Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Моргенстерн Дж.. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим време. Содержаниевведение Возможности и сила таймменеджмента 9часть первая основы успешного планирования времени
 Скачать 7.3 Mb.
|
|
ПОДАВЛЕННОСТЬ ОБЪЕМОМ ПРЕДСТОЯЩЕЙ РАБОТЫ. Некоторые задачи и проекты настолько сложны, что вы просто не знаете, с какого конца к ним подступиться. Или, возможно, вы знае- те, с чего надо начать, но проект кажется очень трудоемким, а отдачу от него можно будет почувствовать очень и очень не скоро. Например, вам нужно разобрать гору бумаг, накопив- шихся за последние десять лет, или написать новый роман. Разбейте трудоемкие задачи на мелкие части, которые будут легко поддаваться управлению и планированию. Вме- сто того чтобы в нерешительности стоять перед одной ог- ромной и бесформенной задачей, грозно нависающей над вашей головой, разделите ее на три (или шесть, или десять) доступных для выполнения шагов. Каждый шаг должен за- нимать у вас один час или один день времени. Затем сосре- доточьтесь на выполнении только первого шага. Иногда размеры или трудоемкость предстоящего проек- та парализуют человека. В этом случае возьмите себе на воо- ружение фразу или поговорку, чтобы просто помочь себе сдви- нуться с мертвой точки, взяться за дело и начать действо- вать, — иногда это все, что вам нужно. Многие люди в таких случаях думают: "Просто делай это", "Сделай это сейчас!" или "Если не сейчас, то когда?" Я сама в таких случаях всегда вспо- минаю одну старую песенку со словами: "Ты должен делать это, просто делать это". Я услышала ее однажды, когда смотре- ла телевизор со своей маленькой дочерью. Песенка была очень простой — именно то, что мне было нужно, чтобы в любой момент справиться с сомнениями и нерешительностью. Как только вы решили действовать, все вокруг вас меня- ется. Вы рискнули, и у вас все получилось. Вы чувствуете, как ветер дует вам в лицо, и уверенность в своих силах воз- вращается к вам. Вы будете удивлены тем, как стремительно нарастает ваша энергия, ваши силы и скорость вашего дви- жения, но, прежде всего, вам понравится само путешествие. ЧУВСТВО ОТВРАЩЕНИЯ К ВЫПОЛНЯЕМОЙ ЗАДАЧЕ. Часто мы постоянно откладываем дело потому, что, откровенно говоря, нам просто противно им заниматься. Не заставляйте себя плыть против течения и не ругайте себя за свою недисцип- линированность. Делегируйте выполнение этой задачи дру- гим! Возможно, вы наймете кого-то для этого. Вы будете удив- лены, когда узнаете, какими экзотическими услугами мож- но воспользоваться за умеренную плату: вы можете нанять людей, чтобы разобрать фотографии в ваших фотоальбомах, выгуливать вашу собачку, собирать вещи для поездки на пикник, готовить индейку на День благодарения, смотреть за детьми или вести архив ваших исков по выплате меди- цинской страховки. Вы даже можете нанять людей для вы- полнения части своей задачи: специальные услуги предла- гают дизайнеры по интерьерам — они могут просто приехать к вам домой и дать умные советы по отделке помещений; существуют службы доставки продуктов на дом, и в День благодарения они привезут вам индейку, зажаренную по всем правилам кулинарного искусства, оставив вам возмож- ность самим приготовить к ней клюквенный соус. Вы также можете провести бартерный обмен со своей "второй поло- виной" или со своим соседом — поменять дело, которое не- навидите вы, на дело, которое опротивело ему или ей. А если ненавистное вам дело просто невозможно поручить другим, например, делать зарядку или ходить к зубному врачу? В этом случае найдите способ сделать задачу более привлека- тельной, и это даст вам преимущество, чтобы победить медли- тельность в тяжелой борьбе с самим собой. Соедините эту зада- чу с тем, что вы при любых обстоятельствах любите делать. Если вы ненавидите физические упражнения, соедините занятия на велотренажере с просмотром вашей любимой телепередачи; возьмите аудиоплейер и слушайте любимую музыку во время утренней пробежки; ходите в тренажерный зал с другом, об- щаться с которым вам приятно, или катайтесь на коньках вме- сте со своими детьми. Вы можете помочь себя перенести внушающее вам страх дело иначе: подкупив самого себя. Запланируйте маникюр сразу после каждого посещения стоматолога. Читайте "жел- тую" прессу (те газеты и журналы, наслаждаться чтением ко- торых вы обычно стесняетесь) всегда, когда