Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
ЕСЛИ у вас возникли трудности с определением ваших стратегических целей Есть трудности с формулированием ваших целей? Откровенно говоря, я убеждена, что в глубине души вы и в самом деле знаете, каковы они. В своей книге "Магия размышлений о самом важном" Дэ- вид Шварц писал, что все мы хотим воплотить в жизнь свои мечты, но немногие из нас поддаются этому желанию. Вместо этого мы убиваем их, осуждая себя, стремясь к привычной бе- зопасности и с помощью других "орудий убийства". Шварц пишет, что успех требует усилий души и сердца и мы можем вложить свою душу и свое сердце только в то, чего мы искрен- не желаем. Если вам кажется, что вы "похоронили" в себе свои мечты до такой степени, что даже не можете определить их, для вас есть хорошие новости. На самом деле вы не убили их; вы просто подавили их настолько, что они перешли в область бессознательного. Вы можете воскресить их. Один из лучших способов выяснить, что именно приносит вам радость и мо- жет сделать вас счастливыми, состоит в том, чтобы просто очень внимательно наблюдать за собой и вести "дневник ра- достей жизни". В течение дня, когда бы вы ни заметили, что только что сделали что-то, что принесло вам радость или удо- вольствие, отметьте это в своем дневнике. Начните обращать внимание на то, что вас радует. Эти виды деятельности обыч- но являются индикаторами, признаками того, что может сде- лать вас по-настоящему счастливыми и помочь вам прибли- зиться к определению ваших целей. Разрешите себе любить то, что вы любите, — будь то мытье вашего холодильника, чте- ние стихов или перекрашивание стен на кухне. Время от времени перечитывайте свой дневник и отме- чайте, что нового вы узнали о себе. Например, одна из запи- сей может быть такой: "Сегодня позвонила Бетти по поводу проблем в отношениях с ее бойфрендом; я потратила целый час, помогая ей выяснить, что нужно делать. Люблю чувство- вать себя полезной, помогая друзьям". Какие личные цели могут следовать отсюда? Возможно, вы поймете, что вам нра- вится решать сложные проблемы или консультировать. Мо- жет быть, эти виды деятельности должны стать частью вашей работы и вам нужно отводить для них больше времени в лич- ной жизни. Возможно, вам кажется, что вы настолько далеки от того, чего вы хотите достичь в жизни, что просто не можете позво- лить признаться самим себе в своих мечтах. Если вам тяжело открыто заявить, чего вы хотите от жизни прямо сейчас, по- пробуйте мысленно заглянуть в далекое будущее. ИГРА "ДЕСЯТЬ ЛЕТ СПУСТЯ". Представьте себе свою жизнь де- сять лет спустя. Если бы вы могли иметь все, чего хотите, во- образите, на что могла бы быть похожа ваша жизнь. Нарисуй- те в своей голове картинку — ваша идеальная работа, дом, лич- ная и общественная жизнь. Не беспокойтесь о логичности воображаемого. Ваша фантазия должна быть буйной и сво- бодной: чем большего вы пожелаете, тем лучше, до тех пор, пока все не будет казаться вам просто великолепным. У вас есть десять лет, чтобы добиться всего этого; сроки не давят на вас. Будьте смелыми и дерзкими! Как только картина будущего сформировалась в вашем сознании, возьмите лист бумаги и разделите его на две колон- ки. Слева перечислите все основные области вашей жизни. Справа запишите то, что вы будете при этом делать. Вы може- те, например, написать: • Личное развитие: "Я много путешествую". • Семья: "Я женат (замужем) и живу с человеком, которого люблю, и у нас трое детей". • Работа: "Я занимаюсь управлением собственным бизнесом". • Друзья: "У меня есть такие друзья, которые помогают мне в жизни, а не сосут из меня силы и энергию". • Финансовое положение: "У меня есть собственный инвес- тиционный портфель акций". • Общество: "Я живу в небольшом городе, где меня окружа- ют дружелюбные, заботливые люди". Вы можете представить себе, как будет выглядеть ваша жизнь во всех этих аспектах? Нет никаких оснований не стремиться к достижению этих целей, и вполне возможно реализовать свои мечты в жизни. "ЗДЕСЬ И СЕЙЧАС". Иногда бывает трудно определить соб- ственные цели потому, что у вас есть слишком много интере- сов и желаний. Как ограничить число альтернатив и сузить круг выбора? Вы хотите в совершенстве овладеть навыками работы на компьютере, научиться играть в теннис, начать соб- ственное дело, сделать ремонт в своем доме, получить степень доктора технических наук и написать роман — и сделать все это, работая полный рабочий день и воспитывая трех детей. Все это привлекает вас, и трудно отказаться даже от одной из этих прекрасных идей. Вы не можете остановиться на выборе определенных целей из этого списка потому, что это будет оз- начать отказ от достижения других. Но, поскольку вы не мо- жете сосредоточиться на чем-то одном, в результате вы не за- нимаетесь ни одним из этих замечательных дел. Попробуйте