Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
ЗОНЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВАШЕГО ПЛАНА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ План распределения времени — это расписание, которое раз- делено на зоны деятельности, соответствующие различным об- ластям вашей жизни и включающие в себя все задачи в вашем списке текущих дел. Как вы помните из главы 4, список обла- стей жизни выглядит примерно так: • Работа • Семейная жизнь • Личное развитие • Отношения с любимым человеком • Отношения с друзьями • Финансовое благополучие • Образование • Дом • Духовная жизнь Все ваши действия будут содействовать реализации ваших це- лей в этих областях жизни. Например, для достижения своих целей в области образования вы можете создать зоны деятель- ности для занятий на курсах французского языка или изучения чего-то еще. Для достижения своих целей в области досуга вы можете создать отдельные чередующиеся зоны деятельности для отдыха и самосовершенствования: в один день вы проводите вре- мя, отведенное для отдыха, медитируя на берегу озера, на следу- ющий — используете его, сидя в Интернете; в один день время, отведенное для самосовершенствования, используется для ка- тания на велосипеде, в другой — для видеосъемок и монтажа ви- деофильмов. Не думайте пока о планировании конкретных за- дач и дел. Вы сможете решить позже, будете ли вы проводить время отдыха, медитируя на берегу озера или сидя за компьюте- ром. Суть в том, чтобы иметь установленное время для выбран- ных вами видов деятельности, которые помогают вам достичь вашей цели — отдохнуть и расслабиться — и знать, в какую из зон деятельности включена каждая конкретная задача (вы на- учитесь этому в главе 7 "Сортировка задач"). Ниже приведены примеры планов распределения времени троих людей, каждый из которых живет своей особенной жиз- нью. Заметьте, как изменяется то количество времени, кото- рое отводится на каждый из видов деятельности, от человека к человеку. Вильям — генеральный директор крупной производствен- ной компании. Его план распределения времени представлен на странице 98. Саманта — медсестра и мать двоих детей. Ее план — на стра- нице 99. Ирен — предприниматель и спортсмен-марафонец одновре- менно. Ее план — на странице 100. Ваш план распределения времени может отличаться от всех остальных, но как фундаментальное опорное средство он работает для каждого. В ЧЕМ ПОЛЬЗА ПЛАНОВ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ Как вы могли увидеть, план распределения времени — это хорошо структурированное расписание, которое учитывает все ваши виды деятельности, как шкаф, содержащий все ваши вещи. Представьте себе порядок в шкафу: обувь на полках для обуви, свитера — на полках, шляпы и прочие головные уборы висят на крючках. Если вы купили новую пару обуви, вы тотчас же увидите, где для нее найдется место. Если у вас больше нет места для обуви, вам придется его создать — над- строить еще одну полку за счет пространства для одежды или избавиться от другой пары обуви — так, чтобы ваша новая покупка смогла поместиться в шкафу. Если вы просто по- пытаетесь второпях затолкать новые туфли на полку с одеж- дой, кроме очевидного вреда самим вещам ваш шкаф лишит- ся должного порядка и вы потеряете драгоценное время, пытаясь разыскать в нем нужные вещи. Чтобы управлять своим временем, вы должны всегда стремиться поместить новые задачи в те зоны, к которым они относятся. Когда происходит что-либо незапланиро- ванное, вы сможете тотчас же увидеть, удастся ли вам без труда включить это в свои планы или придется урвать вре- мя от другой зоны деятельности, чтобы найти место для этой неожиданно возникшей задачи. Если вы втискиваете новую задачу куда ни попадя в надежде, что по-прежнему успеете сделать все остальное, вы вскоре обнаружите, что вновь выбиваетесь из графика и чувствуете, что вам не хва- тает времени для самого важного. Смотрите на выбранные вами зоны деятельности как на сосуды, полки, ящики и кор- зины, которые содержат различные области вашей жизни и соответствующие им виды деятельности обособленно, — так, чтобы они не мешали друг другу. КАК СОЗДАТЬ СВОЙ ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ Первый шаг в создании плана распределения времени — опи- сание и схематическое изображение вашей деятельности в настоящее время, чтобы вы смогли проанализировать ее. На листе бумаги или с помощью компьютера (вы можете восполь- зоваться для этого текстовым редактором Word, создав в нем таблицу из восьми колонок, или редактором таблиц Excel) изобразите ваш собственный незаполненный бланк плана рас- пределения времени. Запишите названия дней недели по го- ризонтали вверху страницы над колонками и часы дня слева по вертикали. Начните свое расписание с того момента, когда вы встаете утром, и закончите временем, когда вы ложитесь спать. Включите в него регулярные перерывы на еду. Внесите в него ваши встречи, совещания, занятия — те, которые про- ходят регулярно и