Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ: Возможности и сила тайм-менеджмента 9 ЧАСТЬ ПЕРВАЯ: ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ 1. Новый взгляд на планирование и управление временем — 17 2. Что вам мешает? 27 ЧАСТЬ ВТОРАЯ: АНАЛИЗ СИТУАЦИИ 3. Как мы распоряжаемся своим временем? 55 4. Определение стратегических целей 73 ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ: ПЛАНИРОВАНИЕ 5. Планирование времени 93 6. Выбор инструмента для планирования времени 127 ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ: ДЕЙСТВУЙ! Введение 159 7. Сортировка задач 163 8. "Зачистка" расписания 183 9. Выбор времени 215 10. Уплотняем время 227 1 1 . Гармонизация 245 ПРИЛОЖЕНИЕ: Интернет-ресурсы и источники информации по тайм-менеджменту и сопутствующим продуктам 254 ОБ АВТОРЕ 2 5 5 Эта книга посвящается памяти моего свекра, Джерардо Колона, чья безграничная любовь и доброта всегда будут вдохновлять меня и помогать мне находить время для людей, которых я люблю ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ИСКУССТВО ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ И СВОЕЙ ЖИЗНЬЮ ВВЕДЕНИЕ Возможности и сила тайм-менеджмента Я не всегда была организованным человеком. Всю свою жизнь я боролась с хаосом, беспорядком и собственной расхлябан- ностью, и достигла переломного момента, когда родилась моя дочь. Когда ей было три недели от роду, в один прекрасный летний день она проснулась, и я поняла, что именно сейчас наступил самый подходящий момент, чтобы вывести ее на пер- вую в жизни прогулку. К несчастью, мне потребовалось два с половиной часа, чтобы собрать все необходимое: одеяла, бу- тылочки, соски, пеленки, погремушки, одежду... где же все это было?! К тому времени, когда я была готова к выходу, она снова заснула. Я упустила момент. Расстроенная и разочарованная, я смотрела на свою спящую в колыбели дочь и поняла, что, если я не соберусь и не возьму себя в руки, этот ребенок так никогда и не увидит солнечного света. Так, начав с пеленок, я преодолевала хаос, в конечном итоге приведя в порядок свой дом, свой офис и свою жизнь. При этом я поняла, что самоорганизованность — не сверхъе- стественный дар, а скорее навык, искусство, которому мож- но научиться. Я просто слишком поздно пришла к этому убеждению: я все время с головой уходила в суматоху дел вместо того, чтобы начать с планирования. Я поняла, что, потратив немного времени на предварительный анализ си- туации и создание стратегии поведения, я смогу построить план, выработать метод, который можно будет применять в любых ситуациях. Три года спустя я основала собственную компанию Task Masters, службу, которая помогает людям достичь такого уровня самоорганизации, овладев которым, они смогут жить более плодотворно и получать от жизни большее удоволь- ствие. Мои сотрудники и я проводим семинары и даем ин- дивидуальные консультации по навыкам самоорганизации и планирования тысячам людей ежегодно. Работа с людьми самого разного возраста, рода деятельности, придерживав- шихся самых разных стилей в жизни позволила мне углу- бить свое понимание процессов самоорганизации личности и сконцентрироваться на разработке решения для каждого человека в отдельности, в зависимости от его индивидуаль- ных особенностей. В 1998 году редактор издательства "Ген- ри Холт" предложил мне написать книгу о моих технологи- ях. Так появилась моя первая книга "Самоорганизация по принципу "изнутри наружу" {Москва: Издательство "Добрая книга", 2003 г.), ставшая бестселлером. Через четырнадцать лет после памятного поражения в схватке с пеленками, мне представилась возможность про- верить, насколько далеко я продвинулась в развитии собствен- ных навыков самоорганизации. Менее чем за две недели до празднования важного духовного события в жизни моей до- чери, я получила приглашение, о котором мечтают все авторы