ожидаете своей очереди к стоматологу — и только тогда. Очень помогает концентрация на своих целях. Когда вы сосредоточены на той пользе, которую принесет выполнен- ная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вам ужас, это может сделать любую процедуру более сносной. И наконец, вы всегда можете ограничить выполнение та- кой задачи коротким промежутком времени. По возможнос- ти, раздробите задачу: если вам нужно потратить тридцать минут в месяц, чтобы оплатить свои счета, и вы считаете эту работу пыткой, разбейте ее на две пятнадцатиминутные сес- сии вместо одной, продолжающейся изнуряюще долго. Созна- ние того, что эти мучения не будут длиться вечно, поможет вам перестать откладывать выполнение задачи. У вас даже будет стимул закончить дело раньше намеченного срока. НЕУДАЧНЫЙ ВЫБОР ВРЕМЕНИ. В главе 3 вы читали о том, что следует уважать собственные ритмы жизни и циклы изме- нения энергии. Когда вы признаете наличие подъемов и спа- дов сил для занятий различными видами деятельности и учи- тываете их, можно преодолеть медлительность, вызванную тем, что вы приступаете к определенной задаче в неподхо- дящее время. Если вы не можете заставить себя сделать в до- ме уборку после напряженного рабочего дня, сделайте ее в выходные или утром, когда вы полны сил. НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕШНЕГО ДАВЛЕНИЯ. Многие люди и в са- мом деле работают лучше, находясь под давлением внешних обстоятельств. Когда их работа ограничена жесткими срока- ми и над ними висят санкции за просрочку ее выполнения, таким людям легче освободиться от излишнего перфекцио- низма. Это помогает им оживиться, перестать беспокоиться и просто заниматься своим делом. Если вы и в самом деле способны лучше справляться со своими задачами, откладывая все до последней минуты, пер- вое, что вы должны сделать, — принять эти особенности своей натуры. Затем помимо заданных вам сроков установите свои сроки выполнения задач. Если вы должны составить бизнес- план к пятнице, установите себе срок на три дня раньше. Затем запланируйте другие срочные дела на последующие дни. Это создаст необходимое напряжение, оставив вам трехдневный резерв времени на случай, если работа на самом деле пойдет плохо. Вы будете вне опасности. В практике моей работы большинство людей, взявших на вооружение эту практику "ложных сроков", в конечном итоге преодолевали свою потребность откладывать все на последнюю минуту. Через некоторое время они понимали, насколько сво- бодно можно чувствовать себя, заканчивая дела за несколько дней до намеченного срока, и начинали наслаждаться этим. Преодолеваем привычку хронически опаздывать Что делать, если вы постоянно опаздываете? Если вы вечно отстаете от намеченного графика, то, в конце концов, разруша- ете все свои планы. Вы приходите на встречу на двадцать ми- нут позже назначенного времени и чувствуете себя крайне не- удобно. Вы тратите еще десять минут на извинения, в течение следующих пятидесяти минут — расстраиваетесь, испытывая чувство вины, и ругаете себя, постоянно повторяя заклинание о том, что вы больше никогда не будете опаздывать. Привычка хронически опаздывать так же выбивает вас из графика, как и медлительность. Более того, она деморали- зует вас, заставляя постоянно извиняться и ругать себя. Мно- гие из приемов преодоления медлительности помогут вам справиться и с постоянными опозданиями, но в последней привычке есть некоторые особенные черты, которые надо рассмотреть отдельно. Несмотря на то, что хронически опаздывающих людей часто обвиняют в невежливости, я верю, что они никогда и не думали о том, чтобы быть невежливыми по отношению к дру- гим. Они просто настолько закружились в хаосе своих дел, что им даже не приходит в голову подумать о том, что они могут нанести другим людям вред своими опозданиями. И только после запоздалого, как правило, исцеления от этой привычки они понимают, насколько невнимательными ка- зались другим людям, которым приходилось их ждать. Если вы боретесь с привычкой опаздывать, вы изо всех сил пытаетесь все делать вовремя, но, кажется, что-то все вре- мя встает у вас на пути. Для того чтобы установить истинную причину своих опозданий, спросите себя: "Я всегда опазды- ваю на одно и то же время или нет?" Если вы опаздываете по- разному, скорее всего, вы совершаете чисто технические ошиб- ки в планировании времени, а именно: вам трудно точно