Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
Размеры и удобство пользования ЕСЛИ ВЫ МНОГО передвигаетесь, вы захотите выбрать самый ма- ленький из существующих органайзеров. Если ваша работа не предполагает частых разъездов, ваш инструмент для планиро- вания может занимать столько места, сколько вам необходимо. Планировщики на основе взаимозаменяемых бумажных бланков имеют самые разные размеры, от карманных до фор- мата А4 (21 х 29 см). Вы должны учитывать две вещи: размах вашего почерка и объем записей, которые вы обычно делаете. Если у вас плотный график работы и вы должны параллельно отслеживать графики сотрудников, вам понадобится большой планировщик. Если вам требуется много места, но вы не хоти- те везде носить с собой слишком много бумаг, выберите пла- нировщик с небольшим диаметром кольцевого механизма, и носите с собой только бланки на ближайший месяц. Выбирая программное обеспечение, проверьте свободное место на же- стком диске своего компьютера и убедитесь, что его будет до- статочно для запуска программы. Электронные органайзеры должны быть компактными, и конкуренция между производителями заставляет их делать все более и более легкие и миниатюрные устройства. Однако существует разумный предел компактности. Если вы не може- те читать информацию на дисплее без напряжения зрения, или если экран слишком мал, чтобы соответствовать объему вашей информации, или клавиши управления слишком малы, чтобы было удобно обращаться с ними, — вы не сможете получить удовольствие от работы с другими функциями вашего элект- ронного органайзера, какими бы замечательными они ни были. Формат календаря С каким бы планировщиком — бумажным или электрон- ным — вы ни работали, вам нужно выяснить, какой формат календаря вы предпочитаете. Общеиспользуемые форматы планировщиков на основе бумажных бланков представля- ют собой размещаемые на одном листе бланки календарей на день, неделю и месяц. Наилучшим вариантом будет пла- нировщик, сочетающий в себе бланки календарей на месяц и детализированные бланки планов на день или на неделю, в зависимости от загруженности вашего расписания. Напротив, программное обеспечение для компьютеров по- чти всегда дает вам возможность обзора расписания в любых масштабах времени, поэтому вам не придется выбирать. Вам необходимо, однако, убедиться, что выбранная вами программа позволяет вводить в свое расписание частично совпадающие или перекрывающиеся во времени задачи. Например, если с двух до пяти часов дня вы выделили время на подготовку отчета, но хо- тите запланировать на три часа дня телефонный звонок, позво- лит ли вам программа ввести в ваше расписание напоминание об этом? Некоторые программы этого не позволяют, что может значительно ограничить удобство работы с ними. Другая возможность, наличие которой в программе я со- ветую вам проверить, состоит в том, что программа должна визуально выделять зарезервированный вами блок времени. Например, когда вы запланировали деловую встречу в пери- од с 2 до 5 часов дня, может ли программа четко выделить блок времени из трех часов цветом или пометить его рисунком? Или запланированная встреча появляется в расписании про- сто как запись напротив черты, соответствующей 2 часам дня? Дополнительно к календарю и страницам для записи теку- щих задач все планировщики дают вам возможность регистри- ровать и отслеживать все, что угодно: текущие расходы, отра- ботанные часы, купленные книги, планируемые проекты, ад- реса и номера телефонов, дни рождения, списки планируемых подарков и многое другое. Выберите планировщик, который позволит вам записывать все, что вы хотите записывать. Формат планировщика, в котором на каждый день отводится одна страница календаря, удобен тогда, когда ежедневный список ваших дел включает в себя до двенадцати задач Если вы хотите сделать свой список дел более гибким, записывыйте свои задачи на небольших стикерах (Post-It), сгруппируйте их по типам задач и затем размещайте на бланках своего планировщика в удобном для вас порядке Распечатка списка задач из электронного планировщика Palm Pilot. Обра- тите внимание, что задачи рассортированы и сгруппированы в соответ- ствии с категориями и приоритетами. Указаны сроки выполнения задач, записи следуют в календарном порядке Составляя расписание с помощью электронного планировщика Palm Pilot, вы можете объединить список задач со списком