типы речи. РАЗРАБОТКИ ЗАНЯТИЙ. Тема деловая коммуникация как сделать ее эффективной процесс деловой коммуникации следуем ли мы ему. Эффективная вербальная коммуникация
 Скачать 0.69 Mb.
|
|
Тема 13. Простые деловые письма. Коммерческая корреспонденция. Деловое письмо применяется для решения многочисленных оперативных вопросов. В практической деятельности мы постоянно сталкиваемся с деловыми письмами. С помощью писем ведутся переговоры, утверждаются планы, оформляются протоколы, даются указания, выражаются просьбы, претензии, составляются приглашения. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по его обработке. Письма, как любые другие документы, имеют свои реквизиты и структуру. Основные понятия Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между учреждениями и частными лицами. Гарантийное письмо – письмо, составляемое с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуемое организации или отдельному лицу. Письмо-благодарность – письмо, выражающее благодарность за что-либо (за полученное письмо, за предоставление информации, за приглашение). При выражении благодарности за приглашение выделяются 2 разновидности письма-благодарности по типу: «спасибо – да» и «спасибо – нет». Письмо информационное – письмо, информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии. Письмо-напоминание – письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте. Письмо-подтверждение – письмо, подтверждающее факт отправки документов, участия в каком-либо мероприятии. Письмо-приглашение – письмо, адресующееся конкретному лицу или нескольким лицам и служащее основанием для участия в планируемом мероприятии. Письмо-просьба – письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, принятии какого-либо решения, получении документации или материальных ценностей. Письмо-сообщение – письмо, в котором сообщается, извещается о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес. Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей. Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника, как правило, руководящей организации, в несколько адресов. Языковая формула документа – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст и закрепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет № ... в ... отделении ... банка». Письмо-просьба Теоретическая справка Простые деловые письма – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему, пишутся на разных этапах деловых отношений между организациями. К простым деловым письмам относятся письма, в которых содержится просьба, сообщение (извещение), благодарность, приглашение, сопроводительные письма, письмо-подтверждение. В простых письмах допускается отсутствие заголовка. Письмо-просьбу составляют, чтобы изложить просьбу, получить информацию, услуги, товары. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий и организаций, огромно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться: от 1л ед. ч. («Прошу...»), от 1л мн. ч. («Просим...»), от 3 л. ед. ч., если употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, администрация, коллектив просит), от 3 л. мн. ч., если употребляется несколько существительных с собирательным значением (дирекция и коллектив просят). Главная цель письма – убедить в исполнении просьбы, поэтому в письме приводятся необходимые доказательства, ссылки на определенные документы, сметы и т. п. При обращении с просьбой о чем-либо (например, о посылке каталогов, образцов товаров...) в письмах употребляются следующие стандартные выражения.
Образец: О получении информации В связи с переходом на новую технологию просим выслать более подробную информацию о линии сельскохозяйственных машин и оборудования. Директор института В. С. Розов Задания 1. Напишите письмо-просьбу по следующим условиям: покупатель просит продавца – ООО «Дмитрогорский продукт» (приложение 4.1) – предоставить информацию о порядке проведения акций в будущем году. Узнайте, на какие товары распространяются акции и во всех ли торговых точках могут проводиться эти акции. При составлении письма укажите: соответствующий заголовок; формулу приветствия, уместную при обращении к неизвестным лицам; речевую формулу, использующуюся для выражения надежды на сотрудничество. Повторяем нормы 1. Напишите правильно. 1) (В) последствии партнеры договорились. 2) (Не) смотря на отдельные недостатки. 3) (В) течение недели. 4) (В) следствие дождя. 5) Надо иметь (в) виду. 6) (В) связи с банкротством. 7) (В) роде записей. (В) отличие от договора. 2. Исправьте неправильную форму числительного: 1) Новый ДК будет вмещать до семьсот восемьдесят человек. 2) В этом году школы района выпустили около пятьсот школьников. 3) На митинге собралось около девятьсот спортсменов. Письмо-сообщение Теоретическая справка Письмо-сообщение – это письмо, в котором заинтересованное лицо сообщает о каких-либо фактах или о каком-либо мероприятии. Для писем-сообщений достаточно подписи референта или секретаря, но может быть подписано и должностным лицом. Объем письма-сообщения от одного абзаца до нескольких страниц. При сообщении о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, о проведении переговоров, об отгрузке товаров...) в письмах наиболее часто употребляются следующие стандартные выражения.
