Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
Вопрос №2. СКОЛЬКО времени мне потребуется для выполнения задачи? Многие люди никогда не задают себе этот вопрос. Или, возмож- но, они спрашивают себя, но не знают, как точно оценить время, необходимое для выполнения того или иного дела. Для выпол- нения одних задач требуется тридцать минут, а на иные нужно потратить пять часов, и если вы способны точно определить вре- мя, необходимое для их выполнения, вы сможете реалистично оценить, сможете ли вы выполнить эту задачу или нет. Постарайтесь быть точным, производя оценку необходимо- го времени. Многие из нас страдают своего рода словесными су- дорогами, постоянно произнося: "Это займет у меня две мину- ты", независимо от того, идет ли речь о том, чтобы одеться, сде- лать звонок по телефону или сбегать в магазин, и это влияет на наши представления о времени. Если вы бросите эту привычку и начнете обращать внимание на то, сколько времени вам реаль- но требуется для того или иного дела, вы обнаружите, что вам станет намного легче браться за все, что вы собираетесь сделать. Более того, вам нужно начать просить других людей уточнять, сколько вашего времени им потребуется, когда они просят вас о чем-либо. Если ваш коллега заявляет, что он хочет поговорить с вами о новом рабочем мероприятии, уз- найте, будет ли это пятиминутный разговор или получасо- вая беседа. Люди будут уважать вас за такую установку чет- ких ограничений во времени, и, возможно, даже будут боль- ше ценить собственное время, — и никто больше не спросит вас: "У тебя есть минутка?.." Если вы постоянно ошибаетесь в расчетах требуемого для выполнения задачи времени, вы обнаружите, что всегда бере- те на себя больше, чем можете сделать, и это наполняет вашу жизнь постоянными стрессами. С другой стороны, неверная оценка времени может также заставить вас уклоняться от вы- полнения поставленных задач. Например, в доме Бетти сломался измельчитель мусора и не работал уже восемь месяцев. Она была уверена, что ей нужно просто его наладить, что займет не более пятнадцати минут, и была смущена тем, что так долго откладывала столь простое дело. Приступая к процедуре сортировки задач, мы сделали следующие расчеты: Эта задача была вовсе не пятнадцатиминутным делом, и где-то в глубине души Бетти знала это, несмотря на то, что она никогда не пыталась подсчитать это время! Именно поэтому она не приступала к этому делу восемь месяцев. Итак, ей при- шлось выделить на завершение этой работы более двух часов. Когда вы привыкнете точно оценивать время работы над задачей, вы будете менее расположены откладывать ее выпол- нение. Как только вы знаете, сколько времени требуется на выполнение задачи, даже если это большой проект, она будет выглядеть вполне выполнимой. Оценка и расчет времени Точный расчет времени, необходимого для выполнения за- дач, не является неким сверхъестественным даром. Этим на- выком может овладеть каждый. Для этого может потребо- ваться от двух недель до одного месяца практики, но, несом- ненно, вы можете научиться этому. И возможно, этот навык — самый важный навык из всего, чем вас вооружит тайм-менеджмент. Вы можете подумать, что тратить время на то, чтобы вы- числять, сколько времени потребуется для выполнения каж- дой задачи, — это уже слишком, но этот навык поистине яв- ляется одним из главных секретов тех, кто успешно управ- ляет своим временем. Я знаю одну жительницу Манхеттена, которая подсчитала, что ей требуется одна минута, чтобы пройти один квартал между улицами, и три минуты, чтобы пройти квартал между авеню, — таким образом, она могла быстро вычислять с точностью до минуты, сколько времени ей требуется, чтобы пешком дойти от одного места города до другого. Она никогда не опаздывала, даже когда у нее не было часов. Знание этих простых цифр всегда будет помогать ей не опаздывать и чувствовать себя уверенно. Некоторые люди сопротивляются необходимости про- водить такие вычисления. Они боятся, что при попытке че- стно проверить, сколько времени им потребуется