встреч и контактов. Един- ственный недостаток — незавершенные дела нельзя автоматически перено- сить на следующие дни КАКУЮ МАРКУ ПЛАНИРОВЩИКА ВЫБРАТЬ Для бумажных планировщиков выбор марки определяется в основном эстетическими соображениями. Зайдите в кан- целярский магазин, известный широким ассортиментом то- варов для офиса, и подержите в руках приглянувшиеся вам органайзеры. Нравится ли вам внешний вид модели, прият- на ли на ощупь обложка планировщика? Выбирайте такую модель, которая представляет графики и планы в том фор- мате времени, который вам удобен и соответствует вашему стилю работы. Некоторые модели больше подходят тем, кто обладает "линейным" мышлением и мыслит в соответствии с хронологическим порядком событий; другие модели луч- ше использовать людям с "нелинейным" образом мышления, которым нравится группировать информацию и заметки на страницах по различным категориям. Если вы сомневаетесь, опирайтесь на интуицию и возьмите ту модель, на которую пал ваш первый инстинктивный выбор. Выбирая компьютерные планировщики, обратите внима- ние, что их пользовательский интерфейс должен представлять время таким образом, чтобы вам было удобно и легко с ним работать. Удобно ли вам, если список дел расположен на одном экране, а список встреч — на другом? Покупая программное обеспечение, нужно учесть, совместимо ли оно с вашим компь- ютером и операционной системой и предоставляет ли компа- ния-производитель возможность получения обновленных вер- сий продукта и техническую поддержку. Если у вас есть выход в Интернет, вы можете скачать демонстрационную версию по- нравившейся программы и перед покупкой попробовать ее в работе. При этом помните, что, несмотря на возможные зат- руднения в процессе приобретения навыков работы, програм- ма не должна быть слишком сложной и вы не должны тратить много времени на работу с ней, чувствуя себя дезориентиро- ванным, а свою работу с программой — непродуктивной. Известные компании — производители планировщиков на основе бумажных бланков выпускают программное обес- печение в соответствующих форматах, поэтому, если вы хо- тите переносить данные с бумаги, переводя их в электрон- ный вид, прежде всего обратите внимание на известные мар- ки планировщиков. Если вы приобретаете электронный органайзер, посмотри- те на объем его памяти и на простоту синхронизации информа- ции с вашим компьютером. Как правило, у самых дешевых мо- делей нет возможности соединения с компьютером, более доро- гие устройства имеют в комплекте кабель для обмена данными с компьютером, и, наконец, в самых совершенных и дорогосто- ящих моделях используются специальные доковые устройства (docking station) или инфракрасный порт, что значительно об- легчает процесс синхронизации и обмена данными. Обратите внимание и на то, как производится ввод ин- формации в ваш электронный органайзер. Дешевые модели снабжены мини-клавишами, похожими на клавиши кальку- ляторов, что может делать процесс ввода данных неудобным. Более дорогие модели, особенно PDA, оснащены сенсорны- ми экранами, устройствами типа "электронное перо" или даже клавиатурой. Если вы хотите использовать ваш PDA для отправки и по- лучения электронной почты, выбирайте устройство, в которое входит модем и соответствующее программное обеспечение. Электронные технологии постоянно совершенствуют- ся, цены падают, и у вас столь широкий выбор, как никогда прежде, но нет никакой необходимости покупать PDA со множеством звоночков и свисточков, которыми вы никог- да не воспользуетесь. Даже простой электронный органай- зер будет очень хорошо планировать ваше время, ваши дела и контакты. С другой стороны, если вы много путешествуе- те, некоторые экзотические функции, например карта с на- вигационным устройством или список ресторанов, могут оказаться очень полезными. ВЫ И ВАШ ПЛАНИРОВЩИК Независимо от того, какой планировщик вы приобрели, вам нужно потратить как минимум неделю или две, чтобы настро- ить его в соответствии со своими потребностями. Прочитай- те инструкцию и затем творчески используйте его возможно- сти. Определите, куда вы собираетесь записывать различные виды информации (встречи, адреса, задачи и дела, расходы и т.