Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
ЧТО НЕ РАБОТАЕТ? Теперь, когда вы увидели, что вы и в самом деле хорошо уп- равляете по меньшей мере частью своего времени, и более-ме- нее поняли почему, пришло время задать себе следующий воп- рос: "Что не работает?" Отвечать на этот вопрос вам будет на- много легче; в конце концов, именно тот факт, что в вашей жизни что-то не работает и не получается, побудил вас про- читать в первую очередь именно эту книгу. Полезно записать свои ответы и посмотреть на всю кар- тину целиком. Очень интересно сравнить ответы на этот воп- рос с ответами опросника в разделе "Что работает?". Вы можете выполнить это упражнение в произвольной форме или использовать приведенные ниже незаконченные предложения, чтобы приступить к анализу. Не забудьте, отвечая на вопросы, рассмотреть все аспекты своей жизни. Ваши ответы на вопрос "Что не работает?" станут для вас перечнем того, что вам нужно исправить. Прочитав эту книгу, вы научитесь, как обращаться со всеми этими про- блемами. Почаще возвращайтесь к этому списку, чтобы оп- ределить, как далеко вы продвинулись на пути к достиже- нию ваших целей. Но перед тем как двинуться дальше, пристально посмот- рите на этот список проблем и сравните его со списком отве- тов на вопрос "Что работает?". Если вам трудно приступить к выполнению или завершить одни задачи и в то же время вы не испытываете таких проблем с другими, спросите себя, почему это происходит. В некоторых случаях у вас ничего не получается потому, что вам необходимо овладеть опреде- ленными навыками, например, научиться не допускать за- держек и пауз или точно рассчитывать время, необходимое для выполнения задач. Или вам нужно просто научиться применять навыки, которыми вы овладели в одной сфере жизни, к другим предметам. Так, например, Джеймс, владелец гастрономического ма- газина, казалось, никогда не сможет найти паузу для работы по дому из-за того, что бизнес отнимал у него все время. Дав- ление, которое оказывали на него невыполненные дела, раз- дражало его, и в то же время ему очень не хотелось тратить несколько часов времени на неквалифицированную, но не- обходимую работу по дому. Его перечень ответов на вопрос "Что работает?" показывал, что на работе ему не составляло никакого труда перепоручать выполнение дел своим сотруд- никам. Он даже взял на работу своего племянника-подрост- ка для выполнения текущих дел, и эта мера оказалась очень эффективной. Размышляя об этом, он выяснил, что был спо- собен эффективно делегировать свои полномочия подчинен- ным потому, что составлял для них простые инструкции и методики выполнения операций. Он понял, что мог бы сде- лать то же самое для выполнения многих работ по дому. Составив соответствующие инструкции и простые методи- ки, он смог перепоручить большинство домашних дел сво- им детям и нанять служанку для помощи по дому. Этим он разгрузил свой рабочий график. ВАШИ ПРЕДПОЧТЕНИЯ В ПРОЦЕССЕ ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ Иногда вы справляетесь с одними задачами хуже, чем с дру- гими, не потому, что вам не хватает навыков, но из-за лич- ных предпочтений и конкретных условий, в которых вы должны эти задачи выполнять. Осознаете вы это или нет, но у всех нас есть определенные предпочтения относитель- но того, когда и как выполнять разные задачи или дела. Ког- да мы уважаем свои предпочтения, выполнить запланиро- ванное становится намного легче. Обращая внимание на эти естественные склонности, мы можем объяснить, почему некоторые задачи попали в наши списки того, что работает и что не работает. Чтобы помочь себе выяснить предпочтения и личные склонности, которые влияют на успешное выполнение или невыполнение определенных задач и видов деятельности, сделайте следующее упражнение. Очевидно, что наши пред- почтения временами меняются, но, отвечая на предлагаемые вопросы, следуйте первому побуждению — тому, что вы чув- ствуете чаще всего. На эти вопросы не может быть правильных или