Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
ВТОРОЙ УРОВЕНЬ: ВНЕШНИЕ ФАКТОРЫ К внешним факторам относятся такие ситуации, когда вы стал- киваетесь с серьезными проблемами в планировании и управле- нии своим временем, с ситуациями, которые вам неподконтроль- ны и разрешение которых выходит за пределы ваших возмож- ностей. В таких ситуациях ваши способности планирования и управления временем подвергаются серьезным испытаниям. Когда вы признаете наличие таких внешних факторов, вы може- те выявить суть проблемы и сообразить, каким образом адапти- роваться к ситуации. Это позволит вам найти конструктивное решение проблемы, вместо того чтобы во всем винить себя. Внешний фактор № 1: Вы столкнулись с непомерно большим объемом работы Иногда вы сталкиваетесь с нереальным для выполнения объе- мом работы в результате технических ошибок в планировании времени или вследствие индивидуальных психологических особенностей. Но временами это напряжение и в самом деле бывает следствием внешних сил и факторов, и вам просто не- обходимо признать, что в данный момент вы оказались пере- груженными. Возможно, вы одновременно работаете, учитесь и пытаетесь растить детей. Возможно, ваш помощник по рабо- те уехал в отпуск, компьютер сломался или ремонт вашего дома продвигается очень медленно и список ваших дел моменталь- но оказывается заполнен задачами, которых вы не ожидали. Если вы столкнулись с одной из подобных проблем, то не- зависимо от того, сколько времени будет длиться напряжен- ный период, вы должны пересмотреть объем работ и сосредо- точиться на самосохранении. Будьте снисходительны и добры к самому себе. Избавьтесь от посторонних дел и задач, упрос- тите их или делегируйте их выполнение другим. Значительно снизьте свои требования к качеству выполнения некоторых задач — сейчас вам просто надо удержаться на плаву. Глава 8 "Зачистка" расписания" научит вас, как снизить свою рабочую нагрузку и полагаться на других, когда для вас насту- пили трудные времена. Глава 10 "Уплотнение времени" помо- жет вам согласовывать и корректировать свои планы в периоды кризисов и высокого напряжения сил. Следуя учебному плану, изложенному в этой книге, вы сможете создать собственную си- стему планирования и управления временем, которая будет дос- таточно гибкой, чтобы приспосабливаться к неожиданно возни- кающим обстоятельствам и кризисам. Внешний фактор № 2: Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы Когда вы чувствуете себя не лучшим образом и ваши силы ос- лаблены, очень трудно сделать все, что вы запланировали. Неко- торые люди страдают серьезными расстройствами здоровья, ог- раничивающими их силы и энергию. Темп вашей жизни может снизиться из-за депрессии, расстройства концентрации внима- ния или из-за многих других проблем со здоровьем, о существо- вании которых вы можете даже и не подозревать. Если вы посто- янно чувствуете вялость, апатию или сонливость, это может быть вызвано самыми разными причинами: от расстройства функции щитовидной железы до неполноценного питания. Проконсуль- тируйтесь у врача и выясните, не связаны ли внешние симпто- мы с расстройством организма, чтобы иметь возможность обра- титься к лечению и устранить их. Многие люди страдают рас- стройствами сна — молодые мамы, врачи, медсестры, люди, работающие в ночную смену, или те, кто много путешествует и чья работа связана с частыми командировками. Не стоит недо- оценивать, насколько это может истощать ваши силы, энергию, а вместе с ними — способность концентрироваться и выполнять сложные аналитические задачи. И конечно, все мы время от времени подхватываем на- сморк или простуду, но большинство из нас считает, что и тог- да способны работать с обычной интенсивностью и браться за все дела в своем рабочем графике. Берегите себя и работайте, учитывая свои временные или постоянные проблемы со здо- ровьем или нехваткой сил. Глава 5 "Планирование времени" покажет вам, как работать сообразно вашему уровню сил и энергии, вместо того чтобы пытаться игнорировать есте- ственные пределы своих возможностей. Внешний фактор № 3: Вы попали в полосу перемен Когда в вашей жизни происходят радикальные перемены, по- началу очень трудно выяснить, как именно проводить свое время. Ваш старый стиль жизни вам больше не подходит, и вы еще не выработали новую схему деятельности, которая могла бы заменить старую. В жизни бывает много ситуаций, которые могут дезори- ентировать и сбить вас с толку: вступление в брак, развод, рож- дение ребенка, смерть близкого человека, отставка или выход на пенсию, окончание школы или института, переезд, смена места работы, изменения в бизнесе и т.