Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
Зрительно-осязательный тип Люди, относящиеся к зрительно-осязательному типу, счи- тают наиболее удобными бумажные планировщики. Вот не- которые признаки того, что вы относитесь к зрительно-ося- зательному типу людей: • Вам легче всего думать, когда под рукой есть перо и бума- га, записывая свои основные мысли. • Вы легче запоминаете, если излагаете информацию в пись- менном виде. • Вам нравится перелистывать страницы записной книжки или блокнота взад-вперед, чтобы увидеть или восстановить последовательность развития событий во времени. • У вас есть привычка помнить, в каком именно месте стра- ницы вы записали нужные данные. ("Я записывал номер ее телефона справа внизу, на уголке страницы".) • Вы составляете списки дел в соответствии со своими ас- социациями или группируя их по темам (что надо купить, кому необходимо написать, куда позвонить), а не в соот- ветствии с их очередностью, приоритетом и хронологи- ческим порядком. • Вы храните свои старые записные книжки и любите про- сматривать их много лет спустя. • В целом вы считаете компьютерные технологии плани- рования времени неуклюжими, громоздкими и требую- щими слишком много времени. Линейно-цифровой тип Напротив, если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, вам, скорее всего, понравится электронный плани- ровщик времени. Вот некоторые признаки вашей принад- лежности к линейно-цифровому, а не к зрительно-осязатель- ному типу людей: • Вам легче думать, набирая текст на клавиатуре компьюте- ра или на пишущей машинке. • Вы, скорее всего, будете искать нужное слово по имени, по первой букве или по цифре, чем пытаться вспомнить, где вы записали информацию, которую ищите. • Вам достаточно посмотреть на лист или на экран, отобра- жающий день или неделю, чтобы увидеть перспективу и представить себе события в хронологической последо- вательности. • Вы чаще всего запоминаете запланированные задачи по дате, дням недели, времени суток. ("Концерт состоится во вторник, через два дня после дня рождения моего мужа, в воскресенье, двадцать шестого числа".) • Вы думаете и группируете предметы в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком, а не в соответствии с ассоциациями или с определенными общими тематическими свойствами. • У вас нет необходимости оглядываться на то, что вы сделали за прошедшие несколько дней, чтобы планировать, что делать сегодня или в течение предстоящей недели; вы держите в уме те дела, которые нужно перенести на следующий день. • Вы не чувствуете никаких неудобств при обращении с компьютерами или электроникой. Варианты выбора для людей зрительно-осязательного типа Если вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: настольные и на- стенные календари или планировщики на бумажной осно- ве. Какой из них вы выберете, зависит от того, насколько ве- лик тот объем информации, с которым вы работаете, и на- сколько мобильными должны быть вы сами. НАСТОЛЬНЫЕ И НАСТЕННЫЕ КАЛЕНДАРИ. Такие календари, со- держащие сетку времени, разбитую по месяцам, неделям и дням недели, достаточно удобны. Есть два обстоятельства, при которых настольный или настенный календарь может использоваться в качестве важного компонента вашей сис- темы планирования и управления временем. 1. Если вы посто- янно работаете в од- ном и том же месте (помещении) и ваше расписание достаточ- но просто организо- вано, для успешного планирования вы мо- жете пользоваться ав- тономным календа- рем. Я знакома с од- ним предпринимателем, ведущим свой небольшой бизнес, который отмечал все свои планы в настольном календаре. Каждое утро он сверялся с календарем и выписывал список дел на текущий день на лист бумаги или на карточку, включая все запланированные встречи и задачи. Затем он просто клал этот список в карман и приступал к работе. Поскольку его жизнь была относительно несложной, эта система планирования была достаточна для удовлетворения его потребностей. 2. Вы можете использовать ваш настенный календарь в ка- честве средства коммуникации. Это прекрасно работает в се- мьях, где каждый член должен иметь возможность отслежи- вать планы других. Назначьте одного из членов семьи "храни- телем календаря", и он будет вести его, уточняя и согласовывая с остальными их домашние обязанности и планы на будущее в конце каждого дня. Настенные календари как системы для тайм-менеджмен- та имеют, однако, два серьезных недостатка. Во-первых, они не подходят для составления и записи списка текущих дел. Текущие задачи взаимосвязаны с вашим календарем, посколь- ку, планируя каждую задачу, которую вы хотите выполнить, вы должны спросить себя, когда приступить к ней. Во-вто- рых, вам будет не совсем удобно носить ваш настенный ка- лендарь с собой. Следовательно, вы по-прежнему будете нуж- даться в планировщике, и у вас возникнут трудности, если вы будете записывать свои планы и задачи и в настольном (на- стенном) календаре, и в планировщике. Выберите что-нибудь одно; в большинстве случаев это будет ваш планировщик, по- скольку он более удобен и эффективен. ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ (НА ОСНОВЕ ВЗАИМО- ЗАМЕНЯЕМЫХ БУМАЖНЫХ БЛАНКОВ): At-A-Glance, Day-Runner, Day-Timer, Time Design, Time Manager, Franklin Covey Planner, Filofax 2 . Эти ставшие уже классическими инструменты ус- пешно помогают очень многим людям даже в наш век высо- ких технологий. Вам не придется тратить много времени, чтобы научиться работать с ними, и занесение информации в них является естественным процессом. Вам не нужна элек- трическая сеть или батарейки. Более того, если вы хотите составить список дел или запланировать встречу, вам не нуж- но ждать, пока ваш инструмент включится и загрузится: вы просто делаете короткую запись в своем планировщике. И еще вы можете легко настраивать свою систему планиро- вания, используя только те виды страниц и бланков, кото- рые вам нужны, удалив из органайзера все остальное. Недостатком здесь является то, что, если вы потеряли та- кой планировщик, это причинит вам много неприятностей 2) На российском рынке представлены не все перечисленные здесь марки органайзеров; кроме того, их широкому распространению препятствует вы- сокая цена. Российским покупателям хорошо знакомы более дешевые версии таких планировщиков, которые в широком обиходе называют орга- найзерами или тайм-менеджерами. В их конструкции реализован тот же самый принцип взаимозаменяемости различных бланков и бумажных форм, которые по мере необходимости вставляются в раскрывающийся кольцевой механизм обложки, и повторяют структуру и стандартные форматы клас- сических планировщиков. — Прим. ред. и хлопот. Здесь нет простых способов дублирования инфор- мации на экстренный случай ее потери. Кроме того, если кто-то другой нуждается в доступе к вашему графику работ или к ин- формации, вам сложнее поделиться ею с таким человеком. Самый большой недостаток таких планировщиков со- стоит в том, что, если у вас очень много информации для за- несения в него, он становится слишком объемным и тяже- лым. Для людей, которые много путешествуют, это может стать поводом для беспокойства. Наилучшей альтернативой будет приобретение компактных и хорошо структурирован- ных моделей таких планировщиков. Варианты планировщиков для людей линейно-цифрового типа Если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: компьютерные про- граммы для планирования времени и портативные электрон- ные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки. Если вы решили использовать для планирования и управ- ления временем свой компьютер, вам нужно выбрать програм- мное обеспечение, содержащее в себе такие возможности, ко- торые более известны как "личный информационный менед- жер" (personal information manager, PIM) или "программы управления контактами" (contact manager). Обе группы этих приложений имеют встроенные календари, формируют спис- ки задач и адресов, но PIM изначально предназначен для пла- нирования личного времени — ваших дел или задач, в то время как программа управления контактами строится как база дан- ных, помогающая вам сконцентрироваться на всем том, что вы должны сделать для ваших клиентов. Такие программы осо- бенно хорошо подходят для людей, занимающихся продажей товаров и услуг. Чтобы не вдаваться в подробности, в этой гла- ве мы будем говорить только о PIM, поскольку такое програм- мное обеспечение получило более широкое распространение. Если вам нужно что-то более компактное, одним из самых лучших вариантов будет электронное устройство, которое обычно называют личным электронным секретарем (personal digital assistant, PDA). Существует множество разновидностей PIM и PDA, и они совместимы друг с другом. В ваш PDA обыч- но включаются программы, совместимые с программным обеспечением вашего компьютера. Эта комбинация техничес- ки не нарушает принцип "одна жизнь — один инструмент для планирования", поскольку они работают в тандеме: вы подклю- чаете свой PDA к своему компьютеру, на котором установлено программное обеспечение типа PIM, даете команду синхрони- зации, и тотчас же ваш календарь, сформированный вами с по- мощью программного обеспечения на компьютере, и встроен- ный календарь PDA обновляют и дополняют информацию друг друга, извещая вас, если при синхронизации в календаре воз- никают конфликтующие друг с другом задачи. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ КОМПЬЮТЕРОВ (Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Lotus Organizer). Существу- ет много компьютерных программ, включающих календарь, возможности планирования и составления списков текущих задач, управление контактами и коммуникациями и формы для хранения и систематизации заметок и информации. Если вы проводите весь день в своем рабочем кабинете, вы сможете извлечь большую выгоду, пользуясь такими про- граммами. Кроме того, в обстановке большого офиса с соб- ственной локальной сетью, где множеству людей необходим доступ к информации о ваших рабочих планах и о вашем гра- фике работ, возможность доступа к рабочим календарям со- трудников — чрезвычайно эффективное средство для управ- ления. Если вы отсутствуете, ваш секретарь может дополнить ваше расписание. Ваши сотрудники и коллеги могут увидеть, когда вы заняты. Согласовать время встречи или совещания намного проще, когда по сети можно получить информацию о графике работы каждого участника. Вы можете ввести име- на тех людей, которых хотите пригласить на встречу, и про- грамма проверит календари всех потенциальных участников, выявит все конфликты с их планами, поможет вам выбрать более удачное время, если это необходимо, и разошлет ваши приглашения на встречу по электронной почте. Многими программами планирования времени можно пользоваться в режиме свободного доступа в сети Интернет. Вы можете получить доступ к вашим данным с помощью паро- ля и оперативно вносить изменения в ваше расписание в ре- жиме on-line. Вы можете также предоставить возможность дос- тупа к вашему расписанию другим людям. Другое преимуще- ство таких служб планирования времени в сети Интернет состоит в том, что многие из них могут производить в сети по- иск информации о предстоящих событиях, входящих в круг ва- ших интересов — о концертах, фильмах, телепередачах, спортив- ных событиях, — и встраивать эти события в ваше расписание. Большинство таких Интернет-календарей совместимы со все- ми основными программами для компьютеров и PDA, поэтому вы можете синхронизировать полученную информацию. Хотя вы и способны использовать специальное програм- мное обеспечение, установленное на вашем персональном компьютере в качестве единственного инструмента для пла- нирования и управления временем, периодически вам при- дется распечатывать информацию о ваших планах и контак- тах и носить ее с собой. Когда вы работаете за пределами офи- са, вам придется записывать информацию о новых задачах или контактах на бумаге и вводить ее в компьютер по возвра- щении на рабочее место. Этот метод может оказаться очень неудобным, поэтому я не советую вам его использовать. Одна- ко, если вы достаточно дисциплинированы, чтобы вводить эту информацию каждый раз, как только вы снова оказываетесь у компьютера, или у вас есть секретарь, который может сделать это за вас, этот метод может оказаться для вас подходящим. Вы можете также использовать одну из таких программ, установив ее на своем мобильном компьютере (ноутбуке), если вы всегда носите его с собой. Но иногда бывает неудоб- но включать компьютер, ждать его загрузки и искать нуж- ную папку с файлами или раздел программы только для того, чтобы уточнить время и место встречи или ввести еще одно дело в список задач. И до тех пор, пока ваша искушенная высокими технологиями "вторая половина" и все ваши дети не связаны локальной сетью и не подключены к Интернету, это средство не подходит для планирования семейного вре- мени. Кроме того, вы должны заботиться о сохранности ин- формации, часто делая ее резервные копии, чтобы исклю- чить потерю данных в результате сбоев в компьютере. ПОРТАТИВНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ (PALM, SHARP, CASIO). ЭТИ устройства легкие, компактные и способны хра- нить большой объем информа- ции. В их число входят и очень простые и недорогие электрон- ные органайзеры, и более доро- гостоящие личные электрон- ные секретари (personal digital assistant, PDA), и весьма доро- гие портативные персональные компьютеры (например, Psion), которые ничем не уступают персональным компьютерам и ноутбукам. Если акронимы, сокращения и аббревиатуры не смущают вас и еще вам не надоели, скажу, что эти мини-компьютеры также известны как палм-топы (palm-top, palm-size PC, PPC). Базовые мо- дели PDA содержат