Образец:
Задания Замените глагол «сообщаем» синонимичными конструкциями. 2. Составьте заголовок к тексту письма: «Сообщаем, что делегация вылетает 15 марта. Рейс…». «В дополнение к нашему письму от 13.02.09 информируем, что задержка с поставкой машин и оборудования устранена». 3. Составьте заголовок к тексту письма: «В ответ на Ваше письмо сообщаем, что конференция «Время учиться в России!» пройдет в РЭУ им. Г.В. Плеханова 9 декабря 2009 г. с 10.00 до 18.00 в ауд.315 (3 корпус)». Письмо-приглашение Теоретическая справка Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются и напечатанные типографским способом тексты-приглашения, и трафареты. Трафарет – это вид формализованного текста с заранее предусмотренной типовой ситуацией и типовой языковой формой ее выражения (печатается типографским способом) и с пробелами, которые заполняются переменной информацией (печатается или пишется от руки). Базовые модели и конструкции Приглашаем Вас Имеем честь пригласить Вас Примите наше приглашение Разрешите нам пригласить Вас Позвольте пригласить Вас (Мы) будем (весьма) благодарны, если Вы сможете посетить... признательны обязаны Мы были бы благодарны (Вам), если бы Вы смогли посетить... признательны обязаны (Убедительно) просим принять участие в ... Нам будет приятно видеть Вас на… Мы рады пригласить Вас… Письма обычно начинаются со слов: «приглашаем», «позвольте пригласить», «разрешите пригласить» и т. п. Письмо подписывает президент компании, руководитель предприятия, председатель оргкомитета, может быть использовано слово «оргкомитет». Иногда в письме указывается не только место и время проведения мероприятий, но и форма одежды. В этом письме может использоваться реквизит «Приложение», в котором приводится программа мероприятия. Образец: Уважаемые дамы и господа! От имени Союза фотографов имеем честь пригласить вас на открытие выставки «Петербург глазами фотографа», которое состоится 12 ноября 2013 г. в 19.00 в Центральном выставочном зале (ул. Тверская, д. 5). По случаю открытия состоится фуршет. Будем признательны, если вы сможете принять участие в данном мероприятии. Дополнительные сведения о проведении фуршета и осмотре выставки вы можете получить у представителя оргкомитета Петровой Ольги Сергеевны по телефону: (495) 576-78-87. С уважением, Председатель оргкомитета О. О. Свиридов Обратите внимание, что приглашение принять участие в работе выставки (конференции) может содержать следующую информацию: 1. приглашение; время и место работы выставки; проезд. 2. приглашение; время и место работы выставки; прием заявок на участие; основные тематические разделы; с чем можно ознакомиться на выставке; условия участия в работе выставки; приветствие участникам выставки; проезд. Образец: Уважаемые господа! Объединение «Экспоцентр» приглашает Вас принять участие в международной выставке «Телекоммуникация – 2010», которая будет проводиться в г. Москве в выставочном комплексе «Красная Пресня» с 22 по 30 августа 2010 г. Заявки на участие в выставке принимаются до 1 мая 2010 г. Основные тематические разделы выставки: телевизионное оборудование; аппаратура видеозаписи; научно-техническая литература. На выставке с Вашей экспозицией сможет ознакомиться широкий круг деловых людей и специалистов. Выставка предоставит Вам возможность расширить торговые связи, провести деловые встречи и показать рекламные фильмы по тематике выставки. Если Ваша организация заинтересована принять участие в выставке, просим выслать в наш адрес проспекты на предполагаемые к показу экспонаты в 5 экземплярах. После ознакомления с материалами мы сообщим мнение наших специалистов о целесообразности показа Вашей продукции. Условия участия в выставке, бланки заявок и другая информация о выставке будут высланы по Вашему запросу. Мы будем рады приветствовать Вас в качестве участника выставки и готовы оказать Вам всяческое содействие. С уважением, Заместитель генерального директора Н. И. Иванов Задания Замените следующую конструкцию, выражающую приглашение на синонимичные. «Просим принять участие…» 2. Напишите приглашение посетить презентацию новой продукции компании «Бум-бум». При составлении приглашения отразите следующую информацию: компания «Бум-бум» – крупнейший производитель пиротехники; время и место проведения презентации; программа презентации (предмет презентации, развлекательная программа, проведение фуршета); проезд. Письмо-благодарность Теоретическая справка Письмо-благодарность направляют организации или должностному лицу, когда необходимо выразить благодарность за совершенные действия. В этих письмах может содержаться благодарность за участие в каком-либо мероприятии, за своевременный ответ, качественно выполненную работу и т. п. Базовые модели и конструкции
Поскольку благодарственное письмо носит личностный характер, в нем не надо оформлять реквизит «Исполнитель». Образец 1: Благодарим Вас за Ваше письмо от 9 сентября с. г. Мы приняли к сведению, что товары по нашему заказу № 263 будут отгружены в срок. Образец 2:
Задания 1. Замените в образцах 1и2 конструкции, выражающие благодарность, синонимичными. 2. Составьте письма-приглашения и письма-благодарности с использованием необходимых моделей и конструкций: а) Директор фирмы приглашает Вас посетить конференцию. б) Вы принимаете приглашение, за которое благодарите директора фирмы. в) Вы благодарите за приглашение, но сообщаете о том, что не можете участвовать в работе конференции. Мотивируйте отказ. Сопроводительное письмо Теоретическая справка Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Функция этих писем – контроль за прохождением документов и грузов. Сопроводительные письма необходимы лишь тогда, когда они содержат какие-то дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам. Во остальных случаях необходимости в отправке сопроводительных писем нет, а адрес и дату письма можно указать в самом документе. Уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, поэтому обращаться к сопроводительным письмам нужно лишь в тех случаях, когда адресату сообщается о направлении ему каких-либо документов, материалов (например, о посылке контрактов, каталогов, образцов товаров и т. д.). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, состоит из двух частей (в первой содержится сообщение о высылаемом материале, во второй – уточняющие сведения) и не имеет самостоятельного заголовка. В конце текста необходимо сделать отметку о наличии приложения. В сопроводительных письмах употребляются следующие стандартные выражения.