для вы- полнения своих задач, они поймут, что у них нет достаточ- ного времени, чтобы сделать все, что они наметили. Отвечаю: планирование и управление временем — это ре- шение математического уравнения. Если вы заранее пре- небрегаете истиной, вы окажетесь пойманными в ловушку реальности, не выполнив те важные задачи, к которым вы на самом деле хотели приступить. Если вы знаете, что вам предстоит, вы можете планировать свое расписание соот- ветственно. Учет личного времени Один из способов научиться рассчитывать время — фикси- ровать время выполнения своих повседневных задач. От- слеживайте и отмечайте в своем органайзере все, чем вы занимаетесь на протяжении дня. Обращайте внимание, сколько времени вам требуется, чтобы убрать стол после еды, написать еженедельный отчет о работе или просмот- реть газету. Если вы никогда не выполняли такую работу, вы можете оценить необходимое для ее завершения время, основываясь на том, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы сделать нечто подобное. У моего брата Стива было десять недель, чтобы подготовиться к защите диссер- тации на ученом совете, — к экзамену, который он никогда прежде не сдавал. За годы учебы в институте он узнал, что может тщательно изучить и хорошо запомнить около деся- ти страниц учебного материала за день. Используя эту циф- ру в качестве ориентира, он рассчитал и спланировал свой график учебы. Вам не всегда нужно быть столь детальным в своих расчетах, но когда вы сталкиваетесь с большими и сложными задача- ми, способность производить вычисления необходимого времени может оказаться очень полезной. Следующее упражнение поможет вам научиться точнее оценивать это время. В течение всей следующей недели, со- ставив список задач в вашем органайзере, слева от каждой задачи укажите, сколько времени, по вашему мнению, зай- мет у вас ее выполнение. Например, ваш список может вы- глядеть таким образом: Затем, когда вы будете выполнять каждую задачу, засеките время и запишите справа, сколько времени вам понадоби- лось для ее завершения. В конце дня ваш список может вы- глядеть так: Насколько точными оказались ваши оценки? Большинство моих клиентов бывают шокированы тем, насколько больше времени им в действительности требуется для выполнения своих дел, в сравнении с тем, на которое они рассчитывали. Кроме того, временами они бывают удивлены, видя, что за- дача, внушавшая им благоговейный трепет и поражавшая своими предполагаемыми размерами и затратами времени, оказывалась завершенной намного быстрее, чем они могли себе представить. Необходимость отмечать предполагаемое время для завер- шения каждой задачи может сначала показаться вам обреме- нительной и неестественной, но вам не обязательно всегда быть столь же подробными в своих расчетах. Когда у вас за спиной будет некоторый опыт, вы будете помнить, сколько времени у вас отнимает то или иное дело. У вас выработается интуитив- ное ощущение и знание того, сколько телефонных звонков вы сможете сделать утром за полчаса или сколько времени вам необходимо, чтобы еженедельно оплачивать счета. После двух- трех недель напряженной работы вам уже не потребуется оце- нивать время на выполнение тех задач в вашем списке дел, на которые у вас на самом деле уходит не более пяти минут. Тем не менее даже после того, как вы научились точно оценивать требуемое вам время, пользуйтесь своими навы- ками оценки времени, управляя большими проектами или в периоды большого напряжения сил, когда вы должны вме- стить большое количество задач в узкие временные рамки. Чем больше вы практикуетесь, тем точнее будете оцени- вать, сколько времени вам необходимо для выполнения того или иного дела. Но имейте в виду: существуют факторы, ко- торые могут опрокинуть все ваши расчеты, и один из них — ваша неспособность оставаться сконцентрированным на вы- полнении одной конкретной задачи в определенный проме- жуток времени. Научитесь не отвлекаться Люди, которые постоянно прерываются и теряют концентра- цию, приступив к выполнению задачи, часто сталкиваются