Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
СОРТИРОВКА ЗАДАЧ В ДЕЙСТВИИ: БИТВА С ГРУДОЙ НЕЗАВЕРШЕННЫХ ДЕЛ Если вы уже овладели навыком расчета времени, необходи- мого для завершения своих задач, и привыкли думать о них в терминах тех областей деятельности и соответствующих им зон времени, частью которых эти задачи могли бы быть, вам будет намного легче иметь дело с накопившимся запа- сом незавершенных дел. Вот несколько общих советов. • Зарезервируйте минимум два часа в день, чтобы разоб- раться с незавершенными делами. • Не используйте это время для наверстывания того, что вы когда-то не успели сделать. Не останавливайтесь на том, чтобы "делать" любое из этих дел. Просто отсортируйте их, чтобы получить представление о том, что вы имеете. • Начните с самых "свежих" задач — с того, что можно на- звать "эпицентром шторма", чтобы справиться с теми за- дачами, которые наиболее важны и актуальны. Вот пример того, как произвести сортировку накопивших- ся незавершенных дел. Фаина была матерью четверых де- тей и при этом работала полную рабочую неделю — ее рас- писание было переполнено. Дома ее стол был забит бумага- ми, которые требовали внимания. Она ни на минуту не могла расслабиться, эта гора бумаг никогда не выходила у нее из головы. Мы начали с того, что просмотрели всю эту груду, бу- мажка за бумажкой, сортируя дела. Что там было? Гаран- тийные карточки, квитанции на вещи, которые нужно вер- нуть, письма и поздравительные открытки, которые надо отправить, напоминания о том, кому нужно позвонить по поводу мелкого ремонта дома, страховые свидетельства, счета для оплаты, просьбы о пожертвованиях. Когда мы просматривали каждый клочок бумаги, она записывала на стикерах время, которое, по ее мнению, потребуется для выполнения соответствующей задачи, и приклеивала сти- керы на бумаги. Просмотрев все бумаги, скопившиеся на столе, мы про- суммировали и вычислили время, какое "олицетворяла" со- бой эта кипа. Оно составило девять с половиной часов. Фаи- на была в шоке. Как и большинство людей, она была убежде- на, что, если бы она могла найти три часа свободного времени, она успела бы разобраться со всеми этими делами. Какая недооценка! Фаина годами боялась груза накопившихся дел. И хотя сначала оценка времени, необходимого для выполнения всех этих дел, ошеломила Фаину, у этой истории был вполне сча- стливый конец. Процесс сортировки задач — это только пер- вый этап процесса обработки задач. На втором этапе, в про- цессе "зачистки" расписания, мы сократили эти девять с по- ловиной часов до трех! У нее не было другого способа разобраться со своими де- лами, как только честно их рассмотреть. Она перестала отри- цать реальность и начала уважать ее — в этом была уже поло- вина успеха. Впервые Фаина оказалась в положении, когда могла справиться со всеми накопившимися проблемами. По окончании этапа сортировки задач вы уже знаете, что все задачи в вашем списке дел соответствуют выбранным вами видам деятельности и поддерживают ваши стратегические цели. Вы также знаете, к какой из областей деятельности они относятся в вашем плане распределения времени и сколько времени вам потребуется для их выполнения. Однако это вовсе не означает, что вы на самом деле обязаны выполнять все эти задачи. Вы проактивно подхо- дите ко всем возможностям и обязанностям, которые со- здает на вашем пути жизнь, и всегда лицом к лицу сталки- ваетесь с реальностью, в какой бы ситуации вы ни оказа- лись. Возможно, вы по-прежнему слишком много должны успеть сделать, но теперь вы занимаете более сильную по- зицию по отношению к вашим делам и планам и можете управлять ими. В этом и состоит следующий шаг — "Зачи- стка" расписания. К этому моменту вы произвели сортировку задач по выбран- ным вами видам деятельности и оценили время, которое по- надобится для их выполнения. Если вы похожи на большин- ство людей, вы, вероятно, обнаружили, что у вас по-прежнему остается слишком много дел — больше, чем вы могли бы вы- полнить. Ваш следующий шаг — снизить