Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
УВАЖАЙТЕ СВОЕ РАСПИСАНИЕ Хотя ваш план распределения времени может быть доста- точно гибким, я убедительно прошу вас рассматривать вре- мя, которое вы зарезервировали для выполнения определен- ных задач, как время для деловых встреч с важными клиен- тами. Это означает, что вы не должны срываться с места и отменять намеченные дела, когда к вам обращается кто-то другой. Скажите таким людям: "Извините, у меня заплани- рована встреча", — им вовсе не обязательно знать, что это ваша встреча с самим собой, чтобы порадовать себя, посвя- тив два часа занятиям любимым делом. Подобным же обра- зом, вы должны ясно дать понять на службе, что заняты вы- полнением запланированной работы и поэтому не можете отвлекаться. Если хотите, вы можете сказать сотрудникам или коллегам, что с двух до трех часов дня вы работаете с на- копившимися бумагами и документами, но иногда чем мень- ше вы говорите, тем лучше — вы не обязаны защищать свой способ организации рабочего времени. К этому моменту вы уже вложили много сил в определение того, что вы хотите сделать и когда. Очень важно придержи- ваться своего плана. Это означает приступать к задачам и за- канчивать их выполнение тогда, когда вы это запланирова- ли. Как это сделать? Научившись "уплотнять" свои задачи и свое время, то есть предотвращать перетекание одной за- дачи в зону времени, отведенную для других дел. Из следую- щей главы вы узнаете о том, как придерживаться расписа- ния, преодолевая отсрочки и медлительность, как избавить- ся от хронической привычки везде опаздывать, как справляться с помехами и препятствиями, которые становятся главными врагами вашего ритма жизни. Теперь, когда вы выделили место в своем расписании для выполнения каждой из своих задач, вам нужно овладеть ис- кусством уплотнения времени, то есть научиться справлять- ся с запланированными задачами в пределах отведенного для их выполнения времени. Никакой медлительности, ни- каких отсрочек — не позволяйте работе длиться вечно. На- учившись уплотнять время, вы обнаружите, что бодро и жиз- нерадостно расправляетесь со своими делами, и каждый день испытываете удивительное чувство глубокого удовлетворе- ния проделанной работой. Уплотнение времени — важный навык, которым владе- ют все те, кто успешно управляет своим временем. Эти люди быстро принимают решения. Они не медлят. Они редко опаз- дывают. Они делают именно то, что запланировали сделать, и именно тогда, когда запланировали, нисколько не сомне- ваясь, безо всяких колебаний. Поскольку они заканчивают свои дела в запланированные сроки, они идут по жизни пол- ные энергии, оптимизма и удовлетворенные собой. Так как же вы можете уплотнять время? Тремя способами: 1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние. 2. Преодолевая медлительность и привычку хронически опаздывать. 3. Подавляя стремление к совершенству во всем ("перфек- ционизм"). МИНИМИЗАЦИЯ ПЕРЕРЫВОВ, ПОМЕХ И ИХ ВЛИЯНИЯ Помехи и кризисы возникают постоянно, и большинство из них будут казаться неотложными, но, конечно, не каждая по- меха на самом деле перерастает в кризис. Очень соблазнитель- но реагировать на помехи незамедлительно, особенно учиты- вая тот факт, что люди, отрывающие нас от дел, могут быть очень настойчивыми. Но даже если вы бросите привычку ре- агировать на помехи в тот самый момент, когда они возника- ют, вы по-прежнему можете произвольно переключаться на самые разные посторонние дела и к концу дня будете выгля- деть расстроенным и подавленным, не выполнив того, что зап- ланировали. Вы можете научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними (вызванными вашей собственной потреб- ностью произвольно переключаться с одного дела на другое). Отложите свою реакцию Очень важно понять, что большинство кризисов вовсе не яв- ляются кризисами в полном смысле слова. Когда люди обраща- ются к вам со своими так называемыми срочными делами и воп- росами, самое первое, что вы должны сделать, — это обдумать, что произойдет, если вы не ответите им немедленно. В боль- шинстве случаев вы можете отложить свой ответ как минимум на несколько минут, а чаще — на более длительное время безо всякого ущерба, поэтому продолжайте делать то, что вы дела- ли, не отвлекайтесь или возьмите некоторое время на размыш- ление. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возник- шей проблемы в активном режиме, а не в режиме пассивного реагирования. Вы сможете провести возникшую перед вами за- дачу через этапы сортировки, "зачистки" и назначения времени, сэкономив свое драгоценное время и энергию, вместо того что- бы, бросив все, браться за немедленное ее решение. Независимо от того, насколько точно расписан ваш график, постарайтесь не планировать дела слишком плотно, не остав- ляя никакого места для помех и кризисов, которые, несомнен- но, будут периодически возникать. Количество времени, кото- рое вам следует оставить свободным, будет зависеть от того, чем вы занимаетесь. Непредвзято посмотрите на те потребнос- ти, которые возникают перед вами на работе и в жизни, и вне- сите в ваши планы возможность возникновения помех и пре- пятствий, с которыми вы должны иметь дело. Если ваша работа требует от вас ежедневно принимать массу телефонных звонков, вам, например, может потребо- ваться отвести для них шесть часов незанятого ничем другим времени и запланировать только два часа сосредоточенной работы. Это могут быть только два часа, но эти два часа сосре- доточенной работы без помех и перерывов окажутся, вероят- но, гораздо более продуктивными, чем то же количество времени, распределенное в течение всего рабочего дня в пере- рывах между телефонными звонками. Сокращение помех Вот некоторые способы минимизации самых распростра- ненных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на ра- боте и дома. • Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, поставьте свой стол или кресло спиной или бо- ком к открытому пространству офиса, чтобы избегать прямо- го зрительного контакта с другими сотрудниками. Если это невозможно, разместите несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним — они бу- дут выступать в качестве границы между вами и окружающей средой. Люди будут гораздо меньше подходить и мешать вам, если не смогут устанавливать с вами прямой контакт глаз. • Установите приемные часы. Повесьте на двери своего кабинета табличку со словами "Пожалуйста, не беспокойте до 15:00" или скажите коллегам и сотрудникам, что вы за- няты и не сможете ни с кем говорить между двумя и тремя часами дня. В некоторых компаниях установлен ежеднев- ный "тихий час", когда все телефоны включаются в режим автоответчика и у сотрудников есть один час на сосредото- ченную работу без помех. • Пользуйтесь наушниками или берушами. • Установите определенное время дня, когда вы будете от- вечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику при- нимать ваши звонки или включите автоответчик с соответ- ствующим исходящим сообщением. Чтобы этот прием рабо- тал, вы обязательно должны перезванивать людям в то время, когда обещали это сделать. Кроме того, вы проводите разго- вор по телефону более эффективно, когда сами звоните со- беседнику, — согласно статистике, сотрудник офиса в сред- нем тратит на прием входящего звонка одиннадцать минут времени, а на то, чтобы сделать звонок самому — только семь минут. Это связано с тем, что в последнем случае у вас есть время, чтобы собраться с мыслями. • Выделите отдельное время дня, чтобы обрабатывать по- чтовые сообщения, электронную и голосовую почту. Вы мо- жете поговорить с начальником или с сотрудниками о том, что вам необходимо ограничить частоту проверок вашего электронного почтового ящика. • Удаляйте несанкционированные почтовые отправле- ния, не открывая их, и удалите свой адрес из списков по- чтовой рассылки. • Настройте свою программу получения электронной по- чты на автоматическое удаление сообщений, приходящих от уже известных вам спаммеров (людей, рассылающих спам — не санкционированные вами объявления и рекламу, засоря- ющие ваш почтовый ящик). Вы также можете настроить свою программу приема электронной почты на прямое удаление сообщений, в тексте которых содержатся определенные клю- чевые слова или фразы, например: "Возможность хорошо за- работать" или "XXX". • По возможности отвечайте на письма, пришедшие по электронной почте, короткими "Да", "Сделаю" или "Спаси- бо!". Если для ответа на письмо вам требуется время для раз- мышления, работы или дополнительных исследований, не- медленно отправьте адресату короткий ответ, давая ему знать, что вы получили его письмо и работаете над ним. • Ограничивайте число постоянно приходящих назойливых посланий, пользуясь Интернетом и коммуникационными про- граммами типа ICQ, входите в сеть под различными именами, пользуйтесь разными электронными почтовыми ящиками. Ис- пользуйте запасные имена электронных адресов, о которых зна- ете только вы, или установите программную блокировку на по- лучение всех сообщений или некоторых из них. Уважайте чу- жое время; не думайте, что если кто-то доступен вам в режиме on-line, то у него обязательно есть время для общения с вами. • Чтобы ограничить поток спама, оставляя объявления в сети Интернет, пользуйтесь