д.). Не ограничивайтесь его использованием в том виде, как это задумали производители. Вы можете игнорировать индикаторы времени, нанесенные на левую сторону бланков ежедневных планов, или вести дневник на полях, предназна- ченных для списка телефонных звонков. Если вы приобрели электронный планировщик, то, как правило, можете изменять его установки и настройки в соответствии со своими пред- почтениями. Изучите особенности программного обеспече- ния и клавиатурные комбинации команд быстрого вызова. Убедитесь, что вы отмечаете в вашем органайзере каж- дый планируемый телефонный звонок, каждый проект, каж- дую назначаемую встречу и каждую задачу из списка ваших дел, не пропуская ничего. Не делайте никаких исключений. В начале года вносите в него ежегодно повторяющиеся собы- тия — дни рождения, годовщины событий, даты техническо- го осмотра и технического обслуживания автомобиля. (Если вы пользуетесь компьютеризированными системами плани- рования, вы сможете автоматически переносить эту инфор- мацию в план на следующий год.) Затем постепенно отводите место для другой информации, которую вы хотели бы фикси- ровать: размеры одежды членов семьи, размеры комнат, паро- ли, заметки и наблюдения, творческие идеи и т.д. Еще один прием, который вы можете использовать, если не хотите быть жестко привязанным к графику ваших дел, со- стоит в том, чтобы записывать свои дела на небольших бумаж- ных стикерах (небольшие бланки бумаги для записей с клеевым слоем типа Post-It, Post Note и др. — Прим. пер.), ука- зывая необходимое для их выполнения время и тип задачи вни- зу стикера. Наклейте стикеры внахлест на страницу с планом работы на день, как показано на странице 147. Если вы не смог- ли приступить к выполнению задачи, снимите соответствую- щий стикер и наклейте его на следующую страницу. Если зада- ча выполнена, стикер можно выбросить. Такой наглядный и в буквальном смысле осязаемый способ работы с запланиро- ванными задачами может оказаться очень удобным. Организация архива бумажных документов с помощью планировщика Одна из самых приятных особенностей органайзера — в том, что это великолепный инструмент для наведения порядка в бумагах и документах. Кипы бумаг, скапливающиеся на столах многих людей, состоят из их заметок о том, что они планируют сделать. Вы сможете легко избавить свою жизнь от этого бумажного хаоса, если будете заносить в органайзер все свои задачи, независимо от степени их завершенности, записывая, что вам нужно сделать и когда. Если вы должны заполнить бланк заявления на выдачу кредита, прежде все- го отметьте в вашем органайзере, когда вы хотите это сде- лать, затем вложите бланк заявления в папку или в раздел с соответствующим названием. Когда вы получили бумагу с приглашением на совещание или на деловую встречу, про- сто сделайте в вашем органайзере запись об этом, включив сюда всю необходимую информацию, имеющую отношение к этой встрече, — адрес места проведения, номер телефона, инструкции и указания, пункты повестки дня. Затем выбро- сите само приглашение. Такой порядок регистрации дел позволит вам избавить- ся от бумаг, записок и напоминаний, скапливающихся на вашем рабочем столе, на доске объявлений, в портфеле или сумке. Бумаги, сложенные в стопки и кипы, не выполняют свою задачу как напоминания; они вскоре становятся похо- жи на визуальный аналог набившей оскомину мелодии, и вы перестаете обращать на них внимание. Ваш органайзер спа- сет вас и ваши бумаги от такой судьбы. Последнее, что вы должны помнить, выбирая инструмент планирования, который подойдет лично вам, — что ни один из них не является абсолютно совершенным. Вы можете най- ти органайзер, который будете любить, которому вы будете доверять, но я еще не встречала человека, чей планировщик не имел бы пару раздражающих особенностей. Приобретите органайзер, который вам действительно будет нравиться, адаптируйте его к своим потребностям, настройте его в со- ответствии со своим характером и научитесь жить, считаясь с его слабостями и недостатками. Долгие годы он будет вам верным и надежным другом, помогая достигать поставлен- ные цели и делая вашу жизнь насыщенной. Часть четвертая ДЕЙСТВУЙ! Реализация своих замыслов Итак, теперь у вас есть план распределения времени — рас- писание, которое отражает идеальное равновесие между различными видами вашей деятельности и ваши приори- теты. Как вы на самом деле заставите его работать в реаль- ном мире? Выбранные вами виды деятельности (учеба для полу- чения диплома МВА, переписка с друзьями, занятия с деть- ми, уборка в доме) все еще