Текст учебников-5. Слайд 1 Титульный лист Слайд 2 Содержание Слайд 3
 Скачать 3.2 Mb.
|
|
Слайд 213 Использование MS Excel [миз икˈсел] в задачах финансового менеджмента. Продолжение Рассмотрим следующую, не менее важную задачу для финансового менеджмента — бюджетирование. Заметим, что в экономической литературе часто смешиваются понятия финансового планирования и бюджетирования. Не претендуя на открытие, определим, что финансовое планирование — это методика расчетов для прогнозирования результатов деятельности. Бюджетирование же является процессом подготовки плановых данных с последующим контролем результатов деятельности. Бюджетирование подразумевает работу специалистов различных служб по подготовке данных, соединяющихся затем в общий финансовый план организации. Можно выделить четыре основных этапа бюджетного процесса на предприятии. Первый этап, или первая операция, — это подготовка бюджета каждого подразделения ответственным специалистом. Далее следует объединение данных в общий финансовый план, расчет и анализ результатов планирования. Затем необходимо провести операцию 43 6 внесения корректировок для достижения целевых показателей. Завершающая операция — это контроль исполнения бюджета на уровне каждого подразделения и в целом по организации. Существует целый класс программных продуктов для поддержки процесса бюджетирования в крупных организациях и холдинговых структурах. Такие программы обычно требуют значительных материальных затрат при внедрении и поддержке, но объективно оценить экономический эффект от их внедрения бывает тяжело. Основным преимуществом таких программ перед электронными таблицами является удобство консолидации бюджетов в единый файл и работа в многопользовательском режиме. Недостатки использования электронных таблиц для распределенной многопользовательской работы общеизвестны. В задачах бюджетирования эти особенности проявляются в полной мере. Отметим, во-первых, сложность защиты структуры данных от изменения. Во-вторых, это трудности при консолидации данных в конечный финансовый план. Для этого требуется копирование, связи с внешними файлами или автоматизированный импорт. Следующий общеизвестный недостаток — это ненадежность связанных файлов MS Excel [миз икˈсел]: ссылки легко теряют правильные адреса при неаккуратной работе. Также существует вероятность некорректного исправления формул консолидации. И как последний недостаток отметим ошибки и ограничения MS Excel [миз икˈсел] при многопользовательском режиме работы с одним файлом. Кроме того, MS Excel [миз икˈсел] не поддерживает мощные механизмы анализа данных в сводных отчетах и диаграммах, основанных на собственных таблицах, гораздо удобнее построена работа с внешними базами данных. Тем не менее большинство компаний, как небольших, так и крупных, все же используют MS Excel [миз икˈсел] для подготовки и 43 7 консолидации бюджетов подразделений, считая это оправданным с экономической точки зрения.Такой подход, скорее всего, рационален. При некоторой степени автоматизации многие недостатки электронных таблиц можно снизить до приемлемого уровня.Желательно автоматизировать отдельные функции. Например такие, как импорт бюджетов подразделений данных в конечный файл финансового планирования и импорт данных из учетных систем для план-фактного анализа. Также необходимо автоматизировать подготовку данных для многомерного анализа. В принципе, MS Excel [миз икˈсел] включает в себя некоторые методы защиты данных и распределенной работы.Функции консолидации данных по кодам также могут существенно упростить сбор информации в единый файл. А при помощи макросов на VBA [ви- би-ей] можно написать достаточно «умную» процедуру импорта. Знание и использование всех этих средств может существенно упростить процесс бюджетирования на предприятии. Существует ряд тиражируемых и индивидуальных разработок, совмещающих принципы безопасного хранения информации в базах данных и их анализа при помощи Excel [икˈсел].Так, в частности, работает известная система бюджетирования PALO[ˈпэлoу]. Слайд 214 Использование MS Excel [миз икˈсел] в задачах финансового менеджмента. Продолжение Далее рассмотрим следующую задачу финансового менеджмента – анализ данных из внешних систем. Преимущества и недостатки использования MS Excel [миз икˈсел] при анализе данных из внешних источников представлены на данном слайде. 