непра- вильных ответов, несмотря на то, что некоторые люди могут попытаться убедить вас в том, что они существуют! Важно то, что эти ваши ответы могут помочь вам достичь большего по- нимания причин того, что работает и что не работает для вас. Эта информация поможет вам спланировать график, который будет доставлять вам удовольствие. Например, если вам нра- вится жить и работать энергично, в высоком темпе, вы будете знать, что вам надо планировать насыщенный день, наполняя его разнообразными видами деятельности. Если вы предпо- читаете размеренность и неспешность, вы можете ограничить ваш ежедневный список дел тремя-четырьмя задачами. Слишком многие люди не задумываются о своих есте- ственных склонностях и в результате составляют для себя та- кое расписание, которое работает против них. ВАШИ ИСТОЧНИКИ СИЛ И ЦИКЛЫ ИЗМЕНЕНИЯ ЭНЕРГИИ Вдобавок к вашим естественным склонностям и предпочте- ниям, подъемы и спады ваших сил и энергии могут оказывать огромное влияние на эффективность работы с определенны- ми задачами в вашем графике. Энергия придает вам силы; это то, что позволяет вам двигаться по направлению к своим це- лям. Как только вы осознаете и примите во внимание свои источники и циклы изменения энергии, вы сможете управлять ими. Не обращая на них внимания, вы можете попытаться взяться за наиболее сложные виды деятельности в периоды вялости и пассивности и потратить время наивысшего подъе- ма энергии на менее ответственные дела. Долгий рабочий день, большое количество дел, давление, еда на скорую руку — все это может способствовать колеба- ниям энергии. К числу факторов влияния можно отнести так- же температуру, влажность, монотонную работу, апатию, не- достаточное освещение, многочасовую работу на компьюте- ре, нарушение суточного биоритма организма в связи с пере- летом через несколько часовых поясов, расстройства сна и прием определенных лекарств. Некоторые из этих факто- ров стали неизбежной частью нашей жизни в XXI веке, но все же старайтесь ограничить влияние известных вам факторов утечки энергии, если это возможно. Поскольку вам не всегда удается самим выбирать время для выполнения определенных задач, в целях наиболее эф- фективного планирования и управления временем вы также должны определить, какие виды деятельности могут восста- навливать вашу энергию в периоды ее упадка. Это могут быть совершенно разные занятия для разных людей, поэтому заду- майтесь, что именно работает в вашем случае. Зная, что при- дает вам сил, вы сможете избежать снижения энергии на про- тяжении всего дня и наслаждаться всем тем, что вы делаете, будь это работа или развлечения. Изучите естественные ритмы вашего тела и стимуляторы энергии, ответив на следующие вопросы. Иногда изменение темпа работы — это все, что вам нужно, что- бы повысить уровень сил. Если вы часами сосредоточенно работали и ваш мозг нуждается в перерыве, самое лучшее вре- мя сделать дело, которое требует от вас движения и использо- вания мускулов. Таким же образом, если весь день вы зани- мались физическим трудом, вашему телу нужен перерыв, но ваш мозг может быть в прекрасной форме. Займитесь задача- ми, требующими умственного напряжения. Когда в вашем графике много общественных дел, возможно, пришло время запланировать задачу, выполнение которой требует от вас уединения, и наоборот. Планируя свой день, убедитесь, что вы внесли в него достаточно разнообразия, чтобы поддержи- вать и укреплять свои силы. Основная идея этой книги — построить вашу жизнь, насколь- ко это возможно, вокруг ваших индивидуальных потребнос- тей и желаний. Реально ли это? Да, реально, обещаю вам. Как только вы овладеете некоторыми основными навыками тайм- менеджмента (а это может каждый), вы научитесь управлять своей жизнью — и своим ежедневным, еженедельным и еже- месячным расписанием. Затем вы будете способны управлять расходом и восстановлением своей энергии, учитывать свои предпочтения относительно ритма и темпа работы, использо- вать пики и компенсировать