Образец: Уважаемые господа! Направляем Вам документы, подготовленные и разработанные нашей компанией. Эти материалы будут рассмотрены на Совете директоров 15 мая 2013 г. Зам. исполнительного директора Ф. Ф. Кулаков Исп. Васильева А. Н. 8(495)334 98 76 Задания 1. Составьте заголовок к тексту письма: «В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 25.03.2009, высылаем техническую документацию на прессовые машины». 2. Составьте письмо по следующим условиям: ссылаясь на письмо № 1–3–12, которое было написано 20.02.2009, продавец – компания «Надежда» – посылает заказчику образцы тканей (80 шт.). Образцы высылаются отдельным пакетом. При составлении письма укажите дату и номер входящего документа, присвойте письму произвольный номер и укажите дату составления собственного письма. Письмо-подтверждение Письма-подтверждения направляются в том случае, когда необходимо подтвердить получение документов и материалов: писем, каталогов, образцов изделий и т. д. Иногда для ясности можно коротко изложить содержание письма, на которое ссылаются. Ключевыми словами письма-подтверждения являются слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением или замечаниями. Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Базовые модели и конструкции
Образец: Уважаемые господа! С удовольствием подтверждаем участие наших студентов в конференции «Молодые дарования», которая будет проходить 5–7 июня 20013 г. Прилагаем к данному письму все необходимые документы для участия в конференции. Ректор Московской консерватории С. Т. Тимофеев Светлова С.С. 495 256 73 48 Задания Составьте заголовок к тексту письма: «Мы получили Ваше письмо №1-3-09 от 20.03.2009 с приложенными каталогами. Благодарим за быстрое выполнение заказа». Напишите подтверждение полученной информации, используя клише, приведенные выше. 1) Мы получили ваше предложение на участие в выставке «События и люди». 2) Нами получен денежный перевод на сумму 500 000 (пятьсот тысяч) руб. на ремонт помещения. 3) Груз нами получен в срок. 4) Мы получили наш заказ без опоздания. 5) Нами получено ваше приглашение на презентацию. 3. Составьте письмо-подтверждение по следующим условиям: Вами были своевременно получены каталоги новой продукции компании «Ариете». При составлении письма подтвердите получение каталогов и сопроводительного письма; поблагодарите за быстрое выполнение просьбы; выразите свое желание сотрудничать с компанией «Ариете»; выразите надежду на скорейшее начало сотрудничества. При составлении письма обратите внимание: на наличие заголовка; использование соответствующей формы обращения (Вы пишете знакомому Вам человеку); Вы пишете на бланке компании (придумайте эмблему организации), укажите код организации, регистрационный номер, наименование организации, дату и регистрационный номер документа); подпись; оттиск печати; отметку об исполнителе. 4. Составьте письмо-подтверждение по следующим условиям: 2 февраля Вы получили письмо, в котором Ваши партнеры сообщают о прибытии 27 марта их представителя – Сергея Михайловича Новикова, который будет участвовать в переговорах по заключению сделки на поставку машин. Однако в полученном письме отсутствовала информация о номере рейса, которым прибывает вышеназванный сотрудник. Выразите просьбу сообщить Вам эту информацию, чтобы обеспечить встречу в аэропорту. Письмо-напоминание Письмо-напоминание направляют, когда организация-партнер забыла о выполнении возложенных на себя обязательств. Цель такого письма – напомнить, письменно зафиксировать факт нарушения договоренностей. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личных контактов получить необходимый ответ. Письмо-напоминание состоит из двух элементов: - напоминания о выполнении действий (ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства), - мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами письма-напоминания являются слова, образованные от глагола «напоминать». Структура письма-напоминания: Указание на документ, в котором зафиксирована договоренность. Напоминание о нарушении сроков этих договоренностей и при необходимости указание дополнительного срока. Указание на меры, последствия, которые будут приняты при невыполнении последствий. Пометка «вторично» или «повторно» помещается на поле письма и подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, направленного ранее. При наличии пометки «вторично» текст предыдущего письма дословно повторяется. Базовые модели и конструкции В письме № ... от ... мы сообщали Вам, что... Однако до настоящего времени ответа от Вас мы не получили. Напоминая об этом, просим... При неполучении ответа в ... срок... Напоминаем Вам, что по плану совместных работ Предлагаем Вам в соответствии с условиями договора согласно договору Несмотря на неоднократные напоминания,... Срочно сообщите нам состояние дел. Вторично посылаем Вам... Вторично ставим Вас в известность... Убедительно просим... Еще раз (повторно) просим … В противном случае мы будем вынуждены.. В связи с истечением указанного срока предложение нашей фирмы утрачивает силу… В случае невыполнения мы будем вынуждены оставляем за собой право нами будут приняты… (меры) Образец: Уважаемые господа! Мы еще раз напоминаем, что нашим издательством заключен с Вами договор о получении рукописи о старообрядцах. По условиям этого договора Вы должны были представить рукопись 24 января 2012 г., однако до сих пор рукопись не представлена. В случае невыполнения данного договора мы будем вынуждены отказать Вам в выпуске Вашей книги. Генеральный директор М. М. Ремизов Исп. Полехина В. Г. 495 294 82 11 Задания Составьте заголовок к тексту письма: «Напоминаем Вам, что по плану совместных работ Ваша компания была обязана закончить ремонтные работы до 03.03.2009, однако к настоящему времени они находятся, по нашей информации, на подготовительном этапе. Убедительно просим Вас принять меры». Циркулярное письмо Назначение циркулярных писем–доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Источником рассылки циркулярных писем выступает, какправило, руководящая организация, которая информирует подчиненных по какому-либо вопросу или дает соответствующие распоряжения. По перечню адресатов можно представить объем тех или иных мероприятий. Однако неоправданное расширение списка адресатов может привести к