Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
ЭТАП 2: ДОСТУПНОСТЬ ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ ЗА ПОМОЩЬЮ И ДЛЯ КОНСУЛЬТАЦИЙ, ПОКА РАБОТА НЕ ЗАВЕРШЕНА. Имейте в виду, что люди, работающие над реализацией ваших проектов, бу- дут нуждаться в вашем руководстве. Вы можете либо специ- ально запланировать время, когда ваши сотрудники будут отчитываться вам о своей работе, или отвечать на их запро- сы по мере необходимости. Этот порядок будет зависеть от задачи и от конкретного исполнителя и должен быть уста- новлен при выдаче задания. Если задача большая и ставки велики, имеет смысл запла- нировать периодические доклады о состоянии дел по ходу вы- полнения задачи, чтобы вы могли быть уверены, что все идет по плану. В случае небольших и менее важных задач, позволь- те своим подчиненным заходить к вам тогда, когда им потребу- ется ваша помощь (если она вообще потребуется). Планируйте время для отчетов о проделанной работе таким образом, чтобы не чувствовать себя уставшим от постоянных перерывов для ответов на вопросы со стороны членов вашей команды. ЭТАП 3: ОБЗОР ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЫ И ОЦЕНКА КОНЕЧНОГО РЕЗУЛЬТАТА. После того как порученная вами работа была выполнена, оцените, удовлетворяют ли ее результаты постав- ленной вами задаче. Если это так, сопротивляйтесь побуж- дению во всем стремиться к совершенству и не думайте о том, каким был бы результат, если бы вы все сделали сами: что поля документа могли бы быть немного шире, или что оту- тюженные рубашки могли бы быть сложены так, чтобы складки оказались на менее заметном месте. Радуйтесь тому, что вам только что удалось сэкономить свое драгоценное время. Затем посмотрите на навыки и способности того чле- на вашей команды, который выполнял это задание, чтобы в следующий раз, если это необходимо, вы могли дать ему до- полнительные указания относительно этой работы, или де- легируйте эту задачу кому-то другому, если вы не удовлет- ворены результатами. Семилетний сын Доры только что закончил мыть посу- ду. Дора проверила качество работы и сказала: "Тарелки пре- красно вымыты. Отличная работа!" Поскольку она была больше озабочена тем, чтобы обучить сына новым навыкам, чем чистотой тарелок, она приберегла критические коммен- тарии для следующего раза. На следующей неделе, когда она снова будет помогать ему готовиться к мытью посуды, она скажет: "На прошлой неделе ты очень хорошо поработал. На этой неделе ты можешь вымыть тарелки еще чище, если бу- дешь пользоваться жидким мылом для мытья посуды!" Если вы установили, что результаты работы вас удовлет- воряют, скажите члену вашей команды о том, что он или она сделали хорошо, что вам понравилось, что, по вашему мнению, было сделано с особым талантом или стало поистине уникаль- ным решением проблемы и каким образом работа этого чело- века помогла успеху всего проекта в целом. Если необходимы какие-то изменения, постарайтесь не решать эту проблему сво- ими силами (для этого вам потребуется запланировать допол- нительное время в своем расписании, чтобы успеть к сроку) и не старайтесь тут же подсказать своему сотруднику, как имен- но нужно исправить это. Напомните ему или ей о том, в чем состояла задача, и скажите: "Это очень близко, но не полностью соответствует поставленным требованиям. У вас есть идеи о том, что можно сделать, чтобы результат полностью удовлет- ворял поставленным требованиям?" Позвольте вашему сотруд- нику самому найти решение проблемы. Такой уважительный подход поможет члену вашей команды постоянно совершен- ствовать свои навыки, поддержит и вдохновит его. Делегирование домашних дел Разница между делегированием задач на работе и дома со- стоит в том, что на работе люди занимают свои должности в соответствии со своими навыками и способностями и об- ладают определенной квалификацией и областью компетен- ции, что и определяет ваш выбор, кому и что нужно делеги- ровать. В семье вы вовсе не собираетесь проводить собесе- дование со своими "сотрудниками" и нанимать их на