для обратной связи дополни- тельными электронными адресами. Спаммеры получают элек- тронные адреса именно из таких баз данных. Если вам нужно поместить объявление, откройте отдельный электронный по- чтовый ящик специально для этой цели. Все пришедшие на него сообщения будут либо спамом, либо откликами на объяв- ление, поэтому вам будет легче сортировать их и не засорять при этом ваш основной электронный почтовый ящик. • Планируйте регулярные встречи для общения с близки- ми людьми. Если вы работаете в тесном контакте с другим человеком или в течение дня вам нужно созваниваться с суп- ругой или детьми, чтобы проведать их, тогда короткие встре- чи или общение по телефону один или два раза в течение рабочего дня — лучшее в мире средство для экономии време- ни. Это гораздо предпочтительнее, чем беспокоить друг дру- га каждые десять минут для того, чтобы поделиться очеред- ными новостями или обменяться информацией. • Составляйте и распространяйте отчеты с информацией о ходе текущих дел. Если вы работаете над проектом совместно с другими людьми, введите в практику ежедневный или ежене- дельный текущий отчет о ходе реализации проекта, чтобы каж- дый из членов вашей рабочей группы мог легко ознакомиться с состоянием дел, не отвлекая для этого других. Дома или на работе вы можете запланировать проведение регулярных со- вещаний для обмена информацией, лично или по телефону. ВНУТРЕННИЕ ПОМЕХИ Конечно, далеко не всегда нас отрывает от дел кто-то другой. Иногда мы сами отвлекаемся, и это может оказать не меньшее влияние на снижение нашей продуктивности. Вот некоторые советы по минимизации этих внутренних помех. • Запаситесь едой и питьем перед тем, как приступить к работе. Вместо того чтобы нарушать нормальный режим питания, оставаясь без еды на длительное время, или перио- дически бегать к ближайшему киоску за шоколадными ба- тончиками, чтобы заморить червячка, потратьте несколько минут на то, чтобы приготовить легкую закуску перед тем, как приступите к длительной работе. Поставьте на стол бу- тылку с водой, запаситесь термосом с горячим кофе. • Всегда держите свой планировщик под рукой, чтобы в лю- бое время вы могли записать в него новые мысли, пришедшие вам в голову. Если у вас нет одного постоянного места для за- писи новых дел, которые вы планируете сделать, или новых идей, которые вы хотите обдумать и реализовать, вам трудно удержаться от искушения приступить к выполнению таких за- дач немедленно. Но если у вас есть надежное место для записи всей этой информации, вы можете побороть это искушение. Держите планировщик под рукой и записывайте свои мысли и планы по мере их возникновения. На работе каждый сотруд- ник должен брать с собой свой органайзер на совещания и де- ловые встречи, чтобы делать для себя заметки. Одна из компа- ний создала и ввела в практику работы своих сотрудников блок- ноты под названием "Парковка", в которых сотрудники записывали все, что приходило им в голову во время совеща- ний, даже если это не относилось к повестке дня, — к этим но- вым идеям обращались позже и тщательно их обрабатывали. • Держите под рукой специальный блокнот или диктофон, чтобы записывать более сложные и развернутые идеи. Твор- ческим людям часто требуется больше места для записи сво- их неожиданных озарений, чем его могут предоставить обыч- ные планировщик или органайзер, они нуждаются в другом средстве отображения информации. Постоянно носите с со- бой диктофон для записи возникающих музыкальных идей или блокнот, в котором вы можете рисовать или чертить схе- мы и графики, если находите это полезным. • Запланируйте время на разминку. Периодически вам понадобится вставать из-за стола и делать разминку, если только вы не хотите, чтобы ваше тело приняло форму вашего кресла. Просто запланируйте десять минут в конце каждого часа для разминки или делайте это чаще, если вам так удобнее, и затем снова возвращайтесь к работе. ПРЕОДОЛЕВАЕМ МЕДЛИТЕЛЬНОСТЬ И ПРИВЫЧКУ ХРОНИЧЕСКИ ОПАЗДЫВАТЬ Медлительность и привычка хронически опаздывать часто идут рука об руку и в большинстве случаев вызваны одними и теми же причинами. Следовательно, решения для каждой из этих проблем очень похожи. Медлительность Исходя из собственного опыта, могу сказать, что к тому мо- менту, когда, используя мою программу, люди приступают к этапу уплотнения времени, медлительность уже перестает быть для них проблемой номер один. Поскольку вы прошли через процесс определения своих целей и составили план рас- пределения времени, вы узнали настоящую цену своему вре- мени. Вы чувствуете вдохновение и заинтересованы в успеш- ном завершении каждой задачи, стоящей