спады своей энергии. И даже если вы не можете воздействовать на свое окружение, очень полез- но знать, какие условия для вас наиболее благоприятны, что- бы вы могли быстро определить, что работает против вас, и компенсировать это влияние. Изменяя свой подход к времени, вы узнаете о себе много интересного и удивительного. Тайм-менеджмент — исходная точка для самосовершенствования, потому что он является тем фундаментом, который позволит вам достичь своих целей во всех областях своей жизни. А если вы не знаете, каковы ваши цели? Тогда вам необ- ходимо ясно и четко определить их. Следующий шаг на пути к себе — четко сформулировать, чего именно вы хотите от жиз- ни. В следующей главе вы сможете выяснить, в чем состоят ваши долгосрочные стратегические цели. В современном быстро развивающемся мире очень легко по- теряться в деталях: добывание средств к существованию тре- бует времени, от бесконечных дел и забот голова идет кругом. Вам это знакомо? Слишком многое нужно сделать, я не знаю с чего и как на- чать. У меня такое чувство, что я с огромной скоростью не- сусь неведомо куда. Агент по продаже недвижимости, 47 лет Я хочу привести все в порядок. Мне не нравится тупая мо- нотонная работа, я хотел бы получать удовлетворение от того, что использую свое время эффективно и двигаюсь впе- ред. Иногда мне бывает так тяжело, что я просто не хочу ду- мать о том, что необходимо сделать, — я боюсь оказаться подавленным, осознав предстоящий огромный объем работы! Преподаватель информатики, 35 лет, разведен Я делаю для себя небольшие заметки о том, что мне нуж- но сделать, над какими проектами поработать, записываю приходящие в голову новые идеи. Все эти заметки просто скла- дываются в небольшие стопки бумаги. Консультант, 49 лет, женат Мне кажется, что всю свою жизнь я занимаюсь уборкой и никогда ни к чему не стремлюсь. Я всегда чувствую себя ви- новатой, проводя время с детьми, потому что знаю, что спо- собна на большее. А порядка в доме все равно не прибавляется! Домохозяйка, 31 год, замужем, трое детей Когда жизнь превращается в тысячу и одно дело в вашем рас- писании, вы теряете видение перспективы в жизни. У вас нет простого критерия выбора между двумя задачами, потому что все они кажутся одинаково важными и срочными. Совершен- но невозможно испытать чувство удовлетворения в конце дня, потому что никто и никогда не сможет завершить все без исключения задачи, которые необходимо выполнить. Поэтому в конце дня вы устали, истощены и не испытываете удовлетворения, чувствуя, что сделали не все или недоста- точно много. Даже если вы сделали много, вы чувствуете бес- цельность происходящего, как будто все было сделано на- прасно, потому что вы по-прежнему завалены работой, ко- торую обязаны сделать. Какой бы беспокойной ни была жизнь, большинство ус- пешных людей способны возвыситься над хаосом повседнев- ности и продолжают смотреть в будущее, потому что у них есть то, что я называю общей картиной, общим планом жизни или стратегическими целями. Общий план жизни — это ваше представление о смысле жизни и о том, чего вы хотите от нее. Когда вы способны видеть этот общий план, вам легче справ- ляться с задачами, которые вам не по душе, потому что вы понимаете, каким образом каждая задача связана с достиже- нием ваших жизненных целей. Ваши стратегические цели являются движущими силами вашей жизни, придают ей смысл и направление. Они облегча- ют процедуру "отсеивания" лишних дел, когда вам не хватает времени, позволяя по-прежнему чувствовать удовлетворение в конце каждого прожитого дня. Следовательно, следующий ваш шаг на пути к овладению искусством тайм-менеджмента — выяснение ваших долгосрочных стратегических целей. КАКОВЫ ВАШИ МОТИВЫ И ПОБУЖДЕНИЯ? Почему вы читаете эту книгу? Да, вы хотите научиться пла- нированию и управлению временем, но хотите этого потому, что это позволит вам достичь более высоких целей. Более эф- фективное управление своим временем позволит вам завер- шить нечто, являющееся