упражнение "Здесь и сейчас", оно поможет вам сконцентрироваться. Составьте список всего, что вы хо- тите сделать. Петь в Карнеги-Холле. Съездить в Грецию. Иметь троих детей. Купить дом. Работать в международной консалтинговой компании. Запишите все, что привлекает вас. Если вы критически относитесь к своим мечтам, как только они возникнут, вы будете слишком напуганы, что- бы продолжать самовыражение. Не беспокойтесь, возмож- но ли то, о чем вы мечтаете, — просто мечтайте, и мечтайте дерзко. Теперь выберите одну цель для достижения в настоящее время, здесь и сейчас. Имейте в виду, что вы можете в любой момент добавить к ней другие цели. Вы можете передумать, если по ходу дела обнаружите, что это на самом деле не со- всем то, чего вы хотите. Помните: выбирая одно, вы не отка- зываетесь от других своих целей. Вы просто приступаете к реализации одной из них. ЗАПИШИТЕ ВАШИ ЦЕЛИ. Я настойчиво советую вам записать ваши стратегические цели. В широко известном исследовании группы выпускников Йельского университета, выполненном в 1953 году, недавних студентов спрашивали об их планах на будущее. Только у 3% респондентов планы на будущее суще- ствовали в виде записей целей, задач и планов действия. Двад- цать лет спустя именно эти 3% бывших выпускников выгля- дели намного более счастливыми и удовлетворенными жиз- нью, чем остальные; более того, члены этой небольшой группы достигли большего благосостояния, чем оставшиеся 97% их сокурсников, вместе взятые. Когда вы письменно излагаете ваши цели, возможнос- ти для реализации задуманного вами сами начинают появ- ляться перед вами, словно по волшебству. Некоторые люди объясняют это, утверждая, что вы начинаете притягивать то, что вам нужно. Я не думаю, что это работает именно та- ким образом. Я убеждена, что мы окружены возможностя- ми для достижения практически всего, чего мы хотим в на- шей повседневной жизни. Но эти желания кажутся нам од- ним большим размытым пятном. Как только вы изложили свои цели письменно, вы начинаете замечать на своем пути особенные возможности, которые могут помочь вам достичь того, чего вы хотите. Ясность целей ведет к ясности в вос- приятии мира. После того как вы составили список ваших целей, чаще пересматривайте его. Повесьте его на стену в своем кабинете или носите с собой в сумке или в бумажнике. Держите его пе- ред собой в уме; это поможет вам оставаться сосредоточенны- ми и значительно повысит вероятность успеха. Джек Кэнфилд и Марк Виктор Хансен, авторы книги Chicken Soup for the Soul, поставили себе невероятно често- любивую цель: продать 1,5 миллиона экземпляров их первой книги за полтора года. Каждый из них записал эту цель на обо- роте визитной карточки и перечитывал ее как минимум четы- ре раза в день. Достигли ли они своей цели? За восемнадцать месяцев они продали 1,3 миллиона экземпляров книги. Очень близко к задуманному. Дэниэль Стил поставила себе цель про- дать за 25 лет 500 миллионов книг; она добилась этого. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОНКРЕТНЫХ СПОСОБОВ ДОСТИЖЕНИЯ СВОИХ ЦЕЛЕЙ Когда вы знаете свои стратегические цели, необходимо опре- делить конкретные виды деятельности, которые помогут вам их достичь. В отличие от стратегических целей, обычно не ме- няющихся годами, способы достижения этих целей будут из- меняться по мере необходимости. Они могут пересматривать- ся ежегодно или еще чаще в процессе вашего приближения к осуществлению своих целей и выполнению задуманного, или если вы обнаружите более подходящий путь к своей цели. Если ваша цель — образование и развитие интеллектуаль- ных способностей, вы можете выбрать такие виды деятельно- сти, как учеба в институте, чтение книг — по одной в неде- лю — или ежемесячное посещение лекций и семинаров. Если ваша цель — повысить собственное благосостояние, вы може- те решить регулярно составлять личный бюджет и сократить расходы, или изучить фондовый рынок, чтобы иметь возмож- ность делать инвестиции и играть на фондовой бирже, или найти финансового консультанта. Возьмите каждую из ваших стратегических целей и со- ставьте список видов деятельности, которые на протяжении года или двух лет смогут привести вас к ее достижению. Сде- лайте его как можно более подробным. Вот пример того, как может выглядеть ваш список. Области Стратегические Конкретные виды деятельности жизни цели Личное Укрепить здоро- Больше спать развитие вье Ходить на тренировки три раза в неделю Есть только домашнюю пищу Семья Уютный и Ежедневное наведение порядка гостеприимный Еженедельная уборка дом Ремонт Хорошо воспи- Ежеденевное общение с каждым из детей танные дети Помощь в выполнении домашних заданий Еженедельные выезды на прогулки или за город всей семьей Работа Сделать карьеру Учеба и совершенствование навыков работы Поиск новой работы Деловые связи и знакомства Отношения