д. Когда устройство нашей жизни перестраивается, требуется время, чтобы при- способиться к этому. Мы привыкли делать дела определен- ным образом, и вдруг у нас появляется начальник, который заставляет нас работать менее независимо и все время считать- ся с ним и его мнением. Или мы привыкли иметь возможность по утрам подольше поспать после учебы и занятий до поздней ночи, а теперь должны появляться на работе в восемь часов утра. И когда жизнь меняется, неожиданно освобождая "окно" во времени, которое ранее было постоянно занято, не всегда бывает просто сообразить, что именно мы хотим делать с этой неожиданно обретенной свободой. Когда вы попали в полосу перемен в жизни и дезориенти- рованы этим, определите свои цели и постарайтесь создать для себя новую базовую схему, структуру жизни, понимая при этом, что она может меняться. Всегда начинайте с установки одной или двух четко определенных "контрольных точек", или "яко- рей", и выстраивайте новую схему жизни, отталкиваясь от них. Например, если ваш новый начальник постоянно требует от вас отчета, установите определенное время в течение рабочего дня для коротких совещаний с ним. Следите за развитием ситуа- ции и вносите коррективы до тех пор, пока все не встанет на свои места. Глава 5 "Планирование времени" поможет вам со- здать такую структуру времени в вашем графике, которая бу- дет отражать ваши цели и способствовать их достижению. Внешний фактор № 4: Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех Среда с высоким уровнем помех становится проблемой даже для тех, кто в совершенстве овладел навыками планирования и уп- равления временем. Ни один доктор не может предугадать, ког- да одному из его пациентов понадобится экстренная медицинс- кая помощь. Специалисты по связям с общественностью, агенты по продаже недвижимости, брокеры и трейдеры, работающие на фондовом рынке, менеджеры по сбыту и многие другие работни- ки сферы услуг — все они работают в условиях неопределеннос- ти в среде с высоким уровнем помех, и эта работа требует от них отзывчивости и предельной внимательности к другим людям. Как можно справиться с обстановкой, характеризующей- ся высоким уровнем помех? Признавая ее существование и от- водя ей место. Оставьте достаточно времени в своем графике для помех, задержек, препятствий и кризисов. Затем создайте для себя небольшой оазис времени, которое будет полностью в вашем распоряжении, — включите на телефоне автоответ- чик, попросите сотрудников заменить вас или по утрам вста- вайте немного пораньше. Врачи часто резервируют время для работы с бумагами из расчета пятнадцати минут на каждый час приема пациен- тов. Они могут экономить это время, чтобы воспользоваться им в конце напряженного рабочего дня, и они знают, что дол- жны предусмотреть это время и попросить одного из коллег заменить их, пока они разбирают бумаги. Этот оазис време- ни позволяет им восстановить контроль над ситуацией, пока объем накопившейся бумажной работы не выйдет за рамки разумного. Если вы — молодая мама, кормящая грудью, и страдаете расстройством сна, вы можете наверстать это, по- просив кого-нибудь из близких один раз в день кормить ре- бенка из бутылочки, чтобы у вас была пара липших часов не- прерывного сна. Таким же образом, если вы проводите много времени в поездках или в ожидании, вы можете использовать это пе- реходное время в качестве "плавающего оазиса". Держите при себе материалы для работы, которую вам нужно сделать, и во время переездов или в ожидании транспорта используйте эти моменты для того, чтобы уделить внимание отдельным пунк- там из вашего списка задач. Глава 5 научит вас строить карту времени, которая позво- лит вам создавать эти "тихие гавани", свободные от помех, а глава 8 "Зачистка" расписания" поможет вам научиться пе- репоручать выполнение задач другим. Внешний фактор № 5: Вам мешает неорганизованный партнер Что делать, если вы живете или работаете с человеком, чьи неорганизованность и безответственность мешают вашим соб- ственным тщательно построенным планам? Если в вашей жиз- ни есть человек, чья неорганизованность регулярно наносит вам ущерб — неуправляемый супруг или супруга, ребенок, на- чальник, сотрудник, клиент или деловой партнер, — вам не- обходимо разрешить это противоречие для того, чтобы устра- нить собственную злость или раздражение и сохранить нор- мальные отношения с этим человеком. Если возможно, посвятите этого человека в тонкости тайм-менеджмента и при- митесь за работу по совершенствованию планирования его или ее времени. Если вы не сможете сделать этого, вам придется искать решение в процессе переговоров. Помните, что хорошие переговоры всегда начинаются с определения