Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
Эндрю: сосредоточенный на работе, живущий в высоком темпе, совершенно непредсказуемый Эндрю пятьдесят шесть лет, он — исполнительный директор крупнейшей в мире сети отелей. Ему нравится разнообразие в жизни, он любит общаться с самыми разными людьми и все- гда умел творчески подходить к решению проблем. Ему не приходится долго "потеть" над их разрешением. Он легок на подъем, уверен в себе, сосредоточен. Он легко меняет планы, без труда справляясь с препятствиями. Эндрю страстно предан своей работе, его цель — поддер- живать и укреплять лидирующее положение своей компа- нии. Его миссия — ежедневно демонстрировать пример вы- дающегося обслуживания клиентов, использовать для роста все имеющиеся возможности и изучить свое дело настолько, насколько это возможно. Все время Эндрю организовано так, чтобы поддерживать его личные особенности и помогать в достижении его целей. Каждый его день построен таким образом, чтобы находилось место свойственным ему спонтанности и многообразию ин- тересов. Ежедневно он появляется в своем кабинете в семь часов утра и первый час на рабочем месте посвящает чтению специализированных журналов; затем один час отводится на обработку электронной почты и на телефонные звонки. С де- вяти часов утра его время остается открытым для всех сроч- ных и неотложных дел и предложений, которые в течение всего дня возникают в процессе управления крупной корпо- рацией. Эндрю составляет очень короткий список задач. Он понимает, что его работа — удовлетворять потребности дру- гих людей, и длинный список запланированных дел только разочарует людей. В перерывах между встречами он возвра- щается в свой кабинет, чтобы ответить на письма и звонки. Его задачей на протяжении вот уже тридцати лет было отве- чать на каждый телефонный звонок (а теперь уже и на каж- дое письмо по электронной почте), который поступает в те- чение дня, и он с этим справляется. В конце каждого дня (ко- торый заканчивается где-то между шестью и восемью часами вечера) он проводит еще один час за своим рабочим столом, отвечая на оставшиеся звонки и письма. Эндрю чрезвычайно эффективно делегирует свои полно- мочия, перепоручая выполнение задач подчиненным. Для уп- равления различными подразделениями компании он нахо- дит и нанимает на работу самых одаренных людей. Он рабо- тает в тесном контакте со своим секретарем Дороти, и у них есть множество средств и инструментов для поддержки быст- рой и оперативной работы их управленческой команды. Они разработали специальные таблицы и формуляры для ускоре- ния коммуникаций и контактов между ними при составлении планов деловых поездок, назначении деловых встреч и сове- щаний и для добавления адресатов в каждый из шестнадцати списков его контактов по электронной почте. Их компьюте- ры объединены в сеть, чтобы оба они могли иметь доступ к рабочему календарю Эндрю, который Дороти составляет и ведет для него. На протяжении всего рабочего дня Эндрю немедленно отвечает на запросы людей, с которыми работает. Он быстро разбирает бумаги на своем столе, за несколько мгновений от- правляя каждую из них в соответствующие ящики и лотки, делая короткие пометки прямо на бумагах или используя заранее заготовленные формы и бланки. Он быстро прини- мает решения. Эндрю много работает — обычно по двенадцать часов в день, но он всегда оставляет свободным вечер для ужина со своей семьей и друзьями. Он получает массу удовольствия от своей работы — она является для него источником энер- гии. Тем не менее насколько он увлечен работой, настолько же ценит свои отношения с близкими и друзьями. Выход- ные он всегда посвящает отдыху, кроме того, регулярно бе- рет отпуск. Жизнь Эндрю богата событиями и приносит ему подлин- ное удовольствие. Он тоже построил свою жизнь "изнутри на- ружу", в соответствии со своими идеалами и приоритетами. Как вы заметили, Патриция и Эндрю совершенно разные люди с разными подходами к работе и жизни в целом. Патриция тес- но привязана к своему детально расписанному еженедельно- му плану, в то время как план Эндрю напоминает, скорее, го- лый скелет, оставляя место спонтанности. Но им обоим нра- вится то, как они распоряжаются своим временем, оба они встречают каждый новый день с восторгом и энергией и чув- ствуют удовлетворение, когда этот день уходит. Любой из нас хотел бы так же управлять своим временем, как это делают Патриция и Эндрю, но многим людям что-то мешает сделать это. Как мы увидим в следующей главе, очень важно понять, что мешает вам управлять своим временем. Как только вы узнали, что именно сдерживает вас, вы сможе- те сконцентрироваться на решении. Когда люди изо всех сил стараются теми или иными способа- ми планировать свое время и свою жизнь, то после нескольких неудачных попыток сделать это они