увеличению объема переписки. Можно встретить такие циркулярные письма, в которых адреса занимают больше места, чем сам текст. Циркулярное письмо подписывается руководителем организации, по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности - главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы. Для написания циркулярных писем употребляются следующие модели и конструкции. В целях... В соответствии с постановлением ... № ... от ... «...». Об исполнении настоящего циркулярного письма доложите ... не позднее... Образец: РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ Открытое акционерное общество «КИРЖАЧСКАЯ ТИПОГРАФИЯ» 601010, Владимирская область, г. Киржач, ул. Гагарина, дом 36 Тел.: (495) 652-69-96, (492) 372-00-58 www.kt-printru Руководителям образовательных организаций, реализующих программы тестирования по русскому языку как иностранному языку ________ № ________ На № _____ от _____ О бланке сертификата по ТРКИ В соответствии с Приказом Минобрнауки России от 25.04.2014 г. № 412 «Об утверждении формы, порядка выдачи сертификата о прохождении государственного тестирования по русскому языку как иностранному языку и технических требований к нему» ОАО «Киржачская типография» разработаны новые формы бланков документов для граждан иностранных государств и лицам без гражданства, успешно прошедшим тестирование по русскому языку как иностранному (далее – сертификат). Оформление договоров на сертификаты осуществляется образовательными организациями самостоятельно, в онлайн-режиме в электронном виде на сайте по адресу: www.kt-print.ru. Также сообщаем, что нумерация осуществляется в соответствии с Письмом Минобрнауки России от 08.09.2014 г. № ВК-1859/09 (прилагается).  Контактное лицо – Федоров Евгений Сергеевич, тел. +7 (903)226-5566. Генеральный директор, к.п.н. Исп.: В. Л. Симакова +7(980) 751-ФМЗ 1. Замените придаточное предложение со словом который причастным оборотом. Протокол – это термин, который используется в области международных и деловых отношений. 2) Все большее распространение в деловых кругах получает деловой этикет, который отражает накапливающийся опыт, нравственные представления и вкусы определенных социальных групп. 3) Деловая беседа – это форма межличностного общения, которая предполагает обмен взглядами, точками зрения, мнениями. 4) Немало в русском языке слов, которые передают положительное или отрицательное отношение говорящего к предмету мысли. 5) Типичной ошибкой в отборе лексических средств является многозначность, которая порождает двусмысленность. 6) Есть в русском языке иноязычные слова, которые не получили широкого распространения. 6. Раскройте скобки, выберите подходящее слово. Я собираюсь сказать вам несколько слов о лесе как о мощном биологическом и (эстетическом, эстетичном) средстве. 2) Все партии товаров оказались (дефектными, дефективными). 3) В нем все-таки была удивительная (уверенность, вера) в успех(е). 4) Фирма-производитель (установила, навязала) контакты с фирмой-посредником. 5) Менеджер дал (деловой, дельный) совет. Гарантийное письмо Гарантийные письма составляют, чтобы подтвердить обещание, обязательство по каким-либо сделкам, и адресуют организации или отдельному лицу. В таких письмах гарантируется оплата за выполненную работу, получение товара, качество товара, сроки его поставки и т. д. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Слово «гарантия» может не упоминаться в тексте письма, но сам документ все равно останется гарантийным. Помимо юридического значения, гарантийное письмо выполняет и моральную функцию. Этическая ценность таких писем увеличивается, если составителям удалось выразить доброжелательное отношение или готовность оказать поддержку адресату. Гарантийное письмо подписывается руководителем предприятия или главным бухгалтером, на нем ставится печать. Базовые модели и конструкции Уважаемый ...! (Название организации) просит (Вас) оказать ... помощь... готов (а) принять Вас на работу на должность... Просим в кратчайший срок ... и войти с нами в договорные отношения. Просим в порядке оказания помощи предоставить... (Название организации) гарантирует... Гарантируем, что оборудование, поставленное по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим условиям и спецификации, содержащимся в заказе. Если в течение ... от даты пуска в эксплуатацию ... оборудование окажется дефектным, обязуемся устранить дефект за свой счет; заменить дефектное оборудование бесплатно; поставить новое оборудование без задержки; уплатить стоимость перевозки и страхования. Оплату гарантируем по получении счета… выставлении Качество продукции (название организации) гарантирует… Мы твердо гарантируем поставку товара в оговоренные в договоре сроки… Образец: ОАО «Мебельпром» гарантирует оплату за проживание своих сотрудников в общежитии комбината «Полюстрово» с 10 по 15 апреля с. г. в размере 45 000 (десяти тысяч) рублей. Оплата будет произведена в течение трех дней. С уважением, Директор А. Ю. Золотовец Задания 1. Составьте заголовок к тексту письма: «Японская фирма «Якудза» просит Вас поставить пробную партию армированных шелковых полицейских курток». 2. Составьте гарантийное письмо по следующим условиям: вы являетесь представителем завода «Прогресс» и просите ваших партнеров предоставить имеющуюся на их предприятии модель станка, которую сконструировал инженер М. А. Зубанов; вы гарантируете возвращение станка в течение месяца со дня поставки; выразите благодарность за поддержку, которую ваши партнеры высказали в беседе с главным инженером завода «Прогресс». 3. Составьте гарантийное письмо по следующим условиям: вы являетесь представителем компании Grundfos и гарантируете, что продукция, которую вы поставляете по договору №__, полностью соответствует описанию, техническим условиям и спецификации, содержащимся в заказе; вы гарантируете, что если будут обнаружены дефекты, они будут устранены за ваш счет или же дефектные детали будут заменены за ваш счет. 4. Составьте гарантийное письмо по следующим условиям: вы сотрудник банка «Югра», который готов принять на работу В. Б. Корганова на должность заместителя финансового директора. информируйте В. Б. Корганова о том, что его жена может рассчитывать на работу по специальности при переезде в город, в котором находится филиал вашего банка. При составлении письма обратите внимание на то, что вы обращаетесь к частному лицу. Напишите реквизиты адресата в соответствии с правилами оформления почтовой корреспонденции. 