под- считать необходимое для выполнения задач время. Вернитесь к главе 7 "Сортировка задач", чтобы научиться лучше это де- лать. В другом случае, если вы всегда опаздываете на одно и то же время (например, вам всегда не хватает пятнадцати ми- нут), вы, скорее всего, сталкиваетесь с психологическими пре- пятствиями (смотрите главу 2 "Что вам мешает?"). Обратите особое внимание на "Психологическое препятствие" №2: "Ук- рощение хаоса" и №3: "Страх вынужденного бездействия". Если проблема в том, что вы плохо оцениваете время, необходимое для выполнения своих дел, решение состоит в том, чтобы научиться делать это лучше, используя те при- емы, которые я предложила в главе 7. До тех пор, пока вы не научитесь точно оценивать время, необходимое для выпол- нения долгих дел, запланируйте достаточные резервы вре- мени перед своими деловыми встречами. Планируйте свое прибытие к месту за пятнадцать минут до встречи и захва- тите с собой материалы для чтения, пока вы ждете. Переве- дите свои часы на десять минут вперед и действуйте так, будто они показывают точное время. Если от своевременного выхода на встречу ваше внима- ние отвлекают внезапно возникшие помехи, вернитесь к вы- шестоящему разделу этой главы, который посвящен мини- мизации помех и перерывов в работе. Помните, умение справляться с возникающими помехами — очень важный навык для уплотнения времени и реализации ваших планов. ПОДАВЛЯЕМ СТРЕМЛЕНИЕ К СОВЕРШЕНСТВУ ВО ВСЕМ (ПЕРФЕКЦИОНИЗМ) Если вы и в самом деле хотите уплотнить время выполнения своих задач, вы должны победить свое стремление к абсолют- ному совершенству во всем. Бывает очень тяжело прекратить выполнение дела, когда вы пытаетесь довести результат до со- вершенства, особенно если это важное дело или если оно вам нравится. Когда вы убираете ванную комнату, вы понимаете, что она будет выглядеть гораздо лучше, если вы еще немного почистите ванну и плитку чистящим средством. Составляя письмо, вы обязательно будете находить все более и более изящ- ные способы выражения своих мыслей. Таким образом, пись- мо будет переписываться несколько раз, и вы наверняка вый- дите за пределы отведенного на эту задачу времени. Овладеть искусством уплотнения времени означает на- учиться в нужное время оставить свое стремление к совер- шенству, чтобы не затягивать выполнение задачи снова и снова. Чтобы увидеть место конкретной задачи в перспек- тиве своей жизни, отвлекитесь на секунду и спросите себя, какой смысл в том, чтобы шлифовать результат, пытаясь еще на одну ступень приблизить его к совершенству, и чего вы хотите этим добиться. Не придется ли вам из-за этого отры- вать время от другого важного дела? Чтобы избежать неразумного затягивания работы над за- вершением задачи, установите для себя четкий срок его завер- шения и сразу после него запланируйте другую задачу. Если вы скажете: "Я должен написать письмо, и я просто буду писать его до тех пор, пока не закончу", эта задача займет у вас гораздо больше времени, чем тогда, когда вы скажете себе: "Я собираюсь написать это письмо за полчаса и затем позвонить Джо и пого- ворить с ним о нашем новом клиенте". Вы действительно не от- станете от графика, если запишите в своем органайзере: "14:30 — 15:00: написать письмо. 15:00 — 15:30: разговор с Джо". Жесткие сроки могут не только создавать напряжение, но и быть большим благом. Ли, известный ведущий радио- передач, говорит, что, не будь строгих сроков, ни одна пере- дача никогда бы не вышла в эфир. Редакторы продолжали бы писать и переписывать сценарии, бесконечно совершен- ствуя и оттачивая текст". Сроки вынуждают вас принимать решения и ограничи- вать ваше стремление к совершенству. Когда что-то ожидает вас по ту сторону установленного срока, вы значительно более заинтересованы в том, чтобы закончить одно дело и приступить к другому. Когда вы привыкните работать со своим планом распре- деления времени, вам будет легче помнить, что затягивание дела для того, чтобы просто еще немного "поиграть" с ним, заставит вас производить в своем расписании замены, кото- рые вам совсем не хотелось бы делать. Итак, в данный момент вы произвели сортировку задач, "зачистку" расписания, назначили время для выполнения за- дач и уплотнили его. Ваша жизнь наполняется важными и ос- мысленными делами, которые помогают вам в достижении ваших стратегических целей. Жизнь кажется прекрасной. Вы в полном порядке. Чего не