работу в соответствии с их деловыми качествами и квалификаци- ей — так же, как вы не можете уволить или заменить их. Это означает, что вы должны изучить всех членов вашей коман- ды, выявить их сильные и слабые стороны и постараться раз- вить их лучшие качества. Очень важно, чтобы каждый из членов семьи держал в уме стратегические цели всей семьи в целом. Дети должны помнить, что они выносят мусор или моют машину не для того, чтобы сделать приятное маме или папе, и не потому, что боят- ся получить нагоняй, а потому, что они — члены одной семей- ной команды. Все вы справедливо разделяете общую работу с целью создания общего дома, который должен быть чистым, удобным и уютным местом для всех членов семьи. Действи- тельно, некоторые семьи даже разрабатывают и составляют свою миссию, с которой согласен каждый член семьи и кото- рая выражает общие семейные ценности и цели. В домашней обстановке то, что вы не собираетесь менять членов своей команды, означает, что вы должны тратить боль- ше времени на их обучение. Однако это очень ценное вложе- ние своего времени. Когда вся семья участвует в работе по ведению домашнего хозяйства, это сближает ее членов. Ваши дети получают навыки, которые пригодятся им позже. Это также снимет с вас часть нагрузки. Если вы будете пытаться делать все самостоятельно, из-за чего будете постоянно чув- ствовать себя перегруженным и подавленным, у вас не оста- нется достаточно энергии для того, чтобы вносить самый глав- ный вклад в вашу семью — вкладывать свою любовь, заботу и внимание в каждого из ее членов. ДОМАШНИЕ ОБЯЗАННОСТИ, С ВЫПОЛНЕНИЕМ КОТОРЫХ МОГУТ СПРАВЛЯТЬСЯ ДЕТИ В возрасте от 2 до 3 лет: • Раскладывать на столе салфетки • Раскладывать игрушки по ящикам или корзинам, которые помечены картинками • Складывать одежду в одном месте В возрасте от 4 до 5 лет: • Начать одеваться самостоятельно • Чистить зубы и причесываться • Убирать со стола и накрывать на стол (кроме острых но- жей) • Заправлять постель • Наводить порядок в комнате • Помогать в уходе за садом или огородом В возрасте от 6 до 7 лет: • Выносить мусор • Составлять список необходимых покупок • Делать мелкие покупки в супермаркете • Подавать завтрак • Поливать цветы В возрасте от 8 до 10 лет: • Гулять с собакой • М ы т ь посуду • Загружать белье в стиральную машину • Делать бутерброды • Убирать листья в саду граблями • Мыть машину В возрасте от 11 до 12 лет: • Подметать, пылесосить и мыть пол • Косить газоны • Готовить салаты • Разогревать еду • Принимать телефонные звонки и сообщения для других членов семьи В возрасте от 13 и выше: • Стирать свою одежду • Мыть ванну • Покупать продукты • Готовить несложные блюда По мере того как растут ваши дети, а характер вашей жизни и работы изменяется, вы можете пересмотреть как распре- деление ваших домашних обязанностей, так и ваши страте- гические цели. Иногда у людей появляются общие интере- сы, и их повседневные заботы отражают это. Когда для одно- го из членов семьи наступает особенно ответственный период времени на работе или в учебе, другие могут времен- но разгрузить его. Однако позаботьтесь о том, чтобы восста- новить равновесие как можно скорее, иначе эти временные изменения могут стать постоянными. Чтобы поддерживать свою жизнь и свое расписание в равновесии, вы должны вре- мя от времени отступать в сторону и возвращаться к своим стратегическим целям. Когда вы завершили этап "зачистки" расписания, вы удали- ли из него все посторонние задачи и излишние дополнитель- ные этапы отдельных задач и теперь готовы приступить к работе. Теперь вопрос в том, когда именно вы (или ваши сотрудники или помощники) будете делать свою работу? В следующей главе "Назначение времени" вы научитесь тому, как наметить конкретное время выполнения своих за- дач и встроить их в свою жизнь. Теперь, когда вы решили, что собираетесь делать и сколько времени это у вас займет, следующий вопрос, который вы должны себе задать — "Когда я собираюсь выполнять эту за- дачу? Я буду делать это на этой неделе или на следующей? Я собираюсь