с большими трудностями при оценке необходимого для ее вы- полнения времени. Предположим, что в девять часов утра вы садитесь за стол, чтобы подготовиться к докладу на предстоя- щем совещании. В течение следующих двух часов, работая над докладом, вы отвечаете на пять телефонных звонков, сами зво- ните десять раз, отвечаете на двенадцать писем, пришедших вам за это время по электронной почте, и успеваете побеседо- вать с тремя случайными посетителями. В четыре часа дня вы заканчиваете подготовку к докладу, но не имеете ни малей- шего представления о том, сколько же времени вам для этого потребовалось. Некоторым людям удается легко завершать свои дела вов- ремя, несмотря на подобные помехи, потому что они способны работать в многозадачном режиме (делать два или более дел одновременно) и быстро переключаться с одного на другое. Для большинства же людей, однако, работа в таком беспорядочном режиме мешает возвращаться в рабочий ритм, из-за чего часто страдают производительность и качество их работы. Кроме того, вычисление времени, необходимого для реализации оче- редной задачи, становится сложным делом, поскольку сегодня вы можете отвлечься десять раз и сделать десять перерывов, а на следующий день — тридцать раз. Если это характерно для вас, вам необходимо развивать терпение и выработать в себе привычку к концентрации. Нач- ните с выделения определенных интервалов времени для вы- полнения отдельных задач и ограничивайте в это время пау- зы, перерывы и возможные помехи. Включите автоответчик, не обращайте внимания на приходящие по электронной по- чте письма и скажите нежданным посетителям, что погово- рите с ними позже. Если вы замечаете, что часто пытаетесь делать несколько дел одновременно или постоянно вскаки- ваете, чтобы в очередной раз позвонить по телефону или потянуться, попытайтесь игнорировать эти побуждения и оставаться сосредоточенным на одном деле хотя бы в те- чение пятнадцати минут. Проделывайте это несколько раз в день на протяжении одной недели. Затем постарайтесь ос- таваться сосредоточенным в течение тридцати минут без пе- рерыва, затем — в течение сорока пяти минут и в конечном итоге, если сможете, доведите это время до одного часа. Это приведет к огромным и многообещающим переме- нам в вашем поведении. Как только вы увеличите время не- прерывной концентрации на выполнении конкретной зада- чи (будь это пятнадцать, тридцать, сорок пять или шестьде- сят минут), ваша продуктивность значительно повысится. Вы сможете разбить все свои задачи на части, требующие удобной вам продолжительности выполнения, и наслаж- даться чувством удовлетворения от завершения задачи, ко- торого вы никогда прежде не испытывали. Скрытые затраты времени Другая причина, по которой люди неверно оценивают тре- буемое для выполнения задач время, состоит в том, что они не обращают внимания на скрытые затраты времени. Эми- ли — писательница-романист, и ее задачей было писать каж- дое утро в течение трех часов. По утрам она отводила для этого три часа своего времени. С точки зрения логики этого было вполне достаточно; однако изо дня в день ей удавалось выполнить объем работы, требовавший только двух часов времени. Внимательнее присмотревшись к своим привыч- кам включаться в работу, Эмили поняла, что ей требовалось около часа, чтобы настроиться, сосредоточиться на теме и "войти в образ". В это время она просматривала газеты, пила кофе и собиралась с мыслями. Если она пропускала этот шаг, все, что выходило затем из-под ее пера, было отвратитель- ным. Ей пришлось смириться с тем, что этап "настройки" был частью ее творческого процесса. Чтобы продуктивно писать в течение трех часов, Эмили необходимо было планировать четыре часа работы. Чтобы точно рассчитать, сколько време- ни ей потребуется для написания романа, она должна была учесть это "переходное" время. Когда вы определяете время, которое займет у вас вы- полнение того или иного дела, учитывайте не только чистое время для выполнения самой задачи. Вот некоторые из тех факторов, на которые