Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
КАК ПОСТРОИТЬ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ, СООТВЕТСТВУЮЩИЙ ВАШЕМУ СТИЛЮ ЖИЗНИ Ваш план распределения времени позволяет вам наглядно изоб- разить то, чего вы решили достичь в своей жизни; он отражает ваши личные ценности и решения. Например, степень деталь- ности и систематизации вашего плана будет зависеть от ваших индивидуальных предпочтений. Даже после того как вы соста- вили его, у вас есть возможность гибко подходить к его реализа- ции. Если вы процветаете в атмосфере порядка и систематично- сти, следуйте вашему плану распределения времени буквально и в точности. Если вы хотите иметь больше гибкости, вы можете отступать от него и позволять себе время от времени менять по- рядок вещей. В этом вся прелесть правильно составленного пла- на распределения времени: он становится поистине индивиду- ально настраиваемым инструментом, который вы используете в таком виде, в котором он подходит вам наилучшим образом. План распределения времени помогает вам управлять тем, что вы делаете и когда вы это делаете, включая даже отказ от этого плана, когда вам это необходимо. В третьей части этой книги вы познакомитесь с передовыми методиками тайм-ме- неджмента, которые позволят вам делать это, по-прежнему со- храняя идеальное равновесие между различными видами ва- шей деятельности. Делайте свои дела в подходящее для вас время Составляя расписание дел, вы должны учитывать личные цик- лы изменения энергии. Какое время будет наилучшим для выполнения вами каждой конкретной задачи? Когда вам нра- вится делать то или иное дело? Когда вы выполните ту или иную задачу наилучшим образом? Джереми был очень занятым редактором издательства, и его задачей было чтение и редактирование рукописей в тече- ние как минимум двадцати часов в неделю. Эта работа требова- ла времени и сосредоточенности. Офис Джереми был просто сумасшедшим домом — постоянные хлопоты, телефонные звон- ки и помехи. Еще несколько лет назад он понял, что, если он хочет хоть что-нибудь сделать, он должен выполнять редактор- скую работу дома. Он появлялся в офисе по утрам, проверял почту, общался с коллегами и отвечал на телефонные звонки. В полдень он возвращался домой и занимался редактировани- ем до конца дня в тишине своего домашнего кабинета. Старый план распределения времени Джереми Когда однажды он заново посмотрел на свой план и спросил себя: "А стоит ли мне заниматься редактированием в после- обеденное время?" — он вынужден был ответить на этот воп- рос отрицательно. Да, он справлялся со своей редакторской работой, что и было его целью. Но, когда по утрам он появ- лялся на работе, его ждала кипа срочных сообщений и запи- сок, накопившихся с прошлого дня, на которые он должен был ответить. Авторам и сотрудникам казалось, что они никогда не могут застать его на рабочем месте. Кроме того, он часто уставал к вечеру, из-за чего его редакторская работа на дому затягивалась. Новый план распределения времени Джереми Джереми понял, что сама по себе его идея распределения вре- мени между различными видами деятельности была правиль- ной, но он просто занимался редактированием в неправильное, не подходящее для этого время. Он переставил время редак- торской работы на утро. Теперь он проводил послеполуденное время в офисе, отвечая на телефонные звонки, накопившиеся за первую половину дня. Он перезванивал людям в тот же день. Все его проблемы в области коммуникаций тотчас же разре- шились. Джереми просто потребовалось внимательно посмот- реть на свой план распределения времени и внести в него про- стые изменения, и он стал прекрасно работать. Помните, что его план распределения времени отображал его идеальное расписание. В те дни, когда Джереми должен был принимать участие в совещаниях по проблемам производства или маркетинга, он мог появляться в офисе, но при этом дол- жен был обязательно восполнить это время, чтобы иметь те самые двадцать часов в неделю, посвящая их редакторской ра- боте. В главе 9 вы научитесь менять задачи местами, по-пре- жнему поддерживая идеальное равновесие между различны- ми видами вашей деятельности. Управление временем в условиях кризиса ЕСЛИ ВЫ живете в условиях кризиса или если ваша энергия и силы непостоянны и подвержены непредсказуемым изме- нениям, вы, возможно, считаете, что план распределения вре- мени не сможет помочь вам. Сможет, и вот каким образом. Если вам приходится заниматься планированием време- ни в условиях кризиса — то есть ваша работа или жизнь в це- лом подвержены влиянию изменчивых или непредсказуемых факторов, тогда