выполнять эту задачу именно в тот промежуток времени, который я выделил для соответствующего ей вида деятельности, или мне потребуется отклониться от своего плана распределения времени и пожертвовать чем-то другим ради ее выполнения?" Точно так же, как вам приходится выбирать место для каж- дой вещи в физическом пространстве, вам придется опреде- лить в своем расписании отдельное место для каждой из тех задач, которые вы решили выполнить. На этом этапе процес- са обработки задач вы должны взять в руки ваш планиров- щик и работать с ним. В идеале вы должны попытаться раз- местить свои задачи в пределах соответствующих зон време- ни, и вы действительно будете в состоянии распределить таким образом около 80 % ваших задач. Возможно, сейчас вы думаете: "Да, в теории все это очень просто сделать, но я живу в реальном мире. Я не могу делать все свои дела в соответствии с планом распределения вре- мени. Я сталкиваюсь с пожеланиями и требованиями дру- гих людей, которые хотят, чтобы события развивались в со- ответствии с их планами и с их расписанием, и поэтому мне приходится иметь дело с кризисами и препятствиями". Тем не менее здесь очень важно понять, что на самом деле в большинстве случаев целиком в вашей власти решать, когда вы будете делать свои дела. Слишком часто мы чув- ствуем себя жертвой обстоятельств, немедленно реагируя на каждое пожелание или прихоть окружающих. Эта инстинк- тивная реакция — результат нашей вовлеченности в пла- ны и приоритеты других людей, в то время как у нас нет генерального плана (читай — плана распределения време- ни) для нашей собственной жизни. Если у вас нет конкрет- ного места, в которое вы помещаете определенные задачи, вам может показаться, что, если вы не сделаете это немед- ленно, вы, вероятно, никогда больше не приступите к это- му. И поэтому вы тотчас же делаете это. Если вы постоянно живете в "реактивном" режиме, вы не просто чувствуете, что ваша жизнь неуправляема и неорга- низованна, вы теряете массу времени и значительно снижа- ете ее продуктивность. Делая дела в свое время, когда вы го- товы к этому, вы почти всегда экономите время и силы, по- тому что соответствующим образом подготовились к этому и можете сразу приступить к тому, что для вас важно. Когда вы отводите задаче свое место, вы решаете, когда де- лать те или иные дела, и таким образом именно вы — а не кто-то другой, — управляете своей жизнью. Вы вполне можете отло- жить свою реакцию на определенные задачи до тех пор, пока не будете готовы к их выполнению. Вам не придется заставлять людей (включая и себя самого) ждать, когда вы приступите к выполнению задачи, потому что вы точно знаете, когда каж- дая задача может быть выполнена, и уверены в том, что она будет выполнена "без сучка, без задоринки" и точно в срок. КАЖДОЙ ВЕЩИ-СВОЕ МЕСТО, КАЖДОЙ ЗАДАЧЕ-СВОЯ ЗОНА ВРЕМЕНИ Если вы коллекционировали музыкальные аудиозаписи и организовывали "музыкальный уголок" в своей комна- те, вы, возможно, отвели в нем место для полок или стоек под компакт-диски: одну для записей джазовой музыки, другую — для классики, третью — для регги. Вы не расстав- ляли компакт-диски беспорядочно. Таким же образом вы должны отвести определенные места на своем плане рас- пределения времени для всех ваших дел. "Назначение вре- мени" означает, что для каждой конкретной задачи вы от- водите область времени внутри соответствующей зоны де- ятельности — другими словами, выбираете день и час, когда будете заниматься ею. Вспомните модель "детского сада": каждая зона деятельности (и соответствующая ей область времени) включает в себя задачи, имеющие отношение к этому виду деятельности. Например, Зоя, будучи писателем, установила для себя ежедневное время для работы над своими текстами с семи до одиннадцати часов утра. На этапах сортировки задач и "зачи- стки" расписания она решила, какие именно рассказы и ста- тьи она будет писать. На этапе "назначения времени" она оп- ределила, в какой день недели она будет работать над каждым из этих произведений. В понедельник и вторник с семи