систематически в определенное время. Затем в течение недели или двух ведите записи всего, что вы делаете, час за часом или, если это не представляется возмож- ным, отмечайте время, когда вы меняете характер деятельности. Если ваш рабочий день длится с девяти утра до пяти вечера и вы весь день мечетесь, разрываясь между общением с посетителя- ми, исполнением административных обязанностей и проведени- ем совещаний, попытайтесь в общих чертах отметить, в какое время вы занимаетесь определенным видом работы. Если вы вдруг заметили, что ничем не занимаетесь в течение нескольких минут или более перед переключением с одного дела на другое, это хороший знак — значит, план распределения времени обяза- тельно окажет вам большую помощь! Если области вашей деятельности совмещаются — напри- мер, идя вместе с семьей в церковь, вы совмещаете время для семьи со временем для духовного развития, — отметьте и это. Вы, вероятно, уже выяснили для себя, как успешно сочетать некоторые виды деятельности. Через неделю или две возьмите текущий план распреде- ления времени и пристально посмотрите на этот снимок ва- шей жизни. Насколько она сбалансирована? Сколько време- ни вы уделяете каждому виду деятельности? Раскрасьте бло- ки времени: желтым — время, проведенное с семьей, синим — время работы и т.д. — это поможет вам разглядеть ответ еще более ясно. Не тратите ли вы слишком много времени на ка- кое-то одно занятие (например, на просмотр телепередач) или на один вид деятельности (отдых)? Возможно, вы посвящае- те несколько часов в неделю административной работе и прак- тически ничего — маркетингу своего бизнеса. Вы все еще тра- тите время на занятия, которые вы давно переросли? Может быть, вам не нужно проводить так много совещаний и встреч — теперь, когда средства коммуникации стали настолько совер- шенными. Не замечаете ли вы окна свободного времени, ко- торые вы привыкли растрачивать по мелочам? Знание того, когда эти окна обычно появляются и сколько времени они про- должаются, поможет вам найти способ заполнить их важной деятельностью. Или ваши дни настолько плотно забиты де- лами, что это вызывает у вас постоянную головную боль? Спросите себя, насколько ваше расписание кажется вам урав- новешенным, сбалансированным. Теперь, когда вы знаете, какова ваша исходная точка, вы можете начать трансформировать ваш план распределения времени, приводя его в соответствие с вашими ценностями и желаниями. Создание идеального плана распределения времени В главе 4 вы определили свои стратегические цели и те конк- ретные виды деятельности, которые поддерживают реализа- цию этих целей. Теперь вам понадобится эта информация, по- тому что сейчас вы будете выделять регулярные области вре- мени в вашем расписании для всех тех видов деятельности, которые важны для вас. Если ваш текущий план распределения времени показы- вает, что вы уделяли мало времени самим себе, вы должны от- вести для этого больше времени в вашем плане. У вас доста- точно времени на отдых в течение дня? Если одна из ваших целей — играть на виолончели минимум четыре часа в неде- лю, а вы не выделили для этого времени, пришла пора сделать это. Вы можете запланировать для этого два периода времени по два часа каждый еженедельно или играть по одному часу в день четыре дня в неделю. Хотя у большинства из нас есть регулярные часы рабоче- го времени, у нас нет регулярного времени для других заня- тий. После того как вы выяснили, сколько времени вам сле- дует выделить для них, вы должны решить, когда их заплани- ровать. Вернитесь к главе 3, в которой вы изучали ваши ритмы и циклы изменения энергии. Вы будете знать, в какое время вам лучше всего заниматься тем или иным делом — в начале дня или в конце. В пределах зон деятельности вы можете создавать особен- ные, меньшие по продолжительности зоны. На работе вы мо- жете захотеть ежедневно выделять особое время для ответных телефонных звонков и писем и другой блок времени для встреч с коллегами с целью обмена информацией. В большой блок времени, посвященного семье в выходные, вы можете включить дела и задачи, выполнение которых поможет вам достичь вашей цели по созданию уюта и тепла в доме. Я знаю, может оказаться очень непривычным думать об уборке в доме как о "проведении времени в кругу семьи", но вы ведь делаете это потому, что вашей стратегической целью является чистый и уютный дом. Если это сможет помочь вам воспринимать ру- тинную уборку именно таким образом, сделайте время убор- ки дома настоящей семейной задачей — утром по воскресень- ям вы можете приводить дом в порядок все вместе в течение двух часов, слушая при этом энергичную музыку. Давайте возьмем цель "Укрепление здоровья" из приме- ра в главе 4, чтобы проиллюстрировать, как составлять гра- фик распределения видов деятельности. Представьте на ми- нуту, что это ваша цель. Области Стратегические Конкретные виды деятельности жизни цели Личное Укрепить Больше спать развитие здоровье Ходить на тренировки три раза в неделю Есть только домашнюю пищу Чтобы убедиться, что вы нашли время для всех видов деятель- ности, которые поддерживают эту вашу цель, запланируйте в своем плане время сна, достаточное для того, чтобы чувство- вать себя отдохнувшим, зарезервируйте блок времени для тре- нировок три раза в неделю и внесите в ваш ежедневный гра- фик время, чтобы готовить себе здоровую пищу. Теперь вам нужно поместить все эти зоны деятельности на вашем плане распределения времени. Постройте новый план распределения времени, отражающий желаемое равно- весие между различными областями вашей жизни.