общих целей, которые объединяют вас и ваше- го партнера. Этим вы устраните отчуждение и любые враж- дебные и оборонительные настроения и вместе с партнером по переговорам окажетесь "по одну сторону баррикад". Если этот партнер — ваш начальник, вашей общей целью может стать наибольшая эффективность производства. Если это ваш супруг, целью может стать создание гармоничной семьи и уют- ного дома. Как только вы согласовали общую цель, вы можете объяснить, каким образом лично вы вкладываете свое время и работаете для достижения этой цели. Ваш партнер может и не согласиться с вашим выбором усилий, необходимых для достижения общей цели, и в этом случае вы можете пойти на компромисс и прийти к соглашению, как использовать ваше время наиболее эффективно. Если же ваш партнер по перего- ворам согласен с тем, как вы используете свое время, вы мо- жете объяснить ему, как его манера в последний момент ме- нять свое мнение и планы подрывает ваши усилия, направ- ленные на достижение общей цели. Затем, как одна команда, вы можете, используя метод "мозгового штурма", найти твор- ческие идеи и способы избежать хаоса в совместной работе. Возможно, вам не удастся полностью решить проблему, но, обсуждая ее в поисках точек соприкосновения и общих ин- тересов, вы сможете избежать возмущения и обиды и будете работать как одна команда, пытаясь найти решение. Главное - устранить ощущение безысходности и не чувствовать себя жертвой обстоятельств, чтобы иметь возможность строить жизнь, которая подарит вам радость и удовлетворение. ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ: ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕПЯТСТВИЯ Иногда мы не даем себе возможности совершенствовать наши навыки планирования и управления временем, не находя вре- мени для того, что нам действительно важно, из-за препятствий, коренящихся в нашей собственной душе. Мы знаем, что нам нужно делать, но воздерживаемся от действий или внутренне сопротивляемся им потому, что наши проблемы с управлени- ем временем определенным образом служат нам — они удов- летворяют некоторые наши глубоко скрытые потребности, ко- торые мы даже не осознаем. Оставаясь неосознанными, эти силы будут подрывать все наши усилия овладеть своим време- нем и своей жизнью. Эти психологические препятствия зачас- тую не обнаруживают себя до тех пор, пока вы не преодолели технические ошибки и не справились с внешними факторами. В самом деле, иногда лучше всего впервые столкнуться с про- блемами планирования и тайм-менеджмента на практике. Очень часто случается, что, как только вы начинаете осозна- вать преимущества управления своим временем в соответствии с принципом "изнутри наружу", многие психологические пре- пятствия исчезают сами собой. Если вы воспользовались подходом, предложенным в этой книге, и все еще испытываете некоторые трудности в плани- ровании времени, вернитесь к этому разделу и потратьте не- которое время на размышления о собственных склонностях, стремлениях и целях. Очень часто именно выяснение и осо- знание того, что именно вы делали и почему, оказывается до- статочным, чтобы приступить к изменениям. Поскольку я не психолог и не в состоянии продиагности- ровать корни всех существующих психологических препят- ствий, за годы практической работы в области человеческой самоорганизации я выделила несколько основных типов пси- хологических блоков, которые удерживают людей от полно- ценного планирования и эффективного управления своим временем и своей жизнью. Психологическое препятствие № 1: Вы не прояснили собственные жизненные цели и приоритеты Не имея четко определенных целей, вы не имеете фундамен- та для принятия решений о том, как и где проводить свое вре- мя, как расставлять приоритеты в своей деятельности и ана- лизировать многочисленные альтернативы, с которыми вы ежедневно сталкиваетесь. Вот почему так важно прочитать главу 4 "Определение стратегических целей" и определить, ка- ковы ваши главные приоритеты в жизни. Я убеждена, что большинство людей в глубине души зна- ют, чего они хотят. Проблема состоит в том, что многочислен- ные переживания нашего детства и весь опыт, который мы вы- несли оттуда, заставляют нас постоянно упускать из виду то, чего мы хотим, отвергать или отрицать наши желания и потреб- ности и все потому, что когда-то давно к нашим желаниям и це- лям относились как к неуместным, невозможным или незна- чительным. Возможно, когда вы были ребенком, на вас свали- ли слишком много ответственности и обязанностей, и у вас сло- жилось представление, что ваши собственные потребности и желания не важны и ничего не значат, поэтому вы перестали обращать на них внимание. Или