10. Письмо-просьба Мы будем весьма благодарны, если бы Вы прислали … Просим не отказать в любезности выслать нам … О производительности прессовых машин Об отсылке прайс-листа 1)… обращается с просьбой о… 2)… обращается с просьбой о продлении… 3) … обращается с просьбой о проведении презентации 4) … обращается с просьбой о приобретении… 5)… обращается с просьбой о подготовке… 6) … обращается с просьбой о предоставлении… 5 . Возможный вариант: Об отсылке каталогов Фирма «АРАRT» Уважаемые господа! Убедительно просим Вас выслать в наш адрес каталоги вашей фирмы, реклама которых размещена на сайте www.otto.com.ru 18.12.2012. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, 6. ООО «Дмитровский продукт» Уважаемые господа! Просим Вас выслать в наш адрес более подробную информацию о порядке проведения акций на вашу продукцию в будущем году. Хотелось бы знать, на какие товары будет распространяться акция и во всех ли торговых точках она будет проводиться. Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной. Рассчитываем на дальнейшее сотрудничество и партнерство. С уважением, 11. Письмо-сообщение 1. Извещаем, уведомляем, ставим Вас в известность, информируем, доводим до Вашего сведения 2. 1) О вылете делегации, 2) О задержке поставки. 3. О конференции «Время учиться в России!». 4. 1) уведомляем Вашего поставщика об опоздании отгрузки уведомляем Ваш филиал об окончании срока аренды; уведомляем Ваш отдел об изменении реквизитов; уведомляем Вас об открытии счета. 5. 1) с радостью сообщаем Вам; 2) позвольте поздравить; 3) к сожалению, сообщаем; 4) мы хотим сообщить. 6. ООО «Дмитрогорский продукт» Об акциях Уважаемый господин Иванов! Ссылаясь на наш телефонный разговор от 16 августа, сообщаем Вам об акциях, которые планируем провести в будущем году. Надеемся на взаимопонимание и сотрудничество. С уважением, 7. ООО «Виктория» О задержке поставки оборудования Уважаемый господин Петров! К сожалению, вынуждены сообщить Вам, что поставка оборудования задерживается из-за трудностей, связанных с фрахтованием парохода, о чем мы Вас уже информировали в предыдущем письме от 13 февраля 2009 г. Мы рассчитываем на Ваше понимание и надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, Повторяем нормы 1. 1) …сжился с обстановкой…; 2) …какому автору…; 3) согласно вашему желанию…; 4) все студенты…; 5) … решаться тем же способом…; 6) …об имеющемся намерении… 2. 1) подтверждая; 2) изучив; 3) получив; 4) сославшись; 5) наклеивая. 3.1) исключительный; 2) решительный, коренной; 3) законный; 4) запрет; 5) тоска; 6) согласие; 7) степень популярности. 4. Адресат документа, телефонные переговоры, прошу решить вопрос положительно, выполнить план, представитель собственника, договаривающиеся стороны, минимальный размер оплаты труда. 12. Письмо-приглашение 1. Имеем честь пригласить Вас…. Имеем честь пригласить Вас посетить… Мы будем благодарны (признательны), если вы сможете посетить… Нам будет приятно видеть Вас на… Компания «Бум-бум», которая является крупнейшим производителем пиротехники, приглашает Вас принять участие в презентации новой продукции. Презентация состоится в главном здании нашей компании по адресу: ул. Новая, д.25, актовый зал. Проезд: м. Семеновская. О Вашем решении просим сообщить в наш адрес. Приложение: Программа презентации на 1 л., в 1 экз. С уважением, 3. Приглашаем представителя Вашего объединения посетить наше предприятие для ознакомления с его деятельностью и образцами новых изделий. 4. Компания Lexus приглашает Вас посетить презентацию новой модели Lexus LX370GLS , которая состоится 28–30 апреля 2010 г. в главном офисе компании по адресу: ул. Рябиновая, д.16. Программа презентации: знакомство с представителями фирмы; просмотр рекламных видеороликов по тематике выставки; осмотр новой модели. Проезд: С уважением, Заместитель директора А. Я. Ключевой 13. Письмо-благодарность Мы признательны Вам… Выражая признательность за… Искренне признательны за… С благодарностью сообщаем… Мы признательны Вам за… Выражаем признательность за… Хотим выразить благодарность за… Уважаемый Игорь Петрович! Приглашаем Вас принять участие в конференции «Современный мир глазами экономиста», которая состоится 15–17 октября 2008 г. в центральном зале «Бизнес-центра» по адресу: ул. Рублева, д.8. Начало работы конференции – 10.00. Будем рады, если Вы сможете принять участие в мероприятии. Напоминаем, что Вы должны прислать следующие документы: Заявку. Аннотацию к докладу. О решении прошу сообщить в оргкомитет конференции по телефону: 8 495 443 48 45. С уважением, Уважаемый Владислав Георгиевич! С признательностью принимаю Ваше приглашение на конференцию (письмо от 7 октября 2008 г.). Мне хотелось бы подтвердить свое участие в данном мероприятии. С уважением, Уважаемый Владислав Георгиевич! Хочу выразить мою благодарность за приглашение. Искренне сожалею о том, что не смогу принять участия в конференции, организованной Вами, в связи с тем, что нахожусь на лечении за границей. Желаю Вам успехов в проведении данного мероприятия. С уважением, 3. Благодарю Вас за приглашение посетить презентацию Вашей новой продукции. Будем рады посетить это мероприятие и искренне надеемся на дальнейшее сотрудничество. С уважением, Директор комитета межрегиональных связей В. Т. Фомичев 4. Искренне благодарим Вас за приглашение посетить презентацию Вашей новой модели. К сожалению, присутствовать на ней не смогу, так как в это время буду находиться в загранкомандировке. С Вашего позволения презентацию посетит представитель нашей компании - Игорь Анатольевич Селезнев. По возвращении из командировки я непременно свяжусь с Вами. Благодарю за понимание. С уважением, Генеральный директор К. П. Судаков 5. Уважаемый Константин Родионович! Благодарю Вас за своевременное предоставление информации о порядке проведения дегустации на вашей фирме (письмо № 379 от 10.11.2012). Буду рад посетить это мероприятие. Рассчитываю на успешное продолжение нашего сотрудничества. С уважением, Генеральный директор Ю. Ю. Родионов 6. Уважаемый Андрей Александрович! Хочу выразить мою благодарность за приглашение на совместный деловой обед, который прошел в приятной дружеской обстановке. Все вопросы, которые были обсуждены, находятся на стадии решения. Надеюсь на продуктивное сотрудничество. С уважением, 14. Сопроводительное письмо Об отсылке технической документации на прессовые машины 29.02.09 № 89-7/09 на № 1-3-12 от 20.02.2009 Уважаемые господа! Ссылаясь на письмо № 1-3-12 от 20.02.2009 г., направляем Вам отдельным пакетом образцы тканей (80 шт.). С уважением, Заместитель директора компании «Надежда» А. К. Николаев 3.