Продол- жайте делать это в отношении всех своих стратегических це- лей. Распишите свое время на всю неделю. Продолжайте делать это в отношении всех своих страте- гических целей. Распишите свое время на всю неделю. Теперь спросите себя: "Действительно ли мое расписание достаточно сбалансировано? Все ли основные области моей жизни представлены в нем? Не забыл ли я включить сюда вре- мя для развлечений, отдыха и досуга? Уравновешены ли в этом плане моей жизни умственная и физическая работа, личное время и общественная деятельность? Подходит ли лично мне выбранный ритм и темп жизни? Позволяет ли этот план под- держивать и восстанавливать мои силы?" Составление плана распределения времени напоминает собирание головоломки из множества маленьких кусочков. Перемещайте отдельные зоны деятельности с места на мес- то. Постарайтесь сложить кусочки так, чтобы жизнь в соот- ветствии с этим планом приносила вам радость и удоволь- ствие. Конечно, некоторые зоны, например ваше рабочее вре- мя или время учебы, нельзя передвинуть, но тем не менее подойдите к этой задаче творчески, так как вы можете пере- местить что-то другое. Если вы только начинаете работать с этой системой планирования, вы можете не знать точно, когда лучше всего сходить за продуктами (если рядом с вами есть круглосуточно работающий супермаркет, почему бы не сходить за покупками ближе к полуночи, когда в магазине мало народу?). Не слишком беспокойтесь об этом. Если вы не знаете, куда поместить то или иное занятие, всегда сле- дуйте своей интуиции, своему первому желанию. Оно обыч- но самое верное, а если нет — время само покажет вам это, и позже вы сможете все исправить. Когда вы составили свой план распределения времени, придерживайтесь его в течение пары недель. Посмотрите на то, как вы будете себя чувствовать. После того как вы увидите его в действии, вы сможете лучше оценить его и внести необ- ходимые изменения. Когда вы составили свой план распределения времени, вы, скорее всего, избежите появления свободных окон в вашем графике. Если у вас больше задач, чем времени, один из вари- антов выхода из создавшегося положения — работа в много- задачном режиме, совмещение или наложение задач, о чем рас- сказано ниже. Кроме того, в главе 9 "Назначение времени" вы научитесь приемам снижения вашей рабочей нагрузки. Работа в многозадачном режиме (совмещение задач) После того как вы создали свой план распределения времени, может оказаться, что вы не находите в нем достаточно места для всех ваших задач. Если это так, подумайте о том, можете ли вы совмещать выполнение задач, то есть делать два или бо- лее дел одновременно. Некоторые виды деятельности, например заполнение и оп- лата счетов, редактирование текстов или вождение автомоби- ля, требуют большой сосредоточенности, и было бы неразумно совмещать эти занятия с чем-то еще. Однако многие другие виды деятельности легко могут быть объединены. Вы вполне можете общаться с друзьями и родственниками по телефону, выполняя уборку и наведение порядка в доме, используя ра- диотелефон и специальную телефонную гарнитуру (устрой- ство, состоящее из наушников и микрофона, и закрепляющее- ся на голове). Вы можете выкраивать время для чтения во вре- мя авиаперелетов или поездок на железнодорожном транспорте или прослушивать записи чтения текстов книг на аудиокассе- тах. Вы можете делать два дела одновременно, если эти дела не требуют от вас концентрации и интеллектуальной работы. Тем не менее не стоит считать, что вы должны всегда работать в многозадачном режиме или совмещать одно дело с другим. Иногда лучше всего упростить свое расписание и сосредоточиться на выполнении чего-то одного. Вы сами от- вечаете за использование своего времени. Если вы приоб- ретете привычку постоянно умещать выполнение несколь- ких разнородных задач в одно и то же время, вы, возможно, успеете сделать многое, но будете чувствовать себя раздра- женным и уставшим. Найдите удобное для себя равнове- сие между работой в многозадачном режиме и спокойной сосредоточенной деятельностью с концентрацией на одном предмете. ПЛАНЫ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ В ДЕЙСТВИИ Итак, каким же образом ваш план распределения времени мо- жет помочь вам? Он становится основой, каркасом той струк- туры, внутри которой вы размещаете все свои задачи, все, что вы делаете. Это — ваш якорь и ваш компас в хаосе бурной де- ятельности, в водовороте возможностей