выглядят слишком обобщенно. В масштабах одного дня вам нужно конкретизировать каж- дый из этих видов деятельности, а именно — решить, какие письма писать и кому, какие главы учебника изучать, по- читать детям книгу, поиграть с ними или пойти гулять в парк; какую комнату в доме привести в порядок и насколь- ко тщательно. Эти конкретные решения и есть ваши по- вседневные задачи и дела. Ежедневно вы сталкиваетесь с огромным количеством возможностей и альтернатив, из которых должны выбрать то, что будете сегодня делать. Есть дела, которые вы хотите сделать, и дела, которые вы должны сделать. Кроме запла- нированных задач каждые несколько минут вас отвлекают неожиданные занятия: письма, пришедшие по электрон- ной почте, телефонные звонки, незваные посетители. Что бы вы ни предпринимали, в ходе реализации каждого из ваших проектов возникают непредвиденные сложности, порождая целый ряд новых задач и дел. Новые возможно- сти и искушения подстерегают вас каждый раз, когда вы читаете очередной журнал, работаете в Интернете или ве- дете переговоры. Вас донимают не только внешние поме- хи — вы вступаете в борьбу с помехами внутренними (нео- жиданные повороты мысли, неожиданно возникшее по- буждение отложить намеченное дело, желание потянуться или что-нибудь выпить). Учитывая все эти покушения на ваше время, как можно принимать верные решения о том, что именно делать и когда? Как придерживаться плана распределения времени, который вы так тщательно составляли? Пришло время засучить рукава и приступить к третьему этапу, когда вы, вооружившись планом распределения време- ни и своим органайзером, выйдете в реальный мир и реализу- ете ваш план в жизни. Теперь вам придется думать, от каких задач отказаться, на каких делах сосредоточиться и как довес- ти их до конца. В своей первой книге я писала о том, как можно исполь- зовать формализованную процедуру организации простран- ства, чтобы избавиться от хаоса и привести в порядок любое помещение в вашем доме или офисе. В третьей части этой книги я хочу показать вам, как с помощью аналогичной про- цедуры можно справиться с хаосом и беспорядком в делах, которые вам предстоит сделать. Процедура обработки и систематизации ваших ежеднев- ных задач состоит из пяти этапов: • Сортировка возможных задач по категориям. • "Зачистка" расписания, или удаление задач, которые не представляют для вас важности. • Назначение определенного времени для тех задач, кото- рые вы решили выполнить. • "Уплотнение" времени для завершения задач в отведен- ные для них периоды. • Гармонизация — постоянное совершенствование и об- новление вашего расписания, а также его адаптация к из- меняющимся обстоятельствам жизни. Несмотря на то, что в этой книге объяснению каждого из эта- пов посвящается целая глава, имейте в виду, что на самом деле эта процедура обработки задач представляет собой очень бы- стрый мыслительный процесс. Изучив технику сортировки, "зачистки" и назначения времени, вы сможете мгновенно об- рабатывать список своих дел. Уплотнение времени — это на- бор приемов, которые вы можете использовать на протяже- нии всего периода выполнения конкретной задачи, а гармо- низация станет неотъемлемой частью вашей жизни. Для того чтобы успешно применять эту процедуру обра- ботки задач, очень важно всегда иметь под рукой план рас- пределения времени — повесьте его на стену или носите с собой в бумажнике или в сумке. Он будет служить вам ви- зуальным напоминанием о вашем расписании, о ваших це- лях и приоритетах и об идеальном балансе между различны- ми видами деятельности в вашей жизни. Процедура обра- ботки задач и план распределения времени вместе будут вести вас сквозь хаос, путаницу и кризисы, с которыми вы будете сталкиваться в процессе планирования и управления своим временем. Итак, приступим. Когда огромный список дел требует от вас немедленных действий, очень соблазнительно принять этот вызов и тот- час же приступить к его исполнению. Но, чтобы хорошо уп- равлять своим временем, приступая к выполнению своих задач, вы должны обработать их, используя приведенную выше процедуру. Начните с сортировки возможных аль- тернатив. Задайте себе два вопроса в отношении каждого пункта в вашем списке: 1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельно- сти, которые я выбрал и положил в основу плана распре- деления времени? 