календарь, списки текущих задач, теле- фонные и адресные книги и обладают функциями для за- писи заметок и графической информации. Самые совершен- ные модели "палм-топов" могут выполнять практически все те функции, что и персональные компьютеры, но в мень- шем объеме. Основные преимущества таких устройств — небольшие размеры, малый вес и способность хранить большой объем информации. Кроме того, они экономят время, которое вы тра- тите на ввод информации: большинство электронных орга- найзеров и PDA позволяют вам, однажды введя в календарь данные, просматривать их в разных форматах и масштабах времени — в масштабе одного дня, недели и месяца — одним нажатием кнопки. Вы легко можете запрограммировать ваш электронный планировщик на внесение в ваше расписание периодически повторяющихся событий. Вместо того чтобы каждую неделю записывать в своем блокноте "Понедельник, утро: совещания по продажам" — пятьдесят два раза в год, вы можете ввести эту информацию один раз, и одним нажатием кнопки в ваше расписание будут внесены соответствующие добавления до конца года. Электронные органайзеры и PDA также позволяют вам производить поиск и отбор информа- ции по ключевым словам или цифрам. К недостаткам всех электронных органайзеров можно от- нести то, что их использование требует больше времени, чем обычно необходимо для беглого просмотра страниц в обыч- ных бумажных планировщиках или на запись в них текущей информации. Кроме того, чтобы научиться пользоваться PDA, требуется время, поэтому многие люди в итоге используют их просто в качестве электронных записных книжек. Планировщики на бумажной основе ЗА • Нет необходимости изучать программное обеспечение • Запись информации производится естественным и удоб- ным способом • Нет необходимости беспокоиться об электропитании • Вы можете легко перелистывать страницы, чтобы полу- чить общее представление о своих делах • Вы можете хранить использованные листы и бланки на пол- ке, чтобы всегда иметь возможность обратиться к ним ПРОТИВ • Нет возможностей автоматического поиска информации • Есть возможность переполнения, планировщик становит- ся громоздким • Сложно создавать резервные копии информации • Другие люди не могут получить доступ к вашей информа- ции Электронные планировщики ЗА • Вы можете производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам • Вы можете легко группировать и трансформировать данные • Легко создавать резервные копии информации • К вашей информации с помощью сети могут получить до- ступ другие люди ПРОТИВ • Вы можете просматривать одновременно только один эк- ран или окно; сложно получить общий обзор • Неудобно обращаться к архивной информации • Ниже скорость обращения к данным Если вам приходится пользоваться электронными системами планирования времени Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа, вы можете решиться совершить путешествие в мир элек- тронно-цифровых систем в том случае, когда другим людям необходим быстрый доступ к вашему расписанию или графи- ку работ. Возможно, компания, в которой вы работаете, потре- бует от вас пользоваться компьютерной системой планирова- ния рабочего времени. Или, если вам приходится хранить слиш- ком большой объем информации в своем блокноте или органайзере, вес и объем такого планировщика на основе бу- мажных бланков может оказаться для вас слишком большим. И наконец, вы можете предпочесть электронный планировщик по соображениям безопасности и конфиденциальности инфор- мации, поскольку его программные средства требуют введения пароля для получения доступа к вашим данным. Если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа и собираетесь использовать электронный планировщик, вы можете научиться этому, но имейте в виду, что вам могут по- требоваться недели или даже месяцы, чтобы освоиться и чув- ствовать себя комфортно в работе с таким устройством или си- стемой. Переходя от бумажной технологии планирования вре- мени к электронной, лучше всего заранее побеспокоиться об адаптации программных средств электронного планировщи- ка к вашим потребностям и предпочтениям. Задумайтесь о том, что именно вам нравится в вашем бумажном органайзере — как вы привыкли пользоваться им, какая форма представле- ния информации вам удобна, — и затем посмотрите, можно ли настроить ваш электронный планировщик так, чтобы его рабо- та соответствовала вашему стилю мышления. Если вы выбира- ете из нескольких моделей, изучите каждую из них поподроб- нее, чтобы убедиться, что выбранный вами планировщик мож- но приспособить к вашей манере организовывать информацию. |