свою рабочую на- грузку и уровень напряжения, избавившись от определенных задач путем "зачистки" вашего расписания. В конце концов, точно так же, как в шкаф или кладовку вы сможете поместить ограниченное количество вещей, в часы своего бодрствова- ния вы сможете сделать ограниченное количество дел. Ваш план распределения времени непременно укажет вам на тот факт, что, если вы увеличите время, отведенное на выполнение задач в одной зоне деятельности, вам придется уменьшить его для других видов задач. Например, глядя на свой план распределения времени, вы увидели, что по суббо- там у вас запланировано три часа времени на дела по уборке дома. Но когда вы просуммировали все, что вам придется сделать по дому на этой неделе, вы выясняли, что это займет у вас не три часа, а четыре. Вы можете решить, что эти работы по дому стоят того, чтобы выделить на их выполнение лиш- ний час, но это решение означает, что вам придется пожертво- вать тем часом своего времени в течение дня, когда у вас была запланирована прогулка с ребенком. Когда задач больше, чем времени, у вас есть три варианта действий: 1. Исключить некоторые задачи из вашего расписания, от- казавшись от их выполнения. 2. Сократить некоторые задачи, чтобы ускорить их выпол- нение. 3. Делегировать выполнение некоторых задач другим людям. ИСКЛЮЧЕНИЕ ЗАДАЧ Иногда вам придется удалять некоторые задачи из вашего расписания просто для того, чтобы сохранить свою жизнь в равновесии. Любой работающий родитель согласится, что он ухитряется работать сразу в нескольких местах — растить детей, делать карьеру, вести домашнее хозяйство, — и любое из этих занятий способно монополизировать все его свобод- ное время. Если в жизни вы играете много ролей и имеете много обязанностей, у вас неизбежно будет намного больше потенциально необходимых дел в каждой сфере вашей жиз- ни, чем вы сможете сделать. Решая, от каких задач отказаться, спросите себя, какие из них более важны для вас, какие варианты действий помогут вам достичь своих целей более эффективно и быстро. Затем спросите себя, есть ли среди рассматриваемых вами задач такие, которые помогут вам достичь нескольких целей сра- зу. Чем больше целей поможет вам достичь определенная задача, тем выше для вас ее ценность. Предположим, по понедельникам вы освободили три часа, чтобы делать телефонные звонки потенциальным кли- ентам. Вы составили список тридцати возможных клиентов и знаете, что успеете провести переговоры в этот трехчасовой период только с двадцатью из них. В этом случае вы решаете оставить без внимания неподготовленных заранее клиентов и звонить только тем, кто ранее уже проявлял интерес к ва- шим предложениям и "созрел" для заключения сделки. Или, например, вы зарезервировали воскресенье для отды- ха с семьей. Члены вашей семьи выдвинули три разных пред- ложения на ближайшее воскресенье: сходить в кино, съездить за город на пикник или пойти покататься на велосипедах в пар- ке. Поскольку одной из ваших целей было поддерживать хоро- шую физическую форму, велосипедная прогулка оказалась луч- шим предложением, и вы отказались от двух других. Искусство говорить "нет" Очень часто акт исключения задач из своих планов включа- ет в себя отказ другим людям. Если вам трудно говорить "нет", вы в конечном счете будете делать то, чего на самом деле не хотите делать, только потому, что будете чувствовать себя виноватым, отказывая другим. Всем нам очень не нравится разочаровывать других, но все дело в том, что люди всегда будут просить вас что-нибудь сделать для них. Вы должны научиться поддерживать равновесие между тем, что вы де- лаете для людей, которые вам дороги, и тем, что делаете для себя, всегда уважая собственные цели. Для этого вы обязаны признать свое право сказать "нет". Только вы имеете представление о своих стратегических планах в жизни. Только вы можете решать, что соответству- ет вашему плану распределения времени, а что — нет. Когда вы отвечаете отказом на чью-нибудь просьбу, вы вполне мо- жете сделать это вежливо