до девяти утра она пишет статьи для Broadway Review. С девя- ти до одиннадцати в те же дни недели она работает над ста- тьями для Чарли Паркера. В пятницу с семи до одиннадцати она начинает работать над романом. Зоя не просто назначает время для каждого из этих литературных проектов, она записывает его в своем орга- найзере, и поэтому, садясь за работу, она уже точно знает, над чем она будет сегодня работать. Если ей в голову при- ходит идея для новой статьи, она сразу может сказать, что на этой неделе для этого в ее расписании нет места. Чтобы найти место для этой новой литературной задачи, она дол- жна отказаться от написания какой-нибудь другой статьи или отложить эту идею на следующую неделю. Таким об- разом, ее внимание не отвлекают новые возможности. Ей ясно, что она будет писать и когда. Для каждой задачи, которую решили выполнять, вы дол- жны зарезервировать время в своем планировщике. Если это короткий телефонный звонок, достаточно просто отметить его в списке задач на соответствующий день. Однако, если задача требует пятнадцати минут или более длительного вре- мени для выполнения, выберите конкретный период време- ни, когда вы будете заниматься ее выполнением. Другими словами, я прошу вас планировать свои дела так, будто вы планируете деловые встречи — встречи с самим собой. Держитесь в рамках отведенного времени Некоторые люди чувствуют себя скованно, когда пытаются планировать свои дела вплоть до мельчайших подробнос- тей; другие же чувствуют себя более уверенно и не выбива- ются из графика, если заранее знают, что они будут делать, с точностью до тридцати минут и планируют свои действия в каждом из тридцатиминутных блоков времени. Ваши зоны деятельности могут быть подобраны и установлены инди- видуально, как и ваш шкаф для одежды. Некоторым людям удобно отдельно складывать каждую пару носков, отделяя их друг от друга специальными перегородками; других впол- не устраивает то, что они просто знают, что все их носки ле- жат в одном месте. Помните, ваш план распределения вре- мени составлен с учетом вашего стиля и ваших особеннос- тей и предпочтений. Если результаты тестов по определению ваших есте- ственных ритмов и предпочтений в главе 3 показали, что вам удобно работать в хорошо структурированной и упорядо- ченной среде, вам, по всей видимости, понравится выделять специальное время для каждого телефонного звонка, для каждого ответа на письмо — для любого проекта или дела. Если, напротив, тест показал, что вы эффективнее работаете в условиях гибкого графика, вы, возможно, просто захотите сказать себе: "Я буду делать телефонные звонки с девяти до одиннадцати утра. Вот список из восьми звонков, которые мне нужно сделать, и я буду делать их в любом порядке, ко- торый покажется мне удобным в то время". Я настоятельно рекомендую вам установить для каждой задачи свой лимит времени, когда вы только начнете пользо- ваться этим методом. Это поможет вам точнее вычислять необ- ходимое вам время и заставит вас определять относительную ценность каждой задачи, — сколько же времени вы все-таки готовы потратить на нее? Позже, овладев этой технологией, адаптируйте ее к своему стилю работы. Вам нужна система пла- нирования, которая будет достаточно жесткой, чтобы поддер- живать заданную структуру времени для достижения ваших целей, но в то же время достаточно гибкой, чтобы не быть обре- менительной и нереалистичной. Список домашних дел на выходные. Я пометила в списке, к каким областям деятельности относится каждая из этих задач, но вам не обязательно делать это при составлении собственного плана График работы адвоката. Заметьте, что список звонков, которые нужно сде- лать, и писем, которые надо написать и отправить в этот день, помещен в правой колонке; эти задачи будут выполняться во время одного из двух промежутков времени, отведенных для звонков и обработки корреспонденции Систематизация задач в пределах отдельных областей деятельности вашего плана распределения времени Размещая свои задачи в пределах соответствующей области