ваше расписание не может быть четко пост- роено вокруг определенных зон времени. Может быть, вы мать, ухаживающая за маленькими детьми, или врач, или журна- лист. Вы всегда находитесь в состоянии "боевой готовности" и можете сорваться с места по первому вызову. Построение плана распределения времени для вас и в этом случае остается посильной задачей. Прежде всего, вы долж- ны признать, что суть вашей работы — управление и самоуп- равление в кризисных ситуациях. У вас есть очень ограничен- ное время для заранее запланированной деятельности, поэто- му, когда вы строите ваш план распределения времени, выделите большую часть дня как время для антикризисного управления. Затем составьте список дел, для выполнения которых вам постоянно не хватает времени. Прежде чем внести очередную задачу в этот список, спросите себя, действительно ли она на- столько важна для вас и способствует ли она достижению ва- ших стратегических целей. Пойдите на компромисс и отка- житесь от выполнения некоторых задач. Когда вы живете в условиях кризиса, не стоит надеяться, что вы будете способ- ны браться за все подряд. Занимайтесь только тем, что имеет для вас наибольшее значение. Вы можете отказаться от учас- тия в заседаниях различных комиссий и комитетов, или сни- зить требования к качеству своей работы по дому, или упрос- тить свою жизнь в других аспектах и другими способами. (Глава 8 "Зачистка" расписания" поможет вам овладеть при- емами рационализации и упрощения своей жизни.) Возьмите составленный вами список задач, которые, как вы решили, вы действительно хотите выполнить, и разделите задачи, попавшие в этот список, на две категории: "Обязатель- ные" и "Желательные". ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ. В вашем графике всегда найдется ме- сто для неприкосновенного, ничем не прерываемого времени для выполнения наиболее важных для вас задач. Я еще не встречала человека, который не смог бы найти и зарезервиро- вать тем или иным способом некоторое количество свободно- го времени, — означало ли это для него встать на полчаса рань- ше, сократить время обеденного перерыва или выделять для этого утро выходного дня пару раз в месяц. Я также никогда не встречала людей, которым пришлось бы жить в режиме "боевой готовности" двадцать четыре часа в сут- ки на протяжении семи дней в неделю и не "сгореть" от этого. От такого отсутствия передышек страдаете не только вы сами, — от этого страдают и те люди, которым вы служите и которые вам близки и дороги. Рассматривайте время отдыха и восстановле- ния сил как обязательную задачу. Выделите для нее время в сво- ем графике. Брендон — энергичный и уважаемый врач-терапевт, по- стоянно чем-то занятый. Он вел успешную врачебную прак- тику, участвовал в работе нескольких комиссий в своем гос- питале и пользовался большой популярностью как лектор в разных уголках страны. Каждый день становился для Брендона новым кризисом — встречи с персоналом, заседания врачебных комиссий, экст- ренные вызовы к пациентам, административные обязаннос- ти, учеба и проведение семинаров. Я попросила Брендона со- ставить список дел, которые он не успевал сделать, что при- водило к возникновению серьезных проблем. Первым пунктом в этом списке была подготовка к выступлениям. Он должен был просто зарезервировать для этого определенное время. У него не было никакой возможности делать это даже раз в неделю, но он мог выделить для этого воскресный вечер один раз в месяц. В это время он был в состоянии подготовить все свои запланированные выступления на месяц вперед. Другой способ справиться с "обязательными задачами" со- стоит в том, чтобы втискивать их выполнение в любой дос- тупный момент свободного времени, как только вам удается его найти. Этот способ пригодится вам, если у вас есть много времени, когда вы вынуждены бездействовать, "простаивая" без работы, — во время ожидания, во время поездок, при вы- нужденных задержках и т.д. Клаудия работала торговым агентом и проводила боль- шую часть времени в пути, делая звонки потенциальным клиентам. Одной из ее обязательных задач было поддержа- ние постоянных связей с клиентами. Клаудия решила эту проблему, используя сотовый телефон, чтобы делать звон- ки в любое свободное время. В перерывах между деловыми встречами, в автомобиле, на улице она могла созванивать- ся со своими клиентами, принимая заказы и решая теку- щие проблемы. Она чувствовала, что все находится под ее контролем, и клиенты всегда оставались довольны прекрас- ным обслуживанием. ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ. Что делать с теми задачами, которые вы хотели бы выполнить, но не оцениваете их как обязатель- ные? Люси была матерью двоих детей, каждому из которых не исполнилось и трех лет. Она не относила свои занятия йо- гой и наведение порядка в кладовой к обязательным задачам, но ей очень хотелось бы заниматься и этим тоже. Для таких задач мы составили список непредвиденных возможностей с указанием времени, требуемого на выполне- ние каждого из таких дел. Когда у Люси неожиданно появля- лось окно свободного времени, она выбирала одну из задач подходящей продолжительности из этого списка и приступа- ла к ней. Например, если ее дети чудесным образом засыпали в середине дня, Люси могла, включив телевизор и видеомаг- нитофон, разучивать новые упражнения, пользуясь учебным видеокурсом по йоге. Когда вы живете в условиях полной непредсказуемости, внезапно возникшие у вас излишки свободного времени мо- гут быть разными по своей продолжительности. В вашем рас- поряжении может оказаться пять свободных минут, или пол- часа, или даже — о чудо! — целый час. У вас внезапно появля- ется свободное время, но вы проводите добрую половину этого времени в размышлениях о том, чем бы заняться, и в итоге упускаете это время и эту возможность. Приготовьтесь к подобным ситуациям, составив список непредвиденных возможностей. Этот список должен быть раз- делен на три категории задач. (Если вам приходится занимать- ся большими проектами, разбейте их на части перед тем, как вносить в этот список.) • Пять минут или меньше. Сделать короткие телефонные звонки, прочитать статью в прессе, упорядочить файлы в компьютере, написать короткое письмо или поздравитель- ную открытку. • Тридцать минут или меньше. Прочитать отчет, составить бюджет или смету, приготовить обед, разобрать накопив- шиеся документы или картотеку, выйти на прогулку. • Один час или меньше. Поиск информации в Интернете, расчеты, работа над бизнес-планом, составление и оплата счетов, стирка. Каждый раз, когда вы думаете о чем-то, что вам необходимо сделать, спросите себя, сколько времени вам может на это по- требоваться. Затем, когда в вашем распоряжении оказывают- ся те самые окна свободного времени, обратитесь к своему списку пятиминутных, тридцатиминутных и часовых задач со- ответственно и выберите одну из них. Если вы предполагаете, что сможете выкроить дополни- тельное время перед деловой встречей или в ожидании своей очереди, заранее запланируйте работу на это время и имейте ее при себе. Возьмите с собой пачку газет, профессиональных журналов или тот самый роман, который вы уже и не надея- лись когда-нибудь прочитать. Имейте в виду, что, если эти нео- жиданные окна свободного времени не будут появляться дос- таточно часто, вам может понадобиться зарезервировать вре- мя, чтобы наверстать упущенное в чтении, в вашем плане рас- пределения времени. Что делать, если ваши циклы изменения энергии совершенно непредсказуемы? Люди, подверженные депрессиям или страдающие расстрой- ствами концентрации внимания или другими синдромами, которые мешают им идти вперед полным ходом, тоже сталки- ваются с необходимостью вносить особые изменения в свои планы распределения времени. Если ваша энергия или силы непредсказуемо изменяются, прежде всего, перестаньте двигаться против течения. Вы долж- ны подходить к планированию жизни так же, как и в случае планирования и управления временем в условиях кризиса. Примите ту реальность, те факторы жизни, с которыми вы столкнулись, и стройте свою жизнь с учетом этих факторов и вокруг них. Оставьте в своем плане много свободного про- странства. Алексис, агент бюро путешествий, страдала расстройством внимания, и иногда ей требовалось несколько часов, чтобы по утрам сосредоточиться и взяться за работу. Бывали дни, ког- да она вообще не могла ни на чем сконцентрироваться. В другие дни она могла работать с маниакальной настойчиво- стью двенадцать или даже пятнадцать часов без перерыва. Она не могла заранее предугадать, как она будет чувствовать себя на следующий день, поэтому ей было очень трудно планиро- вать свое время. Работая с Алексис, я сократила список ее дел, оставив в нем только самое существенное. Мы установили, что на протяжении сорокачасовой рабочей недели она, как прави- ло, обладала высокой работоспособностью в общей слож- ности в течение двадцати четырех часов. Она никогда не знала, на какие из дней недели выпадут эти часы. Следова- тельно, Алексис требовалось распланировать только три дня в неделю, в которые стоило работать. Таким образом, она обрела уверенность в том, что сможет выполнить все, что запланировала. Гэйл столкнулась с временной проблемой упадка