и тактично; сказать "нет" вовсе не означает быть невежливым и резким. Когда вы говорите "нет", вы не обязаны пускаться в пространные объяснения, почему вы отказываете этому человеку в его просьбе. Вы можете иногда делать это, в частности, если вы говорите с человеком, с которым поддерживаете близкие отношения, но не чувствуйте себя обязанным делать это. Во-вторых, отказывая человеку, вам нужно сказать "нет" таким образом, чтобы сохранить с ним хорошие отношения. Если вы не готовы к этому, заранее запаситесь несколькими ответами и запомните их. Тогда просьбы окружающих не за- станут вас врасплох и слова "Да, конечно, я сделаю" не будут непроизвольно вылетать из ваших уст. Вы знаете, с какими просьбами, скорее всего, столкнетесь, и можете сочинить стан- дартные ответы, подходящие к этим ситуациям. Вот некото- рые примеры, которые помогут вам сделать это: • Чтобы отказаться от приглашения на мероприятие, на ко- тором вы не сможете присутствовать. "Спасибо, что по- думали обо мне. Я был бы рад присоединиться к вам, но, к сожалению, не смогу сделать этого". • В ответ на просьбу сделать пожертвование. "Я составляю план благотворительных пожертвований в начале года и никогда не отступаю от него. Пожалуйста, больше не об- ращайтесь ко мне". • В ответ на просьбу руководителя планового отдела. "Похо- же, это действительно отличный проект, и я польщен тем, что вы считаете меня самым подходящим человеком, спо- собным справиться с ним, но я слишком занят, чтобы подго- товить для этого проекта пакет документов прямо сейчас". • Если собеседник продолжает настаивать. Не оправдывай- тесь и не продолжайте объяснять причины отказа, иначе собеседник перехитрит вас: он всегда найдет больше до- водов в пользу того, чтобы вы согласились выполнить его просьбу. Просто улыбнитесь и повторяйте: "Извините, я не могу этого сделать", "Нет, спасибо" и старое доброе стандартное "Нет". Попрактикуйтесь говорить "Извините, я просто не могу это- го сделать" и "Нет" вслух в одиночестве. Произносите эти фразы твердо и убежденно до тех пор, пока они не покажут- ся вам естественными. Но что делать, если человек, который подходит к вам с просьбой, — ваш начальник? Кажется, в этом случае ска- зать "нет" невозможно, но я уверяю вас — иногда это воз- можно. Если ваш начальник загрузил вас массой "срочных" дел по самое горло, попросите его совета в расстановке при- оритетов ваших задач. Опишите свою ситуацию спокойно и без критики и сформулируйте свои предложения по реше- нию проблемы: "Я знаю, вы хотите, чтобы я занялся установ- кой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести ча- сов. Проблема в том, что я не успеваю закончить оба дела к концу рабочего дня. Которая из задач более важна для вас? Можем ли мы найти еще одного сотрудника, который взял бы на себя выполнение части одного из этих дел? Может ли одно из этих дел подождать до завтра?" С уважением отнеситесь к решению вашего начальни- ка. (Этот подход эффективен также и в отношениях с кли- ентами, которые продолжают нагружать вас работой, выхо- дящей за рамки заранее согласованного задания или про- екта, и с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.) Основная идея здесь состоит в том, чтобы оз- накомить других людей с тем, сколько времени у вас займет выполнение их заданий, приказов или поручений. Таким образом, вы ненавязчиво обучаете их навыкам оценки вре- мени, необходимого для выполнения задач! СОКРАЩАЕМ И УСКОРЯЕМ ВЫПОЛНЕНИЕ ТИПОВЫХ И МОНОТОННЫХ ЗАДАЧ Кроме полного исключения отдельных задач, другая альтер- натива состоит в том, чтобы упростить или сократить зада- чу, ускорить ее выполнение и таким образом сделать работу за меньшее время. Скорее всего, вы, как и большинство дру- гих людей, чувствуете, что вашу жизнь буквально пожирает монотонная и однообразная работа. Когда вы тратите слиш- ком много времени на утомительные повторяющиеся дета- ли, у вас остается меньше времени для другой деятельности, которая помогала бы вам в достижении ваших стратегичес- ких