часто приходят к выводу, что причины неудач кроются в недостатках их характера или что у них просто нет к этому никаких способностей. Иногда, сдавшись и отказавшись от дальнейших попыток, они воздева- ют руки к небу, убеждая себя, что в быстро меняющемся совре- менном мире жизнь просто обязана быть неуправляемой и сти- хийной. Оба эти убеждения совершенно не верны. Когда вы научитесь диагностировать проблемы, связан- ные с организацией планирования, вы перестанете зря тратить время и силы, обвиняя себя в неспособности управлять соб- ственной жизнью или заставляя себя работать до полного из- неможения. Вы просто определите причины возникающих проблем с помощью трехуровневой процедуры тестирования и, сосредоточившись на этих причинах, выработаете верное решение. Быстро, четко и ясно. Итак, вот эта процедура, кото- рая, кроме всего прочего, сэкономит вам много времени. Трехуровневая процедура диагностики Первый уровень. Технические ошибки. Это легко исправи- мые методические ошибки в подходах к планированию вре- мени. Вам необходимо овладеть новыми приемами или мето- диками, которыми вы не пользуетесь, и эта книга научит вас таким приемам. Как только вы установили, что одна из таких ошибок имеет место, вы просто вносите в свои действия необ- ходимые корректирующие поправки и все становится на свои места. Проблема решена. Второй уровень. Внешние факторы. К их числу относятся факторы окружающей вас среды, находящиеся за пределами вашего контроля. Вы не имеете к ним никакого отношения, но они накладывают некоторые ограничения на ваши возмож- ности планирования и самоорганизации. Признавая наличие таких факторов, вы перестанете зря винить себя и найдете бо- лее эффективный способ справиться с внешними воздействи- ями или избежать их влияния. Третий уровень. Психологические препятствия. Это скрытые внутренние силы и убеждения, которые мешают вам добиваться своих целей и жить так, как вы хотите. Если вы исправили все технические ошибки, преодолели негативное влияние внешних факторов и все-таки чувствуете, что ваша жизнь осталась недо- статочно организованной, скорее всего, какие-то силы в глубине вашей психики продолжают работать против вас. Когда вы вы- ясните, что является причиной этих вредных привычек, вы смо- жете порвать с ними и освободиться от их влияния. Нередко проблемы в планировании времени возникают из-за комбинации таких причин. Рассмотрите все три группы оши- бок и препятствий, когда будете выяснять, в чем причина ва- ших неудач. Иначе вы можете исправить положение только наполовину, например, справитесь с влиянием внешних фак- торов, мешающих достижению ваших целей, но психологичес- кие препятствия останутся. Когда вы выяснили, в чем подлинные причины ваших труд- ностей, вы можете совершить в своей жизни важные и радикаль- ные изменения. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с пробле- мами и в планировании, и управлении своим временем, спра- шивайте себя: "Эта проблема техническая, внешняя или психологическая?" Например, если вы испытываете трудности в делегировании выполнения задач другим людям, эта пробле- ма может быть технической ("Я не знаю, как это делать и не зна- ком с приемами эффективного делегирования полномочий"), внешней ("Рядом со мной нет никого, кому я мог бы поручить это дело") или психологической ("Я испытываю чувство вины, когда прошу других людей что-нибудь сделать для меня")? Я советую вам перечитывать эту главу всякий раз, когда вы будете сталкиваться с трудностями в планировании своего вре- мени, и спрашивать себя, что на этот раз стало их причиной. Вы можете обнаружить некоторые обстоятельства, которые снова и снова приводят к возникновению проблем. В конце концов вы научитесь распознавать первые признаки их возникновения, бы- стро справляться с ними, и эти обстоятельства перестанут ме- шать вам успешно управлять своим временем — и своей жизнью. ПЕРВЫЙ УРОВЕНЬ: ТЕХНИЧЕСКИЕ ОШИБКИ Ошибка №1: Для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании Одна из самых распространенных причин, по которой вы, воз- можно, никак не можете приступить к выполнению того, что является для вас важным, состоит в том, что вы не можете от- вести или зарезервировать необходимый для этого промежу- ток времени. Слишком часто люди составляют перечень того, что они хотят сделать, не задавая себе при этом следующий важный вопрос: когда я собираюсь это сделать? До тех пор, пока у задачи "нет своего места", то есть пока в вашем распи- сании или графике для нее не отведен определенный интер- вал времени, вы не сможете взяться за ее выполнение. Если вы говорите себе, что возьметесь за это дело в сво- бодное время, имейте в виду, что на самом деле того, что вы называете свободным временем, не существует! На самом деле у нас всегда оказывается намного больше дел