Об отсылке контракта Уважаемые господа! В приложении к настоящему письму направляем Вам подписанный нами контракт № 1-02-12 в двух экземплярах. Просим Вас подписать оба экземпляра данного контракта и один из них выслать обратно в наш адрес. Благодарим Вас заранее. С уважением, Директор О. В. Петров Приложение: контракт № 1-02-12 в 2-х экземплярах. 15. Письмо-подтверждение 1. О получении письма с каталогами 2. 1) С удовольствием подтверждаем получение вашего предложения об учас-тии… 2) С благодарностью подтверждаем, что нами получен… 3) Компания «Ладога» подтверждает, что груз, отправленный Вами, получен в срок. 4) Благодарим за заказ, который мы получили… 5) С удовольствием подтверждаем получение приглашения… 3. Возможный вариант: ОАО «Кронос-М» ул. Ростовская, 34 тел.: 495 945 12 34 ОКПО 07844534 ОГРН 8996573 24.04.2012 № 1-2/135 На №_____от________ О получении каталогов Уважаемый Игорь Константинович! Сообщаем, что мы своевременно получили каталоги вашей новой продукции. и сопроводительное письмо № 1-4 – 09 от 10.05.09. Выражаем огромную благодарность за быстрое выполнение нашей просьбы. Надеемся на скорейшее начало сотрудничества. С уважением, Директор (печать) П. В. Улановский Исп. Фомичев В. Ю. 495 954 08 54 4. Фирма подтверждает получение письма от 16. 01.12 № 23-12 о прибытии 27 марта вашего представителя, С. М. Новикова, на переговоры по заключению сделки на поставку машин. К сожалению, в письме отсутствует информация о номере рейса, которым прибывает ваш сотрудник. Просим своевременно сообщить номер рейса, чтобы обеспечит встречу вашего сотрудника в аэропорту. С уважением, 17. Письмо-напоминание О невыполнении ремонтных работ 2. 1) Вторично напоминаем Вам, что… 2) Обращаем Ваше внимание на то, что… 3) Еще раз обращаем Ваше внимание, что… 4) Напоминаем, что… 3. Возможный вариант: Напоминаем, что согласно договору № 36–56 работы по ремонту помещения должны быть закончены к 01.02.2009. Предлагаем Вам закончить указанные договором работы к 16.02.2009. В противном случае мы вынуждены будем подать на Вас иск. 4. Возможный вариант: Напоминаем, что наша компания имеет возможность дополнительно изготовить и поставить химические реактивы на сумму 1 млн. руб. сверх утвержденного плана, о чем Вам было сообщено письмом от 03.09.2012 № 55/44, но до сих пор ответ на наше предложение не получен. Напоминая об этом, убедительно просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение указанных химических реактивов. В противном случае сверхплановая продукция будет нами поставлена другим предприятиям-потребителям. Приложение: копия письма № 55/44 на 1 л. в 1 экз. Генеральный директор М. Л. Хасаинов 18. Циркулярное письмо Линейный бланк, адресат – множество организаций (вузов), заголовок. Резолюция руководителя: «Для работы», «Для работы. Переговорить», т. е. информация перенаправлена конкретным исполнителям. 18. Гарантийное письмо О поставке пробной партии полицейских курток Возможный вариант: Завод «Прогресс» убедительно просит предоставить нам имеющуюся на Вашем предприятии модель станка, сконструированную инженером Вашего предприятия М. А. Зубановым. Возврат станка гарантируем в течение месяца с момента поставки. Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку, высказанную вашими сотрудниками в беседе с нашим главным инженером. Зам. директора завода (подпись) Ю. В. Акимов Возможный вариант: Компания Grundfos гарантирует, что оборудование, поставленное согласно договору № ____, полностью соответствует описанию, техническим условиям и спецификации, содержащимся в заказе. В случае обнаружения дефектов мы обязуемся в кратчайший срок устранить их за наш счет или заменить дефектные детали на новые. Банк «Югра» 119 583, Москва Адрес_________ ул. Новая Телефон____ факс____ д. 5, кв. 6 Расч. сч. №_____в_____ В. Б. Корганову 08.08.2012 № 653/339 Уважаемый Владимир Борисович! Банк «Югра» готов принять Вас на должность заместителя финансового директора. Ваша жена может рассчитывать на работу по специальности в нашем городе. Повторяем нормы 1. 1) в отпуске; 2) в цехе; 3) сентября. 1) кафедрой экономики; технического университета; начальником управления кадрами; 2) сиюминутными желаниями; памяти поколений; 3) ошибки от заблуждений. 3. 1) шестьсот тридцать семь детей; 2) две программы, в двадцати семи регионах; 3) двухсот шестидесяти сотрудников; 4) пятидесяти одного процента; 5) пятисот рублей; 4. 1) вопрос рассмотрен; 2) контейнеры получены; 3) заказ о выдаче подготовлен; 4) товары предоставлены; 5) требования удовлетворены; 6) ущерб компенсирован. Литература Баскаков М. И. Современное делопроизводство. – Ростов н/Д., 2008. Веселов П. В. Аксиомы делового письма. – М., 1993. КОММЕРЧЕСКАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Основные понятия Аккредитив – поручение банку о выплате определенной суммы юридическому лицу при выполнении указанных условий. Акцепт – принятие предложения на условиях продавца. Логистика – организация рационального процесса продвижения товаров и услуг от поставщиков к потребителям. Маркировка – нанесение условных знаков, букв, цифр, графических знаков или надписей на объект, с целью его дальнейшей идентификации (узнавания). Навалом – транспортировка габаритных грузов без упаковки. Наливом – транспортировка жидкостей в цистернах или танкерах без упаковки. Насыпью – транспортировка сыпучих грузов без упаковки. Свободное предложение – предложение, от выполнения которого продавец может отказаться от поставки до заключения контракта. Твердое предложение – предложение, от выполнения которого продавец не вправе отказаться до определенного срока. Условия платежа – согласованный между продавцом и покупателем способ оплаты товара. Условия поставки – определяют, где и в какой момент ответственность за сохранность товара и риски