2. Сколько времени мне потребуется для выполнения за- дачи? На этом этапе вы не должны думать о том, действительно ли вы будете выполнять эту задачу или когда именно вы будете это делать. Этап сортировки состоит в том, чтобы просто классифицировать и упорядочить задачи, оценив, сколько времени вам потребуется на их выполнение. Вопрос №1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени? Когда вы сталкиваетесь с очередной задачей, спросите себя: является ли она частью того вида деятельности, который вы запланировали, — например, изучение основ инвестирования или поиск дополнительной работы. Если это так, вы можете рассмотреть возможность ее выполнения. Если нет, вспомни- те, что вы тщательно выбирали определенные виды деятельно- сти в соответствии с вашими стратегическими целями. Вы по- дорвете свои же усилия, если возьметесь за дополнительные за- дачи, которые не являются частью общего плана вашей жизни. Например, ваш сосед просит вас на добровольной и без- возмездной основе организовать сбор денег на благоустрой- ство местного парка, сквера или дворовой площадки. Если ваша стратегическая цель — участие в общественной жизни своего микрорайона или в местном самоуправлении и в сво- ем плане распределения времени вы выделили отдельную зону времени для участия в общественных работах и мероп- риятиях, тогда вы можете обдумать возможность выполне- ния этой задачи. Помните, в этот момент вы еще не собирае- тесь планировать выполнение этой задачи. Вы только про- пустили ее через первый круг проверок, чтобы понять, заслуживает ли она вообще дальнейшего рассмотрения. Задача этапа сортировки — определить, относится ли данная конкретная задача к одному из видов деятельности, включенных в ваш план распределения времени, и если от- носится, то к какому именно. Предположим, по субботам вы выделили определенное время в середине дня, чтобы посвя- тить его семье. В среду, когда ваш сын спрашивает вас: "Ты можешь взять меня с собой, когда пойдешь за покупками, чтобы купить мне кроссовки для футбола?" — вы знаете, что в плане распределения времени у вас есть особое время, от- веденное для этого вида задач. Или, например, ваша подруга Дженни звонит вам и хочет встретиться и пообщаться с вами. Вы знаете, что для встреч с друзьями у вас выделено время по понедельникам вечером, и поэтому спросите ее, какие у нее планы на вечер в следующий понедельник. Каждый раз, когда вы думаете о том, что хотели бы сделать, или если кто-нибудь обращается к вам с просьбой, проводите в уме эту простую проверку — к какой из выделенных вами в плане зон деятельности относится эта задача? Если она отно- сится к одной из таких зон деятельности, от нее зависит и дос- тижение одной или нескольких ваших стратегических целей. А сейчас не беспокойтесь о том, будете ли вы приступать к выполнению рассматриваемой вами задачи или нет. Все, что от вас требуется на этой стадии, — оценить, где в вашем пла- не распределения времени найдется для нее место. Если задача не относится ни к одному из выбранных вами видов деятельности, она, скорее всего, не служит достижению ни одной из ваших стратегических целей и поэтому не заслу- живает того, чтобы браться за ее выполнение. Иногда задача может помочь вам в достижении ваших целей, но не относит- ся к выбранным вами видам деятельности. Предположим, что брокер, управляющий вашим инвестиционным портфелем акций, посоветовал вам принять участие в семинаре по фон- довому рынку, чтобы научиться играть на фондовой бирже. Вы поставили себе цель добиться финансового благополучия, и самостоятельные операции на фондовом рынке могут по- мочь вам в достижении этой цели, но в текущем году в области финансов в качестве конкретных видов деятельности вы выб- рали мероприятия по возврату долгов, финансовое планиро- вание и сокращение расходов, чтобы оставаться в рамках бюд- жета. По крайней мере, в этот период в вашем плане распреде- ления времени нет места для обучения игре на бирже и для постоянного наблюдения за рынком акций, поэтому откажи- тесь от этой возможности. Затем, например, кто-то предлага- ет вам хорошо оплачиваемую работу в свободное от основ- ной работы время. Поскольку один из видов вашей деятель- ности в текущем году — возврат долгов, а дополнительный заработок поможет вам в этом, вы решаете рассмотреть воз- можность выполнения этой задачи. Теперь вам нужно опре- делить, сколько времени для этого потребуется. |