целей. Потратив несколько часов на разработку проце- дур для ускорения выполнения однообразных задач, вы из- бавитесь от необходимости тратить слишком много време- ни на черную работу. Есть много способов ускорить выполнение однообраз- ных задач. Иногда вы можете пропустить определенные эта- пы выполнения задачи, чтобы работа пошла быстрее. Вы можете разработать специальные шаблоны и формы, кото- рые облегчат вам выполнение повторяющихся задач. Созда- ние простых процедур для выполнения однообразных и мо- нотонных дел избавит вас от необходимости думать и при- нимать решения, поэтому вы сможете справляться с такими делами намного быстрее. Когда вы должны думать, запоми- нать, взвешивать возможные варианты и мучаться над каж- дой маленькой задачей, это отнимает у вас массу времени, не говоря уже о психической энергии. Но, когда вы принимае- те решения заранее, вы высвобождаете время для концент- рации на самой работе и на подготовке к ней, что более важ- но для вас. Конечно, иногда мы заново изобретаем способ, которым делаем то или иное дело, потому что это кажется нам творчес- кой работой. Но если вы обнаружили, что переставляете баночки со специями на кухонной полке в поисках идеально- го взаимного расположения или в третий раз подряд перевер- стываете информационный бюллетень для своей компании, спросите себя, нет ли у вас возможности тратить свою драго- ценную творческую энергию на что-нибудь более интересное и продуктивное. Поэтому потратьте несколько минут на то, чтобы переос- мыслить, как вы делаете то или иное дело. В долгосрочной пер- спективе такие инвестиции обернутся для вас многими часами сэкономленного времени. Какие задачи стоит сокращать Для минимизации рутинных операций, я настоятельно со- ветую вам пересмотреть все те ваши задачи, в основе кото- рых лежат повторяющиеся монотонные операции, чтобы вы- яснить, нельзя ли придумать способы делать их быстрее. Пер- вое, что стоит подвергнуть такому анализу, — хозяйственные и бытовые работы в доме и рутинные операции на службе. Исследования, проведенные в Университете Мериленда, по- казали, что средний американец тратит более двадцати ча- сов в неделю на домашнее хозяйство. В соответствии с дан- ными Деклана Трейси, служащие и административные ра- ботники в среднем тратят более двенадцати часов в неделю на рутинную работу, связанную с обработкой почты и доку- ментов, и в поисках потерявшихся вещей. Если вы определите ваши регулярные рутинные опера- ции и разобьете их на последовательные этапы, вам в голову наверняка придут какие-нибудь идеи о том, как ускорить их выполнение. Подумайте о том, как сократить или удалить скрытые затраты времени на переезды, на поиск необходимых материалов, на проверки и исправления и на завершающие операции, — скорее всего, вы найдете много хитрых спосо- бов сокращения монотонных операций и не дадите рутине пожирать ваше время. Вот некоторые приемы, которые по- могут вам начать действовать в этом направлении. Приемы борьбы с рутинными операциями дома • Повесьте на двери перед выходом контрольный список вещей, которые вы должны не забыть взять с собой перед выходом из дома, например: "Не забыть взять: бумажник, ключи, органайзер, чековую книжку, зонт, рюкзаки для де- тей, домашнюю работу, балетные тапочки, спортивную фор- му, сотовый телефон и зарядное устройство". • Для упрощения закупок продуктов и приготовления еды составьте меню и рассчитайте запас продуктов на две или три недели (учитывая свой вкус и простоту приготовления), меняя блюда. Сделайте понедельник рыбным днем, втор- ник — днем птицы и картофеля и т.