переходят от продавца к покупателю. Форс-мажор – возникновение чрезвычайных и неотвратимых обстоятельств, последствием которых является невыполнение условий договора. Теоретическая справка Очевидно, что коммерческие письма связаны с коммерцией, т. е. с куплей-продажей товаров и получением или оказанием услуг. Здесь речь идет не только об информации о товарах и услугах, но и об их оплате. Естественно, что участники переписки берут на себя определенные обязательства и несут юридическую ответственность. Она регулируется в нашей стране соответствующими законами. Например, в сфере государственных закупок Федеральным законом Российской Федерации от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ. В коммерческих письмах используется максимальное число допустимых реквизитов. В отличие от простых деловых писем здесь необходимы сведения о типе предприятия (фирмы) – код организации, основной государственный регистрационный номер предприятия, индивидуальный номер налогоплательщика, а в ряде случаев – номера корреспондентских и других счетов. Рассмотрим несколько основных типов коммерческих писем. Запрос В деловой переписке используется несколько десятков типов документов, объединенных общим названием – запрос. Нас интересует только один – коммерческий запрос. В нем потенциальный покупатель обращается к потенциальному продавцу с просьбой сообщить о возможности поставки партии товара на определенных условиях. Запрос считается предварительным заказом на товары и услуги. В зарубежной практике запрос считается «вызовом на оферту», предложением заключить договор купли-продажи. Обычно запрос содержит: наименование товара, показатели качества, сроки поставки и другие условия. Следует иметь в виду, что запрос направляется только в том случае, когда речь идет о крупной партии товара. Если вы хотите приобрести три «айфона» или два ящика бананов, то не стоит тратить время на написание запроса. Потенциальный продавец лишь посмеется над наивностью «грамотного» покупателя. Запрос пишется тогда, когда необходимого количества товара может не оказаться в нужном месте в нужное для вас время. Часто запрос используется в экспортно-импортных операциях. При составлении писем данного вида студенты нередко путают коммерческий запрос с информационным или с письмом-просьбой о высылке прайс-листов. Нередко вместо запроса составляется заявка или заказ. Это разные виды писем с разными элементами и реквизитами. В коммерческом запросе покупателя интересует возможность поставки партии товара в определенные сроки, на определенных условиях, иногда затрагивается вопрос о цене поставки, но далеко не всегда. Название вида документа в запросе не используется, зато заголовок обязателен. Он оформляется двумя способами: О ЗАПРОСЕ НА ПОСТАВКУ КАРТОФЕЛЯ; О ПОСТАВКЕ КАРТОФЕЛЯ. В тексте указывается объем партии, точное наименование товара, условия и сроки поставки. Условия поставки связаны с транспортной логистикой. В них указывается, в каком месте и в какой момент ответственность за товар переходит от продавца к покупателю. При этом оговаривается, что оплачивает продавец, а что – покупатель: транспортировку до определенного места, страховку, погрузку, выгрузку, аренду (фрахт) транспортного средства и пр. Вся эта информация описывается в запросе с помощью специальных аббревиатур (сокращений), разработанных Международной организацией по стандартизации (ISO). Они называются «Инкотермс» (Internаtional Commercial Terms). Следует обратить внимание на то, что с 2010 г. внесен ряд изменений, поэтому некоторые аббревиатуры 2000-го г. не используются. В Инкотермс-2010 определены 11 терминов, 7 из них применимы к любому виду транспорта, 4 – только к водному. EXW (англ. ex works, франко-склад, франко-завод): товар забирается покупателем с указанного в договоре склада продавца, оплата экспортных пошлин вменяется в обязанность покупателю. FCA (англ. free carrier, франко-перевозчик): товар доставляется основному перевозчику заказчика к указанному в договоре терминалу отправления, экспортные пошлины уплачивает продавец. CPT (англ. carriage paid to…): товар доставляется основному перевозчику заказчика, основную перевозку до указанного в договоре терминала прибытия оплачивает продавец, расходы по страховке несет покупатель, импортную растаможку и доставку с терминала прибытия основного перевозчика осуществляет покупатель. CIP (англ. carriage and insurance paid to…): то же, что CPT, но основная перевозка страхуется продавцом. DAT (англ. delivered at terminal): поставка до указанного в договоре импортного таможенного терминала оплачена, т. е. экспортные платежи и основную перевозку, включая страховку оплачивает продавец, таможенная очистка по импорту осуществляется покупателем. DAP (англ. delivered at point): поставка в место назначения, указанное в договоре, импортные пошлины и местные налоги оплачиваются покупателем. DDP (англ. delivered duty paid): товар доставляется заказчику в место назначения, указанное в договоре, очищенный от всех пошлин и рисков. Также в Инкотермс-2010 определены 4 термина, применимые исключительно к водному транспорту: FOB (free on board): товар отгружается на судно покупателя, перевалку оплачивает продавец. FAS (free alongside ship): товар доставляется к судну покупателя, в договоре указывается порт погрузки, перевалку и погрузку оплачивает покупатель. CFR (cost and freight): товар доставляется до указанного в договоре порта назначения покупателя, страховку основной перевозки, разгрузку и перевалку оплачивает покупатель. CIF (Cost, Insurance and Freight): то же, что CFR, но основную перевозку страхует продавец. Ответ на запрос Если Продавец готов выполнить все условия запроса, то он может сразу выслать Предложение на поставку. Однако для подготовки предложения требуется время. Поэтому рекомендуется сначала дать принципиальное согласие, а следующим письмом выслать предложение. Задания Составьте возможные заголовки к запросу на поставку 200 (двухсот) автомобилей BMW X6 в первом квартале следующего года из Германии. Товар будет доставлен водным транспортом. Выберите правильный вариант условий поставки: CIF-Шереметьево, FCA-Белая Дача, CPT-Владивосток. Какие элементы представлены в следующем запросе (сроки поставки, условия платежа и пр.)