книг, — приглашение принять участие в шоу Опры Уинфри. Они просили меня срочно вылететь к ним, чтобы привести в порядок и обустроить их офисы и несколько домов участ- ников шоу перед очередной тематической телепередачей... и все в течение следующих десяти дней! Была ли я готова без колебаний ринуться навстречу этой фантастической возможности? Была ли я достаточна орга- низованна, чтобы справиться со всеми делами одновремен- но? Конечно, да! Теперь я была намного более собранной и организованной, и большинство дел, касающихся подготов- ки праздника для дочери, были сделаны. То, что еще оста- лось невыполненным, я внесла в список дел и записала на листе бумаги, так что мне было достаточно одного взгляда, чтобы понять, в каком состоянии находится процесс подго- товки. Навыки планирования и делегирования полномочий оказались как нельзя кстати — я смогла расставить приори- теты задач и решить, что мои сотрудники и друзья могут сде- лать вместо меня. Все необходимые материалы и база дан- ных были хорошо структурированы, поэтому любая инфор- мация, которая могла понадобиться для организации этих двух событий, была у меня под рукой. И в водовороте дел следующих двух недель мой органайзер помогал мне сосре- доточиться на всем, что я должна сделать и где должна по- бывать. Я не выбилась из графика. Чемодан был мгновенно собран, и я села на ближайший самолет в Чикаго. Я не упустила возможности и смогла из- влечь выгоду из этого неожиданного совпадения неотлож- ных дел и "конфликта первоочередных задач". Результатом стала одна из самых замечательных, самых ярких недель в моей жизни — празднование важного духовного события в жизни моей дочери и желанное появление на самом изве- стном в мире телевизионном ток-шоу. Вот она, сила тайм- менеджмента! Быть организованным независимо от того, относится ли это к окружающему вас пространству или к вашему времени, оз- начает быть подготовленным, то есть чувствовать себя собран- ным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имею- щиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и нео- жиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который по- лон безграничных возможностей. Когда вы уверенно владеете навыками управления временем, вы празднуете жизнь, радуе- тесь жизни, наслаждаетесь жизнью — вместо того чтобы быть подавленными и разбитыми ею. Вы знаете, что выбрать. Вы чув- ствуете в себе ясность и уверенность, готовность к любому вы- зову, который бросит вам жизнь. Если вы не читали мою первую книгу "Самоорганизация по принципу "изнутри наружу", я советую вам сделать это. Она была задумана как учебник по самоорганизации. Путь от хаоса к порядку проще всего начинать с организации ок- ружающего вас пространства, потому что оно намного более осязаемо, чем время. Более того, как только вы организова- ли пространство вокруг себя, в вашем распоряжении появ- ляется гораздо больше свободного времени, которым вы мо- жете распоряжаться. (Исследования показывают, что мы те- ряем в среднем от одного до двух часов в день, разыскивая нужные нам вещи или материалы в папках и неупорядочен- ных кипах бумаг, в шкафах и на стеллажах.) Когда вы овладеете приемами управления временем, которые обсуждаются в этой книге, вы возьмете в свои руки управление своей жизнью. Вы почувствуете удовлетворение и удовольствие от того, как вы проводите, проживаете свое вре- мя. Вы сможете поддерживать гармоничное равновесие между работой, любовью, развлечениями и личной свободой, которые побуждают вас к деятельности, придают вам силы, приносят радость и делают вашу жизнь наполненной смыслом. Вы на- учитесь слушать самих себя, устанавливать внутреннюю гар- монию и последовательно использовать свое время так, что оно будет значимым и ценным для вас. КАК ПОСТРОЕНА ЭТА КНИГА Эта книга разделена на четыре части: ЧАСТЬ 1: ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ. Этот