деятельности, расставляйте их в том порядке, который ка- жется вам естественным и удобным. Если вы затрудняетесь сделать это, вы можете группировать задачи по следующим признакам. ПО СРОЧНОСТИ. Даже если у вас достаточно времени на за- вершение всех задач в данной области деятельности, если вы в первую очередь завершите одну или две наиболее важ- ные задачи, вы почувствуете удовлетворение и прилив сил для следующих дел. ПО ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ ЗАДАЧИ. Если вы запланиро- вали сделать пятнадцать телефонных звонков в течение часа и знаете, что некоторые из тех, кому вы звоните, бы- вают чересчур занудными или чрезмерно словоохотливы- ми, вы можете оставить звонки этим людям напоследок, чтобы у вас осталось меньше доступного времени на пота- кание их слабостям. ПО СЛОЖНОСТИ ИЛИ ПО СТЕПЕНИ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТИ. Если некоторые задачи более сложны, чем все остальные, вы, возможно, захотите сделать их в первую очередь, со свежи- ми силами, чтобы у вас оставалось еще достаточно сил на более легкие. Если вы в первую очередь принимаетесь за ре- шение неприятных задач, вы сохраните силы и энергию в предвкушении тех следующих за ними задач, выполнение которых приносит вам радость. ПО ГЕОГРАФИИ. Если вам предстоят поездки для выполне- ния различных поручений, оптимизируйте маршрут своего передвижения по городу. Например, начните свой маршрут с мест, расположенных неподалеку, а затем приступайте к поручениям, требующим поездки в другую часть города. Поэкспериментируйте с различными способами груп- пировки своих задач. Вы можете найти такой порядок их выполнения, который воодушевляет вас и делает вашу ра- боту наиболее продуктивной. Важно то, чтобы вы присту- пали к выполнению своих задач именно тогда, когда вы это запланировали. ПЕРЕНОС И ЗАМЕНА ЗАДАЧ Конечно, будут ситуации, когда вы не сможете втиснуть определенную задачу в нужную зону деятельности на ва- шем плане распределения времени, а вы должны присту- пить к этой задаче как можно скорее. В качестве примера давайте вернемся к ситуации из главы 7 "Сортировка за- дач", в которой ваш сын Джейсон просит вас взять его с собой, когда вы пойдете за покупками, чтобы купить обе- щанные шиповки. Для семейных дел у вас зарезервиро- вано время в субботу после полудня, и суббота настанет через три дня, но, к сожалению, футбольный матч, в кото- ром должен принять участие Джейсон, состоится завтра, поэтому шиповки ему нужны сегодня. Конечно, вы могли бы сказать Джейсону, что вы заняты, и поручить кому-то другому сходить с ним в магазин или сократить задачу, заказав шиповки через Интернет-магазин. Но, если ни одно из этих решений неприемлемо, вы должны изучить свой план распределения времени и посмотреть, мо- жете ли вы произвести замену задач. Если вы пойдете с Джексоном в магазин сегодня в шесть ча- сов вечера, вы пропустите свои занятия на курсах повыше- ния квалификации; если вы перенесете ваш поход в магазин на завтра, после восьми часов вечера, вам придется пожерт- вовать личным временем. Может быть, вы смогли бы поме- нять местами личное и семейное время или перенести время учебы на утро субботы, чтобы наверстать пройденный мате- риал. Если это возможно, вы можете пойти с Джейсоном за покупками тогда, когда ему удобно, не жертвуя при этом важ- ными для себя делами. Если точная замена невозможна, попробуйте немного пере- кроить свое расписание. Скажем, вы не можете занимать вре- мя в субботу утром потому, что уже купили билеты на детс- кий спектакль, на который пойдете всей семьей в отведен- ное для таких событий семейное время. Может быть, на этой неделе вы сможете заменить личное время на время учебы и компенсировать эту замену, зарезервировав в плане на сле- дующую неделю дополнительное личное время. Работа с планом распределения времени обеспечивает вам достаточно гибкости. Самое главное — отдавайте себе отчет, делая замены, и всегда старайтесь восстановить баланс меж- ду различными видами деятельности, который вы устано- вили для себя ранее. |