д. Если вы любите гото- вить, используйте выходные дни для приготовления более изысканных блюд. • Составьте контрольный список для походов за покупка- ми. Внесите в него те продукты и бакалейные изделия, кото- рые вы обычно покупаете. Сделайте несколько копий этого списка и повесьте одну из них на холодильник или кухонный шкаф. Когда вам придется идти за продуктами, проверьте хо- лодильник и отметьте в списке то, чего в нем не хватает. Этот прием подходит и для снабжения офисов. • Отведите специальное место для стирки белья, в кото- ром будет находиться все, что вам потребуется, включая стол для глажения и складывания белья, перекладину и свобод- ные вешалки для развешивания белья, которое не нуждает- ся в глажении. Выделите отдельную корзину каждому члену семьи, чтобы каждый мог брать оттуда свои собственные вещи и раскладывать их по местам. • Упростите набор цветов и цветовых комбинаций, кото- рые вы используете при подборе своей одежды. Выясните, какие цвета вам больше всего подходят, и покупайте одеж- ду, подходящую по своей цветовой гамме к уже имеющимся у вас предметам гардероба. Использование заранее проду- манной цветовой схемы снижает время, которое вы тратите на обдумывание, поиск и принятие решений о том, что на- деть и какие аксессуары подойдут к вашей одежде. • Определитесь с тем, что вы обычно будете дарить друзь- ям или знакомым на годовщину свадьбы или на день рожде- ния ребенка. Например, если вы приглашены на день рожде- ния ребенка, вы можете в любых случаях дарить красивое детское одеяло или книгу. Этим вы сэкономите массу време- ни, которое могли бы потратить на поиски и выбор подарка. Если этот подход кажется вам слишком формальным, выбе- рите какой-нибудь один магазин, где вы всегда будете поку- пать подарки в случае необходимости. • Покупайте поздравительные открытки сразу на весь год вперед в одном месте. Не тратьте свое время на поиски са- мой совершенной поздравительной открытки каждый раз, когда подходит время поздравлять очередного родственни- ка или знакомого с днем рождения. Раз в год покупайте от- крытки для всех памятных событий, подписывайте их и про- ставляйте дату, когда каждую из них необходимо будет от- править. Храните их вместе со своими счетами и отправляйте адресатам в установленные сроки. Вы можете вообще пере- стать прибегать к помощи обычной почты и пользоваться заранее выбранным сайтом для рассылки виртуальных от- крыток, что отнимет у вас не более пяти минут времени. • Подпишитесь на услуги службы рассылки напоминаний об интересующих вас событиях по электронной почте. От- правьте в такую службу список дат событий, напоминания о которых вы хотите получать, и за определенный срок до наступления каждого из них вас уведомят о приближении памятной даты по электронной почте, вместе с предложени- ем о приобретении возможных подарков к этому дню. Вы можете купить подарок через Интернет и заказать его дос- тавку непосредственно тому, кого хотите поздравить. Если вы пользуетесь услугами America On-Line (AOL), чтобы уз- нать больше об этих услугах, перейдите на вкладку My AOL и выберите Reminder Service. • Организуйте у себя дома специальное место для выписки и оплаты счетов. Храните там все необходимое для этого: че- ковые книжки, бланки квитанций об оплате, конверты, мар- ки, ручки, калькулятор, чтобы вам не приходилось каждый раз искать все это снова. Храните ваши квитанции и отметки об оплате поблизости в специальных папках, чтобы избежать накопления неразобранных и неупорядоченных бумаг. • Распорядитесь об автоматической оплате ваших еже- месячных счетов. Вы можете выбрать такой порядок опла- ты с вашего банковского счета для страховых платежей и пр. Если вы пользуетесь системой электронных платежей типа "Клиент — банк", вы также можете установить напо- минание о регулярном перечислении ежемесячных плате- жей, возвращаться к ним раз в месяц, подтверждать ваше согласие на оплату, и компьютер банка переведет деньги с вашего счета на счет получателя. Проконсультируйтесь со специалистами своего банка и спросите их, предостав- ляет ли банк такие услуги. • Установите определенное время для наведения порядка в доме. Наводите порядок ежедневно, в одно и то же время, перед сном, перед обедом или рано утром. Когда вы установи- ли для этого определенное время, в течение дня вы не будете расстраиваться и отвлекаться, думая: "Мне нужно еще навес- ти порядок в кухне", и сможете спокойно