раздел коренным образом изменит ваши взгляды и пред- ставления о времени и подготовит вас к созданию собствен- ной системы управления им. ЧАСТЬ 2: АНАЛИЗ СИТУАЦИИ. Прислушиваясь к себе. Эта часть предлагает вам серию вопросов и тестов, чтобы помочь найти ваш индивидуальный стиль жизни, определить свои предпоч- тения, потребности и цели и на их основе разработать соб- ственный план управления временем. ЧАСТЬ 3: ПЛАНИРОВАНИЕ. Создание модели такой жизни, какой вы ее любите. Этот раздел поможет вам составить про- грамму жизни, отражающую ваши идеалы, и выбрать подхо- дящие средства для ее реализации. ЧАСТЬ 4: ДЕЙСТВУЙ! ЭТОТ раздел научит вас, как привести ваш план в действие и управлять его реализацией, сталкиваясь с реальностью повседневной жизни. Несмотря на то, что вы должны изменить свое традиционное восприятие и научиться некоторым новым навыкам, я не про- шу вас изменить и переделать себя для того, чтобы приспосо- биться к некой жесткой программе. Программа, изложенная в этой книге, уважает вас и ваши уникальные и неповтори- мые личные особенности и цели, оставляя вам полную свобо- ду и гибкость. Давайте же приступим к ней! Часть первая ОСНОВЫ УСПЕШНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ новый взгляд НА ПЛАНИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ Почему же планирование времени остается такой трудной задачей? По моим наблюдениям, наиболее распространенное препятствие, с которым сталкиваются люди при планирова- нии своей жизни, заключается в том, как они воспринимают свое время. Следовательно, самый первый шаг на пути к ов- ладению искусством управления временем состоит в том, что- бы подвергнуть критическому рассмотрению само наше вос- приятие времени. ДЕЛАЕМ ВРЕМЯ ОСЯЗАЕМЫМ Большинство людей воспринимают время как нечто неосязае- мое. На пути от хаоса к порядку проще всего организовать и упо- рядочить окружающее вас пространство, а не время, потому что пространство — это то, что вы можете видеть. Время, в свою оче- редь, совершенно невидимо и неосязаемо. Вы не можете увидеть его, пощупать или подержать в руках. Его нельзя накопить, сва- лить в кучу или физически передвинуть с места на место. Время — это нечто, что вы чувствуете, ощущаете, и по ощущениям оно... совершенно бесформенное. Некоторые дни со свистом улетают куда-то в прошлое, другие — медленно, словно с большим трудом, проползают мимо, полные тоски и печали. Даже наши задачи и дела, кажется, трудно изме- рить — они выглядят огромными и бесконечными по своему объему и продолжительности. До тех пор пока время остается для вас неуловимым, эфе- мерным, ускользающим для восприятия и трудным для осмыс- ления, вы будете испытывать трудности, управляя своей жиз- нью. Вам нужно изменить свое восприятие времени и сделать время более осязаемым. Вам необходимо научиться воспри- нимать его в более наглядных, измеряемых образах. На моем пути к самоорганизации я совершила свой са- мый большой прорыв, когда поняла, что планирование и орга- низация времени на самом деле ничем не отличается от пла- нирования и организации пространства. Давайте сравним бес- порядок в шкафу с беспорядком в графике работы. БЕСПОРЯДОК В ШКАФУ • Ограниченный объем свободно- го места. • Шкаф доверху набит вещами, для размещения которых посто- янно не хватает места. • Вещи неразборчиво и беспоря- дочно втискиваются в любое свободное место. • Беспорядочное расположение вещей мешает вам увидеть и оце- нить содержимое. • Неэффективное использование шкафа как средства для органи- зации вещей в пространстве. БЕСПОРЯДОК В РАСПИСАНИИ • Ограниченное рабочее время. • График перегружен задачами, на выполнение которых постоянно не хватает времени. • Дела неразборчиво и беспорядоч- но выполняются в любой свобод- ный промежуток времени. • Беспорядочное расположение задач мешает вам увидеть и