Прекрасный брак Ежедневное общение с супругом (супругой) с другими Еженедельные свидания людьми Регулярные поездки за город в выходные Крепкая дружба Еженедельное общение Переписка по электронной почте Ежемесячные вечеринки Финансовое Повысить Инвестировать в акции 20% от суммы каж- ноложение собственное дого полученного чека благосостояние Регулярно читать деловую прессу Научиться правильно инвестировать Вовремя оплачиваь чеки Обществен- Помогать нужда- Работать добровольцем в приюте для сирот ная жизнь ющимся Отдавать нуждающимся ненужную одежду У вас могут возникнуть трудности с определением того, как и каким способом попытаться достичь ваших целей. На- пример, вы хотите открыть собственный бизнес на дому, но не знаете, что нужно сделать для этого. В этом случае вашим конкретным видом деятельности может стать изучение спо- собов реализации этого проекта. Вы можете прочитать не- сколько книг по этой теме, поискать информацию в Интерне- те и поговорить с владельцами других малых предприятий об их опыте открытия своего дела. Другая проблема состоит в том, что вы можете перечис- лить так много конкретных видов деятельности, что просто не сможете заниматься всеми ими. Например, ваш список мо- жет содержать восемь видов деятельности в области профес- сионального роста, десять видов деятельности в области по- вышения благосостояния и пятнадцать видов деятельности для того, чтобы ваши дети росли в атмосфере любви и заботы. Если вы перечислили более трех-четырех видов деятельнос- ти в любой категории, вы будете перегружены, и ваше распи- сание окажется несбалансированным. Сосредоточьтесь на трех или четырех основных видах деятельности в каждой из обла- стей жизни и на некоторое время отложите остальные. Чтобы ваш график был гармоничным и сбалансированным, он, преж- де всего, должен быть достаточно простым. Ежегодно пересматривайте свой список видов деятельности Как я уже говорила, ваши стратегические цели будут редко меняться, поскольку все то, что вы цените, чаще всего остает- ся неизменным на протяжении всей вашей жизни (например, вы всегда можете хотеть иметь надежных друзей, хороших детей и быть финансово независимым человеком). Однако те способы, с помощью которых вы стремитесь достичь ваших стратегических целей, будут регулярно меняться. Вы будете менять выбранные вами конкретные виды деятельности год от года по мере достижения вами промежуточных целей и до- бавлять к ним другие виды деятельности. Для вас может быть вполне естественным пересматривать все, что вы делаете, в определенное время года — в январе, с начала нового года; в сентябре, когда вы возвращаетесь к настроению "снова в шко- лу"; или, если вы живете в условиях холодного климата, — вес- ной, когда возвращаются тепло и солнечный свет и заряжают вас энергией для новых проектов. Изменение обстоятельств жизни тоже способно повлиять на то, достижению каких целей вы придаете особое значение в различные периоды своей жизни. Когда ваши дети еще слиш- ком малы, их здоровье и благополучие более важны для вас, чем карьерный рост. Как только вы достаточно обеспечили себя материально, вы можете решить отводить больше време- ни на виды деятельности, связанные с самореализацией. Один раз в год пересматривайте виды вашей деятельнос- ти. В отношении каждой стратегической цели спросите себя: "Как, каким способом я буду стремиться к достижению этой цели в этом году?" Если одна из ваших целей — создать уют- ный и гостеприимный дом, вот пример того, как могут менять- ся конкретные виды вашей деятельности по достижении этой цели из года в год. Стратегическая цель: уютный и гостеприимный дом Год 1 • Привести в порядок основное жилое пространство и шка- фы для вещей • Составить график работ по поддержанию порядка в доме • Поддерживать чистоту; нанять домработницу для выпол- нения уборки один раз в неделю Год 2 • Привести в порядок чердак, гараж и подвал • Привести график работ по дому в соответствие с новым рит- мом жизни членов семьи (младший ребенок пошел в детский сад, муж стал проводить на работе меньше времени и т.д.) • Два раза в месяц приглашать гостей и устраивать вечеринки • Изменить отделку первого этажа Год З • Сделать ремонт на кухне • Приглашать на ужин друзей два раза в месяц • Построить веранду Год 4 • Разбить сад перед домом • Посадить огород позади дома Для некоторых людей процесс определения целей может стать поистине поворотным моментом в жизни, заставляя их в пер- вый раз в жизни сосредоточиться и обратиться к тому, чего они действительно хотят от жизни. Но для большинства это не более чем процесс прояснения сознания. Вас наверняка уже посещали отличные мысли о том, в чем состоят ваши цели в жизни, даже если эти мысли были смутными и неопреде- ленными, поскольку вы все же выбирали какую-то деятель- ность, направленную на достижение чего-то, даже