для вас жизненно важным. Спроси- те себя, что это за "нечто". Перед тем как писать эту книгу, я провела неформальный Интернет-опрос, в ходе которого спрашивала посетителей мо- его веб-сайта, почему они хотят научиться тайм-менеджмен- ту. Из 1500 участников, принимавших участие в опросе, бо- лее 70% респондентов ответили, что их цель — найти больше времени. Отличия состояли в том, для чего им нужно было дополнительное время: Я хочу быстрее справляться с повседневными делами, что- бы иметь больше времени для встреч с друзьями, для досуга и развлечений. Секретарь-референт, 24 года Мне нужно больше времени, чтобы уделять внимание каж- дому из моих детей. Мать четверых детей, 36 лет Найти время для развлечений — читать и слушать музыку. Студент, 19 лет Я хочу быть более дисциплинированным и способным до- водить дело до конца. Мое неумение планировать время приве- ло к тому, что я не достиг ни одной из своих целей в жизни, таких, как овладение новыми навыками, поддержание себя в хорошей физической форме, самообразование и, наконец, за- вершение докторской диссертации, чтобы получить хорошую работу. Социальный работник, 31 год Чтобы иметь возможность остановиться и полюбовать- ся цветами, вдыхая их аромат, а не топтать их ногами, сломя голову несясь куда-то, где я должен был быть еще час назад. Врач, 48 лет Там были и другие причины, например: Я хочу чувствовать внутреннее умиротворение — удов- летворение своими достижениями вместо постоянного разо- чарования. Журналист, 28 лет Я хочу лучше выглядеть перед своим начальником и колле- гами, чтобы получить повышение по службе. Страховой агент, 32 года Чтобы быть способной ежедневно находить время для того, что, я знаю, я должна делать ради себя самой для своего духовного роста. Домохозяйка, 40 лет Чтобы быть готовым к тому, что ждет меня впереди. Управляющий, 57 лет Запишите ваши собственные причины, которые заставили вас начать учиться лучше управлять временем, и держите эти за- писи под рукой. Они станут исходной точкой для более тща- тельной разработки стратегических целей в каждой из облас- тей вашей жизни. Они также помогут вам сохранить энтузи- азм в процессе изучения тайм-менеджмента. Какими бы ни были ваши мотивы, помните: даже если для достижения сво- ей цели вам придется изменить прочно укоренившиеся при- вычки, концентрируясь на всем том, чего вы в итоге добье- тесь, вам будет намного легче преуспеть. ЦЕЛИ, СПОСОБЫ ИХ ДОСТИЖЕНИЯ И ТЕКУЩИЕ ЗАДАЧИ Вы приобрели эту книгу потому, что в вашей жизни наверня- ка есть очень важные цели, которых вы хотите достичь, но вам не удается это сделать. Жизнь проходит, а вы чувствуете себя неудовлетворенным, расстроенным и разочарованным. Управ- лять временем "изнутри наружу" означает определить то, что для вас важно — ваши стратегические цели, — и внести такие изменения в ваше поведение, которые позволят вам добивать- ся желаемого. Есть три этапа определения жизни, которую вы хотите по- строить: 1. Определение долгосрочных стратегических целей. 2. Выбор деятельности, которая поможет вам достичь ваших целей или общих способов их достижения. 3. Выбор ежедневных задач (дел), составляющих избранные вами виды деятельности. Третья часть этой книги поможет вам выяснить и отобрать те конкретные задачи, которые вы должны будете выполнить в качестве составных частей вашей деятельности, направлен- ной на достижение ваших целей. Однако прежде, чем вы при- ступите к этому, вам потребуется ясное видение общего пла- на или стратегии вашей жизни и того, какой именно будет ваша деятельность по реализации этой стратегии. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ Ваши планы и желания — ядро тайм-менеджмента, построен- ного по принципу "изнутри наружу". Я искренне верю в то, что вы способны достичь практически всего, чего хотите, если возьметесь за это со всей душой. Когда вы смотрите на общий план жизни и думаете о том, чего вы хотите достичь, вы осно- вываетесь на своих глубочайших жизненных ценностях и ду- маете о тех фундаментальных вещах, которые сделают вас сча- стливыми. И как только вы поняли, что для вас действитель- но важно, вы можете работать для достижения этих целей. Ваши стратегические цели, скорее всего, будут простыми и общеизвестными, а не слишком специфическими: теплые от- ношения с любимыми людьми, счастливые дети, финансовая са- мостоятельность и благополучие, профессионализм в избранном вами деле, гостеприимный и уютный дом, чувство связи со сво- ей общиной или с группой единомышленников и т.д. Сейчас вы не должны думать, как достичь того, чего вы хотите. Все, что вам нужно сделать, — это сказать, чего вы хотите в самых общих вы- ражениях. Когда вы четко формулируете свои стратегические цели, вы делаете предельно важный шаг к их реализации. Необходимо рассмотреть ваши жизненные ценности и оп- ределить стратегические цели во всех основных областях жиз- ни, которые имеют для вас значение. Многие из моих клиен- тов ставили перед собой цели относительно карьеры или дос- тижения финансового благополучия, но не заботились о постановке целей в других важных областях своей жизни. Если ваша жизнь кажется неуравновешенной, посмотрите, на что вы тратите большую часть своего времени. Возможно, ваше время было потрачено на те аспекты вашей жизни, относи- тельно которых ваши цели вполне ясны. Чтобы ощущать себя полным сил, а свою жизнь — гармоничной, вы должны уста- новить стратегические цели во всех значимых для вас облас- тях своей жизни. Каковы эти основные области жизни? Воз- можными аспектами для рассмотрения могут быть: • Работа • Семейная жизнь • Личное развитие • Отношения с любимым человеком • Отношения с друзьями • Финансовое благополучие • Образование • Дом • Духовная жизнь Те категории жизни, которые выберете вы, могут отличаться от вышеперечисленных. Возможно, в данный период вашей жизни отношения с друзьями или с любимым человеком для вас не столь важны. Может быть, вы считаете образование ча- стью личного развития или дом — частью семейной жизни. Вы можете составить собственный перечень областей жизни, который отражает то, что важно для вас, и сформулировать их в тех выражениях, которые вам удобны. Теперь посмотрите на эти основные области жизни и спро- сите себя: "Что могло бы сделать меня счастливым в этих клю- чевых областях жизни?" Не ставьте себе ограничений (позже вы сможете определить, какие из этих целей слишком нереа- листичны). Когда все уже будет сказано и сделано, когда вы бу- дете покидать этот мир, — что вам необходимо, чтобы чувство- вать, что ваша жизнь была стоящей и принесла вам удовлетво- рение? Что вы мечтаете иметь, кем хотите быть, что делать? Я уверена, что каждый из нас в глубине души знает, что именно даст нам чувство радости и удовлетворения, но мно- гие из нас боятся позволить себе стремиться к тому, чего на самом деле хотят. Вы заслуживаете счастья. Не редактируйте и не судите себя. Просто помечтайте! Запишите одну или две стратегические цели в каждой из областей жизни. Вы можете их рассматривать как мини-мис- сию. Например, для области семейной жизни Диана написала: "Я хочу сделать свой дом теплым и гостеприимным местом, где будет жить моя семья и где я буду проводить время со своими друзьями". Стратегическая цель Теренса в области семейной жизни: "Сделать так, чтобы мои дети чувствовали любовь и за- боту". В области работы Алан, поставщик продовольственных товаров, сформулировал свою цель так: "Я хочу добиться при- знания как самый передовой поставщик продовольствия в го- роде". Джил, юрист, которая хотела проводить меньше време- ни на работе и больше со своими детьми, выбрала следующее: "Я хочу, чтобы моя работа давала мне хорошую материальную поддержку, оставляя мне при этом достаточно времени растить детей". Целью Полины в области отношений с любимым чело- веком было: "Сделать так, чтобы мой муж всегда знал, как я сча- стлива в браке с ним". Стратегическая цель Марии в области образования: "Стать знатоком театра". |