и потребностей, ко- торыми полон мир. Он также дает вам власть и возможность управления временем, видение перспективы и становится ос- новой для принятия решений, как мы это увидим на приве- денных ниже примерах Миранды и Элли. План распределения времени: Миранда Миранда работала без определенного плана распределения времени, и это очень сильно ограничивало ее продуктив- ность. Она — финансовый менеджер-консультант, и ее рабо- та состояла из общения с клиентами, формирования их ин- вестиционных портфелей и управления ими. Она рассказы- вала, что ей нужно было приспособиться к своим клиентам, подстроиться под их график жизни, поэтому всегда, когда ей звонил кто-нибудь из клиентов и просил о встрече, она гово- рила: "Хорошо, когда вы хотели бы встретиться?" — и, какое бы время они ни назначали, она отвечала, что это время ей подходит. Даже если знала, что в это время должна занимать- ся разработкой и реализацией инвестиционных планов, Ми- ранда всегда бросала эту работу и шла на встречу с клиен- том. Беспокойство за запущенную работу по формированию индивидуальных инвестиционных портфелей клиентов на- растало, и в результате ей приходилось засиживаться на ра- боте до полуночи два раза в неделю, чтобы попытаться на- верстать упущенное. Я предложила ей ежедневно выделять особое время для встреч с клиентами и специальное время для разработки для них инвестиционных планов. Поскольку клиенты обычно на- значали встречи утром или в конце рабочего дня, Миранда, уважая их предпочтения, резервировала для встреч время каж- дое утро и дважды в неделю — вечернее время. Кроме этого, она ежедневно оставляла три часа после обеда для составле- ния инвестиционных портфелей своих клиентов и для управ- ления ими. Теперь, когда очередной клиент просил ее о встрече, Миран- да вела себя иначе. Вместо открытого вопроса "Когда вы хотели бы встретиться?" она спрашивала: "Вам удобнее утром или в кон- це рабочего дня?" Когда все утреннее и вечернее время было заня- то, она сразу предлагала: "Давайте встретимся на следующей не- деле". Если Миранда действительно хотела угодить какому-ни- будь клиенту, который настаивал на встрече в середине дня, она могла отложить свои занятия финансовым планированием, но теперь это было сознательным решением. В этом случае она пере- носила работу с инвестиционными портфелями клиентов на утро или на вечер. Используя новый план распределения времени, Миран- да за две недели перешла из состояния постоянной сумасшед- шей спешки в ритм спокойной и размеренной работы, — тако- ва разница между теми, кто не планирует свое время, и теми, кто его планирует. План распределения времени: Элли Элли, мать четверых детей, использовала свое рабочее время очень эффективно. У нее был свой план распределения до- машнего времени, и она справлялась с планированием более- менее успешно до тех пор, пока не сократила свой рабочий гра- фик с полной рабочей недели до трех дней в неделю. У нее появились выходные в понедельник и в пятницу — целых два дня, но она была удивлена тем, что не могла приступить ко всему, что планировала сделать в это неожиданно освободив- шееся время. Кроме желания иметь больше времени для отдыха у Элли было множество планов и дел, которыми она хотела заняться в эти дни, чтобы иметь возможность побыть со своими деть- ми по вечерам и в выходные. Теперь, когда у нее наконец по- явилось время, чтобы приступить к ремонту мебели и прочи- тать несколько новых романов, она обнаружила, что по-пре- жнему не может взяться за это. Вместо этого ее выходные были заняты такой рутиной, как стирка и уборка. Ее неформаль- ный подход к проведению этих двух выходных не работал. Ей нужен был более формализованный план. Элли и я составили план распределения времени по по- недельникам и пятницам. Мы решили, что по утрам она будет отвозить детей в школу, возвращаться домой и в течение од- ного часа готовить еду, заниматься стиркой и убирать дом. По понедельникам и пятницам мы выделили время с девяти ча- сов утра до полудня для ее проектов по переустройству дома. В эти промежутки времени Элли могла заниматься любыми личными проектами и делами. Время с двенадцати до трех часов дня по понедельникам она проводила в разъездах по делам. С двенадцати до трех ча- сов дня по пятницам Элли резервировала время для самой себя. Она могла пообедать с друзьями, почитать книгу или прогу- ляться — это было ее время. Личное время в пятницу после по- лудня было ее наградой в конце недели и стимулом для даль- нейшей работы. Без четкого плана распределения времени понедельники и пятницы были для Элли открыты для всего и напоминали об- щую свалку. Все, с чем она сталкивалась, становилось срочным и требовало ее внимания. Прежде чем она успевала об этом по- думать, день проходил, и она понимала, что не успела ничего за- кончить. Когда Элли составила план распределения времени и выстроила график своих дней вокруг значимых для нее целей, она смогла взяться за все те дела, которые были для нее важны. |