если до на- стоящего момента осознавали это "что-то" только отчасти. В самом деле, вы, вероятно, уже вовлечены в некоторые виды деятельности, но, возможно, будете удивлены тому, что по- мимо них существует еще огромное количество способов до- стижения тех же целей, воспользоваться которыми вы и не думали. Когда вы составите карту времени и будете пользо- ваться ею, вы сможете решить эту проблему. Вы запланируе- те определенные промежутки времени для различных видов вашей деятельности, и, когда вы будете смотреть на список своих дел, вам будет совершенно ясно, когда вы собираетесь приступить к выполнению всех своих задач. Выполняя упражнения, предложенные в двух после- дних главах, вы уже сделали важный вклад в свое собствен- ное развитие. Обладая полученным знанием, вы твердо сту- пили на путь к построению личной системы планирования и управления временем, которая поможет вам достичь глав- ной цели — сделать вашу жизнь такой, какой вы ее любите. Итак, теперь вы готовы к разработке стратегии своей жиз- н и — к планированию! У каждого из нас очень много дел, которые мы хотим сде- лать, и нам бывает очень тяжело найти достаточно времени. Не кажется ли вам, что одна из областей вашей жизни пре- обладает над другими, поглощая все ваше время, вынуждая вас пренебрегать остальными жизненно важными областя- ми жизни? Достичь равновесия и гармонии в жизни означает распре- делить свое время в правильных для вас соотношениях. Чтобы быть уверенным, что вы выделили достаточно времени для тех видов деятельности, которые направлены на достижение ваших личных стратегических целей, вам нужно составить схему или план распределения времени, то есть образец, шаблон расписа- ния, который поможет вам добиться идеального для вас равно- весия между различными видами деятельности. План распре- деления времени — это просто наглядная, схема, отражающая ваш ежедневный, еженедельный и ежемесячный график жизни. Но это также и могущественный инструмент, помогающий вам оставаться проактивными 1 в водовороте задач и проблем, ко- торые встают на вашем пути. Вместо того чтобы считать, что вы должны действовать, немедленно откликаясь на все возни- кающие пред вами вопросы и требования, вы можете взглянуть на план распределения времени, определить, когда у вас появит- ся время для этой неожиданно возникшей задачи, и либо зап- ланировать ее выполнение, либо пропустить ее. "Детсадовская" модель организации пространства В своей первой книге "Самоорганизация по принципу "изнутри наружу" я описала концепцию использования классной комна- ты детского сада в качестве идеальной модели для организации любого пространства. Детский сад как идеальная модель организации пространства 1) Проактивное поведение — поведение, которое является следствием созна- тельного выбора и основывается на внутренних ценностях человека. Про- активному поведению противопоставляется поведение реактивное, то есть поведение, характеризующееся автоматическими реакциями на определен- ный стимул или воздействие со стороны внешней среды. — Прим. пер. Причина, почему классная комната детского сада фун- кционирует настолько успешно, заключается в том, что она разделена на четко определенные зоны деятельности, что- бы дети могли сосредоточиться в нужный момент на чем- то одном. В ней есть уголок для чтения, зона для занятий рисованием, лепкой и другими видами прикладного искус- ства, музыкальный уголок и зона для переодевания. Все вещи имеют четко определенное место расположения, по- этому всегда найдется только одно логически обоснован- ное место, где можно найти определенную вещь и куда мож- но снова положить ее. Легко понять, как можно применить этот принцип к лю- бому физическому пространству, будь это ваша кухня или ваш офис, но как это можно применить к управлению вре- менем? Зоны деятельности вашего расписания включают в себя все родственные или связанные задачи: например, чтение и сортировку корреспонденции, электронной почты и теле- фонные звонки. Точно так же, как для вашей обуви отведено определенное место в шкафу, для всех задач должно быть от- ведено определенное место в вашем расписании. Когда вы устанавливаете обособленные зоны для каждо- го рода деятельности, это также предотвращает смешивание разнородных задач и перетекание задач из одной временной зоны в другую, что подрывало бы вашу способность концент- рации и мешало бы вам наслаждаться текущим делом. Ска- жем, сейчас — вечер вторника, и вы играете в "Монополию" со своими детьми. Когда ваша фишка попадает на Парк Плэйс и ваша дочь говорит вам: "Плати", вы вдруг вспоминаете, что у вас есть настоящие счета, которые вам нужно оплатить. Вме- сто того чтобы немедленно хвататься за свою чековую книж- ку, вы вспоминаете о своем плане распределения времени. Вы знаете, что оплачиваете счета по субботам утром, поэтому нет |