? Просим сообщить о возможности поставки 1 000 (одной тысячи) ноутбуков ASUS X58C FOB – Гамбург в течение июля текущего года. Интересующие Вас сроки поставки ограничены 19-м октября этого года. Сформулируйте возможные варианты для запроса. Составьте запрос на следующих условиях: Ваша компания намеревается приобрести 20 автомобилей Lexus GX-460. Желательно, чтобы поставка была осуществлена в четвертом квартале этого года. Вы готовы доставить автомобили из Глазго в Калининград на условиях FAS. Образец запроса О запросе на поставку телефонов Уважаемые господа, Просим сообщить о возможности поставки 2 000 (двух тысяч) телефонов Samsung GALAXY S III в ноябре текущего года FOB-Пусан. Предложение Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки продукции с указанием конкретных условий сделки. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки ответа. Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым. Срок действенности предложения – необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения. Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным. Отличительная особенность оферты – исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структуру и стиль письма-оферты. В коммерческом предложении гораздо больше обязательных элементов, чем в запросе. Сюда включаются данные об упаковке и маркировке, качестве, цене товара, цене поставки, стоимости всей партии, условиях платежа. Возможно представление сведений о компенсации рисков в форс-мажорных обстоятельствах и условия об арбитраже. Арбитраж – это судебный орган, разрешающий экономические споры между коммерческими организациями. Поскольку предложение направляется либо в ответ на запрос, либо как результат предварительных договоренностей, оно не бывает инициативным. Соответственно в первой информативной строке письма указывается мотивация отправки предложения. Учащиеся нередко путают коммерческое предложение с рекламными рассылками и спамом, которые являются инициативными и рассылаются без согласования с потенциальным покупателем. Структура коммерческого предложения Обычно название вида документа (предложение) не используется. Заголовок обязателен. Оформляется двумя способами: 1. О предложении на поставку оборудования. 2. О поставке оборудования. Текст начинается со стандартной формулы вежливости, далее указывается мотивация (причина) предложения: Благодарим за Ваш запрос и делаем Вам предложение… В ответ на Ваш запрос делаем Вам предложение… В соответствии с нашей предварительной договоренностью делаем Вам предложение… Если предложение свободное, то в начале текста появляется фраза без обязательств с нашей стороны. В ответ на Ваш запрос делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны. В соответствии с нашей предварительной договоренностью делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны. В твердом предложении в начале текста исключается фраза без обязательств с нашей стороны, а в конце появляется: настоящее предложение действительно до… Эти фразы взаимоисключающие и не могут быть использованы в одном письме. Далее информация представляется в виде таблицы или списка, где последовательно описываются все условия предложения: Предмет предложения – наименование товара и объем поставки. Качество – для разных видов товаров существуют различные критерии определения качества. Например, для макарон – сорт (высший, первый и пр.); для бензина – октановое число; для драгметаллов – проба; для высокотехнологичных изделий – сертификат завода-производителя и т. д. Упаковка – то, во что упакован товар. Не обязательно целлофан, коробка, ящик, но и бутылка, банка, канистра и пр. Товар без упаковки также описывается в этой строке терминами навалом, наливом, насыпью (см. словарь терминов в начале главы). Маркировка – знаки, символы, буквы на товаре или упаковке. Без соответствующей маркировки товар является контрафактным (незаконным) и может быть изъят на таможне, складе или в магазине. Условия поставки – см. запрос. Сроки поставки – см. запрос. Цена – цена одной единицы товара со склада продавца (производителя). Цена поднимается… в этой строке указывается цена на единицу товара с условием расходов на поставку: страхование, погрузку, разгрузку, доставку и другие расходы продавца, производимые по условиям поставки. Общая стоимость партии – полная сумма с учетом п. 7, 8 и предоставленных скидок. Условия платежа – время, место и форма оплаты (см. словарь терминов в начале главы). Форс – мажор – обстоятельства непреодолимой силы. Например, кто и как будет компенсировать убытки, если одна из сторон не смогла выполнить свои обязательства в связи с нашествием инопланетян или извержением вулкана Эйяфьятлайокудль в Исландии. Образец коммерческого предложения Уважаемые господа! В ответ на Ваш запрос делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны: Предмет предложения 100 000 (сто тысяч) тонн нефти марки Urals Качество соответствует сертификату Упаковка и маркировка наливом Условия поставки FOB -Владивосток Сроки поставки 2-й квартал текущего года Цена за 1 тонну … долларов США Цена поднимается FOB –Владивосток до … долларов США Общая стоимость поставки составит … долларов США Условия платежа аккредитив Форс-мажор убытки компенсируются страховой компанией «Эйяфьятлайокудль» Арбитраж Международный арбитражный суд г. Стокгольма Задания Используется ли в предложении название вида документа? Какие обязательства берет на себя продавец, делающий свободное предложение? Можно ли считать дефолт форс-мажором? Где разрешаются спорные вопросы хозяйствующих субъектов? Как оформить строку УПАКОВКА для строительного щебня, перевозимого в специальных вагонах? Исправьте ошибки в коммерческом предложении. Ваша фирма широко известна своим качеством по всему миру. В связи с этим делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны Предмет предложения 30 зимних сапог «Саламандра» Качество наивысшее Упаковка и маркировка навалом Условия поставки FOB-Мытищи… Сроки поставки в любое время Цена за 1 сапог 3 000 российских рублей Цена поднимается FOB – до 5 000 российских рублей Общая стоимость всех сапог составит 150 000 российских рублей (возможны скидки на 31-ю пару) Условия платежа наличные Форс – мажор все застраховано в МЧС … Настоящее предложение действительно до Нового года. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||