делать свои дела. • Установите определенные дни недели для уборки в доме. Вы, например, можете решить, что каждую среду будете де- лать уборку в ванной, а каждую пятницу — в кухне. • Научитесь эффективным приемам уборки. В книге Джеффа Кэмпбелла "Быстрая уборка" объясняется, как ко- манда профессиональных уборщиков может сделать гене- ральную уборку в большом доме всего за сорок две минуты. Например, одним из их принципов является уборка поверх- ностей сверху вниз, смахивая мусор и пыль на пол, откуда их затем можно убрать пылесосом. • Если вы можете себе это позволить, пользуйтесь услуга- ми профессионалов для проведения серьезных уборок в до- ме. В этом случае вам нужно запланировать время только для ежедневного наведения порядка. • Избавьтесь от хаоса и беспорядка в доме. Профессиона- лы, занимающиеся уборкой помещений, говорят, что поря- док в комнате снижает время, необходимое для проведения в ней уборки, более чем на 40 %. • Составьте контрольный список вещей, необходимых вам в командировках и деловых поездках. Включите в этот спи- сок одежду, билеты, паспорт, фото- или видеокамеры, необ- ходимые лекарства, туалетные принадлежности и т.д. Вы мо- жете устанавливать количество предметов одежды в соот- ветствии с климатом и со сроками каждого путешествия. • Заранее приготовьте запас зубной пасты, мыла и прочих ту- алетных принадлежностей — нет никакого смысла тратить вре- мя на их покупку и упаковку каждый раз, когда вам надо уехать. • Составьте список последних действий и проверок, ко- торые должны быть сделаны перед отъездом из дома на дли- тельное время, — полить цветы, включить сигнализацию, от- ключить электробытовые приборы и т.д. • Сделайте шаблоны для всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере. Вносите изменения в шаблоны документов, входящие в состав вашего программного обеспечения, и создавайте новые. Эта проце- дура может незначительно отличаться в разных программах, но обычно вам просто нужно создать новый документ, при- дать ему нужную форму и затем сохранить его как шаблон, а не как обычный документ. • Даже если вы не хотите, чтобы ваши письма выглядели формальными и сухими, написание каждого письма заново ведет к огромной потере времени. Создайте шаблоны или об- разцы для разных видов писем: предложений, благодарнос- тей, уведомлений о просрочках платежей и для любых других документов, которые вам приходится составлять регулярно. • Сделайте свою файловую систему (систему хранения до- кументов) достаточно простой. Если система хранения доку- ментов слишком сложна, вы будете терять время на выяснение того, куда именно вам нужно подшить очередную бумагу. По- экспериментируйте с системами цветового кодирования до- кументов, чтобы всегда видеть, к какому типу документов от- носится та или иная бумага (например, выберите зеленый цвет для финансовых документов, красный — для личных). Залог поддержания порядка в бумагах — простота системы хранения документов и удобство пользования ею, поэтому всегда распо- лагайте шкаф с рабочими бумагами и папками в пределах дося- гаемости — не далее чем на расстоянии вытянутой руки от ва- шего рабочего кресла. Если у вас нет обычного шкафа для бу- маг, пользуйтесь передвижными ящиками для документов или специальными тележками для хранения файлов. • Используйте передвижные стикеры (Post-It) с напоми- наниями о регулярных делах и задачах. Если вы пользуетесь органайзером на основе бумажных бланков и регулярно вы- полняете определенные задачи в один и тот же день недели (предположим, оплачиваете свои счета по пятницам), запи- шите эту задачу на стикере, наклейте его на страницу орга- найзера, соответствующую ближайшей пятнице, и в конце этого дня переклейте ее на следующую пятницу. Электрон- ные планировщики, такие как Palm Pilot, позволяют вам де- лать такой перенос задач автоматически, с помощью функ- ции "повторяющаяся задача" (смотрите страницы 134 — 139, где мы более подробно рассматривали особенности элект- ронных планировщиков времени). |