обычно не обращают внимания при оценке времени, и которые могут оказать существенное вли- яние на ваши расчеты. ВРЕМЯ НА ПЕРЕДВИЖЕНИЕ ТУДА И ОБРАТНО. Люди, которые не учитывают этот фактор, в 10 часов утра входят в здание биз- нес-центра, чтобы успеть на деловую встречу, назначенную на 10 часов утра. Затем они нервно переминаются с ноги на ногу в ожидании лифта, стискивают зубы, пока лифт при подъеме останавливается на каждом этаже, выходят из него и не могут найти нужный кабинет, — и они могут поклясть- ся, что весь мир ополчился сейчас против них. Если это вам знакомо, вы можете впредь избегать этих напряженных си- туаций, приучившись принимать во внимание время на пе- редвижение к месту встречи. Поедете ли вы на встречу в часы пик или в относительно спокойное время? Будете ли вы пользоваться общественным транспортом? Насколько на- дежно выбранное вами средство передвижения? Есть ли в этом здании лифт или вам придется подниматься по лест- нице? Учитывайте все возможные затруднения, которые мо- гут замедлить ваше передвижение, и оставьте для них время. ВРЕМЯ НА ПОДГОТОВКУ. Вспомните о Бетти и ее измельчите- ле мусора. Его ремонт и в самом деле был делом пятнадцати минут, но поиск необходимых материалов — инструкции по эксплуатации и ремонту, винта нужного размера и отверт- ки — значительно увеличил время выполнения задачи. Рас- считывая время выполнения задачи, учтите время, необхо- димое для поиска или сбора материалов. Нужно ли вам под- готовиться к выполнению проекта (например, сначала про- читать инструкцию)? Придется ли вам переодеваться (на- пример, для работы на улице)? ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ И ВРЕМЯ НА ИСПРАВЛЕНИЕ. Наихудшее время для вычитки корректуры книги — это когда вы стоите перед кассой магазина, а за вами — очередь раздраженных людей. Дав- ление мешает вам внимательно читать корректуру, но многие люди оказываются именно в таком положении, потому что не учитывают время для получения обратной связи и время на возможные исправления. Не понадобится ли вам проконсуль- тироваться с другими людьми, прежде чем идти дальше? Сколь- ко времени вам потребуется, чтобы повторно проверить фак- ты, отредактировать текст и навести лоск? Нужно ли вам ждать прихода начальника, чтобы подписать корректуру, прежде чем отправить ее в печать? Зарезервируйте время для этих важных этапов работы и снимите с себя напряжение. ВРЕМЯ НА РАЗМЫШЛЕНИЕ. Некоторые задачи требуют време- ни на обдумывание. Подобно писательнице Эмили, вам, воз- можно, надо собраться с мыслями, прежде чем начать, или такое время может понадобиться вам в процессе реализации проекта. Оставить то, что вы написали, и вернуться к этому днем позже — может помочь вам свежим взглядом посмот- реть на вещи. Трудные и ответственные решения (например, решения о крупных покупках), могут стать легче, если вы возьмете время на раздумье. Это время для размышлений вы должны учесть в своем расписании. ВРЕМЯ НА ЗАВЕРШЕНИЕ ИЛИ СВОРАЧИВАНИЕ ДЕЛА. Представь- те себя сидящим в середине комнаты в окружении сотен фо- тографий, которые вы вытащили, чтобы разложить и упоря- дочить их. Уже пришло время для других дел, а вам необхо- димо по меньшей мере еще полчаса, чтобы убрать их, не сме- шав кипы уже разобранных фотографий друг с другом. Про- блема в том, что вы не учитывали время на завершение задачи, а оно особенно важно, когда вы приступаете к боль- шому проекту, который нельзя закончить в один присест. Даже если завершение задачи требует нескольких минут, отведя для него время, вы в значительной степени снимите с себя напряжение. ВРЕМЯ НА ОТДЫХ. Часто люди столь страстно желают закон- чить дело, что заставляют себя работать несколько часов под- ряд без перерыва. Но оставаться в одном положении или кон- центрироваться на одном деле в течение длительного време- ни — изнурительно, и в долгосрочной перспективе может значительно снизиться продуктивность вашей работы. Очень важно регулярно делать перерывы, чтобы прогуляться, раз- мяться и отдохнуть. Учтите в вашем