хватает? Гармонии. В главе 11 вы научитесь поддерживать постоянное равновесие и гармонию в своей жизни и справляться с кризисами — ежедневными, периодически повторяющимися и длительными, — которые могут выбить вас из колеи. Планирование и управление временем совсем не похоже на тупую рутинную процедуру. Это постоянное взаимодействие между вами, вашими целями и постоянно меняющимся рит- мом и темпом жизни. Жизнь полна сюрпризов, и ваш путь может приносить вам радость, если у вас есть план и навыки, чтобы реагировать на его изменения, сопротивляясь или при- спосабливаясь к ним. В этом суть гармонизации: отслеживать текущую ситу- ацию и затем вносить коррективы, чтобы не сбиться с наме- ченного курса. Управляя своим временем, вы должны забо- титься о гармонизации своей жизни и уравновешивать свое расписание — ежедневно или раз в два месяца, и всегда, когда вы выбиваетесь из графика, срывая свои планы. Со- хранять равновесие, даже когда жизнь делает неожидан- ные повороты, — большое искусство. Ежедневный мониторинг Для того чтобы не отклоняться от курса (или хотя бы знать, насколько далеко вы отклонились), вам необходимо про- сматривать свой планировщик как минимум дважды в день: один раз утром и один раз в конце дня. Кроме того, вам необ- ходимо постоянно заглядывать в него на протяжении дня, если ваш график сильно загружен или содержит много раз- личных задач. В конце каждого дня приводите свое расписание в по- рядок, производя вечернюю "зачистку" вашего плана рас- пределения времени. Просмотрите список своих дел и от- метьте все, что вы сделали. Изучите задачи, к которым вы не приступали, и подумайте, можете ли вы удалить некото- рые из них. Задача, казавшаяся очень важной утром, может стать абсолютно неуместной к вечеру. Например, вы соби- рались составить и отправить важное письмо с деловыми предложениями одному их своих потенциальных клиен- тов, но тем временем этот клиент позвонил сам и сделал вам заказ, поэтому теперь вы можете вычеркнуть эту зада- чу из своего списка. Задачи, которые вы все еще собираетесь выполнить, дол- жны быть перенесены в вашем планировщике на следующие дни. Просмотрите свое расписание на ближайшие несколько дней и решите, когда вы приступите к выполнению этих за- дач, вписав их в план на соответствующий день. Я люблю ставить значок в виде кружочка слева от каждо- го дела, за которое я не успела взяться в течение дня, просто чтобы получить представление о соотношении сделанных и несделанных дел за истекший день. Это дает мне возмож- ность честно оценить эффективность планирования своего времени и помогает совершенствоваться; я постоянно совер- шенствую свои навыки оценки необходимого времени, пла- нирования и делегирования задач. Пересмотр планов раз в два месяца и другие корректировки Поскольку жизнь быстро меняется, для успешного плани- рования и управления своим временем раз в два месяца вы должны пересматривать свои планы. Ваш план распределе- ния времени должен отражать ваши текущие цели, приори- теты и интересы. Каждые два месяца пересматривайте свой план распределения времени, чтобы убедиться, что он дей- ствительно отражает ваши текущие цели. Вам может потре- боваться увеличить время, отведенное на один вид деятель- ности, и сократить время для других видов задач. Несмотря на то, что ваши стратегические цели меняются редко, виды деятельности, которые вы выбрали для достиже- ния своих целей, будут меняться постоянно. Каждые два ме- сяца пересматривайте выбранные вами виды деятельности и оценивайте, заслуживают ли они места в вашем расписа- нии. Возможно, вы уже достигли некоторых из своих целей или ваши приоритеты к этому времени уже изменились. Кроме того, имейте в виду, что как бы ни менялась ваша жизнь, вы должны перестраивать свой план распределения времени в соответствии с этими изменениями. Если в ва- шей семье рождается ребенок, вы должны внести в свои планы время для ухода за малышом, оставив тем не менее время для себя и для своих отношений с другими близки- ми людьми. Продвижение по службе потребует модерни- зации вашего расписания; может быть, вам придется боль- ше общаться с посетителями и поэтому зарезирвировать больше времени для помех извне или вам чаще придется принимать участие в различных совещаниях, чем рань- ше. Если вы вступили в брак, решили снова пойти учить- ся или у вас просто появились новые интересы, которым вы хотите посвятить