и планов, чем времени, достаточного для их выполнения. Единственная воз- можность для нас выкроить свободную минуту появляется тогда, когда мы отказываемся от выполнения задуманного или бросаем запланированное дело. И тогда мы обычно не знаем, что делать с этим неожиданно освободившимся временем, потому что оно застает нас врасплох. Поэтому, если что-то кажется вам действительно важным, отведите определенное время в вашем графике, чтобы это важ- ное для вас дело могло свершиться. В главе 5 "Планирование времени" и в главе 9 "Выбор времени" вы подробнее прочита- ете об этом и научитесь назначать и распределять время для выполнения задач. Ошибка №2: Вы отводите для выполнения задачи неподходящее время ЕСЛИ ВЫ назначили определенное время для выполнения чего- либо и при этом обнаруживаете, что по-прежнему не можете приступить к запланированному делу, возможно, это проис- ходит потому, что вы отводите для выполнения этой задачи неподходящее время. У каждого из нас есть свои циклы, пе- риоды, на протяжении которых наши силы, энергия и способ- ность сосредоточиваться на выполняемой работе циклически изменяются. Так, например, одни из нас — "жаворонки", дру- гие наиболее активны и энергичны вечером. Некоторые из нас расположены начинать большие дела или приступать к реа- лизации новых проектов в определенное время года (напри- мер, в январе или сентябре — если со времен детства и юности у вас осталась привычка начинать учиться — или весной, с при- ходом теплой погоды). Некоторые женщины считают, что су- ществуют определенные периоды времени в течение месяч- ного цикла, когда они лучше способны справляться с задача- ми, требующими концентрации или настойчивости. Если вы работаете, не обращая внимания на ваши индиви- дуальные циклы изменения энергии или концентрации, вам бу- дет тяжело приступать к решению запланированных задач в пе- риоды упадка ваших сил или способностей. Если в конце каждо- го месяца вы не можете заставить себя разобраться в личных финансах, свести баланс в чековой книжке и составить план рас- ходов на будущий месяц (то, что вы каждый раз обещаете себе сделать) — возможно, дело в том, что вы всегда пытаетесь сде- лать это поздним вечером после работы, когда вы устали и ваши интеллектуальные способности снизились. Если вместо вечера вы запланируете эту задачу на утро, вы, возможно, почувствуете себя более расположенным приступить к финансовым расчетам. Для подробного изучения особенностей работы с вашими естественными ритмами и циклами изменения энергии смотри- те главу 3 "Как мы распоряжаемся своим временем?". Ошибка №3: Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задач Большинство людей крайне нереалистично оценивают объем работы, которую они способны выполнить за день. Если время, необходимое для завершения всех запланированных вами дел, превышает время, имеющееся в вашем распоряжении, вы про- сто не сможете приступить к выполнению всех намеченных за- дач и в конечном итоге будете чувствовать себя расстроенны- ми и разочарованными. В любой ситуации этого можно избе- жать. Если вы точнее рассчитаете время, необходимое для выполнения поставленных задач, вы сможете запланировать ре- алистичный объем работы. Научиться оценивать необходимое для выполнения задач время может каждый, и вы овладеете этим навыком, прочитав главу 7 "Сортировка задач". Более того, когда вы знаете, каковы ваши долгосрочные стратегические цели, вам будет намного проще сокращать время выполнения тех задач, которые не служат реализации ваших целей, делеги- ровать их исполнение другим или вовсе отказываться от их вы- полнения. Глава 8 "Зачистка" расписания" поможет вам овла- деть навыками выхода из таких ситуаций, когда дел у вас ока- зывается больше, чем времени на их выполнение. Ошибка №4: Вы — неподходящий человек для выполнения задачи Очень многие из нас совершают ошибку, думая, что мы все должны делать сами, что обращение за помощью — признак слабости или некомпетентности. Возможно, это тяжело при- знать, но, когда дело касается выполнения определенных за- дач, вы можете просто оказаться не подходящим для этого че- ловеком. Но, с другой стороны, этот факт становится для нас избавлением, источником свободы. Каждый из нас обладает уникальными дарованиями и навыками, это относится ко всем людям. Согласившись с тем, что кто-то другой способен вы- полнить работу быстрее, лучше, эффективнее вас, и прини- мая этот факт, вы сэкономите уйму времени и сил, снимите лишнюю головную боль и сердечные приступы. Может быть, у вас есть сотрудники, помощники, друзья или близкие, кото- рые действительно получат удовольствие от работы, которая вам кажется трудной или скучной. Если кто-то другой лучше вас сможет составить рекламный проспект или свести бухгал- терский баланс, примите это, пригласите этих