расписании время для этого, а также время, чтобы поесть или выпить чашку чая. Расчет времени для этих неявных, но необходимых дел мо- жет освободить вас от многих проблем. Очень полезно отда- вать себе отчет, что иногда в работе возникают неожиданные препятствия или трудности и вы отстаете или опаздываете. Решение этой проблемы состоит в том, чтобы создавать в сво- ем расписании "буферы" времени. Даже если вы уверены, что зимой на расчистку дорожки к дому вам потребуется пятнад- цать минут, добавьте к этому времени еще пару минут на слу- чай, если вам понадобится немного больше времени, — может быть, снега выпало больше, чем обычно. Этот резерв времени поможет вам не опаздывать на работу. И если вы собираетесь делать дело в такое время дня, когда вам, скорее всего, придет- ся отвлекаться, или если рядом с вами есть дети, создайте дос- таточный резерв времени, чтобы одна-две паузы или замин- ки не привели к срыву всего вашего расписания. Когда вы со- мневаетесь, какой именно резерв времени создать, добавьте 20% к отведенному на выполнение задачи времени. Как только вы научитесь спрашивать себя, сколько вре- мени займет у вас выполнение того или иного дела, и сможе- те делать реалистичные расчеты, вы увидите, что и в самом деле должны сделать очень многое. Но это — хорошие ново- сти! Это побудит вас овладеть другими навыками тайм- менеджмента, которые помогут вам снижать свою рабочую нагрузку, — это делегирование задач и искусство диплома- тично говорить "нет". Вы на пути к самым сокровенным тай- нам тайм-менеджмента! Расчет времени для выполнения незнакомых задач ЕСЛИ у вас прежде не было опыта выполнения какой-либо определенной задачи, особенно если она достаточно слож- на, очень полезно бывает спросить кого-нибудь, кто уже за- нимался подобными задачами и знает, сколько времени на это может потребоваться. Иногда стоит спросить об этом не- скольких людей, имея при этом в виду, что разным людям требуется разное время, чтобы справиться с одной и той же задачей. Это даст вам общее представление о том, чего вы можете ожидать. Предположим, что вы должны всей семьей переехать в другой регион страны, и вы не занимались упа- ковкой вещей и организацией переезда с тех пор, как закон- чили институт, но тогда всех ваших вещей едва хватало, что- бы сделать пригодной для жизни комнату в общежитии. Те, кто уже неоднократно переезжал всем семейством, могут рассказать вам не только о том, сколько времени занял у них весь процесс переезда, но и о том, сколько времени им потре- бовалось на завершение каждого из его этапов: на сбор ве- щей, на их упаковку, продажу недвижимости и лишнего иму- щества, на завершающую уборку в доме, перевод счетов на другой адрес и т.д. Получив точное представление о том, сколько времени от вас потребует весь процесс переезда в целом и каждый из этапов в отдельности, вы, вероятно, с большим воодушевлением приступите к следующему эта- пу планирования переезда — к "зачистке" списка задач. На этом этапе вы сможете отказаться от некоторых из них, а ос- тальные упростить или делегировать их выполнение другим. В самом деле, процесс сортировки задач и подсчет вре- мени на их выполнение делают любой ваш проект менее пу- гающим, чем просто длинный список связанных с этим про- ектом дел, и это вдохновит вас на то, чтобы двигаться даль- ше. Поэтому регулярно сортируйте список текущих дел и затем продолжайте процесс обработки задач. Но что же делать с тем огромным запасом незавершенных дел, которые в виде бумаг, записок и напоминаний месяцами скапливаются у вас на столе? Мой совет — не обращать на них внимания до тех пор, пока вы не пропустите свой список теку- щих дел через последовательную процедуру их обработки. Во- первых, разбираясь с текущими задачами, вы можете неожи- данно выяснить, что некоторые из этих заброшенных дел мож- но смело вычеркивать из списка. Во-вторых, это уже слишком — пытаться управиться со всеми своими делами сразу. Но тем не менее есть способ справиться и с этим пугающим запасом неза- вершенных дел. |