в вашем распоряжении было столько возможностей, что вы так и не выяснили, чего именно хотите на самом деле. Не имеет значения, какие события прошлого заставили вас отказаться или отвлечься от собственных желаний — ваша задача состоит в том, чтобы найти способ обрести то, что де- лает вас счастливыми. Глава 4 поможет вам в этом. Психологическое препятствие № 2: Укрощение хаоса Если ваш график жизни постоянно переполнен делами, если вам постоянно приходится работать на пределе своих возмож- ностей, если вы всегда оставляете что-нибудь не выполнен- ным до самого последнего момента и ваша жизнь кажется не- прерывной чередой кризисов и катастроф, есть вероятность, что вы относитесь к таким людям, которых называют укроти- телями хаоса. Вы спланировали свою жизнь так, чтобы она проходила в режиме постоянной борьбы с препятствиями и несчастьями потому, что — скажем об этом прямо — вы яв- ляетесь прекрасным антикризисным управляющим. В глуби- не души вам настолько нравится добиваться невозможного, что вы продолжаете создавать в своей жизни такие ситуации, чтобы иметь возможность в очередной раз спасти себя и свое дело. И вы каждый раз справляетесь с трудными задачами — хотя, конечно, временами сталкиваетесь и с неудачами. Если вы — укротитель хаоса, возможно, вы были подготов- лены к этой роли еще в детстве. Возможно, вы выросли в труд- ной среде, где вам приходилось быть организатором, миротвор- цем, улаживать дела и постоянно самому решать возникающие проблемы. Вы научились испытывать определенный комфорт в периоды кризисов, и вам нравилась ваша способность справ- ляться с беспорядком. Теперь ваша задача — научиться ценить эту свою способность, не испытывая и не применяя ее ежедневно. Советы для работы с привычкой всегда быть "антикризисным уп- равляющим" вы найдете в главе 10 "Уплотнение времени". Психологическое препятствие № 3: Страх вынужденного бездействия У некоторых людей вынужденное бездействие, или простой, вызывают тревогу, беспокойство или раздражение. Если к ним относитесь и вы, сама мысль о том, что однажды может насту- пить день, когда вам нечего будет делать, наполняет вас ужасом. Может быть, вы оказываетесь связанным чувством вины, если проводите время в бездействии или непродуктивно. Воз- можно, вы находитесь в постоянном движении потому, что по- лагаете: окружающие восхищаются вами и вашей активной де- ятельностью. Если так, вы, вероятно, живете в замкнутом ра- бочем цикле, не оставляя себе времени на восстановление сил. Это может привести к истощению. Ваш график и в самом деле может быть перегруженным, а ваша голова — забитой многочисленными проблемами настоль- ко, что у вас никогда не остается времени подумать о еще более важных и тяжелых вещах — о том, чего вы на самом деле хотите от жизни или что делать с вашими безрадостными отношения- ми в браке. Будьте готовы к тому, что, как только у вас возникнет более спокойный рабочий график и появится время для размыш- лений, вы можете столкнуться с проблемами, существования ко- торых не хотели замечать и о которых боялись даже подумать. Причиной сильного страха свободного времени может так- же быть психическая травма, нанесенная вам в детстве. Люди, с которыми плохо обращались в детстве, часто боятся остать- ся один на один со своими мыслями. Иногда, чтобы избежать попадания в спокойные ситуации, они подсознательно разви- вают в себе привычку хронически опаздывать. В конце кон- цов, если вы постоянно куда-то спешите, вам никогда не при- ходится чего-то или кого-то ждать... и думать. Если вы подозреваете, что стремитесь занять себя работой, чтобы избежать неприятной задачи или проблемы, вы можете захотеть, собрав все свое мужество, разобраться в этом вопро- се. Но вам не обязательно пытаться решить эту проблему од- ним махом. Сначала просто позвольте себе иметь плотный гра- фик работы. Однако вместо того, чтобы забить все свое время "важной работой", наполните его такой деятельностью, кото- рая действительно важна для вас. Запланируйте прибытие к местам назначения заранее, но имейте при себе что-нибудь, чем вы вынуждены будете заняться, если вам придется ждать. Включите в свой график жизни перерывы в работе, даже вы- ходные или отпуск, — но не валяйтесь на пляже. Наполните это время деятельностью — физическими упражнениями, тре- нировками, ходите в музеи, в кино, путешествуйте (смотрите страницу 252, где вы найдете другие советы, как и чем занять освободившееся время). Это прекрасно — постоянно быть за- нятым работой, но убедитесь, что вы поддерживаете равнове- сие между важными для вас видами деятельности, включая ра- боту, развлечения, самосовершенствование и семью. |