людей на рабо- ту и двигайтесь дальше. Вы подробнее изучите искусство делегирования полно- мочий в главе 8 "Зачистка" расписания". Ошибка №5: Задача чрезмерно сложна Если вы не можете приступить к выполнению важных задач, возможно, причина в том, что вы излишне усложняете задачу и пытаетесь решить ее самым сложным способом. Если опре- деленная задача или операция слишком трудна и громоздка, есть вероятность, что вы просто будете избегать ее. Если вы хотите добиться успеха, вам нужно упростить ее. Многие люди создают системы хранения документов, кото- рые слишком сложны и запутанны, или состоят из сотен папок, в каждой из которых зачастую хранятся только один или два листа бумаги. Такой способ хранения документов в конечном итоге тормозит работу, поскольку нередко бывает очень трудно вспомнить, в какой папке подшит нужный документ. Поддер- живая ясную и понятную рубрикацию папок, вы оставляете себе меньше вариантов для выбора, куда именно вложить или где искать очередную бумагу, что позволит вам быстрее работать с хранилищем документов, будь то папки с бумагами, картотека или файловая система вашего компьютера. Пытаясь приступить к большому проекту или одним махом решить сложную задачу, вы, скорее всего, будете ошеломлены или подавлены. Например, вы хотите разобрать кучу фотографий, пытаясь за один раз рас- сортировать все, что накопилось за пятнадцать лет, и разложить фотографии по фотоальбомам в хронологическом порядке. Сво- им объемом эта задача может отпугнуть любого, и вы постоянно будете откладывать ее выполнение. Однако, если вы разобьете проект на отдельные, меньшие по объему работ этапы, он станет вполне управляемым. В нашем примере вы можете для начала купить альбомы для фотографий. На следующий день рассор- тируйте фотографии и разложите их в хронологическом поряд- ке. Затем заполняйте по одному альбому в неделю до тех пор, пока задача не будет закончена. Раскладывайте сложные проекты на ряд простых этапов или шагов, упрощая задачу. Глава 8 "Зачистка" расписания", содержит целый раздел, посвященный специальным приемам упрощения выполнения повседневных задач. Ошибка №6: Вы не можете вспомнить, что вы должны сделать Если у вас нет блокнота, в котором вы регулярно составляе- те список задач, ежедневника, специального органайзера или так называемого тайм-менеджера, есть вероятность, что вы так и не приступите к выполнению многих важных задач, — просто потому, что вы не сможете вспомнить, что вы долж- ны сделать! Это звучит слишком банально, но в той напря- женной и суетливой среде, в которой мы живем, трудно и не- практично полагаться только на собственную память. Имея даже самые лучшие побуждения, мы часто отвлекаемся и за- бываем о том, что хотели сделать. Чтобы избежать этого, вам нужно постоянно записывать ваши планы, составлять пере- чень предстоящих дел и встреч, включая встречи со своими близкими и с самим собой, в одном надежном месте. Глава 6 поможет вам подобрать подходящее лично вам средство для такого планирования — ежедневник или органайзер, бумаж- ный или электронный. Ошибка №7: Ваше рабочее пространство не организовано должным образом Даже если вы во всех отношениях прекрасно справляетесь с планированием времени, не организованная должным об- разом рабочая среда украдет огромную часть вашей энер- гии и времени. Вы потеряете многие часы в поисках про- павших ключей, очков для чтения или каких-нибудь важ- ных документов. Вы будете работать неэффективно, теряя время, переделывая однажды сделанное, заново составляя утраченные бумаги, постоянно покидая рабочее место в по- исках замены того, что вы потеряли. Wall Street Journal сообщает, что обычный руководитель ежегодно тратит в среднем шесть недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, который завален неразобранными бумагами, в личных архивах и пап- ках. В итоге полезное рабочее время сокращается этим на один час в день в расчете на одного служащего — и это еще очень оптимистическая оценка потерь времени. USA Today сообща- ет, что американцы ежедневно тратят на поиски потерянных предметов 9 миллионов часов. Решение этой, по сути, чисто технической проблемы очень простое: организуйте свое пространство. В среднем для органи- зации рабочего пространства в обычном офисе требуется всего три дня, в обычной жилой комнате — от одного до полутора дней. Это небольшое вложение времени и денег многократно окупает- ся приобретением шести или более дополнительных недель в год! Очень трудно привести в порядок все сразу, но вы можете начать с того помещения, в котором проводите большую часть времени. И чем скорее вы вложите свое время в организацию вашей среды, тем скорее вы извлечете огромную прибыль в виде дополнительного времени, которым вы сможете распо- ряжаться. Моя первая книга, "Самоорганизация по принци- |