оце- нить то, что вы должны делать. • Неэффективное использование расписания как средства для организации рабочего времени. Другими словами, точно так же, как шкаф является огра- ниченным пространством, в котором вы должны размес- тить определенное количество предметов, график или рас- писание — это ограниченное пространство, в котором вы должны разместить определенное количество задач. Ваша жизнь вовсе не бесконечна. Когда вы думаете о времени подобным образом, оно уже не кажется таким неощути- мым и эфемерным. На самом деле каждый день — просто сосуд, контейнер, блок памяти, обладающий определенной вместимостью, которую вы можете использовать. Как только вы осознаете, что у времени есть свои гра- ницы, вы начинаете смотреть на свои дела и хлопоты со- всем по-другому. Ваши дела и задачи становятся пред- метами, которые вы должны разместить в пространстве своего времени. Каждая задача имеет свой объем, свои размеры, и расстановка задач в расписании дня стано- вится для вас математическим уравнением. Как только вы оценили, что вам необходимо сделать, вы начинаете вычислять объем, емкость каждой задачи и затем опре- деляете, сможете ли вы поместить их в пространстве ва- шего времени. Когда вы начинаете смотреть на время как на нечто, обладающее, как и пространство, определенными грани- цами, вы более трезво и реалистично смотрите на то, чего вы хотите достичь и совершить в своей жизни. Это по- буждает вас овладеть различными приемами и средства- ми управления временем, которые могут помочь вам сде- лать как можно больше в отведенное вам время. Если беспорядок в шкафу и беспорядок в графике жиз- ни по существу одинаковы, значит, и наведение порядка в каждом из них — тоже очень похожие процедуры. В моей первой книге говорилось: что бы вы ни приводили в по- рядок — шкаф, кухню, офис или график рабочего дня — разработка долгосрочной системы организации и плани- рования всегда состоит из трех шагов: АНАЛИЗ-ПЛА- НИРОВАНИЕ-ДЕЙСТВИЕ. Эта книга — всестороннее исследование того, как эти три шага процесса самоорганизации применяются в соот- ветствии с особенностями управления временем. Здесь я везде буду основываться на более осязаемом представ- лении о времени и покажу вам, как спланировать и пост- роить расписание дня подобно красиво обставленной ком- нате, которая отражала бы ваши стремления и идеалы, — все, что является для вас важным. Это поможет нам выяс- нить, в каком пространстве протекает ваше время, и найти в вашей жизни время для важных дел и задач, поскольку каждое дело и каждая задача обретут свое место. УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ ПО ПРИНЦИПУ "ИЗНУТРИ НАРУЖУ" Управлять временем "изнутри наружу" — значит строить та- кое расписание дня, такой график жизни, которые подходят именно вам. Это значит определить, что важно именно вам, и найти для этой деятельности место в вашей жизни и в ва- шем расписании, которое будет основываться на ваших уни- кальных личных потребностях и жизненных целях. И еще это значит — чувствовать себя глубоко удовлетворенным в кон- це каждого прожитого дня. Автор книги признает, что все люди отличаются друг от друга, уважает индивидуальные различия и подчеркивает их. У каждого из нас в разные моменты жизни есть свои потреб- ности. Не существует "правильного" способа прожить свою жизнь. Я не буду говорить вам, что вы должны жить простой спокойной жизнью, и не стану убеждать вас наполнить каж- дую минуту высокопродуктивной деятельностью. Здесь вы нигде не найдете трюизмов о том, что "кто рано встает, тому Бог подает; ранняя пташка всегда червячка склюет", или что вы должны меньше работать или меньше развлекаться, или быть кем-то еще, кроме того, кто вы есть. Вместо этого книга поможет вам глубже осознать, кто вы есть и чего вы хотите, и затем даст вам средства и инструмен- ты, чтобы вы смогли построить свою жизнь