43 8 MS Excel [миз икˈсел] предоставляет множество вариантов доступа к внешним данным. Обычно такие данные представляют собой очень большие массивы структурированной информации. Чаще всего используется прямой доступ к корпоративным базам данных, управляющихся серверными системами. Могут также использоваться различные промежуточные хранилища данных, например, из-за ограничений на прямой доступ в учетную систему. Можно получить доступ к таким данным напрямую как через универсальные механизмы, такие как ADO [эˈду], ODBC [oу-ди-би-си], так и скопировав информацию непосредственно на лист электронных таблиц. В любом случае MS Excel [миз икˈсел] предоставляет мощные инструменты анализа, де-факто являясь стандартом многомерной обработки данных и виртуальных кубов. Параллельно с анализом данных из внешних систем MS Excel [миз икˈсел] дает возможность подготовки данных для внешних систем. Преимущество в данном случае заключается в высокой производительности электронных таблиц при использовании методов копирования и одновременного ввода в диапазоны. Недостаток проявляется в зависимости от интерфейса внешних систем. Скажем сразу: задача немного странная, но на практике встречается не так уж редко.Учетные или другие аналитические программы обычно предоставляют ограниченный интерфейс для ввода исходной информации. То есть имеется возможность изменять только одну активную запись, наборы чисел вводятся также по одному, нет копирования диапазонов табличных данных.Также могут быть ограничены вычислительные функции, например, надо вводить вручную несколько чисел, которые на самом деле связаны между собой формулой. MS Excel [миз икˈсел] может быть использован в этом случае как 43 9 промежуточный интерфейс для заполнения и вычисления диапазонов табличных значений.Затем, в лучшем случае, во внешнюю программу можно скопировать такой набор данных целиком, либо, что хуже, по одной записи. Но даже это на практике обычно осуществляется быстрее, чем непосредственный ввод в учетную программу. Кроме ручного копирования, при помощи методов автоматизации MS Excel [миз икˈсел] можно настроить обмен данных с внешними системами как в одну, так и в другую сторону.Например, таким образом работают отчеты популярных систем бюджетирования PALO [ˈпэлoу] и COGNOS [си-oу-джи-ен-oу-ес]. Вероятно, в других системах тоже предусмотрена подобная возможность. При редактировании данных на листе отчета MS Excel [миз икˈсел] данные записываются непосредственно во внешнее хранилище. Слайд 215 Использование MS Excel [миз икˈсел] в задачах финансового менеджмента. Продолжение Следующая важная задача, решение которой возможно в MS Excel [миз икˈсел], — это калькуляция себестоимости. Преимущества и недостатки представлены на данном слайде. Калькуляция себестоимости продукции — стандартная задача финансового менеджмента, решаемая практически на любом предприятии. Обычно она выступает в качестве основного метода ценообразования на товары, услуги, проектные работы.Существуют различные методы расчета издержек производства и реализации. Здесь мы будем говорить только о плановой калькуляции себестоимости, так как учетные программы считают фактические калькуляции автоматически. Заметим также, что блок расчета прямых затрат, являющийся по сути калькуляцией себестоимости продукции и товарных групп, составляет, пожалуй, самую сложную часть финансового плана. Он часто решается отдельно от основного файла 44 0 финансовой модели. В калькуляции себестоимости по методу «директ-костинг» расчеты ведутся только на уровне прямых затрат. Используется понятие спецификации или рецептуры изделия, описывающее состав готового продукта. Для производственных предприятий спецификации обычно включают несколько уровней вхождения компонентов один в другой. Например: полуфабрикаты, полупродукты, переделы. Более простые типы бизнеса, например торговля, также используют спецификации прямых затрат на закупку и реализацию продукции. Это может быть транспорт, погрузо-разгрузочные работы, таможенная очистка, документальное оформление и тому подобное. Задача формирования плановых калькуляций часто решается в электронных таблицах. Для простых одноуровневых спецификаций это вполне допустимое и зачастую оптимальное решение. В файле MS Excel [миз икˈсел] формируются единый справочник цен закупки и таблицы компонентов спецификации.Основной расчет состоит из достаточно простых формул поиска данных и суммирования итогов. Для многоуровневых спецификаций подобный простой подход может быть использован только тогда, когда есть четкая зависимость уровней полуфабрикатов, то есть вхождения один в другой. На практике часто такая возможность отсутствует: полуфабрикаты используются на разных уровнях компонентов готовых изделий и последовательность вычислений должна постоянно меняться. В принципе, организовать такую универсальную структуру также можно при помощи стандартных формул Excel [икˈсел], но расчет становится достаточно сложным и непрозрачным. При расчете полной себестоимости к полученной себестоимости на уровне прямых переменных затрат добавляются постоянные затраты, при этом могут применяться различные базы распределения. В этом расчете также имеется множество подводных камней. 