, что позволяет... 3) Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (в порядке надзора и т.п.) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные предложения места и времени вообще малоупотребительны. 4) Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено: а) распространенностью предложений; очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа): Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Николаева И. И. на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия; б) обилием предложения с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать 20-ти и более); крайним случаем сложных перечислений является рубрицированные построения типа ... постановляет: 1. Определить ... а) ...; б)...; в)...; 2. Организовать... ; 3. Назначить..., Причем каждая рубрика может быть любой сложности; рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов. На размеры предложения в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используется только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивируемыми отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко; причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа: исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что... 5) Активное использование страдательных конструкций: представляется возможность..., комиссией было обнаружено...; и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица. 6) Использование нетипичных для других языковых стилей способов слово изменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как «закончить строительством», «принять с хорошим качеством» и т.п. Однако этих оборотов следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления. Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка − и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т.е. особый функциональный стиль. Языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации. Деловая речь накопила огромное число проведенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему или пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих страндартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно обличает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом. Итак, официально-деловой стиль − это наиболее замкнутая языковая система, направленная на реализацию информативной и воздействующей функций. |