в списке ваших дел, потому что знаете, что ее выполнение связано с достижением одной из ваших стратегический целей, и с энтузиазмом пере- ходите к следующей задаче в вашем списке. Тем не менее иног- да вам все же будет тяжело следовать вашим планам на день. Медлительность — самый главный враг успешно сплани- рованного дня. Когда вы стартуете с опозданием, одна из ва- ших задач может занять время, отведенное для следующей, и так далее — возникает эффект домино, из-за чего многие дела в вашем списке остаются несделанными. Проблема усугубля- ется тем, что, когда вы медлите с выполнением своих дел, вы часто отвлекаете себя выполнением незначительных мелких дел, которые никак не связаны с вашими стратегическими целями, поэтому время, на которое вы отложили свои плано- вые дела, оказывается потраченным впустую. Одно из наихудших следствий медлительности состоит в том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряете время, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, что должны были сделать, и эти переживания отнимают еще больше времени и сил, подрывая вашу способность перехо- дить к следующим делам в вашем списке. Вы медлительны или склонны постоянно откладывать свои дела не потому, что ленивы или безответственны. Мед- лительность может быть вызвана разными причинами, и многие из них легко устранить. Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выпол- нение только отдельных задач или практически всех. Если вы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, ве- роятно, допускаете технические ошибки в планировании времени. Вероятно, в самих этих специфических задачах или в том, как вы подходите к их планированию и выполнению, есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываете практически все задачи, причины вашей медлительности, скорее всего, коренятся в ваших психологических установ- ках и в ваших мотивах, — вернитесь к разделу "Психологи- ческие препятствия" в главе 2 "Что вам мешает?". Обратите особое внимание на следующие психологические препят- ствия: №2 "Укрощение хаоса"; №5 "Страх перед возможной неудачей"; №6 "Страх успеха" и №8 "Страх завершения". Вот некоторые инструкции по преодолению наиболее типичных технических причин медлительности. НЕУВЕРЕННОСТЬ И НЕРЕШИТЕЛЬНОСТЬ. Один из способов мед- лить с выполнением дел — откладывать принятие решений. Хорошие менеджеры знают, что быстрое принятие решений позволяет не отставать от графика и является залогом сво- евременного завершения проектов. Так как же ускорить принятие правильных решений? До- верять своему природному чутью, интуиции, и всегда держать в уме общий план жизни и стратегию своих действий. Когда вы помните о своих целях, вы сознаете, что каждая задача — только один из аспектов общего плана и что ни одно ошибоч- ное решение не сможет помешать успешному его выполне- нию. Такой взгляд делает вас свободным, и вам легче прини- мать быстрые решения. Если вы медлите с принятием реше- ния или постоянно откладываете его, спросите себя, в чем заключаются ваши стратегические цели. В большинстве слу- чаев это поможет вам увидеть ситуацию в перспективе и при- нять верное решение. НЕГОТОВНОСТЬ. Иногда вы откладываете дело только пото- му, что просто не готовы к выполнению этой конкретной за- дачи. Вы можете не обладать всей полнотой информации, необходимой для принятия решения, или чувствовать, что не готовы к тем последствиям, которые наступят в результа- те реализации проекта. Так, например, вы можете постоянно откладывать найм нового сотрудника, потому что на самом деле вы пока еще не готовы пойти на увеличение вашего фонда заработной пла- ты. Вы можете медлить с ответом на предложение о повыше- нии по службе, поскольку чувствуете, что еще не обладаете определенными навыками, чтобы успешно справляться с новыми обязанностями. Честно проверьте, готовы ли вы иметь дело с результатами завершения задачи, — и если нет, разрешите себе отступить от этого дела на некоторое время. Если вы не готовы приступить к определенной задаче, все, что вы можете сделать, — это сосредоточить свои усилия на том, чтобы подготовиться к ней. Если вы откладываете найм нового сотрудника, потому что не готовы пойти на до- полнительные расходы, вашим следующим шагом может стать повторный анализ установленной вашим предприя- тием нормы прибыли или специальные мероприятия по уве- личению объема доходов. Если вы откладываете свое согла- сие занять более высокий пост из-за недостатка квалифика- ции, в качестве следующего шага попробуйте пройти дополнительное обучение на курсах или изучить специаль- ную литературу по соответствующей теме. |