вокруг своих иде- алов и потребностей. Вы сможете изучить и приобрести но- вые навыки и скорректировать свое поведение, но вы не смо- жете изменить самих себя, свою сущность, — и вы не должны этого делать. Эта книга проведет вас через процесс самопоз- нания и раскрытия ваших симпатий и антипатий, естествен- ных склонностей, потребностей и желаний. Все они станут основой, фундаментом вашей системы тайм-менеджмента, или управления временем. Я предлагаю вам принять участие в живом процессе, а не следовать директивам и установкам. Два следующих очерка могут служить иллюстрацией того, насколько различными могут быть стили жизни разных лю- дей, и тем не менее каждый из них способен успешно управ- лять своим временем в соответствии с принципом "изнутри наружу", исходя из своих индивидуальных особенностей. Патриция: организованная, предсказуемая и невозмутимая Патриции тридцать восемь лет, она замужем и имеет четы- рехлетнего сына. Она работает редактором в журнале женс- кой моды. Она живет и процветает в обстановке размеренной работы, наслаждается ощущением покоя и ненавидит спеш- ку, суету и напряжение. Семья и личная жизнь для нее так же важны, как и работа, и ей предельно важно поддерживать рав- новесие между этими сферами своей жизни. Патриция ясно видит свои цели в жизни: она хочет, что- бы ее сын вырос в атмосфере любви и заботы, хочет иметь пре- красные отношения с мужем и поддерживать свою репутацию надежного и талантливого редактора. Каждое утро она поднимает своего сына в 6 часов 45 ми- нут, после чего начинаются милые утренние "ритуалы": они с сыном поют песни, пока она одевает его, завтракают и иг- рают перед выходом в детский сад. После того как Патриция оставляет сына в саду, ей необходимо — и она это знает — время, чтобы перевоплотиться из "матери" в "редактора". По- этому каждое утро она спускается в метро и пропускает че- тыре поезда, просматривая утренние газеты. Она садится в пятый по счету поезд и приезжает в офис сосредоточенной и готовой к работе. Ее рабочий день тоже состоит из размеренного и моно- тонного труда. По утрам она редактирует статьи, затем в тече- ние дня общается с подчиненными и проводит совещания. Она пользуется блокнотом, чтобы видеть, что и к какому сроку ей необходимо сделать, и без колебаний приступает к выполне- нию своих задач. Она всегда сдает работу в срок. Она работает с 9:30 до 5:30 пять дней в неделю. Три раза в неделю она забирает сына из сада, по понедельникам и чет- вергам это делают ее мама или муж, поэтому по понедельни- кам она допоздна засиживается на работе, а по четвергам хо- дит с подругой в кино или театр. Патриция охотно перепору- чает заботу о сыне своим близким — она уверена, что участие родственников в уходе за сыном не только помогает ей под- держивать равновесие в своей жизни, но и обогащает жизнь сына общением с теми людьми, которые его любят. Выходные тоже проходят по вполне предсказуемому сце- нарию. В пятницу вечером они всей семьей смотрят видео- фильмы. По утрам в субботу она ведет сына в музыкальную школу, после занятий они обедают в местном ресторане и идут играть на детскую площадку или в музей. Каждое воскресе- нье ее муж и сын уходят гулять, а Патриция остается дома, чтобы приготовиться к предстоящей рабочей неделе. Патриция обращает особое внимание на то, сколько вре- мени займет у нее выполнение той или иной задачи, и пе- рекраивает свой график таким образом, чтобы иметь доста- точно времени для каждого занятия. Она рассчитала, сколь- ко времени ей требуется, чтобы собрать сына в детский сад, и будит его по утрам, исходя из этого расчета. Жизнь Пат- риции жестко построена вокруг ее приоритетов и стала для нее удивительно спокойной, предсказуемой и радостной. Такая жизнь соответствует ее личности и ее идеалам, при- носит Патриции радость и построена ею самой по принци- пу "изнутри наружу". |