свое время, — вам потребуется встро- ить эти новые дела в свое расписание, скорректировать время, отведенное для других видов задач, или изменить привычное время их выполнения. Как поддерживать равновесие в периоды кризисов В жизни каждого из нас бывают периоды, когда сразу не- сколько бед подряд обрушиваются на нас и наши приорите- ты сходятся в одной точке времени, вступая в конфликт меж- ду собой. Каким бы организованным и уравновешенным вы ни были в нормальных обстоятельствах, внезапно вы обна- руживаете, что находитесь в ситуации, когда все ваши дела — срочные, важные и неотложные. В таких ситуациях вы дол- жны внести изменения в образ ваших действий. Столкнув- шись с таким давлением, вы можете испытать побуждение вернуться к жизни в реактивном режиме, реагируя на то, что в данный момент громче всех взывает о помощи. Однако это далеко не лучший подход. Первое, что вам нужно сделать, — отойти в сторону и под- няться над хаосом. Вы должны собраться с мыслями и про- анализировать ситуацию, а делать это лучше всего, стоя в сто- роне. Если возможно, установите в прямом смысле слова дис- танцию между собой и ситуацией. Прогуляйтесь, примите душ, съездите за город или сходите в тренажерный зал. Мо- мент перегруппировки позволит вам отвлечься от деталей, подняться над суетой и начать принимать правильные реше- ния. Ваша цель — выработать план действий, который точно и подробно описывал бы, что вам делать и когда делать, что- бы вы могли заниматься только самыми важными вещами. Воспользуйтесь нашей процедурой обработки задач. От- сортируйте все задачи, с которыми вы столкнулись. Удалите из своего расписания все, что возможно. Спросите себя, от ка- ких дел можно отказаться, а какие — сократить. Рассмотрите возможности делегирования выполнения каждой из ваших задач или отдельных ее частей. Когда жизнь похожа на лихо- радку, вам нужно сохранять здравый ум и экономить силы для тех задач, которые представляют для вас наибольшую важность, назначая время в своем плане только для этих дел. Вам придется на время отказаться от некоторых повсед- невных дел. Может быть, вам не следует, как обычно, тратить много времени на приготовление здоровой пищи или посто- янно содержать свой автомобиль в идеальной чистоте. При- мите это и не чувствуйте себя виноватым. Даже если вы относитесь к тому типу людей, которым нра- вится жить в обстановке неопределенности, сохраняя гибкость и спонтанность, когда вы находитесь в кризисе и все дела ока- зываются срочными, вы должны четко структурировать свое время. Запланируйте "встречи с самим собой" для каждой за- дачи в списке ваших дел. Так вы сохраните сосредоточен- ность и высокую продуктивность на работе, и ни одна задача не сможет монополизировать ваше время — в обстановке вы- сокого напряжения вы не можете себе этого позволить. Ваш план позволит вам сконцентрироваться только на те- кущем моменте времени. Распланировав, когда и как вы буде- те проводить свое время, и отведя для каждого дела место в своем расписании, вы больше не должны беспокоиться о том, как вы успеете сделать все, что запланировали. Вы уже решили это и теперь можете сосредоточиться только на том, что делаете в данный момент. Какой бы напряженной ни была ваша работа, убедитесь, что вы всегда оставляете некоторое количество времени для отдыха и восстановления сил. Определите, какая деятель- ность наиболее эффективно восстанавливает ваши силы (тренажерный зал, массаж, занятия любовью), и отведите для этого время. Это даст вам силы, которые необходимы, чтобы справиться с кризисом. Берегите себя: хорошо питайтесь, от- дыхайте и занимайтесь физическими упражнениями. Вы- берите одно занятие из всех критически важных для вас об- ластей жизни (отношения с детьми, свидания с любимым человеком, общение с друзьями) и встройте его в свой гра- фик. Затем запланируйте все остальное и сосредоточьтесь на кризисе. Восстановите идеальный баланс между различными ви- дами деятельности как можно скорее. Когда кризис прошел, вам может понадобиться несколько недель, чтобы компенси- ровать то, что вы не смогли сделать в тот период времени. Имейте в виду, что иногда кризис требует от вас постоян- ной корректировки ваших планов и расписания, потому что обстоятельства вокруг вас постоянно меняются. После каж- дого кризиса пересматривайте свой план распределения вре- мени, возможно, он будет нуждаться в изменениях. |