сил: она только что пережила тяжелый разрыв с мужем и каждое утро чувствовала вялость и апатию. Она решила, что лучший спо- соб справиться с этим временным состоянием депрессии — ходить по утрам в бассейн. Плавание, будучи занятием, по- зволявшим ей сосредоточиться на себе и регулярно получать достаточную физическую нагрузку, оказывало на Гэйл одно- временно расслабляющее и тонизирующее воздействие, давая ей заряд энергии на весь день. Она привыкла не планировать никаких общественных мероприятий, ничего, что требовало умственного напряжения, вплоть до полудня. У каждого из нас бывали периоды, когда наши силы и энергия были неустойчивыми и колебались в широких пре- делах по той или иной причине. В главе 11 "Гармонизация" вы научитесь изменять ваш план распределения времени, что- бы приспособиться к этим ситуациям. Ваш план всегда дол- жен отражать ваши текущие интересы, потребности и цели. После того как вы составили свой план распределения вре- мени, вы, по всей видимости, захотите знать то же, что всегда хотят знать в этот момент мои клиенты: "Теперь я знаю, что в это субботнее утро у меня есть время для личных дел. Какие же дела мне запланировать?" Или: "Я зарезервировал вечер- нее время для семьи. Что именно я собираюсь делать?" Вот здесь как раз и пригодится ваша привычка составлять списки дел. В настоящий момент все, что вы сделали, — это, например, установили для себя свободное личное время в суб- боту утром. В третьей части этой книги мы выясним, как со- ставлять списки дел и как справляться с их выполнением. Прежде чем мы перейдем к следующему этапу, вам нужно выбрать себе инструмент для планирования времени, который поможет вам отслеживать весь ход вашей жизни и деятельно- сти и выполнение конкретных задач. Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, кото- рые вы собираетесь выполнить в пределах каждой из зон дея- тельности, вам нужен подходящий инструмент для планиро- вания и управления временем. Существует множество альтер- натив: блокноты, органайзеры, тайм-менеджеры, календари, электронные планировщики и записные книжки. Как выбрать то, что подойдет именно вам? Если в прошлом вы пытались пользоваться одним из та- ких инструментов для планирования времени, но отказались от него потому, что он не помогал вам, возможно, вы совер- шили одну из этих трех распространенных ошибок: 1. Вы не подобрали такой инструмент планирования вре- мени, который был бы удобен и подходил лично вам. 2. Вы не потратили достаточно времени на изучение его особенностей и специфических функций и на то, чтобы научиться пользоваться ими. 3. Вы не сделали этот инструмент единственным местом регистрации своих планов, дел и встреч, чтобы полагать- ся только на него и доверять ему. Хороший планировщик становится продолжением вас са- мих, поэтому вы должны выбрать его правильно. Чтобы выб- рать инструмент планирования времени, прежде всего заду- майтесь о том, какие его особенности и качества вам бы по- нравились, посмотрите, что предлагает вам рынок, а затем приобретите что-нибудь из того, что вам понравилось, и по- пробуйте воспользоваться функциями этого инструмента, чтобы адаптировать его для своих целей. Независимо от того, какой именно инструмент плани- рования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы сле- довали правилу исключительности выбора: этот инструмент должен стать единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши дела, задачи и встречи. У вас одна жизнь — и у вас должен быть один планировщик времени. Когда у вас один планировщик в компьютере, другой — в сумке, а на холодильнике — календарь с заметками и напо- минаниями, процесс планирования времени становится гро- моздким и сбивает вас с толку. Когда вы переносите инфор- мацию из одного места в другое, время от времени важные данные неизбежно теряются. Вы должны полагаться на один планировщик и хранить в нем информацию обо всех своих планах, делах и встречах. Поскольку идеального и совершен- ного инструмента для планирования времени не существу- ет, вы должны выбрать такой планировщик, который под- ходит вам больше всего. Есть четыре основных вида планировщиков: • Настольные и настенные календари. • Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на основе взаимозаменяемых бумажных бланков): блокноты, органайзеры, тайм-менеджеры. • Компьютерные программы для планирования времени. • Портативные электронные устройства: электронные пла- нировщики, органайзеры и записные книжки. Чтобы выяснить, которым из них вам стоит воспользовать- ся, начнем с оценки ваших индивидуальных склонностей и предпочтений. |