44 1 При использовании отдельного блока калькуляции себестоимости в MS Excel [миз икˈсел] сложной задачей становится поддержка множества параметров отдельно от учетной системы предприятия. К этим параметрам относятся, например, цены, ставки, новые полуфабрикаты и изделия. Лучше, конечно, чтобы для этого имелся специализированный блок в учетной системе предприятия. Слайд 216 Использование MS Excel [миз икˈсел] в задачах финансового менеджмента. Продолжение 44 2 Остановимся на задаче финансового менеджмента, решение которой необходимо как внешним, так и внутренним пользователям. Речь идет об анализе финансовой отчетности, или иначе — финансовом анализе. Преимущества и недостатки проведения анализа с помощью MS Excel [миз икˈсел] представлены на данном слайде. В теории финансового менеджмента финансовый анализ предназначен для объективной оценки экономического состояния предприятия на основе форм стандартной отчетности.Для этого рассчитываются различные коэффициенты, строятся графики и схемы. При помощи универсальных коэффициентов можно сравнить эффективность работы предприятия в разные периоды времени или провести сравнительный анализ деятельности различных организаций. В качестве исходных данных финансовой отчетности требуется как минимум бухгалтерский баланс. Для специальных расчетов могут потребоваться дополнительные данные, например отчет о финансовых результатах. Комплексный финансовый анализ включает в себя несколько типов задач: анализ активов; анализ платежеспособности; анализ рентабельности; анализ финансовой устойчивости; факторный анализ. В той или иной степени методы финансового анализа обычно включаются в формы управленческой отчетности, например, в отчет о финансовых результатах добавляются коэффициенты рентабельности. Электронные таблицы являются практически идеальным инструментом для анализа финансовой отчетности. Действительно, в файле MS Excel [миз икˈсел] можно рассчитать любой коэффициент при 44 3 помощи стандартных математических функций. Также возможно провести ретроспективный анализ за несколько периодов через копирование формул, построить наглядные графики. В файле MS Excel [миз икˈсел] даже можно сформировать текстовый отчет, используя функции обработки строк. Как ни странно, но главным недостатком анализа финансовой отчетности в реалиях нашей экономики является низкая ценность полученных результатов вне зависимости от качества производимых вычислений. Большинство отечественных предприятия готовит отдельную управленческую отчетность, данные которой сильно отличаются от стандартных бухгалтерских форм. Например, на многих предприятиях высока доля «серых» наличных расчетов, которые не отражаются в бухгалтерии. Оценка основных средств, нематериальных активов, goodwill [ˈгуˈдуил] может вообще не попадать в управленческий учет. Эти же показатели в бухгалтерском учете могут не соответствовать рыночной оценке в разы. Соответственно, применение методов финансового анализа к таким данным будет иметь на практике очень низкий эффект. Слайд 217 Использование MS Excel [миз икˈсел] в задачах финансового менеджмента. Продолжение 44 4 Рассмотрим решение задачи управленческого учета с использованием программы MS Excel [миз икˈсел]. Преимущества и недостатки представлены на данном слайде. Под управленческим учетом обычно подразумевается учет финансово-хозяйственной деятельности, используемый для внутренних целей организации. Он ведется параллельно бухгалтерскому учету в отдельных программах или файлах. При этом в большинстве случаев множество информации вводится повторно, реже выполняются процедуры импорта-экспорта и проверки корректности данных. Данные управленческого учета наиболее адекватно отражают эффективность деятельности предприятия, но обычно носят закрытый характер. Это связано, с одной стороны, с принятой практикой закрытости бизнеса и максимальной защитой информации, с другой стороны, с так называемыми методами оптимизации налогов. В принципе, в условиях нормальной экономики не должно быть разделения финансового учета на бухгалтерский, налоговый и управленческий. Это должна быть единая система, выдающая различные отчеты по требованию руководства, других внутренних служб предприятия или внешних контролирующих органов. На практике каждое предприятие обычно пытается организовать собственную систему управленческого учета. Например, крупный бизнес строит его на базе корпоративной ERP [и-ар-пи]-системы, средние предприятия дорабатывают бухгалтерскую систему или внедряют что-то еще, малые почти всегда ограничиваются Excel [икˈсел]-файлами. Но нередки ситуации, когда даже в крупных холдингах финансовый директор собирает данные и строит отчеты в файлах электронных таблиц. В отличие от бухгалтерского, для управленческого учета отсутствует какая-либо общепринятая теория построения автоматизированных систем, нет четко прописанных стандартов или требований. Поэтому каждое предприятие произвольным образом 44 5 преобразует исходные данные в финансовые отчеты. Этому также способствует невысокий уровень экономического образования руководителей компаний, требующих специфических форм и расчетов для анализа деятельности предприятия. Для таких задач электронные таблицы MS Excel [миз икˈсел] являются вполне удобным инструментом, но проверять корректность результатов вычислений бывает очень сложно, да и не нужно. По нашему мнению, комплексный управленческий учет должен строиться на базовых принципах двойной записи — ничего более ценного в экономике предприятия не изобретено с пятнадцатого века. На выходе должны получиться три основных отчета: отчет о финансовых результатах; отчет о движении денежных средств; управленческий баланс. В совокупности они предоставляют наиболее адекватную картину бизнеса, гарантируя корректность результатов. Теоретически можно попытаться решить задачу ввода данных по принципу двойной записи и в Excel [икˈсел]. Для этого можно сделать общий журнал операций, откуда через формулы будут вычисляться отчетные формы. Об удобстве интерфейса пользователя в таком случае говорить не приходится. К тому же для построения отчетных форм придется задействовать механизмы автоматизации и диалоговые формы VBA [ви-би-ей], то есть это будет, по сути, уже не совсем Excel [икˈсел]. Еще одной проблемой, возникающей при разработке систем управленческого учета, является постоянно растущий объем информации даже на небольших предприятиях. Файлы MS Excel [миз икˈсел] не только не являются самым надежным и безопасным средством хранения информации, но еще и существенно снижают производительность при больших объемах данных. Несмотря на все вышесказанное, в электронных таблицах MS 44 6 Excel [миз икˈсел] можно вполне успешно разрабатывать и использовать удобные для пользователей файлы, отвечающие за отдельные блоки задач финансового менеджмента. Слайд 218 Использование MS Excel [миз икˈсел] в задачах финансового менеджмента. Окончание Далее рассмотрим задачу организации складского учетас использованием программы MS Excel [миз икˈсел]. Преимущества и недостатки этого метода представлены на данном слайде. Складской учет не является в чистом виде задачей финансового менеджмента. Данные фактического склада используются для расчета некоторых финансовых показателей, в частности, для определения средних цен, стоимостной оценки запасов, выбора плановых спецификаций производства. Файл MS Excel [миз икˈсел] не является базой данных, несмотря на наличие функций поиска и теоретически огромный размер листа в xlsx [ихс-л-с-л]-формате. Электронные таблицы не поддерживают совсем либо реализуют в очень ограниченном виде стандартные функции даже устаревших файл-серверных систем управления базами данных,или иначе — СУБД. Перечислим некоторые важные особенности хранилища данных: реляционная модель данных; многопользовательский доступ; разграничение прав доступа; контроль и откат изменений; резервное копирование. Складской учет — это прежде всего накопление информации с минимальными вычислениями. Любая современная база данных способна реализовать эти функции лучше, чем Excel [икˈсел].Тем не менее многие предприятия все-таки используют файлы электронных 44 7 таблиц для ведения склада.Это делается, во-первых, по экономическим, во-вторых, — по организационным причинам.Любая система управления базами данных работает в связке с программой пользовательского интерфейса. Покупка и внедрение программной системы — это не только материальные затраты, но и большая головная боль для руководства и исполнителей. Используя MS Excel [миз икˈсел] в качестве системы складского учета, желательно хотя бы соблюдать принцип накопительного сбора информации. Те, кто программирует на VBA [ви-би-ей] для Excel [икˈсел], в определенный момент задумываются над распространением своих приложений в качестве независимых файлов. Лучшая возможность для организации распространяемых файлов — это создание специальных дополнений или надстроек Excel [икˈсел]. За время развития программы появилось несколько типов надстроек. Подведем итоги того, что касается использования программы MS Excel [миз икˈсел] для решения задач финансового менеджмента. Перед пользователем Microsoft Excel [ˈмайˌкрoуˈсофт икˈсел] открываются практически неограниченные возможности не только управления и обмена данными. Приложение успешно справляется с проведением более точного анализа, что открывает перспективы для принятия наиболее правильных и обоснованных решений. Microsoft Excel [ˈмайˌкрoуˈсофт икˈсел] позволяет обрабатывать большие объемы данных. Причем поиск нужных элементов занимает буквально несколько секунд, для этой цели оптимально использование фильтра поиска. При этом можно работать не только с компьютера, но и с любого мобильного устройства. Microsoft Excel [ˈмайˌкрoуˈсофт икˈсел] является мощным средством, с помощью которого можно создавать и форматировать бюджеты небольших предприятий. Также можно анализировать данные и обмениваться ими с |